Отчет по преддипломной практике

Отчет по преддипломной практике

ВВЕДЕНИЕ

Я проходил преддипломную практику в МОУ гимназии № 16, которая является муниципальным образовательным учреждением.

В последние несколько лет информационные технологии развиваются очень активно и получают все более широкое распространение и применение. Это связано с тем, что объем информации, которая обрабатывается и используется предприятием в процессе его функционирования, постоянно возрастает, а текущая информация обновляется. В наши дни трудно представить себе предприятие, которое обошлось бы без информационной системы, которая должна облегчить работу персонала организации. Поскольку МОУ гимназия № 16 является довольно крупным муниципальным учреждением, то внедрение информационной системы крайне необходимо.

Актуальность темы: данная тема очень актуальна, поскольку внедрение ИС позволит организации выйти на более высокий уровень материально-технического оснащения. Целью преддипломной практики является предпроектное обследование МОУ гимназии № 16, в ходе которого будет собран материал, необходимый для дальнейшей разработки проекта информационной системы для МОУ гимназии №16, позволяющей выполнять перечень следующих задач:

перевод всей учетной документации гимназии в электронный вид для создания более эффективного механизма формирования и хранения общих данных образовательного учреждения, а также для удобства ее использования и обработки;

- повышение эффективности обучения школьников путем автоматизации организации учебной деятельности по заполнению рабочей учебно-методической документации (тематическое и поурочное планирование, классные журналы);

-уменьшение занятости педагогического персонала школы, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения учетной документации;

-модернизация механизмов формирования, систематизации и хранения информации об учащихся, включая контроль за качеством обучения, ведение делопроизводства по учащимся в установленных формах (личные дела, Алфавитная книга);

- защита конфиденциальной информации, хранящейся в классных журналах от несанкционированного доступа к ней учащихся;

- подготовка гимназии к переходу на более современный уровень материально – технического оснащения.

В ходе прохождения преддипломной практики должен быть выполнен перечень следующих задач:

1. 
   

   исследование предметной области;

   
   


2. 
   

   исследование информационных потоков МОУ гимназии № 16;

   
   


3. 
   

   исследование документооборота организации;

   
   


4. 
   

   разработка функциональной модели «AS-IS»;

   
   


5. 
   

   разработка функциональной модели «TO-BE»;

   
   


6. 
   

   разработка технико-экономического обоснования проекта.

   
   

Организационная диаграмма гимназии

Организационная диаграмма представлена на рисунке 1.

Рис.1. Организационная диаграмма гимназии

Во главе организации стоит директор. В его непосредственном подчинении находятся завучи, а также секретарь- делопроизводитель. В свою очередь в подчинении завучей находятся учителя-предметники, которые одновременно являются классными руководителями. Таким образом, организация заказчик обладает четко выраженной иерархической структурой управления.

Swim Lane Diagrams

Диаграмма «Работа гимназии». В этом бизнес-процессе участвует весь персонал организации. Учителя-предметники обязаны заполнять журнал успеваемости класса, выставляя оценки, заполняя листок домашних заданий, отмечая пропуски учеников. В обязанности классных руководителей входит контроль успеваемости и посещаемости учащихся своего класса, создание и последующая работа с классным журналом, формирование характеристик и сводной ведомости успеваемости класса. В перечень должностных обязанностей завучей входит тарифицирование сотрудников, составление учебного расписания, составление табеля, а также формирование различных отчетов и протоколов. В обязанности секретаря входит кадровый учет сотрудников гимназии, составление списка первоклассников, а также формирование приказов и распоряжений директора. Графическая интерпретация обязанностей сотрудников организации заказчика представлена на рисунке 2.

Рис.2.Работа гимназии

ТЭО

1. 
   
   
   
   1. 
      

      Ведение.

      
      
      
      
      1. 
         

         Основанием для составления технико-экономического основания является приказ директора МОУ гимназия №16 г. Сочи Стрелковой Зои Фадеевны.

