ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение. Цель и задачи курса......................................................4
Тематический план...........................................................................5
Программа курса «Документационное обеспечения
управления»……………...................................................................7
Литература………………………………………………………...24
Методические материалы для самостоятельной работы
студентов и их подготовке к тестовому контролю
знаний................................................................................................27
Вопросы итогового контроля..........................................................53
Словарь……….… …………………………………………………56
Примеры документов и их реквизитов………….…………….71
ВВЕДЕНИЕ. ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ КУРСА
Всовременном мире менеджеры тратят 50–90% рабочего времени на процессы, обусловленные обработкой документационной информации.
В нашей стране создана солидная нормативно-методическая база делопроизводства: изданы законы, нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждений, а также регламентирующие работу службы делопроизводства.
Дисциплина «Документационное обеспечение управления» включена в ряд государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования третьего уровня.
Цель изучения дисциплины состоит в формировании умения работать с документами и грамотно составлять их на основе государственных стандартов.
Для реализации цели решаются следующие задачи:
- изучение нормативно-методической базы делопроизводства;
- освоение общих правил оформления документов;
- ознакомление с системами документации;
- овладение языком документа;
- изучение специальных терминов и понятий;
- изучение системы документооборота;
- приобретение навыков формирования, оформления и систематизации дел;
- применение средств организационной техники.
Дисциплину желательно изучать на старших курсах как практическую подготовку к конкретной профессиональной деятельности на основе знаний, ранее полученных при изучении таких дисциплин, как менеджмент, информационные технологии в управлении, история государственного управления в России, система государственного управления, правоведение и др.
Курс рассчитан на 96 часов, из них 48 часов – аудиторные занятия, включающие 40 часов лекций и 8 часов семинарских занятий, на которых проводятся два промежуточных тестовых контроля знаний студентов по изученным к данному моменту темам с последующим подробным разбором выполненных заданий, а также 48 часов – самостоятельная работа по изучению курса и подготовке к промежуточному и итоговому контролю знаний. Итоговым контролем знаний и умений является зачет.
ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН
№
Наименование
темы
Всего
часов
в том числе
аудиторных часов
всего
в том числе
лек-
ции
семи-
нары
РАЗДЕЛ I.
Тема 1. Роль документационного обеспечения управления (ДОУ) в развитии общества. Терминология ДОУ
-
Тема 2. История развития системы
государственного делопроизводства
-
Тема 3. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
-
Тема 4. Общие правила оформления
документов
-
Тема 5. Системы документации
-
Тема 6. Совершенствование состава и форм документов
-
Тема 7. Особенности языка и стиля служебных документов
-
Промежуточный контроль знаний
по разделу I
-
РАЗДЕЛ II.
Тема 8. Порядок движения документов в организации
-
Тема 9. Систематизация и хранение
документов в делопроизводстве
-
Тема 10. Порядок обращения с конфиденциальными документами
-
Тема 11. Архивное хранение документов и дел
-
Тема 12. Организация секретарской деятельности
-
Тема 13. Работа с кадровыми, бухгалтерскими документами, договорами и
доверенностями
-
Тема 14. Средства организационной техники
-
Промежуточный контроль знаний
по разделу I I
-
Практикум по теме «Технология создания наиболее распространенных документов»
-
Итоговый контроль знаний - зачет
Всего:
ПРОГРАММА КУРСА
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»
РАЗДЕЛ I
Тема 1. Роль документационного обеспечения управления (ДОУ)
В развитии общества. Терминология ДОУ
Понятие документа. Первые сохранившиеся документы в истории человечества. Многообразие форм современной документации. Документирование информации.… 1.2. Проблемы документирования информации и основные пути их решения
Кумулятивный (накопительный) поток документации - «бумажный бум», его причины и основные пути его сокращения. Широкое…
В современных условиях сложилась система документационного обеспечения разных видов деятельности человека. Важно понять необходимость документирования общественных событий для упорядоченности жизни людей, деятельности организаций и государства. Документоведение имеет свои термины и понятия, которые необходимо усвоить. Документационное обеспечение управления предполагает достижение двух взаимосвязанных целей - документирование информации и организация документооборота. В процессе документирования информации нередко образуется «бумажный бум», блокирующий управленческую деятельность. Для его преодоления применяется ЭВМ, осуществляется унификация документирования, создаются ГОСТы.
