КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: «Корпоративные информационные системы и эффективностьинформационных систем»
На тему: «ДЕЛО» — СИСТЕМААВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ВВЕДЕНИЕ
Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы»(ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессаделопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборотаорганизации. Система эффективно используется как в небольших коммерческихкомпаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО»используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, аобщее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Обладает «СертификатомНаивысшего Качества».
/>
1. Общие сведения о системе«ДЕЛО»
Система «ДЕЛО» – тиражируемый «коробочный» продукт. Она без каких-либозаказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронногодокументооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочниковлегко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.
· Масштабируемая игибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота ворганизациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
· Обеспечиваетнеобходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всемнормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международныхстандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» иISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство поуправлению информационной безопасностью»)
· Обеспечиваетзащищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровойподписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «ЭлектронныеОфисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ дляиспользования средств защиты информации в своих продуктах.
· Предоставляетвозможности массового перевода бумажных документов в электронный вид ипомещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
· Поддерживаетполный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию иверсионность.
· Позволяетработать с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет(«ДЕЛО-WEB»).
· Имеет открытуюархитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программнымисредствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.
2. Преимущества
Для руководителей различных уровней:
· быстрый поискдокументов;
· отслеживаниедвижения документа на всех этапах его жизненного цикла;
· эффективныйконтроль и отчетность по исполнению резолюций;
· сокращение сроковподготовки и согласования документов;
· удобная работанад проектами документов;
· получение сводныхотчетов и журналов;
· возможностьделегирования полномочий.
Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:
· быстрая и удобнаярегистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
· отслеживание ходаисполнения резолюций;
· удобный и быстрыйпоиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так ипроектов (РКПД);
· журнал передачидокументов, внутренние и внешние реестры отправки;
· формированиеотчетности.3. Основные функциисистемы «Дело»
Основные функции
Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от созданияпроекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа с входящими иисходящими документами
· Регистрация,контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.
· Регистрацияпереданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в томчисле защищенных ЭЦП.
· Настройкаструктуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятойв организации.
· Наложениерезолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.
· Пересылкадокументов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.
· Быстрый поиск повсем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложныхпоисковых запросов.
· Списаниедокументов в дело и возможность передачи на архивное хранение.
Работа с внутреннимидокументами организации
· Поддерживаетсяполный цикл работы с проектами документов:
o создание РКпроекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;
o изменение проектас хранением предыдущих версий;
o согласование иутверждение проекта документа;
o регистрациядокумента, созданного на основе проекта.
· Формированиепоручений по документам;
· Управлениепрохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый изего пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая изних со своими исполнителями и контролерами.
· Передачазавизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
· Контрольпрохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера — возможностьделегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам илиподразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб.
· Управлениедоступом к документам.
· Создание ихранение шаблонов документов.
Обеспечениеинформационной безопасности
· Разграничениеправ доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются:права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можноработать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональнымиобязанностями.
· Протоколированиедействий пользователей.
· Использованиеметодов криптографической защиты информации — ЭЦП и шифрование.
Возможности «ДЕЛО-WEB»
Возможности работы через Web стали максимально приближены к функционалусистемы «ДЕЛО» в локальной сети. Сотрудники удаленного филиала — при наличииWeb-доступа — становятся равноправными участниками документооборота всегопредприятия. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса, имеютвозможность участвовать в принятии, исполнении и контроле решений.
· Регистрациядокументов с автоматическим заполнением некоторых полей РК;
· Регистрациясвязанных документов;
· Заверениеприкрепленных к РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных файлов;
· Вынесениерезолюций по документу, контроль исполнения
· Согласование иподписание проектов документов
· Заверение ЭЦПфайлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП.
· Поиск документови резолюций по значениям их реквизитов;
· Получениеотчетности о внутреннем и внешнем документообороте.4. Опция «ЭЦП ишифрование»
В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция квнедрению безбумажных технологий обработки информации.
Документы организации создаются, обрабатываются и пересылаются вэлектронном виде. Входящие документы зачастую также переводятся в электроннуюформу средствами сканирования и распознавания текста, либо поступают уже вэлектронном виде.
