Анализ деятельности Енапаевской средней общеобразовательной школы

Оглавление


Оглавление

Введение

. Общие сведения о Енапаевской средней общеобразовательной школе

. Анализ деятельности школы

. Обзор информационных систем и технологий, используемых в школе

. Анализ информационной безопасности

. Анализ сертификации рабочего места

. Описание модели документооборота школы

.1 Общие положения

.2 Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения

.3 Учебно-педагогическая документация

.4 Прием и регистрация документов

.5 Контроль сроков исполнения документов

.6 Составление номенклатуры и формирование дел

.7 Модель документооборота AS-IS

. Проектирование системы электронного документооборота (TO-BE)

. Техническое задание

Выводы и предложения

Список литературы


Введение


Сегодня уже нет необходимости убеждать в важности автоматизации документооборота. Основное назначение систем управления документооборотом (или, правильнее, системы управления документами, где имеются в виду официальные документы) состоит в обеспечении юридической значимости электронных документов. Сюда входит учет поступления, регистрация, аутентичность, хранение в течение установленного времени и уничтожение либо передача на постоянное хранение. Однако система документооборота сама по себе (как, впрочем, и любая система автоматизации предприятия) не принесет ожидаемого эффекта, если ее внедрение не будет предварено исследованием, описанием, оптимизацией бизнес-процессов.

В ходе данной работы планируется исследовать бизнес-процессы и процессы управления документооборотом МОУ «Енапаевская средняя общеобразовательная школа». Не смотря на небольшой размер данной организации, проблемы эффективного управления и, в том числе, управления документами стоят перед ней достаточно остро.

Целью практики является анализ существующей и разработка новой схемы документооборота для МОУ «Енапаевская средняя общеобразовательная школа».

В ходе прохождения практики необходимо решить следующие задачи:

)Провести общий анализ организации;


)Провести анализ режимов информационной безопасности и условий труда;


)Провести анализ существующей модели документооборота


)Выявить основные недостатки существующей системы документооборота


)Произвести проектирование системы документооборота


)Разработать техническое задание на создание новой информационной системы документооборота.




. Общие сведения о Енапаевской средней общеобразовательной школе


Система образования в Енапаево имеет глубокие корни и охватывает большой период времени, как историческое прошлое села, которому нынче 435 лет. По переписным данным 1826 года. в с.Енапаево была медресе, где учились шакирды с 1 по 10 класс (год). Для учебы приезжали из разных уездов: из Кунгура, Башкортостана, Бершети и т.д.

В медресе готовили мулл и других религиозных деятелей. Количество шакиртов было около 300 человек. Обучение проводилось на арабском языке. Позже была открыта начальная светская школа. Обучение проходило на русском языке.

В 1922 - 23 уч. году была открыта 4 - х классная начальная школа. В 1927 году была реорганизована в 5 - летнюю школу, обучение шло на арабском. В 1929г. открыли школу крестьянской молодежи с 7 - летним образова--нием. С 1931 - 32 уч.г. ШКМ преобразуется в начальную школу. Первый выпуск средней школы состоялся только в 1940 году. Причина - необеспеченность квалифицированными учи-тельскими кадрами. Первый послевоенный выпуск состоялся в 1950 году.

За все годы школы окончили 2372 учащихся. Подготовлено трактористов - машинистов - 901, окончили ВУЗы - 237человек, среди наших выпускников - Герой Советского Союза Сибгаттуллин Лотфулла Сибаевич, доктора и кандидаты наук, мастера спорта руководители предприятий.

В Енапаевской средней общеобразовательной школе обучаются 192 учащихся в 11 класс - комплектах, работают 23 педагогических работника. Среди них 5 учителей имеют первую, 12 педагогов - вторую квалификационную категорию. Одному присвоено почетное звание Отличник народного образования и второму работнику - звание Почетный работник общего образования. С 1998 года директором школы назначен Башаров Разиль Габдулович.


Средний возраст педагогов - 35 лет. Это творческий, дружный коллектив единомышленников, где каждый имеет возможности для самовыражения, выбора оптимальных форм и методов обучения и воспитания. Обучающиеся в 10 - 11 классах имеют возможность получать специальность машиниста - тракториста категории В, С, Е, F, водителя автотранспортных средств категории А, С и повара.


Имеются производственные мастерские, компьютерный класс, 2 спортзала актовый зал, 10 учебных кабинетов, стрелковый тир, школьный краеведческий музей, где учащиеся получают хорошие, прочные знания и приобретают начальные умения и навыки.

Свыше 38% школьников обучаются на 4 и 5. В настоящее время в высших учебных заведениях учатся 17 человек, в средних учебных заведениях 35 человек В 2002 - 2003 учебном году 39 учащихся участвовали в районных олимпиадах (6 призовых мест), в соревнованиях - 19 учащихся (10 призовых мест), 10 учащихся участвовали во Всероссийском конкурсе - игре Русский медвежонок (1 районный победитель), детский фольклорный ансамбль занял 1 место на районном фестивале детского музыкального творчества.



. Анализ деятельности школы


Организационная структура школы показана на рис. 1.




Рис. 1. Организационная структура школы


Розовым цветом ( ) - стратегический уровень, бирюзовым ( )- тактический уровень, а зеленым ( ) - оперативный уровень

В соответствие с темой практики были рассмотрены служебные обязанности сотрудников школы, которые принимают наиболее значимое участие в системе документа оборота школы - директора, заместителя директора по УВР, бухгалтера и секретаря.

Директор школы должен выполнять следующие функции:

-Осуществлять общее управление деятельностью школы во всех направлениях согласно ее Уставу и законодательству РФ. Совместно с советом школы определять стратегию, цель и задачи развития школы, принимать решения о программном планировании ее работы.


-Осуществлять разработку, утверждение и внедрение программ развития учреждения, образовательных программ, учебных планов, курсов, дисциплин, годовых календарных учебных графиков, Устава и правил внутреннего распорядка школы, а также других локальных нормативных актов и учебно-методических документов.


-Определять структуру управления школой, штатное расписание. Решать научные, учебно-методические, административные, финансовые, хозяйственные и прочие вопросы, которые возникают в процессе деятельности школы.


-Планировать, координировать и контролировать работу педагогических и других работников школы.


-Осуществлять подбор и расстановку кадров, прием на работу (кроме педагогических работников).


-Определять должностные обязанности педагогических работников, создавать условия для повышения уровня их профессионального мастерства.


-Обеспечивать учебно-трудовую нагрузку работников и учащихся с учетом их психофизиологических возможностей, обеспечивать оптимальный режим работы и отдыха.


-Устанавливает надбавки и доплаты к ставкам и должностным окладам работникам школы.


-Утверждать расписание занятий учащихся, графики работы и педагогическую нагрузку работников школы, тарификационные списки и графики отпусков.


-Поощрять и стимулировать творческую инициативу работников, поддерживать благоприятный морально-психологический климат в коллективе.


-Определяет совместно с Советом школы порядок и размеры премирования работников школы.


-Обеспечивать социальную защиту и защиту прав учащихся.


-Обеспечивать государственную регистрацию общеобразовательного заведения, лицензирование образовательной деятельности, прохождение в установленном порядке государственной аттестации состояния образования и аккредитацию школы.


-Обеспечивать создание в школе необходимых условий для работы организации общественного питания и медицинских обслуживания учреждения. Контролировать их работу в целях охраны и укрепления здоровья учащихся и работников школы.


-Принимать меры совместно с профкомом, родительской общественностью по улучшению организации питания, ассортиментов продуктов, созданию условий для качественного приготовления пищи в столовой.


-Принимать меры совместно с медицинскими работниками по улучшению медицинского обслуживания и оздоровительной работы в учреждении.


-Обеспечивать эффективное взаимодействие и сотрудничество с органами местного самоуправления, предприятиями и организациями, общественностью, родителями (лицами, которые их заменяют).


-Организовывать и совершенствовать методическое обеспечение образовательного процесса, оказывать содействие деятельности учительских (педагогических) организаций, методических объединений.


-Руководить деятельностью педагогического совета школы.


-Координировать в учреждении деятельность детской организации.