Тема 2. История развития системы
Государственного делопроизводства
2.1. Делопроизводство в Древнерусском государстве
Основные направления развития делопроизводства: развитие форм документов,… 2.2. Приказное делопроизводство ХV–ХVII вв.
Тема 3. Нормативно-методическая база
Документационного обеспечения управления
Определение и структура нормативно-методической базы делопроизвод-ства. Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Уголовный кодекс РФ о документах,… 3.2. Государственные стандарты на документацию. Унифицированные системы… Стандартизация и ее роль. Единая государственная система стандартизации, стандарты на унифицированные системы…
Одной из задач управленца является грамотное составление различных документов. Это предполагает знание основных реквизитов, правил их оформления и расположения на документе. Особое место среди документов занимают гербовые бланки. Необходимо знать правила их изготовления, а также учета, контроля и тиражирования.
Тема 5. Системы документации
5.1. Система организационно-правовой документации
Содержание и функции системы организации управления. Структура и особенности организационно-правовых документов. Устав, положение об организации, положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе), должностная инструкция, инструкция: структура документов, порядок их составления и оформления.
5.2. Система распорядительной документации
Назначение и состав распорядительной документации. Два способа управления (коллегиальный и на основе единоначалия) и соответственно издания распорядительных документов. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения. Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения.
Порядок составления и оформления распорядительных документов: постановления, решения, приказа, распоряжения, указания.
5.3. Система информационно-справочной документации
Назначение и состав информационно-справочной документации. Порядок составления и оформления информационно-справочных документов: протокола заседания, акта, докладной записки, служебной записки, заявления, представления, справки, сводки, заключения, отзыва, перечня, списка.
5.4. Деловая переписка
Понятие деловой переписки. Правила оформления делового письма. Разновидности деловых писем, содержащих запрос, просьбу, предложение, гарантию, заявку, ответ, сообщение, информацию, напоминание, требование, приглашение, рекламу, заказ, претензию (рекламацию). Разновидности форм предоставления деловой информации: почтовое отправление, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение.
5.5. Системы плановой и отчетной документации
Роль и содержание планирования деятельности организации. Плановые документы и их особенности. Составление и оформление отдельных видов плановых документов: программы, плана.
Назначение и состав отчетной документации. Составление и оформление отчетных документов: отчета.
5.6. Оформление документов за рубежом
Международные стандарты на документацию. Особенности ведения деловой переписки за рубежом.
Все основные документы, несмотря на их разнообразие могут быть объединены в рассмотренные выше системы однотипных по функциональному признаку документов. Причем документы каждой системы имеют свой набор реквизитов и свои особенности оформления и применения. Понимание особенностей каждой системы документации позволяет менеджеру правильно составлять и издавать документы, а также их систематизировать для хранения и быстрого поиска. Важно знать перечень конкретных документов, относящихся к каждой из систем документации.
Развитие международных связей предполагает знание документационного обеспечения управления за рубежом в части организации взаимоотношений с иностранными партнерами.
Тема 6. Совершенствование состава и форм документов
Понятие оригинальных и однотипных задач в управленческой деятельности. Значение и объекты унификации и стандартизации.