Электронный документооборот существенно повышает эффективность работыуправленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки,согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска иобработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешнимикорреспондентами / адресатами. Кроме этого, происходит значительное сокращениепотребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально- множительной технике и в обслуживающем ее персонале.
Применение электронного представления документов требует адекватногосредства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средствомявляется электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог традиционного рукописногозаверения бумажного документа (подписи).
В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяет личностьчеловека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после егоподписания не были внесены никакие изменения.
Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на файлдокумента, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов,исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться присогласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документаадресату.
Для использованияэлектронной цифровой подписи в системе «ДЕЛО» предусмотрена специальная опция«ЭЦП и шифрование».
Опция позволяет подписывать цифровым способом документы, хранящиеся иобрабатываемые в системе автоматизации делопроизводства и электронногодокументооборота «ДЕЛО». При необходимости, документ может быть подписан несколькимисотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования,визирования и утверждения документов.
Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достовернуюинформацию о подписях — кто и когда подписал данный документ, а также можетпроверить подлинность каждой подписи и убедиться, что после подписания документне был отредактирован. Процедура проверки цифровой подписи предельно проста –достаточно один раз «щелкнуть» мышкой.
Опция «ЭЦП и шифрование» также предоставляет возможностьподписывать и шифровать документы, отправляемые по электронной почте внешнимадресатам: филиалам, дочерним организациям, клиентам или партнерам. Шифрованиесообщений, передаваемых по внешним каналам связи, позволяет гарантированнозащитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа –прочтения, искажения либо подмены.
В том случае, если система «ДЕЛО» установлена у всех участников обменаинформацией, вместе с документами передаются и цифровые подписи наложенные надокумент. Таким образом, пользователи корпоративной системы получаютвозможность подписывать и распространять по всей территориально-распределеннойорганизации подписанные документы. При этом, например, проверка подписипрезидента корпорации в удаленном филиале выполняется точно так же, как ипроверка подписи сотрудника филиала – один «щелчок» мышкой.
Технология работы сопцией «ЭЦП и шифрование».
Для каждого пользователя системы «ДЕЛО», обладающего правом подписи,формируется ключ, состоящий из двух частей: секретной и открытой.
Секретный ключ записывается на носитель: электронную таблетку TouchMemory или электронный ключ EToken, передаваемый лично пользователю. Секретныйключ может быть дополнительно защищен паролем пользователя (на случай потериносителя).
Секретный ключ используется для подписания документов и для дешифрациисообщений, отправляемых пользователем по электронной почте. Чтобы подписатьфайл документа или сообщение, пользователю достаточно поместить носительсекретного ключа в считывающее устройство компьютера и «щелкнуть» мышкой покнопке «Подписать».
На основании открытого ключа формируется сертификат открытого ключа.Сертификат открытого ключа используется для проверки подлинности ЭЦП.
Создание секретных ключей пользователей и их сертификатов осуществляютсяадминистратором Центра управления ключевой системой (ЦУКС), представляющегособой комплекс программного обеспечения и устройства записи / чтения носителейключей, входящий в комплект поставки опции.
ЦУКС является корпоративными центром управления ключевой системой, егодеятельность распространяется только на собственную организацию, филиалы идочерние организации. При необходимости, сертификаты, выданные ЦУКС, могут бытьподписаны и вышестоящим Удостоверяющим Центром. ЦУКС функционирует наавтономном компьютере, в целях безопасности не подключенном ни к какой линиисвязи.
Администрирование ЦУКС не требует специальной подготовки. Вся необходимаяинформация представлена в документации системы ДЕЛО.
Варианты поставки иинсталляции опции «ЭЦП и шифрование».
Опция «ЭЦПи шифрование» предлагается в 3-х различных вариантахпоставки:
· Полнофункциональная. Пользователь может подписыватьдокументы и сообщения, шифровать и расшифровывать сообщения, проверять подписидругих пользователей. Для таких пользователей в комплект поставки опции входитаппаратное устройство считывания секретного ключа.
· Только проверка подписи. Пользователь может проверять подписидругих пользователей, но сам подписывать документы не может. Для рабочих местэтих сотрудников не требуется использование аппаратных средств.