         
         
      
      
      2. 
         

         Заказчик - МОУ гимназия №16 г. Сочи

         
         
      
      
      3. 
         

         Исполнитель – ООО « IT-SERVICE», специализирующееся на создании Информационных систем, для управления учреждениями и организациями.

         
         
      
      
      
      
   
   
   
   

3.1.4. Сроки начала и окончания работ устанавливаются на этапе создания технического задания.

1. 
   
   
   
   2. 
      

      Характеристика объекта и существующей модели управления.

      
      
      
      
      1. 
         

         В данный момент времени организация учебного процесса в школе осуществляется посредством привычного, неэффективного метода, т.е. для контроля успеваемости и посещаемости учащихся преподаватели ведут журналы, которые вынуждены заполнять вручную. Это, соответственно, влечет за собой большую трату времени, отведенного на проведение урока. В связи с тем, что дети опаздывают на уроки, учитель отвлекается от ведения урока и тратит свое время на то, чтобы отметить опоздавших школьников. В конечном итоге получается так, что преподаватель не успевает уложиться в отведённое время урока или не дает положенного материала. Довольно часто бывает так, что учитель не успевает заполнить журнал вовремя, он вынужден заполнять журнал на перемене, что влечет задержку журнала для следующего преподавателя.

         
         
      
      
      
      
   
   
   
   

Для классных руководителей тоже существуют определенные неудобства. В частности, классный руководитель вынужден ежедневно перелистывать журнал с тем, чтобы осуществлять контроль успеваемости и посещаемости своих учеников. Также в обязанности классных руководителей входит составление характеристик на учащихся своего класса, а также создание и последующая работа с журналом успеваемости своего класса. В частности классный руководитель должен предоставить завучу отчет о посещаемости учащихся и сводную ведомость успеваемости класса. Данные отчеты формируются на основе данных, получаемых из журнала успеваемости класса. Завуч не может собрать журналы в короткий промежуток времени для проверки их своевременного и корректного заполнения, а также для проверки объективности выставления оценок учащимся, а также для контроля за выполнением учебных программ по предметам. Завучи несколько раз в четверть проверяют оформление журнала, т.е. заполнение всех необходимых сведений об учащихся и их родителях. Также завучи по роду своей деятельности обязаны предоставлять большое количество статистической отчетности в Управление Народного Образования. Помимо этого в обязанности завучей входит формирование учетной документации, которая используется в процессе функционирования гимназии. К такой документации можно отнести:

• 
  

  табель с указанием количества рабочих дней преподавательского состава гимназии;

  
  


• 
  

  недельная сетка часов преподавателей;

  
  


• 
  

  тарифная сетка;

  
  


• 
  

  протоколы педсоветов и совещаний при директоре образовательного учреждения.

  
  

Вышеуказанная документация передается в бухгалтерию организации для начисления заработной платы преподавательскому составу организации. К документации, предоставляемой в виде отчетов, относятся:

1. 
   

   сведения о классах;

   
   


2. 
   

   отчет о кабинетном фонде гимназии;

   
   


3. 
   

   сведения о преподавателях;

   
   


4. 
   

   сведения об образовательном учреждении.

   
   

К обязанностям секретаря гимназии относятся кадровый учет преподавательского состава организации, формирование внутренних приказов организации Заказчика.

Вышеописанные функции административно-управленческого аппарата, а также преподавательского состава организации.

4. 
   
   
   
   2. 
      
      
      
      2. 
         

         Недостатки существующей системы оформления всей учетной документации:

         
         
      
      
      
      
   
   
   
   

- неэффективность описанного выше способа формирования и ведения учетной документации;

-большие объемы информации, с которыми приходится работать персоналу;

- неоправданно большие затраты времени, а также физических сил персонала гимназии на ведение и оформление всей необходимой документации;

- отсутствие защиты информации, хранящейся в классных журналах от несанкционированного доступа к ней со стороны учащихся.

