Правила поведения на деловых приемах.

Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.
Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке.
Очевидная польза от организации приема состоит еще и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность получения выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой ситуации, безрезультатная дискуссия продолжается. В таком случае часто организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.
Итак, цель любого делового приема - способствовать заключению взаимовыгодных договоров.
Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы деятельности фирмы, поскольку это дает повод провести время в непринужденной, радостной обстановке.
На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий для развития партнерства. Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашенной организации в деловом приеме - это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.
Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей прием, его обязанности усложняются - на протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.
Деловые приемы можно классифицировать следующим образом:
* приемы, проходящие сидя, с наличием посадочных мест;
* приемы стоя - без посадочных мест.
Кроме того, приемы можно разделить на дневные (рабочий завтрак, завтрак) и вечерние ( коктейль, бокал шампанского, обед).
Виды деловых приемов
Дневные приемы
1. Рабочий завтрак:начало в 8.15-9.00. Длительность - от 30 минут до 1 часа.
Одежда - повседневный деловой костюм. Цель - решение принципиальных вопросов по намечаемым договорам, сделкам и пр. одновременно с завтраком - из соображений экономии времени.
Рабочий завтрак целесообразен, если число участвующих невелико - не более пяти человек.
Алкогольные напитки не подаются, меню ограничено, супруги бизнесменов не приглашаются.
2. Завтрак: начало - 12.00-12.30. Продолжительность - 1-1,5 часа. Одежда - повседневная деловая. Меню: холодные закуски, одно-два горячих блюда, десерт, кофе. Напитки - сухие вина, шампанское. Супруги бизнесменов не приглашаются (но может быть исключение).
В целом дневные приемы носят менее торжественный и более деловой характер, чем вечерние.
Вечерние приемы
3. Коктейль, бокал шампанского- небольшой по длительности прием (1,5-2 часа), как правило, проходит стоя. Напитки, как и горячие и холодные закуски, разносятся официантами. Иногда такой вид обслуживания дополняется еще несколькими буфетами-стойками, где желающим предлагаются напитки. Начало приема - приблизительно в 17 часов.
4. "А ля фуршет"(«a la fourchette» - фр. - вилкой: так как "а" - предлог, обозначающий творительный падеж, а «la fourchette» -вилка). Продолжительность та же, что и у приема типа "коктейль", время начала приема - также около 17 часов.
Этот прием проводится стоя, но есть следующее отличие: на приеме "а ля фуршет" накрываются столы с закусками, горячими блюдами, а также с посудой и приборами. Гости сами накладывают в свои тарелки желаемые блюда. Однако название приема подсказывает, что на столах находятся только те блюда, которые можно есть без использования ножа, стоя, т.е., держа тарелку в левой руке, а вилку - в правой.
Одежда на приемах типа "коктейль", бокал шампанского и "а ля фуршет" - обычный костюм, но более темного цвета, женские костюмы более нарядные, менее жесткие требования к украшениям.
5. Буфет-обед- прием, начало которого назначается примерно на 18-20 часов. Принципиальное отличие от приемов "коктейль" и "а ля фуршет", кроме времени начала и продолжительности (2,5-3 часа), в том, что хотя кушанья и приборы находятся на большом столе, играющем роль буфета, однако этот прием проходит не стоя, а сидя. В зале устанавливаются столы, и приглашенные, самостоятельно выбрав закуски, садятся за столы. Поскольку в этом случае усаживаться за один длинный стол было бы неудобно (тарелки в руках у гостей, разное время занятия места за столом), столы ставятся таким образом, чтобы за каждым могли разместиться 4-6 человек.
Хотя это и вечерний прием, однако смокинг и вечернее платье не обязательны, поскольку прием предполагает самообслуживание, гостья в вечернем платье будет чувствовать себя неудобно, шествуя с тарелкой по залу в поисках места.
6. Обед - самая торжественная форма приема. Отметим, что на обед часть самых уважаемых гостей, например первые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие перечисленные формы деловых приемов супруги не приглашаются).
На деловых приемах ваше поведение за столом многое говорит о вас и о том, как вы ведете бизнес. Оно показыва­ет, как тщательно вы относитесь к деталям, которые долж­ны быть неотъемлемой частью жизни любого служащего, желающего достичь конкурентоспособного уровня и сохра­нить его.
Условности, которые вы должны соблюдать во время приема, зависят от того, что это за прием и какова ваша роль в нем.
Так, например, существует ряд правил делового обеда.
