Вклад информатизации в организационную науку

Современный мир вступил в эпоху формирования инфор­мационного пространства, которое базируется на развитии се­тевых систем телекоммуникации и использовании компью­терных технологий сбора, обработки и хранения информации. Отличительной особенностью нового информационного про­странства является неограниченная возможность доступа к нему широкого круга пользователей. Можно говорить о создании новой информационной среды жизнедеятельности че­ловека.
Создание индустрии информатики и превращение инфор­мации в товар привели к глубинным социальным преобразо­ваниям во всех сферах жизни общества и в первую очередь в деятельности организаций. В отличие от других объектов ма­териального мира, информация обладает не только количест­венными характеристиками, но и смысловым содержанием, причем для обеспечения деятельности организаций последнее качество является наиболее важным.
На начальном этапе ценность информации определялась возможностью ее использования для решения задач управле­ния организацией» «Ценность — это мера приращения вероят­ности достижения цели в результате использования информа­ции». Впоследствии выяснилось, что указанный чисто мате­матический подход не дает возможности полностью раскрыть значение информация в работе организаций как сложных объ­ектов, обязательно включающих в себя социальную состав­ляющую.
В последние годы заметные достижения в области осмыс­ления роли информации в деятельности организаций связаны с развитием информатики — науки, изучающей процессы пе­редачи, обработки и хранения информации. В результате про­веденных исследований было установлено, что в практиче­ских задачах управления информация выступает как объек­тивная категория, исполняющая роль регулятора деятельности организации, который отражает требования окружающей сре­ды. Точно так же система внутриорганизационных информа­ционных связей обеспечивает учет воздействия свойств внут­ренней среды на работу организации.
Указанные свойства объективно определяют ведущую роль информации в развитии любой организации. Чем сложнее по своей структуре организация, тем большие объемы внутрен­ней и внешней информации используются для обеспечения ее жизнедеятельности. Поэтому уровень информатизации орга­низации является ведущим показателем обобщенного понятия качества организации и определяет ее способность к выжива­нию в условиях конкуренции.
Революционные процессы, происходящие в последние де­сятилетия в области информатизации всех сторон жизнедея­тельности общества, стали мощным катализатором становле­ния и стремительного развития процессов глобализации рынка. Наиболее видимым для всех проявлением этих тенденций стало создание Всемирной торговой организации — ВТО. Во­прос о вступлении России в эту организацию рассматривается нашим правительством как один из существенных моментов успешного развития предприятий страны, занимающихся эко­номической деятельностью. Кроме того, это будет способст­вовать укреплению позиций страны в мировом сообществе. Предполагается, что с ростом информатизации будет происходить все большая рационализация деятельности организа­ций всех типов и всех уровней. В конечном счете, это должно привести к созданию государственных систем с гуманистиче­ским и рациональным общественным устройством.
В соответствии с законом самосохранения (смотрите раз­дел 4.3) общество как сложная, открытая управляемая дина­мическая система, включающая в себя большое количество организаций, нуждается в развитии механизмов саморегули­рования. Именно они должны обеспечить взаимодействие ме­жду элементами систем всех уровней, образующих общест­венную систему. Саморегулирование должно быть направлено на то, чтобы удерживать в большей или меньшей степени все системы в состоянии устойчивого динамического равновесия. Этой цели удается достичь путем использования информаци­онных маркетинговых систем управления. С их помощью можно выделить «наилучшие» организаций и соответственно ориентировать руководителей на изучение опыта ведущих ор­ганизаций в данной отрасли.
Во множестве функций, которые выполняет информация в процессе жизнедеятельности организации, следует подчерк­нуть два основных фактора.
Первый из них обусловлен тем, что информация, исполь­зуемая в производственном процессе, носит производитель­ный характер и, следовательно, играет роль ресурса, необхо­димого для выпуска конечного продукта. Особенно наглядно это свойство проявляется в деятельности фирм, для которых информация является предметом и продуктом труда. К ним следует отнести государственные и частные организации, занимающиеся координацией и управлением деятельностью других организаций, в том числе и маркетинговые агентства. Предметом деятельности последних является информация о состоянии рынка и действиях его субъектов, а результатом труда является информация, используемая в системах управ­ления организаций. Вторая особенность воздействия инфор­матизации на жизнедеятельность организаций заключается в том, что развитие подхода к информации как к самостоятель­ному объекту привело к созданию нового научного направле­ния — информационной экономики.
