По горизонтали: 1) запись информации на различных носителях по установленным правилам; 2) установление количества и состава документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах; 3) учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного учета документов; 4) учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров; 5) предусмотренные нормативными документами условия использования архивных и конфиденциальных документов; 6) цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку; 7) свойства документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение; 8) восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению; 9) средство тиражирования документов; 10) учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов; 11) применение информации документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан; 12) справочник, в котором информация о документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации; 13) документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; 14) изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов; 15) первый или единичный экземпляр официального документа; 16) юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд; 17) средство хранения документов.
По вертикали: 1) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; 18) запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; 19) документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку; 20) организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием, длительное или постоянное хранение документов с целью использования; 21) средство специальной банковской оргтехники; 22) копия части текста документа, оформленная в установленном порядке; 23) средство изготовления изобразительных документов; 24) специально оборудованное помещение для хранения архивных документов; 25) повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; 26) физическое или юридическое лицо, создавшее документ; 27) официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов; 28) отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Тесты (ответы от 0 до 4 )
1. Отражение производственных, управленческих задач и ситуаций в документах – это: а) делопроизводство; б) документооборот; в) документирование; г) стандартизация.
2. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение – это: а) документирование; б) документооборот; в) делопроизводство; г) документационное обеспечение управления.
3. Деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними – это: а) делопроизводство; б) документооборот; в) документирование; г) унификация.
4. К принципам организации документооборота относится: а) возвратное движение документов; б) параллельность выполнения различных операций; в) рассылка документов всем сотрудникам; г) установление максимального единообразия в прохождении и обработке конкретных видов документов.
5. Установление единообразия в составе и формах документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач – это: а) унификация; б) стандартизация; в) сертификация; г) лицензирование.
6. Напишите термин – «Уменьшение многообразия и видов изделий одинакового функционального назначения; установление единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач».
7. Укажите этапы документооборота: а) экспедиционная обработка входящих документов; б) предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения; в) рациональное движение документов внутри организации; г) обработка исполненных и отправляемых документов.
8. К оригинальным задачам в делопроизводстве относятся те, которые: а) повторяются и поэтому целесообразно стандартизировать как технологию их решения, так и формы представления информации; б) можно унифицировать и стандартизировать в полном объеме; в) нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме, но для них могут быть стандартизированы принципы решения; г) нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме, для них не могут быть стандартизированы также принципы решения.
9. Инициативный документ – это: а) документ, созданный на данном предприятии для внутреннего использования; б) документ, созданный на данном предприятии и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле; в) документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса; г) документ, полученный от других организаций (лиц).
10. Обработка входящих документов включает их: а) предварительное рассмотрение; б) регистрацию; в) согласование; г) удостоверение.
11. При получении документов их упаковка уничтожается, если: а) в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя; б) в документах имеются все реквизиты; в) на упаковке имеется гриф «Лично»; г) получена доплатная корреспонденция.
12. Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения: а) удостоверение документа; б) исполнение документа; в) визирование; г) регистрация.
13. Рассмотрение документа руководством сопровождается: а) подписанием документа; б) написанием резолюции; в) проставлением отметки о поступлении; г) регистрацией документа.
14. Обработка исходящих документов включает их: а) отправку; б) подготовку проекта; в) согласование; г) удостоверение.
15. Отправка документа требует: а) проставить исходящий регистрационный индекс; б) адресовать документ; в) проверить наличие приложений; г) согласовать документ.
16. Подлинный документ можно передать только посредством: а) факсимильных аппаратов; б) электронной почты; в) пневмопочты; г) факс-модемов.
17. Не подлежат регистрации: а) приказы; б) приглашения; в) отчеты; г) информационные материалы.
18. Документ регистрируется: а) в канцелярии; б) секретарем; в) журнале факсограмм; г) только один раз.
19. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме – это:
а) каталог дел; б) номенклатура дел; в) классификатор; г) архивный перечень.
20. Номенклатура дел решает задачу: а) классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела; б) ориентирования в сроках хранения дел; в) ориентирования в ценности документа; г) построения информационно-поисковой системы организации.
21. Номенклатура дел может быть: а) типовой; б) примерной; в) индивидуальной; г) сводной.
22. В заголовках дел не употребляются формулировки типа: а) «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании тары»; б) «Разные материалы»; в) «Общая переписка»; г) «Протоколы заседаний совета директоров за 2003 г.».
23. Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела – это: а) формирование дела; б) опись документов дела; в) оформление дела; г) регистрация документов дела.
24. В дело обычно формируются документы одного календарного года, кроме: а) личных дел; б) переходящих дел; в) дел в высших учебных заведениях и театрах; г) дел выборных органов и их постоянных комиссий.
