Организация документооборота в ООО "Нижневартовскэнергонефть"

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ГОУ ВПО «НИЖНЕВАРТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Гуманитарный факультет

Отделение управления и истории

Кафедра документоведения и всеобщей истории








ОТЧЕТ

по учебной практике

в ООО «Нижневартовскэнергонефть»



Студентка 3 курса 32 группы

Голубничая Екатерина Сергеевна

Руководитель:

от организации Шнейдер Л.А.

техник РЭС Самотлор

ООО «НЭН»

Научный руководитель

Василенко Л.В.




Нижневартовск 2012

СОДЕРЖАНИЕ


ВВЕДЕНИЕ

ТЕМА 1. ИЗУЧЕНИЕ ИСТОРИИ ОРГАНИЗАЦИИ И СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

ТЕМА 2. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ТЕМА 4. ЗАПОЛНЕНИЕ АНКЕТЫ ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ


ВВЕДЕНИЕ


Я, Голубничая Екатерина Сергеевна, студентка 3 курса Нижневартовского Государственного Гуманитарного университета, обучающаяся на заочном отделении по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» проходила практику в ООО «Нижневартовскэнергонефть».

Практика является составной частью учебного процесса и проводится для закрепления и углубления теоретических знаний по учебной дисциплине «Документоведение», изучения студентами процесса документирования управленческой деятельности современных государственных учреждений и организаций других видов собственности, получения практических навыков по работе с документацией.

Цели практики:


знакомство и изучение основных систем документации, используемых в структурах организации, в которых проходит практику студент;

изучение порядка и особенностей оформления документов, используемых в структурах организации, в которых проходит практику студент;

использование результатов практики в научно-исследовательской деятельности.

Задачи практики

сформировать навыки работы с организационными нормативными документами, устанавливающие правила создания и оформления документов;

определить системы документации, применяемые в структурах организации, в которых проходит практику студент, на основе анализа номенклатуры, журналов регистрации, собеседований с руководителем отдела (по месту прохождения практики - архив, секретариат, отдел ДОУ, отдел по управлению персоналом и др.);

проанализировать процесс документирования управленческой документации;

уметь проектировать бланки приказов, распоряжений, писем, служебных записок и т.д.;

познакомиться с функциями службы ДОУ в организации (если она существует);

уметь проводить консультации по проблемам документирования;

применять традиционные и автоматизированные технологии;

использовать современные методы рационализации документирования систем документации для решения задач профессиональной деятельности;

использование собранного материала в ходе практики для написания курсовых и дипломных работ и другой научно-исследовательской деятельности по проблемам документоведения.

Во время прохождения практики я исполняла обязанности электромонтера.

Во время прохождения практики ознакомилась с распоряжением; положением, указанием, должностными инструкциями; с образцами: бланка письма, печати. Занималась проверкой документов, как: распоряжением, положением и подводила итог.


ТЕМА 1. ИЗУЧЕНИЕ ИСТОРИИ ОРГАНИЗАЦИИ И СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ


Общество с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» является юридическим лицом.

Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть».

Сокращенное фирменное наименование Общества на русском языке: ООО «НЭН»

Полное фирменное наименование Общества на английском языке: Limited Liability Company Nizhnevartovskenergoneft.

Сокращенное фирменное наименование Общества на английском языке: LLC NEN.

Общество имеет круглую печать со своим полным фирменным полным наименованием на русском языке и указанием организационно-правовой формы и места нахождения Общества. Общество вправе иметь штампы, бланки со своим наименованием, собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации (см. рис. 1).




Рис. 1. Эмблема и другие средства визуальной идентификации


Место нахождения Общества: 628609, Российская Федерация, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область, г. Нижневартовск, улица 9П, дом. 41, строение 5.

Почтовый адрес Общества: 628609, Российская Федерация, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, Тюменская область, г. Нижневартовск, улица 9П, дом. 41, строение 5.

Общество приобретает статус юридического лица с момента его государственной регистрации.

Общество может быть ликвидировано добровольно на основании решения Общего собрания участников. Общество может быть ликвидировано по решению суда в установленном действующим законодательством Российской Федерации порядке. Ликвидация влечёт за собой прекращение Общества без перехода его прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.

Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, иметь обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество не несет ответственности по обязательствам Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, равно как Российская Федерация, субъекты Российской Федерации и муниципальные образования не несут ответственность по обязательствам Общества.

Участники Общества не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале Общества. Участники Общества, не полностью оплатившие доли, несут солидарную ответственность по обязательствам Общества в пределах стоимости неоплаченной части принадлежащих им долей в уставном капитале Общества.

Общество не отвечает по обязательствам своих участников.

Общество вправе участвовать самостоятельно или совместно с другими юридическими и/или физическими лицами в других коммерческих и некоммерческих организациях на территории Российской Федерации и за ее пределами, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и правовыми актами соответствующего иностранного государства.

Общество может создавать филиалы и открывать представительства на территории Российской Федерации и за ее пределами и наделять их необходимыми полномочиями в пределах и в порядке, установленных действующим законодательством Российской Федерации, настоящим Уставом и внутренними документами, регулирующими деятельность филиалов и представительств Общества (положениями о филиалах и представительствах Общества).

Сведения о филиалах и представительствах Общества должны указываться в Приложении к настоящему Уставу, являющемуся его неотъемлемой частью.

Общество создается без ограничения срока деятельности.

Основной целью Общества является получение прибыли и удовлетворение общественных потребностей в товарах, услугах и работах, производимых, предоставляемых и осуществляемых Обществом.

В соответствии с основной целью основными видами деятельности Общества являются:

-деятельность по обеспечению работоспособности электрических и тепловых сетей;


-монтаж оборудования, зданий и сооружений электрических сетей;


-наладка оборудования, зданий и сооружений электрических сетей;


-ремонт оборудования, зданий и сооружений электрических сетей;


-эксплуатация оборудования, зданий и сооружений электрических сетей;


-диспетчерское управление и соблюдение режимов энергоснабжения и энергопотребления;


-сбор, передача и распределение электрической энергии;


-производство, ремонт и прокат оборудования на региональном и межрегиональном уровнях;


-торгово-закупочная, посредническая, консультационная, маркетинговая деятельность, другие виды деятельности;


-производство товаров народного потребления, продовольствия, продукции производственно-технического назначения;


-инвестиционная деятельность, включая операции с ценными бумагами;


-управление всеми принадлежащими Обществу акциями акционерных обществ и иными ценными бумагами;


-выполнение проектных и строительно-монтажных работ, производство строительных материалов, конструкций и изделий;


-ведение аварийных, восстановительных и спасательных работ;


-выполнение изыскательских, научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических, инжиниринговых и других работ;


-организация выполнения заказов и поставок для государственных нужд и региональных потребителей производимой продукции;


-изучение конъюнктуры рынка товаров и исследовательских, социологических и иных работ, услуг;


-проведение и организация рекламно-издательской деятельности, проведение выставок, выставок - продаж, аукционов;


-внешнеэкономическая деятельность, осуществление экспортно-импортных операций;


-благотворительная, культурно-просветительная деятельность;


-обеспечение экономической безопасности Общества, сохранение его собственности, защита коммерческой тайны;


-осуществление любых иных видов деятельности, не запрещенных Российским законодательством.


Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется действующим законодательством Российской Федерации, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществлять такую деятельность как исключительную, Общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие виды деятельности.

Организационная структура ООО «Нижневартовскэнергонефть» это форма разделения труда по управлению производством. Каждое структурное подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Линейно-функциональная структура ООО «Нижневартовскэнергонефть» отражает статическое положение подразделений и должностей и характер между ними.

Организационная структура организации состоит из: линейный подразделений, осуществляющих в организации основную работу; из специализированных обслуживающих функциональных подразделений.

Линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений. Функциональные службы доводят свои решения до исполнителей либо через высшего руководителя, либо (в пределах специальных полномочий) прямо. Как правило, функциональные службы не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям.

Преимущества линейно-функциональной структуры организации: быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим; рациональное сочетание линейный и функциональных взаимосвязей; стабильность полномочий и ответственности за персоналом; оперативное принятие и выполнение решений.

Службы ДОУ не имеется в ООО «Нижневартовскэнергонефть», но существует административно-хозяйственный отдел (АХО), который создан с целью организации документооборота и движения документов внутри организации.

Служба АХО в ООО «Нижневартовскэнергонефть» действует на основе разработанной инструкции «По делопроизводству». Сама инструкция «По делопроизводству» действует на основе положения нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Инструкция была введена в целях упорядочивания документооборота в ООО «Нижневартовскэнергонефть» и в её структурных подразделениях. А так же, в целях совершенствования на единой основе ДО, повышения его эффективности путём унификации и стандартизации состава и форм Управленческой документации, технологий работы, обеспечения контроля исполнения документов.