-Подписывать (заключать) коллективный договор и обеспечивать его выполнение, создавать необходимые условия для нормальной работы органов общественного самоуправления, профсоюзной организации.


-Обеспечивать рациональное использование бюджетных ассигнований, а также внебюджетных средств, поступающих из других источников, предоставлять учредителю и общественности отчет об использовании финансовых и материальных средств.


-Обеспечивать привлечение с целью осуществления деятельности, предусмотренной Уставом школы, дополнительных источников финансовых и материальных средств.


-Представлять школу в государственных, местных, общественных и других органах, организациях, учреждениях.


-Обеспечивать учет, хранение и пополнение учебно-материальной базы, учет и хранение документации, организовывать работу по ведению делопроизводства в школе, бухгалтерского учета и статистической отчетности.


-Управлять на праве оперативного управления имуществом школы, полученным от учредителя, а также имуществом, являющимся собственностью школы.


-Оформлять прием новых работников только при наличии положительного заключения медицинского учреждения, контролировать своевременное проведение медицинского осмотра работников.


-Проводить мероприятия по подготовке школы к новому учебному году, подписывать соответствующие акты.


-Обеспечивать выполнение директивных и нормативных документов по охране труда, распорядительных документов управления образования, государственного надзора и технической инспекции.


-Обеспечивать безопасную эксплуатацию инженерно-технических коммуникаций, оборудования, принимать меры по приведению их в соответствие с действующими стандартами, правилами и нормами по охране труда. Своевременно организовывать осмотры и ремонт зданий общеобразовательного заведения.


-Утверждать должностные обязанности по обеспечению безопасности жизнедеятельности для педагогического коллектива.


-Принимать меры по внедрению предложений членов коллектива, направленных на дальнейшее улучшение и оздоровление условий проведения образовательного процесса.


-Выносить на обсуждение собрания трудового коллектива вопросы организации работы по охране труда.


-Отчитываться на собраниях трудового коллектива о состоянии охраны труда, выполнении мероприятий по оздоровлению работающих и учащихся, улучшению условий образовательного процесса, а также принимаемых мерах по устранению выявленных недостатков.


-Проводить профилактическую работу по предотвращению травматизма и снижению уровня заболеваемости работников и учащихся. Назначать ответственных за соблюдение требований по охране труда в классе, зале и т.п.


-Незамедлительно сообщать о групповом несчастном случае и случае со смертельным исходом непосредственно начальнику управления образования, родителям травмированного лица или лицам, которые их заменяют, принимать все возможные меры относительно устранения причин, которые вызвали несчастный случай, обеспечивать необходимые условия для проведения своевременного и объективного расследования соответственно действующим положениям.


-Заключать и организовывать совместно с профкомом выполнение ежегодных соглашений по охране труда, подводить итоги выполнения соглашения по охране труда 1 раз в полугодие.


-Утверждать по согласованию с профсоюзным комитетом инструкции для работников и учащихся по охране труда, в установленном порядке организовывать просмотр действующих инструкций.


-Проводить вводный инструктаж по охране труда с принятыми на работу лицами, инструктаж на рабочем месте с сотрудниками общеобразовательного учреждения, оформлять проведение инструктажа в журнале.


-Планировать в установленном порядке периодическое обучение работников школы по вопросам обеспечения безопасности жизнедеятельности на краткосрочных курсах, семинарах, организуемых органами управления образованием и охраной труда.


-Запрещать проведение образовательного процесса при наличии опасных условий для здоровья учащихся или работников.


-Проходить периодическое медицинское обследование.


-Соблюдать этические нормы поведения, которые отвечают общественному статусу руководителя и педагога в школе, быту и общественных местах.


Заместитель директора по учебно-воспитательной работе (УВР) выполняет следующие обязанности:

-Организует текущее и перспективное планирование деятельности образовательного учреждения.


-Координирует работу преподавателя-организатора ОБЖ, педагога-организатора, классных руководителей, других педагогических и иных работников, а также разработку учебно-методической и иной документации, необходимой для деятельности образовательного учреждения.


-Обеспечивает использование и совершенствование методов организации образовательного процесса и современных образовательных технологий, в том числе дистанционных.


-Осуществляет контроль за качеством образовательного (учебно-воспитательного) процесса, объективностью оценки результатов образовательной деятельности обучающихся, работой кружков и факультативов, обеспечением уровня подготовки обучающихся, соответствующего требованиям федерального государственного образовательного стандарта, федеральных государственных требований.


-Организует работу по подготовке и проведению экзаменов.


-Организует просветительскую работу для родителей (лиц, их заменяющих).


-Принимает родителей (лиц, их заменяющих) по вопросам организации учебно-воспитательного процесса;


-Оказывает помощь педагогическим работникам в освоении и разработке инновационных программ и технологий.


-Организует учебно-воспитательную, методическую, культурно-массовую, внеклассную работу.


-Осуществляет контроль за учебной нагрузкой обучающихся.


-Составляет расписание учебных занятий и других видов учебной и воспитательной (в том числе культурно-досуговой) деятельности.


-Ообеспечивает качественную и своевременную замену уроков временно отсутствующих учителей, ведет журнал учета пропущенных и замещенных уроков;


-Обеспечивает своевременное составление, утверждение, представление отчетной документации.


-Контролирует правильное и своевременное ведение педагогами классных журналов, другой документации;


-Оказывает помощь обучающимся в проведении культурно-просветительских и оздоровительных мероприятий.


-Осуществляет комплектование и принимает меры по сохранению контингента обучающихся.


-Участвует в подборе и расстановке педагогических кадров, организует повышение их квалификации и профессионального мастерства.


-Руководит работой методобъединений, повышает свою квалификацию;


-Вносит предложения по совершенствованию образовательного процесса и управления образовательным учреждением,


-Принимает участие в подготовке и проведении аттестации педагогических и других работников образовательного учреждения.


-Принимает меры по оснащению мастерских, учебных лабораторий и кабинетов современным оборудованием, наглядными пособиями и техническими средствами обучения, пополнению библиотек и методических кабинетов учебно-методической, художественной и периодической литературой.


-Организовывает проведение предметных олимпиад.


-организовывает работу с молодыми специалистами и учителями, вновь прибывшими в школу.


-Осуществляет разработку и реализацию программ развития образовательного учреждения, образовательной программы образовательного учреждения, учебных планов, учебных программ курсов, дисциплин, годовых календарных учебных графиков.


-Поддерживает благоприятный морально-психологический климат в коллективе.


-Координирует работу учителей и других педагогических работников по выполнению учебных планов и программ;


-Организует и координирует разработку необходимой учебно-методической документации;


-Посещает уроки и другие виды учебных занятий, проводимых педагогическими работниками школы (не менее 180 часов в учебный год), анализирует их форму и содержание, доводит результаты анализа до сведения педагогов;


-Принимает участие в подготовке наградных, конкурсных материалов педагогических работников образовательного учреждения.


-Контролирует соблюдение обучающимися Правил для учащихся;


-Ведет, подписывает и передает директору школы табель учета рабочего времени непосредственно подчиненных ему педагогов и учебно-вспомогательного состава;


-Организует работу по соблюдению в образовательном процессе норм и правил охраны труда;


-обеспечивает контроль за безопасностью используемых в образовательном процессе оборудования, приборов, технических и наглядных средств обучения;


-Организует с участием заместителя директора по административно-хозяйственной работе (завхоза)своевременное и качественное проведение паспортизации учебных кабинетов, мастерских, спортзала, а также подсобных помещений;


-Составляет на основании полученных от медицинского учреждения материалов списки лиц, подлежащих периодическим медицинским осмотрам с указанием фактора, по которому установлена необходимость проведения периодического медицинского осмотра;


-Контролирует своевременное проведение инструктажа обучающихся и его регистрацию в журнале;


-Совместно с преподавателем-организатором ОБЖ определяет методику, порядок обучения правилам дорожного движения, поведения на воде и улице, пожарной безопасности;


-осуществляет проверку знаний обучающихся;


-Проводит совместно с профкомом (профкомами) административно-общественный контроль безопасности использования, хранения учебных приборов и оборудования, химических реактивов, наглядных пособий, школьной мебели. Своевременно принимает меры к изъятию химических реактивов, учебного оборудования, приборов, не предусмотренных типовыми перечнями, в том числе самодельного, установленного в мастерских, учебных и других помещениях без соответствующего акта-разрешения, приостанавливает образовательный процесс в помещениях образовательного учреждения, если там создаются опасные условия здоровью работников, обучающихся;


-Выявляет обстоятельства несчастных случаев, происшедших с работающими, обучающимися;


-Соблюдает Устав и Правила внутреннего трудового распорядка школы, иные локальные правовые акты школы.