· Удаленная проверка подписи. Пользователь может проверять подписидругих пользователей, но сам подписывать документы не может. Этот вариантдоступен с версии «ДЕЛО»8.09 и предполагает приобретение сервера проверкиподписи, позволяющего проверять подписи с любого рабочего места системы «ДЕЛО».
В зависимости от потребностей заказчика, можно приобретать произвольныекомбинации вариантов Опции. Например, приобрести полнофункциональный варианттолько для руководящего состава, обладающего правом подписи, а для остальныхсотрудников закупить вариант «Только проверка подписи».
Используемоеспециальное программное обеспечение.
Опция «ЭЦПи шифрование» использует средство криптозащиты «КриптоПроCSP», разработанное фирмой «КриптоПро» и сертифицированное ФАПСИ. Интеграциякриптографического программного обеспечения в систему автоматизацииделопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» выполнена компаниейЭОС, имеющей соответствующие лицензии ФАПСИ.
5. Функции системыавтоматизации делопроизводства и электронного документооборота
Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации отсоздания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
/>
Работа над проектами документов
Функционал подготовки документов позволяет автоматизировать весь процесссоздания документа. Работа с проектами документов подразумевает выполнениеследующих действий:
1. создание РК проекта документа, в том числе и «во исполнение»распорядительного документа;
2. изменение проекта с сохранением предыдущих версий;
3. согласование проекта документа;
4. утверждение проекта документа;
5. регистрация документа, созданного на основе проекта.
При работе с проектом выполняется последовательная или параллельнаямаршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и срок подготовки проекта вцелом.
/>
Регистрация документов
Для каждого документа в системе «ДЕЛО» формируетсярегистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения одокументе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутриорганизации документы: письма, приказы, распоряжения, договоры, акты и прочее. Составреквизитов РК: корреспондент, краткое содержание, дата создания,регистрационный номер документа, подпись, тематика, гриф доступа, отметка оналичии приложений, номенклатура, состав документа, резолюция и др. Некоторыереквизиты, например, резолюции и отчеты об их исполнении, адресаты,корреспонденты могут иметь множественное значение.
/>
Контроль исполнения
В системе «ДЕЛО» реализован контроль исполнения документов. На контрольможет ставиться как исполнение резолюций, так и исполнение документа в целом.При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяютсяконтролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Возможноформирование напоминаний исполнителям и сводок об исполнении контрольныхдокументов. Другие функции системы автоматизации делопроизводства приведены втаблице № 1.
Таблица № 1. Функции системы автоматизации делопроизводства
Обработка и хранение документов К карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, факсимильное изображение бумажного документа, текст, аудио- или видеоматериал и т. д.). Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в организации с использованием текстовых редакторов, например, MS WORD, сканеров, микрофонов или других устройств, подключаемых к компьютеру.
Расширение состава реквизитов карточки документа Карточка содержит состав реквизитов, полностью отвечающий требованиям делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей карточки может быть расширен за счет дополнительных реквизитов. Новые поля могут создаваться пользователями самостоятельно без какого-либо программирования. Дополнительные реквизиты могут быть разных типов: строковые, числовые, даты. Также обеспечивается возможность контроля данных, вводимых в созданные реквизиты.
Поточный ввод документов Поточный ввод документов позволяет решить проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов. При регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, оборудованном высокопроизводительным сканером, система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
Движение документов
В системе существует несколько механизмов организации движения документов. Каждый механизм обеспечивает оптимальное выполнение того или иного делопроизводственного процесса. При работе над проектом документа карточка автоматически пересылается по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами. В процессе пересылки проекта учитывается характер вынесенных виз, контролируются сроки рассмотрения. После вынесения резолюции готовый документ доводится до сведения исполнителей, и контролируются сроки исполнения поручений.
В системе «ДЕЛО» реализовано также множество других механизмов движения документов: внутренняя адресация, пересылка электронных документов внешним организациям, полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочее.
Обеспечение юридической полноценности В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Это позволяет обеспечить юридическую правомочность созданных электронных документов. Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться сторонний удостоверяющий центр и внутрикорпоративный центр управления ключевой системой (ЦУКС), созданный на базе программных продуктов ЭОС и сертифицированных криптосредств.
Отправка документов Система позволяет формировать реестры рассылки для экспедиции учреждения, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты. Документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП. С этой целью в системе используется сертифицированные криптосредства.
