В соответствии с Планом счетов, счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
Выданные под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств.
Например, такой операцией мы отразим выдачу подотчетному лицу денежных средств из кассы организации:
Д71 К50 - выданы подотчетному лицу денежные средства из кассы Если сотрудник получает денежные средства под отчет в банке - делается такая запись:
Д71 К51 - выданы подотчетному лицу денежные средства с расчетного счета в отделении банка После того, как авансовый отчет подотчетного лица будет принят и обработан в бухгалтерии, делаются записи по кредиту счета 71 и по дебету счетов учета затрат и приобретенных подотчетным лицом ценностей. Например, если за счет подотчетной суммы были куплены материалы, это будет отражено такой записью:
Д10 К71 - на сумму приобретенных материалов Нельзя забывать об НДС, причем, выше мы говорили о доверенности, которую может иметь подотчетное лицо. Если такой доверенности нет, мы делаем следующие записи:
Д19 К71 - на сумму НДС, подлежащего зачету Но предъявить НДС к зачету мы не можем - ведь лицо, не имеющее доверенности организации, не может получить счет-фактуру, поэтому делаем такую запись:
Д91 К19 - списываем НДС, подлежащий зачету, на расходы Возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу оформляется следующей записью:
Д50 К71 - на остаток подотчетных денежных средств. Если же доверенность есть, подотчетное лицо действует от имени организации - бухгалтерские записи будут такими же, как будто эти операции (покупку товаров, например) совершает сама организация:
Д41 К60 - приобретены товары Д19 К60 - отражен НДС, подлежащий зачету Если работник не вернул вовремя неизрасходованную подотчетную сумму или не смог правильно отчитаться по ней, эта сумма может быть списана следующей записью:
Д94 К71 - на сумму не возвращенных вовремя подотчетных средств Счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" используется для обобщения информации о суммах различных недостач и потерь.
Если сумму, учтенную по счету 94 можно удержать из заработной платы работника - это оформляют такой записью:
Д70 К94 - удержана из заработной платы работника подотчетная сумма, не возвращенная вовремя Если сумма не может быть удержана из заработной платы, делается такая запись:
Д73 К94 - сумма, подлежащая взысканию с виновного лица. Если сумма не может быть взыскана с работника - ее списывают в убыток:
Д99 К94 - списана в убыток не возвращенная подотчетная сумма. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.