Бухгалтер выполняет следующие инструкции:

-Главный бухгалтер формирует учетную политику исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации.


-Руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление информации внутренним и внешним пользователям.


-Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных организаций, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения работ (услуг), финансовых результатов деятельности организации.


-Обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения обязательств.


-Обеспечивает контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов.


-Организует информационное обеспечение управленческого учета, учет затрат на производство, составление калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), учет по центрам ответственности и сегментам деятельности, формирование внутренней управленческой отчетности.


-Возглавляет работу:


üпо подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета;


üпо подготовке и утверждению форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности в соответствии с требованиями Госкомстата России;


üпо обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальному подтверждению их наличия, состояния и оценки;


üпо организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа.


-В соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ обеспечивает своевременное перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в кредитные организации, средств на финансирование капитальных вложений, погашение задолженностей.


-Обеспечивает контроль за расходованием средств фонда оплаты труда, организацией и правильностью расчетов по оплате труда работников.


-Обеспечивает соблюдение финансовой и кассовой дисциплины.


-Организует работу с Налоговой инспекцией, Пенсионным фондом, Фондами социального страхования, обязательного медицинского страхования и т. д.


-Участвует в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.


-Обеспечивает составление отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет расходов, подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке.


-Обеспечивает сохранность бухгалтерских документов и сдачу их в архив в установленном порядке.


-Оказывает методическую помощь руководителю и другим работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности.


-Руководит работой бухгалтерии, проходит, курсы и участвует в семинарах повышения квалификации.


-Принимает участие в проведении финансового анализа и формирования налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, в организации внутреннего аудита; готовит предложения по улучшению деятельности организации, устранение потерь и непроизводственных затрат.


Секретарь выполняет следующие обязанности:

-получает для директора школы и его заместителей сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;


-организует телефонные переговоры директора школы;


-принимает и передаёт телефонограммы, записывает в отсутствие директора школы принятые сообщения и доводит их до его сведения;


-осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний совета школы, педагогического совета, попечительского совета, а так же совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора ведёт и оформляет протоколы заседаний и совещаний;


-следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективной работе директора;


-передаёт и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам;


-печатает по указанию директора школы различные документы и материалы;


-ведёт делопроизводство; формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив;


-принимает поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передаёт её после рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;


-принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору школы;


-организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;


-осуществляет документационное обеспечение кадровой работы в школе; ведёт книгу приказов и хранит её, ведёт журнал учёта движения трудовых книжек, хранит и ведёт в установленном порядке трудовые книжки работников.


Кроме того, в формирование документопотока в школе активно участвуют Совет Школы, Педагогический совет и Общешкольный родительский комитет. Положения по этим органам приведены в приложениях 1-3.


. Обзор информационных систем и технологий, используемых в школе


К информационным ресурсам учреждения будем относить информацию, значимую для организации, а так же информационную систему, которая ее обрабатывает.

Информация для предприятия часто является ценным предметом, сравнимым с материальными ресурсами. Для Енапаевской средней общеобразовательной школе, ценной информацией являются данные о ее сотрудниках. Федеральный закон «О персональных данных» предписывает, что такой вид информационных ресурсов необходимо должным образом защищать. Это касается как коммерческих организаций, так и государственных учреждением.

Так же особую важность для учреждения имеет служебная информация. Стоит заметить, что носителями информации в данной организации выступают бумажные носители и телекоммуникационная система. Для защиты бумажных носителей в организации введена политика ограниченного доступа в помещения, а так же наличие огнеупорных сейфов для хранения. Так как в рамках работы рассматривается анализ рисков информационной системы, то оценка рисков для информации на бумажных носителях производиться не будет. К служебной информации рассматриваемой организации относятся электронно-цифровые подписи (Далее по тексту ЭЦП). Эта информация хранится исключительно на гибких магнитных дисках.

Помимо, информации к информационным ресурсам Енапаевской средней общеобразовательной школе так же относится информационная система и системы телекоммуникаций. Информационная система состоит из программной и аппаратной части.

Аппаратная часть:

.Персональные компьютеры - выполняют роль рабочих станций. Используются сотрудниками организации для работы с офисными приложениями, клиент-серверными приложениями, прикладными программами. Так же для работы с сетевыми файлами, работы с электронной почтой.


.Сервер - используется в качестве сервера хранения данных, контроллера домена, межсетевого экрана. Выполнение службы каталогов.


Программная часть:

.Операционная система Windows XP Professional Edition SP3 - операционная система, установленная на рабочих станциях, предоставляющая пользователям сервисы для работы в сети, работы с приложениями и файлами.


.Операционная система Windows Server 2003 - обеспечивает работу сетевых служб, службы каталогов, файлового сервера, межсетевого экрана, подключения доступа к сети Интернет.


3.Kerio Winroute FireWall - программный межсетевой экран. Служит защитой локальной сети, ограничивает доступ к запрещенным ресурсам сети.


.ESET NOD32 Smart Security - персональный антивирус, файервол.


.Гарант F1 - клиент-серверное приложение, являющееся базой нормативно-правовых документов.


6.MS Office 2003 -программный комплекс состоящий из офисных приложений, для работы с текстовыми файлами, таблицами и др.


.1С Бухгалтерия - приложение для автоматизированного ведения бухгалтерского учета.


К системе передачи данных относится локальная вычислительная сеть (далее по тексту ЛВС), сетевое оборудование:

.Коммутатор 3COM Baseline Switch 2226 Plus - служит центральным звеном ЛВС.


.Незащищенная витая пара (технология UTP - Unshielded twisted pair) - кабель передачи данных ЛВС.


Топология сети - типа «Звезда».

Структура сети школы показана на рис. 2.




Рис. 2. Схема компьютерной сети школы


Компьютерная техника в настоящее время используется в основном в образовательных целях. В связи с необходимостью предоставления доступа в Интернет для школьников в школе были приняты соответствующие правила (см. Приложение 4).

На данный момент существует потребность во внедрении компьютерных технологий в процесс управления школой, в т.ч. для автоматизации документооборота.



. Анализ информационной безопасности


Для оценки рисков будет использован комбинированный метод детально описанный в ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13335-3-2007. Он основывается на проведении детального анализа рисков для систем и ресурсов, которые имеют важное значение для деловой деятельности предприятия и/или подвержены высокому уровню риска, для остальных систем и ресурсов следует ограничиться базовым вариантом подхода к оценке рисков.

Если прекращение функционирования системы или нарушение безопасности ресурса может причинить ущерб или принести убытки компании, отрицательно повлиять на ее деловую деятельность и другие активы, то для оценки потенциального риска проводят детальный анализ риска. Во всех других случаях достаточная безопасность может быть обеспечена применением базового подхода.

В процессе оценки рисков должны участвовать не только владельцы активов, но и их пользователи, служащие отдела кадров, специалисты ИТ, лица отвечающие за реализацию защитных мер на предприятии, словом все те кто может оценить и ранжировать по определенным критериям те или иные проблемы. Поэтому процедура оценки рисков проводилась на основании экспертного оценивания, т.е. получения оценки на основании группового мнения специалистов. Данный метод дает более качественные оценки, так как совместное мнение обладает большей точностью, чем индивидуальное мнение каждого из специалистов.

Основным преимуществом качественного анализа является то, что он определяет приоритетность рисков и благодаря этому могут быть определены системы и ресурсы, которые требуют немедленных мер по устранению их уязвимостей и угроз. Недостаток качественного анализа заключается в том, что он не предусматривает конкретного количественного измерения величины воздействия рисков, поэтому сделать анализ затрат и выгод от любых рекомендованных мер безопасности трудно.

