Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
1.По учету кадров
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1) применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В отделе кадров на основании данного приказа делается запись в трудовой книжке и открывается личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
Личная карточка работника (форма N Т-2). В ней указываются общие сведения о работнике (ФИО, дата и место рождения, образование квалификация, сведения о воинском учете, о повышении квалификации, переподготовке и др. сведения). Заполняются на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.
Штатное расписание (форма N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) используется для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в той же организации. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, вносится запись в трудовую книжку.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N T-6) применяется для оформления и учета отпусков. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику".
График отпусков (форма N Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работника. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка - расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) применяется для оформления и учета направлений работника в командировки. Командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
2. По учету использования рабочего времени
Рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора, должен исполнять трудовые обязанности. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для этого используются следующие документы:
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты платы (форма N Т-12) и табель учета рабочего времени (форма N Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины.
Табели составляются в каждом подразделении, отделе, цехе организации и затем сдаются в бухгалтерию. На основании данных табеля производится начисление заработной платы работникам, работающим по повременной системе оплаты труда.
При сдельной форме оплаты труда учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют наряды на сдельную работу, путевые листы, ведомости учета выполненных работ и др.
3.Для расчета и выплаты заработной платы
Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.
В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (форма N Т-51) и платежные ведомости (форма N Т-53). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы.
Данные ведомости заполняются на основании лицевых счетов.
В организации на каждого работника открывают лицевые счета (форма N Т-54), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц.
Записи производят на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.
Заработную плату выдают из кассы в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку "Депонировано", составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы не выплаченной в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.
На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.
Порядок начисления оплаты труда и других выплат
Оплата труда работников зависит от формы и системы оплаты труда, действующих на предприятии положений о премировании, соответствующих законодательных документов по доплатам и т.д.
1. При повременной - за определенное количество отработанного времени (независимо от количества выполненных работ). Расчет производят на основе табеля, в котором отмечается число отработанных работником дней.
Часовая (дневная)
тарифная ставка
Кол-во отработанных
часов (дней)
Заработок = *
2. При сдельной - за количество выполненных работ (произведенной продукции)
Начисление производят на основании документов о выработке
Сдельная расценка за ед. продукции (работ)
Объем выполненных работ
(кол-во произведенной продукции)
Заработок = *
В отдельных случаях оплата осуществляется с применением системы доплат и надбавок. Их размеры предприятия устанавливают самостоятельно (в коллективном или трудовом договоре), но они не могут быть ниже установленных законодательством.
1) При совмещении профессий и исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы (у одного работодателя) работнику производится доплата, размер которой устанавливается по соглашению сторон в трудовом договоре.
2) Оплата часов сверхурочной работы.
Сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника 4 ч в течение двух дней подряд и 120 ч в год. Работа в сверхурочное время оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы - не менее чем в двойном размере за каждый час сверхурочной работы.
3) Оплата часов ночной работы (с 22 до 6 ч). Час ночной работы оплачивается в повышенном размере, предусмотренном коллективным договором организации, но не ниже размеров, установленных законодательством.
4) Оплата работы в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере или работнику предоставляется другой день отдыха.
5) Оплата труда при изготовлении продукции, оказавшейся браком
Брак не по вине работника оплачивается наравне с годными изделиями. Полный брак по вине работника оплате не подлежит. Частичный брак по вине работника оплачивается по пониженным расценкам в зависимости от степени годности продукции (составляется акт о браке или ведомость о браке).
6) Оплата времени простоя
Время простоя по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 среднего заработка работника. Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника оплачиваются в размере не менее 2/3 тарифной ставки. (листок учета простоев). Простои по вине рабочих не оплачивают.
Оплата очередных отпусков.
ТК РФ закреплено право работников на ежегодный оплачиваемый отпуск. Ежегодный отпуск может состоять из 2 частей: основной и дополнительной. Продолжительность основного оплачиваемого отпуска равна 28 календарным дням. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней не включатся и не оплачиваются.
На дополнительный отпуск имеют право определенные категории работников (занятые на работах с вредными и опасными условиями труда, с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и в др. случаях, предусмотренных федеральными законами). Дополнительный отпуск может быть по письменному заявлению работника заменен денежной компенсацией.
Очередные оплачиваемые отпуска предоставляются в соответствии с графиком отпусков. Отпуск работнику в первый год работы предоставляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы на данном предприятии.
Для расчета оплаты отпусков определяется средний заработок работника. Порядок исчисления среднего заработка определяется ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 «Об особенностях порядка исчисления среднего заработка» №213.
Расчетным периодом для исчисления среднего заработка при исчислении отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск составляет 3 месяца.
Расчет отпускных:
1) Если работник полностью отработал расчетный период, то сумму начисленной заработной платы делят на 3 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). Полученный среднедневной заработок умножают на 28 календарных дней отпуска.
Календар. дней
сумма фактически начисленной зар/платы за 12 м.
Отпускные = * 28
12*29,4 (среднемесячное число календарных дней)
2)Если расчетный период работник отработал не полностью,
Календар. дней
сумма фактически начисленной зар/платы за 12 м.
29,4 х (кол-во полностью отработанных месяцев)
29,4 х кол-во не пропущенных дней месяца / кол-во календарных дней месяца
Отпускные = * 28
+