Положения инструкции определяют правила работы со всеми документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Инструкции не распространяются на организацию обмена данными.

Из беседы с начальником отдела АХО ООО «Нижневартовскэнергонефть» я узнала, что делопроизводство в структурном подразделении ведётся тремя сотрудниками.

Таким образом, в структуру службу АХО ООО «Нижневартовскэнергонефть» входят:

.Начальник АХО;


.Старший документовед;


.Непосредственные исполнители.


В отчёте по практике представлены следующие функции и задачи службы АХО, согласно Инструкции:

1.Приём и регистрация входящей корреспонденции;


.Регистрация и отправка всей исходящей корреспонденции;


.Учёт, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений;


.Контроль исполнения решений и поручений из протоколов совещаний у руководителя;


.Учёт и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно заместителям руководителя в соответствии с порядком прохождения документов;


.Учёт и контроль исполнения поручений заместителей Руководителя - децентризован и выполняется делопроизводителем приёмной Руководителя.


Как и во всех предприятиях, учреждениях, организациях, в «Нижневартовскэнергонефть» есть своя нормативная база организационных документов, основная функция которых заключается в организации управленческой работы в организациях, учреждениях, предприятиях.

Организационные документы - это документы, в функцию которых входит организация систем и процессов управления.

За время учебно-производственной практики в «Нижневартовскэнергонефть» мною были изучены следующие «Организационно-правовые» документы:

.Устав «Нижневартовскэнергонефть»


.Штатное расписание;


.Коллективный договор


.Должностные инструкции;


В ходе учебно-практической работы в «Нижневартовскэнергонефть» мною были получены следующие знания об организационных документах. Организационные документы играют очень важную роль в организации управленческого процесса в «Нижневартовскэнергонефть».

УСТАВ - правовой акт, определяющий статус, порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

Текст устава содержи следующие статьи:

СТАТЬЯ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

СТАТЬЯ 2. ЦЕЛЬ СОЗДАНИЯ, ПРЕДМЕТ И ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 4. УСТАВНЫЙ КАПИТАЛ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 5. УВЕЛИЧЕНИЕ УСТАВНОГО КАПИТАЛА ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 6. УМЕНЬШЕНИЕ УСТАВНОГО КАПИТАЛА ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 7. ПЕРЕХОД ДОЛИ К ДРУГОМУ УЧАСТНИКУ ОБЩЕСТВА ИЛИ ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ

СТАТЬЯ 8. ЗАЛОГ ДОЛЕЙ В УСТАВНОМ КАПИТАЛЕ

СТАТЬЯ 9. ПРИОБРЕТЕНИЕ ОБЩЕСТВОМ ДОЛИ В УСТАВНОМ КАПИТАЛЕ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 10. ВЫХОД УЧАСТНИКА ИЗ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 11. ВКЛАДЫ В ИМУЩЕСТВО ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 12. УПРАВЛЕНИЕ ОБЩЕСТВОМ

СТАТЬЯ 13. ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ УЧАСТНИКОВ

СТАТЬЯ 14. ПОРЯДОК СОЗЫВА ОБЩЕГО СОБРАНИЯ

УЧАСТНИКОВ

СТАТЬЯ 15. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ УЧАСТНИКОВ

СТАТЬЯ 16. ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

СТАТЬЯ 17. АУДИТОРСКАЯ ПРОВЕРКА ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 19. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 18. РЕВИЗИОННАЯ КОМИССИЯ

СТАТЬЯ 20. ДОКУМЕНТЫ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 21. РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИБЫЛИ ОБЩЕСТВА

СТАТЬЯ 22. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ ОБЩЕСТВА

УСТАВ ООО «Нижневартовскэнергонефть» утвержден решением Общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» Протокол №16 от «19» ноября 2009 года.

Реквизит «гриф утверждения» расположен в правом верхнем углу и состоит из слова «Утвержден».

УСТАВ ООО «Нижневартовскэнергонефть» оформляется на общем бланке с указанием реквизитов.

Следующий организационный документ, представленный в отчёте по учебно-производственной практике - «Штатное расписание»

Штатное расписание - это документ, который закрепляет должностной и численный состав ООО «Нижневартовскэнергонефть» и форму зарплаты организации в целом.

Штатное расписание ООО «Нижневартовскэнергонефть» имеет свою Унифицированную форму N Т-4, Утверждённая Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года, согласно ГОСТу Р.6.10-2003 «Унифицированная система документации». Исследование служебной документации ООО «Нижневартовскэнергонефть» показало, что Штатное расписание оформляется на «Общем бланке» организации.

Настоящий документ содержит следующие реквизиты:

-Наименование организации;


-Код организации;


-Наименование вида документа;


-Форма по ОКУД;


-Форма по ОКПО;


-Номер документа;


-Дата составления документа;


-Дата документа;


-Гриф Утверждения документа;


-Дата утверждения документа;


-Унифицированная форма документа;


-Заголовок к тексту документа;


-Текст документа;


-Гриф руководителя кадровой службы;


-Личная подпись руководителя Кадровой службы;


-Гриф главного бухгалтера;


-Личная подпись главного бухгалтера;


Текс Штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат:

.Наименование структурного подразделения;


.Наименование должностей;


.Количество должностей;


.Размер должностного оклада;


.Надбавки;


.Месячный фонд зарплаты;


.Примечание.


Штатное расписание подписывает начальник Кадрового отдела, визируется Главным бухгалтером, утверждает Руководитель, подпись которого заверяется Печатью организации.

Коллективный договор заключен в соответствии с Трудовым кодексом Российской федерации, Законом Российской Федерации «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности», иными нормативно-правовыми актами, регулирующими социально-трудовые отношения и направлен на обеспечение эффективной деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» и достойного уровня жизни работников, ведение единой согласованной политики в области социально-экономических отношений, обеспечение соблюдений социально-трудовых прав работников, а также повышение взаимной ответственности сторон, реализуя принципы социального партнерства в исполнении требований трудового законодательства и принятых обязательств.

Сторонами Коллективного договора являются Администрация Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть», именуемое далее «Работодатель», в лице Александра Николаевича Жесткова, и работники Общества, именуемые далее «Работники», в лице председателя первичной профсоюзной организации Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» Галины Федоровны Дубиной, действующий на основании Положения о первичной профсоюзной организации. Действие Коллективного договора распространяется на всех работников Общества, в том числе работников филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений Общества.

Интересы работников Общества при проведении коллективных переговоров, заключении или изменении Коллективного договора, осуществлении контроля за его выполнением, в соответствии со ст. 29 Трудового кодекса РФ представляет Первичная Профсоюзная организация ООО «НЭН».

Коллективный договор разработан и заключен равноправными сторонами добровольно на основе соблюдения норм законодательства, полномочности представителей сторон, свободы выбора, обсуждения и решения вопросов, составляющих его содержание, а также реальности обеспечения принятых обязательств. Стороны подтверждают обязательность исполнения условий настоящего Коллективного договора. Коллективный договор содержит 13 разделов.


Следующим локальным документом Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» являются правила Внутреннего трудового распорядка для работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть».

Правила внутреннего трудового распорядка являются внутренним нормативным документом (локальным нормативным актом), регламентирующим в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами внутренний трудовой распорядок, включая порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность работников, режим работы, время отдыха, а также применяемые к работникам поощрения за успехи в работе и взыскания за нарушение трудовой дисциплины.

Правила разработаны на основе трудового законодательства Российской Федерации с учетом конкретных производственных и экономических задач. Правила обязательны для всех работников.

Правила внутреннего трудового распорядка состоят из 11 разделов.

Другим локальным документом Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» является Положение об оплате труда.

Положение разработано в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть», действующими нормативными документами Российской Федерации, регламентирующими вопросы оплаты труда.

Положение вводится с целью совершенствования оплаты труда в Обществе, проведения единой политики в оплате труда, упорядочения условий оплаты и стимулирования труда работников, обеспечения равного подхода к оценке соотношения уровней заработной платы в различных профессионально - квалификационных группах и категориях работников в зависимости от качества и сложности выполняемой работы.

Положение вводится с 01 января 2012 года и действует до введения в действие нового.

ПОЛОЖЕНИЕ об оплате труда работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» состоит из 9 разделов, утвержденных генеральным директором А.Н.Жестовым.

Должностная инструкция - локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция - эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником (работодателем и работником).

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием.

Разработка должностной инструкции вменена в обязанность руководителя подразделения, согласовывается с отделом управления персоналом, с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.

