Подотчетные лица - это сотрудники организации, которым выдают деньги на какие-либо нужды. Например, подотчетному лицу могут выдать средства на покупку билетов для проезда в командировку, на приобретение канцтоваров или на множество других нужд. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами имеет некоторые особенности, которые мы рассмотрим в данной лекции.
"Положение о порядке ведения кассовых операция с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", утвержденное ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П устанавливает, что выдача наличных денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру (форма 0310002).Допускается выдавать денежные средства из касс банка по чекам кассирам или лицам их заменяющим.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет (Форма № АО-1, форма 0302001 по ОКУД) об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
К отчету прилагаются различные оправдательные документы: билеты, купленные в счет подотчетных сумм, счета и так далее. Корешок авансового отчета остается у лица, сдавшего отчет и оправдательные документы. Он содержит расписку бухгалтера о получении документов.
Организация не выдаст нового аванса до тех пор, пока подотчетное лицо не отчитается за предыдущую сумму. Порой по результатам отчета требуется доплатить подотчетному лицу средства, которые он израсходовал на цели организации. Например, если подотчетному лицу выдали 1000 рублей на покупку канцтоваров, а реально было потрачено 1200 рублей, 200 "лишних" рублей ему компенсируют. Возможна и обратная ситуация - было выдано больше, чем оказалось реально потрачено. В таком случае неизрасходованный остаток подотчетной суммы возвращают в кассу организации.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
В разных организациях описанный порядок может видоизменяться. Например, сотруднику могут предложить купить что-то за собственные деньги, а после того, как он сделает покупку и предоставит оправдательные документы, возместить понесенные расходы в порядке расчета с подотчетным лицом.