Содержание
Введение
1: Microsoft Excel
1.1 Понятие ивозможности MS Excel
1.2 Основные элементыокна MS Excel
1.3 Структураэлектронных таблиц
1.4 Возможные ошибкипри использовании функций в формулах
2: Анализ данных.Использование сценариев
2.1 Анализ данных в MSExcel
2.2 Сценарии
2.3 Пример расчетавнутренней скорости оборота инвестиций
Заключение
Список литературы
Введение
MicrosoftOffice , самое популярное семейство офисных программных продуктов,включает в себя новые версии знакомых приложений, которые поддерживаюттехнологии Internet, и позволяют создавать гибкие интернет-решения
MicrosoftOffice — семейство программных продуктов Microsoft, которое объединяет самыепопулярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы синформацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word,электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентацийMicrosoft PowerPoint и новое приложение MicrosoftOutlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. ВПрофессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access.
MicrosoftExcel – программапредназначенная для организации данных в таблице для документирования играфического представления информации.
Программа MS Excel применяется при созданиикомплексных документов в которых необходимо:
· использоватьодни и те же данные в разных рабочих листах;
· изменитьи восстанавливать связи.
Преимуществом MS Excel является то, что программа помогаетоперировать большими объемами информации. рабочие книги MS Excel предоставляют возможность хранения и организацииданных, вычисление суммы значений в ячейках. Ms Excel предоставляет широкий спектр методов позволяющихсделать информацию простой для восприятия.
Внаше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениямиMicrosoft Office, так как современный мир насыщен огромным количествоминформацией, с которой просто необходимо уметь работать.
Болееподробно в этой курсовой будет представлено приложение MS Excel, его функции и возможности. А также использованиесценариев с их практическим применением.
1. MicrosoftExcel
1.1. MicrosoftExcel. Понятия и возможности
Табличныйпроцессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемыхприложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительноупрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решениепрактически любых задач расчетного характера, входные данные которых можнопредставить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу сданными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. Всочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA),табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяетрешить вообще любую задачу, независимо от ее характера.
Особенностьэлектронных таблиц заключается в возможности применения формул для описаниясвязи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняетсяавтоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчётузначений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, темсамым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Основныевозможности электронных таблиц:
1. проведениеоднотипных сложных расчётов над большими наборами данных;
2. автоматизацияитоговых вычислений;
3. решение задачпутём подбора значений параметров;
4. обработка(статистический анализ) результатов экспериментов;
5. проведение поискаоптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);
6. подготовкатабличных документов;
7. построениедиаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;
8. создание и анализбаз данных (списков).
1.2. Основные элементы окна MS Excel
Основнымиэлементами рабочего окна являются:
1. Строка заголовка(в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окномдокумента (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);
2. Строка основногоменю (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общейфункциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.
3. Панелиинструментов (Стандартная, Форматирование и др.).
4. Строка формул,содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx),предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В полеИмя отображается адрес текущей ячейки.
5. Рабочая область(активный рабочий лист).
6. Полосы прокрутки(вертикальная и горизонтальная).
7. Набор ярлычков(ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.
8. Строка состояния.
1.3Структура электронных таблиц
Файл,созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой.Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памятина соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько,сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только однатекущая (открытая) книга.
Рабочая книга представляетсобой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличнуюструктуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочийлист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, котороеотображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можнопереключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобыпереименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке изаменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат,строка Листв списке меню, Переименовать.А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа,щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном менющёлкнуть по строке Переименоватьи выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять(вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществитьпутём выполнения команды меню Вставка, строка Лист всписке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнениевышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню,которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой долженбыть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочиелисты нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажатьлевую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.
Рабочий лист (таблица)состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквамии, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числамиот 1 до 65536.
Напересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являютсяминимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейкаимеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номерастроки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324.Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями,расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может бытьтолько одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяетсярамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактированияданных всегда производятся только в активной ячейке.
Наданные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область,можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченнуюпрямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используютсяпрямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательноидущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеекобозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последнейячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществитьпротягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейкипо диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватываявесь выбранный диапазон.
Дляускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжениепользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлятьпрактически все возможные расчёты.
Вцелом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций).Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):
1. финансовыефункции;
2. функции даты ивремени;
3. арифметические итригонометрические (математические) функции;
4. статистическиефункции;
5. функции ссылок иподстановок;
6. функции базданных (анализа списков);
7. текстовыефункции;
8. логическиефункции;
9. информационныефункции (проверки свойств и значений);
10.инженерныефункции;
11.внешниефункции.
Записьлюбой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно(=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции илив формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией(формулой). Обращение к любой функции производится указанием её имени иследующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или спискапараметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признакомтого, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументыфункции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должнапревышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуетсянабирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображеныпрописными буквами.
1.4 Возможные ошибки при использовании функций в формулах
Приработе с электронными таблицами важно не только уметь ими пользоваться, но и несовершать распространенных ошибок.
Исследованияпоказали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своейдеятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор! Причина оказаласьпроста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек дляполучения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика,большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнитьдва лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагатьсяитоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма).И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагаетсяпросуммировать.
Вячейке Excel вместо ожидаемого вычисленного значения можно увидеть #######(решетки). Это лишь признак того, что ширина ячейки недостаточна дляотображения полученного числа.
Следующиезначения, называемые константами ошибок, Excel отображает в ячейках, содержащихформулы, в случае возникновения ошибок при вычислениях по этим формулам:
1. #ИМЯ? –неправильно введено имя функции или адрес ячейки.
2. #ДЕЛ/0! – значение знаменателя вформуле равно нулю (деление на нуль).
3. #ЧИСЛО! –значение аргумента функции не соответствует допустимому. Например, ln(0),ln(-2), />.
4. #ЗНАЧ! –параметры функции введены неправильно. Например, вместо диапазона ячеек введеноих последовательное перечисление.
5. #ССЫЛКА! –неверная ссылка на ячейку.
2. Анализ данных. Использование сценариев
2.1 Анализ данных
Данные — сведения:
— полученные путем измерения, наблюдения, логических илиарифметических операций;
— представленные в форме, пригодной для постоянного хранения,передачи и (автоматизированной) обработки.
В Excel тип данных – тип, значения хранящегося вячейке.
Когдаданные вводятся на рабочий лист, Excelавтоматически анализирует их определяет тип данных. Тип данных, присваиваемыйячейке по умолчанию, определяет способ анализа данных, который можно применятьк данной ячейке.
Например,в большинстве инструментах анализа данных используются именно числовыезначения. Если вы попробуете ввести текстовое значении, то программаотреагирует сообщением об ошибке.
Типыданных:
1. Текстовый
2. Числовой
3. Число
4. Числовые символы
5. Дроби
6. Дата и время
7. Даты
8. Время
9. Формулы
Анализ данных — область информатики, занимающаяся построением иисследованием наиболее общих математических методов и вычислительных алгоритмовизвлечения знаний из экспериментальных (в широком смысле) данных.
Анализданных – сравнение различной информации.
Работас таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных. Труднопредставить себе область, где бы ни требовался анализ этих данных.
Таблицыданных являются частью блока задач, который иногда называют инструментамианализа «что-если». Таблица данных представляет собой диапазон ячеек,показывающий, как изменение определенных значений в формулах влияет нарезультаты этих формул. Таблицы предоставляют способ быстрого вычислениянескольких версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и сравнениярезультатов всех различных вариантов на одном листе.
Ms Excel представляет широкие возможности дляпроведения анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализаотносятся:
· Обработка спискас помощью различных формул и функций;
· Построениедиаграмм и использование карт Ms Excel;
· Проверка данныхрабочих листов и рабочих книг на наличие ошибок;
· Структуризациярабочих листов;
· Автоматическоеподведение итогов (включая мстер частичных сумм);
· Консолидацияданных;
· Сводные таблицы;
· Специальныесредства анализа выборочных записей и данных – подбор параметра, поиск решения,сценарии и др.
2.2 Сценарии
Одноиз главных преимуществ анализа данных – предсказание будущих событий на основесегодняшней информации.
