В современных условиях на долю учетной информации приходится около 60%. Информационное обеспечение, представляющее собой совокупность данных, необходимых для принятия того или иного решения, имеет большое значение в контрольно-ревизионной работе. Основным видом носителя записи этих данных выступают в настоящее время различного рода документы, систематизация которых по отдельным вопросам трудовой деятельности носит название дел, а формирование последних - делопроизводство. Номенклатура дел, под которой понимается систематизированный список наименований дел с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке составляет основу делопроизводства.
Рассмотрим наиболее характерные дела, которые формируются в системе делопроизводства по организации контрольно-ревизионной работы.
Нормативные акты по контрольно-ревизионной работе - здесь систематизируются законодательные, инструктивные, учебно-методические и практические материалы, регламентирующие организацию как непосредственно контрольно-ревизионной работы, так и отдельные вопросы финансово-хозяйственной организации, отдельных должностных лиц, органов управления. Все эти документы накапливаются и постоянно используются в практической работе контрольно-ревизионного аппарата. Срок хранения этого дела - постоянно.
Планы по контрольно-ревизионной работе- это дело формируется из перспективных, годовых и квартальных планов работы соответствующего контрольно-ревизионного органа. Не рекомендуется хранить в данном деле программы и планы проведения отдельных ревизий, поскольку они по своему содержанию представляют собой составную часть контрольно-ревизионных материалов. Срок хранения этого дела - постоянно.
Материалы ревизий и проверок - к этому делу относятся акты ревизий и отчеты о результатах проверок, проведенных собственными силами, привлеченными лицами и другими контролирующими органами. Здесь также хранятся программы и планы проведения ревизий и проверок, рабочие записи контролеров, промежуточные акты, сличительные ведомости, копии документов, письменные объяснения должностных и материально ответственных лиц. Рекомендуется также в этом деле хранить копии решений, принятых по результатам ревизий. Срок хранения этого дела - постоянно.
Журнал учета ревизий и проверок - в нем указываются наименование проверенной организации, дата проведения ревизии или проверки, период, за который она проведена, дата принятия решения по ее результатам, срок, в который должна быть представлена организацией информация о выполнении решения. Срок хранения этого журнала - постоянно.
Переписка по вопросам контрольно-ревизионной работы - систематизируются документы, относящиеся к переписке контрольно-ревизионного органа с другими организациями по различным вопросам, связанным с организацией контрольно-ревизионной работы (повышением квалификации работников контрольно-ревизионного аппарата, сборам и представлением информации о состоянии контрольно-ревизионной работы, приказы, указания, постановления). Срок хранения этого дела - не менее 5 лет.
Книга протоколов служит для регистрации заседаний ревизионной комиссии хозяйственного общества, общественной или кооперативной организации и служебных совещаний в штатных контрольно-ревизионных органах. В нее заносят содержание обсуждавшихся вопросов, выступлений и принятые решения. Срок хранения книги протоколов - постоянно. Кроме того, ведут еще два дела:
- «Заявления и жалобы работников организации», в котором обычно в течение 5 лет хранятся все поступившие заявления, жалобы и письма работников, а также материалы по результатам их рассмотрения;
- «Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции», в котором в хронологической последовательности регистрируется вся поступающая и исходящая корреспонденция по делопроизводству ревизионной комиссии. Срок хранения этого журнала - 3 года.