За время прохождения учебно-производственной практики в ООО «Нижневартовскэнергонефть» были рассмотрены следующие должностные инструкции:

-Начальника оперативно-диспетчерской службы (ОДС);


-Начальника службы;


-Ведущего экономиста.


Должностная инструкция «Нижневартовскэнергонефть» состоит из следующих разделов:

.Название должности.


.Подразделение с указанием цели должности. Например: Цель должности: Оперативное руководство подразделениями РЭС «Самотлор» с целью обеспечение надежного, бесперебойного электроснабжения потребителей нефтедобычи в нормальных, ремонтных и аварийных ситуациях. И организационной диаграммой.


.Количественные показатели влияния с указанием количества подчиненного персонала.


.Основные обязанности расписаны с учетом % необходимого времени. Контакты (внутренние контакты и внешние контакты). Процесс принятия решений.


.Права и ответственность.


.Прочие должностные характеристики включают знания, навыки, способность к чему-либо, образование, знание языков, знание компьютера и опыт работы.


Например, из должностной инструкции Начальника оперативно-диспетчерской службы (ОДС):


Знание:

организационно-распорядительные документы, законодательные и нормативные, правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную деятельность Общества;

- перспективы технического развития Общества;

оборудование службы и правила его технической эксплуатации;

формы и методы производственно-хозяйственной деятельности;

- порядок и методы технико-экономического и текущего производственного планирования;

- основы экономики, организации труда, производства и управления; основы трудового законодательства;

- действующее положение об оплате труда работников Общества;

- возможности применения вычислительной техники, правила ее эксплуатации;

правила и нормы охраны труда техники безопасности, промышленной санитарии и противопожарные мероприятия;

правила внутреннего трудового распорядка Общества.

- корпоративные стандарты ТНК-ВР по ОТ, ПБ и ООС

«Золотые правила безопасного ведения работ в ТНК-BP».

Навыки: Умение общения с руководителями и подчиненными, навыки организатора.

Способность к: Принятию быстрых и единственно верных решений в нестандартных ситуациях приемов безопасного производства работ, к совершенствованию и модернизации производства.

Образование: Высшее техническое образование.

Знание языков: Знание иностранного языка не требуется.

Знание компьютера: Microsoft Office (Word, Excel, Microsoft Outlook), Internet Explorer на уровне пользователя.

Опыт работы: на инженерно-технических должностях по специальности не менее 3 лет.

Данный анализ показал, что порядок составления и оформления должностных инструкций не соответствует ГОСТу Р. 6.10-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Из беседы с начальником АХО я узнала, что в настоящее время только разрабатываются должностные инструкции согласно ГОСТу Р. 6.10-2003. Анализ представленного мне проекта должностной инструкции так же выявил не соответствие.

За время прохождения учебно-производственной практики в ООО «Нижневартовскэнергонефть» был определён порядок составления и оформления организационно-правовых документов.

Таким образом: в ООО «Нижневартовскэнергонефть» работает следующий порядок составления и оформления документов:

.Документ оформляется на бланке формата А-4 и А-5, допускается А-3. Каждый лист документа должен иметь поля: мм. Поля Первого листа документа оформляется на бланке (собственного бланка). Второго и Последующих листов документа, оформленного без бланка.


.Документы печатаются шрифтом Time New Roman, шрифтом №№12, 13, 14, через 1-2 межстрочный интервал;


.Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт;


.Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами;


.для оформления Организационных документов применяются следующие бланки:


-Общий угловой бланк;


-Угловой бланк Начальника;


.Заголовок к тексту документа является обязательным реквизитом. Точка в конце заголовка не ставится;


.Дата документа; Датой документа является дата его подписания или утверждения. Даты оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.


День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой;

Год - четырьмя арабскими цифрами: например 16.03.2005 года. Допускается 27 января 2005 года.

.Регистрационный номер документа;


Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель, без пробелов, например: 03-10/543 или 12-1-01/243, где 03-10 - индекс дела по номенклатуре дел, 543 - порядковый номер

.Адресование документа;


При адресовании документа следует иметь в виду, что звание или чин адресата указывается в том случае, если указывается чин должностного лица, подписавшего документ.

При адресовании письма в организацию, указывают его наименование, затем почтовый адрес.

Следует иметь в виду, что написание адреса осуществляется в следующем порядке: улица, дом, квартира, город, район, область или регион, индекс.

.Текст документа;


Первая сторона начинается на расстоянии 1,25 см левой страницы текстового поля. Текст документа оформляется шрифтом TAME NEW ROMAN 14 номером.

.Подпись документа;


Если документ оформляется на угловом бланке Начальника или заместителя Начальника, то подпись включает личную подпись, инициалы имени, отчества и фамилию. Наименование должности и подписывается.

.Отметка об исполнении


Отметка «Об исполнителе» включает в себя фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя документа, номер его телефона и печатается шрифтом №10. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Если документ оформляется на общем бланке, то подпись не включает в себя классный чин, а только должность сотрудника.

Таким образом, проанализировав правила составления и оформления документа, в ходе практического исследования было установлено, что оформление документов в ООО «Нижневартовскэнергонефть» происходит не всегда в соответствии с ГОСТ Р. 6.30-2003.

Вся корреспонденция поступает в АХО (административно-хозяйственную часть). Входящие документы проходят на начальном этапе первичную обработку и предварительное рассмотрение (См. рис. 2)




Рис. 2. Схема движения документов


Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и, соответственно, скорость доставки документа конкретному исполнителю.

Рассмотрела состав должностных лиц, имеющих право издания организационных документов. Издание документов - это заверение проекта документа подписью должностного лица, имеющего право на издание документов, в ходе которой документ получает юридическую силу на предприятии, учреждении, организации.

В ходе беседы с начальником отдела кадров, Тереховой Валентиной Николаевной было выявлено, что право издания документов в ООО «Нижневартовскэнергонефть» имеют следующие должностные лица:

-Генеральный директор;


-Заместитель генерального директора по управлению персоналом


-Главный инженер.


Данные положения «Об издании документов в ООО «Нижневартовскэнергонефть» прописаны в «Должностных инструкциях».

Согласно моему наблюдению в период похождения учебно-производственной практики в ООО «Нижневартовскэнергонефть», можно сделать вывод, что способом издания служебных документов является электронное издание, т.е. через компьютерную технику или через копировально-множительные аппараты: принтеры, ксероксы.

Таким образом, изучение истории организации и структурного подразделения показало, что в организации «Нижневартовскэнергонефть» на основании Устава организации имеются свои цели и функции, история организации не прописана документально, имеется юридический адрес и статус. В ходе изучения выявила, что организация НЭН имеет линейно-функциональную структуру. Видами организационных документов являются организационно-распорядительные и информационно-справочные.


ТЕМА 2. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

устав документ реквизит делопроизводство

В ООО «Нижневартовскэнергонефть» создаются организационно-распорядительные и информационно-справочные документы. Организационно-правовые документы, относящиеся к локальному уровню документации были описаны выше: Устав, штатное расписание, коллективный договор, должностные инструкции.

Состав реквизитов организационной распорядительной документации, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65-ст). Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000).

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

К распорядительным документам относятся приказ, распоряжение, указание, решение (постановление). В период похождения учебно-производственной практики в ООО «Нижневартовскэнергонефть» мной были проанализированы приказы:

-О поощрении к юбилейным датам от 31.01. 2011 №39


-О результатах расследования группового несчастного случая на производстве, произошедшего 18.01.2011 г. в результате ДТП 03.02. 2011 №53


-О введение в действие СТО-302-01-2011«Ведение, хранение и оформление документов в сетевом районе» 04.02. 2011 №57 с целью установления порядка ведения, хранения и оформления перечня документов в производственных подразделениях.


Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке и содержат следующие реквизиты: наименование вида документа («ПРИКАЗ»), коды, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа.

Приказ 31.01. 2011 №39 является приказом по управлению персоналом.


№ п/пРеквизиты управленческой документации по ГОСТу Р 6.30-2003Реквизиты управленческой документации1.08 - наименование организацииООО «Нижневартовскэнергонефть»2.10 - наименование вида документанаименование вида документа (ПРИКАЗ)3.11 - дата документадата принятия документа (31.01. 2011)4.12 - регистрационный номеррегистрационный номер №395.16 - гриф утверждения документаНе имеется 6.18 - заголовок к текстузаголовок к тексту (О поощрении к юбилейным датам)7.20 - текст документасостоит из двух частей: констатирующей (включает в себя основание данного приказа: На основании пункта 6.1. Положения об оплате труда работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнерго-нефть» в связи с юбилейными датами,) и распорядительной (содержит предписания, излагаемые по пунктам) 8.22 - подписьэтот реквизит имеется к конце документа и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи (присутствует) и расшифровки подписи (А.Д. Гельд)

Таким образом, приказ от 31.01. 2011 №39 «О поощрении к юбилейным датам» не совсем соответствует ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В документе отсутствуют коды, отметка о контроле, подпись, визы, отметка об исполнении документа и дата заверения документа.