Развитие и успешное внедрение в практическую деятель­ность научных разработок в этой области, которое началось с 90-х годов ХХ века, было обусловлено следующими причи­нами:
• возрастающим влиянием «научно-технического прогресса на деятельность, организаций;
• определяющим влиянием уровня информационного обес­печения,
• революционным характером темпов развития информати­зации;
• переходом к межгосударственным формам экономиче­ской деятельности.
Факт зависимости организаций (как общественных, так и хозяйственных) от полноты, достоверности, надежности и оперативности используемой информации вынудил рассмат­ривать ее как объективный ресурс обеспечения жизнедеятель­ности организации (см. закон об информированности и упоря­доченности — раздел 4.6. данного учебного пособия), В. ин­формационной экономике информация рассматривается как результат интеллектуального труда всех членов общества. С этой точки зрения она превращается в товар, т.е. предмет куп­ли-продажи, имеющий свои специфические особенности по сравнению с традиционными товарами и услугами.
Классический подход к оценке целесообразности исполь­зования информационных ресурсов с помощью получаемого экономического эффекта оказался малопродуктивным. Это связано с тем, что многие достижения составляют коммерческую тайну. Для получения содержательных оценок в этой об­ласти следует развивать государственные системы статисти­ческого анализа деятельности организаций. Параллельно необходима государственная поддержка независимых марке­тинговых агентств, занимающихся сравнительной оценкой деятельности различных организаций.
В развитии таких агентств заинтересованы сами организа­ции, так как только с использованием маркетинговой информации, полученной из независимых источников, занимающих­ся анализом деятельности большого количества фирм, они мо­гут объективно оценить позиции своей организации и пер­спективы выживания. Личная заинтересованность вынуждает клиентов поставлять в независимые агентства дополнитель­ную (по сравнению с требованиями государственной стати­стической отчетности) информацию о своей деятельности. В качестве клиентов в данном случае выступают юридические лица — субъекты экономической деятельности. Особенно успешно развивается деятельность независимых маркетинговых компаний в среде электронной коммерции, что связано с гло­бальным характером информационного пространства.
Специфика информации как продукта заключается в том, что при одинаковом содержании она может иметь различные формы материального воплощения, что значительно расширя­ет возможности ее использования. Она может быть представ­лена в виде документов, печатных изданий» передана в сло­весной форме, размещена на магнитных носителях. Совре­менные средства телекоммуникаций значительно расширили возможности передачи и хранения информации. Она может отображаться в виде информационных файлов, передаваться с использованием аудио и видео средств. Классификация ин­формации по функциональному назначению представляет значительную сложность из-за многообразия направлений ее использования. Традиционные и наиболее давно используе­мые виды информации — данные статистической отчетности. Наиболее современные — базы знаний.
В отличие от материальных продуктов, информация не разрушается в процессе использования и, следовательно, мо­жет использоваться многократно. Однако имеется существен­ное ограничение: информация быстро устаревает и теряет оперативность.
Ценность информации заметно повышается, если она носит адресный характер, т.е. ориентирована на определенный круг пользователей. Характеризуя специфику информации как продукта, следует отметить такое ее свойство, как уникаль­ность. Действительно, нет смысла тратить время и средства на производство еще одного уже имеющегося информационного продукта, достаточно лишь обеспечить к нему доступ заинте­ресованных лиц, используя, например, процедуру тиражиро­вания или поместив его в общедоступную базу данных.
С указанных позиций характеристики качества информа­ционного продукта заметно отличаются от аналогичных пока­зателей материального продукта или услуги. Тем не менее, и в том, и другом случае основой разработки набора характери­стик качества должна служить его полезность, т.е. степень востребованности другими организациями и людьми. Одна из основных особенностей информационного продукта заключа­ется в том, что его полезность зависит от способности органи­зации использовать полученные сведения для обеспечения выживаемости и выбора наиболее эффективного пути дости­жения поставленной цели. Получение положительных резуль­татов возможно только в том случае, если организация обла­дает средствами для переработки и использования поступив­шей информации и структурой системы управления, обеспечивающей быструю и адекватную реакцию на измене­ние входных информационных потоков.
Окончательная полезность информации может быть опре­делена только после ее использования в процессах управления или производства. Следует учитывать тот факт, что в ходе ис­пользования информация может изменяться, что приведет к соответствующему изменению качества информационного продукта с точки зрения деятельности данной организации. Из сказанного, в частности, следует, что оценка качества (полез­ности) информационного продукта всегда носит субъектив­ный характер, связанный с деятельностью конкретной органи­зации.