6.2. Табель форм документов. Альбом форм документов
Табель форм документов и этапы его разработки. Структура Табеля форм документов (по функциональному признаку). Понятие…
РАЗДЕЛ II
Тема 8. Порядок движения документов в организации
Документооборот. Этапы документооборота. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. Входящие, внутренние и исходящие документы.… 8.2. Анализ, методы учета и сокращения документооборота
Принципы организации документооборота. Организация рационального движения документов внутри организации.…
Тема 9. Систематизация и хранение
Документов в делопроизводстве
Основные требования к номенклатуре дел. Типовая, примерная и конкретная номенклатура дел. Этапы разработки номенклатуры дел: определение
круга документов для включения в номенклатуру дел, составление заголовков дел,… 9.2. Организация текущего хранения документов
Тема 10. Порядок обращения
С конфиденциальными документами
Значение информационной безопасности. Защищенный документооборот и его принципы. Условия отнесения информации к коммерческой тайне. Перечень ценных… 10.2. Система и технология защиты ценной информации и конфиденциальных… Понятие и комплексность системы защиты информации. Основные направления ее защиты: правовая, организационная,…
Тема 12. Организация секретарской деятельности
Служба ДОУ в организации. Секретариат (аппарата руководителя): цели, задачи и функции. Определение численного и должностного состава секретарской… 12.2. Информационное обеспечение деятельности руководителя
Тематика информационных запросов руководителя. Этапы информационной работы. Источники информации (внутренние и…
Тема 13. Работа с кадровыми, бухгалтерскими
Документами, договорами и доверенностями
Особенности работы с кадровыми документами. Унифицированная система документации по труду: состоянию рынка труда, трудовым отношениям, повышению… Документы, создаваемые и предъявляемые при приеме на работу. Трудовой договор… 13.2. Работа секретаря с бухгалтерскими документами
МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ СТУДЕНТОВ
И ИХ ПОДГОТОВКЕ К ТЕСТОВОМУ КОНТРОЛЮ ЗНАНИЙ
РАЗДЕЛ I.
Кроссворд 1
По горизонтали: 1) термин, закрепленный с 14 в. за всеми лицами, ведущими делопроизводство; 2) государственное учреждение на Руси в 15 – 17 вв.; 3) самостоятельное подразделение, осуществляющее делопроизводственную деятельность; 4) основное место хранения документов в Древнерусском государстве; 5) форма документа, свиток из подкрепленных друг к другу узких листов бумаги; 6) процесс подготовки, рассмотрения и решения дела; 7) проверка правильности ведения дел, хранения документов, сроков давности дел и других сторон деятельности; 8) типовая устойчивая форма, образец отдельных наиболее распространенных документов; 9) учреждения государственного управления в XIX-XX вв.
По вертикали: 10) государственные учреждения нового типа, введенные Петром I; 11) основная форма документа, фиксирующего правовые отношения в Древнерусском государстве; 1) движение документа с момента его создания до момента его уничтожения или передачи в архив; 2) особо выделанная телячья, баранья и козлиная кожа, применявшаяся в качестве основного материала для письма в Древнерусском государстве; 12) представитель власти на местах, осуществлявший управление территорий на Руси в 15-17 вв.; 13) особое подразделение, осуществляющее хранение оконченных дел; 14) обращение граждан в центральные органы власти русского государства в 15–17 вв.
Кроссворд 2
По горизонтали: 1) нормативный документ, содержащий систематизированный свод сгруппированных наименований объектов и присвоенные им коды; 2) нормативный документ, закрепляющий унификацию делопроизводства; 3) фиксация на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; 4) установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций; 5) информация, фиксированная на каком-либо материальном носителе.
По вертикали: 1) цифровое обозначение унифицированных форм документов в ходе составления классификаторов информации; 6) цифровое обозначение, являющееся элементом идентификации объектов в ходе их классификации; 7) международный договор по определенному вопросу; 8) учреждение для постоянного хранения документов; 9) внесение должностным лицом, а также государственным служащим или служащим органа местного самоуправления, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, и равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание; 10) договор, соглашение; 11) документ, подтверждающий соответствие продукции, процессов и услуг установленным требованиям.
Кроссворд 3
По горизонтали: 1) реквизит, фиксирующий указание руководителя по поводу исполнения документа; 2) стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной; 3) реквизит документа, содержащийся в классификаторах; 4) расстояние между строками документа; 5) расстояние от границ документа до краев бумаги; 6) предварительное рассмотрение вопроса, содержащегося в проекте документа; 7) реквизит, проставляемый на наиболее важных документах, подтверждающий подлинность подписей на нем.
