Туристическое агенство "First Travel"

ФГОУ СПО "Волгоградский технологический колледж"












Отчёт по практике

По дисциплине "Базы данных"

"Туристическое агенство "First Travel""




Разработчик

Сухинин А.И.

Группа ВТ-3-1

Руководитель проекта

Комалутдинова А.В.

Манько Е.П.


Содержание


Задание на практику

Введение

1.Проектирование Баз данных и заполнение таблиц

1.1 Сбор данных, составление логической модели

1.2 Разработка таблиц и определение ключевых полей

1.3 Создание структуры таблиц исвязывание по схеме данных

2.Создание форм для ввода данных

Создание однотабличной формы для ввода данных
Ввод данных в таблице БД через формы
Изменение фонового рисунка и цвета фона формы
Форматирование элементов формы



3.Отбор и сортировка записей с помощью запросов

Запросы на поиск данных
Запросы на обработку данных
Группировка. Перекрестные запросы
Запросы на ведение баз данных
SQL - запросы



4.Разработка форм для просмотра информации

4.1 Создание многотабличной формы, содержащей главную и подчиненные формы

Создание и печать отчетов



5.1 Редактирование и форматирование отчета

5.2 Сортировка и группировка данных, вычисления в отчетах

.3 Печать отчетов

Работа с макросами
Техника создания макросов
Ссылки на формы, отчеты и их свойства



6.3. Ссылки на элементы управления форм, отчетов и их свойств

7. Настройка пользовательского интерфейса

Настройка параметров приложения ACCESS
Настройка параметров запуска
Командный интерфейс приложения



Вывод

Список использованной литературы


Задание на практику


1. Проработка теоретического материала по вышеуказанному плану.

. Разработка индивидуального программного продукта, тема: "Туристическое агенство"


Введение


В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. Система база данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

Система Access - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access.

Создание приложений без программирования с использованием макросов Access. Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access. Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access (далее - просто Access) - это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE.

Основными видами объектов, с которыми работает программа, являются:

·Таблица - это объект, который используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, и записи (которые называются также строками). Для каждой таблицы должен быть определен первичный ключ (одно поле, имеющее для каждой записи уникальное значение или несколько полей, совокупное значение которых для каждой записи уникально). Т.е. первичный ключ - это однозначный идентификатор каждой записи таблицы. Для увеличения скорости доступа к данным отдельные поля таблицы (или их совокупность) могут быть объявлены индексами. Индекс - средство, ускоряющее поиск и сортировку в таблице за счет использования ключевых значений, которое позволяет обеспечить уникальность строк таблицы. Первичный ключ таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей с некоторыми типами данных.


·Запрос - это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют. Наиболее распространенный тип запросов - запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке.


·Форма - это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.


·Отчет - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.


·Страница - используется для доступа к данным текущей базы данных Access.


·Макрос - объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие.


·Модуль - объект, содержащий программы на Microsoft Visual Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые нельзя было бы найти с использованием макросов.



1. Проектирование базы данных и заполнение таблиц


Этапы проектирования базы данных:

.Определение цели создания базы данных, основные ее функции и информации, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

.Разработка на бумаге структуры таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах.

.Определение необходимых в таблице полей. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы
Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения



-В таблице должна присутствовать вся необходимая информация -Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").


4.3адать ключевое поле. Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

.Определить связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

б.Еще раз просмотреть структуру базы данных и выявите возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

.Добавить данные и создать другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

.Использовать средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.


1.1 Сбор данных и составление логической модели


Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Проектирование базы данных "Туристическое агенство"

Приложение "Туристическое агенство" предназначено для автоматизации деятельности туристических агенств. С помощью программы ведется учет проданных путевок, удобная работа с клиентами и с сотрудниками. Кроме того, работа с этой программой должна вестись без всякого напряжения со стороны пользователя.

Программа "Туристическое агенство" предназначена для облегчения работы по продаже путевок. Наиболее рутинными и в то же время наиболее ответственными процессами являются:

оформление путевок

вывод прайс-листа

продажи за промежуток времени

По перечню функций видно, что с помощью программы работа существенно упрощается.

Кроме того, появляется возможность быстро ориентироваться в огромной массе коммерческих предложений, анализировать спрос на те или иные виды услуг. Достоинства применения очевидны.

Выполняемые функции:

представление туров
ведение клиентской базы
возможность просмотра по странам
генерация отчетов: данные о турах



данные о странах

оформление путевки

продажи за промежуток времени

Создание базы данных

Прежде чем приступить к разработке базы данных, необходимо составить план, чтобы в дальнейшем не пришлось тратить много времени на изменение структуры базы данных. Продуманная структура и правильно выбранный формат записей способствуют эффективной работе с базой данных и позволяют быстро получать доступ к необходимой информации.

После определения структуры можно приступить к созданию базы данных. Для этого следует запустить Access и активизировать команду "Создать базу данных" меню "Файл" или нажать кнопку с изображением бланка на панели инструментов. В данном случае создается уникальная база данных, поэтому следует отказаться от использования стандартных шаблонов, выбрать пиктограмму "Новая база данных" и нажать кнопку ОК. В результате откроется диалоговое окно "Файл новой базы данных", в котором пользователь должен задать имя файла новой базы и определить на каком диске и в какой папке он будет храниться.

По умолчанию Access присваивает новой базе данных имя dbl, а если база с таким именем уже существует, то db2 и т.д. Имя базы данных не должно содержать более 255 символов. Введите имя файла базы данных, например "Туристическое агенствор".

Access автоматически добавит расширение .mdb. В поле "Тип файла" можно задать тип файлов, которые отображаются в списке выбранной папки: Базы данных Access или Все файлы.

При выборе первого элемента отобразятся только имена файлов имеющих расширение .mdb, т.е. имена файлов баз данных . Во втором случае вы увидите имена всех файлов активной папки.

После выбора диска и папки для хранения файла базы данных нажмите кнопку "Создать". В результате будет создана новая база данных, а на экране появится пустое окно в котором можно поместить ее объекты.





Проектирование таблиц

Основным объектом базы данных является таблица. На основе таблиц создают формы, запросы и отчеты. База данных может включать несколько таблиц.

После создания базы данных с помощью команды "Создать базу данных" (или открытия существующей базы посредством команды "Открыть базу данных"), на экране появится окно базы данных.

Для создания таблицы необходимо выполнить следующие действия:

Открыть вкладку "Таблицы" в окне базы данных и нажать кнопку "Создать".

Выбрать в списке диалогового окна "Новая таблица".

Режим таблицы - создание таблицы в режиме таблица;

Конструктор - создание таблицы с помощью конструктора таблиц;

Мастер таблиц - создание таблиц с помощью мастера таблиц;

Импорт таблицы - создание таблицы путем импортирования данных из внешнего файла или другой базы данных;

Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой базы данных.





В системе MS Access создайте Базу данных "Туристическое агенство First Trsvel", содержащую таблицы: "Авиабилеты путевки", "Авиабилеты", "Билеты на мероприятия", "Вместимость", "Гостиница/Отель", "Договор", "Категория", "Категория билета", "Класс авиа", "Класс гостиницы/отеля", "Клиенты", "Курорт", "Мероприятия", "Мероприятия путевки", "Номера", "Номера путевки", "Путевки", "Рейсы тура", "Связь", "Статус", "Тип тура", "Туристы" и собственно сам "Тур". Работа выполняется в режиме Конструктора.

таблица "Авиабилеты путевки" - будет содержать информацию об авиабилетах для выбранного клиентом тура и их количестве.

таблица "Авиабилеты" - будет содержать всю информацию о авиабилетах их стоимости, и цене.

тблица "Билеты на мероприятия" - будет содержать информацию о существующих билетах на мероприятих которые сможет забронировать клиент, категории и цене этого билета.

таблица "Вместимость" - будет содержать информацию о типах номеров в отелях.

таблица "Гостиница/Отель" - будет содержать информацию гостиницах и ее классе.

таблица "Договор" - будет содержать информацию о клиенте, выбранном туре и дате заключения логовора.

таблица "Категория" - будет содержать информацию о категории номера в отеле/гостинице.

таблица "Категория билета" - будет содержать информацию категории билета на мероприятие.

таблица "Класс авиа" - будет содержать информацию о классе авиабилета.

таблица "Класс гостиницы/отеля" - будет содержать информацию о классе отеля (зависит от числа звезд)

таблица "Клиент" - будет содержать информацию о клиенте, ФИО, дате рождения, Адресе, контактной информации, гражданстве, паспорте, визе и т.д

таблица "Курорт" - будет содержать информацию о названии курорта. Стране, описании самого курорта, и фотографии.

таблица "Мероприятие" - будет содержать информацию о мероприятиях проходящий на различных курортах, названии, дате и времени проведения.

таблица "Мероприятия путевки" - будет содержать информацию о включенных в путевку клиентом мероприятиях и количестве билетов заказанных им.

таблица "Номера" - будет содержать информацию о номере, его категории, и стоимости проживания в нем за сутки.

таблица "Номера путевки" - будет содержать информацию о выбранном клиентом номере, дате заселения и выселения, и количестве заказанных им номеров.

таблица "Путевка" - будет содержать информацию, о договоре, дате заключения и туре выбранном клиентом.

таблица "Рейсы тура" - будет содержать информацию о существующих рейсах авиакомпании, дате и времени вылета городе отправления и прибытия.

таблица "Связь" - необходимо для соединения таблиц "Турист" и "Договор"

таблица "Статус" - будет содержать информацию о статусе тура.

таблица "Тип тура" - будет содержать информацию о типе тура.

таблица "Турист" - будет содержать информацию о туристах: ФИО, дате рождения, паспорте, гражданстве, контакном телефоне, адресе и т.д

таблица "Туры" - будет содержать информацию о туре, курорте, типе тура, дате начала и завершения тура, стоисомти услуг туроператора, количестве путевок и его статусе.













1.2 Разработка таблиц и определение ключевых полей


В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами.

Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица "Туры" содержит сведения только о турах, а таблица "Клиенты" - только о клиентах, заказавших путевки. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы ("поля") и в строки ("записи").

Существует два режима работы с таблицей. Мы выбираем режим "Конструктор" или "Режим таблицы", кликнув на специальной кнопке на панели инструментов.

В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

Определение имен полей

Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, изменить его имя в столбце "Имя поля". Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Чтобы определить или изменить тип данных, надо выбрать столбец "Тип данных", нажать в поле символ раскрывающегося списка и выбрать тип данных из списка. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

Текстовый - Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.

Поле MEMO - Длинный текст или комбинация текста и чисел. Числовой - Числовые данные, используемые для проведения расчетов.

Дата/время - Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

Денежный - Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах

Счетчик - Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Логический - Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).

Поле объекта OLE - Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

Гиперссылка - Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Мастер подстановок - Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля.

Например, для формата "Денежный" автоматически добавляется разделитель групп разрядов и символ валюты (1 234 гр.).




Для задания свойства поля выбрать его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна ввести значение этого свойства или выбрать его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля.





Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов. Если вы хотите задать несколько ключевых полей, то вам нужно выделить несколько строк, удерживая клавишу Shift и так же нажать ключ.





Создайте следующие ключевые поля в наших таблицах.


Назание таблицыКлючевое полеАвиабилеты путевкиКод путевкиАвиабилеты путевкиКод авиабилетаАвиабилеты путевкиКоличествоАвиабилеты путевкиКод тураАвиабилетыКод авиабилетаБилеты на мероприятияКод билетаВместимостьВместимосьГостиница/отельКод гостиницыДоговорКод договораКатегорияКатегорияКатегория билетаКатегорияКласс авиаКлассКласс гостиницы/отеляКлассКлиентыКод клиентаКурортКод курортаМероприятияКод мероприятияМероприятия путевкиКод путевкиМероприятия путевкиКод билетаМероприятия путевкиКоличествоМероприятия путевкиКод тураНомераКод номераНомера путевкиКод путевкиНомера путевкиКодНомера путевкиДата заездаНомера путевкиДата выездаНомера путевкиКоличествоНомера путевкиКод тураПутевкиКод путевкиРейсы тураКод рейсаСвязьКод туристаСвязьКод договораСтатусСтатусТип тураТип тураТуристыКод туристаТурКод тура

1.3 Создание структуры таблиц и связывание по схеме данных


Для того чтобы выполнить это задание необходимо, открыть MS Access. Базу данных можно создать различными способами, используя ссылки в разделах:

1.Создание с помощью шаблона


2.Создание новой базы данных


.Создание из имеющегося файла, в области задач "Создание файла".


В ряде случаев в процессе работы с таблицей обнаруживается, что следует изменить ее структуру: нужно ввести новые поля, переименовать, удалить или изменить тип существующих, изменить имя ключевого поля. Изменение структуры таблицы можно выполнить в режиме таблицы или в режиме конструктора. Рекомендуется сделать резервную копию таблицы до изменения ее структуры затем, чтобы избежать потери части данных.

Чтобы добавить поле, установите курсор в поле, расположенное слева от места вставки, и выберите в меню "Вставка" команду "Столбец", для удаления поля выделите ячейку в поле и выберите в меню "Правка" команду "Удалить столбец".

Для изменения имени поля дважды щелкните область выделения этого поля и введите новый текст или установите курсор в поле и выберете в меню "Формат" команду "Переименовать столбец".

Если вы хотите изменить последовательность полей таблицы, ввести новые или отредактировать имена, то в окне базы данных на вертикально расположенной панели "Объекты" выберите значок "Таблицы", выделите имя редактируемой таблицы и перейдите в режим конструктора, выбрав в меню Вид команду "Конструктор".





Связь между таблицами определяется путем добавления связываемых таблиц в окно "Схема данных" с последующим перетаскиванием ключевых полей из одной таблицы в другую.позволяет работать одновременно с несколькими таблицами, каждая из которых должна содержать записи, посвященные определенной теме. Связь между ними устанавливается по общим для нескольких таблиц полям, например, кода тура, через которые осуществляется просмотр фотографии тура. Желательно, чтобы в одной из таблиц общее поле было ключевым. Если таблицы взаимосвязаны, то изменение записи одной таблицы может влиять на записи в другой таблице.

Для сохранения полноты и целостности данных Access накладывает определенные ограничения на ввод и редактирование данных, например, невозможно удалять запись из одной таблицы, если существуют связанные с ней записи в других таблицах. Реляционная БД может содержать большое количество взаимосвязанных таблиц. Задав связи между таблицами, можно создать запросы, формы и отчеты для отображения сведений, представленных в нескольких таблицах. Между двумя таблицами могут существовать следующие связи:

1.Один к одному - в этом случае одной записи в первой таблице соответствует только одна запись в другой таблице. Соответствие записей устанавливается по полю, которое является первичным ключом в первой таблице, и полю, называемым внешним ключом второй таблицы.


2.Один ко многим - в этом случае одной записи новой таблицы соответствует несколько записей в существующей таблице. Поле, содержащее первичный ключ новой таблицы, связывается с внешним ключом старой. Значения с внешним ключом могут повторяться.


3.Многие к одному - любой записи таблицы, связь с которой мы рассматриваем, могут соответствовать несколько записей новой таблицы, но не наоборот. Фактически это отношение один ко многим, рассматриваемое в обратном порядке. В этом случае ключевое поле новой таблицы является внешним ключом.


4.Многие ко многим - каждой записи из любой таблицы может соответствовать любое количество записей в другой таблице и наоборот. В этом случае поля, по которым устанавливается связь, являются внешними ключами. Они могут содержать повторяющиеся значения.


Кнопки панели инструментов отобразить прямые связи и отобразить все позволяют показать схему прямых связей только одной таблицы или связей всех таблиц в БД.

Для отображения связей одной таблицы выполните следующие действия:

1.Откройте окно БД и в меню "Сервис" выберите "Схема данных" или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов.





2. В диалоговом окне "Добавление таблицы" на вкладке "Таблицы" выделите требуемую таблицу и нажмите кнопку "Добавить" или дважды щелкните имя этой таблицы.





. Когда все необходимые таблицы добавлены, необходимо провести связи между ними. Для этого выберите нужное ключевое поле в главной таблице и, удерживая левую клавишу мыши, перетащите его на одноименное поле связной таблицы.





Когда связь создана, выберите команду "Изменить связь", щелкнув правой кнопкой по связи. В диалоговом окне "Изменение связей" (Edit Relationship) можно увидеть поля таблиц, по которым связь была проведена. Осталось поставить флажок "Обеспечение целостности данных" для определения типа связи. Подтвердите действие нажатием кнопки ОК;




. После создания всех необходимых связей закройте окно "Схема данных".

Чтобы поддержать связи между записями в связанных таблицах и обеспечить защиту от случайного удаления или изменения связанных данных, используется ряд правил, который обеспечивает целостность данных. Целостность данных позволяет предотвратить появление несвязанных записей. Обе взаимосвязанные таблицы должны принадлежать одной БД Access.

Связанные поля должны иметь один тип данных. Два исключения сделаны для поля счетчика: оно может быть связанно с числовым полем, свойство которого - "Размер поля" - имеет значение "Длинное целое". Именно для этого мы и установили флажок "Обеспечение целостности данных", что дает возможность обеспечить полное совпадение значений в выбранных полях в обеих таблицах.





Для установки целостности данных БД, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связных таблиц из БД других форматов установить целостность данных невозможно.

Для поддержания целостности данных в связных таблицах, при обновлении или удалении записи в главной таблице обеспечивается каскадное обновление или удаление всех связанных записей в подчиненной таблице или таблицах.

После того как мы создали интересующие для нас таблицы и провели связи между ними, то после этого нам необходимо создать формы для следующих целей:

1.для ввода новых данных в таблицу, их редактирование и удаление;


2.для выбора данных, их предварительного просмотра и для печати отчета;


.для открытия других форм или отчетов.


Для отображения на экране таблицы в окне БД выделите имя таблицы в списке и выберите команду "Открыть" в меню "Файл" или нажмите кнопку "Открыть" на панели инструментов.

Если таблица отображена на экране в режиме конструктора, то для перехода в окно просмотра данных таблицы выберите в меню "Вид" команду "Режим таблицы".

Щелкните ячейку, в которую необходимо ввести данные. Введите данные и нажмите клавиши ENTER или TAB. Для перехода к пустой записи нажмите клавиши CTRL + (символ "плюс") или нажмите кнопку перехода по записям "Новая запись" (New Record).

Изменение значений полей, добавление или удаление данных и поиск данных выполняются в режиме таблицы. Ввод новых данных в выделенное поле автоматически заменяет старые. Количество вводимых символов зависит от размеров поля, а не от ширины столбца. Текст не может быть разорван внутри ячейки. В одной ячейке нельзя отобразить несколько строк текста.

Чтобы ввести одни и те же данные в несколько ячеек, выделите ячейки, наберите данные, а затем нажмите CTRL+ENTER. Для удаления данных в выделенном поле нажмите клавишу Delete.

Для ввода числа и данных так, чтобы они хранились как текстовые данные, перед началом текста введите апостроф "'".

Чтобы изменить формат ячеек, выберите их и на панели инструментов листа щелкните кнопку "Панель свойств".

Как и таблицы созданные в других программах, таблицы Microsoft Access можно форматировать: изменять ширину поля, высоту строк, применять различные шрифты. Методы форматирования те же, что и MS Word или MS Excel. Для изменения ширины столбца поставьте курсор в этот столбец и выберите в меню "Формат" команду "Ширина столбца". На экране отобразится одноименное окно, в котором указывается ширина столбца.

Стандартная ширина столбца в американской версии равна 15,6667, в русской версии - 15,4111. Кнопка "По ширине данных" подгонит ширину поля по самому длинному значению поля.

Связанная таблица - это таблица, которая сохраняется в файле, не принадлежащем открытой БД, однако, является доступной из MS Access. Увидеть связи между таблицами Access позволяет команда "Схема данных" в меню "Сервис" или одноименная кнопка на панели инструментов в окне БД.


2. Создание форм для ввода данных


Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Виды форм:

В один столбец
Ленточная
Главная/подчиненная
Табличная
Диаграмма

2.1 Создание однотабличной формы для ввода данных

Форма является наиболее удобным средством отображения данных. С помощью форм в удобном виде можно вносить информацию в таблицы и отображать ее на экране монитора.
Форма является самым многофункциональным объектом базы данных. Ее можно использовать для эффективного ввода данных в базу данных, для просмотра информации базы данных вместе с производной информацией (выборка данных, сортировка, итоги, вставка рисунков, фотографий, диаграмм ...) для анализа, сравнения данных, а также для централизованного управления всеми объектами базы данных.
Для создания формы необходимо перейти на вкладку "Формы" и нажать пиктограмму в верхнем меню "Создать", далее выбрать способ создания:
Конструктор
Мастер форм
Автоформа
Диаграмма
Сводная таблица

2.2 Ввод данных в таблицы БД

Чтобы создать форму для ввода данных "Операторы", необходимо перейти на вкладку "Формы" и нажать пиктограмму в верхнем меню "Создать", далее выбрать способ создания "Конструктор", в качестве источника выбрать таблицу "Оператор".






Затем в режиме конструктора произвести необходимое редактирование.






И форма принимает необходимый вид.






Аналогочным образом создаем остальные формы.

2.3 Изменение фонового рисунка и цвета фона формы

Для того чтобы изменить цвет формы, выбираем режимы конструктора, нажимаем правой кнопкой мыши и вызываем окно свойства. Во вкладке "макет" или во вкладке "все" выбираем команду "цвет фона" и подбираем фон.





Для того чтобы изменить фоновый рисунок формы в выпадающем списке "область данных" выбираем элемент форм.
Следом во вкладке "макет" или во вкладке "все" выбираем команду "рисунок", в которую прописываем место нахождения картинки, после чего на форме в виде фонового рисунка будет выбранный вами ранее элемент.



Изменение размеров рисунка
Способ изменения размера и пропорций рисунка зависит от того, будет ли данный рисунок использован как фоновый рисунок (подложка) или будет выведен в рамке рисунка, свободной рамке объекта или в присоединенной рамке объекта.
1.Откройте форму, отчет или страницу доступа к данным в режиме конструктора.
2.Выполните одно из следующих действий.
Изменение размеров фонового рисунка в форме или отчете
1. Дважды щелкните область выделения формы или область выделения отчета, чтобы открыть окно свойств.
2. Выберите вкладку Формат и в ячейке свойства Масштабы рисунка (PictureSizeMode) укажите одно из следующих значений.

2.4 Форматирование элементов формы

Access позволяет отформатировать каждое поле в отдельности: выбрать для него тип, размер, начертание шрифта, а также способ выравнивания текста
После того, как какой-либо элемент маркирован, становятся доступными кнопки на панели инструментов Формат форма\ отчет (она расположена ниже панели инструментов "Конструктор форм" в верхней части окна Access). Кнопки "Ж", "К" и "Ч " обеспечивают выделения текста жирным шрифтом, курсивом и подчеркиванием. Теперь измените размер и тип шрифта. На панели инструментов можно найти три комбинированных списка: в среднем приведены названия всех доступных шрифтов, а в правом - доступные размеры шрифта в пунктах.

3. Отбор и сортировка записей с помощью запросов

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.
После создания таблиц и ввода в них данных можно приступать к созданию Запроса.
В окне базе данных щелкните на вкладке "Запросы".
Щелкните на кнопке "Создать".
При этом появится пять пунктов создания Запроса.
Конструктор
Простой запрос
Перекрестный запрос
Повторяющие записи
Записи без подчиненных




3.1 Запросы на поиск данных


Запросы используются для получения одной или нескольких таблиц БД данных необходимой пользователю информации, отвечающей заданному условию, выполнения вычислений и отображения результатов в табличной форме. С помощью запроса можно обновить данные в таблице, добавить и удалить записи.

1.В Access различают следующие типы запросов: запрос на выборку - позволяет извлечь данные из одной или нескольких таблиц и отобразить их в таблице;


2.перекрестный запрос - суммирует в электронной таблице данные из одной или нескольких таблиц. Они используются для анализа данных, создания диаграмм;


.запрос на изменение - создают новые таблицы из запросов. Они позволяют включить новые записи или удалить старые, внести в них изменения с помощью выражений, встроенных в запрос.


Наиболее часто используемый типом запроса является запрос на выборку. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других

типов итоговых значений. Внесенные в таблицу изменения автоматически отображаются в запросе.

Назначение запросов:

1.выбор записей, отвечающих определенным критериям отбора без предварительного открытия конкретной таблицы или формы;


2.выбор таблиц, содержащих нужные записи, с возможностью последующего добавления других таблиц;


3.отбор полей, выводящихся на экран при отображении результирующего набора записей;


4.создание новой таблицы на основе данных, полученных из существующих таблиц;


5. выполнение вычислений над значениями полей.

По результатам запроса создается временная таблица, которая хранится в памяти компьютера. После сохранения запроса сохраняется только описание его конструкции, а не данные, полученные в результате запроса. Сохраненный запрос можно использовать многократно.

Для просмотра результатов запроса в окне БД на вертикально расположенной панели "Объекты" выберите значок "Запросы" и дважды щелкните имя запроса в списке.

Чтобы создать запрос на поиск данных:

. Откройте запрос в режиме Конструктора.

. Чтобы определить параметр запроса, введите в строку Условие отбора (Criteria) для столбца "Название" (CompanyName) вместо конкретного значения слово или фразу и заключите их в квадратные скобки,.Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса.

. Если вы хотите, чтобы Access проверяла данные, вводимые в качестве параметра запроса, нужно указать тип данных для этого параметра. Обычно в этом нет необходимости при работе с текстовыми полями, т. к. по умолчанию параметру присваивается тип данных Текстовый (Text). Если же данные в поле запроса представляют собой даты или числа, рекомендуется тип данных для параметра определять. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в верхней части запроса и выберите из контекстного меню команду Параметры (Parameters) или выполните команду меню Запрос, Параметры (Query, Parameters), Появляется диалоговое окно Параметры запроса (Query Parameters).

. В столбец Параметр (Parameter) нужно ввести название параметра точно так, как он определен в бланке запроса только можно не вводить квадратные скобки. В столбце Тип данных (Data Туре) выберите из раскрывающегося списка необходимый тип данных. Нажмите кнопку ОК.

. Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов, чтобы выполнить запрос. При выполнении запроса появляется диалоговое окно Введите значение параметра (Input Parameter Value) в которое нужно ввести значение.

В одном запросе можно ввести несколько параметров. При выполнении такого запроса для каждого из параметров будут поочередно выводиться диалоговые окна Введите значение параметра в том порядке, в котором параметры перечислены в бланке запроса.

Чтобы создать запрос "Продажи за промежуток времени, необходимо перейти на вкладку "Запросы", нажать пиктограмму "Создать", выбрать режим "Конструктор", добавить необходимые таблицы.





После добавления таблиц и выбора необходимых полей необходимо прописать соответствующее условие через построитель выражений.





Запрос готов.


3.2 Запросы на обработку данных


Запрос на базе нескольких связных таблиц создается в той же последовательности, что и из одной таблицы, только добавляется ввод имен дополнительных таблиц.

Для создания многотабличного запроса в окне БД на панели "объекты" (Objects) выберите значок "запросы" (Queries) и нажмите кнопку "создать" (New) на панели инструментов. В диалоговом окне "новый запрос" (New Query) выделите "простой запрос" (Simple Query Wizard) и нажмите кнопку ОК.

Укажите сначала имя первой таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, выберите поля, данные которых нужно использовать, а затем укажите дополнительную таблицу или запрос и выберите нужные поля. Повторяйте этот шаг до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

В верхней части макета видны линии связи между таблицами, а в нижней части на бланке запроса - имена таблиц и полей.

Создадим запрос "Туры", позволяющий выводить следующую информацию: Код тура, Курорте, Стране, Типе тура, Описании, и фотографию.

Добавляем таблицы.





Добавляем необходимые поля.





Проверяем работу.





Аналогичным образом создадим остальные запросы.







3.3 Группировка. Перекрестные запроси


В тех случаях, когда вас интересует записи, отвечающих определенному условию, применяют запрос по образцу. При создании запроса вы даете, как бы образец (QBE, query by example - запрос по образцу), по которому будет составлен ответ или выполнены операции. Поэтому в более версиях Access используется термин бланк запроса по образцу (QBE).

Запросы составляются в интерактивном режиме. Включите в запрос таблицы и поля, которые вас интересуют, укажите условия выбора и какие вычисления необходимо произвести. Включить поле в запрос можно следующими способами:

1.в строке "Поле" поставить курсор в нужный столбец и дважды щелкнуть имя поля в списке. Нажать клавишу стрелка - вправо или клавишу "Tab", переместить курсор в следующий столбец и добавить новое поле в запрос;


2.щелкнуть на кнопке раскрытия списка около правой границы ячейки в строке "Поле" или нажать клавишу F4, чтобы открыть список имен полей и выбрать требуемое поле;


.перетащить имя поля мышью из списка полей в верхней части окна.


Для ввода нескольких полей из списка можно удерживать клавишу CTRL при выделении нужных полей в списке, а затем перетащите выделенные поля мышью. Access автоматически распределит выбранные поля по ячейкам строки "поле". Если выбрать в первой строке звездочку "*", то это означает, что в ответе должны быть представлены все столбцы таблицы.

Для выполнения сортировки результатов запроса, по какому-нибудь полю переместите курсор в строку "Сортировка" этого поля и нажмите клавишу F4, для отображения вариантов сортировки: По возрастанию, По убыванию. Если вы в запросе используете какое-либо поле для указания условий отбора, но не хотите, чтобы оно было отображено в ответе на запрос, то снимите флажок в этом поле в строке "вывод на Экран". Если вы хотите использовать текстовой критерий отбора, то введите необходимый текст в строку "Условие отбора". Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки "Условие отбора" текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст приглашения должен отличаться от имени поля, но может включать его.

В Access предусмотрено большое количество вариантов отбора записей из БД. Разберем некоторые широко распространенные условия отбора записей, используемые в запросе.

Оператор - это символ или слово, например, = или Or, указывающие выполнение операции над элементами формулы. Access позволяет использовать различные типы операторов для вычислений на листе:

1.арифметические операторы - служат для выполнения арифметических операций над числами (таблицами);


2.операторы сравнения - используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения может являться логическое значение: "ИСТИНА" или "ЛОЖЬ";


.текстовый оператор конкатенации "Амперсанд" (&) - используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку;


.операторы ссылки - применяются для описания ссылок на диапазоны ячеек.


Запрос записей в определенном диапазоне значений может выполняться с использованием следующих операторов сравнения:

ü= - равно;


ü

ü>- меньше, чем;


ü - не равно;


ü>= - больше или равно;


ü

Как правило, операторы сравнения используются в числовых полях или полях дат, но они могут применяться и в текстовых полях. Например, если ввести в текстовое поле "Условие отбора"

Если вы не уверены в написании какого - либо слова, то можете использовать оператор LIKE и подстановочный знак. Напомним, что знак вопроса заменяет один символ, а звездочка * - группу символов. Например, выражение LIKE П* выполняет поиск слов, начинающихся с буквы П. Выражение: LIKE П? Л выполняется поиск слов, пел, пал, пол и т.п.

Под выражением подразумевается любая комбинация операторов, констант, значений текстовых констант, функций, имен полей (столбцов), элементов управления или свойств, результатом которой является конкретное значение.

Одним из широко распространенных методов анализа табличных данных является использование следующих итоговых функций для полей с числовыми данными:

üSum - вычисление суммы значений поля;


üAvg - определение среднего значения поля;


üMin - нахождение минимального значения поля;


üМах - нахождение максимального значения поля;


üCount - подсчет количества записей поля (может применяться для всех полей);


üStDav - расчет стандартного отклонения поля;


üVar - расчет изменения значения поля.


При желании пользователь может изменить или уточнить запрос, построить по результатам запроса графики.

Столбец итогов может содержать итоговые данные для всех записей таблицы или сгруппированных по какому ни будь принципу. Для использования итоговых операторов в указанной задаче выполните следующие действия:

üв запросной форме в строке "Вывод на экран" поставьте флажки в полях, которые будет использоваться для вычислений;


üвыберите в меню "Вид" команду "Групповые операции" или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов;


üустановите курсор в поле, над значениями которого будут выполняться вычисления, и выберите в ячейке "Групповая операция" требуемую функцию;


üв меню "Запрос" выберите команду "Запуск".


С помощью запроса могут быть подсчитаны Сумма и Среднее арифметическое значение, найдены Минимальное и Максимальное значения в поле. Закончив работу с запросом, можно сохранить его под некоторым именем.

Для расширения условий отбора можно использовать строку "или" (or) в бланке запроса.

Для упрощения процесса добавления в запрос функций, констант, операторов и общих выражений можно использовать построитель выражений.

Для отображения окна построителя выражений выполните следующие действия:

1.перейдите в режим Конструктора запроса;


2.поместите курсор в ячейку "Условие отбора" в столбец, для которого необходимо задать критерии отбора;


Щелкните правой кнопкой позицию, в которую требуется вставить выражение, и выберите в контекстном меню команду "Построить" или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов.

В верхней части диалогового окна построителя выражений расположено поле, отображающее выражение по мере его создания. Access часто помещает в его поле прототипы, заключенные в двойные угловые кавычки, вместо которых пользователь должен поставить нужные элементы.

Следует либо ввести соответствующее значение, либо выделить прототип и заменить его на элемент из правого списка.

В средней части окна построителя находится раздел, предназначенный для создания элементов выражения. В нем расположены кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию для выражения. Например, вы можете нажать кнопку Like, чтобы не выводить это слово с клавиатуры.

В нижней части окна построителя находится три поля. В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, формы, объекты базы данных, встроенные определенные пользователем функции, константы операторы и общие выражения. В правом поле выводиться список значений (если они существуют) для элементов. Например, если выбрать в левом поле встроенные функции, то в среднем поле появиться список всех типов функций Microsoft Access, в правом поле будет выведен список всех встроенных функций, заданных левым и средним полями.

Чтобы вывести полный список операторов, выберите папку операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле. В правом поле будет выведены все операторы выбранного типа. Возможен непосредственный ввод части выражения в верхнем поле.

Для возвращения в бланк запроса нажмите кнопку ОК. Построенное выражение будет вставлено в то поле, где расположен курсор. Имена полей при вводе в бланк запроса следует заключить в квадратные скобки.

Режим конструктора позволяет не только создать новый запрос, но и редактировать существующий. В этом режиме можно добавлять поля, задавать порядок сортировки и условия отбора. Чтобы открыть запрос в режиме конструктора, перейдите в окно БД, на панели "Объекты" выберите значок "Запросы", выделите нужный запрос в правой части окна и нажмите кнопку "Конструктор" на панели инструментов. Если запрос уже открыт, то для перехода в режим конструктора в меню "Вид" выберите команду "Конструктор" или нажмите кнопку "Вид" на панели инструментов.

Если вы захотите снять в запросе какое-либо поля, то в строке "Вывод на экран" снимите флажок в соответствующей ячейке.





Чтобы удалить поле из бланка запроса, щелкните область выделения столбца и нажмите клавишу "Delete".

Для изменения положения поля в запросе поместите указатель в область выделения столбца, он примет вид жирной стрелки, направленной вниз. Щелкните мышью в области выделения и переместите выделенный столбец, удерживая нажатой кнопку мыши. Для создания перекрестного запроса обязательно используются групповые операции.

Результатом перекрестного запроса является cross-таблица. Основным отличием cross-таблицы от любой другой таблицы БД заключается в следующих основных принципах:

1.заголовками столбцов являются не имена полей, а значения одного из полей;


2.в первом столбце указываются значения не ключевого поля, а любого другого выбранного пользователем;


3.на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые данные.


Создается перекрестный запрос, как было сказано выше на основе запроса на выборку, содержащий нужные поля. Затем, щелкнув правой кнопкой мыши в области окна запроса, в меню выбираются последовательно команды "Тип запроса", "Перекрестный".

Автоматически появится строка "Группировка" и строка "Перекрестная таблица". Для создания запроса необходимо указать три параметра: заголовков строк, заголовков столбцов, значений.

Для повышения скорости сортировки и поиска записей можно проиндексировать отдельное поле или комбинацию полей. Индекс - это средство, ускоряющее поиск и сортировку в таблицы за счет использования ключевых значений, которое позволяет обеспечить уникальность строк таблицы. Первичный ключ таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей с некоторыми типами данных.

Первичный ключ запрещает ввод в поле повторяющихся значений, однако запрет на ввод повторяющихся значений может потребоваться и для других полей. Например, чтобы не повторялись номера пропусков сотрудников. Для нескольких полей, ввод в которые повторяющихся значений должен быть запрещен, можно использовать составной индекс. При создании индексов можно использовать поля разных типов.

Для одной таблицы Access позволяет создать до 32 индексов, из которых пять могут быть составными. Составной индекс может включать до 10 полей. С увеличением количества индексов уменьшается скорость добавления новых записей, так как каждая новая запись требует добавления к ней индексов.

В процессе сортировки текстовые записи можно сортировать в алфавитном порядке. Числовые, денежные, временные данные можно сортировать по возрастанию или убыванию.

Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в бланке в режиме конструктора таблицы. Если необходимо узнать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала определите ключ, а затем нажмите кнопку "Индексы" на панели инструментов и в окне "Индексы" и укажите другой порядок полей для индекса с именем Primary Key.

Для сортировки данных по одному полю в режиме формы или таблицы установите в этом поле курсор и выберите в меню "Записи" команду "Сортировка": Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Команды дублируют аналогичные кнопки на панели инструментов.




база данный access интерфейс

Вы можете выделить в таблице два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. В форме возможна сортировка записей только по одному полю. Набор условий, применяемых для отбора подмножества данных или для их сортировки, называется фильтром.

Для сортировки данных в таблице по нескольким полям выберите в меню "Записи" команду "Фильтр", "Расширенный фильтр". На экране отобразится окно, в верхней части которого отображен список всех полей таблицы. Это окно используется для выбора полей, по которым будет выполняться сортировка.

В Access сначала сортируются записи, расположенные в самом левом столбце, затем в следующем столбце справа и т. д. Условия сортировки: по возрастанию, по убыванию и т. д. задаются в строке "Сортировка".

После задания условий сортировки выберите в меню "Фильтр" команду "Применить фильтр". Для отображения не отсортированной таблицы выберите в меню "Записи" команду "Удалить фильтр". Если фильтр создается в форме или таблице, в которой уже есть фильтр, оставшийся от предыдущего сеанса работы, то новый фильтр замещает его.

Фильтром называется набор условий, применяемых для отбора данных или для их сортировки. Применение фильтра позволяет ограничить количество просматриваемых записей и отобрать только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Фильтры не сохраняются после закрытия таблицы или формы, поэтому их приходится создавать заново после открытия таблицы или формы.

Для проведения отбора по определенным условиям укажите таблицу или форму и поле, по которому будет производиться фильтрация записей. В Access поддерживается различные способы отбора записей с помощью фильтров.





3.4 Запросы на ведение баз данных


Запрос на изменение позволяет проводить изменения в базовых таблицах самой базы данных. В отличие от запроса на выборку такие запросы позволяют выполнять определенные действия с помощью кнопки Запуск.

Запросом на изменение называется запрос, за одну операцию изменяющий, пермещающий или удаляющий несколько записей безвозвратно.

Существует четыре основных категорий запроса:

1. На удаление записи - удаляет группу записей из одной или несколько таблиц


. На обновление записи - вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.


. На добавление - добавляет группу записей в одну или несколько таблиц


. На создание таблицы - создает новую таблицу на основе всех данных или их части из одной или нескольких таблиц. Его используют для создания архивных файлов, содержащие старые записи или для создания таблицы для экспорта.






Создание запроса на изменение похоже на создание перекрестного запроса. В основе действий лежат следующие принципы

-Создается стандартный запрос на поиск данных, подлежащих изменению;


-Для проверки правильности созданный запрос выполняется;


Созданный запрос на выборку преобразовывается на выполнение действий на изменение. Для преобразования запроса необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в области окна запроса и в меню выбрать последовательно команды Тип запроса и необходимую категорию изменений - Создание таблицы, Обновление, Добавление или Удаление.


3.5 SQL - запросы


Запрос SQL - это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access.




Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Фактически, для большинства свойств запроса, доступных в окне свойств в режиме конструктора, имеются эквивалентные предложения или параметры языка SQL, доступные в режиме SQL. При необходимости, пользователь имеет возможность просматривать и редактировать инструкции SQL в режиме SQL. После внесения изменений в запрос в режиме SQL его вид в режиме конструктора может измениться.

Некоторые запросы, которые называют запросами SQL, невозможно создать в бланке запроса. Для запросов к серверу, управляющих запросов и запросов на объединение необходимо создавать инструкции SQL непосредственно в окно запроса в режиме SQL. Для подчиненного запроса пользователь должен ввести инструкцию SQL в строку Поле или Условие отбора в бланке запроса.

Инструкции SQL могут быть использованы в Microsoft Access в тех местах, куда можно ввести имя таблицы, запроса или поля.

В некоторых ситуациях инструкция SQL создается автоматически. Например, при использовании мастера для создания формы или отчета, получающего данные из нескольких таблиц, автоматически создается инструкция SQL, которая становится значением свойства Источник строк (RowSource) формы или отчета. При создании списка или поля со списком с помощью мастера также создается инструкция SQL, которая становится значением свойства Источник строк (RowSource) списка или поля со списком.

Если мастер не использовался, можно создать инструкцию SQL в ячейках свойств Источник записей (RecordSource) или Источник строк (RowSource), нажав кнопку построителя рядом с соответствующей ячейкой и создав запрос в режиме конструктора запроса.

Допускается также следующее программное использование инструкций SQL:

аргумент "Инструкция SQL" макрокоманды "3anycK3anpocaSQL" (RunSQL);
программа, записанная как строковый литерал, или инструкция SQL, включающая переменные и элементы управления;
свойство SQL объекта QueryDef, используемое для изменения базовой инструкции SQL запроса.



Допускается ввод выражений в инструкцию SELECT, а также в предложения WHERE, ORDER BY, GROUP BY или HAVING. В качестве значений некоторых аргументов

Начинающим пользователям рекомендуется создавать запросы в окне конструктора, поскольку для описания запросов на языке SQL необходим опыт работы с базами данных. Примерами SQL- запросов являются запросы на объединение запросы к серверу управляющие и подчиненные запросы. SQL- запросы могут служить не только для извлечения информации из базы даннях, но и для получения сведений для формы и отче та, а также для заполнения полей списков в формах.

Запросы, созданные в окне конструктора запроса, Access автоматически преобразует в SQL-запросы. Пока пользователь работает с базой данными созданными Access, ему незачем обращаться к SQL- инструкциям. SQL представляет интерес только в том случае, если из Access пользователь делает запрос к другой базе данных поддерживающей SQL.

В основе SQL запросов лежит инструкция, в ней используются четыре основные команды SQL:

SELECT - с этой команды начинается создание запроса, за ней следуют имена полей которые будут выбраны из одной или нескольких таблиц. Наличие данной команды в запросе обязательно. Для правильной записи запроса после инструкции SELECT прописываются те поля, которые должны отображаться в результирующей таблице, но если их несколько, то их имена разделяются запятыми, при этом, если в имени поля содержится пробел, оно заключается в квадратные скобки. Если выбираются поля из нескольких таблиц, то указываются сами таблицы, причём ставятся на первом месте и отделяются от имени полей точкой. Если из таблицы необходимо выбрать все поля, прописывается имя таблицы и символ *.

FROM - данная команда определает имена таблиц, содержит поля, которые определяются в команде SELECT. Наличие данной команды в запросе обязательно, если используется несколько таблиц, то необходимо также определить тип объединения join между таблицами. Предикаты в инструменте SELECT используются для ограниченного числа возвращаемых записей. В SELECT используются 4 предиката:

. ALL (по умолчанию) "все"

. DISTINCT (используется для отбрасывания всех записей, содержащих повторяющиеся данные в полях)

. DISTINCT ROW (используется аналогичным способом, но для определения дублирующих записей просматриваем все поля, все записи, а не только те поля, которые были выбраны в инструкции SELECT.

. TOP (используется, как и предыдущий, но позволяет ограничивать количество выводящих записей)

Для того, чтобы в инструкции SELECT выбрать все поля из 1-ой таблицы используется * (1 позиция в схеме данных перед ключевым полем)

Существует 3 типа объединений join:

Inner join…on - такое объединение является традиционным, т.е. объединяет внутреннее объединение между таблицами следующим образом..

2 Right join…on

. Left join…on - данная инструкция определяет условия отбора выводящих записей. Наличие данной инструкции в SQL запросе необязательно. Она используется только при необходимости выводить записи, удовлетворяющие одному или нескольким условиям, но если она используется, то стоит после команды from.

ORDER BY - данное предложение определяет порядок сортировки выводящих записей, при этом для сортировки в инструкции выбирается поле из конкретной таблицы, по умолчанию - сортировка по возрастанию.

Число команд при создании SQL запроса или инструкции ограниченно и поэтому системе необходимо сообщить об окончании SQL инструкции, для этого используется точка с запятой. Если разработчик забыл поставить ";" в конце инструкции система его поставит автоматом, но если разработчик поставил ";" внутри инструкции, то выполнение закончится на этом символе.


4. Разработка форм для просмотра информации


4.1 Создание многотабличной формы


Составная многотабличная форма создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Она может быть создана в режиме Конструктора или Мастера форм. Наиболее технологичным является первоначальное создание формы с помощью Мастера с последующей доработкой в режиме Конструктора.

Мастер форм предоставляет возможность выбрать включаемые в форму поля из нескольких взаимосвязанных таблиц и на их основе создает многотабличную форму.

При использовании Мастера форм подчиненная форма строится только для таблицы, подчиненной по отношению к таблице - источнику основной части. Можно создать составную форму, включающую несколько подчиненных форм стандартного вида.

Мастер форм позволяет создать подчиненные формы, которые не включаются непосредственно в основную форму. При этом в форму включается лишь кнопка, представляющая связанную форму. Этот способ построения удобен в сложных формах, а также в случае, когда пользователю нет необходимости постоянно видеть связанные формы.

Составная форма, построенная Мастером, может и не включать подчиненных и связанных форм. Такая форма создается, если необходимо дополнять записи подчиненной таблицы записями из одной или нескольких главных таблиц.

Полученная с помощью Мастера составная форма может быть отредактирована, в том числе и дополнена другими включаемыми формами.

Для создания формы в окне базы данных надо выбрать вкладку "Формы" и нажать кнопку "Создать". В окне "Новая форма" выбрать режим создания "Мастер форм" и можно в качестве источника данных основной части формы выбрать из списка таблицу или запрос.

В открывшемся в первый раз диалоговом окне "Создание форм" последовательно выбираются таблицы и из них поля, включаемые в форму.

В окне "Создание форм", открывшемся второй раз, в рамке "Выберите тип представления данных" надо выделить таблицу, которая является источником основной части формы. Если таблица была выбрана в окне "Новая форма", то она уже выделена.

Если таблица-источник основной части формы является главной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, в окне "Создания форм" можно выбрать один из двух возможных типов подключения формы: для непосредственного включения подключенной формы надо отметить "Подчиненные формы"; для включения кнопки, вызывающей связанную форму, надо выбрать "Связанные формы". Далее можно выбрать вид "Ленточная" или "Табличная" для подчиненной или связанной формы.

Если таблица-источник основной части формы является подчиненной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, то создаваемая многотабличная форма не будет включать подчиненную форму. Однако эта форма будет содержать поля из главной таблицы. В окне "Создание форм" автоматически будет установлен тип формы "Одиночная форма". Далее предоставляется возможность выбрать вид формы: В один столбец, Ленточный или Табличный.

В следующем окне предоставляется возможность выбрать стиль оформления (Обычный или другой), который определяет отображение надписей и значений полей в форме.

В последнем диалоговом окне "Создание форм" можно отредактировать заголовки форм и выбрать дальнейшие действия - Открытие формы для просмотра или ввода данных или Изменение макета формы.

Если был выбран вариант "Открытие формы для просмотра или ввода данных", автоматически выводится форма с данными из таблиц, задействованных в форме. После нажатия кнопки "Готово", Мастер завершает создание формы. Сохранение форм производится автоматически. При выборе дальнейших действий - Изменение макета формы - форма выводится в режиме Конструктора, позволяющем произвести нужную доработку. После работы Мастера в форме размещены заданные поля из таблицы-источника основной части. Если включена подчиненная форма, то для нее выделена область, в которой указано только присвоенное ей имя.

В режиме Конструктора можно производить создание или редактирование ранее сохраненной формы.

При редактировании могут быть произведены чисто косметические правки по изменению расположения отдельных полей, их отображений и подписей. Могут быть выполнены и более радикальные изменения, включая удаление и дополнение новых полей, удаление встроенных форм, добавление новых подчиненных форм, включение полей со списком, внедрение объектов из других приложений, например, рисунков, диаграмм и т.д.

Чтобы добавить новые поля в форму. Необходимо отобразить на экране список полей, доступных для внесения в форму, и перетащить требуемые поля в форму. Для отображения списка полей выполняется команда "Вид | Список полей" или нажимается соответствующая кнопка на панели Конструктора форм. Список полей доступен только в режиме Конструктора формы.

В процессе создания формы или редактирования ранее созданной формы, в том числе однотабличной, можно добавить подчиненную форму. Включение формы на этапе редактирования требует предварительного создания включаемой формы.

Для встраивания подчиненной формы необходимо в режиме Конструктора нажать кнопку панели элементов "Подчиненная форма/отчет". Затем установить курсор на место размещения создаваемого объекта в форме, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть рамку подчиненной формы до нужного размера.

Для установления связи с ранее созданной подчиненной формой надо выделить внедренный объект и выбрать пункт меню "Вид | Свойства" или нажать правую клавишу мыши и в контекстном меню выбрать "Свойства". В окне "Подчиненная форма/отчет" надо выбрать вкладку "Данные".

В строке "Объект-источник" выбрать из списка имен форм, существующих в базе данных, ту форму, которая будет подчиненной. Имя выбранной формы вставится в рамку подчиненной формы в окне Конструктора.

Связь между основной и подчиненной формой устанавливается автоматически (Подчиненные поля - Основные поля) если ранее в схеме данных была определена связь таблиц, соответствующим формам. Если связи между таблицами не определены в схеме данных, необходимо выполнить действия по установке связи. В строках "Подчиненные поля" и "Основные поля" ввести имена полей, по которым связываются таблицы.

Для включения подчиненной формы может быть также использован Мастер, который позволяет не только включить, но и создать нужную подчиненную форму. Чтобы при нажатии кнопки "Подчиненная форма/отчет" запускался Мастер необходимо предварительно на панели элементов нажать кнопку "Мастера элементов".

Особым способом включения подчиненной формы является использование метода "подтащи и брось". Таким способом можно перетащить в форму из окна базы данных готовую подчиненную форму или таблицу, для которой нужно создать подчиненную форму.

При оформлении подчиненной формы часто полезно избавиться от линий, разделяющих области заголовка, данных и примечаний. Этого можно добиться, например, удалив область заголовка и примечаний с помощью команды "Вид | Заголовок | Примечание формы". Область данных нужно сделать больше по высоте, чем окно вывода подчиненной формы в основной.




При определении вида формы можно использовать свойства самой формы. Для перехода к просмотру и редактированию свойств формы надо установить указатель мыши в области выделения формы и нажать правую клавишу мыш


4.2 Создание составной формы содержащей главную и подчиненную форму


Рассмотрим создание многотабличной формы через кнопку "Подчинённая форма/отчёт":


1.Для главной и подчиненной формы сначала создаются запросы, если это необходимо.


2.Главная форма создается обычным образом, через "Мастер форм" или "Конструктор". Источником данных является созданный ранее главный запрос. Перейдя в режим Конструктора необходимо изменить размеры формы - увеличить ее на величину подчиненной.


3.На панели элементов в режиме Конструктора выбрать кнопку "Подчиненная форма/отчет". Активизировав ее на свободной области формы, установить размеры и местоположение подчиненной формы.





4.Далее в режиме диалога выбирается запрос, созданный для подчиненной формы, и перебрасываются нужные поля в подчиненную форму. При этом система автоматически предлагает связать главную и подчиненную формы по заранее определенным в запросах полях (при создании запроса для подчиненной формы обязательно выбирают одно или несколько полей для связи с главным запросом). Если надо связать формы вручную, то система предлагает до 4 полей для связывания главной и подчиненной форм.


5.Также система предлагает по умолчанию название для подчиненной формы, аналогичное названию главной с добавлением словосочетания "Подчиненная".


6.Сохранение, форматирование и редактирование главной и подчиненной форм производится стандартным образом аналогично формам для ввода информации.


Главное отличие форм для просмотра от форм для ввода информации состоит в том, что формы созданные на базе запросов изменять нельзя, можно их только просмотреть и распечатать.

Рассмотрим метод прямого перетаскивания. Он используется для создания подчиненной формы путем перетаскивания из окна БД удержанием левой клавиши мыши ранее созданного запроса, таблицы или формы на свободное место в конструкторе главной формы. При этом размеры формы изменяются автоматически. После чего необходимо выполнить следующие действия:

1.Открыть главную форму в режиме Конструктора,


2.Выделить (полностью) подчиненную форму;


3.Правой клавишей открыть окно Свойств подчиненной формы и выбрать вкладку "Данные", которая содержит следующие поля:


üОбъект-источник - из выпадающего списка данной строки выбрать связываемую подчиненную форму;


üПодчиненные поля - здесь необходимо вручную через ";" прописать поля, по которым будет связываться подчиненная форма с главной;


üОсновные поля - в данную строку необходимо вписать поля для связывания из главной формы через ";" в том же порядке, что и подчиненные поля;


üДоступ - по умолчанию стоит "Да", из списка можно выбрать необходимое;


üБлокировка - по умолчанию "Нет", из списка можно выбрать необходимое;


üПосле этого можно закрыть окно Свойств, перейти в режим формы и проверить правильность установки связей. Если подчиненная форма связана верно, то при переходе по записям в главной форме будет происходить смена записей и в подчиненной форме.


Создадим многотабличную форму "Добавление туристов", которая позволяет добавлять туристов в список на определенный тур.

Для этого сначала создадим форму, в качестве источника которой служит запрос "Договор".




Затем в режиме "Конструктор" производим необходимые изменения, после этого методом "перетаскивания" переносим созданную заранее форму, которая будет являться подчиненной. В нашем случае форма "Туристы по договору (подч)".





Затем в режиме "Конструктор" производим необходимые изменения уже подчиненной таблицы.





Кнопки

Кнопки удобны для выполнения действий. Когда пользователь щелкает кнопку, не только выполняется соответствующее действие, но и на экране видно, как кнопка нажимается и отпускается.

Кнопки можно создать как с помощью мастера, так и без него.

Создание в режиме "Мастер".

1.Откройте форму или страницу доступа к данным в режиме конструктора.


2.Убедитесь, что кнопка Мастера элементов на панели элементов нажата.


.На панели элементов нажмите кнопку Кнопка .


.В форме или на странице доступа к данным выберите место, в которое следует поместить кнопку.


.Следуйте инструкциям, выводящимся в диалоговых окнах мастера. В последнем диалоговом окне нажмите кнопку Готово. Кнопка появится в режиме конструктора.


Создание без помощи мастера.

1.Откройте форму или страницу доступа к данным в режиме конструктора.


2.Убедитесь, что кнопка Мастера на панели элементов не нажата. В этом случае мастер отключен.


.На панели элементов нажмите кнопку Кнопка .


.В форме или на странице доступа к данным выберите место, в которое следует поместить кнопку.


.Убедитесь, что кнопка выделена, и нажмите кнопку Свойства на панели инструментов, чтобы открыть окно свойств кнопки.


.В ячейке свойства кнопки Нажатие кнопки (OnClick) в форме введите имя макроса или процедуры обработки события, которые должны запускаться при нажатии кнопки, либо нажмите кнопку Построить, чтобы воспользоваться построителем макросов или программ. На странице доступа к данным можно присоединить к кнопке программу, написанную на языке JScript или VBScript (Microsoft Visual Basic Scripting Edition) с помощью редактора сценариев Microsoft Script Editor.


.Выполните одно из следующих действий.


Чтобы отобразить текст на кнопке на странице доступа к данным, введите его в ячейку свойства Value кнопки.

Чтобы отобразить текст на кнопке в форме, введите его в ячейку свойства кнопки Подпись (Caption).

Чтобы отобразить рисунок на кнопке в форме, укажите путь и имя файла с расширением .bmp, .ico или .dib в ячейке свойства Рисунок (Picture) кнопки. Если путь или имя файла неизвестны, нажмите кнопку Построить , чтобы открыть окно выбора рисунка.


Для нашей формы создадим кнопку "Добавить клиента", при нажатии на которую мы сможем получить пустую форму для ввода нового клиента.

Для этого в режиме "Мастер" выбираем пиктограмму "Кнопка", определяем место и в появившемся диалоговом окне выбираем необходимое событие.




Затем нажимаем "Далее" и добавляем название кнопки.





Жмем "Далее", затем "Готово". В режиме конструктора можно изменить размер созданной кнопки.


5. Создание и печать отчетов


Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати.

Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом. Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчет позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку используются редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней трате бумаги.

В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы записей.

Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее.





Формат многоколоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя. В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.


5.1 Редактирование и форматирование отчета


Как уже упоминалось выше, одним из элементов окна Конструктора отчетов является панель Формат, содержащая кнопки и раскрывающиеся списки, облегчающие выбор параметров форматирования.

Функции кнопок этой панели инструментов, используемых для форматирования текста, аналогичны функциям кнопок, которые можно увидеть на панелях инструментов Microsoft Word. С помощью раскрывающегося списка Объект (Object) можно быстро выделить любой элемент отчета, выбрав его имя в списке. В раскрывающемся списке Шрифт (Font) можно выбрать любой из установленных на компьютере шрифтов. А раскрывающийся список Размер (Font Size) позволяет выбрать нужный размер шрифта или ввести его значение (в пунктах).

Отчет состоит из следующих семи областей:

.Заголовок отчета - расположен на первой странице многотабличного отчета, перед верхним колонтитулом. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета, причем в многостраничном отчете он отображается только на первой странице.


.Верхний колонтитул - по умолчанию помещается вверху каждой страницы отчета. Обычно он содержит заголовок колонов (столбцов таблицы) или номера страниц.


.Заголовок группы - если необходимо группировать записи по определенному полю в отчет добавляется раздел "Заголовок группы", состоящий из имени группы и самого слова. В данном разделе помещаются поля, по которым производится группировка.


.Область данных - содержит записи таблиц или запроса. Поля с неповторными значениями размещения в данном разделе, которому обычно придается обычный вид. Поле же с повторными значениями, по которому проводится группировка, размещается в заголовке.


.Примечание группы - появляется в конце группы записей и применяется в основном для указания числа записей или суммы значений в полях группы, то есть используется для подведения итогов в группе.


.Нижний колонтитул - присутствует на каждой странице отчета и обычно содержит номера страниц и вычислительные элементы управления. Чаще всего нижний колонтитул используется для номеров страницы, но в том случае если отчет многостраничный мастер-отчет нумерует их автоматически, кроме того вводит в нижний колонтитул следующее выражение "= Now ( )", которое во время генерации отчета заменяется текущей датой.


.Примечание отчета - примечание отчета печатается один раз и обычно содержит резюме по всему отчету, в котором обычно отображается полная итоговая сумма или другие статические вычисления. В макете отчета данная область стоит на последнем месте, но она перемещается вверх и предшествует нижнему колонтитулу последней страницы.



5.2 Сортировка и группировка данных, вычисления в отчетах


Преимущество отчетов перед формами заключается в возможности группирования данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость. Данные в отчете "Прайс - лист" должны быть сгруппированы по стране, что при актуализации отчета позволит сразу увидеть, какая информация относится к данной стране. В результате анализа данных таблицы "Туры" мастер отчетов предложит именно такой способ группирования в следующем диалоговом окне.

Данные в отчете можно группировать не более чем по трем полям. Изменить урони группирования позволяют кнопки "Урівень".

Перенесите поле с названиями стран из лівого списка в правый. Чтобы выбрать группировку, нажмите кнопку "Группировка".

Открывшееся окно служит для изменения интервалов группирования данных в отчете. Не изменяйте установку и выполните щелчок на кнопке ОК. Перейдите в следующее диалоговое окно мастера, в котором определяется способ сортировки данных.

Access автоматически сортирует данные по тем же полям, по которым выполняется группирование. Если записи в группе должны быть рассортированы и по другим полям, их необходимо указать в четырех специально отведенных для этого полях. В нашем примере можно произвести сортировку по полю "Страна". Выберите его в поле списка первого уровня сортировки. Порядок сортировки устанавливается с помощью кнопки, расположенной справа от поля.

В следующем окне мастеру отчетов необходимо указать, как данные должны быть представлены в отчете. В распоряжении пользователя имеются

ступенчатый - ступенчатое расположение данных разных уровней;
блок - блочное расположение данных;
структура 1 и структура 2 - ступенчатое расположение уровней с перекрытием;



- по левому краю 1 и по левому краю 2 - выравнивание данных всех уровней по левому краю.

С помощью вычисляемых элементов управления обрабатываются отдельные записи, группы записей и все записи отчета.

Выполняя вычисления с использованием группы записей следует добавить вычисляемое текстовое поле в заголовок или в примечание группы. При выполнении вычислений с применением всех записей текстовое поле должно находиться в заголовке или в примечании отчета.

В процессе вычислений с использованием группы записей или всех записей применяются функции обработки ряда записей (суммирование, определение среднего, минимального или максимального значения т.п.) и выражение связанное с вычисляемым элементом.

Чтобы открыть диалоговое окно "Сортировка и группировка" (Sorting and Grouping), откройте отчет в режиме Конструктора и нажмите кнопку "Сортировка и группировка" (Sorting and Grouping) на панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design).

В этом диалоговом окне можно определить поля или выражения, по которым Access будет группировать данные. Кроме того, сгруппированные данные можно сортировать по возрастанию или по убыванию. Символ "Сортировка и группировка" (Sorting and Grouping) на кнопке выделения в левом сером столбце этого диалогового окна указывает на то, что данное поле или выражение (находящееся справа от значка) используется для группировки записей. Вычисляемые поля предназначены для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных. Вычисляемые поля в отчетах можно использовать для получения итоговых значений или проведения специальных вычислений. Создадим отчет "Прайс - лист", который будет содержать информацию обо всех турах.


Перейдем на вкладку "Отчеты", нажимаем "Создать", "Мастер отчетов", в качестве источника выбираем запрос "Прайс лист", жмем ОК.




В следующем диалоговом окне выбираем необходимые поля, в нашем случае выбираем все.





Нажимаем "Далее".





Нажимаем "Далее".

Добавляем группировку по стране.





Нажимаем "Далее" до диалогового окна выбора макета, выбираем "Ступенчатый".





Нажимаем "Далее". Выбираем стиль заголовка.




Нажимаем "Далее". Даем имя отчету и выбираем необходимое действие.





"Готово".

Затем в режиме конструктора производим необходимые изменения.





Отчет готов.





Аналогичным образом создаем остальные отчеты.


Отчет "Прайс - лист" показывает информацию о турах.




Отчет "Прайс - лист расширеный" показывает информацию о турах с описанием и фотографией.




Отчет "Договор" показывает информацию о заключенном договоре и его условиях.




5.3 Печать отчетов


Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати.

Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Просмотра образца или в режиме Предварительного просмотра.

Чтобы изменить поля страницы отчета:

1.В режиме Предварительного просмотра отчета выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup)


2.Это диалоговое окно похоже на диалоговые окна Параметры страницы (Page Setup) в других приложениях Windows. Раскройте вкладку Поля (Margins) и уменьшите поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемой на одной странице. Установка флажка "Печатать только данные" (Print Data Only) позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.


3.На вкладке "Страница" (Page) диалогового окна "Параметры страницы" (Page Setup) можно определить ориентацию страницы, тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать отчет. После установки всех параметров нажмите кнопку ОК.


4.Чтобы при просмотре отчета увеличить какую-либо его часть, поместите над ней указатель мыши в виде увеличительного стекла и щелкните левой кнопкой мыши либо нажмите кнопку "Масштаб" (Zoom) на панели инструментов "Предварительный просмотр" (Print Preview). Можно также выбрать в раскрывающемся списке "Масштаб" (Zoom) той же панели инструментов нужный процент увеличения.


5.Чтобы напечатать отчет, нажмите кнопку "Печать (факс)" (Print (Fax)) на панели инструментов "Предварительный просмотр" (Print Preview). Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера. Если вы хотите поменять принтер, ориентацию страницы или значение какого-либо другого параметра принтера, то выберите команду "Файл", "Печать" (File, Print). На экране появится стандартное диалоговое окно "Печать" (Print) для принтера, заданного в Windows в качестве принтера по умолчанию.


6.С помощью диалогового окна "Печать" (Print) можно распечатать либо весь отчет целиком, либо его часть, вывести отчет в файл для последующей печати и указать количество печатаемых копий. Нажав кнопку "Свойства" (Properties), можно изменить значения параметров, относящихся к выбранному принтеру. Для печати отчета нажмите кнопку ОК.



6. Работа с макросами


При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять одни и те же задачи. Чтобы не повторять одни и те же действия, можно использовать макросы. База данных неуклонно разрастается по мере того, как туда вносятся новые записи в формы, создаются запросы и распечатываются новые отчеты. При этом разрабатываются и сохраняются для последующего использования новые объекты. Приходится регулярно выполнять некоторые задачи. Для выполнения таких регулярных задач удобно использовать макросы Access. После создания этих небольших программ можно запускать их автоматически при определенных действиях пользователя (например, при щелчке на кнопке или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события.

Макросы Access обычно не дублируют отдельных нажатий клавиш или перемещений мыши, выполняя особые, заданные пользователем задачи, например открытие формы или запуск отчета. Используя макросы для выполнения рутинных операций, в существенно экономит время и силы. Кроме того, поскольку всякий раз при запуске макроса будет осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает работу с базой данных более эффективной и аккуратной.


6.1 Техника создания макросов


Окно макросов открывается в результате нажатия кнопки "Создать" или "Конструктор" на вкладку "Макросы" окна базы данных. Оно включает четыре столбца: Имя макроса, Условие, Макрокоманда и Примечание. При создании нового макроса по умолчанию отображаются только столбцы "Макрокоманда" и "Примечание". Показ остальных столбцов устанавливается посредством опций "Имена макросов" и "Условия" из меню "Вид".





В столбце "Имя макроса" указывает имя макроса которое надлежит задавать если окно содержит несколько макросов. При указании имен макросов осуществляется ввод условия (логического выражения) для выполнения только части макроса. В столбце "Макрокоманда" перечисляются подлежащие выполнению действия (макрокоманды) в нужной последовательности. Столбец "Примечание", содержащий комментарии к программе при выполнении макроса, игнорируется программой, однако заполнять его рекомендуется, поскольку в этом случае текст макроса понятнее.


.2 Ссылки на формы, отчеты и их свойства


При работе с формами можно назначить макросы для событий, происходящих как на уровне целых форм, так и на уровне раздела формы или на уровне отдельного элемента управления. После назначения макроса для события формы действие будет выполняться в целом над формой, когда бы оно не произошло (например, при перемещении курсора по записям формы или при выходе из формы).

Для назначения макроса определенному событию формы необходимо создать этот макрос и указать его для соответствующего свойства формы. Существует целый ряд свойств, с которыми можно связать выполнение макросов на уровне формы.

Макрос вставляется в формулу, если создается связанный с ним элемент управления. С помощью макросов можно задавать условия на значение, которые, определяют условия или ограничения для значений, которые могут быть введены в одно или несколько полей формы. В большинстве случаев правильность ввода данных в элемент управления в форме можно проверить путем задания свойств элемента управления условие на значение (Validation Rule) или процедур обработки событий. Например, перед сохранением записи может проверяться заполнение двух или трех полей.

Чтобы вставить макрос в формулу, откройте форму в режиме конструктора и введите список свойств элемента управления, который будет связан с макросом. Для этого щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, выберите команду свойства (Properties) в меню вид (View) и откройте вкладку события (Event). На экране отобразиться список событий, которые могут использоваться для активизации макроса.





.3 Ссылки на элементы управления форм, отчетов и их свойств.


Макросы можно запускать и на уровне отдельных элементов управления, используя для этого соответствующие события. Например, можно проверить правильность ввода сложных данных непосредственно на уровне поля (а не после выхода из этой записи), используя для этого свойство до обновления (Before Update) данного поля, а не свойства на уровне всей формы.

Присоединение макросов к элементам управления

Для того чтобы элемент управления отвечал за событие, необходимо создать макрос и присоединить его к соответствующему свойству этого элемента управления.

Макросы форм можно разбить на шесть категорий в зависимости от выполняемых ими функций.

oПроверка корректности данных.


oУстановка значений.


oПеремещение между формами и отчетами.


oФильтрация записей.


oПоиск записей.


Макросы каждой из категорий используют свои макрокоманды для выполнения соответствующих задач.

Вывод сообщения

Для вывода сообщения используется макрокоманда Сообщение (MsgBox), имеющая четыре аргумента.

oСообщение (Message). Определяет текст сообщения в окне.


oСигнал (Beer). Определяет, подавать ли звуковой сигнал при выводе окна.


oТип (Туре). Тип выводимой в окне пиктограммы.


oЗаголовок (Title). Заголовок окна сообщения.


Создадим макрос "Клиент", который в следующей форме открывает определенного клиента.

Для этого перейдем на вкладку "Макросы", нажмем "Создать". Затем в поле "Имя макроса" пишем имя, а в макрокомандах выбираем: Сохранить, ОткрытьФорму, наЗапись.




В макрокоманде "Сохранить" выбираем тип и имя объекта,





в "наЗапись" - тип, имя и запись,





в "ОткрытьФорму" - имя, режим, а в условии отбора через построитель выражений пишем формулу:


[Код клиента]=[Формы]![Клиент и путевка]![Код клиента]





Аналогичным образом создаем остальные макросы.

7. Настройка пользовательского интерфейса


Для того чтобы создать приложение Access, требуется решить две важнейшие задачи: спроектировать эффективную структуру таблиц и их взаимосвязей (модель данных) и обеспечить удобный пользовательский интерфейс. Чтобы создать единое целое из набора отдельных объектов базы данных, используются макросы и процедуры VBA. Для того чтобы приложение было законченным, применяются дополнительные элементы, такие как специальное меню команд или заменяющая его Главная кнопочная форма, панели инструментов, контекстное меню, а если вы любите пользоваться клавиатурой и готовы запомнить десятка полтора комбинаций клавиш, нужно создать клавиши быстрого вызова.

Интерфейс пользователя - это та часть программы, которая находится у всех на виду. Хороший дизайн форм включает нечто большее, чем просто добавление элементов управления и программирование процедур обработки событий. Необходимо помнить, что при разработке интерфейса пользователя необходимо реализовать все возможности Windows, чтобы пользователи с любыми навыками работы могли эффективно применять созданное приложение.


7.1 Настройка параметров приложения Access


До сих пор приходилось иметь дело с отдельными элементами Access. И с каждым из них нужно работать в интерактивном режиме, открывая в окне базы данных вкладку требуемого объекта.

Помимо кнопочной формы Access позволяет создать специальное меню, с помощью которого можно расширить возможности разрабатываемой системы.

В это меню можно добавить часто используемые команды, а также команды, которые уже заданы для кнопок формы. Созданное меню заменит стандартное меню Access. Специальное меню связано с формой. Можно создать одно меню и использовать его в нескольких формах.

Для создания содержательных и эффективных меню необходимо выполнение важных рекомендаций:

üследуйте стандартным соглашениям о расположении пунктов меню принятым в Windows.


üгруппируйте пункты меню в логическом порядке и по содержанию.


üдля группировки пунктов в раскрывающихся меню используйте разделительные линии.


üизбегайте избыточных меню.


üизбегайте пунктов верхнего уровня не содержащих раскрывающихся меню.


üне забывайте использовать символ троеточия для обозначения пунктов меню активизирующих диалоговые окна.


üобязательно используйте клавиатурные эквиваленты и "горячи клавиши".


üпомещайте на панель инструментов часто используемые команды.






7.2 Настройка параметров запуска


Существует два способа задать действия, выполняемые приложением при запуске, и ряд параметров, влияющих на работу приложения: установка параметров запуска в специальном диалоговом окне и создание макроса "AutoExec".

В данном разделе мы будем рассматривать установку параметров запуска. Для этого выберите команду "Сервис", "Параметры запуска" (Tools, Startup). На экране появляется диалоговое окно "Параметры запуска" (Startup).

В диалоговом окне "Параметры запуска" (Startup) можно задать:

·значок и заголовок вашего приложения, которые будут отображаться в главном окне приложения и на панели задач вместо стандартного значка и заголовка "Microsoft Access". Значок должен быть задан в файле с расширением ico, а выбрать данный файл можно с помощью кнопки Построителя. Этот же значок может быть использован во всех формах и отчетах, для чего необходимо установить флажок "Значок форм и отчетов" (Use as Form and Report Icon). Эти параметры вступают в силу сразу после закрытия диалогового окна "Параметры запуска" (Startup);


·меню, которое будет появляться при запуске вместо стандартного меню Access и определять основные функции приложения;


·форму или страницу, которая будет появляться на экране при открытии базы данных;


·специальное контекстное меню, которое будет заменять встроенные контекстные меню во всех окнах приложения, кроме тех, с которыми связаны другие контекстные меню.


Флажки "Окно базы данных" (Display Database Window) и "Строка состояния" (Display Status Bar) позволяют скрывать при запуске окно базы данных и строку состояния.

Следующая группа флажков позволяет запретить пользователям вносить изменения в разработанное приложение. Пока вы разрабатываете приложение, все эти флажки установлены, но когда вы будете передавать его пользователям, целесообразно сбросить флажки Полный набор меню Access (Allow Full Menus), Встроенные панели инструментов (Allow Built-in Toolbars) и Изменение панелей инструментов/меню (Allow Toolbar/Menu Changes). Вместо стандартных меню и панелей инструментов можно предоставить пользователям свои собственные меню и панели инструментов или использовать встроенные сокращенные меню, не допускающие пользователя к конструкторам. Чтобы пользователь не мог получить доступ к полным меню через специальную комбинацию клавиш

+ или к окну базы данных с помощью клавиши , нужно еще сбросить флажок Специальные клавиши Access (Use Access Special Keys). Если этот флажок сброшен, пользователь не сможет также открыть окно с текстом программ с помощью комбинаций клавиш + или +. Но при этом он может все-таки попасть в текст программы, если произойдет ошибка, которая не перехвачена в коде программы.

Существует возможность обойти параметры запуска и макрос "AutoExec", для чего необходимо запускать приложение с нажатой клавишей . Но если все эти установки можно обойти, то возникает вопрос: есть ли смысл во всех запретах, задаваемых в этих параметрах? Ответ - есть. С помощью макроса или процедуры VBA можно установить свойство объекта "Database", которое называется "AllowBypassKey". Это свойство позволяет включать и отключать возможность обхода параметров. Это свойство можно задать в программе УВА.или макросе. Пример такой программы вы можете увидеть в справке Access, если в предметном указателе произведете поиск по ключевому слову "AllowBypassKey".




В этом окне можно изменить параметры запуска на усмотрение пользователя.


7.3 Командный интерфейс приложения


Интерактивное управление приложением осуществляется посредством командного интерфейса. Командный интерфейс приложения Access обеспечивает возможность выбора пользователем для выполнения команд Access или действий, реализованных программно в виде макросов и процедур VBA.

Использование кнопочной формы

Обычно для работы с приложением создают специальную форму, которая носит название Главная кнопочная форма (Main Switchboard) и содержит кнопки, позволяющие выбирать основные функции или подсистемы приложения. Такую форму можно создать, как обычно, с помощью Конструктора форм, а можно использовать специальный мастер, который называется Диспетчер кнопочных форм (Swithboard Manager). Чтобы создать форму с помощью Диспетчера кнопочных форм необходимо:

Выбрать команду меню Сервис, Служебные программы, Диспетчер кнопочных форм (Tools, Database Utilities, Swithboard Manager).Выдается диалоговое окно, запрашивающее, нужно ли создавать кнопочную форму. Нажмите кнопку Да (Yes).

Теперь мастером создается таблица "Элементы кнопочной формы" (Switchboard Items) и кнопочная форма (Switchboard). После этого появляется диалоговое окно со списком страниц кнопочной формы.




Диалоговое окно Диспетчер кнопочных форм


Чтобы создать на ней нужные кнопки, нажмите кнопку Изменить (Edit). Открывается диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы (Edit Switchboard Page) , содержащее список элементов формы.




Диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы


В этом окне можно добавлять, изменять и удалять элементы выбранной страницы формы. Можно также менять порядок их размещения на странице (с помощью кнопок Вниз (Move down) и Вверх (Move up)).

В поле Название кнопочной формы (Swithboard Name) мы можем изменить стандартное название, если это необходимо. Список элементов формы пока пуст и доступна только одна кнопка Создать (New). Чтобы создать первый элемент, нажмите данную кнопку. Появляется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы (Edit Switchboard Item).




Изменение элемента кнопочной формы


В поле Текст(Text) введите наименование создаваемой кнопки.Второе поле Команда(Command) позволяет определить действие, которое будет выполняться после нажатия данной кнопки. Их всего 8.

Количество кнопок на одной странице формы ограничено числом 8. Это не значит, что их нельзя создать больше, просто это придется делать вручную. Однако есть другой способ преодолеть это ограничение. Если число действий, которые хотелось бы разместить на кнопки, превышает 8, можно сгруппировать часть действий на отдельной странице кнопочной формы.Для этого в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм (Switchboard Manager) нажмите кнопку Создать (New).

Первый столбец содержит идентификатор страницы, второй - номер элемента на странице. Этот номер определяет порядок, в котором будут располагаться элементы на странице. Третий столбец содержит текст, появляющийся справа от кнопки. Последние два столбца определяют команду, связанную с элементом: код команды и ее аргумент. Код 0 соответствует специальному элементу, который задает заголовок страницы и определяет ее начало.

Таким образом, с помощью Диспетчера кнопочных форм (Switchboard Manager) можно создать иерархическую систему страниц кнопочной формы, которая может быть альтернативой обычному иерархическому меню. Правда, в отличие от меню эта форма не видна постоянно на экране, она может закрываться другими формами. Если вы хотите обеспечить возможность пользователю открывать сразу несколько форм и отчетов, вам придется сделать кнопку на панели инструментов, которая позволяла бы в любой момент отобразить Главную кнопочную форму (Main Switchboard).




Главная кнопочная форма







Для того чтобы создать специальное меню надо выполнить команду Вид->Панель инструментов->Настройка. В диалоговом окне "Настройка" на вкладке "Панели инструментов" щелкнуть на кнопку "Создать".

Далее вводим название нашего меню, например "Панель навигации".





Теперь в диалоговом окне "Настройка" переходим на вкладку "Команды" и методом прямого перетаскивания вставляем в наше меню необходимые команды.





Вывод


При подготовке данной работы мною были получены и углублены знания по технологии создания базы данных с помощью программы MS Access.Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги.


Список использованной литературы


1.Керри Н. Праг., Майкл Р. Ирвин. "MS Access 2002. Библия пользователя". М., 2005.

2.Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера. - М:ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2005.

.Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. - М: Издательский дом "Вильямс", 2000.

.Бекаревич Ю., Пушкина Н. MS Access 2000 за 30 занятий. - СПб: ВНV, 2000.

.Леонтьев Ю. Microsoft Office 2002: Краткий курс. - СПб.: Питер, 2001.

.Винтер Р. Microsoft Access 97: Справочник. - СПб.: Питер, 1998.

.Ф. Новиков, А. Яценко. Microsoft Access 2002. Санкт-Петербург - 1999

.Информация с сайта http://adder74-access.narod.ru/

."Microsoft Access 2002. Наиболее полной руководство в подлиннике" Авторы: Михеева В.Д., Харитонова И.А.

."MS Access 2002. Библия пользователя" Авторы: К.Н. Праг, М.Р. Ирвин

."MS Access 2003. Проектирование баз данных" Автор: Дубнов П.Ю.