--PAGE_BREAK--Задание
Создать таблицу, содержащую сведения о количестве изделий, собранных сборщиками цеха за неделю.
Каждая запись содержит поля:
· фамилия сборщика,
· количество изделий, собранных им ежедневно в течение шестидневной недели, т.е. раздельно – в понедельник, вторник и т.д.
Количество записей произвольное.
Выдать следующую информацию:
— фамилию сборщика и общее количество деталей, собранное им за неделю;
— данные по разряду, Ф.И.О., понедельнику, среде, субботе сборщиков;
— данные, сортированные по разряду в особом порядке: 4, 6, 3,5;
— сборщиков 3 и 4 разряда, количество деталей которых больше 1114 и меньше или равно 1633;
— сборщиков раздела 3 с количеством изделий более 1300;
— максимальное количество деталей сотрудников каждого разряда;
— максимальное значение изделий сотрудников 3 и 5 разрядов, собранных в понедельник;
— количество сотрудников разряда 3;
— среднее значение изделий сотрудников разряда 3 и 5;
— количество изделий сотрудников разряда 3 и 5;
— количество по полю Разряд.
Упорядочить информацию. Построить диаграмму.
1. Создание базы данных
В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список.
Список — это способ представления данных, при котором данные в таблице взаимосвязаны и структура таблицы определяется заранее. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных, при этом курсор должен находиться в любом месте внутри таблицы.
Если таблицу считают базой данных, то:
— столбцы списков становятся полями базы данных;
— заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;
— каждая строка списка преобразуется в запись данных.
Все действия со списками (базой данных) выполняет команда главного меню ДАННЫЕ.
На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.
Между списком и другими данными листа необходимо оставить по меньшей мере одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.
В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.
Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.
Форма — это способ представления данных из таблицы, когда на экране представлено содержимое только одной записи.
С помощью формы можно:
— заносить данные в таблицу;
— просматривать или корректировать данные;
— удалять данные;
— отбирать записи по критерию.
Вставка записей с помощью формы
1. Укажите ячейку списка, начиная с которой следует добавлять записи.
2. Выберите команду Форма в меню Данные.
3. Нажмите кнопку Добавить.
4. Введите поля новой записи, используя клавишу TAB для перемещения к следующему полю. Для перемещения к предыдущему полю используйте сочетание клавиш SHIFT+TAB.
Чтобы добавить запись в список, нажмите клавишу ENTER. По завершении набора последней записи нажмите кнопку Закрыть, чтобы добавить набранную запись и выйти из формы.
Если поле списка содержит формулу, то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя. При добавлении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши ENTER или кнопки Закрыть. Чтобы отменить добавление записи, нажмите кнопку Вернуть перед нажатием клавиши ENTER или кнопки Закрыть. Microsoft Excel автоматически добавляет запись при переходе к другой записи или закрытии формы.
Поиск записей в списке с помощью формы
Для перемещения на одну запись нажмите на стрелки полосы прокрутки в диалоговом окне. Чтобы переместиться на 10 записей, нажмите полосу прокрутки между стрелками.
Нажмите кнопку Далее для перехода к следующей записи списка и Назад — для перехода к предыдущей.
Чтобы задать условия поиска или условия сравнения, нажмите кнопку Критерии. Введите критерии в форме. Чтобы найти совпадающие с критериями записи, нажмите кнопки Далее или Назад. Чтобы вернуться к правке формы, нажмите кнопку Правка.
1. В первой строке нового рабочего листа наберите головку таблицы со следующими названиями граф:
· фамилию сборщика,
· количество изделий, собранных ежедневно каждым сборщиком,
2. Через команду Данные – Форма занести Ф.И.О. сборщиков и количество собранных деталей (Рис.1).
Рис.1. База данных по сборщикам
продолжение
--PAGE_BREAK--2. Сортировка данных
Данные в таблице при необходимости можно отсортировать. Например, нам необходимо отсортировать данные по разряду сборщиков в возрастающем порядке. Для этого курсором выделяем всю таблицу, включая заголовки столбцов, затем выбираем команду Данные > Сортировка. Появится диалоговое окно «Сортировка диапазона», в ячейке «Сортировать по» выбираем «Разряд», также делаем отметку по возрастанию (Рис.2).