Приказ 03.02. 2011 №53 О результатах расследования группового несчастного случая на производстве, произошедшего 18.01.2011 г. в результате ДТП является приказом по управлению персоналом.


№ п/пРеквизиты управленческой документации по ГОСТу Р 6.30-2003Реквизиты управленческой документации, 1.08 - наименование организацииООО «Нижневартовскэнергонефть»2.10 - наименование вида документанаименование вида документа (ПРИКАЗ)3.11 - дата документадата принятия документа (03.02. 2011)4.12 - регистрационный номеррегистрационный номер №535.16 - гриф утверждения документаНе имеется 6.18 - заголовок к текстузаголовок к тексту (О результатах расследования группового несчастного случая на производстве, произошедшего 18.01.2011 г. в результате ДТП)7.20 - текст документасостоит из двух частей: констатирующей и распорядительной8.22 - подписьэтот реквизит имеется в конце документа и состоит из наименования личной подписи (присутствует) и расшифровки подписи (А.Д. Гельд)Таким образом, приказ 03.02. 2011 №53 «О результатах расследования группового несчастного случая на производстве, произошедшего 18.01.2011 г. в результате ДТП» не совсем соответствует ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В документе отсутствуют коды, отметка о контроле, подпись, визы, отметка об исполнении документа и дата заверения документа.


Приказ 04.02. 2011 №57 является приказом по управлению персоналом.


№ п/пРеквизиты управленческой документации по ГОСТу Р 6.30-2003Реквизиты управленческой документации, 1.08 - наименование организацииООО «Нижневартовскэнергонефть»2.10 - наименование вида документанаименование вида документа (ПРИКАЗ)3.11 - дата документадата принятия документа (04.02. 2011)4.12 - регистрационный номеррегистрационный номер №575.16 - гриф утверждения документаНе имеется 6.18 - заголовок к текстузаголовок к тексту (О введение в действие СТО-302-01-2011«Ведение, хранение и оформление документов в сетевом районе»)7.20 - текст документасостоит из двух частей: констатирующей и распорядительной 8.22 - подписьэтот реквизит имеется к конце документа и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи (присутствует) и расшифровки подписи (А.Д. Гельд)

Таким образом, приказ от 04.02. 2011 №57 О введение в действие СТО-302-01-2011«Ведение, хранение и оформление документов в сетевом районе» не совсем соответствует ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

К информационно - справочным документам ООО «Нижневартовскэнергонефть» относятся: протокол, акт, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, заявление, справка. Мной были проанализированы служебная записка.

Служебная записка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, адресат, текст, подпись.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №01 от 14.02.2007 г.


№ п/пРеквизиты управленческой документации по ГОСТу Р 6.30-2003Реквизиты управленческой документации1.08 - наименование организацииимеется2.09 - справочные данные об организацииимеются 3.10 - наименование вида документанаименование вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) 4.11 - дата документадата документа 5.12 - регистрационный номер№1676.14 - место составления или издания документаимеется 7.15 - адресат имеется («Главному инженеру»)8.18 - заголовок к текстузаголовок к тексту (Прошу…)9.20 - текст документавключает просьбу и объяснение обращения10.22 - подписьимеется и включает в себя: наименование должности лица, подписавшего документ (Начальник РЭС Глаголича В.В., личную подпись (имеется), ее расшифровку (В.В. Глаголич)

Таким образом, служебная записка соответствует ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей работниками организации. Форма делопроизводства в является смешанной, так как приём, отправка и регистрация выполняется АХО, а хранение и подготовка к сдачи в архив проводится в структурных подразделениях.

За время прохождения учебно-производственной практики в ООО «Нижневартовскэнергонефть» мной был проанализирован протокол.

Протокол - документ, который фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях. Протокол в ООО «Нижневартовскэнергонефть» оформляются на Общем бланке. Данный документ содержит следующие реквизиты:

-Наименование вида документа;


-Дата утверждения документа;


-Номер утверждения;


-Место издания документа;


-Заголовок к тексту документа;


-Текст документа;


-Повестка дня;


-Гриф председательствующего;


-Подпись председательствующего;


-Расшифровка подписи Председательствующего;


-Гриф Секретаря;


-Подпись Секретаря;


-Расшифровка подписи Секретаря;


Таким образом, проанализировав данный документ, я пришла к выводу, что Протокол составляется, согласно ГОСТ Р.6.30-2003. «Унифицированная система документации».


ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА


Персональная ответственность за организацию и ведения делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел возлагается на:

-начальников структурного подразделения;


-делопроизводителя структурного подразделения;


-непосредственного исполнителя.


Персональная ответственность за организацию и ведения делопроизводства ведется на основании приказа №685 от 30 декабря 2010 года.

Во исполнение требований Федерального закона Российской Федерации №149-ФЗ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона Российской Федерации №152-ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных» и методических документов ФСТЭК России по обеспечению безопасности персональных данных.

С 01.01.2011 г. ввести в действие Процедуру «Порядок обработки персональных данных» к настоящему приказу.

Ведущий специалист Шитикова И.В. ответственна для доведения до сведений приказа согласно распределению.

Порядок обработки персональных данных работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть» разработан в соответствии со следующими нормативно-правовыми документами:

Статья 24 Конституции Российской Федерации;

Глава 14 Трудового Кодекса Российской Федерации;

Федеральный закон Российской Федерации №152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 г.;

Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» №781 от 17 ноября 2007 г.;

Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;

Положение о методах и способах защиты информации в информационных системах персональных данных, утвержденное Приказом ФСТЭК России от 5 февраля 2010 г. №58.

Целью документа является определение порядка обработки персональных данных субъектов; обеспечение защиты прав и свобод субъектов персональных данных при обработке их персональных данных, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным субъектов, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

Документ предназначен для работников Общества, которые в рамках своих должностных обязанностей имеют доступ и (или) осуществляют обработку персональных данных субъектов персональных данных.

Цели и правовое основание обработки персональных данных

Обработка персональных данных субъектов персональных данных, являющихся работниками Общества, осуществляется в целях регулирования трудовых отношений между Обществом и работниками, содействия работникам в выполнении ими своих функциональных обязанностей, обучении, продвижении по работе, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества Общества, очередности предоставления отпусков, установления и расчета размера заработной платы, страхования работников, оформления страховых свидетельств государственного пенсионного страхования, обеспечения пропускного режима Общества, учета времени, проведенного работником в помещении Общества, а также в иных целях, необходимых Обществу в связи с трудовыми отношениями с работниками Общества.

Обработка персональных данных субъектов ПДн, являющихся соискателями должностей, осуществляется с целью принятия решения о возможности заключения с ними трудового договора.

Обработка персональных данных субъектов персональных данных, не являющихся работниками Общества, осуществляется в целях обеспечения выполнения работ и предоставления услуг, определенных Уставом и лицензиями Общества, выполнения договорных обязательств Общества перед клиентами, предоставления возможности работникам контрагентов Общества выполнения обязанностей, предусмотренных договорами между Обществом и ее контрагентами.

Основные условия проведения обработки персональных данных

Обработка персональных данных осуществляется:

- при наличии согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 6 Федерального закона №152-ФЗ;

после направления уведомления об обработке персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 22 Федерального закона №152-ФЗ;

после принятия необходимых мер по защите персональных данных.

В Обществе приказом руководителя назначается работник (подразделение), ответственный за защиту персональных данных, и определяется перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных.

Лица, допущенные к обработке персональных данных, в обязательном порядке под роспись знакомятся с требованиями настоящего документа и подписывают обязательство о неразглашение информации, содержащей персональные данные.

Запрещается:

обрабатывать персональные данные в присутствии лиц, не допущенных к их обработке;

осуществлять ввод персональных данных под диктовку.

Обработка (сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение) персональных данных подразделяется на:

обработка персональных данных в информационных системах персональных данных;

обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации.

Обработка персональных данных в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации осуществляется в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 г. №781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», нормативных и руководящих документов уполномоченных федеральных органов исполнительной власти.

Не допускается обработка персональных данных в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации:

если не обеспечена конфиденциальность указанных данных (за исключением обезличенных ПДн и в отношении общедоступных ПДн);

при отсутствии утвержденных организационных документов о порядке эксплуатации информационной системы персональных данных.

Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека.

Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее.

Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе работники Общества или лица, осуществляющие такую обработку но договору с Обществом), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется Обществом без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).

