Курсоваяработа
На тему:Автоматизация Базы Данных для ООО”ОриёнБанк”
Душанбе, 2010год
Оглавление
Введение
Глава I. Общие сведения ОБ ОАО «Ориенбанк»
1.1 ОАО «Ориенбанк» и его структура
1.2 Склад ОАО «Ориенбанк» и его специфика
Глава II. Описание базы данных складского учета для ОАО «Ориенбанк»
2.1. Описание структуры базы данных
2.1.1 Таблицы
2.1.2 Формы
2.1.3 Запросы
2.1.4 Отчеты
2.1.5 Макросы
2.1.6 Разработка пользовательского интерфейса
2.2. Инструкция к применению
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Данная работа заключаетсяв создании базы данных складского учета ОАО «Ориенбанк». Она состоит из двухглав. В первой главе будет сказано про предметную область, которую надоавтоматизировать. После выяснения всех нюансов данной области и выяснения всехтребований к базе данных переходим к второй главе. Во второй главе подробноописано способ применения и возможности выбранного инструмента для выполненияработы. К базе прилагается инструкция к применению, которая находится в концевторой главы.
Для создания этой базыбыло выбрано приложение MS Access, из пакета прикладных программ Microsoft Office, которая дает нам возможность выполнит всепоставленные перед нами задачи.
Заказчиком билопоставлено задачи и процессы, которые должна автоматизировать следующее:
хранение данных отоварах, поставщиках и получателях;
вывод на экран информациипо выбору какого-нибудь критерия;
вывод таблиц попредварительному запросу;
печать отчетов;
облегчение и ускорениепроцесс написания отчетов.
Из поставленных задач всебыли выполнены и после полного завершения работы над базой данных складскогоучета мы имеем:
запросы по датеполучения;
запросы по фамилииполучателя;
поиск информации ополучателях по департаменту;
поиск информации ополучателях по выданным товарам;
отчет о получателях подепартаменту;
отчет товаров на складепо их поставщикам и др.
ГлаваI. Общиесведения ОБ ОАО «Ориенбанк»
1.1 ОАО«Ориенбанк» и его структура
ОткрытоеАкционерное Общество «Ориёнбанк» является одним из старейших банковреспублики. Еще в апреле 1925 года на территории Таджикской ССР в г. Душанбеначало функционировать отделение Среднеазиатского коммерческого банка. Всентябре этого же года на его базе состоялось открытие Республиканской конторыПромбанка.
В началетридцатых годов в стране были организованы специализированные банкидолгосрочных вложений, в том числе и Банк финансирования и кредитованиякапитального строительства, промышленности, транспорта и связи — Промбанк.
В 1959 годусуществующие специализированные банки республики были упразднены и их функциибыли переданы Стройбанку и Госбанку. На Стройбанк были возложены функциифинансирования промышленности, транспорта, связи, финансирования капитальныхвложений ряда республиканских министерств, государственных и общественныхорганизаций, ЖСК и индивидуального жилищного строительства в городах и рабочихпоселках.
/>Вконце 80-х годов Стройбанк и Госбанк были реорганизованы и на их базеорганизованы Госбанк Республики Таджикистан и универсальные специализированныебанки, в том числе Государственный промышленно-строительный банкТаджикпромстройбанк, предназначенный для комплексного обслуживания всехпромышленных предприятий республики, геологоразведочного,топливно-энергетического комплекса строительных организаций,снабженческо-сбытовых и транспортных предприятий, а также предприятийМинистерства связи.
В апреле 1991года Таджикпромстройбанк начал акционироваться, а 29 декабря 1991 года былпреобразован в Таджикский акционерно-коммерческий промышленно-строительный банк«Ориёнбанк», зарегистрированный Национальным Банком РеспубликиТаджикистан, и получил лицензию № 1.
5 апреля 2002года ТАК ПСБ «Ориёнбанк» был переименован в Открытое АкционерноеОбщество «Ориёнбанк».
Миссия и цели Банка
Стратегические задачиБанка:
способствоватьпроцветанию и возрождению республики;
приумножениеэкономической мощности республики через участие в развитии финансовой среды;
обеспечение наилучшихвозможностей клиентам для реализации их экономического потенциала;
достойное представлениереспублики на международных рынках капитала;
развитие существующих иосвоение новых направлений бизнеса;
восстановление довериянаселения к вкладам в банках.
Стратегическая цельБанка:
Постоянное расширение исовершенствование набора банковских продуктов и методов обслуживания,основанных на сочетании стандартных технологий с индивидуальным подходом ккаждому клиенту с учетом его потребностей и особенностей хозяйствования;
Увеличение доли кредитныхвложений в общем объеме активных операций, улучшение структуры и качествакредитного портфеля, диверсификация активов по отраслям экономики, категориямзаемщиков и направлениям бизнеса;
Повышение надежностибанка путем увеличения доли собственных средств в капитале и капитализациибанка;
Введение страхованиядепозитов частных лиц;
Внедрение передовыхбанковских технологий в области расчетно-кассового обслуживания, управления иоптимизации денежных потоков;
Широкое использование впрактике систем удаленного доступа клиентов к терминалам банка, в том числе сиспользованием банкоматов, при обслуживании предприятий.
