Данный вид документации является одним из основных по ряду причин:
■ эти документы фиксируют факт сделки между туроператором и клиентом, в результате которого у обоих сторон появляются ряд определенных обязанностей, не выполнение или недолжное выполнение которых приводит к наступлению ответственности стороны-нарушителя. По этой причине строгая регламентация принятых на себя обязательств перед туристом самим туроператором является практически единственным способом защиты туристического бизнеса от дальнейших несправедливых требований и претензий туриста;
■ фиксируя факты продаж туристических услуг, эти документы являются наиболее часто проверяемыми со стороны представителей контролирующих органов власти (налоговые органы, органы антимонопольной политики, лицензирующие и сертифицирующие органы государства и местной власти и т.д.), поэтому заполнение и хранение этих документов является необходимым условием ведения легальной туроператорской деятельности;
■ грамотное заполнение, систематизация, хранение данной документации позволяет туроператору отслеживать собственные продажи, оценивать эффективность рекламных кампаний, определять размер вознаграждений собственным работникам и т.д.
К числу документов, регламентирующих взаимоотношения туроператора с туристами можно отнести следующие: договор о предоставлении туристических услуг (договор-тур), туристическая путевка, туристический ваучер (инвойс), информационный лист.
Договор о предоставлении туристических услуг (или договор-тур) является основным документом, юридически подтверждающим факт коммерческой сделки между туристом и туристической фирмой. Договор-тур обязательно должен подписываться в момент договоренности (взаимного согласия) туриста и туристической фирмы, в которую он обратился за приобретением туристических услуг. Обязательное присутствие в отношениях туроператора с туристом договорных отношений является требованием правопорядка и законности. Как уже было сказано выше, сторонами договора-тура выступают сам турист (юридическое или физическое лицо) и туристическая фирма, которая обязуется предоставить туристу определенные туристические услуги. Туристической фирмой, чаще всего, выступает туристическое агентство (поскольку смысл туроперейтинга состоит в планировании туристического продукта, его продвижении и торговле через турагентства). Однако условия туристического бизнеса в Украины таковы, что во-первых, многие туроператоры занимаются продажей собственных туров непосредственно туристам (получая для этих целей помимо туроператорской еще и турагентскую лицензию), а во-вторых, многие туристические агентства подписывают договора-туры от имени туроператора — непосредственного организатора тура, или же ссылаются на туроператора в договоре. По этим двум причинам, договоры-туры присутствуют в документообороте практически любого отечественного туроператора.
Предметом договора-тура является продажа туроператором и приобретение туристом туристического продукта определенного содержания и качества по установленной цене. Договор-тур должен содержать полное описание всех туристических услуг, входящих в тур-пакет, приобретаемый туристом: маршрут тура; пункты ночевок (стоянок); сроки реализации тура (дата и время выезда и возвращения); указание наименований (в крайнем случае просто категорий) оплаченных средств размещения; указание категорий номеров; система питания по маршруту; наличие трансфера (основного и вспомогательного); наличие дополнительных услуг (лечение, посещение объектов зрелищ, экскурсии); наличие страховки и визы. В случае сложных, комбинированных индивидуальных или групповых туров разрешается в разделе договора-тура, определяющего условия предстоящей поездки, ссылаться на программу тура (обычно расписанную по дням поездки, с указанием мест ночевок, количества экскурсий, режима питания и т.д.). В такой ситуации программа тура является неотъемлемой частью договора-тура (его приложением), на ней, как и на последней странице договора-тура, обязательно ставится печать туроператора и подписи сторон.
Следующим разделом договора-тура является описание прав и обязанностей сторон. Обычно выделяют следующие права и обязанности туроператора:
■ предоставить полную и объективную информацию о предполагаемой туристской поездке (путешествии): место временного пребывания, состоянии окружающей среды; корректно оформить документы;
■ довести до сведения туриста маршрут и график его движения по этому маршруту в течение всего путешествия;
■ своевременно информировать туриста о возможных изменениях в программе путешествия;
■ своевременно сообщать о переносе даты начала тура, либо его отмене;
■ организовать тур согласно условиям настоящего договора.
■ предоставить оформленную на имя туриста туристскую путевку после 100% -ной оплаты туристом тура;
■ туроператор оставляет за собой право замены графиков туров и замены номера (в случае необходимости) аналогичными или лучшими по категории только после уведомления и согласия на это туриста.