Основным преимуществом количественного анализа является то, что он обеспечивает измерение величины воздействий рисков, что может быть использовано при анализе затрат и выгод от рекомендованных мер безопасности. Недостатком является то, что, в зависимости от количественных оценок, используемых для выражения измерения рисков, смысл этого количественного анализа воздействия может быть неясен, и скорее всего, будет требовать дополнительного толкования в качественных величинах.

Для оценки рисков был выбран качественный метод оценки с субъективной мерой вероятности, как наименее трудоемкий, требующий меньше ресурсов, так и по причине отсутствия достаточного количества объективных оценок (статистических данных) рисков в прошлом.

В таблице 1 приведены основные защищаемые активы школы.

Для оценки будет использована шкала с показателями значимости:

-«низкий» - не зависят критически важные задачи и он может быть восстановлен с небольшими затратами времени и денег.


-«средний» - от него зависит небольшой ряд важных задач, при утрате он может быть восстановлен за время, не превышающее критически допустимое, стоимость восстановления - ощутимая.


-«высокий» - от него зависит ряд важных задач, при утрате он может быть восстановлен за время, не превышающее критически допустимое, стоимость восстановления - высокая.



Таблица 1 - Идентификация активов

№ активаНазвание активаЗначимостьЗависимости1. Информация1.1Сведенья о персональных данныхВысокая3.1, 4.1, 4.2, 5.121.2Служебная информацияВысокая2.1, 2.3, 3.1, 3.3, 4.1, 4.2, 5.8, 5.9, 5.12, 5.131.3Прочая информацияНизкаявсе2. Носители информации2.1Гибкие магнитные дискиНизкая2.2Оптические дискиНизкая2.3Накопители типа флэшНизкая3. Система передачи данных3.1Кабеля передачи данных ЛВССредняя3.2КоммутаторСредняя3.3МодемСредняя4. Аппаратная часть ИС4.1Персональный компьютерНизкая4.2СерверСредняя5. Программная часть ИС5.1Операционная система Windows Server 2003Средняя4.25.2Операционная система Windows XP Professional Edition SP3Средняя4.15.3Программный межсетевой экран Kerio Winroute FireWallСредняя5.15.4Персональный антивирус, файервол ESET NOD32 Smart SecurityСредняя5.1, 5.25.5Серверная часть Гарант F1Низкая5.15.6Клиентская часть Гарант F1Низкая5.25.7MS Office 2003Низкая5.25.81С БухгалтерияСредняя5.1, 5.2

Оценка проводилась благодаря работе экспертов и мнению персонала Енапаевской средней общеобразовательной школе. Установив зависимости, следует произвести переоценку значимости активу, руководствуясь следующими правилами:

.Если уровни ценности зависимых активов ниже или равны уровню ценности рассматриваемого актива, то этот уровень останется прежним.


.Если уровни ценности зависимых активов выше, то уровень ценности рассматриваемого актива необходимо повысить с учетом уровня соответствующей зависимости и уровней ценности других активов.


В случае реализации угрозы будет нанесен ущерб системе информационных технологий. Источниками угроз могут выступать как люди, так и природные явления. Угрозы так же могут носить преднамеренный и случайный характер. В процессе идентификации важно не упустить из виду ни одной угрозы, иначе дальнейшая оценка будет неверной. Идентификация и оценка угроз проводится исходя из данных полученных от сотрудников организации. Ниже приведена таблица 2, описывающая угрозы, степень их воздействия на активы, причину их возникновения. Буквой D -будем обозначить все преднамеренные действия, А - ошибки персонала, все действия, которые случайным образом могут нанести вред, Е - действия не связанные с людьми.


Таблица 2 - Анализ угроз информационной безопасности

№ угрозыОписание угрозыСтепень воздействияИсточники угрозыАктивы, которые могут быть подвержены угрозам1ЗатоплениеВысокаяD, A, Eвсе2ПожарВысокаяD, Aвсе3Намеренное повреждениеВысокаяDвсе4Неисправности в системе электроснабженияВысокаяA4.1, 4.2, 6.1-6.3 (а так же зависимые активы)5Неисправности в системе водоснабженияСредняяA4.1, 4.2, 6.1-6.3 (а так же зависимые активы)6Неисправности в системе кондиционирования воздухаНизкаяD, A4.1, 4.2, 6.1-6.3 (а так же зависимые активы)7Аппаратные отказыВысокаяA4.1, 4.2, 6.1-6.3 (а так же зависимые активы)8Колебания напряженияСредняяA, E4.1, 4.2, 6.1-6.3 (а так же зависимые активы)9Воздействие пылиНизкаяE4.1, 4.2, 6.1-6.3 (а так же зависимые активы)10Электромагнитное излучениеСредняяD, A, E4.1, 4.2, 6.1-6.3 (а так же зависимые активы)11КражаВысокаяDвсе12Несанкционированное использование носителей данныхВысокаяD1.1-1.3, 2.1-2.313Ухудшение состояния носителей данныхСредняяD, A, E1.1-1.3, 2.1-2.314Ошибка при обслуживанииВысокаяD, Aвсе15Программные сбоиСредняяD, A5.1-5.1316Использование программного обеспечения несанкционированными пользователямиСредняяD, A1.1-1.3, 5.1-5.817Использование программного обеспечения несанкционированным способомВысокаяD, A1.1-1.3, 5.1-5.818Нелегальное проникновение злоумышленников под видом санкционированных пользователейВысокаяDвсе19Вредоносное программное обеспечениеВысокаяD, A1.1-1.3, 4.1, 4.2, 5.1-5.8, 6.1-6.320Ошибка операторовСредняяD, A1.1-1.321Доступ несанкционированных пользователей к сетиСредняяD1.1-1.322Использование сетевых средств несанкционированным способомСредняяD3.1-3.3, 6.423Технические неисправности сетевых компонентовНизкаяA1.1-1.3, 3.1-3.324Повреждение линийСредняяD, A1.1-1.3, 3.1-3.325Перехват информацииВысокаяD1.1-1.326Несанкционированное проникновение к средствам связиВысокаяD1.1-1.3, 3.1-3.327Ошибки пользователейНизкаяD, A1.1-1.328Ненадлежащее использование ресурсовСредняяD, Aвсе

Уязвимостью можно считать свойство актива, которое может использовать угроза для своей реализации. Стоит учитывать, что одна и та же уязвимость каждой угрозой может использоваться по-разному, так же для активов могут быть схожие и различные уязвимости, которые в разной степени способствуют реализации различным угрозам. Далее будет проведен анализ уязвимостей, в зависимости от активов и угроз. Для этого идентифицируем большинство возможных уязвимостей.


Таблица 3 - Идентификация уязвимостей активов

№ уязвимостиОписание уязвимостиУгрозы, которые могут использовать данную уязвимостьСреда и инфраструктура1Отсутствие физической защиты зданий, дверей и окон1, 2, 3, 11, 18, 21, 24, 25, 262Неправильное или халатное использование физических средств управления доступом в здания, помещения1, 2, 3, 11, 18, 21, 24, 25, 263Нестабильная работа электросети4, 7, 8, 10Аппаратное обеспечение4Отсутствие схем периодической замены7, 23, 285Подверженность колебаниям напряжения86Подверженность воздействию влаги, пыли, загрязнения97Чувствительность к воздействию электромагнитного излучения4, 78Недостаточное обслуживание/неправильная инсталляция запоминающих сред79Отсутствие контроля за эффективным изменением конфигурации7Программное обеспечение10Отсутствие тестирования или недостаточное тестирование программного обеспечения14, 15, 16, 17, 1811Отсутствие механизмов идентификации и аутентификации, например, аутентификации пользователей3, 16, 17, 18, 2512Незащищенные таблицы паролей16, 18, 2113Плохое управление паролями16, 18, 2113Неправильное присвоение прав доступа14, 16, 18, 21, 2515Неконтролируемая загрузка и использование программного обеспечения16, 17, 19, 2016Отсутствие регистрации конца сеанса при выходе с рабочей станции1817Отсутствие резервных копий14, 2818Списание или повторное использование запоминающих сред без надлежащего стирания записей25Коммуникации19Незащищенные линии связи21, 22, 23, 24, 25, 2620Неудовлетворительная стыковка кабелей21, 22, 23, 24, 25, 2621Незащищенные потоки конфиденциальной информации2522Незащищенные подключения к сетям общего пользования19, 25Персонал23Отсутствие надзора за работой лиц, приглашенных со стороны, или за работой уборщиц3, 11, 16, 19, 18, 21, 25, 2624Недостаточная подготовка персонала по вопросам обеспечения безопасности13, 17, 20, 27, 2825Неправильное использование программно-аппаратного обеспечения14, 15, 27, 2826Отсутствие механизмов отслеживания15, 17, 19, 20, 23, 27, 28Общие уязвимые места27Отказ системы вследствие отказа одного из элементов14, 1528Неадекватные результаты проведения технического обслуживания14, 28

Теперь необходимо оценить, насколько каждая из уязвимостей способствует реализации угрозы. Для этого будем использовать обозначения: «Н» - уязвимость обладает низкой способностью к реализации угрозы, «С» - средней, «В» - высокой.