Если речь идет об оценке стоимости информационного продукта, целесообразно использовать количественные оцен­ки. Однако следует иметь в виду, что коммерческой оценке поддается лишь небольшая часть информации, циркулирую­щей внутри организации и во внешней среде. Это чаще всего информация, отражающая состояние рынка, спрос и предло­жение, цены, действия конкурентов. Эта информация хранит­ся в базах данных, там же пользователь может найти прогнозы развития цен и спроса, анализ экономических тенденций. Со­ставление таких прогнозов требует высокой квалификации и использования значительных вычислительных ресурсов, по­этому организации готовы оплачивать доступ к базам данных, содержащих нужную информацию.
Многие организации вынуждены обращаться к услугам «навигаторов» — фирм, специализирующихся на поиске целе­вой информации по заказам организаций и частных лиц. Это объясняется тем, что во всемирной сети Интернет содержится большое количество самой разнообразной информации, по­этому поиск необходимой информации требует значительных временных и материальных затрат. Естественно, за услуги по­добного типа приходится платить. Цена таких услуг может за­висеть от размера информационного массива или числа со­держащихся в нем элементарных сообщений.
К информационным продуктам следует также отнести раз­личные виды программных пакетов. Некоторые из них реали­зуют новейшие методики управления и оценки эффективности управленческих решений. Стоимость программных пакетов определяется их сложностью, объемом, затратами на разра­ботку и востребованностью на рынке информационных услуг. При оценке стоимости информационных продуктов значи­тельную роль играет фактор новизны не только самого про­дукта, но и идей, заложенных в его реализацию.
Переход общества к информационной экономике, главной движущей силой которой является появление нового вида ор­ганизующего и производительного ресурса — информации, порождает ряд новых проблем в теории развития организаций. Они связаны с тем, что информатизация меняет не только ха­рактер функционирования систем управления, но и методологию их действия, что в свою очередь требует структурной перестройки систем управления. Изменение форм и методов управления, также требует проведения соответствующей реорганизации производственных циклов с целью обеспечения большей мобильности исполнительных звеньев.
Одним из наиболее эффективных методов реорганизации является внедрение модульного принципа построения произ­водственных процессов. За счет этого заметно расширяются возможности использования современных информационных технологий и повышаются реактивные способности всей ор­ганизации. В достаточно развитых организациях в самой сис­теме управления целесообразно, выделить, кроме управляю­щей и управляемой, частей, еще и функциональную часть. Функциональная часть занимается информационной поддерж­кой процедур принятия решений, а принятие решений реали­зуется в управляющей части. К функциональной части систем управления хозяйствующих субъектов можно отнести персонал, занимающийся маркетинговым анализом, бухгалтерским и статистическим учетом, выполнением достаточно формализованных и повторяющихся процедур анализа финансовой деятельности и т.п. В целях повышения эффективности работы организации деятельность функциональных звеньев системы управления целесообразно так же построить по модульному принципу.
Переход к модульному принципу построения структур управления организациями тесно связан с новым направлени­ем теории организации, занимающимся разработкой международных стандартов на структуру и элементы систем управления. Одним из существенных разделов предлагаемых стандартов является описание модулей информационного обеспечения, предназначенных для решения задач управления.
Для организации, занимающейся конкретным типом деятельности, стандарты дают возможность составить полный перечень элементов системы управления. Необходимость повышения потенциала выживаемости организации в условиях конкурентной борьбы требует включения в ее структуру до­полнительных (возможно пока резервных модулей), которые будут задействованы при перестройке организации на другие виды деятельности в случае возникновения нештатных ситуа­ций, делающих нецелесообразным достижение главной цели. Дело в том, что каждая организация в процессе морфологиче­ского анализа главной цели должна разработать систему подцелей, обеспечивающих выживание в случае неблагоприятно­го развития событий. Иногда достижение страховочных под­целей включается в повседневную деятельность организации одновременно е обеспечением продвижения к главной цели. В этом случае резервные модули не на полную мощность ис­пользуются в текущей деятельности.
Изменения в подходе к анализу организаций связаны также с тем, что в информационной экономике основной формой на­копления ресурсов является накопление знаний и полезной информации. В частности, высококвалифицированные спе­циалисты рассматриваются организацией как наилучшие но­сители новейшей информации. Поэтому особое внимание должно быть уделено процедурам отбора персонала, разра­ботке системы повышения квалификации. Коммуникацион­ные связи внутри организации должны быть построены так, чтобы специалисты не только использовали свои знания в ра­боте, но и снабжали ими других членов организации. Носите­лями ценных знаний являются также новейшие технологии работы, оборудование и другие материальные ресурсы.
