Прием, обработка и распределение поступающих (входящих) документов

В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять:- специальное подразделение службы ДОУ - экспедиция (при значительном объеме документооборота);- сотрудник службы ДОУ, например экспедитор;- секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Вскрывается почти вся корреспонденция.Не вскрываются:- конверты с надписью «лично»;- документы, адресованные общественным организациям;- упаковки, содержащие документы на машинных носителях.На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.Определяется необходимость сохранения упаковки.Конверты сохраняют в случаях, если:- получена доплатная корреспонденция;- адрес отправителя написан только на конверте;- дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений.Проставляется реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию». Реквизит проставляется от руки или с помощью специального штампа. Эта отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Иногда добавляют сокращенное название организации-получателя (пример 3).Затем производится предварительное рассмотрение и распределение документов.При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов.1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директор и заместители). На поступивших к нему документах должностное лицо пишет «Резолюцию» (реквизит 17).После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.2.Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующиерезолюции руководства.Это документы, адресованные в структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.3.Документы, не требующие регистрации.Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения и некоторые другие документы.4.Обращения граждан (предложения, жалобы, заявления, ходатайства).5.Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации; они возвращаются отправителю или передаются по назначению.Схема работы с входящими документами приведена в примере 4.