При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

типовая форма или связанные с ней документы (инструкция но ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации; имени (наименовании) и адресе Общества; фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных; источник получения персональных данных; сроки обработки персональных данных; перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки; общее описание используемых Обществом способов обработки персональных данных;

типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

При несовместимости целей неавтоматизированной обработки персональных данных, зафиксированных на одном электронном носителе, если электронный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры но обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

Документы и внешние электронные носители информации, содержащие персональные данные, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их сохранность.

Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

Ведение журналов, содержащих ПДн, необходимые для однократного пропуска субъекта ПДн на территорию Общества, осуществляется в случае, если отсутствует система контроля доступа.

Для ведения журналов, должны выделяться лица, ответственные за ведение и сохранность журналов. При ведении подобного журнала должны соблюдаться следующие условия:

копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;

персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится Общество.

Основные этапы жизненного цикла ПДн в ООО «Нижневартовскэнергонефть»

. Получение персональных данных

.1. Общество должно получать персональные данные непосредственно от субъекта персональных данных.

Примечание. В случаях, когда необходимые ПДн субъекта возможно получить только у третьей стороны, Общество должно уведомить об этом субъекта ПДн и получить от него письменное согласие.

Согласие субъекта на получение его ПДн от третьих лиц не требуется в случаях, когда согласие субъекта получено от него в письменной форме при заключении договора с Обществом (только ПДн, указанных в договоре), а также в случаях, установленных Федеральным законом №152-ФЗ.

.2. При приеме на работу субъекты ПДн - работники предоставляют свои персональные данные в соответствии с перечнем документов, определенным в локальном нормативном акте Работодателя, регулирующим порядок приема на работу.

.3. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

.4. Общество имеет право проверять достоверность сведений, предоставленных субъектом ПДн, сверяя данные, предоставленные субъектом, с имеющимися у Общества документами.

Ответственными лицами могут быть как работники Общества (в случае, если охрана осуществляется силами Общества), либо сотрудники ЧОП (в этом случае в договоре с ЧОП должны быть прописаны обязанности по ведению таких журналов, а также требования по защите конфиденциальности ПДн и ответственность.

.5. Общество до начала обработки ПДн обязана сообщить субъекту наименование и адрес Общества, цель обработки ПДн и ее правовое основание (включая информацию о характере подлежащих обработке персональных данных и об источниках получения персональных данных), предполагаемых пользователей ПДн, способы обработки ПДн, а также порядок отказа субъекта ПДн от предоставления права на обработку своих ПДн (в том числе, получение) и возможные последствия такого отказа.

.6. Общество не вправе обрабатывать персональные данные субъекта ПДн без его письменного согласия, за исключением следующих случаев (п. 2 ст. 6 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных»):

обработка ПДн осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения ПДн и круг субъектов, ПДн которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия Общества;

обработка ПДн необходима в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии;

обработка ПДн осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект ПДн;

обработка ПДн осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания ПДн;

обработка ПДн необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта ПДн, если получение согласия субъекта ПДн невозможно;

обработка ПДн необходима для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи, для осуществления операторами электросвязи расчетов с пользователями услуг связи за оказанные услуги связи, а также для рассмотрения претензий пользователей услугами связи;

обработка ПДн осуществляется в целях профессиональной деятельности журналиста либо в целях научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта ПДн;

осуществляется обработка ПДн, подлежащих опубликованию в соответствии с федеральными законами, в том числе ПДн лиц, замещающих государственные должности, должности государственной гражданской службы, ПДн кандидатов на выборные государственные или муниципальные должности.

.7. Письменное согласие субъекта ПДн должно включать:

фамилию, имя, отчество, адрес субъекта, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

наименование и адрес Общества, получающего согласие субъекта;

цель передачи персональных данных;

перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых Обществом способов обработки персональных данных;

срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

.8. Запрещается получать и иным способом обрабатывать персональные данные субъекта, касающиеся расовой, национальной принадлежности политических, религиозных, философских и иных убеждениях, состояния здоровья, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.

Общество вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни субъекта персональных данных только с его письменного согласия либо без его согласия в следующих случаях:

персональные данные являются общедоступными;

персональные данные относятся к состоянию здоровья субъекта и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия субъекта невозможно;

по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

.9. При изменении персональных данных субъект - работник Общества уведомляет Общество о таких изменениях. Данное обязательство не распространяется на изменение персональных данных, предоставление которых требует соответствующее согласие работника.

Хранение персональных данных субъектов ПДн в ООО «Нижневартовскэнергонефть» осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки.


Перечень подразделений и мест хранения персональных данных субъектов ПДн утверждается приказом по Обществу.

Персональные данные субъектов ПДн - работников Общества хранятся в Департаменте по работе с персоналом, в подразделении, осуществляющем бухгалтерский учет, в Группе правового обеспечения, а также в Отделе сервисной поддержки (архив Общества).

Персональные данные на бумажных носителях находятся в специально оборудованном для этого помещении. Персональные данные работников хранятся также в электронном виде. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные, обеспечивается с использованием средств защиты от несанкционированного доступа и копирования.

Учет электронных носителей информации, содержащей ПДн работников, осуществляется в структурных подразделениях, обрабатывающие указанные ПДн, в соответствии с требованиями п. 5.2.3 настоящего документа. Учет архивных носителей информации, содержащих персональные данные, осуществляется Отделом сервисной поддержки Общества.

После увольнения работника в личную карточку вносятся сведения об увольнении. Личная карточка после увольнения работника передается на хранение в архив Общества и хранится 75 лет в соответствии с действующим законодательством.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные Работниками при увольнении либо в случае смерти Работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования. Невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве Общества в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Работник, имеющий доступ к персональным данным работников Общества в связи с исполнением трудовых обязанностей:

обеспечивает хранение информации, содержащей персональные данные, исключающее доступ к ним третьих лиц;

обеспечивает конфиденциальность сведений, содержащих ПДн работников, в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим документом; обеспечивает ознакомление работника с документами, содержащими ПДН работника, во всех случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

при уходе в отпуск, служебной командировке и иных случаях длительного отсутствия работника на своем рабочем месте он обязан передать документы и иные носители, содержащие персональные данные, лицу, на которое приказом Общества будет возложено исполнение его трудовых обязанностей.

В случае если такое лицо не назначено, документы и иные носители, содержащие персональные данные, передаются другому работнику, имеющему доступ к персональным данным по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении работника, имеющего доступ к персональным данным работников Общества, документы и иные носители, содержащие персональные данные, сдаются руководителю структурного подразделения.

Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении срока их хранения или продлевается на основании заключения экспертной комиссии Общества, если иное не определено законом.

Персональные данные иных субъектов ПДн хранятся в подразделениях Общества, которые отвечают за взаимодействие с субъектами. Перечень подразделений и мест хранения персональных данных субъектов ПДн утверждается приказом по Обществу.

Персональные данные субъектов ПДн в подразделениях Общества хранятся также в электронном виде в ИСПДн. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные, обеспечивается с использованием средств защиты от несанкционированного доступа и копирования.

Учет электронных носителей информации, содержащей ПДн субъектов, осуществляется в структурных подразделениях, обрабатывающие указанные ПДн, в соответствии с требованиями и. 5.2.3 настоящего документа. Учет архивных носителей информации, содержащих персональные данные, осуществляется Отделом сервисной поддержки Общества.

Работник Общества, имеющий доступ к персональным данным субъектов в связи с исполнением трудовых обязанностей:

обеспечивает хранение информации, содержащей персональные данные, исключающее доступ к ним третьих лиц.

при уходе в отпуск, служебной командировке и иных случаях длительного отсутствия работника на своем рабочем месте он обязан передать документы и иные носители, содержащие персональные данные, лицу, на которое приказом Общества будет возложено исполнение его трудовых обязанностей.

В ООО «Нижневартовскэнергонефть» в случае если такое лицо не назначено, документы и иные носители, содержащие персональные данные, передаются другому работнику, имеющему доступ к персональным данным но указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении работника, имеющего доступ к персональным данным субъектов ПДн, документы и иные носители, содержащие персональные данные субъектов, сдаются руководителю структурною подразделения.

Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении срока их хранения или продлевается на основании заключения экспертной комиссии Общества, если иное не определено законом.

В Обществе должны быть учтены все внешние (съемные) электронные носители информации, содержащие ПДн.

Учет носителей осуществляется в каждом структурном подразделении Общества, имеющем доступ к ПДн, силами работников подразделений.

Работники, на которых планируется возложить обязанности по учету носителей с ПДн, согласовываются с Группой по безопасности, и назначаются распоряжением но Обществу.

Для организации учета носителей ПДн каждому носителю присваивается учетный номер. Для этого все носители должны быть промаркированы печатью или наклейкой с инвентарным номером. На носители (компакт-диски и др.), на которые наклеивание ярлыка недопустимо по техническим причинам, реквизиты ярлыка полностью наносятся на диск специальным нестираемым маркером.