- учитель не всегда имеет возможность воспользоваться классным журналом во внеурочное время, т.к. журнал в это время может находиться у другого преподавателя.

4. 
   
   
   
   2. 
      
      
      
      3. 
         

         В связи с ежегодным изменением общего числа учащихся в гимназии, в учетной документации приходятся часто делать изменения. Это влечет за собой резкое увеличение занятости персонала, занимающегося ведением и оформлением необходимой документации. Учитывая данное обстоятельство, считаю, привычная модель организации работы школы, в учебной части, устарела и не отвечает требованиям нынешнего времени. Она должна быть модернизирована.

         
         
      
      
      4. 
         

         Готовность организации исполнителя: ООО « IT-SERVICE», и организации заказчика: МОУ гимназия №16 г. Сочи к внедрению ИС определяется материально – техническим обеспечением гимназии компьютерами, аппаратное и программное обеспечение которых на данный момент времени нуждается в модернизации и частичной замене.

         
         
      
      
      
      
   
   
   
   

К инсталяциии Информационной Системы МОУ гимназия №16 готова частично:

-один кабинет информатики;

- кабинет секретаря;

- два кабинета завучей.

Для обеспечения нормального функционирования ИС необходимо проектирование и прокладка новой локальной вычислительной сети организации Заказчика. Полный перечень материальных затрат, связанных с непосредственным внедрением и эксплуатацией разрабатываемой информационной системы приведен в приложении Б.

3.3.Цели, критерии и ограничения к внедрению ИС.

3.3.1. Цели внедрения ИС:

-перевод всей учетной документации школы в электронный вид, для удобства ее хранения, использования и обработки;

- повышение эффективности обучения школьников, за счет сокращения времени, необходимого на заполнение классных журналов;

-уменьшение занятости педагогического персонала школы, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения учетной документации;

-защита информации, хранящейся в классных журналах от несанкционированного доступа к ней учащихся;

- подготовка гимназии к переходу на более современный уровень материально – технического оснащения.

3.3.2. Ограничениями во внедрении данной ИС являются:

- в ходе предпроектного обследования объекта информатизации ограничений не выявлено.

3.4. Функции внедряемой ИС:

1) формирование личных дел сотрудников гимназии;

2) учет успеваемости и посещаемости;

3) формирование отчетов;

4) расчет рабочей нагрузки учителей;

5) формирование тарифной сетки;

6) формирование различных протоколов организации Заказчика.

3.5. Ожидаемые технико-экономические результаты создания ИС для школы.

3.5.1. Основными источниками экономической эффективности являются: подготовка гимназии к переходу на более современный уровень материально – технического оснащения, повышение эффективности обучения школьников, за счет сокращения времени, необходимого на заполнение классных журналов. Кроме того, одним из основных преимуществ, внедряемой ИС являются также: защита информации, хранящейся в классных журналах от несанкционированного доступа к ней учащихся и уменьшение занятости педагогического персонала школы, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения учетной документации. Также данная ИС позволит анализировать данные, находящиеся в информационной базе. Это повысит экономическую эффективность проекта, поскольку оптимизирует работу ИС.

3.5.2. При создании и внедрении вышеописанной ИС для школы предполагаются следующие затраты:

1) 40- 45 современных мощных компьютеров: (Оперативная память: DDR2 2048mb; Процессор: Intel Core 2QUAD 2,4GHZ; ОС: Microsoft Windows XP SP2; Винчестер: не менее 250GB);

2) ADSL модемы;

3) сетевой кабель для создания локальной сети между компьютерами в кабинетах учителей и главным сервером;

4) ежемесячная оплата, предоставленных провайдером интернет-услуг по выбранному тарифному плану;

5) ежемесячная плата за аренду интернет порта;

6) приобретение заказанной Информационной системы;

7) оплата пуско-наладочных работ, внедряемой ИС;

8) обучение педагогического коллектива работе с внедряемой ИС.

9) введение штатной единицы на должность техника и соответствующая оплата.

Полный перечень затрат, связанный с внедрением ИС, представлен в таблицах 1-3.

Таблица1. Затраты на ЛВС предприятия

Таблица 2. Затраты на внедрение ИС

Таблица 3. Затраты на эксплуатацию ИС

В ходе предпроектного обследования МОУ гимназии № 16 был выявлен ряд недостатков объекта информатизации (подробное описание недостатков объекта информатизации представлено в технико-экономическом обосновании), ключевыми из которых являются:

- отсутствие систематизированного учета и сортировки различной документации, используемой организацией в процессе своего функционирования;

-отсутствие защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа к ней посторонних лиц;

-ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей некоторыми сотрудниками гимназии.

Совокупность этих недостатков не раз приводило к утере или несанкционированному изменению или искажению информации, зафиксированной в документах организации. Функциональная модель «TO-BE» устраняет, выявленные недостатки модели управления. Вместе с этим, функциональная модель «TO-BE» не предусматривает коренного изменения организационной структуры предприятия, за исключением ввода должности системного администратора. Данное обстоятельство позволит внедрить разрабатываемую ИС безболезненно для персонала МОУ гимназии № 16.

Функциональная модель системы создавалась с использованием IDEF0, IDEF3 и DFD диаграмм. Контекстная диаграмма представлена на рисунке 3.

Рис.3.Контекстная диаграмма

Контекстная диаграмма первого уровня называется «ИС гимназии №16 » и имеет следующие дуги:

-входные: штатное расписание, заявление о приеме на работу, заявление о зачислении ребенка в первый класс, биографические данные учеников, биографические данные преподавателей;

-выходные: списки первоклассников, трудовая книжка сотрудника в электронной форме, электронный журнал успеваемости, характеристики учащихся, отчет по форме Т-2, отчет по форме РИК-76, отчет по форме РИК-83, отчет по форме ОШ-1, табель, тарифная сетка, протоколы педагогических советов и совещаний, приказы и распоряжения, расписание занятий;

-управляющие: приказы ГУНО, КЗОТ, устав школы, САНПИНЫ, приказы директора, предписания, должностные инструкции;

-ресурсов: секретарь, завуч, учитель, классный руководитель.

На основе входных документов осуществляется кадровый учет сотрудников гимназии, а также зачисление ребенка в гимназию.

Выходные документы можно разделить на две группы:

внутренние документы- документы, формирующиеся внутри организации и не выходящие во внешнюю среду. К числу внутренних документов гимназии можно отнести:

1. 
   

   журнал успеваемости;

   
   


2. 
   

   табель;

   
   


3. 
   

   расписание занятий;

   
   


4. 
   

   личные дела сотрудников и учащихся;

   
   


5. 
   

   приказы и распоряжения директора;

   
   


6. 
   

   трудовую книжку сотрудника;

   
   


7. 
   

   списки первоклассников;

   
   


8. 
   

   протоколы педадогических советов.

   
   

Исходящие документы- документы, формирующееся внутри организации и, затем попадающие во внешнюю среду. К числу исходящих документов можно отнести:

1. 
   

   отчет по форме Т-2 (личная карточка сотрудника);

   
   


2. 
   

   отчет по форме РИК-76;

   
   


3. 
   

   отчет по форме РИК-83;

   
   


4. 
   

   отчет по форме ОШ-1(сведения об образовательном учреждлении);

   
   


5. 
   

   характеристики учащихся.

   
   

Следующий уровень декомпозиции состоит из шести диаграмм:

• 
  

  работа с кадрами;

  
  


• 
  

  работа с потенциальными учащимися;

  
  


• 
  

  учет успеваемости и посещаемости;

  
  


• 
  

  расчет рабочей нагрузки;

  
  


• 
  

  формирование отчетов;

  
  


• 
  

  служебные функции ИС.