Справочно-аналитическая работа По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов РК, а также поиск по тексту документа. При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.
Полнотекстовый поиск по содержанию документа Реализован комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационных карточек и полнотекстовый поиск по содержанию самих документов.
Работа с взаимосвязанными документами Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д. Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов. Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL). Таким образом, документ системы «ДЕЛО» может ссылаться на внешние информационные материалы или документы, хранящиеся в других информационных системах.
Регламентация прав доступа Права пользователя в системе регламентируют как доступ к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т. д.)
6. Эффективностьсистемы «ДЕЛО»
По данным западных консалтинговых компаний, при работе с бумажнымидокументами:
· около 15% всехдокументов безвозвратно теряется;
· до 30% рабочеговремени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;
· для каждогодокумента создается в среднем 19 его копий.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота«ДЕЛО» создает принципиально новые условия для более эффективной организацииработы с документами:
Не автоматизированная технология
Автоматизированная технология ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта) автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии
«ДЕЛО-Предприятие» предназначено не только для делопроизводственных служб(секретариатов, канцелярий, общих отделов, экспедиций и т. д.). Система такжеавтоматизирует деятельность непосредственных участников документооборота:руководителей, специалистов – то есть всех сотрудников организации, работающихс документами.
«ДЕЛО» соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современнымсистемам электронного документооборота, так и к системам автоматизацииклассического делопроизводства.
Поддерживая полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронныхдокументов, «ДЕЛО-Предприятие» позволяет реализовать в организации системусмешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляетуникальную возможность создания высокоэффективного безбумажногоделопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности ссохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Этопозволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без рискавозникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспеченияуправления.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборотасоздана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатациидесятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России.Поэтому она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственныхстандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформализованные) иприемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятийи учреждений.
В системе «ДЕЛО-Предприятие» пользователем может быть как непосредственноуказанное в документах должностное лицо, так и другой работник учреждения,которому делегированы соответствующие полномочия.
7. Системы семейства «ДЕЛО»
Системы семейства «ДЕЛО» масштабируемы, они поддерживаютцентрализованную, распределенную и децентрализованную схему организацииделопроизводства:
· «ДЕЛО-Секретарь»можно установить на одном компьютере и тем самым обеспечивать централизованнуюрегистрацию и контроль исполнения документов.
· «ДЕЛО-Предприятие»поддерживает многопользовательский режим и обеспечивает централизованноеуправление единым делопроизводственным процессом.
· Если в учреждениисуществуют подразделения с самостоятельным делопроизводством, то«ДЕЛО-Предприятие» поддерживает взаимодействующие делопроизводственные процессыэтих подразделений.
Также масштабирование системы обеспечено применением следующихтехнологий:
Работа в Интернет / Интранет сетях Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс. Он обеспечивает простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet.
Распределенный электронный документооборот Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически правомочными электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все нормы отечественного делопроизводства. Конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными криптосредствами.
Поддержка больших массивов документов Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими количествами документами. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.
«ДЕЛО» — открытая система. Она интегрируется с любымиWindows-приложениями через входящий в поставку системы открытый API-интерфейс.
API предоставляет возможность контролируемого доступа к хранимым данным врежиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могутбыть разработаны силами заказчика, если требуется расширение потребительскихсвойств системы, например:
· для вывода данныхсистемы в наиболее удобной форме отчетов;
· для формированиязапросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
· для доступа кданным системы через INTERNET (INTRANET);
· для экспортаданных системы в другие базы данных заказчика и т. п.
«ДЕЛО» тесно интегрировано с пакетом MS Office, что позволяет регистрироватьдокументы непосредственно из редакторов или почтовой программы. Также в системеуже реализована интеграция со следующими продуктами компании ЭОС:
Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» «АРХИВНОЕ ДЕЛО» — это многопользовательская подсистема, предназначенная для автоматизации подготовки к передаче дел в архив, ведения и учета архивных документов. Программы интегрированы в части ведения номенклатуры дел, отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов.
Система «КАДРЫ» Программная система «КАДРЫ», предназначена для автоматизированного ведения кадрового учета предприятий и учреждений. Система может использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную структуру: холдингового типа, имеющими многочисленные дочерние предприятия, с разветвленной структурой филиалов и т. д.