Учет носителей осуществляется по Журналу учета носителей ПДн. Форма журнала приведена в Приложении 4.

Инвентаризация всех носителей информации, на которых хранятся ПДн, должна осуществляться в каждом структурном подразделении, осуществляющем обработку ПДн, не реже 1 раза в год. Результаты инвентаризации должны документироваться (отражаться в Акте), который утверждается руководителем структурного подразделения.

Работники Технического департамента имеют право выборочно проверить результаты инвентаризации носителей.

В целях сохранности персональных данных субъектов ПДн, хранящихся в автоматизированной системе Общества, Общество предпринимает меры по обеспечению безопасности этих данных, предусмотренные Федеральным законом №152-ФЗ «О персональных данных».

Безопасность указанных данных обеспечивается, в частности, путем предотвращения получения несанкционированного доступа к ним, неправомерного получения этих данных, а также предупреждения преднамеренного программно-технического воздействия с целью уничтожения, копирования, переадресации или искажения данных в процессе их создания, использования, передачи и хранения.


Доступ к информационным ресурсам Общества контролирует Технический департамент.

Для хранения, кодирования и пересылки информации, относящейся к персональным данным субъектов ПДн, могут использоваться только разрешенные Техническим департаментом компьютеры (в том числе портативные) и программное обеспечение.

Все компьютеры должны быть оснащены парольной защитой.

Работники должны работать с информацией, относящейся к персональным данным субъектов ПДн, используя для этого только свою официальную учетную запись.

Работникам запрещается разглашать свой пароль и устанавливать на находящихся в его пользовании компьютерах программы с автоматической процедурой авторизации. Работник не должен оставлять компьютер с активной сессией без установленной и активизированной парольной защиты. Если Работник имеет основания полагать, что его пароль стал известен постороннему лицу, он обязан немедленно уведомить об инциденте своего непосредственного руководителя и Технический департамент.

Все компьютеры, принадлежащие Обществу, либо подключенные к корпоративной информационной системе, должны быть оснащены утвержденными Техническим департаментом средствами защиты, которые запрещается отключать.

Портативные компьютеры, содержащие информацию, относящуюся к персональным данным субъектов ПДн, должны храниться в физически защищенном месте.

Удаленный доступ к информации, относящейся к персональным данным субъектов ПДн, может быть осуществлен только через официальный модемный пул, либо через официальный Интернет-шлюз Общества.

Лица, получившие доступ к персональным данным субъектов ПДн, подписывают обязательство о соблюдении конфиденциальности согласно Приложению 5 к документу. Подписание обязательства является необходимым условием для получения доступа к персональным данным субъектов ПДн.

Сроки хранения электронных и материальных носителей информации, относящейся к ПДн субъектов, определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Запрещается хранение информации, относящейся к персональным данным субъектов, на электронных записных книжках и карманных персональных компьютерах (PDA, Pocket PC и т.н. устройствах).

Запрещается пересылка информации, относящейся к персональным данным субъектов ПДн, по факсимильной связи.

Запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, за исключением (п. 2 ст. 16 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных») следующих случаев:

в случае наличия согласия в письменной форме субъекта персональных данных;

в случаях, предусмотренных федеральными законами, устанавливающими также меры но обеспечению соблюдения прав и законных интересов субъекта персональных данных.

Общество обязано разъяснить субъекту персональных данных порядок принятия решения на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных и возможные юридические последствия такого решения, предоставить возможность заявить возражение против такого решения, а также разъяснить порядок защиты субъектом персональных данных своих прав и законных интересов.

Общество обязано рассмотреть возражение, указанное в п. 5.3.2 настоящего документа, в течение семи рабочих дней со дня его получения и уведомить субъекта персональных данных о результатах рассмотрения такого возражения.

Общество обеспечивает конфиденциальность персональных данных субъектов ПДн, то есть не допускает их распространение без согласия субъекта ПДн или наличия иного законного основания (в том числе по основаниям, предусмотренным ч. 2 ст. 6 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных»), за исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных.

В отношении персональных данных субъектов вводится режим ограничения доступа. Доступ к персональным данным субъекта должны иметь только те работники

Общества, которым персональные данные необходимы в связи с исполнением ими трудовых обязанностей и только в необходимом объеме.

Лица, имеющие внутренний доступ к персональным данным субъектов ПДн, обязаны соблюдать режим конфиденциальности персональных данных.

Работники Общества, участвующие в обработке персональных данных, должны быть ознакомлены под подпись с настоящим документом (подлинником или копией, заверенной уполномоченным лицом Общества), с иными документами Общества, устанавливающими порядок обработки персональных данных субъектов ПДн, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Субъект ПДн имеет право на свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи (за исключением случаев, предусмотренных п. 5 ст. 14 Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных»), содержащей его персональные данные. Субъект имеет право вносить предложения по внесению изменений в свои данные в случае обнаружения в них неточностей.

Субъект персональных данных имеет право на получение при обращении информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

подтверждение факта обработки персональных данных Обществом, а также цель такой обработки;

способы обработки персональных данных, применяемые Обществом;

сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.

Субъект ПДн - работник Общества получает доступ к своим ПДн по запросу в Департамент по работе с персоналом. При получении подобного запроса работники Департамента по работе с персоналом в течение 3-х рабочих дней формируют ответ на запрос.

Доступ к своим персональным данным предоставляется субъекту ПДн или его законному представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его законного представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его законного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и собственноручную подпись субъекта персональных данных или его законного представителя.

Обработка обращений (запросов) субъектов ПДн иной категории или их законных представителей осуществляется следующим образом:

при получении Обществом запроса, касающегося обработки ПДн субъекта ПДн, он (запрос) передается в Группу по безопасности;

работники Группы по безопасности обращаются в Группу правового обеспечения для правовой оценки ситуации;

после получения ответа от Группы правового обеспечения, формируется ответ либо принимается решение по запросу;

для формирования ответа/принятия решения но запросу работники Группы по безопасности могут привлекать для консультаций работников других структурных подразделений Общества.

Учет обращений субъектов персональных данных осуществляется в соответствии со следующими правилами:

учет обращений работников Общества ведется в Департаменте по работе с персоналом путем ведения Журнала учета обращений;

учет обращений субъектов ПДн иных категорий (или их законных представителей) ведется в Группе по безопасности и осуществляется путем ведения Журнала учета обращений.

Передача (обмен и т.д.) персональных данных между подразделениями осуществляется только между работниками, имеющими доступ к персональным данным субъектов с санкции руководителей подразделений.

В случае, если Обществу оказывают услуги юридические и физические лица на основании заключенных договоров, в силу которых им может быть предоставлен доступ к персональным данным субъектов ПДн, то до начала работ должно быть подписано соглашение о неразглашении конфиденциальной информации между Обществом и указанными физическими или юридическими лицами

При передаче персональных данных субъекта Общество придерживается следующих требований:

) Передача персональных данных субъекта третьим лицам осуществляется только с письменного согласия субъекта (сведения, которые должны содержаться в письменном согласии субъекта, определяются п. 5.1.7 настоящего документа), за исключением случаев, установленных федеральными законами.

Согласия субъекта ПДн на обработку (в т.ч. передачу его персональных данных третьим лицам) не требуется в случаях, предусмотренных Федеральным законом №152-ФЗ «О персональных данных» (п. 5.1.6 настоящего документа).

) Не допускается передача персональных данных субъекта в коммерческих целях без его письменного согласия.

) Передача третьим лицам документов (иных материальных носителей), содержащих персональные данные субъектов, осуществляется по письменному запросу третьего лица на предоставление персональных данных субъекта.

) Работники Общества, передающие персональные данные субъектов третьим лицам, должны передавать их с обязательным уведомлением лица, получающего эти документы, об обязанности использования полученной конфиденциальной информации лишь в целях, для которых она сообщена, и с предупреждением об ответственности за незаконное использование данной конфиденциальной информации в соответствии с действующим законодательством. Уведомление и предупреждение могут быть реализованы путем подписания акта передачи носителей ПДн, в котором приведены указанные условия. Типовая форма Акта приведена в Приложении 6.

) Представителю субъекта (в том числе адвокату) персональные данные передаются в порядке, установленном действующим законодательством и настоящим документом. Информация передается при наличии одного из документов:

нотариально удостоверенной доверенности представителя субъекта;

письменного заявления субъекта, написанного в присутствии работника Департамента но работе с персоналом или Группы правового обеспечения (если заявление написано субъектом не в его присутствии, то оно должно быть нотариально заверено).