По вертикали: 1) отдельный составляющий элемент документа, имеющий определенное местоположение; 8)реквизит, отражающий содержание документа; 9) организация или лицо, которому направляется документ; 10) реквизит, характеризующий отличительный знак государства, территории, населенного пункта; 11) обязательный реквизит, представляющий собой один из способов удостоверения документов; 12) реквизит, означающий внутреннее согласование документа; 13) символическое графическое изображение фирмы; 14) реквизит, дополняющий, разъясняющий и детализирующий отдельные вопросы, затронутые в тексте документа.
Кроссворд 4
1) Документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий; 2) цифровое обозначение унифицированных форм документов, видов деятельности, отраслей, организационных структур и т.д.; 3) документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей, 4) пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «лично»); 5) правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения; 6) документ, содержащий мнение организации или специалиста по какому-либо документу или вопросу; 7) правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; 8) обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте; 9) документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера; 10) правовой акт, принимаемый совещательными и коллегиальными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности; 11) правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации или его заместителем преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации; 12) документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и
К
Т
К
О
Д
П
Л
А
Н
Г
Р
И
Ф
У
С
Т
А
В
О
Т
З
Ы
В
П
Р
И
К
А
З
П
И
С
Ь
М
О
С
П
Р
А
В
К
Р
Е
Ш
Е
Н
И
У
К
А
З
А
Н
П
Р
О
Т
О
К
З
А
Я
В
Л
Е
Е
И
Н
С
Т
Р
У
И
Я
Т
Е
Л
Е
Г
Р
М
А
Ф
А
К
С
О
Г
М
М
А
П
Р
Е
Д
Л
О
Н
И
Е
Р
А
С
П
О
Р
Е
Н
И
Е
С
О
Г
Л
А
С
А
Н
И
Е
П
Р
Е
Д
С
Т
Л
Е
Н
И
Е
П
О
С
Т
А
Н
Л
Е
Н
И
Е
Т
Е
Л
Е
Ф
О
Г
Р
А
М
М
А
А
К
Т
принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах; 13) документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника; 14) правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения; 15) правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций и предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц; 16) обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования; 17) получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданная по каналам факсимильной связи; 18) документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу; 19) правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов; 20) процедура доработки документа, в ходе которой выясняется мнение о документе разных лиц; 21) документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения; 22) правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами; 23) обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Тесты (ответы от 0 до 4 )
1. Центрами документоведения и хранения в Древнерусском государстве являлись:
а) гостинные дворы;
б) монастыри;
в) храмы;
г) архивы.
2. К числу делопроизводителей в Древнерусском государстве относились:
а) секретари;
б) дьяки;
в) экзекуторы;
г) канцеляристы.
3. Формуляр – это:
а) основная форма документа, фиксирующая правовые отношения в Древнерусском государстве;
б) особо выделанная телячья, баранья и козлиная кожа, применявшаяся в качестве основного материала для письма в Древнерусском государстве;
в) самостоятельное подразделение, осуществляющее делопроизводственную деятельность;
г) типовая устойчивая форма (образец) отдельных наиболее распространенных документов.
4. Отберите черты систем приказного делопроизводства:
а) основной формой документа является столбец;
б) появление специальных ведомств, занимающихся делопроизводством;
в) практика личных поручений великого князя ближайшему окружению;
г) пергамент заменен бумагой.
5. В какой системе делопроизводства принимавшие решения руководители государственных учреждений не ставили своих подписей под внутренними документами государства:
а) приказной;
б) коллежской;
в) министерской;
г) советского периода.
6. Кто из российский правителей осуществил впервые губернскую реформу, внеся иерархический порядок в делопроизводство губерний:
а) Алексей Михайлович;
б) Петр I;
в) Екатерина II;
г) Николай II.
7. Установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций:
а) унификация;
б) сертификация;
в) кодирование;
г) документирование.