Со своей стороны турист обязан:
■ выбрать маршрут, определить все условия поездки, заказать через туроператора перечень необходимых услуг;
■ предоставить туроператору необходимую для оформления документов информацию о личности отъезжающих;
■ заключить договор медицинского страхования на период тура либо представить имеющийся страховой полис;
■ соблюдать законодательство мест пребывания, правила проживания в средствах размещения, проезда на транспорте, перехода государственных границ, правила личной безопасности и сохранности личного имущества.
Кроме того, турист имеет право отказаться от забронированного им тура до наступления определенной даты без штрафных санкций к нему.
Отдельной частью договора-тура выступает раздел, посвященный стоимости контракта (договора). В этом разделе указывается полная стоимость турпакета (причем только тех услуг, которые были приведены и описаны в первой части договора-тура). Цена тура указывается только в национальной денежной единице (в ряде случаев позволяется использование сокращения «условные единицы»). Помимо цены указывается форма оплаты (наличная, безналичная) и график оплаты (если турист производит оплату тура частями).
Следующей частью договора-тура является определение ответственности сторон по договору, то есть подробно приводятся факты наступления ответственности как туроператора, так и туриста, и утверждается размер ответственности в случае наступления этих фактов.
Так, обычно устанавливается ответственность туроператора за:
■ изменение сроков туристической поездки или срыв тура (в размере 100% стоимости турпакета);
■ изменение программы тура в худшую сторону;
■ изменение качества туристических услуг в худшую сторону или неоказание части туристических услуг в поездке.
Ответственность туриста устанавливается за:
■ отказ от совершения поездки по причинам, не зависящим от туроператора (размер ответственности туриста устанавливается в виде прогрессивной шкалы, причем размер ответственности растет с уменьшением количества дней до начала поездки, за которое турист произвел отказ от тура);
■ состояние и достоверность документов, удостоверяющих личность, а также документов, полученных от туроператора и необходимых для осуществления поездки (например, ваучера или страхового полиса);
■ качество дополнительно заказанных и приобретенных напрямую у поставщиков или у другого туроператора туристических услуг;
■ виновный ущерб, наносимый туристом во время поездки. С целью предотвращения неправомерных претензий со стороны туриста, в договоре обычно указывается перечень возможных ситуаций, в случае наступления которых ответственность туроператора не наступает. Например, туроператор не несет ответственности в случаях:
■ наступления медицинских расходов во время исполнения тура. Покрытие расходов по случаям, как правило, обеспечивается страховым полисом;
■ изменения программы тура по причинам, от туроператора не зависящим (угроза военных действий, беспорядком катастроф, отмена автобусного и другого транспортного сообщения, трафики на дорогах, а также в других случаях, если докажет, что надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы);
■ если решением властей или соответствующих лиц туристу было отказано в возможности путешествия по причинам отсутствия надлежащих и правильно оформленных документов, нарушения туристом действующих правил проезда, причинения ущерба имуществу собственника средств размещения, нарушения правил проживания, несоблюдения действующего законодательства, состояния алкогольного или наркотического опьянения или нарушения других правил общественного порядка;
■ если поведение туриста препятствует нормальному исполнению программы для остальной группы туристов;
Туристический ваучер (или инвойс). Ваучер оформляется только туроператором (причем никаких подписей или печатей агента на ваучере не требуется) и является основным документом, гарантирующим получение туристом оплаченных туристических услуг во время отдыха. Ваучер предназначен только для его предоставления поставщикам туристических услуг и для внутренних учета и отчетности туроператора. Поэтому любой отправляющийся на отдых турист, купивший тур через туристическое агентство, обязан помимо выданной турагентством путевки иметь на руках ваучер, гарантирующий ему получение оплаченных туристических услуг. В случае, когда тур приобретается туристом непосредственно у туроператора, для получения им оплаченных услуг в туре достаточно одной путевки.