Таблица 4 - Уязвимости среды или инфраструктуры

№ угрозыОписание угрозы№ уязвимости121ЗатоплениеНН2ПожарНН3Намеренное повреждениеСС4Неисправности в системе электроснабжения7Аппаратные отказы8Колебания напряжения9Воздействие пыли10Электромагнитное излучение11КражаВВ18Нелегальное проникновение злоумышленников под видом санкционированных пользователейВВ21Доступ несанкционированных пользователей к сетиСС24Повреждение линийСС25Перехват информацииВВ26Несанкционированное проникновение к средствам связиСС

Уязвимости, связанные с аппаратным обеспечением:

№ угрозыОписание угрозы456784Неисправности в системе электроснабженияН7Аппаратные отказыВНС8Колебания напряженияВ9Воздействие пылиВ23Технические неисправности сетевых компонентовН28Ненадлежащее использование ресурсовН

Уязвимости, связанные с программным обеспечением:

№ угрозыОписание угрозы10111213141516173Намеренное повреждениеН14Ошибка при обслуживанииНВС15Программные сбоиС16Использование программного обеспечения несанкционированными пользователямиНВССВН17Использование программного обеспечения несанкционированным способомСНВ18Нелегальное проникновение злоумышленников под видом санкционированных пользователейНВСССС19Вредоносное программное обеспечениеВ20Ошибка операторовН21Доступ несанкционированных пользователей к сетиССС25Перехват информацииСВ28Ненадлежащее использование ресурсовН

Уязвимости, связанные со средствами передачи данных

№ угрозыОписание угрозы№ уязвимости19202119Вредоносное программное обеспечение21Доступ несанкционированных пользователей к сетиСН22Использование сетевых средств несанкционированным способомНН23Технические неисправности сетевых компонентовНН24Повреждение линийВС25Перехват информацииВСС26Несанкционированное проникновение к средствам связиВВ

Уязвимости, связанные с работой персонала:

№ угрозыОписание угрозы№ уязвимости2324253Намеренное повреждениеВ11КражаВ13Ухудшение состояния носителей данныхС14Ошибка при обслуживанииС15Программные сбоиВ16Использование программного обеспечения несанкционированными пользователямиС17Использование программного обеспечения несанкционированным способомВ18Нелегальное проникновение злоумышленников под видом санкционированных пользователейН19Вредоносное программное обеспечениеВ20Ошибка операторовВ21Доступ несанкционированных пользователей к сетиС23Технические неисправности сетевых компонентов24Повреждение линийН25Перехват информацииВ27Ошибки пользователейВВ28Ненадлежащее использование ресурсовВВобразовательный школа документ контроль


Таблица 5 - Общие уязвимые места

№ угрозыОписание угрозы№ уязвимости114Ошибка при обслуживанииВ15Программные сбоиВ28Ненадлежащее использование ресурсов

Для того, чтобы оценить риск необходимо учесть важность активов для организации, степень воздействия на них угроз, учитывая уязвимости. Тогда введем для показателей значимости «низкий», «средний» и «высокий» количественную оценку: 1, 2 и 3 соответственно. Оценка риска актива будет состоять из произведения степени важности актива и степени угрозы, когда в свою очередь степень угрозы будет переоценена с учетом оценок уязвимостей, способствующих реализации угрозы. Переоценка осуществляется путем произведения степени воздействия угрозы и суммы оценок уязвимостей. Таким образом получаем (детальный анализ рисков см. приложение 5).


Таблица 6 - Оценка рисков информационной безопасности

№ активаНазвание активаМера риска1.1Сведения о персональных данных15961.2Служебная информация15961.3Прочая информация5322.1Гибкие магнитные диски2702.2Оптические диски2702.3Накопители типа флэш2703.1Кабеля передачи данных ЛВС4223.2Коммутатор5884.1Персональный компьютер5184.2Сервер10135.1Операционная система Windows Server 20037825.2Операционная система Windows XP Professional Edition SP37825.3Программный межсетевой экран Kerio Winroute FireWall7825.4Персональный антивирус, файервол ESET NOD32 Smart Security7825.5Серверная часть Гарант F14415.6Клиентская часть Гарант F14415.7MS Office 20034415.81С Бухгалтерия7826.1Персональный компьютер главного бухгалтера с ОС10136.2Персональный компьютер менеджера по персоналу с ОС10136.3Гибкие магнитные диски для служебной информации5166.4Кабель между компьютером бухгалтера и коммутатором516

Таким образом можно сделать выводы, что наиболее уязвимыми активами являются персональные данные и сведения, содержащие служебную тайну, а также аппаратное и программное обеспечение.

В результате проведенного анализа системы информационной безопасности были выявлены основные угрозы информационной безопасности, произведена оценка риска рисков и выработаны основные меры по защите информации. Кроме того, рекомендуется разработать общую политику безопасности школы и ряд, регламентов направленных на обеспечение информационной безопасности. Также следует соблюдать ряд общих требований:

-Доступ к информации предоставляется только лицам, которым он необходим для выполнения должностных или контрактных обязательств в минимально возможном объеме.


-Для каждого информационного ресурса определяется владелец, отвечающий за предоставление к нему доступа и эффективное функционирование мер защиты информации.


-Сотрудники школы проходят регулярное обучение в области информационной безопасности.


-Директор школы утверждает политики безопасности.


-Отдел автоматизации (или специалист по автоматизации, в случае отсутствия отдела) отвечает за определение детальных требований информационной безопасности и контролирует их исполнение в школе.


Чтобы ограничить доступ к информации, содержащей персональные данные и служебную информацию необходимо принять следующие меры

-Решение о доступе сотрудника к определенному типу информации принимается руководством школы, в лице директора или исполняющего обязанности директора за его отсутствием.


-Специалист автоматизации обеспечивает защиту отдельных файлов и программ от чтения, удаления, копирования лицами, не допущенными к этому.


-Доступ к компьютерной сети школы осуществляется только с персональным паролем. Пользователь должен держать в тайне свой пароль. Сообщать свой пароль другим лицам, а также пользоваться чужими паролями запрещается.


-Категорически запрещается снимать несанкционированные копии с носителей информации, знакомить с содержанием электронной информации лиц, не допущенных к этому.


-Доступ к персональным данным должно быть описано в «Положения о защите персональных данных»


Для обеспечения физической защиты информации:

-Все объекты критичные с точки зрения информационной безопасности (сервера, учрежденческая автоматическая телефонная станция, коммутаторы, межсетевой экран) находятся в отдельном помещении, доступ в которое разрешен только сотрудникам, имеющими соответствующее разрешение от руководства школы.


-Вход в помещение осуществляется через дверь, оснащенную замком. Копии ключей находятся на вахте и у обслуживающего персонала.


-Помещение оборудовано вентиляцией и пожарной сигнализацией.


-Ключевые носители, программное обеспечение, документы и прочая конфиденциальная информация хранится в сейфах.


-Доступ в помещение посторонним лицам запрещен. Технический персонал, осуществляющий уборку помещения, ремонт оборудования, обслуживание кондиционера и т.п. может находится в помещении только в присутствии работников, имеющих право находится в помещении в связи с выполнением своих должностных обязанностей.


