Лекция 18.Документация хозяйственных операций

- Первичные документы и документация
- Реквизиты бухгалтерских документов
- Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации
- Классификация бухгалтерских документов

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными доку­ментами.
Первичный документ — письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено.
Первичный документ подтверждает юридическую силу операции, устанавливает ответственность исполнителя. Ни одна операция не может быть учтена, если она не оформ­лена надлежащим образом документом.
Документация — основной способ бухгалтерского на­блюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля.
Каждый документ должен содержать общие показате­ли. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом.
Реквизиты, обязательные для составления любого до­кумента:
— наименование документа (формы), код формы (акт, накладная и т. д.);
— наименование организации;
— содержание хозяйственной операции;
— измерители хозяйственной операции;
— подписи ответственных лиц и т. д.
Кроме обязательных реквизитов, принимаются и допол­нительные, которые уточняют или дополняют содержание операции, и т. д.
Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации:
• К учету принимаются только документы, составлен­ные по установленной форме, содержащейся в аль­бомах унифицированных форм первичной докумен­тации.
• Первичные документы должны быть составлены в мо­мент совершения операции, в исключительных случа­ях — непосредственно после ее окончания.
• Все записи в документах производятся четко, раз­борчиво, чернилами, пастой шариковых ручек или с применением оргтехники (принтеров и т. д.). Про­изводить записи простым карандашом не разреша­ется.
• В банковских и кассовых книгах никакие исправле­ния не допускаются. Ошибочные записи в других до­кументах зачеркивают аккуратно, чтобы было вид­но зачеркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма, оговаривается надписью «исправ­лено».
• Исправления, имеющиеся в первичной документа­ции, должны быть подтверждены подписями лиц, ответственных за этот документ, с указанием даты внесения исправления. Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей докумен­та используется их классификация, т. е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:
• по назначению:
— распорядительные;
— оправдательные;
— бухгалтерского оформления;
— комбинированные;
• по времени составления:
— первичные;
— сводные;
• по объему информации:
— разовые;
— накопительные;
• по месту составления:
— внутренние;
— внешние;
• по структуре:
— табличные;
— анкетные;
— комбинированные. Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Од­нако они не подтверждают факта ее осуществления, а по­тому основанием для учетных записей не являются.
Например, доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет.
Оправдательные документы подтверждают факт со­вершения хозяйственной операции. Эти документы слу­жат основанием в бухгалтерском учете для отражения хо­зяйственных операций.
например, приемные акты, акты на прием-передачу ос­новных средств, квитанции о приемке ценностей, отчеты материально ответственных лиц.
Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных опе­раций. Они составляются бухгалтером для подготовки ин­формации с целью отражения ее в учетных регистрах.
Например, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.
Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается количество документов, снижается вероятность ошибок. Например, авансовый отчет, расчетно-платежная ведо­мость на оплату труда.
К первичным относятся документы, составляемые в мо­мент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).
Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).
Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (например, приходные (расходные) кассовые ордера, наряды), а накопительные (например, табель ра­бочего времени) составляются за определенный период времени и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.
Внутренние документы составляются и используют-( я непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).
Порядок расположения реквизитов в документе при­нято называть структурой документа.
При анкетной структуре реквизиты документа рас­положены, как в обычной анкете. Документ легко запол­нять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.
При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым созда­ется возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.
В комбинированных документах ряд реквизитов рас­полагается по анкетной структуре, а ряд по табличной.
Некоторые документы используются на предприятиях и в организациях всех форм собственности и отраслей на­родного хозяйства. Они содержат определенные реквизи­ты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовы­ми (документы по оформлению кассовых и банковских операций).