Доверенности и заявления хранятся в Департаменте по работе с персоналом, либо в Группе правового обеспечения.

6) Предоставление персональных данных субъекта государственным органам производится в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

7) Персональные данные субъекта могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого субъекта.

) Документы, содержащие персональные данные субъекта, могут быть отправлены посредством федеральной почтовой связи. При этом должна быть обеспечена их конфиденциальность. Документы, содержащие персональные данные, вкладываются в конверт, к нему прилагается сопроводительное письмо. На конверте делается надпись о том, что содержимое конверта является конфиденциальной информацией, и за незаконное ее разглашение законодательством предусмотрена ответственность. Далее конверт с сопроводительным письмом вкладывается в другой конверт, на который наносятся только реквизиты, предусмотренные почтовыми правилами для заказных почтовых отправлений.

Учет переданных персональных данных осуществляется в рамках принятых в Обществе правил делопроизводства путем регистрации входящей и исходящей корреспонденции и запросов государственных органов, физических (юридических) лиц либо их представителей, фиксируются сведения о лицах, направивших такие запросы, дата выдачи персональных данных, а также дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных (в случае отказа).

В случае если лицо, обратившееся в Общество с запросом на предоставление персональных данных, не уполномочено на получение информации, относящейся к персональным данным, Общество обязано отказать лицу в выдаче такой информации. Лицу, обратившемуся с соответствующим запросом, выдается уведомление в свободной форме об отказе в выдаче информации, а копия уведомления хранится в соответствии с принятыми правилами делопроизводства (как исходящая корреспонденция). В случае если запрашивались ПДн работника Общества, копия хранится в Департаменте по работе с персоналом.

В случае выявления недостоверных персональных данных субъекта ПДн или неправомерных действий с ними работников Общества при обращении или по запросу субъекта ПДн или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных осуществляется блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки.

В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных субъекта ПДн на основании документов, представленных субъектом персональных данных или его законным представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов производится уточнение персональных данных, соответствующая блокировка снимается.

В случае выявления неправомерных действий с персональными данными в срок, не превышающий трех рабочих дней с момента выявления, необходимо устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений в срок, не превышающий десяти рабочих дней с момента выявления неправомерности действий с персональными данными, необходимо уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Общество обязано уведомить субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.

Персональные данные подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении, а также в случае выявления неправомерных действий с персональными данными и невозможностью устранения допущенных нарушений в срок, установленный законодательством РФ.

Уничтожение персональных данных, не подлежащих передаче в архив Общества, осуществляется только комиссией в составе представителей Группы по безопасности, Группы правового обеспечения и, при необходимости, структурного подразделения Общества, в чьем ведении находятся указанные персональные данные. Результаты уничтожения должны документироваться (оформляться Акт уничтожения).

Работники имеют право:

получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных»;

требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением. Работник при отказе кадрового органа исключить или исправить его персональные данные имеет право заявить в письменной форме о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

требовать от Общества уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные их персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

обжаловать действия или бездействие работников Общества в установленном законом порядке, если работник, являющийся субъектом персональных данных, считает, что обработка его персональных данных осуществляется с нарушением требований Федерального закона от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы.

Работник обязан:

предоставлять в Общество достоверные, документированные персональные данные, соответствующие действительности;

своевременно сообщать Обществу в документарном виде об изменении своих персональных данных;

соблюдать правила обращения с документами, содержащими персональные данные, порядок их получения, обработки и хранения;

строго соблюдать установленные в Обществе правила обеспечения безопасности информации при работе с программными и техническими средствами ИСПДн;

во время работы с документами, содержащими ПД, исключать возможность ознакомления с ними иных лиц, не имеющих доступа к данным документам; - при увольнении сдать руководителю структурного подразделения все имеющиеся в его распоряжении материальные носители информации, содержащей персональные данные;

обеспечивать конфиденциальность персональных данных субъектов ПДн, ставших им известными в связи с выполнением своих функциональных обязанностей (за исключением случаев обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных персональных данных);

при работе с носителями информации, относящейся к персональным данным субъектов ПДн:

. немедленно сообщать своему непосредственному руководителю об их утрате, порче, недостаче или несанкционированном доступе других лиц;

. сообщать непосредственному руководителю и в Группу по безопасности о любых нарушениях конфиденциальности персональных данных субъектов ПДн;

Работникам запрещается:

использовать информацию, относящуюся к персональным данным субъектов ПДн, в публикациях, открытых документах, выступлениях, переписке, рекламных материалах, презентациях, выставочных проспектах и информационных сообщениях;

выносить документы и другие носители, содержащие персональные данные, за пределы территории Общества без разрешения руководителя структурного подразделения;

знакомить работников других структурных подразделений, не имеющих доступа к персональным данным субъектов ПДн по своим функциональным обязанностям, с документами, содержащими персональные данные, без письменного разрешения (резолюции) руководителя Группы по безопасности Общества, а представителей клиентов и иных организаций - без наличия письменного согласия субъекта ПД (за исключением случаев, когда передача персональных данных субъекта без его согласия допускается действующим законодательством РФ);

передавать информацию, содержащую персональные данные, но каналам телефонной и факсимильной связи, с использованием сетей Интернет, если меры но защите информации не приняты;

вести переговоры с передачей информации, относящейся к персональным данным субъектов ПДн, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;

разглашать сведения о составе находящихся у них носителей информации. относящейся к персональным данным субъектов ПДн, способах обеспечения их конфиденциальности и месте их хранения;

изготовлять несанкционированные копии (распечатывать, записывать на диктофон, сканировать, фотографировать и т.п.) с материальных носителей (документов) информации, относящейся к персональным данным субъектов ПДн;

сообщать кому-либо свой пароль или передавать пароль для доступа к ресурсам ИСПДн;

использовать чужое имя пользователя и пароль для доступа к ресурсам ИСПДн.

Субъект (клиенты общества), персональные данные которого обрабатываются в Обществе, имеет право:

Получать доступ к своим персональным данным и ознакамливаться с ними

. подтверждение факта обработки персональных данных, а также цель такой обработки;

. сведения о способах обработки персональных данных, применяемых Обществом

. сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

. перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

. сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

. сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.

Обжаловать в установленном законом порядке неправомерные действия или бездействие при обработке и защите его персональных данных.

В целях обеспечения достоверности и конфиденциальности персональных данных Общество обязано:

осуществлять защиту персональных данных субъектов ПДн, в том числе предпринять все необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных субъектов ПДн от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий;

обеспечить хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, к которой, в частности, относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с работниками, по оплате труда и др. При этом персональные данные субъектов ПДн - работников не должны храниться дольше, чем это оправдано выполнением задач, для которых они собирались, им дольше, чем это требуется в интересах лиц, о которых собраны данные, при условии соблюдения сроков хранения, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

осуществлять оформление документации, содержащей персональные данные субъектов ПДн - работников Общества, в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации но учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1;

по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдавать последнему копии документов, связанным с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно;

вести учет передачи персональных данных субъектов ПДн третьим лицам путем ведения соответствующих журналов, содержащих сведения о поступившем запросе, дате ответа на запрос, содержании переданной информации или отказе в се предоставлении;

в случае реорганизации или ликвидации Общества осуществлять учет, сохранность и передачу персональных данных работников на государственное хранение в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Лица, виновные в нарушении требований законодательства Российской Федерации, регулирующего вопросы обработки и защиты персональных данных, несут гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.

Процедура вступает в силу с даты его утверждения генеральным директором Общества. Срок действия настоящей процедуры 3 года с даты утверждения. Пересмотр настоящей Процедуры в обязательном порядке осуществляется при изменении действующего законодательства РФ. Ответственным за размещение Процедуры на информационном портале ООО «НЭН» является Технический департамент.

Все работники Общества, имеющие доступ к ПДн, должны быть ознакомлены с настоящим Порядком под роспись.


ТЕМА 4. ЗАПОЛНЕНИЕ АНКЕТЫ ДЛЯ РАБОТОДАТЕЛЯ


Анкета для работодателя

Уважаемые работодатели!

С целью анализа обратной связи успешности выполнения трудовой функции документоведа в Вашей организации (прохождения практики в качестве документоведа), просим Вас ответить на несколько вопросов.

