Если организация хочет внести наличные деньги на свой расчетный счет, она должна оформить объявление на взнос наличными. Объявление на взнос наличными (Положение ЦБ РФ от 24 апреля 2008 г. №318-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" в ред. от 07.02.2012 г.) состоит из, собственно, объявления, ордера и квитанции (форма 0402001). Организация должна вносить денежную наличность в кассу только на свой банковский счет, открытый в обслуживающей ее кредитной организации.
Снять денежные средства со счета можно, воспользовавшись чековой книжкой, которую банк выдает организации. Чековая книжка состоит из листов - чеков. При заполнении чека не допускаются помарки и исправления. Чек - это распоряжение организации обслуживающему ее банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в нем суммы наличных денег. Причем, на обороте чека нужно указать назначение сумм снимаемых со счета средств. В некоторых случаях допускается обналичивание чеков без указания статей расходов. При необходимости банк может запросить у организации дополнительные документы, подтверждающие обоснованность указанных в чеке статей расходов.
Денежные средства, полученные при помощи чека, приходуются в кассу организации. Для того чтобы банк мог удовлетворять нужды организации в наличности, организация заполняет кассовый план - документ с примерным указанием сроков и объёмов внесения денежных средств на расчетный счет и снятия их с расчетного счета. Дело в том, что банк должен быть готов к выдаче организации крупной суммы, например, на нужды по выплате заработной платы.
Следует отметить, что организация имеет ограниченные возможности по расчету с другими организациями с использованием наличных денег, поэтому основное количество расчетов ведется именно с использованием безналичных форм расчетов.
Банк регулярно информирует организацию, имеющую у него счет, о состоянии ее расчетного счета с помощью выписок. Выписка банка содержит информацию о поступлениях и выбытиях денежных средств со счета, к ней прилагаются копии документов, служащих основанием для выполнения той или иной операции. Выписка банка вместе с прилагаемыми к ней денежно-расчетными документами служит основой для отражения в бухгалтерском учете операций по расчетному счету.