  
  

Дерево узлов, проектируемой информационной системы представлено на рисунке 4.

Рис.4. Дерево узлов ИС

Кроме предпроектного обследования МОУ гимназии № 16 мною была проведена разработка тестовой версии электронного журнала успеваемости. Работа с электронным журналом производится непосредственно в сети Интернет, доступ к журналу осуществляется через Web-интерфейс, разработанный на платформе языка PHP. Web форма входа в журнал показана на рисунке 5. Функционирование электронного журнала успеваемости осуществляется четырнадцатью базами данных, управление которыми осуществляет СУБД «MySQL», доступ к которому осуществляется их утилиты phpmyadmin, а также из рабочей среды администратора системы. Такое большое количество БД объясняется тем обстоятельством, что 13 из 14 баз данных- соответствуют предметам, изучаемым в гимназии. В этих БД в виде таблиц хранятся сведения о классах, который изучают данный предмет. Каждая таблица содержит данные об ученике id ученика, ФИО ученика и оценки ученика. Каждая таблица внутри какой либо из 13 БД представляет собой классический журнал успеваемости класса. Последняя 14 БД, которая называется SECURITY хранит сведения о пользователях, зарегистрированных для использования электронного журнала.

Рис.5. Форма входа в журнал успеваемости.

Для входа в журнал необходимо ввести в поля логин пользователя, пароль, а также выбрать группу пользователей, к которой относится указанный пользователь. В системе предусмотрено 4 группы пользователей (учитель, системный администратор, классный руководитель, иные пользователи).В качестве иных пользователей могут выступать как родители так и учащиеся. Для родителей и учащихся предусмотрена регистрация, форма которой представлена на рисунке 6.

Рис.6. Регистрация нового пользователя

Для регистрации нового пользователя необходимо заполнить регистрационную форму персональными данными и нажать кнопку регистрация.

Остальные группы пользователей носят закрытый характер и регистрация пользователей пользователей, относящихся к группам учитель, классный руководитель или системный администратор производится силами системного администратора. Такое разделение пользователей на группы сделано в целях повышения уровня безопасности, поскольку для каждой группы пользователей предусмотрена своя рабочая среда, которая соответствует привелегиям конкретного пользователя. Так, чтобы войти в систему в качестве системного администратора необходимо ввести логин и пароль, соответствующие учетной записи системного администратора, а также отметить соотвествующую группу пользователей (рисунок 7).

Рис.7. Вход системного администратора

Если логин и пароль пользователя указаны верно то после входа в систему откроется рабочая среда системного администратора, представленная на рисунке 8.

Рис.8. Рабочая среда системного администратора

На главной странице данной рабочей среды находится меню, предназначенное для работы с пользователями, а также статистика по каждому пользователю, который пользуется электронным журналом. Администратор системы может добавить, удалить пользователя или просмотреть информацию о пользователях, которые относятся к закрытым группам. Для того, чтобы добавить нового пользователя необходимо перейти по соответствующей ссылке, расположенной в меню рабочей среды, после перехода откроется форма добавления нового пользователя, представленная на рисунке 9.

Рис.9. Добавление нового пользователя

Для добавления нового пользователя необходимо заполнить форму данными и нажать на кнопку регистрация.

Пароли пользователей, регистрацию которых проводит администратор системы, автоматически шифруются 128 разрядным ключом. В качестве алгоритма шифрования используется AES (Advanced Encryption Standard) алгоритм.

Для того, чтобы удалить пользователя необходимо перейти по одноименной ссылке, расположенной в меню рабочей среды, после перехода откроется форма удаления пользователя, представленная на рисунке 10.

Рис.10. Удаление пользователя

Для удаления пользователя необходимо ввести его логин и нажать на кнопку удалить.

Для того, чтобы просмотреть список зарегистрированных пользователей необходимо перейти по одноименной ссылке, расположенной в меню рабочей среды, после перехода откроется форма просмотра пользователей, представленная на рисунке 11.