Форма туристического ваучера свободна и разрабатывается туроператором. Обязательными условиями для оформления ваучера являются:
■ указание на туроператора, выдавшего ваучер;
■ нумерация ваучера;
Типовой ваучер туроператора «Ланта-Тур-Вояж» выглядит так:
1, Suvorovskaya sq., Moscow, Russia, 103 473 Суворовская пл. Д. 1 Москва, Россия, 103473
Partner Партнёр
Наименование туристического агентства
VOUCHER №
Please provide in exchange to this order to: В обмен на ваучер обеспечить туристам:
Country Страна
Направление тура
Личные данные заезжающих
Confirmation number Номер бронирования
Contact Контактное лицо
Person(s) Человек
Ответственный менеджер
Tour Название тура
Наименование тура
Travel dates Даты
Сроки тура
Services Услуги
Перечень оплаченных туристами услуг
Необх. документы:
Какие документы необходимоиметь при себе, отправляясь в тур
Примечание:
■ содержание в ваучере данных обо всех заезжающих туристах (фамилии и паспортные данные всех путешествующих);
■ содержание оплаченных туристами туристических услуг;
■ указание на туристическое агентство, продавшее путевку непосредственно туристам;
■ сроки поездки.
Кроме того, ваучер существенно упрощает деятельность работников организаций — поставщиков туристических услуг (например, службе расселения отеля), которым уже нет необходимости связываться с менеджерами туроператора для того, чтобы установить, действительно ли прибывшие туристы оплачивали забронированный туроператором номер или же нет.
Наконец, еще одним документом, регламентирующим отношения туроператора и туриста является информационный листок. Необходимость выдачи туристам информационного листка не закреплена законодательно (то есть, туроператор имеет полное право отправить людей в поездку, не снабдив их этим документом), однако практика туризма показывает, что наличие у туриста информационного листка не только сокращает количество вопросов, могущих возникнуть у путешественников к менеджерам туроператора и требующих немедленного разрешения (что занимает довольно большую часть их рабочего времени), но и предостерегает и туриста от возможных негативных ситуаций во время тура, и туроператора от необоснованных претензий туристов по возвращению из поездок.
Смысл информационного листка как документа не столько в донесении до туриста знаний об условиях предстоящей поездки, сколько получение гарантий того, что турист ознакомлен со всей информацией о туре (это подтверждается росписью туриста под информационным листком), что не даст ему в дальнейшем винить менеджера туроператора в неполном донесении информации.
Содержание информационного листка разрабатывается самим туроператором. Можно выделить разделы информации, которые чаще всего встречаются в информационных листках отечественных работников турбизнеса. Это:
■ информация о стране или курорте, на который направляется турист (географическое расположение, национальный состав, климатические особенности, температурный режим);
■ сведения о том, каким транспортом можно добраться к месту отдыха (если в оплаченную стоимость тура не входят
транспортные услуги) и о приблизительной стоимости проезда;
■ краткое изложение правил пересечения границы (работа пограничных пунктов, список документов, необходимых для пересечения границы, товары, провоз которых через границу требует декларирования, таможенные правила и т.д.);
■ сведения о пунктах медицинской помощи и правила страхования туристов;
■ сведения о средстве размещения, в котором должны будут расселиться туристы (адрес отеля, описание того, как проехать или пройти к гостинице);
■ сведения о порядке поселения в отель (если турист должен будет размещаться самостоятельно);
■ сведения о месте и времени сбора группы (в случае групповых поездок);
■ сведения о перелете, переезде, переправах, предстоящих в туре;
■ рекомендации на время отдыха (рекомендуемые экскурсии, музеи, рестораны, парки и т.д.);
■ информация о возможных угрозах жизни или здоровью путешественника.
Как и договор-тур, информационный листок лучше составлять в двух экземплярах, один из которых, подписанный туристом, остается у работника туристического оператора, а другой — на руках отправляющегося в поездку туриста.
Схематически документооборот, сопровождающий взаимоотношения между туроператором, турагентом и туристом, возникающие при продаже тура, можно изобразить так, как представлено на схеме.
В результате покупки путевки турист должен иметь на руках следующий пакет туристических документов:
■ договор-тур, подписанный между туристом и туристическим агентством;
■ туристическая путевка, выданная туристическим агентством;
■ ваучер, выданный туроператором;
■ информационный листок, выданный туроператором или туристическим агентом;
Разумеется, помимо этого перечня документов, турист может также получить на руки, например, билеты, визу или страховку, бухгалтерские документы (приходный ордер, накладную, счет-фактуру). Но это, в отличие от перечисленных документов, не обязательно для абсолютно всех туров.