1.Название организации ООО «Нижневартовскэнергонефть»


2.Ф.И.О. работодателя Гельд Андрей Давыдович


3.Ф.И.О. работника (практиканта) Голубничая Екатерина Сергеевна


4.Оцените работника (практиканта) по параметрам, представленным в таблице



ПараметрОценка (1-10) уверен в себе8 опирается на свои сильные стороны и спокойно принимает слабые8 хорошо выглядит10 обладает высокой самооценкой8 доброжелателен10 несет социальную и личную ответственность10 заботится о качестве своего здоровья9 трудолюбив9 креативен8 нацелен на результат9 организован9 старается успеть сделать как можно больше в своей жизни9 хорошо информирован и грамотен8 умеет владеть ситуацией и своими эмоциями8 здраво мыслит8 требователен8 порядочен10 вежлив10 уважает людей, работающих с ним в одной команде10 осознает свою самодостаточность9 даёт ценные советы9 разбирается в людях8 обладает хорошей памятью9 имеет стальной внутренний стержень8 честен9 умен9 решителен, настойчив9 выполняет обещания10 соблюдает конфиденциальность10

5.Соответствует ли в целом выполняемая работа практиканта (работника) Вашим ожиданиям?

üА) Соответствует


Б) Скорее соответствует, чем не соответствует

В) По большей части соответствует

Г) Значительно не соответствует

6.Как прошла адаптация работника (практиканта) в организации?

üА) Успешно


Б) Скорее успешно

В) Процесс адаптации еще продолжается

Г) Возникли сложности (укажите какие)__________________________

7. Оцените профессиональные знания и навыки работника (практиканта)

А) Недостаточно понимает основные принципы своей профессии. Часто проявляет недостаток знаний по своей специальности. Постоянно нуждается в инструкциях и наставлениях.

üБ) Уровень профессиональных умений и навыков на среднем уровне.


В) Глубоко разбирается в вопросах, связанных как с основной работой, так и со смежными специальностями. Имеет обширные знания, позволяющие разрабатывать свои методы работы.

8. Оцените качество труда работника (практиканта)

А) Вся работа требует доработки, в ходе работы постоянно допускает много ошибок, результаты труда часто нельзя использовать.

Б) Работа в основном выполняется на среднем уровне

üВ) Всю назначенную работу выполняет с отличными результатами, успевает сделать больше, чем поручено, стремится использовать самые передовые технологии по оптимизации своего труда.


9. Оцените производственную этику, стиль общения работника (практиканта)

1. Скован, отгораживается от других, часто реагирует грубо, пренебрегает общепринятыми нормами, не интересуется мнением коллег.

. Коммуникабелен лишь в тех случаях, когда это действительно требуется, в основном молчалив.

üЛегко контактирует с людьми, приветлив, легко общается с разными типами людей. Дорожит именем предприятия (фирмы).


10. Оцените Способность к освоению технических средств работника (практиканта)

1. Долго осваивает новые технические средства, обеспечивающие повышение производительности труда и качества работы.

. Осваивает на среднем уровне с помощью других сотрудников.

üБыстро осваивает новые технические средства, обеспечивающие повышение производительности труда и качества работы.


11. Оцените способность к творчеству, предприимчивость работника (практиканта)

1. Медленно схватывает, полученных знаний на практике не применяет, не пользуется опытом других.

. Применяет полученные знания и навыки лишь в некоторых трудовых операциях. В основном, выполняет работу техническую.

üБыстро учится на опыте, быстро приобретает новые знания, без труда переносит опыт на новые обстоятельства. Проявляет разумную инициативу.


12. Оцените умение работать с документами работника (практиканта)

1. Недостаточно ясно и четко излагает свои мысли, необходимы пояснения и уточнения. При составлении документов допускает ошибки.

ü2. Умеет грамотно составлять документы, но всегда просит помощи у коллег при оформлении.


. Ясно и четко излагает свои мысли в письменной форме, умеет квалифицированно составить любой документ по роду деятельности.

13. Оцените способность к самооценке работника (практиканта)

1. Самооценка своих деловых качеств завышена. Агрессивно и неадекватно воспринимает критику в свой адрес, не всегда принимает к сведению конструктивные критические замечания.

. Самооценка скорее занижена, не уверен в себе.

üСамокритичен. Знает свои сильные и слабые стороны. Внимательно относится к конструктивным критическим замечаниям в свой адрес, принимает их к сведению и делает соответствующие выводы.


Анкета для работодателя

Уважаемый работодатель!

Мы просим Вас ответить на вопросы анкеты, цель которой выявить предпочтения работодателя в выборе специалиста - документоведа.

Нам важно знать Вашу оценку качества принимаемых выпускников -документоведов в Вашей организации и предложения по содержанию их подготовки

«Благодарим за помощь!»

1. Назовите наиболее важные, на Ваш взгляд, профессиональные знания, умения и качества специалиста отдела Документационного обеспечения управления.


Степень значимостиКачествоНе значимоЖелательноВажноОбязательно1.1 Ответственностьü 1.2 Коммуникабельностьü 1.3 Умелое пользование ПКü 1.4 Знание иностранного языкаü 1.5 Компетентность в организации документооборотаü


2. Влияют ли, на Ваш взгляд, на качество работы специалиста по документационному обеспечению особенности его личности?

а) Нет, не влияют

б) Влияют не в значительной степени

üв) Влияют в значительной степени


3. Приветствуете ли ВЫ желание специалиста документоведа что-либо изменить в системе документационного обеспечения управления вашей организации?

а) Да, полностью прислушиваюсь к рекомендациям

б) Да, принимаю во внимание, но консультируюсь с другими специалистами

üв) Крайне редко


г) Нет, не прислушиваюсь

4. Проходят ли в вашей организации мероприятия по трудоустройству молодых специалистов?

а) Да

б) Нет

üв) Планируем в будущем


5. Должен ли специалист по ДОУ (документационному обеспечению управления) иметь дополнительное образование?

а) Да, экономическое

üб) Да, юридическое


в) Да, техническое

г) да, курсы дополнительной подготовки

д) нет

6. Нуждается ли ваша организация в квалифицированных специалистах?

а) Да, в специалистах по ДОУ

б)Да, в разных специалистах

üв) Нет, не нуждается


7. Принципиален ли для Вас пол специалиста по ДОУ?

а) Да

üб) Нет


8. Важно ли специалисту по ДОУ знать иностранные языки?

а) да _____________________________________(укажите какой)

üб) желательно


в) не желательно

9. Должен ли документовед, помимо выполнения своих обязанностей, активно участвовать в деятельности компании?

üа) Да


б) Желательно

в) В нашей организации это не требуется

10. На какие должности в вашей организации может быть принят выпускник специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»?

а) специалист ОК

б) секретарь-референт

в) помощник руководителя

г) документовед

д) архивист

е) _______НЕТ______________________(свой ответ)


11. Оцените способность адаптироваться специалиста - документоведа к смежным видам деятельности

а) способен в полной мере

üб) способен с подготовительной подготовкой


в) не способен

12. Какими техническими средствами и продуктами должен, на Ваш взгляд, владеть специалист ДОУ?

_____ Знание компьютера: Microsoft Office (Word, Excel, Microsoft Outlook), Internet Explorer на уровне пользователя. ____________________


13. Какая, на Ваш взгляд, учебная дисциплина должна быть включена в учебный план специалиста документоведа?

-правописание______________________________________________


ЗАКЛЮЧЕНИЕ


В ходе практики, изучила основные системы документации, используемые в структуре организации, изучила порядок и особенности оформления документов.

Были решены поставленные задачи:

сформированы навыки работы с организационными нормативными документами, устанавливающие правила создания и оформления документов;

определены системы документации, применяемые в структурных подразделениях ООО «Нижневартовскэнергонефть»;

проанализирован процесс документирования управленческой документации;

познакомилась с функциями службы АХО в ООО «Нижневартовскэнергонефть»;

использовала собранный материал в ходе практики для написания отчета.


СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ


1.Устав ООО «Нижневартовскэнергонефть» // Протокол №16 от «19» ноября 2009 года.


2.Штатное расписание «Нижневартовскэнергонефть» "01" апреля 2011 года №257-К.


3.Коллективный договор «Нижневартовскэнергонефть».


.ПРАВИЛА Внутреннего трудового распорядка для работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть».


5.ПОЛОЖЕНИЕ об оплате труда работников Общества с ограниченной ответственностью «Нижневартовскэнергонефть».


6.Инструкция составления и оформления Организационно-Правовых документов в ООО «Нижневартовскэнергонефть».


7.ГОСТ Р-6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».


.Приказ от 31.01. 2011 №39 О поощрении к юбилейным датам.


.Приказ 03.02. 2011 №53 О результатах расследования группового несчастного случая на производстве, произошедшего 18.01.2011 г. в результате ДТП.


10.Приказ 04.02. 2011 №57 О введении в действие СТО-302-01-2011«Ведение, хранение и оформление документов в сетевом районе».


11.Протокол ООО «Нижневартовскэнергонефть».


.Федеральный закон Российской Федерации №149-ФЗ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».


.Федеральный закон Российской Федерации №152-ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных».


.Процедура «Порядок обработки персональных данных» СТО 014-01-2011.