8. Обязательным условием для включения информации в информационные ресурсы, осуществляемого в порядке, устанавливаемом органами государственной власти является ее:
а) стандартизация;
б) защита;
в) документирование;
г) выкуп государством у частных лиц.
9. К числу унифицированных систем документации не относится:
а) отчетно-статистическая документация;
б) банковская документация;
в) документация Пенсионного фонда РФ;
г) информационно-справочная документация.
10. Стандартизация, как деятельность по установлению норм, правил и характеристик, призвана обеспечивать:
а) государственную защиту интересов потребителей;
б) безопасность хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
в) техническую и информационную совместимость, а также взаимозаменяемость продукции;
г) экономию всех видов ресурсов.
11. К числу уголовно наказуемых действий относится:
а) похищение или повреждение документов, штампов, печатей;
б) служебный подлог;
в) утрата документов, содержащих государственную тайну;
г) регистрация незаконных сделок с землей.
12. К институтам, регулирующим документационное обеспечение управления в стране, относится:
а) Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт РФ);
б) Министерства и государственные комитеты;
в) Правительство РФ;
г) учреждения, организации, предприятия.
13. В правом верхнем углу документов располагаются следующие реквизиты:
а) гриф согласования;
б) отметка о контроле;
в) гриф утверждения;
г) адресат.
14. В левом верхнем углу документов располагаются следующие реквизиты:
а) резолюция;
б) отметка о наличии приложения;
в) отметка об исполнителе;
г) код организации.
15. К взаимоисключающим реквизитам относятся:
а) эмблема организации и герб;
б) код организации и код формы документа;
в) регистрационный индекс документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа;
г) гриф утверждения и печать.
16. Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления, то указывается:
а) непосредственно вышестоящая организация;
б) самая главная вышестоящая организация;
в) не более трех степеней подведомственности;
г) не указывается ни одна вышестоящая организация.
17. Датой документа может быть дата:
а) его написания и согласования;
б) его подписания;
в) его утверждения;
Г) проведения заседания, на котором рассмотрен документ.
18. Даты в документах могут быть оформлены:
а) 22. 08. 97;
б) 22 августа 1996 года;
в) 1988. 02. 22;
г) 22. 08. 97 13 час.45 мин.
19. Какие реквизиты документов пишутся как правило от руки:
а) виза;
б) резолюция;
в) подпись;
г) адресат.
20. Распределите слова по соответствующим грифам:
А) «Верно» А) визы
Б) «Для служебного пользования» Б) отметка об исполнителе
В) «Замечания прилагаются» В) отметка о заверении копии
Г) «Петров М.К. 924-76-40» Г) гриф ограничения доступа к документу
21. В состав организационно-правовой документации входит:
а) положение;
б) штатное расписание;
в) приказ;
г) справка.
22. Правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности – это:
а) устав;
б) программа;
в) решение;
г) отчет.
23. Регламент - это:
а) документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника;
б) документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке;
в) документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
г) правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
24. К распорядительной документации относится:
а) акт;
б) постановление;
в) положение;
г) инструкция.
25. Какие документы имеют гриф утверждения:
а) устав;
б) штатное расписание;
в) приказ;
г) программа.
26. Какие документы визируются:
а) должностная инструкция;
б) штатное расписание;
в) справка;
г) проект приказа.
27. К информационно-справочной документации относится:
а) протокол;
б) распоряжение;
в) регламент;
г) акт.
28. Документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах:
а) программа;
б) план;
в) регламент;
г) протокол.
29. В правом нижнем углу располагаются реквизиты:
а) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
б) код формы документа;
в) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
Г) гриф ограничения доступа к документу.
30. В левом нижнем углу располагаются реквизиты:
а) код причины постановки на учет;
б) оттиск печати;
в) визы;
г) отметка об исполнителе.
31. Отберите черты коллежского делопроизводства:
а) выделение самостоятельных реквизитов;
б) введение контроля исполнения документов;
в) появление канцелярий;
г) появление архивов.