ОАО «Ориёнбанк», обретая прочныйстатус кредитно-финансового учреждения, заложил в основу своей кредитнойполитики принцип социальной направленности вложений в отрасли, обеспечивающиежизнедеятельность городов и районов республики. Благодаря увеличению ресурснойбазы, в результате активного проведения рекламных мероприятий в средствахмассовой информации и умелой процентной политики, банк получил возможностьрасширить в 2007 году услуги по кредитованию. Наряду с традиционными видамикредитования (кредит на увеличение основных и оборотных средств), банкобслуживает клиентов по потребительскому кредитованию, ломбардному иавто-кредитованию, а также предоставляет кредит в виде овердрафт.
Одним из наиболеезаметных достижений банка стало введение новых систем денежных переводов длянаселения – такие как “BLIZKO”, “FASTER” и “Лидер”. Сегодня, переводы посистеме Контакт, Анелик, Migom, Лидер стали более популярны, как и системы“Мигом” или “Вестерн Юнион.
ОАО «Ориёнбанк» уделяетособое внимание восстановлению доверия населения к вкладам в банках. В 2007году был внедрен новый вид депозита — «Ориёно», преимуществом которого являетсявозможность получить причитающиеся проценты вперед, и таким образомгарантировать вкладчику доход вне зависимости от темпов инфляции до окончаниясрока действия договора.
ОАО «Ориёнбанк» являетсяассоциированным членом VISA International, членом платежной системы SWIFT,членом клуба банковских аналитиков (Россия) и членом Торгово-Промышленнойпалаты Таджикистана, что еще больше укрепляет репутацию банка в числекрупнейших кредитно-финансовых учреждений.
Подводя итоги, я бы хотелвыразить свою искреннюю благодарность клиентам – за доверие, партнерам – заподдержку и деловую надежность, сотрудникам банка – за успешную работу! Хочувыразить надежду на то, что многие из Вас, кто благодаря сайту виртуальнопознакомился с деятельностью ОАО «Ориёнбанк», посетят наши офисы, воспользуютсяпродуктами и услугами, которые мы предлагаем клиентам.
ОАО «Ориёнбанк» являетсяоткрытым акционерным обществом, чей объявленный уставный капитал на 1 февраля2009 года составляет 300,0 млн. сомони.
Ориёнбанк, каксовременный универсальный банк, заинтересован видеть в числе акционеров своихстратегических партнеров по работе в различных секторах рынка, клиентов,рассматривающих покупку пакета акций как часть программы долговременногосотрудничества. Сегодня, среди наших акционеров 247 предприятий различныхотраслей экономики: транспорта, связи, строительства, промышленности,энергетики и сельского хозяйства.
В настоящее время идетреализация эмиссии акций 11 выпуска. Финансовая устойчивость, богатые традициии опыт обслуживания клиентов, широкая филиальная сеть, обеспечивающаядоступность банка для клиентов, делают Ориёнбанк все более привлекательным дляинвесторов. Об этом свидетельствует рост числа акционеров банка. За истекшийгод количество акционеров выросло более чем на 7,5 тысяч и достигло 9-титысячного рубежа. Примечательно, что в числе новых акционеров много молодежи исреди них – студенчество, с которым мы стремимся установить долгосрочные ивзаимовыгодные отношения во имя будущего республики.
В отношении с акционерамиОриёнбанк намерен проводить открытую политику и строго придерживаться следующихпринципов корпоративного управления: уважать и обеспечивать равные права всехакционеров, неукоснительно соблюдать их интересы, своевременно раскрыватьинформацию, проводить активную коммуникационную политику, повышать наглядностьи доступность информации на основании улучшения качества отчетности и учета.Наш банк открыт для сотрудничества! Мы будем рады видеть Вас среди нашихклиентов и партнеров по совместной работе.
Структураакционеров (посостоянию на 1.02.2009 г. )
Объявленныйуставный капитал – 300 000 000,00 сомони;
Оплаченныйуставный капитал – 195 446 100,00 сомони;
Общееколичество акционеров – 8 959 акционера, в том числе:
— юридическиелица — 251 акционера, доля в УК 49,4%;
5- физическиелица – 8 708 акционера, доля в УК 50,6%.
Одна изглавных ценностей нашего Банка – это креативная и талантливая командасотрудников. Неустанное стремление к совершенству, внедрение новых банковскихпродуктов, основанных на последних достижениях в области информационныхтехнологий, и творческий подход – залог процветания нашего Банка! Высокаякорпоративная культура, командный дух и сотрудничество позволяют иметь высокийрейтинг и авторитет, как среди клиентов, так и в профессиональной среде.
Банкпредоставляет равные возможности каждому желающему принимать участие вконкурсах на замещение вакантных должностей. Важнейшим условием при принятиирешения о приеме на работу кандидата является потенциал будущего работника, егопрофессиональные и личные качества. В банке постоянно совершенствуютсяинструменты мотивации каждого сотрудника к высокопроизводительному труду,поощряется творческий подход к делу, стремление внести новаторские идеи и новыетехнологические решения.
Прирассмотрении кандидатов на вакантные должности учитываются такие факторы, какопыт работы, образование и личные качества. Если предоставленная Вамиинформация будет интересна Банку, специалисты Отдела кадрового менеджментаобязательно свяжутся с Вами для получения дополнительной информации иорганизации собеседования.