8. Различия системсемейства «ДЕЛО»
Система «ДЕЛО-Старт» в качестве СУБД использует MSDE (MicrosoftData Engine).
Функция
ДЕЛО-Предприятие
ДЕЛО-Секретарь*
ДЕЛО-Старт Распределенная обработка документов в сети + - - Распределение прав доступа к различным документам и функциям системы + - - Ведение нескольких картотек документов + - - Работа с проектами документов + - - Интеграция с подсистемой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» + - - Возможность взаимодействия с криптосервером + - - Регистрация документов + + +
Ввод резолюций к документам + + +
Распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: Поступившие, На исполнении, На контроле и др. +
Открыта только папка На контроле» - Контроль исполнения документов** + + +только в поиске Многокритериальный поиск документов + + + Формирование стандартных отчетов + + + Обмен документами по электронной почте + + - Списание документов в дело + + - Отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов + + - Ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов + + - Редактирование шаблонов выходных печатных форм + + - Ведение реестров внешней рассылки документов + - -
* — В качестве СУБД используется MSDE (Microsoft Data Engine), котораявходит в комплект поставки.
** — оперативный контроль исполнения документов может осуществлятьсядвумя способами:
· при просмотресписка контрольных резолюций в папке «На контроле»;
· в режиме поискапо реквизитам резолюции.
9. Структура системы«ДЕЛО»
На рисунке 1. приведена структура системы «ДЕЛО» и ее опций.
/>
Рис. 1. Структура системы «ДЕЛО» и ее подсистем.10. Основныетехнические требования
«ДЕЛО» — прикладная система автоматизацииделопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в средеклиент-сервер.
В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или болеепоздние версии), Microsoft SQL Server 2000.
ТРЕБОВАНИЯ К СЕРВЕРАМ
Требования к серверу в первую очередь определяются требованиями выбраннойСУБД, предполагаемым количеством пользователей системы «ДЕЛО»,документооборотом организации. В каждом конкретном случае конфигурация сервераопределяется индивидуально.
Объем, занимаемый БД «ДЕЛО» на жестком диске, вычисляется из расчета — 50Мб начальный размер БД, плюс от 2 Кб на каждую регистрационную карточку (безучета объема прикрепляемых файлов).
Усредненные характеристики сервера:
· процессор PentiumIV и выше;
· оперативнаяпамять не менее 512 Мб;
· свободное местона винчестере определяется документооборотом организации. Вычисляется израсчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационнуюкарточку (без учета объема прикрепляемых файлов). Минимальный стартовый размерБД – 50 Мб.
В случае использования СУБД Oracle на платформе отличной от Windows, дляобеспечения таких опциональных возможностей системы «ДЕЛО», как контекстныйпоиск по прикрепленным файлам и «ДЕЛО-WEB», потребуется дополнительныйWindows-сервер c установленными MS Internet Information Server, MS IndexServer.
ТРЕБОВАНИЯ К РАБОЧИММЕСТАМ
Полнофункциональныйклиент
Клиентская часть системы «ДЕЛО» работает под управлением Windows 2000,Windows XP. На рабочей станции должна быть установлена клиентская часть соответствующейСУБД, а так же, для использования всех функциональных возможностей системы«ДЕЛО», MS Internet Explorer 6.0 и MS Office 2000 (или более поздние версии).
Рекомендуемаяконфигурация рабочего места:
· процессор PentiumII и выше;
· оперативная памятьне менее 128 Мб;
· свободное местона жестком диске от 200 Мб;
· монитор сразрешением от 800х600, 65 тыс. цветов
· Windows2000Professional.
«Тонкий» клиент:
Для работы с системой «ДЕЛО» через WEB интерфейс («ДЕЛО-WEB») необходимкомпьютер с установленным Internet Explorer 6.0 и выше.
ВЫВОД
«ДЕЛО» соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современнымсистемам электронного документооборота, так и к системам автоматизацииклассического делопроизводства. Поддерживая полноценное делопроизводствобумажных и полностью электронных документов, «ДЕЛО» позволяет реализовать ворганизации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Системапредоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажногоделопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности ссохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Этопозволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без рискавозникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспеченияуправления.