Оформление дел Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях). С делами временного хранения (до 10 лет включительно) такая обработка не проводится, они могут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел. Эта работа проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем экспертной комиссии (ЭК) организации. Если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение - то и под контролем государственного архива. Дооформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс работ. 1. Пересистематизация документов в деле. В процессе формирования дела документы подшиваются в хронологическом порядке: по датам поступления и порядковым номерам; пересистематизировать документы в деле - значит переложить их так, чтобы первый документ был в начале дела. 2. Составление листа-заверителя дела. При закрытии дела оформляется лист- заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупномасштабных листов, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. При необходимости характеризуются особенности физического состояния документов. 3. Нумерация листов дела. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом; иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; лист-заверитель не нумеруется; листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 4. Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. Для этого необходимо: - уточнить наименование организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело. Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним; - уточнить заголовок дела (тома, части). В необходимых случаях в заголовок вносятся номера приказов, протоколов и др. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела и заголовок каждого тома; - указать количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно; - указать крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего документа, включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими цифрами. Например, 0 9)01-2 9)0 7)2002. Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на которое оно заведено. 5. Подшивка или переплет дела. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 6. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись составляется в дела, содержащие особо ценную и личную документацию, а также в случаях, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы директора по основной деятельности». Внутренняя опись является своеобразным оглавлением дела и способствует обеспечению сохранности документов. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи, то есть подшивки последнего документа в дело. Составление описей В делах, содержащих особо ценную и личную документацию, составляется внутренняя опись документов дела. Внутренние описи нужны в случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например, «Приказы директора по основной деятельности». Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках и указание номеров листов каждого документа. Опись - это систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Опись состоит из: - титульного листа; - описательной статьи; - справочного аппарата. Описательная статья содержит: - порядковые номера дел по описи; - индекс дела по номенклатуре; - заголовок дела, полностью соответствующий заголовку на обложке дела; - дату или крайние даты дела; - количество листов в деле; - примечания. Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, готовят 2 экземпляра описи. Один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении организации. Другие организации готовят 3 экземпляра описи для Госархива. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются: - качество формирования и оформления дел; - соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. При просмотре дел проверяются: - соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; - качество подшивки или переплета дел; - правильность нумерации листов дела; - наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи; - правильность оформления обложки дела; - наличие и правильность заверительной надписи дела. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости, в порядке номенклатуры дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждому тому присваивается самостоятельный номер по описи. При внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками пишется заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами «то же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи. Опись дел структурного подразделения: - подписывается составителем с указанием его должности; - рассматривается и одобряется ЭК; - утверждается руководителем. Опись продолжается с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет до тех пор, пока количество внесенных в нее дел не достигнет тысячи томов. Тогда заводят последующую опись № 2 с самостоятельной нумерацией. В ведомственный архив передаются дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. По истечении срока их хранения готовится акт об уничтожении. Дела временного хранения передают в ведомственный архив по решению руководства в исключительных случаях.