Кроме предоставлениекредита и приема вкладов от населения, ОАО «Ориенбанк» занимаетсяпредоставлением и других услуг, таких как: страхование, юридическиеконсультации, перевозка товаров, выдачу потребительских кредитов. Вот какиедочерние компании занимаются всем этим:
ЗАО Страховая компания«Orien Insurance»;
OOO «Ориен — Транс»;
OOO «Таком»;
ООО «Ориен-Лизинг»;
ЗАО «Ориён-Сипар».
ОАО «Ориенбанк» имеетМеждународную награду в рамках программы «Лидеры XXI столетия», который бил получен в Оксфорде в саммитеЛидеров бизнеса, науки и искусства.
БлаготворительностьБанка
ОАО «Ориёнбанк»возрождает традиции открытой благотворительности и проводит различные акции.Наиболее продолжительной и объемной по финансированию, стала помощь ветеранамВеликой Отечественной войны.
Но эта сторонадеятельности нашего банка не ограничивается только помощью ветеранам ВОВ. Вцелях улучшения качества жизни населения Ориёнбанк неоднократно оказывал помощьпожилым людям и инвалидам I-II группы. И это не случайно. Многие пожилые,внесли огромный вклад в развитие нашей Республики и в данный момент живут зачертой бедности. У них нет возможности приобрести даже самые необходимыепродукты питания и медикаменты. Забота о ветеранах — это эстафета поколений иодно из немаловажных направлений в деятельности Ориёнбанка. Доброта, честностьи открытость — единственный способ сделать благотворительность нормойобщественного поведения.
С целью оказанияблаготворительной помощи накануне Дня Победы жителям г. Душанбе — участникамВОВ Ханжину Павлу Семёновичу, Конышеву Николаю Фёдоровичу и Живоглядовой ГалинеАндреевне были выделены средства в размере по 200 сомони каждому, а также нарасчетный счет Общественного объединения «Союз Чернобыля» Таджикистанабыли переведены средства в размере 500 сомони.
А также ОАО «Ориёнбанк»для выполнения Плана мероприятий ремонта и строительства зданий и сооруженийвоенных частей и пограничных застав, посвященных к Дню Победы, длянезаконченного строительства жилого двухэтажного дома в Аштском районе,выделило исполнительному аппарату государственной власти Аштского районасредства в размере 93 570 сомони со счета Головного банка в соответствии спредоставленной сметой и на основе текущих правил бухгалтерского учета.
1.2 Склад ОАО«Ориенбанк» и его специфика
Любое предприятие, фирмаили завод не может бить без склада, где хранится сырье, готовая продукция илинужные для производства материалы. Банк тоже считается предприятием,производящий специфический продукт и не является исключением.
В банк товар поставляетсядругими юридическими лицами, т.е. фирмами с которыми подписан контракт. Обычнотовары завозятся один или два раза в год, т.к. товары в этом случае имеютбольшой срок хранения.
Перед чем как товар начетвносить свой склад в светлое дело банка проходит некий процесс. Процессполучения передачи и распределения и вот как это происходит:
главным бухгалтеромдается указание работнику бухгалтерии о приеме товара у поставщика. Данныйработник составляет «акт» о приеме товара на склад. Получатель от поставщика,т.е. работник бухгалтерии, пишется отчет главному бухгалтеру о проделаннойработе;
после все это добропередается в Департамента Хозопеспечения. Склад и все его работники находятсяпод подчинением этого департамента;
уже работник складараспределяет товары по утвержденной руководством норме по другим департаментами управлениям.
Вот как это выглядит ввиде схемы (Рисунок 1.1.). Все это делается во избежание ошибок в отчетах. Сдревних времен место хранения товаров (склад) был очень уязвим от внешних ивнутренних напастей, грабежей и краж. Многоступенчатость процесса получениятоваров конечным потребителем от поставщика задумана с целью контроля ихдоставки, распределения, закупки и экономия.
/>
Рис. 1.1.Схема движениятоваров в предприятии
Процесс получения товарав не плановое время является немного другим. Вот примерный алгоритм действийработника, который хочет получить новый картридж:
работник, который желает,получит картридж для принтера получает разрешение у директора департамента (илиуправления);
на основе заключенияработников отдела технического обеспечения о том, что старый картридж неявляется пригодным к использованию, дается разрешение на приобретение нового;
на основе этогозаключения директор департамента и начальник отдела подписывают документ, скоторым этот работник подходит к работнику склада;
работник складарегистрирует этот документ и пишет «накладную -требования на отпуск (внутреннееперемещение) материалов», которая имеет место для подписи следующих лиц:
а) главный бухгалтер;
б) ответственный за этотвид товара (в нашем примере технический материал);
в) работник склада;
г) получатель.
после получения всех подписейвыдается картридж.
Система движениядокументации, а точнее «отчетов» проходит следующим образом:
от поставщика товарпринимает работник бухгалтерии (условно назовем А), который пишет отчетглавному бухгалтеру (условно X) ополучении товара;
этот работник (А) сдаеттовары работникам, которые ответственным за канцелярские товары (условно В) иответственный за технические материалы (условно С), пишется отчет о приеметоваров на распределение главному бухгалтеру (X);
все это добро принимаетработником склада (условно D) длядальнейшего перераспределения, который пишет ежемесячный отчет своему кураторус бухгалтерии (условно E);
этот работник бухгалтерии(Е) в свою очередь пишет отчет главному бухгалтеру (Х) на основе отчетаработника склада (D);
распределяются товарымежду департаментами, и принимает их от имени начальника ответственные лицо(условно a,b,c,…z), которые каждый квартал (каждые 3месяца) пишут отчет директору департамента о расходовании полученных товаров, аначальник анализируя пишет отчет главному бухгалтеру (Х).