Рис.2. Сортировка сборщиков по разряду
3. Фильтрация данных
Команда “Данные-Фильтр” является удобным инструментом для создания запросов по одному или нескольким критериям. Особенно удобным и наглядным является подрежим “Автофильтр”. При включении данного режима справа от названий полей списка появится раскрывающаяся кнопка со стрелкой, которая содержит перечень всех значений для данного поля. При выборе значения из данного списка на экране остаются только записи, удовлетворяющие данному критерию поиска. Остальные записи скрываются. С результатом запроса можно работать как с обычной таблицей – распечатать, сохранить в отдельном файле, перенести на другой рабочий лист и т.д. Чтобы вернуться к первоначальному виду таблицы, в списке справа от названия поля выбираем вариант “все”.
Например, чтобы поощрить сборщиков 3 и 4 разряда, количество деталей которых больше 1114 и меньше или равно 1633, нужно отфильтровать данные по полю данных «Итого» и «Разряд». Для этого выбираем команду Данные > Фильтр > Автофильтр. По команде Автофильтр в ячейках, содержащих заголовки полей появляются раскрывающиеся кнопки. Щелчок на такой кнопке в поле базы данных «Итого» открывает доступ к списку. Выбираем из списка команду «Условие», в появившемся диалоговом окне «Пользовательский автофильтр» выбираем условие больше 1114 и меньше или равно 1633. Останутся только данные по тем сборщикам которые собрали больше 1114 и меньше или равно 1633 изделий (Рис.3).
Рис.3. Фильтрация данных
Расширенный фильтр.
Расширенный фильтр позволяет:
· сразу копировать отфильтрованные записи в другое место рабочего места рабочего листа;
· сохранять критерий отбора для дальнейшего использования;
· показывать в отфильтрованных записях не все столбцы, а только указанные (Рис.4).
Рис.4. Расширенная фильтрация данных
4. Скрытие столбцов
Если, для дальнейшей распечатки нам нужны только «Ф.И.О.» и «Итого», то остальные столбцы можно скрыть. Для этого курсором выделяем те столбцы, которые необходимо временно скрыть (дни неделли), выбираем команду Формат > Столбец > Скрыть. Останутся только те данные, которые необходимы (Рис.5).
Рис. 5. Скрытие столбцов
Для того чтобы вернуть скрытые столбцы, выделяем всю таблицу или те столбцы между которыми были скрыты столбцы, затем выбираем команду Формат > Столбец > Отобразить. То же можно производить со сточками, для этого нужно использовать команду Формат > Столбец > Скрыть / Отобразить.
5. Промежуточные итоги
Возвращает промежуточный итог в список или базу данных. Обычно проще создать список с промежуточными итогами, используя команду Промежуточный итог в группе Структура на вкладке Данные. Но если список с промежуточными итогами уже создан, его можно модифицировать, отредактировав формулу с функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. (Рис.6)
Рис. 6. Подведение промежуточных итогов
Замечания:
Если уже имеются формулы подведения итогов внутри аргументов «ссылка1; ссылка2;...» (вложенные итоги), то эти вложенные итоги игнорируются, чтобы избежать двойного суммирования.
Для диапазона констант «номер_функции» от 1 до 11 функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИвключает значения строк, скрытых при помощи команды Скрыть строки (меню Формат подменю Скрыть/Показать) в группе Ячейки на вкладке Лист. Эти константы используются для получения промежуточных итогов для скрытых и не скрытых чисел списка. Для диапазона констант «номер_функции» от 101 до 111 функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ исключает значения строк, скрытых при помощи команды Скрыть строки. Эти константы используются для получения промежуточных итогов только для не скрытых чисел списка.
Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ исключает все строки, не включенные в результат фильтра, независимо от используемого значения константы «номер_функции».
Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ применяется к столбцам данных или вертикальным наборам данных. Она не предназначена для строк данных или горизонтальных наборов данных. Так, при определении промежуточных итогов горизонтального набора данных с помощью значения константы «номер_функции» от 101 и выше (например, ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ(109;B2:G2)), скрытие столбца не повлияет на результат. Однако на него повлияет скрытие строки при подведении промежуточного итога для вертикального набора данных.
Если среди ссылок есть трехмерные ссылки, функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ возвращает значение ошибки #ЗНАЧ!..
продолжение
--PAGE_BREAK--