Проведение ревизии - это последовательный процесс, который начинается с подготовки к проведению и заканчивается проверкой устранения нарушений и недостатков, выявленных во время предыдущей ревизии.
Схематически основные этапы ревизионного процесса можно представить следующим образом:
Проведению ревизии предшествует тщательная подготовка, в ходе которой участники ревизии обязаны изучить необходимые законодательные и другие нормативные правовые акты, а также изучить имеющиеся в организации плановые, отчетные и статистические данные, материалы предыдущей ревизии и тематических проверок, поступившие сигналы и другую информацию, характеризующую работу и финансовое состояние ревизуемого предприятия.
В ходе ознакомления с этими данными контрольно-ревизионные работники получают определенное представление о размере и характере хозяйственно-финансовой деятельности проверяемой организации и часть из них приобщают к материалам для возможного использования в ходе ревизии. В этих целях каждому контрольно-ревизионному работнику рекомендуется вести свою рабочую тетрадь, в которой в произвольной форме записываются необходимые данные, характеризующие хозяйственно-финансовую деятельность проверяемой организации и отдельных должностных лиц с последующим использованием в ходе проведения ревизии или оформлением ее результатов.
Конкретные вопросы ревизии определяются программой или перечнем основных вопросов ревизии. Программа ревизии включает ее тему, период, который должна охватить ревизия, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих ревизии, и утверждаются руководителем контрольно-ревизионного органа.
Руководитель ревизионной группы до начала ревизии знакомит ее участников с содержанием программы ревизии и распределяет вопросы и участки работы между исполнителями.
Программа ревизии в ходе ее проведения с учетом изучения необходимых документов, отчетных и статистических данных, других материалов, характеризующих ревизуемую организацию, может быть изменена и дополнена.
Исходя из программы ревизии и записей, сделанных в рабочей тетради, разрабатывается план ее проведения, который включает в себя перечень предстоящих работ в хронологическом порядке, приемы и способы их выполнения и при необходимости фамилии исполнителей.
План ревизии представляет собой рабочий документ ревизионной группы или индивидуального исполнителя, который составляется руководителем этих групп или исполнителем и подлежит утверждению руководителем органа, назначившего данную ревизию или проверку. В соответствии с этим планом выполняется весь комплекс контрольно-ревизионных работ, связанных с осуществлением данной ревизии.
После осуществления подготовительных мероприятий ревизионная группа выезжает в проверяемую организацию для непосредственного проведения ревизии. Выделяют следующие основные этапы проведения ревизии:
Установление делового контакта - начальный этап проведения ревизии, на котором ревизионная группа представляется руководителю проверяемой организации и предъявляет ему решение (приказ, распоряжение) о проведении данной ревизии. Проверяющие лица знакомятся с руководителями соответствующих служб и подразделений, специалистами и должностными лицами организации, которым сообщают о целях и задачах предстоящей ревизии и предлагают вносить соответствующие предложения и заявления по изучаемым вопросам.
Оповещение - широкая огласка проводимой в организации. 0 проведении ревизии или проверки может быть сооб-1Мно по местному радио, на собрании работников, через руководителя организации и внутрихозяйственных подразделений, с помощью объявления.
На этом этапе особое внимание уделяется налаживанию постоянной связи с работниками организации в целях использования их помощи для глубокой проверки деятельности данной организации и ее должностных лиц.
Общее ознакомление с объектами контроля - ревизионная группа или индивидуальный исполнитель изучает на месте делопроизводство, документооборот, размещение аппарата управления организации и его внутрихозяйственных подразделений, места хранения денежных средств, машин, оборудования и товарно-материальных ценностей, подсобные помещения, вспомогательные и прочие производства, внутрихозяйственные дороги, подъездные пути.
В ходе общего ознакомления с организацией и основными объектами контроля ревизионная группа получает определенное представление об объеме предстоящих контрольно-ревизионных работ, вносит согласованные уточнения в план проведения ревизии или проверки и предлагает руководителю организации план контрольной инвентаризации соответствующих видов товарно-материальных ценностей, который является выпиской из плана ревизии с учетом внесенных корректировок.
Со6ственно ревизия - это основной этап, который заключается в выявлении общей картины соблюдения законности и целесообразности использования имущества в ревизуемой организации в соответствии с ее программой. Именно на этом этапе в полной мере используются элементы метода экономического контроля и прежде всего приемы и способы документального контроля.
Рациональное построение контрольно-ревизионного процесса в ходе непосредственного проведения ревизии - одно из условий повышения оперативности и эффективности экономического контроля. При этом особенно широко следует применять технические средства, способствующие существенному усилению интенсификации контрольно-ревизионного процесса.
Руководитель проверяемой организации обязан создать надлежащие условия для проведения ревизии участникам ревизионной группы - предоставить необходимое помещение, оргтехнику, услуги связи, канцелярские принадлежности и т.п. При наличии в организации диспетчерской службы и внутрипроизводственной связи контролерам должна быть представлена возможность выходить на прямую связь с внутрихозяйственными абонентами, а также использовать электронную почту. При необходимости изготовления копий с оригиналов или контрольно-ревизионных материалов отдельных документов могут использоваться множительные аппараты и иные средства копирования.
Определение размера материального ущерба - этот этап предшествует обобщению и оформлению результатов ревизии и является важным этапом проведения проверки.
В соответствии со ст. 238 ТК РФ к материальной ответственности работники привлекаются только при наличии прямого действительного ущерба. Не допускается возложение на работника материальной ответственности за ущерб, причиненный в результате нормального производственно-хозяйственного риска. Не подлежат также взысканию с работника недополученные доходы (упущенные выгоды).
Размер материального ущерба определяется на основе действительных потерь, исчисляемых: по денежным средствам - по их номинальной стоимости; по материальным ценностям - по рыночным ценам, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа; по хозяйственным процессам - по фактическим расходам.
Общее правило возмещения работником причиненного ущерба - его материальная ответственность в пределах среднего месячного заработка. Взысканию с виновных лиц в полном размере материальный ущерб подлежит только в строго установленных ст. 243 ТК РФ определенных случаях.
Для обоснования размера материального ущерба, выявленного в ходе ревизии или проверки, наряду с промежуточными актами инвентаризации при необходимости, составляются также расчеты стоимости недостающих ценностей или потерь по рыночным ценам (со ссылкой на соответствующие источники информации).
Оформление результатов ревизии и проверок означает составление документов, обобщающих результаты изучения объектов контроля и, относится к заключительному этапу. Результаты ревизии оформляются актом ревизии, а проверки отчетом, справкой, а в отдельных установленных случаях актом проверки.
На основе этих документов затем принимаются необходимые меры по устранению выявленных недостатков и нарушений, в связи с чем, к их составлению предъявляются определенные требования, соблюдение которых в контрольно-ревизионной работе является важным условием ее правильной организации и обеспечения действенности экономического контроля.