1. Встречаясь с кем-то в ресторане, подождите в фойе, если только вас не попросили этого не делать.
2. Если вы первым сели за стол, подождите других и не заказывайте напиток.
3. Прежде чем сделать заказ, осторожно выясните у при­гласившего вас человека, какую сумму он рассчитывает по­тратить, спросив у него: «Что вы порекомендуете?»
4. Заказывайте только основную пищу (салат, главное блюдо и напиток). Если пригласивший вас человек предлага­ет аперитив или десерт — закажите.
5. Салфетку следует положить на колени после того, как все рассядутся за столом. Она может быть сложена пополам. В конце еды салфетку следует положить на стол справа от столового прибора.
6. Прежде чем насладиться едой, следует подождать, пока не будут обслужены все сидящие за столом.
7. Общие блюда вначале предлагайте другим и только затем кладите еду себе. Прежде чем обслужить себя, пред­ложите еду, находящуюся ближе всего к вам, соседу слева.
8. Передавайте еду вправо, против часовой стрелки. Та­кой порядок соответствует правилам размещения за столом, где гость сидит справа от вас.
9. Кушайте в том же темпе, что и человек, с которым вы обедаете.
10. Твердая пища должна находиться слева от вас, жид­кая — справа.
11. Приборами пользуются в соответствии с их располо­жением, начиная с крайних и кончая теми, что находятся рядом с тарелкой. Если вы время от времени перестаете пользоваться прибором, то кладите его только на край та­релки, но никак не на скатерть.
12. Если в салате оливки с косточкой, как следует посту­пать? Для подобных случаев запомните правило: то, что попадает в рот с помощью столовых принадлежностей, с их же помощью и удаляется изо рта. Вынутая с помощью вилки или ложки косточка кладется на край тарелки.
13. Чтобы дать официанту знать, что вы делаете пере­рыв, просто положите нож ручкой вправо, острием к себе, вилку — ручкой влево и зубцами вверх.
14. Если вам необходимо выйти из-за стола на короткое время, то делайте это во время смены блюд. Оказавшись в такой ситуации, положите вашу салфетку на стол слева от вашего столового прибора. Это еще один знак для официан­та, что вы еще не закончили есть.
15. По окончании еды оба прибора кладут на тарелку па­раллельно.
В организации делового обеда есть также свои подвод­ные камни. Весьма опасно:
1. Показать, что вы не умеете правильно вести себя за столом: это подорвет ваш престиж.
2. Наболтать собеседнику лишнего о подробностях своей личной жизни: это разрушит ваш профессиональный имидж.
3. Выпить слишком много спиртного: люди могут поду­мать, что у вас не все гладко по этой части.
В деловой жизни в последние годы очень распространен­ным стал прием типа а ля фуршет. Этот тип приема имеет свои особенности, которые делают его привлекательным как для устроителей, так и для приглашенных.
На фуршет возможно пригласить значительно больше гостей, чем на обед с рассадкой за столом, проводимый в том же помещении. Большинство деловых людей ценит демокра­тичность, мобильность общения, менее официозную атмос­феру, которые характеризуют правила, регламент этой фор­мы приема. Гости, не связанные рассадкой за столом, ее иерархичностью, как на официальных торжествах, свобод­ны в своем выборе места расположения, интересных для себя собеседников. Фуршетный прием создает его участникам пре­красные условия для установления новых знакомств, для закрепления и углубления деловых и личных отношений.
На фуршет, как на большинство приемов без рассадки за столом, не обязательно приходить к самому началу. Нор­мальным считается пребывание на приеме до 1,5 часов. Пер­вые гости собираются в течение 15–30 минут. Приход на прием в начале и уход с него в конце принято считать выражением особого уважения к хозяевам. Позднее прибытие и ранний уход (без уважительных причин) рассматриваются как жела­ние гостя подчеркнуть натянутое отношение с устроителями приема.
Грубым нарушением этикета считается прибытие на при­ем сотрудников представительств, фирм и т. д. позже своего руководителя. Разъезд гостей происходит в обратном поряд­ке: первым уезжает руководство, а за ним в порядке стар­шинства остальные сотрудники этих организаций.
Придя на прием типа а ля фуршет, надо прежде всего отыскать хозяина и хозяйку, поздороваться с ними. Уходить разрешается не прощаясь в любое время, в рамках указан­ного в приглашении порядка.
А ля фуршет по-французски означает «на вилке», т. е. на столе должна быть закуска, которую можно брать только вилкой, и нет еды, которую нужно резать ножом.