25. Экспертиза документов – это: а) применение информации документов в культурных, научных, политических и других целях, для обеспечения законных прав и интересов граждан; б) установление количества и состава документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах; в) восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению; г) отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
26. Экспертиза ценности документа включает: а) отбор документов для их передачи на постоянное хранение в государственные архивы России; б) отбор документов для их уничтожения; в) установление или изменение сроков хранения документов; г) присвоение грифа ценности.
27. К критериям оценки документа относится: а) время и место образования документа; б) подлинность и копийность документа; в) дублетность документа; г) значение информации, содержащейся в документе.
25. Опись документов - это: а) учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного учета документов; б) учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров; в) учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов; г) справочник, в котором информация о документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.
28. Дубликат документа - это: а) повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; б) официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов; в) копия части текста документа, оформленная в установленном порядке; г) документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
29. Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку - это: а) дело; б) каталог; в) альбом форм документов; г) табель форм документов.
30. Коммерческая тайна – это: а) несекретные сведения, утверждаемые и вводимые в действие приказом директора фирмы и являющиеся собственностью фирмы; б) государственные секреты, охраняемые государством; в) предусмотренные нормативными документами условия использования архивных и конфиденциальных документов; г) свойства документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение.
31. К организационным и технологическим особенностям конфиденциального делопроизводства относятся: а) формирование дел и составление внутренней описи документов; б) проведение систематических проверок наличия документов; в) регистрация данных о документе, фиксация всех этапов его прохождения и местоположения; г) ограниченный доступ к документам.
32. Первый или единичный экземпляр официального документа – это: а) его дубликат; б) его копия; в) подлинник документа; г) выписка из документа.
33. Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами – это: а) формирование дела; б) опись документов дела; в) оформление дела; г) регистрация документов.
34. Понятие «обращение граждан» включает: а) предложение; б) заявление; в) жалобу; г) ходатайство.
35. Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются: а) термины, используемые при работе с управленческой информацией; б) организационные структуры организаций, учреждений и предприятий; в) управленческие функции; г) управленческая документация.
36. Принимает и обрабатывает входящую документацию: а) секретарь фирмы; б) работник канцелярии; в) сотрудник общего отдела; г) дежурный.
37. К числу документов-оснований к приказам по личному составу относятся: а) личное заявление работника; б) докладная записка; в) представление; г) служебное задание.
38. Дубликат трудовой книжки выдается, если: а) гражданин работает одновременно в нескольких местах; б) работник утратил трудовую книжку; в) трудовая книжка пришла в негодность; г) в трудовой книжке имеются ошибочные записи.
39. К числу унифицированных кадровых документов относятся: а) личные заявления работников; б) личные карточки работников; б) трудовая книжка; в) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
40. Для осуществления секретарем кассовых операций на предприятии необходимо: а) установить лимит остатка кассы; б) установить цели расхода наличных средств; в) установить конкретных работников, расходующих средства; г) установить сроки расходования наличных средств.
41. Секретарь проводит кассовые операции, применяя документы: а) приходный кассовый ордер, б) платежное поручение; в) чек; г) авансовый отчет.
42. Договорные отношения между предприятиями устанавливаются на основании: а) Гражданского кодекса РФ; б) уставов предприятий; в) нормативных актов, издаваемых местными органами власти; г) нормативных актов, издаваемых отдельными министерствами и государственными комитетами.
43. Принципом информационного обеспечения работы руководителя является: а) полнота информации; б) оперативность; в) адресность; г) достоверность.
44. Законченный в смысловом отношении отрезок текста, позволяющий установить значение входящего в него слова или фразы – это: а) аннотация; б) реферат; в) контекст; г) конспект.
45. Формой представления секретарем обобщенной информации руководителю является: а) тематический реферат; б) информационно-аналитическая справка; в) сводная таблица; г) подборка документов.
46. Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием, длительное или постоянное хранение документов с целью использования: а) канцелярия; б) секретариат; в) архив; г) экспедиция.
47. Назовите средство составления и изготовления документов: а) ксерокс; б) диктофон; в) резательная машина; г) фотоаппарат.
48. К средствам специальной банковской оргтехники относится: а) компьютер; б) калькулятор; в) детектор валют; г) банкомат.
49. Назовите средства обработки документов: а) конвертовскрывающие машины; б) компьютер; в) ксерокс; г) ламинатор.
50. Укажите носителя современной информации:а) бумага; б) скоросшиватель; в) принтер; г) кинолента.
51. К средствам хранения и перемещения документов относится: а) лифт;
пневмопочта; в) папка; г) принтер.
52. Средством тиражирования документов является: а) ризограф; б) степлер; в) принтер; г) ламинатор.