32. Пергамент – это:
а) основная форма документа, фиксирующая правовые отношения в Древнерусском государстве;
б) особо выделанная телячья, баранья и козлиная кожа, применявшаяся в качестве основного материала для письма в Древнерусском государстве;
в) самостоятельное подразделение, осуществляющее делопроизводственную деятельность;
г) типовая устойчивая форма (образец) отдельных наиболее распространенных документов.
33. Грамота – это:
а) основная форма документа, фиксирующая правовые отношения в Древнерусском государстве;
б) особо выделанная телячья, баранья и козлиная кожа, применявшаяся в качестве основного материала для письма в Древнерусском государстве;
в) самостоятельное подразделение, осуществляющее делопроизводственную деятельность;
г) типовая устойчивая форма (образец) отдельных наиболее распространенных документов.
34. Докладная записка - это:
а) документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника;
б) документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке;
в) документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
г) правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
35. Форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков – это:
а) трафарет;
б) таблица;
в) анкета;
г) бланк.
36. Документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения:
а) представление;
б) регламент;
в) инструкция;
г) докладная записка.
37. К какому грифу относятся слова «Замечания прилагаются»:
а) виза;
б) ограничение доступа к документу;
в) отметка о заверении копии;
Г) отметка об исполнителе.
38. Форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков - это:
а) трафарет;
б) таблица;
в) анкета;
г) бланк.
39. В каком документе используются слова «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…» в качестве языковой формулы, как результат унификации языковых средств:
а) в гарантийном письме;
б) в письме-претензии;
в) в распорядительном документе;
г) в претензионном (рекламационном) письме.
40. Какое сокращение является аббревиатурой:
а) АГЗ МЧС РФ;
б) Мосэнерго;
в) и.о., руб.;
г) о/м, п/о.
41. Слово, которое обозначает новое понятие, употребляемое в документах, – это:
а) аббревиатура;
б) синоним;
в) неологизм;
г) архаизм.
42. Реквизит «подпись» включает:
а) личную роспись руководителя;
б) личную роспись руководителя и ее расшифровку;
в) указание должности, личную роспись руководителя и ее расшифровку;
г) указание должности, личную роспись руководителя, ее расшифровку и печать.
43. Отберите принцип официально-делового стиля документации:
а) предоставления максимально возможной информации;
б) применение слов «мы выполним», «я сделаю»;
в) ограниченность в применении языковых средств;
г) применение четких односложных ответов «да», «нет».
44. Информационно-справочный документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий решение поставленной задачи:
а) протокол;
б) инструкция;
в) акт;
г) программа.
45. Лексическое сокращение слова, употребляемого в документах – это:
а) аббревиатура;
б) синоним;
в) неологизм;
г) пароним.
46. Что не относится к официально-деловому стилю документа:
а) адресность информации;
б) тематическая ограниченность в применении языковых средств;
в) предоставление максимально возможной информации;
г) максимально возможное применение сокращений.
47. Альбом форм документов организации – это:
а) перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления;
б) сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации;
в) сборник образцов всех применяемых в организации документов;
г) сборник шаблонов для применяемых в организации документов.
48. К заголовочной части документа относится:
а) юридический адрес;
б) виза;
в) резолюция;
г) эмблема фирмы.
49. К правилам делового этикета относятся:
а) неторопливость с ответом;
б) благодарность за ответ или действие;
в) обстоятельное изложение документа;
г) умение слушать других людей.
50. Форма представления грамматически связного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией – это:
а) трафарет;
б) таблица;
в) анкета;
г) бланк.
51. В каком документе используются слова «… в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции» в качестве языковой формулы, как результата унификации языковых средств:
а) в гарантийном письме;
б) в рекламационном письме;
в) в информационном письме;
г) в письме-требовании.
52. Слова, которые становятся неофициальным заменителем термина и их применение в документах недопустимо, – это:
а) профессионализмы;
б) синонимы;
в) неологизмы;
г) паронимы.
Вопросы и задания
1. Объясните зависимость состояния делопроизводства от развития государственного управления в Древнерусском государстве.