На приемах без рассадки так же, как и на обеде, следует уметь вести себя достойно, сочетая обязательное соблюде­ние этикета с приятной непринужденностью.
1. Не навязывать, пользуясь ситуацией, свое общество малознакомым людям, известным деятелям, старшим по положению, иностранным гостям.
2. На подобных приемах не принято вести переговоры об условиях контракта, деньгах и т. п., по которым не удалось найти общих позиций во время официальных встреч. Так, например, в Англии нельзя обсуждать дела после работы, в том числе и на приемах.
3. Не следует обсуждать острые политические, религи­озные, национальные вопросы, а также свои личные про­блемы.
4. Распространенной ошибкой является стремление пред­ставителей приглашающей стороны группироваться и обсуж­дать свои дела, вместо того чтобы быть гостеприимными хозяевами, уделять внимание приглашенным, помогать им освоиться.
5. Хозяину приема обязательно успеть перекинуться сло­вом с каждым из присутствующих, чтобы каждый почувство­вал себя значительным лицом.
6. Беседа с конкретным собеседником не должна продол­жаться более 10 минут, так как у интересующего вас собе­седника могут быть свои планы на контакты в этот вечер.
7. Гости обслуживают себя сами — подходят к столам, берут себе в левую руку тарелку, на нее кладут вилку, на­бирают закуски и отходят, чтобы с этой же целью смогли подойти другие. Для того чтобы правая рука была свободна, разумно не переполнять свою тарелку закусками, а оста­вить на ней место для рюмки.
8. Если вы хотите попробовать другую закуску, нужно просто подойти опять к столу, взять чистую тарелку и вилку.
9. Использованные тарелки, бокалы либо забирают офи­цианты, либо гости оставляют их на специально подготов­ленных подносах и столиках.
Обед-буфет (шведский стол)
Участники буфетного обеда обслуживают себя сами: бе­рут левой рукой салфетку, на которую ставят тарелку с пред­варительно положенными на нее ножом и вилкой, а затем накладывают на тарелку кушанья. Правой рукой берут бокал с вином, соком или каким-либо другим напитком. Может быть организовано обслуживание с помощью официантов.
Наполнив тарелку, гости отходят от стола и рассажива­ются за маленькими столиками. Можно расположиться так­же на диванах, в креслах, стараясь сесть с теми людьми, с которыми необходимо поговорить.
Вина, коктейли и другие спиртные напитки выставляют­ся на буфетных стойках и столах, их наливают официанты.
Требования к внешнему виду на деловых приемах
Этикет и деловой протокол требуют, чтобы деловые люди, отправляясь на прием, строго следовали их правилам.
1. На все приемы, начинающиеся до 20.00, мужчинам можно надевать костюм любого неяркого цвета. На приемы, начинающиеся после 20.00, рекомендуется надевать костюм черного или темного цвета. Иногда в приглашении указыва­ется форма одежды.
2. Пиджак должен быть застегнут на все пуговицы, кро­ме нижней, которая не застегивается никогда. Расстегнуть пиджак можно во время завтрака, ужина, обеда, т. е. сидя за столом или в кресле.
3. На все виды приемов рекомендуется надевать белую рубашку с крахмальным или мягким воротником и с галсту­ком любого, но не яркого или черного цвета. Последний на­девается только в знак траура или, если это положено, к форменной одежде.
4. Для строгих костюмов рекомендуется надевать полубо­тинки или ботинки темно-коричневого или черного цвета. На приемы нельзя надевать сандалеты или сандалии, ботинки на толстой подошве, спортивную обувь. Лакированные бо­тинки надеваются только к смокингу.
5. Цвет мужских носков должен быть темней цвета кос­тюма. Носки должны быть без рисунка.
6. Женщине, приглашенной на дневной прием и коктейль, рекомендуется надевать одежду строгих, скромных линий и умеренных тонов — обычной длины платье, платье-костюм или костюм, если нет других указаний в приглашении. На приемы, начинающиеся после 20.00, рекомендуется надевать вечернее платье (более нарядное и открытое).
7. Туфли у женщин должны быть выходные — из кожи, замши на любом удобном каблуке. Вечерние туфли могут быть из цветной кожи, плотных шелков, парчи и т. д. Сумочка должна быть маленькой.