Сценарииявляются частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа«что-если» (Анализ «что-если». Процессизменения значений ячеек и анализа влияния этих изменений на результатвычисления формул на листе, например изменение процентной ставки, используемойв таблице амортизации для определения сумм платежей.).
Сценарий — это набор значений, которые вприложении Microsoft Office Excel сохраняются и могут автоматическиподставляться в лист. Сценарии можно использовать для прогноза результатовмоделей расчетов листа. Существует возможность создать и сохранить в листеразличные группы значений, а затем переключаться на любой из этих новыхсценариев, чтобы просматривать различные результаты. Или можно создатьнесколько входных наборов данных (изменяемых ячеек) для любого количествапеременных и присвоить имя каждому набору. По имени выбранного набора данных MS Excel сформирует на рабочем листе результаты анализа. Кромеэтого, диспетчер сценариев позволяет создать итоговый отчет по сценариям, вкотором отображаются результаты подстановки различных комбинаций входныхпараметров.
Приразработке сценария данные на листе будут меняться. По этой причине передначалом работы со сценарием придется создать сценарий, сохраняющийпервоначальные данные, или же создать копию листа Excel.
Всесценарии создаются в диалоговом окне Добавление сценария. Прежде всегонеобходимо указать ячейки для отображения прогнозируемых изменений. Ссылки наячейки отделяются друг от друга двоеточием или точкой с запятой. Затем вдиалоговом окне Значение ячеек сценария каждой ячейке присваиваетсяновое значение. Эти значения используются при выполнении соответствующегосценария. После ввода значений генерируется сценарий. При выборе другогосценария, значения в ячейках меняются так, как указано в сценарии.
Длязащиты сценария используются флажки, которые выставляются в нижней частидиалогового окна Добавление сценария. Флажок Запретить измененияне позволяет пользователям изменить сценарий. Если активизирован флажок Скрыть,то пользователи не смогут, открыв лист, увидеть сценарий. Эти опции применяютсятолько тогда, когда установлена защита листа.
Еслитребуется одновременно сравнить несколько сценариев, то можно создать Итоговыйотчет, щелкнув в диалоговом окне по кнопке Отчет.
Вомногих экономических задачах результат расчета зависит от несколькихпараметров, которыми можно управлять.
/>Диспетчер сценариев открывается командой Сервис/Сценарии(рис. 1). В окне диспетчера сценариев с помощью соответствующих кнопок можнодобавить новый сценарий, изменить, удалить или вывести существующий, а также –объединить несколько различных сценариев и получить итоговый отчет посуществующим сценариям.
2.3 Пример расчета внутренней скорости оборота инвестиций
Исходныеданные: затраты попроекту составляют 700 млн. руб. Ожидаемые доходы в течение последующих пятилет, составят: 70, 90, 300, 250, 300 млн. руб. Рассмотреть также следующиеварианты (затраты на проект представлены со знаком минус):
— -600; 50;100; 200; 200; 300;
— -650; 90;120;200;250; 250;
— -500, 100,100, 200, 250, 250.
/>
Рис 1. Окно Диспетчер сценариев
Решение:
Для вычисления внутренней скорости оборота инвестиции(внутренней нормы доходности) используется функция ВСД (в ранних версиях— вндох):
ВСД-Возвращает внутреннююставку доходности для ряда потоков денежных средств, представленных ихчисленными значениями. Эти денежные потоки не обязательно должны быть равнымипо величине, как в случае аннуитета. Однако они должны иметь место через равныепромежутки времени, например ежемесячно или ежегодно.
Внутренняя ставка доходности — это процентная ставка,принимаемая для инвестиции, состоящей из платежей (отрицательные величины) идоходов (положительные величины), которые осуществляются в последовательные иодинаковые по продолжительности периоды.
ВСД (Значения; Предположения)
Значения— это массив илиссылка на ячейки, содержащие числа, для которых требуется подсчитать внутреннююставку доходности.
· Значения должнысодержать, по крайней мере, одно положительное и одно отрицательное значение.
· ВСД используетпорядок значений для интерпретации порядка денежных выплат или поступлений.Убедитесь, что значения выплат и поступлений введены в правильном порядке.