В данной системе ключевымперсонажем является главный бухгалтер, который и отчитывается передруководством банка и перед аудиторами. И по этой причине главный бухгалтерполучает отчеты в разных этапах движения товара и от разных лиц, что делает этиотчеты прозрачными. Более наглядно это видно (Рисунок .1.2.).
/>
Рис.1.2. Схема движениядокументации.
Где стрелка точками этопут движения отчетов о полученных, переданных или израсходованных товарах, истрелка с примой линией это пут движения самого товара.
Глава II. Описание базы данных складскогоучета для ОАО «Ориенбанк»
2.1Описание структуры базы данных
Целью моей работыявляется разработка базы данных складского учета для ОАО «Ориенбанк». Даннаябаза данных предназначена для хранения информации о товарах, поставщиках иконечно получателях. Проанализировав требования, предъявляемые к базе данных,было выяснено, что программа должна накоплять информацию, распечатывать отчеты,выводит информацию по категориям и конечно бить удобной и легкой виспользовании. Для достижения поставленной задачи била выбрана программа MS Access из пакета прикладных программ MS Office.
Прежде всего, MS Access это система управления базами данных (СУБД). Как идругие продукты этой категории MS Access предназначена для хранения иполучения, данных представления их в удобном виде и автоматизации частовыполняемых операция. Используя MS Access можно не только разрабатыватьудобные формы ввода данных, но и обрабатывать данные, а также составлятьвсевозможные сложные отчеты.
С другой стороны MS Access является мощным приложением Windows. Впервыепроизводительность СУБД соответствует возможностям такой развитой операционнойсистемой как Microsoft Windows. Поскольку и OS Windows и MS Access – детища фирмы Microsoft, они оченьхорошо взаимодействуют одна с другой. Система MS Access работает под управлением OS Windows; таким образом, все преимущества OS Windows доступны в MS Access. Это означает, что вы можете вырезать копировать ивставлять данные из любого приложения OS Windows в приложение MS Access и наоборот. В то же время MS Access это реляционная СУБД. Это означает, что с помощью MS Access можно получить доступ к любым данным любого типа ииспользовать одновременно несколько таблиц базы данных. Использованиереляционной СУБД позволять упростить структуру данных и таким образом,облегчить выполнение работы.
Перед тем как приступатьк работе с файлом БД, разработчик должен проделать некоторую предварительнуюработу:
Определить переченьзадач, которые будут решаться с помощью базы данных;
Определить источникиданных, необходимые для базы данных, и оценить объем этих данных;
Определить перечень полей(столбцов, таблиц), которые необходимы для хранения данных. Определить переченьтаблиц, которые будут содержать эти поля;
Определить способзаполнения базы данными (сколько людей будут в этом участвовать, потребуется лиобъединять данные разных пользователей и т. д.). Полезно также разработатьпримерный вид форм, в которые будут вводиться эти данные;
Определить способполучения результата использования базы (это может быть, например, распечаткаили вывод на экран).
Эта база данных может, хранит,и накоплять информацию о товарах, поставщиках и получателях. В случаенадобности программой будет выводиться на экран или на печать интересующаяинформация в удобном красивом, точном и главное правильном виде.
Основные элементы MsAccess для создание базы данных являются следующие:
Таблица.В базеданных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортироватьи связывать таблицы из других СУБД или систем управления электроннымитаблицами;
Запрос.При помощизапросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разныхтаблиц;
Форма. Окно или область вокне, где представлении поля с данными, таблица или элементы управления;
Отчёт. Отчётыпредназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красивооформленном виде;
Страницы — страницыдоступа к данным представляют собой специальную Web-страницу, предназначеннуюдля просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятсяв базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server;
Макрос — набормакрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации выполнения конкретныхопераций;
Модуль — объект,содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях дляобработки данных.
2.1.1Таблицы
Таблицыявляются основой любой базы данных — главным хранилищем информации. От того какорганизовано хранение данных в таблицах, во многом зависит успех всего проекта.В процессе работы разработчику приходится не раз возвращаться к конструированиютаблиц и менять их структуру. Существует очень большое количество параметров,так или иначе связанных с таблицами или данными (например, форматы данных), окоторых необходимо знать, во время проектирования и разработки базы данных.
Напомним, что таблицейAccess является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждойсущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненныхданных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записиопределяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создаватьтаблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру.При разработке базе с учетом требований ипоставленных целей било создано 4 таблицы:
Товары;
Поставщики;
Получатели;
Департамент\Управление.
Таблицы в Ms Access можносоздать путем вызова диалогового окна «Новая таблица». Часто используемые являются:
Создание таблицы врежиме конструктора.Для создания произвольной таблицы целесообразно пользоваться режимомКонструктора;
Создание таблицы спомощью мастера.Можно выбрать Мастер таблиц для определения полей таблицы с помощью списковобразцов таблиц и полей;
Создание таблицы путемввода данных. РежимСоздание таблицы путем ввода данных используется, как правило, дляредактирования и ввода данных в уже существующие таблицы.