Если форма одежды указывается в приглашении («White tie» — белый галстук, что означает — фрак, «Black tie» — черный галстук, т. е. смокинг; «Evening dress» — вечерняя одеж­да, что также означает фрак), выполнение этого требования является обязательным. Дамы в таких случаях должны быть в вечерних туалетах. Туалеты дам должны быть изящными, но скромными. Умение сочетать элегантность с простотой ценит­ся больше всего. Не рекомендуется приходить на приемы с большим количеством ювелирных украшений.
Как преодолеть страх перед общением
Многим людям трудно чувствовать себя свободно на об­щественных мероприятиях. Исследования показывают, что более 40% всех взрослых людей в той или иной степени вол­нуются, находясь в обществе, особенно среди незнакомых людей (75% опрошенных).
Поэтому специалисты рекомендуют, прежде чем пойти на деловую встречу, составить план действий. Представьте, какие люди могут быть на этой встрече и о чем вы будете говорить с ними.
Следите за языком движений. Человек, стоящий одино­ко, может разделить вашу компанию. Можно также подойти к группе из трех или более человек.
Если вы не знаете никого на встрече, проявите инициа­тиву. Например, подойдите к группе людей, поведение ко­торых показывает, что они готовы принять в свою компанию еще кого-то, скажите: «Я здесь никого не знаю, поэтому думаю, что мне лучше представиться. Меня зовут…».
Сразу же установите контакт. В короткой беседе обяза­тельно покажите, что искренне интересуетесь вопросами, которые задаете. В группе людей следует находиться не бо­лее 10 минут и затем двигаться дальше. Этого времени вам достаточно для того, чтобы провести короткую беседу и не быть назойливым.
Отходите от группы тактично, извинившись сразу после того, как закончили говорить вы, а не кто-то другой.
Если вы не входите в группу лиц, которой поручено пос­ле мероприятия привести все в порядок, то не покидайте встречу в числе последних гостей. Пусть лучше сожалеют о вашем уходе, чем о том, что вы слишком задержались.
Приходить на деловой прием следует точно в назначен­ное время. Если нет нагрудных бирок с именами и фамилия­ми (бейджей) и к вам подходит человек, имя которого «кру­тится» у вас в голове, вам проще заново представиться, на­звав себя, и протянуть руку для рукопожатия. Если вы сделаете это, то другой человек, возможно, поступит таким же образом.
Общаться следует как с теми, кто вам знаком, так и с теми, кого вы не знаете.
Интересно, что новым явлением в найме на работу, осо­бенно топ-менеджеров, становится «испытание ужином». Кан­дидат для собеседования приглашается в ресторан. Так, ди­ректор по развитию розничной сети «Термоклуб» Максим Маркушев за ужином расспрашивает кандидата о жизни и присматривается к его поведению. Если соискатель не в меру болтлив или злоупотребляет спиртными напитками, то ди­ректор может и отказать ему в месте. Председатель совета директоров компании «Паркет Холл» А. Линер окончатель­ное решение о найме топ-менеджера также принимает в ресторане: «Ресторан необходим для того, чтобы проверить, знает ли кандидат деловой этикет».
Правила обмена подарками при деловом общении.
Вопрос о подарках — один из самых деликатных в деловых отношениях. Подарки, как и речь, являются средством общения как внутри организации, так и за ее пределами — с отечественными и зарубежными деловыми партнерами.
Многое зависит от взаимопонимания, личных качеств, интересов друг друга. Если вы знаете партнера достаточно хорошо, и ваш подарок соответствует его интересам и вкусам, то он, как правило, принимается с искренней благодарностью. Если же вы встречаетесь с партнером впервые, то не следует торопиться с подарком, особенно дорогим. Реакция может быть противоположна той, на которую вы рассчитываете. Так, подарок может быть расценен как:
• выражение вашей зависимости от партнера;
• свидетельство вашей корысти;
• знак того, что даримая вещь вам просто не нужна.
Дарение требует большого такта и вкуса. Общих правил для всех случаев жизни здесь не существует. Чаще всего принято, что во время первой встречи подарки вручают хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести что-либо прибывшему зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного клиента и предполагают длительные отношения. При последующих встречах обмен подарками становится обязательным.
Подарки следует дарить строго по рангам. Нежелательно руководителю и членам делегации на переговорах дарить одинаковые подарки, это будет расценено как оскорбление (особенно чувствительны к нарушениям субординации представители азиатских стран).
Особое внимание следует уделить упаковке подарка. Некрасивая упаковка может свести на нет усилия дарителя. При получении подарка обязательно тут же вскрыть упаковку и выразить восхищение, иначе даритель может расценить ваше безразличие как неуважение к нему. Серьезным нарушением этикета считается повторение подарка (кроме спиртных напитков, шоколадных наборов, цветов).