· Если аргумент,который является массивом или ссылкой, содержит текст, логические значения илипустые ячейки, то такие значения игнорируются.
Предположение— это величина, окоторой предполагается, что она близка к результату ВСД.
В нашем случае функция для решения задачи использует только
аргумент Значения, один из которых обязательноотрицателен (затраты по проекту). Если внутренняя скорость оборота инвестицийокажется больше рыночной нормы доходности, то проект считается экономическицелесообразным. В противном случае проект должен быть отвергнут.
Решение приведено на рис. 2. Формулы для расчета:
• в ячейке В14:
=ВСД(В5: В10)
• в ячейке С14:
=ЕСЛИ(В14>В12);«Проект экономическицелесообразен»;
«Проект необходимо отвергнуть»)
/>
Рис2. Расчет внутренней скорости оборота инвестиций
2. Рассмотрим этот пример для всех комбинаций исходныхданных. Для создания сценария следует использовать команду Сервис | Сценарии| кнопка Добавить (рис. 3). После нажатия на кнопку ОК появляетсявозможность внесения новых значений для изменяемых ячеек (рис. 4).
Для сохранения результатов по первому сценарию нетнеобходимости редактировать значения ячеек— достаточно нажать кнопку ОК (для подтверждения значений, появившихся по умолчанию, и выхода в окно Диспетчерсценариев.
/>
Рис 3. Добавление сценария для комбинации исходныхданных
/>
Рис 4. Окно для изменения значений ячеек.
3. Для добавления к рассматриваемой задаче новых сценариев достаточнонажать кнопку Добавить в окне Диспетчер сценариев и повторитьвышеописанные действия, изменив значения в ячейках исходных данных (рис. 5).
Сценарий «Скорость оборота 1» соответствует данным(-700; 70; 90; 300; 250; 300), Сценарий «Скорость оборота 2» — (-600;50; 100; 200; 200; 300),
Сценарий «Скорость оборота 3» — (-650; 90; 120; 200;250; 250).
Нажав кнопку Вывести, можно просмотреть на рабочемлисте
результаты расчета для соответствующей комбинации исходныхзначений.
/>
Рис 5. Окно Диспетчер сценариев с добавленнымисценариями
4. Для получения итогового отчета по всем добавленнымсценариям следует нажать кнопку Отчет в окне диспетчера сценариев. Впоявившемся окне отчет по сценарию выбрать необходимый тип отчета и дать ссылкина ячейки, в которых вычисляются результирующие функции. При нажатии на кнопку ОКна соответствующий лист рабочей книги выводится отчет по сценариям (рис.6).
/>
Рис6. Отчет по сценариям расчета скорости оборота инвестиций
Заключение
Характернойчертой современности является стремительный научно-технический прогресс, чтотребует от менеджеров и бизнесменов значительного повышения ответственности закачество принятия решений.Это основная причина, которая обусловливает необходимость научного принятияуправленческих решений.
Припомощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можноиспользовать более 400 математических, статистических, финансовых и другихспециализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбиратьпроизвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.
Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программобработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплотьдо версии 4.0 программа Excelпредставляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональныхвозможностей и удобства работы. Теперь на рынке появились гораздо более новыеверсии, которые содержат много улучшений и приятных неожиданностей.
Список литературы
1. Официальный сайт компании Microsoft Corp. в Internet: www.microsoft.com/rus
2. «Анализ данных в Excel» — Джинжер Саймон: издательство –«Диалектика», 2004г.
3. «Microsoft Office Excel для студента» — Л.В. Рудикова:издательство – «БХВ-Петербург»; 2005г.
4. Симонович С., Евсеев Г. «Excel». – «М.: ИНФРА-М», 1998.
5. «Обучение. Excel 2000». – М.: Издательство «Media», 2000.
6. «Основы информатики: Учеб. Пособие» /А.Н. Морозевич, Н.Н. Говядинова и др.; Под ред. А.Н. Морозевича. – Мн.: «Новоезнание», 2001.
7. Ланджер М.«Microsoft Office Excel 2003 для Windows». – «НТ Пресс» – 2005.