2. Охарактеризуйте приказное делопроизводство (XV–XVII вв.) и укажите основные направления его развития.
3. Охарактеризуйте коллежское делопроизводство и укажите принципиальные изменения, внесенные в делопроизводство Петром I и Екатериной II.
4. Объясните систему министерского делопроизводства и объясните ее строго регламентированный иерархический характер.
5. Укажите особенности документационного обеспечения управления в советский период.
6. Укажите четыре новейших технических средства, применявшихся в делопроизводстве в последней трети ХIX века.
7. Охарактеризуйте нормативно-правовую базу делопроизводства.
8. Назовите общие принципы документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц, определяемые Гражданским кодексом РФ.
9. Назовите правонарушения в делопроизводстве и меры наказания за них, определяемые Уголовным кодексом РФ.
10. Назовите общие принципы организации документационного обеспечения трудовых отношений, определяемые Трудовым кодексом РФ.
11. Дайте общее понятие государственной системы стандартизации и назовите нормативные акты, их регулирующие.
12. Дайте общее понятие информационных ресурсов и назовите нормативные акты, их регулирующие.
13. Дайте общее понятие государственной и коммерческой тайны и назовите соответствующие нормативные акты.
14. Дайте общее понятие архивного дела в стране и назовите нормативные акты, его регулирующие.
15. Охарактеризуйте метод унификации и унифицированные системы документации.
16. Охарактеризуйте единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
17. Охарактеризуйте Государственную систему документационного обеспечения управления.
18. Назовите 30 реквизитов документов и укажите те из них, которые исключают друг друга.
19. Разъясните применение и расположение на документе таких реквизитов, как государственный герб, герб субъекта РФ, эмблема организации, код организации, код формы документа, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
20. Разъясните применение и расположение на документе таких реквизитов, как наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа.
21. Разъясните применение и расположение на документе таких реквизитов, как регистрационный индекс документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания, гриф ограничения доступа к документу.
22. Разъясните применение и расположение на документе реквизитов: адресат, гриф утверждения, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле.
23. Приведите примеры и поясните разные виды текста документа: трафарет, анкету, таблицу.
24. Разъясните применение и расположение на документе таких реквизитов, как отметка о наличии приложений, подпись, гриф согласования, визы.
25. Разъясните применение и расположение на документе таких реквизитов, как печать, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию,
идентификатор электронной копии документа.
26. Дайте определение бланка документа и охарактеризуйте разные виды бланков документов, их оформление.
27. Назовите требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Приведите примеры.
28. Назовите системы документации и дайте общую характеристику каждой из них.
29. Определите назначение и состав организационно-правовой документации.
30. Охарактеризуйте порядок составления и оформления отдельных видов организационно-правовых документов.
31. Определите назначение и состав плановой документации. Охарактеризуйте порядок составления и оформления плановых документов.
32. Определите назначение и состав распорядительной документации.
33. Охарактеризуйте процедуры издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения и коллегиальности.
34. Охарактеризуйте порядок составления и оформления распорядительных документов.
35. Охарактеризуйте порядок составления и оформления отдельных видов информационно-справочных документов.
36. Охарактеризуйте порядок составления и оформления отдельных видов деловых писем.
37.Определите назначение и состав отчетной документации. Охарактеризуйте порядок составления и оформления отчетных документов.
38. Охарактеризуйте виды и содержание деловой переписки.
РАЗДЕЛ II
Кроссворд
По вертикали: 1) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; 18) запись учетных…
Тесты (ответы от 0 до 4 )
Вопросы и задания
1. Проведите различие между терминами: «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «документирование информации», «документопотоки», «документооборот».
2. Дайте определение документооборота и разъясните, на решение каких задач направлена его организация.
3. Охарактеризуйте особенности работы с входящими документами.
4. Охарактеризуйте особенности работы с исходящими документами.
5. Объясните, с какой целью проводится анализ документооборота и какими методами сокращается его объем.
6. Разъясните цель, механизм и формы регистрации документов.