Подарки будут выглядеть весомее, если их украсить гравировкой или монограммой, эмблемой вашей фирмы или инициалами того, кому предназначен подарок.
Знакомым уместно подарить коробку дорогих конфет (развесные конфеты дарить не принято), коньяк, шампанское, набор марочных вин. При этом следует иметь в виду, что бутылку без упаковки дарить неприлично. Неприличным считается преподносить крепкие напитки слабому полу.
Не следует дарить иконы, жемчуг, носовые платки, часы, зеркала, ножи (и на Западе, и на Востоке это плохая примета). Не рекомендуется дарить матрешки и самовары — они есть почти у каждого иностранца.
В отличие от других подарков цветы вручают, сняв бумагу. Исключение составляет дорогая упаковка, которую в особо торжественных случаях можно не снимать (например, юбилей). К посылаемой корзине цветов или букету следует приложить визитную карточку или записку с добрыми пожеланиями. Мужчинам цветы не дарят, за исключением юбилея. Женатый мужчина не дарит цветов девушке, а женщина — мужчине.
Отказ от подарка — очень ответственный поступок, который может быть мотивирован исключительно принципиальной позицией или бестактностью дарящего.
Помимо общих поводов для вручения подарков (т. е. демонстраций доброй воли и рекламы), существует масса частных поводов и предлогов для того, чтобы подарить что-нибудь сотрудникам, клиентам, покупателям, обслуживающему персоналу. Это возможно при поздравлении с рождением ребенка, вступлением в брак, повышением оклада или должности, получением награды, публикацией в газете или выступлением по телевидению; новым местом работы, получением ученой степени, крупным достижением.
Подарки также могут вручаться по случаю ухода на пенсию, юбилейных дней рождения, годовщин со дня свадьбы, круглых дат в трудовой деятельности, перевода в другой отдел или город, смены профессии, приобретения нового дома.
Возможны подарки по следующим поводам:
• в знак благодарности (за сверхурочную работу, выполненную в неудобное для человека время; за выполнение срочного задания и совершенно бескорыстную добросовестную помощь; за приглашение на деловой завтрак, обед, ужин, иное мероприятие);
• в знак извинения за недоразумения или нанесенную кому-то обиду;
• в знак сочувствия или соболезнования: в связи со смертью близких, неудачи в карьере или финансовых делах.
Чем ближе вручение подарка к событию, в связи с которым он сделан, тем лучше.
При необходимости общения с иностранцами и обмене подарками необходимо когда-то остановиться, оставив партнеру приятное чувство победы в этом состязании.
Представители разных стран по-разному относятся к дарению. В Великобритании выработан определенный ритуал дарения и определен круг товаров, которые рассматриваются именно как подарки. Это календари, записные книжки, зажигалки, фирменные авторучки, а на Рождество — алкогольные напитки. Другие товары рассматриваются не как знаки внимания, а как средство давления на партнера. В деловых отношениях российским бизнесменам лучше не только не напрашиваться на подарки, но и вести себя так, чтобы исключить для английской фирмы возможность дарения. От этого ваша репутация как делового партнера будет намного выше.
В Финляндии на праздники, особенно в Рождество и Новый год, принято поздравлять друзей и коллег. Лучше всего подарить красивую открытку, чтобы не ставить партнера в неловкое положение дорогим подарком. В Германии подарки в деловом общении не приняты. В Турции любой деловой прием завершается вручением приглашенным небольших сувениров (популярны у турецких деловых людей «плакеты» — упакованные в бархатную коробку-подставку бронзовые или латунные таблицы с эмблемой фирмы и памятной подписью). В ответ также может быть преподнесен памятный знак фирмы.
В Латинской Америке принято дарить календари, фирменные авторучки, записные книжки, напитки, изделия народных промыслов, красочно оформленные корзины с набором продуктов к праздничному столу.
За исключением Рождества у североамериканцев нет установленных дат для вручения подарков как нет и определенных предметов, предназначенных для этой цели. Однако рекомендуется деловым партнерам из США делать относительно недорогие подарки (не более 50 долл., желательно 10 — 25), за исключением особых случаев, когда подарок делает кто-то из высшего руководства корпорации. Следует отметить, что обмен подарками между людьми на Западе распространен не так широко, как в России, поэтому к дарению следует относиться с осторожностью. При переговорах с азиатскими бизнесменами практически невозможно обойтись без подарков.