Для обеспечения антивирусной защиты:

-Запрещается открывать вложения к сообщениям электронной почты, полученным из неизвестных, подозрительных или недостоверных источников, без предварительной антивирусной проверки. Если по определённым причинам проверка не возможна (отсутствуют актуальные сигнатурные базы),то такие вложения должны незамедлительно удаляться.


-Сообщения электронной почты содержащей спам, цепочки сообщений и другую нежелательную почту должны удаляться.


-Запрещается скачивать информацию из неизвестных или подозрительных источников.


-Следует избегать предоставления общего доступа к локальным логическим дискам с правами чтения/записи в случае если это не требуется в рамках выполнения основной деятельности.


-Прежде чем использовать носители информации, полученные от неизвестных или подозрительных источников, их необходимо сканировать их на отсутствие вирусов.


-Сотрудники школы перед открытием или распространением файлов, полученных через сеть Интернет, должны проверить их на наличие вирусов;


-Важные данные необходимо регулярно резервировать в файловом хранилище школы.


-Конфигурации всех антивирусных средств должны быть сохранены специалистом автоматизации, в случае если потребуется восстановление конфигурации антивируса.


-Информирование специалиста автоматизации о выявленных уязвимостях должно производиться оперативно желательно в автоматическом режиме, например формированием антивирусом сообщений об инцидентах по электронной почте.


Для обеспечения безопасности при работе с Интернет:

-Доступ к сети Интернет обеспечивается только в производственных целях и не может использоваться для незаконной деятельности;


-Запрещается посещение любого сайта в сети Интернет, который считается оскорбительным для общественного мнения или содержит информацию сексуального характера, пропаганду расовой ненависти, комментарии по поводу различия/превосходства полов, дискредитирующие заявления или иные материалы с оскорбительными высказываниями по поводу чьего-либо возраста, сексуальной ориентации, религиозных или политических убеждений, национального происхождения или недееспособности;


-Сотрудники школы не должны использовать сеть Интернет для хранения корпоративных данных;


-Работа сотрудников школы с Интернет-ресурсами допускается только режимом просмотра информации, исключая возможность передачи информации школы в сеть Интернет, за исключением передачи электронных сообщений;


-Специалист автоматизации имеет право контролировать содержание всего потока информации, проходящей через канал связи к сети Интернет в обоих направлениях.



. Анализ сертификации рабочего места


При установке компьютеров в школе и работе с компьютером соблюдаются следующие правила.

Правила по электрической безопасности.

Персональный компьютер - электроприбор. От прочих электроприборов он отличается тем, что для него предусмотрена возможность длительной эксплуатации без отключения от электрической сети. Кроме обычного режима работы компьютер может находиться в режиме работы с пониженным электропотреблением или в дежурном режиме ожидания запроса. В связи с возможностью продолжительной работы компьютера без отключения от электросети следует уделить особое внимание качеству организации электропитания.

Недопустимо использование некачественных и изношенных компонентов в системе электроснабжения, а также их суррогатных заменителей: розеток, удлинителей, переходников, тройников. Недопустимо самостоятельно модифицировать розетки для подключения вилок, соответствующих иным стандартам. Электрические контакты розеток не должны испытывать механических нагрузок, связанных с подключением массивных компонентов (адаптеров, тройников и т. п.).

Все питающие кабели и провода должны располагаться с задней стороны компьютера и периферийных устройств. Их размещение в рабочей зоне пользователя недопустимо.

Запрещается производить какие-либо операции, связанные с подключением, отключением или перемещением компонентов компьютерной системы без предварительного отключения питания.

Компьютер не следует устанавливать вблизи электронагревательных приборов и систем отопления.

Недопустимо размещать на системном блоке, мониторе и периферийных устройствах посторонние предметы: книги, листы бумаги, салфетки, чехлы для защиты от пыли. Это приводит к постоянному или временному перекрытию вентиляционных отверстий.

Запрещается внедрять посторонние предметы в эксплуатационные или вентиляционные отверстия компонентов компьютерной системы.

Монитор имеет элементы, способные сохранять высокое напряжение в течение длительного времени после отключения от сети. Вскрытие монитора пользователем недопустимо ни при каких условиях. Это не только опасно для жизни, но и технически бесполезно, так как внутри монитора нет никаких органов, регулировкой или настройкой которых пользователь мог бы улучшить его работу. Вскрытие и обслуживание мониторов может производиться только в специальных мастерских.

Все компоненты системного блока получают электроэнергию от блока питания. Блок питания ПК - это автономный узел, находящийся в верхней части системного блока. Правила техники безопасности не запрещают вскрывать системный блок, например при установке дополнительных внутренних устройств или их модернизации, но это не относится к блоку питания. Блок питания компьютера - источник повышенной пожаро-опасности, поэтому вскрытию и ремонту он подлежит только в специализированных мастерских.

Блок питания имеет встроенный вентилятор и вентиляционные отверстия. В связи с этим в нем неминуемо накапливается пыль, которая может вызвать короткое замыкание. Рекомендуется периодически (один - два раза в год) с помощью пылесоса удалять пыль из блока питания через вентиляционные отверстия без вскрытия системного блока. Особенно важно производить эту операцию перед каждой транспортировкой или наклоном системного блока.

Система гигиенических требований.

Длительная работа с компьютером может приводить к расстройствам состояния здоровья. Кратковременная работа с компьютером, установленным с грубыми нарушениям гигиенических норм и правил, приводит к повышенному утомлению. Вредное воздействие компьютерной системы на организм человека является комплексным. Параметры монитора оказывают влияние на органы зрения. Оборудование рабочего места влияет на органы опорно-двигательной системы. Характер расположения оборудования в компьютерном классе и режим его использования влияет как на общее психофизиологическое состояние организма, так и им органы зрения.

Требования к видеосистеме.

В прошлом монитор рассматривали м основном как источник вредных излучений, воздействующих прежде всего на глаза. Сегодня такой подход считается недостаточным. Кроме вредных электромагнитных излучений (которые на современных мониторах понижены до сравнительно безопасного уровня) должны учитываться параметры качества изображения, а они определяются не только монитором, но и видеоадаптером, то есть всей видеосистемы в целом.

Монитор компьютера должен удовлетворять следующим между народным стандартам безопасности:

-по уровню электромагнитных излучений - ТСО 95;


-по параметрам качества изображения (яркость, контрастность, мерцание, антибликовые свойства и др. ) - ТСО 99.


Узнать о соответствии конкретной модели данным стандартам можно в сопроводительной документации. Для работы с мониторами, удовлетворяющими данным стандартам, специальные защитные экраны не требуется.

На рабочем месте монитор должен устанавливаться таким образом, чтобы исключить возможность отражения от его экрана в сторону пользователя источников общего освещения помещения.

Расстояние от экрана монитора до глаз пользователя должно составлять от 50 до 70 см. Не надо стремиться отодвинуть монитор как можно дальше от глаз, опасаясь вредных излучений (по бытовому опыту общения с телевизором), потому что для глаза важен также угол обзора наиболее характерных объектов. Оптимально, размещение монитора на расстоянии 1,5 D от глаз пользователя, где D - размер экрана монитора, измеренный по диагонали. Сравните эту рекомендацию с величиной 3...5 D, рекомендованной для бытовых телевизоров, и сопоставьте размеры символов на экране монитора (наиболее характерный объект, требующий концентрации внимания) с размерами объектов, характерных для телевидения (изображения людей, сооружений, объектов природы). Завыщенное расстояние от глаз до монитора приводит к дополнительному напряжению органов зрения, сказывается на затруднении перехода от работы с монитором к работе с книгой и проявляется в преждевременном развитии дальнозоркости.

Важным параметром является частота кадров, которая зависит от свойств монитора, видеоадаптера и программных настроек видеосистемы. Для работы с текстами минимально допустима частота кадров 72 Гц. Для работы с графикой рекомендуется частота кадров от 85 Гц и выше.

Требования к рабочему месту.