7. Разъясните содержание контроля исполнения документов, его этапы и технологию.
8. Объясните необходимость и содержание информационно-справочной работы службы ДОУ организации.
9. Напишите форму номенклатуры дел и сформулируйте общие требования к ней. Объясните виды, этапы разработки, разделы номенклатуры дел.
10. Покажите, как осуществляется текущее хранение документов и их использование. Что означают «Лист-заместитель», «Карта-заместитель»?
11. На примере «Личного дела студента» расскажите о формировании дел
12. Охарактеризуйте экспертизу ценности документов, критерии оценки документов, оформление ее результатов, работу экспертной комиссии.
13. Покажите различие между формированием дела и оформлением дела.
Объясните, почему так важно правильно и четко оформить обложку дела.
14. Составьте внутреннюю опись «Личного дела студента». Разъясните, какие бывают описи и для чего они составляются.
15. Сформулируйте обязательства сотрудника, работающего с конфиденциальными документами, и дайте пояснения.
16. Поясните отличия государственной и коммерческой тайны, процесс подготовки и издания конфиденциальных документов.
17. Охарактеризуйте систему доступа к конфиденциальной информации и каналы возможной утечки информации.
18. Разъясните работу секретаря с разными видами обращений граждан
19. Назовите функции кадровой службы, которые в небольших организациях выполняет секретарь, и кадровые документы.
20. Объясните назначение трудового договора, его структуру и срок хранения.
21. Назовите приказы по личному составу. Объясните, почему кадровые документы унифицированы и какие документы служат основанием к приказам по личному составу.
22. Рассмотрите Трудовой кодекс РФ с позиции документационного обеспечения управления.
23. Объясните назначение трудовой книжки и процедуру работы с трудовыми книжками в организации. Как трудовая книжка сочетается с трудовым договором?
24. Составьте внутреннюю опись «Личного дела работника».
25. Назовите бухгалтерские документы, с которыми приходится работать секретарю организации, и объясните необходимость этой работы.
24. Рассмотрите Гражданский кодекс РФ с работы секретаря с договорами и доверенностями.
25. Разъясните, какие правонарушения существуют в делопроизводственном процессе и как они отражены в Уголовном кодексе РФ.
26. Напишите должностную инструкцию секретаря.
27. Охарактеризуйте тематику информационных запросов руководителя к секретарю и те документы, которые секретарь составляет, выполняя запросы руководителя. Напишите аннотацию и структуру тематического реферата.
28. Назовите современные средства организационной техники, систематизировав их по отдельным функциональным группам.
29. Объясните, что представляют собой локальная, корпоративная и глобальная компьютерные сети, какие задачи они решают.
30. Охарактеризуйте Интернет/Интранет в работе секретаря.
31. Раскройте роль справочно-правовых систем в программном обеспечении управления.
32. Охарактеризуйте архивную службу Российской Федерации.
33. Объясните какие функции выполняет архив организации и какими документами сопровождается выполнение этих функций.
34. Разъясните необходимость индексации документов и дел. Раскройте механизм разработки и присвоения индекса.
35. Охарактеризуйте все возможные способы противодействия документационной службы «бумажному потоку».
Ответы на кроссворд
По горизонтали: 1) документирование; 2) учет; 3) карточка; 4) список; 5) доступ; 6) индекс; 7) ценность; 8) реставрация; 9) ксерокс; 10) опись; 11) использование; 12) каталог; 13) копия; 14) старение; 15) подлинник; 16) фондообразователь; 17) скоросшиватель.
По вертикали: 1) документооборот; 18) регистрация; 19) дело; 20) архив; 21) банкомат; 22) выписка; 23) фотоаппарат; 24) архивохранилище; 25) дубликат; 26) автор; 27) справка; 28) экспертиза.
ВОПРОСЫ ИТОГОВОГО КОНТРОЛЯ ЗНАНИЙ
2. Приказное делопроизводство ХV-ХVII вв.
3. Коллежское делопроизводство ХVIII века.
4. Министерское делопроизводство ХIХ – начала ХХ в.