Оптимальным вариантом внашем случае является «Создания таблицы в режиме конструктор» (Рисунок 2.1.).
/>
Рис.2.1.Режимы созданиятаблицы
Таблица товарыпредназначена для хранения информации о товарах. Ключевым элементом таблицыявляется товар, который имеет свою характеристику. Для создания связей междутаблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому необходимо назначить ключевоеполе для таблицы. (Таблица 2.1.).
Таблица 2.1.
Данные о товарахИмя поля Тип данных Описание ID товара Счетчик (ключевое поле) Дата получения Дата/время (маску ввода) Вид товара Текстовый Выберите из списка Вид товара Текстовый Выберите из списка Название товара Текстовый Поставщик Числовой Выберите из списка Марка Текстовый Серийный номер Числовой Единица измерения Текстовый Выберите из списка Количество Числовой Цена за единицу Числовой Общая сумма Числовой
Типы данных,использованные при построении таблиц:
Текстовый –алфавитно–цифровые данные (до 255 байт);
Числовой — текст иликомбинация текста и чисел (сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов);
Дата/время – даты и время(8 байт);
Счетчик – автоматическаявставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чиселпри добавлении записи (4 байта);
Таблица «товары» являетсясамой часто используемой и часто заполняемой, было сделано все для удобства егозаполнения. Таблица била связанна с другой таблицей «Поставщики» которая даетнашей таблице уже набранное название поставщика и это облегчит нашу работу вовремя выполнения других поставленных целей. (Рисунок 2.2.)
/>
Рис. 2.2. Связь таблицы«Товары» с таблицей «Поставщики».
После завершения работынад моделью таблицы товары и ввода масок ввода для полей «Дата получения»,«Стоимость одной единицы» и «Общая сумма» и заполнения таблицы информацией (недостоверной) получилось следующее (Рисунок 2.3.)
/>
Рис. 2.3. Таблица«Товары»
Аналогичным способом быласоздана таблица получатели, которая хранит в себе информацию про сотрудников,которые ежемесячно получают товар за вес свой департамента \ управления(Таблица 2.2.).
Таблица 2.2.
Данные о получателях.Имя поля Тип данных Описание ID получателей Счетчик (ключевое поле) Дата получения Дата/время (имеет маску ввода) Фамилия Текстовый Имя Текстовый Отчество Текстовый Депортамент\Управление Числовой (внешний ключ) Выберите из списка Должность Текстовый От кого Текстовый Получаемый товар Числовой (внешний ключ) Выберите из списка Количество Числовой Единица измерения Числовой Общая сумма Числовой
Так как товарраспределяется по департаментам или управлениям создается одноименная таблица,которая связывается с таблицей получатели внешним ключом (Рисунок 2.4.). Она содержитв себе поле «Код» и «Департамент\Управление». Также эта таблица имеет в себеполе «Получаемый товар», которое связанно с таблицей «товары». Она имеет оченьбольшое значение для дальнейшей работы.
/>
Рис. 2.4. Связь таблиц«Получатели» и «Департамент\Управление».
Таблица «поставщики»также создается для сбора полной информации о поставщика того или иного товара(Таблица 2.3.).
Таблица 2.3.
Данные о поставщиках.Имя поля Тип данных Описание Код поставщика Счетчик (ключевое поле) Наименование Текстовый Фамилия сотрудника Текстовый Имя сотрудника Текстовый Отчество сотрудника Текстовый Должность Текстовый Телефон Числовой (имеет маску ввода) ИНН Числовой (имеет маску ввода)
Таблица «поставщики»фигурирует почти во всем процессе работы над базой и наполнив его данными одвух поставщиках, поставщики канцелярских поваров и технического материала,получаем следующий вид (Рисунок 2.5.)
/>
Рис. 2.5. Таблица«Поставщики»
Физическая модель данных.
Связь данных –графическое представление связей между таблицами и запросами. Связи междутаблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при созданииотчетов.
Как было упомянуто выше,таблицы связаны между собой для обмена информации между собой.
Таблица «получатели»собирает в себе информацию почти со всех таблиц, т.к. получатель являетсяпоследним звеном в этой системе. Это наглядно показано в (Рисунок 2.6.), гдепоказано связь от почтенной таблице к главной.
/>
Рис. 2.6. Связь таблиц поступени.
Этот результат билдостигнуть после построения связи между таблицами. Все они имеют связь «один комногим». Связи осуществлялись между таблицами по схеме «первичный ключ –внешний ключ». Схема данных в оформленном виде показан на (Рисунок 2.7. ).
/>
Рис. 2.7. Физическая модельданных (схема данных).
Стоит, отметит, что MsAccess сама определяет связь между таблицами, если не нарушается условияцелостности данных, к примеру: связываемые таблицы должны иметь одинаковые типполя.
