Для систематического отпуска производственных запасов в производство используются в учете лимитно-заборные карты. Они выписываются отделом снабжения в двух экземплярах на определенный период (месяц, квартал, полугодие, год) с отрывными талонами на фактический отпуск. Один экземпляр лимитно-заборной карты передается потребителю (в цех или на производственный участок), а второй – на склад производственных запасов или в кладовую цеха (производственного участка).
В каждом экземпляре лимитно-заборной карты необходимо указать следующее:
1) лимит;
2) наименование передающихся производственных запасов;
3) номенклатурный номер;
4) шифр затрат.
При этом кладовщик или другое ответственное лицо должен отметить в двух экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных производственных запасов и вывести остаток лимита.
По окончании определенного периода (месяц, квартал, полугодие, год) оба экземпляра лимитно-заборной карты передаются в бухгалтерию предприятия для отражения в учете расхода производственных запасов на соответствующих счетах. При использовании квартальных, полугодовых или годовых лимитно-заборных карт в бухгалтерию ежемесячно сдаются отрывные талоны на фактический расход производственных запасов.
С развитием специализации все большее применение находят комплектовочные ведомости. В них указывается план производства продукции, наименования и номенклатурные номера комплектующих изделий, норма их расхода на единицу продукции и количество отпущенных комплектов.
В заготовительных цехах машиностроительных предприятий, в швейной, обувной и других отраслях промышленности используются лимитно-заборные карты. По ним производится отпуск производственных запасов в производство.
В целях сокращения числа первичных документов, где это целесообразно (в цеховых кладовых) отпуск производственных запасов на некоторых предприятиях оформляют в карточках складского учета. Операция производится на основании лимитно-заборной карты. Получатель расписывается в карточке складского учета. При использовании ПК карточка складского учета является единым документом. По данным карточек складского учета составляется машинограмма (ведомость) расхода производственных запасов и подписывается ответственным лицом, который их отпускает.