Целей деятельности может быть (и, как правило, бывает) несколько. Любой полезный вне самой деятельности результат допустимо считать ее целью. Так, если кассирша не только продает билет, но и в конце рабочего дня составляет для начальства отчет о продажах, составление ежедневного отчета может рассматриваться в качестве еще одной цели деятельности.
Если мы поставим кассирше на стол компьютер и принтер, а начальник кассирши издаст приказ, чтобы она набирала билеты и отчеты в текстовом редакторе, а печатала их на принтере, то получится автоматизированная система. По современным представлениям, очень примитивная, формально гостовскому определению она удовлетворять будет. Обратите внимание, что цели деятельности в результате внедрения автоматизированной системы не изменились, изменился только способ их достижения. То, что раньше делалось «просто так», теперь делается в рамках автоматизированной системы. Совокупность действий автоматизированной системы, направленная на достижение определенной цели, согласно ГОСТ 34.003-90, называется ее функцией. Заметьте: как бы к этому ни относиться, персонал считается частью системы.
Функция автоматизированной системы — фундаментальное понятие в ГОСТ 34. Автоматизированная система рассматриваться, в первую очередь, как сумма своих функций и уж потом как куча «софта» и «железа». Самое главное, что делает система, а из чего она состоит, второстепенно.
Сказанное выше могло привести читателя к выводу, что каждой цели деятельности в автоматизированной системе соответствует одна и только одна функция. Такую систему легко себе представить, но практика более разнообразна. С одной стороны, далеко не всегда деятельность автоматизируется полностью. Некоторых целей и после внедрения автоматизированной системы приходится добиваться вручную. С другой стороны, поскольку один и тот же результат в разных условиях может достигаться разными способами, на одну цель деятельности в автоматизированной системе могут быть направлены несколько функций, допустим, продажа билета в кассе и продажа билета по Интернету. Кроме того, всякая автоматизированная система требует определенного обслуживания, поэтому приходится вводить еще понятие вспомогательной функции. Типичный пример — создание резервной копии данных.