2.1.2Формы
Формы позволяютотображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. Спомощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах.Правильно и разумно использую объект «формы» можно искать информацию по выбору,что во многом улучшает качество работы. Первым делом создаем форму для удобноговвода данных в таблицу товары. В Ms Access имеются следующие способы созданияформ (Рисунок 2.8.):
Создание формы врежиме конструктора.Дает возможность разработчику создать форму с помощью «панели элементов»;
Создание формы спомощью мастера.Форма делается на основе уже созданных таблиц;
Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записивыводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для однойзаписи);
Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в однустроку, в форме отображаются все записи);
Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется врежиме таблица);
Автоформа: своднаятаблица(автоматически создает формы в режиме сводной таблицы);
Автоформа: своднаядиаграмма(автоматически создает формы в режиме сводной диограмме);
Диаграмма (создается форма с диаграммой,построенной Microsoft Graph);
Сводная таблица (создается форма Access,отображаемая в режиме сводной таблицы Excel).
/>
Рис. 2.8. Способысоздания формы.
Так как мы уже имеемготовую таблицу «товары» создадим форму с помощью мастера. При нажатии на этукнопку мастер создания форм предлагает вам выбрать таблицу из списка, длякоторой будет создаваться форма. После выбираем поля из таблицы, которые будутв форме (Рисунок 2.9.).
/>
Рис. 2.9. Создания формыс помощью мастера.
Далее выбирается внешнийвид таблицы, где выбираем выровненный, так как имеются поля с длинным текстом.Выбираем официальный стиль для нашей формы. Созданную мастером форму немноговидоизменяем и получаем удобную и привлекательную форму для заполнения данныхпро товары, которые записываются в таблице товары (Рисунок 2.10.)
/>
Рис. 2.10. Форма дляввода данных о товарах.
Аналогичным способомсоздаем формы для других таблиц. Информация для таблицы«департамент\управление» является фиксированной и она не меняется и недополняется и по этой причине мы не создаем для нее форму а вводим данные прямов таблицу без помощи мастера. Для других таблиц можно било сделать то же самоено другие таблицы «поставщики» и самое главное «получатели» очень частозаполняются и для них создаем формы (Рисунок 2.11.).
/>
Рис. 2.11. Формы длятаблиц «Получатели» и «Поставщики»
От базы данных заказчикомтребовалось, чтобы она выводила информацию по требованию пользователя. Длянаписания отчета работником склада ему нужно иногда проверят некоторуюинформацию. К примеру, пользователь работник склада хочет знать, какие товары,в каком количестве, на какую сумму, кому и когда било передано. База должнавыводить список департаментов \ управлений и после выбора нужного выводитьнужную информацию. Для решения этой задачи воспользуемся формой, которая даетнам возможность ее выполнит.
Создаем форму с помощьюмастера, из таблицы департамент \ управление добавляем в выбранные поля, поле«департамент \ управление». Далее из таблицы получатели добавляем поля свышеуказанной информацией. В результате продолжения мастер предлагает два вариантавывода данных «подчиненная форма » или «связанные формы». Для этого случаявоспользуемся первым вариантом, но получившаяся форма не имеет поле со спискомдля поля департамент \ управление. Для этого открываем форму конструктором именя поле с значением на поле со списком добавив в неё кнопку печати формы иполучаем форму которая при выборе департамента выводить информацию обполучателе этого департамента (Рисунок 2.12.).
/>
Рис. 2.12. Форма дляпоиска информации по департаментам.
Следующим требованием ксистеме било вывод информации по выбору товара, т.е. вывод информацию ополучателей по полученным товарам. Работник склада пишет отчет каждый месяц иэта информация поможет ему при проверке, того получили все к примеру «белуюбумагу».
Эта форма тоже будетсоздана таким же способом, что и предыдущая. Создадим форму с помощью мастера ивыберем из таблицы товары поле «наименование», а с таблицы получатели почти всеполя. Для демонстрации других возможностей Ms Access выбираем «связанныеформы». Получаем форму и так же как и предыдущая форма меняем «поле созначением» на «поле со списком». Мастер автоматически создает форму в видесписка, которая выводить этот список после выбора товара и нажатия на кнопки«получатели». На экране это выглядеть следующим образом (Рисунок 2.13.).
/>
Рис. 2.13. Выводинформации о получателях по товарам.
И последняя информациикоторая должна выводится после выбора какого та критерия это вывод информации отоварах на складе по их поставщикам. Создаем форму с таким же способом(Рисунок2.14.).
/>
Рис. 2.14. Выводинформации о товарах по их поставщику.
В заключении работы сформами базы данных мы получили формы, которые выполняют различные функции:
Форма для получателей(для ввода данных в таблицу «получатели»);
Форма для товаров (дляввода данных в таблицу «товары»);
Форма для поставщика (дляввода данных в таблицу «поставщики»);
Информация подепартаментам (вывод на экран информации о получателях по департаментам);
Информация по поставщикам(выводит на экран информацию о товарах по поставщикам);
Информация по товарам(выводит на экран информацию о получателях по полученному товару).
2.1.3Запросы
Запрос — способ отбораданных (записей), хранящихся в таблицах, или способ обработки данных, напримерсортировки. Для формулирования запросов используется язык SQL, а визуальнозапрос в Access представлен в виде окна с таблицей.
Для заказчика важно,чтобы база облегчила его работу по подсчету суммы товаров, что у получателей,что полученных товаров на складе.
MS Access дает возможность создать запросы нескольких видовмногими способами:
Создание запроса спомощью конструктора;
Создание запроса врежиме конструктора;
Перекрестный запрос (создания запроса выводящего данныев контактном формате);
Повторяющиеся записи (создания запроса на поискповторяющихся в простой таблице или запросе);
Записи без подчинений (создание запроса на поиск записей,которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице).