В требования к рабочему месту входят требования к рабочему столу, посадочному месту (стулу, креслу), Подставкам для рук и ног. Несмотря на кажущуюся простоту, обеспечить правильное размещение элементов компьютерной системы и правильную посадку пользователя чрезвычайно трудно. Полное решение проблемы требует дополнительных затрат, сопоставимых по величине со стоимостью отдельных узлов компьютерной системы, поэтому и биту и на производстве этими требованиями часто пренебрегают.
Несмотря на то, что школьники проводят в компьютерном классе сравнительно немного времени, обучить их правильной гигиене труда на достойном примере очень важно, чтобы полезные навыки закрепились на всю жизнь. Это не просто требование гигиены, а требование методики.

Монитор должен быть установлен прямо перед пользователем и не требовать поворота головы или корпуса тела.


Рабочий стол и посадочное место должны иметь такую высоту, чтобы уровень глаз пользователя находился чуть выше центра монитора. На экран монитора следует смотреть сверху вниз, а не наоборот. Даже кратковременная работа с монитором, установленным слишком высоко, приводит к утомлению шейных отделов позвоночника.

Если при правильной установке монитора относительно уровня глаз выясняется, что ноги пользователя не могут свободно покоиться на полу, следует установить подставку для ног, желательно наклонную. Если ноги не имеют надежной опоры, это непременно ведет к нарушению осанки и утомлению позвоночника. Удобно, когда компьютерная мебель (стол и рабочее кресло) имеют средства для регулировки по высоте. В этом случае проще добиться оптимального положения.

Клавиатура должна быть расположена на такой высоте, чтобы пальцы рук располагались на ней свободно, без напряжения, а угол между плечом и предплечьем составлял 100° - 110°. При использовании обычных школьно-письменных столов добиться одновременно правильного " положения и монитора, и клавиатуры практически невозможно. Для работы рекомендуется использовать специальные компьютерные столы, имеющие выдвижные полочки для клавиатуры. Если такой полочки нет и клавиатура располагается на том же столе, что и монитор, использование подставки для ног становится практически неизбежным, особенно когда с компьютером работают дети.

При длительной работе с клавиатурой возможно утомление сухожилий кистевого сустава. Известно тяжелое профессиональное заболевание - кистевой туннельный синдром, связанное с неправильным положением рук на клавиатуре. Во избежание чрезмерных нагрузок на кисть желательно предоставить рабочее кресло с подлокотниками, уровень высоты которых, замеренный от пола, совпадает с уровнем высоты расположения клавиатуры.

При работе с мышью рука не должна находиться на весу. Локоть руки или хотя бы запястье должны иметь твердую опору. Если предусмотреть необходимое расположение рабочего стола и кресла затруднительно, рекомендуется применить коврик для мыши, имеющий специальный опорный валик. Нередки случаи, когда в поисках опоры для руки (обычно правой) располагают монитор сбоку от пользователя (соответственно, слева), чтобы он работал вполоборота, опирая локоть или запястье правой руки о стол. Этот прием недопустим. Монитор должен обязательно находиться прямо перед пользователем.

Требования к организации занятий.

Экран монитора - не единственный источник вредных электромагнитных излучений. Разработчики мониторов достаточно давно и успешно занимаются их преодолением. Меньше внимания уделяется вредным побочным излучениям, возникающим со стороны боковых и задней стенок оборудования. В современных компьютерных системах эти зоны наиболее опасны.

Монитор компьютера следует располагать так, чтобы задней стенкой он был обращен не к людям, а к стене помещения. В компьютерных классах, имеющих несколько компьютеров, рабочие места должны располагаться по периферии помещения, оставляя свободным центр. При этом дополнительно необходимо проверить каждое из рабочих мест на отсутствие прямого отражения внешних источников освещения. Как правило, добиться этого для всех рабочих мест одновременно достаточно трудно. Возможное решение состоит в использовании штор на окнах и продуманном размещении искусственных источников общего и местного освещения.
Сильными источниками электромагнитных излучений являются устройства бесперебойного питания. Располагать их следует как можно дальше от посадочных мест пользователей.

В организации занятий важную роль играет их продолжительность, от которой зависят психофизиологические нагрузки. Для школьников старших классов продолжительность сеанса работы с компьютером не должна превышать 30 минут, для школьников младших классов - 20 минут.



. Описание модели документооборота школы


.1 Общие положения


Непосредственное ведение делопроизводства в возложено на секретаря, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.


.2 Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения


В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

.Организационные документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);


.Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).


Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением №1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

Приказ может быть подписан:

-руководителем;


-лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;


-заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).


Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.

Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.

Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты - наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в «дело».

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

-наименование общеобразовательного учреждения,


-дату,


-ссылку на индекс и дату входящего документа,


-адресат,


-резолюцию руководства,


-заголовок к тексту,


-текст,


-отметку о наличии приложения,


-подпись,


-отметку об исполнителе.


Телефонограмма включает следующие реквизиты:

-дата,


-текст,


-подпись,


-фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.


Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель. Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Датой справки является дата ее подписания.

. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки. Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок. Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.

В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:

-справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;


-справка о подтверждении перевода из другого ОУ;


-справка для сотрудников.


Справки подписывает руководитель учреждения.

Докладная записка может выполняться рукописным способом.

Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

Объяснительные записки - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Личное дело сотрудника - это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Личные дела ведутся на всех работников ОУ. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

-Внутренняя опись документов дела;


-заявление о приеме на работу;


-направление или представление;


-анкета;


-листок по учету кадров;


-автобиография;


-копия паспорта;


-документы об образовании;


-аттестационный лист;


-выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;


-дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).


В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.

При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.

Личные дела имеют длительный срок хранения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5 дней.

Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Руководством для директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» №162 от 20 июня 1974 года.

В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек.


.3 Учебно-педагогическая документация


Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,

Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

-алфавитной книги записи учащихся,


-книга движения;


-личное дело учащихся;


-классные журналы;


-журналы факультативных занятий;


-журналы групп продленного дня;


-книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;


-книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;


-книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;


-книги протоколов педагогического совета школы;


-книги приказов;


-книги учета личного состава педагогических работников;


-журнал пропущенных и замещенных уроков.


При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.

В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.

В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».

При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.

В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма №286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал - государственный документ установленного образца.

Классные журналы хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.

Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц.

При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели.

Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.).

Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.


.4 Прием и регистрация документов


Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.

Регистрация документов производится в день их поступления.


6.5 Контроль сроков исполнения документов


Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения.

Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок - 1 месяц; жалобы, заявления - в течение месяца; телеграммы - не более чем в двухнедельный срок.

Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.

Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.

Документ снимается с контроля после его исполнения.


.6 Составление номенклатуры и формирование дел


В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.


.7 Модель документооборота AS-IS


В настоящее время в школе используется бумажный документооборот. В ходе практики были проанализированы особенности ведения управленческой документации - приказов, планов, отчетов, справок, докладных и объяснительных записки, писем и договоров. В таблице 7 приведены требования по формированию и обработке управленческой документации. В таблице использованы следующие обозначения:

-А - администрация;


-В - внешний источник.


-Д - исполняется по дате, указанной в документе;


-ДО - с документом-основанием;


-Н - исполняется немедленно;


-НИ - исполнение не требуется;


-НХ - хранение в архиве не требуется;


-О - отдельно от других документов;


-С - секретарь;


-Ш - вся школа (любое ее подразделение);




Таблица 7 - Схема документооборота школы

Создание документаПроверка документаОбработка№ п/пНаименование и назначение документа (Способ получения: на бумаге, по телефону, на магнитном носителе, по локальной сети, электронной почте, из общей базы данных и т.п.)Кол-во экз.Где выписывается (подразделение)Где оформляется (подразделение)Где исполняется (подразделение)Срок исполненияГде проверяется (подразделение)Кто какой экземпляр представляет (экз. № - подразд.)Порядок представления (с каким документом)Срок исполненияГде исполняется (подразделение)Срок исполнения1234567891011121Приказ директора2ААШНА1-йО ДОНШД2Планы работы1ШШШДА1-йОНШД3Отчеты1ШШШДА1-йОНШД4Справки1АААНИА1-йОНИНИД5Докладные записки1ШШШНА1-йОНАН6Служебные записки1ШШШНА1-йОНАН7Письма1ВВАНИА1-йОНИАН8Договоры2АААНА1-йО ДОНАД9Заявления1Ш, ВШ, ВШ, ВНА1-йОНАД

В соответствии с рассмотренной схемой (см. табл. 7) были построенные существующие схемы обработки управленческой документации. На рис. 3. показана контекстная диаграмма ведения документооборота в школе.