Рис.11. Просмотр списка пользователей

Такие операции как редактирование данных о пользователях, удаление пользователей, относящихся к группе иные пользователи, а также добавление, удаление баз данных и таблиц в них производятся администратором системы через оболочку phpmyadmin.

Процесс входа под учетной записью учителя показан на рисунке 12.

Рис.11. Вход пользователя учитель

Если логин и пароль учетной записи введены правильно, то откроется форма, выбора журнала успеваемости класса, показанная на рисунке 12.

Рис.12. Форма выбора журнала успеваемости

После ввода необходимых данных и нажатия на кнопку поиск откроется соответствующий журнал успеваемости класса (рисунок 13).

Рис.13. Журнал успеваемости

Для того чтобы поставить оценку необходимо в специальное поле, расположенное под таблицей с данными, ввести id того ученика, которому необходимо поставить оценку и нажать на кнопку поиск (рисунок 14), после чего откроется форма выставления оценок, показанная на рисунке 15.

Рис.14. Выбор ученика

Рис.15. Добавление оценок

Вход в систему под учетной записью классного руководителя показан на рисунке 16.

Рис.16. Вход классного руководителя

Если форма входа заполнена корректно, то после нажатия на кнопку вход на экране появится веб форма выбора класса для просмотра журнала успеваемости, представленная на рисунке 17.

Рис.17. Выбор класса

После заполнения формы и нажатия на кнопку просмотреть журнал на экране появится главное окно рабочей среды классного руководителя (рисунок 18).

Рис.18. Рабочая среда классного руководителя

Классный руковдитель имеет возможность добавлять или удалять учеников в список своего класса.

Процесс входа в систему пользователей, относящихся к группе иные пользователи показан на рисунке 19.

Рис.19. Вход других пользователей

Если форма входа заполнена правильно, то после нажатия на кнопку вход на экране появится форма поиска учащегося, представленная на рисунке 20.

Рис.20. Форма поиска учащегося

После заполнения формы данными и нажатия на кнопку поиск на экране появится страничка, отображающая результаты поиска (рисунок 21).

Рис.21. Результаты поиска

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе преддипломной практики был выполнен следующий перечень задач:

1. 
   

   исследование предметной области;

   
   


2. 
   

   исследование информационных потоков МОУ гимназии № 16;

   
   


3. 
   

   исследование документооборота организации;

   
   


4. 
   

   разработка функциональной модели «AS-IS»;

   
   


5. 
   

   разработка функциональной модели «TO-BE»;

   
   


6. 
   

   разработка технического задания.

   
   

Поставленные задачи были успешно выполнены, а также был собран полный перечень материалов, необходимый для дальнейшего дипломного проектирования. Также в рамках преддипломной практики был разработан электронный журнал успеваемости, который начнет эксплуатироваться в тестовом режиме с начала нового учебного года.

Список использованной литературы

1. 
   

   ГОСТ 34.601-89 «Стадии разработки АС».

   
   


2. 
   

   ГОСТ 34.602-89 – «ТЗ на создание АС»

   
   


3. 
   

   ГОСТ 34.603-92- «Виды испытаний АС»

   
   


4. 
   

   РД 50-34.698-90- «Требования к содержанию документов»

   
   


5. 
   

   ISO/IEC 12207:1995-08-01 – «Информационная технология. Процессы ЖЦ программного обеспечения».

   
   


6. 
   

   Коваленко В. В. Проектирование ИС. Методическое пособие.

   
   


7. 
   

   Маклаков С.В. BPWin и ERWin. CASE-средства разработки информационных систем. М.: ДИАЛОГ_МИФИ, 2000.

   
   

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Отчет по посещаемости.

Классный журнал.

Приказ о приеме на работу

Приказ об отпуске

Отчет по форме ОШ-1

Сводная ведомость успеваемости

Табель учета рабочего времени.