Любая организация для накопления информационного ре­сурса должна использовать информацию, циркулирующую во внешней среде. С этой целью многие организации идут по пу­ти создания собственных баз данных и баз знаний. Преимуще­ством таких способов действия являются сравнительно не­большие затраты на пополнение и обновление хранящейся в базах информации.
Рассмотренные принципы находят свое реальное воплоще­ние при разработке экспертных систем принятия управленческих решений. Основным свойством таких систем является их способность к самообучению. При этом для обучения исполь­зуется не только информация, поступающая из внешней сре­ды, но и циркулирующая в организации внутренняя информа­ция, поскольку при принятии любого управленческого реше­ния обязательно задействуются данные о работе организации и интеллектуальный потенциал менеджера.
Именно менеджер должен выбрать из множества альтерна­тивных вариантов управления организацией, предлагаемых экспертной системой, наиболее подходящий вариант, обеспе­чивающий оптимальное достижение поставленной цели. Ин­формация об этом событии заносится в систему самообуче­ния. Несмотря на то, что экспертные системы построены на основе формальных машинных алгоритмов, наличие блока самообучения постепенно превращает экспертную систему в информационный продукт интеллектуального типа. Поэтому даже чемпион мира по шахматам испытывает значительные трудности, пытаясь обыграть «обычный» компьютер.
Наиболее эффективным (с технологической точки зрения) методом накопления знаний является создание в организации собственного сервера, подключенного к всемирной сети Ин­тернет. Обладая мощным вычислительным ресурсом и прак­тически неограниченным резервом наращивания памяти, он обеспечивает доступ ко всей информации, циркулирующей как во внутренней, так и во внешней среде организации. В свою очередь, любой член организации имеет доступ к ин­формации, хранящейся на сервере, или через него может по­лучить доступ к внешней информации. И хотя сам сервер об­ладает значительной стоимостью и высоким уровнем ликвид­ности на рынке информационных продуктов, основная его ценность для организации заключается в хранящейся на нем информации. Поэтому традиционные подходы оценки стои­мости сервера как материального объекта здесь неприменимы. Характерный для информационной экономики переход на модульную организацию процессов производства и управления ведет к увеличению скорости протекания экономических процессов. В частности, это связано с ускорением движения товаров от производителя к потребителю.
Модульный принцип управления в сочетании с возможно­стями средств коммуникации значительно повышает адаптив­ные способности организаций. Способность организаций к быстрой реакции на "изменения во внешней среде существенно расширяет их возможности в борьбе за выживание. Развитие средств коммуникации, и в частности сетевых технологий пе­редачи информации, ведет к глобализации экономической деятельности.
Успешное вхождение организаций в информационную экономику немыслимо без создания высокоразвитой инфра­структуры информационного обеспечения, включающей в се­бя современные средства связи. Однако решение этой задачи невозможно без осуществления соответствующей поддержки на государственном уровне. Опыт стран с развитой рыночной экономикой показывает, что разработка стратегии информати­зации общества должна производиться на государственном уровне. Во всем цивилизованном мире за счет государствен­ного финансирования ведется большая доля НИОКР, и под­держиваются в рабочем состоянии организаций, занимающие­ся развитием и поддержкой действующих систем связи.
Необходимой составляющей этой инфраструктуры являет­ся парк современных ПЭВМ. Любая организация должна быть оснащена современными компьютерами, по возможности включенными во внутреннюю сеть, имеющую выход в Интер­нет. По мере развития информационных ресурсов коммуника­циями будут охвачены все организации, ведущие экономиче­скую и общественную деятельность.
Руководство нашей страны и отдельные субъекты органи­зационной деятельности добились заметных успехов в освое­нии современных методов ведения бизнеса, базирующихся на принципах информационной экономики. Существующее в настоящее время отставание в этой области от ведущих капиталистических стран объясняется не «только отсутствием общей информационной культуры людей и малой заинтересованностью организаций, сколько существующими трудностями эко­номического характера.
Создание развитой информационной среды приведет к изменению характера взаимодействия между организациями, к созданию новых форм объединений, которые обеспечат продвижение нашей страны в направлении дальнейшего ос­воения современных методов ведения экономической деятельности.