/>
Рис. 2.15. Способысоздания запросов.
На основе поставленнойцели создаем перекрестный запрос, который выводить на экран таблицу, гдевыводится информация о поставщиках и о товарах, которые она поставляет.Перекрестный запрос дает возможность выводить общую сумму, максимум, минимум,дисперсию, отклонение и др. Воспользовавшись общей суммой, суммируем цену всехтоваров (Рисунок 2.16.).
/>
Рис. 2.16. Перекрестныйзапрос (поставщики и общая сумма товаров).
Одним из другихтребований било вывод на экран только нужный товар, нужного получателя. Дляэтого создаем простой запрос и ставим условия снизу этого поля с помощьюквадратных скобок — [ ] – ставим условия, при выполнении которого выводитсятаблица с данными, а при неправильном заполнении пустую таблицу. Эти запросымогут бить по различным принципам: по фамилии, то дате получения, по названиютовара и т.п. К примеру возьмем запрос по дате получения. Создаем простойзапрос и ставим условия на поле «дата получения». После правильного набора датыпрограмма выведет на экран все товары полученные на эту дату (Рисунок 2.17.)
/>
Рис. 2.17. Запрос по датеполучения.
В общем виде било созданозапросов:
Запрос по дате полученияполучателем;
Запрос по дате получениятовара на склад;
Запрос по фамилииполучателя;
Запрос по поставщику(общая сумма товара) перекрестный запрос;
Запрос по товарам наскладе.
Запрос является одним изважных элементов в базе данных, так как она выводит на экран нужную информациюпри выполнении, какого не будь условия, выполняет математические исчисления,делает фильтр данных и др.
2.1.4Отчеты
Отчет – этоформатированное представление данных, которое выводится на экран, в печать илифайл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде,удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщенияи анализа данных.
При печати таблиц изапросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Частовозникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеюттрадиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию изтаблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указаниемверхних и нижних колонтитулов.
В MS Access можносоздавать отчеты различными способами и этот выбор зависеть от того гденаходится информация которая будет печататься (Рисунок 2.18. ):
Создание отчета врежиме конструктора(самостоятельное создание нового отчета);
Создание отчета спомощью мастера(автоматическое создание отчета на основе выбранных полей);
Автоотчет: в столбец (автоматическое создание отчета сполями, расположенными в один столбец);
Автоотчет: ленточный (автоматическое создание ленточныхотчетов);
Мастер диаграмм (создание отчета с диаграммой);
Почтовые наклейки (создания отчета, отформатированногодля печати почтовых наклеек).
/>
Рис. 2.18. Способысоздания отчета.
Для работника складаважное значение имеет количество товаров на складе, накладная и информация опереданных товарах. В каждом из трех случаев создается отчет с помощью мастера.
Создаем отчет, где должновыводится информация о полученном товаре и доминирующим полем будет поле«департамент \ управление». Открываем мастер и выбираем поле «департамент \управление» и добавляем его, также добавляем информацию о получателях изтаблицы «получатели» кроме поля «получаемый товар», т.к. если она не вводится вэтой таблице а выводится за счет связи то на экран выведется код присвоенныйсчетчиком, и по этой причине название товара добавляем из таблицы «товары».Чтобы отчет приобрел официальный вид с помощью конструктора добавим, с левоговерхнего края отчета, логотип банка (Рисунок 2.19.).
База данных содержит всебе три отчета:
Департамент (доминирующееполе это «департамент»);
Накладная требования(полная информация о товаре и получателе);
Поставщики (доминирующимполем является поле «поставщик»).
/>
Рис. 2.19. Отчет ополучателях перед печатью.
2.1.5Макросы
Макрос — набор команд,который позволяет автоматизировать выполнение операций или создавать новыеоперации. В большинстве программ Microsoft Office макросы представляют собойпрограммы на языке Visual Basic, но в Access это не так: для создания макросовсуществует ограниченный набор специальных команд, a Visual Basic используетсядля написания более сложных процедур и функций. Существует и способконвертации: макрокоманды можно запускать средствами Visual Basic. В окне базыданных Access есть специальная вкладка, позволяющая создавать и запускатьмакросы (Рисунок 2.20.).
Мы воспользуемсямакросами для открытия запроса. Это необходима для дальнейшей работы с базойданных. При создании кнопочной формы MS Access не имеет функцию вывод на экранзапросов. Поскольку заказчик требовал от нас запросы, которые мы уже создали.
Из всех созданныхзапросов по трем из них были созданы макросы:
Запрос по дате получения(запрос спрашивает дату покупки и выводит на экран таблицу по дате получениянабранного ранее);
Запрос по поставщикам(запрос выводит на экран таблицу с общей суммой товаров и их общей сумме попоставщику, т.е. на какую сумму поставщик поставил товар);
/>
Рис. 2.20. Созданиемакроса для открытия запроса
Запрос по фамилииполучателя (запрос спрашивает фамилию получателя, чтобы вывести на экрантаблицу со списком полученных им товаров).
2.1.6 Разработкапользовательского интерфейса
По моему мнению,разработка интерфейс является одной из самых важных для разработчика.Разработка интерфейса требует от разработчика польного понимания сферыавтоматизации, т.к. он уже должен думать как ползовател, который в первыйпользуется этой базой или программой. Она должна быт дружелюбной, красивой иполностью соответствовать теме работы. Только от интерфейса зависит, как быстропользователь научится работать. От интерфейса зависит правильное и полноеиспользование возможностей программы.
Для реализации технологииобработки данных в предметной области и организации эффективной работынеобходимо все компоненты приложения сгруппировать по функциональномуназначению и обеспечить удобный графический интерфейс пользователя. Кроме того,на экране должны присутствовать только необходимые для решения задач предметнойобласти инструменты. При этом пользователь может решать задачи, не затрачиваяусилий на поиск разрозненных объектов, реализующих эти задачи.
При создании интерфейсаприложения особую роль играют формы, так как они являются основным диалоговымсредством работы пользователя с данными базы. Формы построены таким образом,что практически любое действие пользователя вызывает реакцию системы, т.е.воспринимается как событие. С событием может быть связан та или иная процедураобработки события, расчетных данных, подготовку производных документов, выводдокументов на печать и т.д.
В MS Access для создания интерфейса имеется специальный вкладыш вменю «Сервис» à «Служебные программы» à «Диспетчер кнопочных форм».
Главная кнопочная формасоздается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться вкачестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объектыформ и отчётов.
Запросы и таблицы неявляются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопокЗапросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы.
Кнопки следуетгруппировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователюбыло понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды(запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что наподчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главнуюкнопочную форму.
Соблюдая все вышеизложенное, создаем кнопочную форму для нашей базы данных. В главной кнопочнойформе создаем кнопки:
Добавление данных:
Добавление информации отоварах;
Добавление информации опоставщиках;
Добавление информации ополучателях;
Главное меню.
Отчеты:
Накладная;
Отчет по товарам наскладе;
Отчет по департаментам;
Главное меню.
Информация покатегориям:
Информация подепартаментам;
Информация по товарам;
Информация по поставщикам;
Главное меню.
Запросы:
Запрос по дате получения;
Запрос по поставщикам;
Запрос по фамилииполучателя;
Главное меню.
Выход.
Для красоты нашейкнопочной формы, которая презентует пользователю всю нашу адскую работу,вставляем в нее фотографию главного офиса ОАО «Ориенбанк» и логотип банка(Рисунок 2.21.)
/>
Рис. 2.21. Интерфейс базыданных
2.2Инструкция к применению
Разработчик выражает своюблагодарность, что вы нашли время прочесть инструкцию к применению. База данныхскладского учета создана на MS Access и для его запуска в компьютередолжно бит установлено пакет прикладных программ Microsoft Office. При простой установке она всегда присутствует наряду с MS Word и MS Excel.
Файл базы данныхназывается «База данных складского учета», которая находится в одной папке с «инструкциик применению». Если в компьютере установлено выше указание приложения тодвойным щелчком мыши вы откроете базу. Она в начале спросить пароль, которыйвам уже сообщил разработчик. После ввода пароля перед вами откроется кнопочнаяформа (интерфейс) базы. В этом окне расположены кнопки. Каждая кнопкапредназначена для различных действий.
Добавление данных –кнопка сгруппировавшая в себе другие кнопки, которые вызывают формы длядобавление данных. Вводимой в эти формы информаций заполняется база данных;
Отчеты – выводит на экрануже сформированные отчеты для печати;
Информация по категориям– эта кнопка содержит в себе формы, с помощью которых вы легко и удобно можетепросмотреть информацию, по выбранной вами категории;
Запросы – имеет в себезапросы заполнив которые вы получите именно ту информацию которая васинтересует.
Выход – легкий способвыйти из приложения.
Примечание: в каждой из группе кнопок имеетсякнопка «Главное меню», которая вернет вас в главное меню. После нажатия кнопки«Выход», программа закроет лишь приложение (базу) а программа MS Access надо закрывать обычным способом.
Заключение
Перед началом работы надавтоматизации любой предметной области первым делом необходимо тщательноизучить эту сферу деятельности. Заказчик может требовать от разработчикаавтоматизацию любого процесса в производстве или в делопроизводстве.Положительный эффект будет достигнут только после полного и правильногоосознания принципа работы в этой сфере.
В процессе разработкиданной базы данных мной было очень внимательно изучен принцип работы склада.Все этапы прохождения и контроль над процессом получения, распределения ирасходования товаров било изучено. Схема движения документации связанной сполучением, распределением и расходования товаров в банке. В любой области естьпроцесс автоматизации, которых недопустим по тем или иным причинам. Толькопосле изучения всей системы можно приступить к разработки базы данных илипрограммы.
Приложение MS Access –это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД),предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) илилокальной вычислительной сети под управлением семейства операционных системMicrosoft Windows. СУБД MS Access обладает мощными, удобными и гибкимисредствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, и она даетвсе возможности для полета фантазии и облегчает работу разработчика.
В процессе создания базыданных складского учета ОАО «Ориенбанк» било использовано почти 25 %возможностей MS Access. При автоматизации данной сферы этого было достаточно.
Списокиспользуемой литературы
1. Материал ООО”ОриёнБанк”для курсовой работы
2. Справочныеруководства по Access 2003,входящий в пакет Ms.Office 2003