В соответствие с проведенным анализом было выяснено, что весь документооборот в школе осуществляется на основании:

-Устава школы;


-Внутренних положений (о Совете Школы, о Педагогическом совете и т.д.)


-Должностных инструкций отдельных сотрудников, ответственных за ведение управленческой документации.


В процессе документооборота участвуют:

-Внешние источники;


-Сотрудники школы;


-Администрация школы (директор, бухгалтер, заместители директора);


-Секретарь.


В процесс документооборота в качестве исходных документов включены:

-Письма;


-Служебные записки;


-Объяснительные записки;


-Заявления;


-Планы работы;


-Отчеты.





Рис. 3. Контекстная диаграмма процесса документооборота (AS-IS)




Рис. 4. Декомпозиция процесса документооборота (AS-IS)




Рис. 5. Диаграмма потоков данных в существующей системе документооборота (DFD, AS-IS)


В результате осуществления операций с этими документами формируются:

-Приказы;


-Договоры;


-Утвержденные планы и отчеты;


-Архивные документы (в состав входят все документы, которые в соответствие с табл. 7 подлежат хранению)


На рис. 4 показана декомпозиция контекстной диаграммы документооборота, которая дает более подробное представление о том, как осуществляется этот процесс в школе в настоящее время. Как видно из представленного рисунка, процесс документооборота состоит из пяти основных этапов:

-Обработка входящей документации;


-Формирование приказов;


-Формирование кадровых документов;


-Утверждение внутренних документов;


-Передача документов на хранение.


В ходе обработки входящей документации обрабатываются и регистрируются заявления, служебные и объяснительные записки, письма. Данные документы поступают от внешних источников и/или сотрудников школы. Основная роль в реализации этого процесса возложена на секретаря. В ходе выполнения процессов эти документы регистрируются и передаются в качестве документов-оснований для выполнения следующих операций. Более подробно схема документа потока показана на рис. 5 в виде диаграммы DFD. На ней же показаны потоки в других процессах.

В ходе процесса формирования приказов оформляются различные приказы на основании входящей документации. При этом основная роль в этом процессе отведена представителям администрации и секретарю.

В ходе процесса формирования кадровых документов на основании заявлений сотрудников и внешних источников формируются кадровые приказы. При этом, если было подано заявление о приеме на работу, то будет сформирован договор. Основная роль в выполнении этого бизнес-процесса также возложена на секретаря и администрацию.

В ходе процесса утверждения внутренних документов рассматриваются и принимаются планы работ и отчеты о проделанной работе. Основная роль в выполнении этого бизнес-процесса также возложена на секретаря и администрацию.

В ходе процесса сдачи документов на хранение секретарь оформляет хранение в архиве всех документов, которые подлежат хранению в соответствие с табл. 7.

В ходе анализа системы документооборота был выявлен ряд недостатков, характерных для систем бумажного документооборота вообще. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

.сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;


.трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;


.длительность сроков подготовки и согласования документов;


.медленный поиск документов;


.сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;


.трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;


.в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.


.большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;


.сложность организации хранения.


Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Пути устранения недостатков:

.Система должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицам


.Система должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицам


.Система должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов


.Система должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов


.Система должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердить


.В системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документов.


В связи с этим было принято решение о разработки информационной системы для обеспечения электронного документооборота в Енапаевской средней общеобразовательной школе.


. Проектирование системы электронного документооборота (TO-BE)


На основании проведенного анализы было решено выполнить проектирование и разработку системы электронного документооборота для Енапаевской СОШ. До начала разработки был проведен опрос сотрудников школы, чтобы понять их требования к системе электронного документооборота. Концептуальный проект будущей модели был оформлен в виде диаграмм Use-Cases, как наиболее точно отражающих потребности пользователей в системе. Контекстная диаграмма показана на рис. 6.




Рис. 6. Контекстная диаграмма use-case документооборота


Как видно из рис. 6, в новой системе документооборота остаются те же акторы, что и в старой системе - внешние источники, сотрудники, секретарь и администрация. Однако в новой системе они будут работать с новым актором - ИС «Документооборот». Определим основные варианты использования (см. рис. 7)




Рис. 7. Варианты использования системы документооборота (TO-BE)


В таблице 8 приведены описания прецедентов.


Таблица 8 - Описания прецедентов

№НазваниеСодержаниеУчастники1Создание входных документовСистема должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицамВнешние источники, Сотрудники школы2Поиск документовСистема должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицамВсе акторы3Формирование проектов приказов, договоровСистема должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документовСекретарь4Формирование планов работ, отчетовСистема должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документовСотрудники школы5Утверждение документовСистема должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердитьАдминистрация6Организация хранения документовВ системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документовСекретарь

На рис. 8, 9 показана контекстная диаграмма и ее декомпозиция новой системы документооборота.




Рис. 8. Контекстная диаграмма процесса документооборота (ТО-ВЕ)




Рис. 9. Декомпозиция контекстной диаграммы процесса документооборота (ТО-ВЕ)




Рис. 10. Диаграмма потоков данных (DFD, ТО-ВЕ)


Данная модель является первым приближение новой информационной системы. Пока, в соответствие с желаниями администрации школы, сам процесс документооборота был практически не изменен. Внедрение «ИС Документооборот» предполагает пока только сокращение бумажного обмена и доли участи секретаря в процессе. В дальнейшем планируется модифицировать проект так, чтобы доля ручного труда всех участников была максимально снижена. Планируется что данная система устранит следующие недостатки существующей системы документооборота:

.сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;


.трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;


.длительность сроков подготовки и согласования документов;


.медленный поиск документов;


.сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;


.трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;


.в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.


.большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;


.сложность организации хранения.




. Техническое задание


. Общие сведения

1.1. Полное наименование системы и ее условное обозначение - ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМНЕТООБОРОТА (ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ»)

.2. Разработчик и заказчик системы - МОУ «Енапаевская средняя школа».

.3. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» разрабатывается на основании приказа директора МОУ «Енапаевская средняя школа»;

.4. Начало работы по созданию ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» - 01.02.2013 года. Окончание работ по созданию ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» - 01.06.2013;

.5. Финансирование работ по созданию ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» осуществляется за счет фонда развития МОУ «Енапаевская средняя школа»;

.6. По окончании работ разработчиками составляется акт выполненных работ, который должен быть подписан директором МОУ «Енапаевская средняя школа». По окончании работ должны быть подготовлены следующие сопроводительные документы:

описание базы данных;

описание программного кода информационной системы;

руководство пользователя системы;

руководство администратора системы.

Программный код ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ»должен быть записан на электронный носитель (компакт- или DVD- диск, магнитную ленту) и передан на хранение в архив.

2. Назначение и цели создания системы

2.1. Назначение системы

2.1.1. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» предназначена для автоматизации документооборота.

.1.2. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» будет использоваться в МОУ «Енапаевская средняя школа».

2.2. Цели создания системы

2.2.1. В результате создания и внедрения ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» должны быть достигнуты следующие цели:

ускорен процесс получения заявлений, служебных и объяснительных записок, писем;

ускорен процесс передачи документов от заинтересованных лиц лиц в администрацию школы;

повышена степень эргономики труда сотрудников школы, работающих с различными документами;

сокращено количество бумажных носителей, используемых в процессе работы с документацией;

.2.2. Основными критериями достижения поставленных целей являются:

повышение производительности труда работников администрации;

сокращение затрат (временных и финансовых) на процесс обработки документов.

3. Характеристики объекта автоматизации

3.1. Объектом автоматизации является бухгалтерия МОУ «Енапаевская средняя школа».

.2. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» будет установлена на персональный компьютер со следующими характеристиками:

центральный процессор Intel Pentium IV

объем оперативной памяти 1 Гбайт

объем жесткого диска 160 Гбайт

SVGA-совместимая видеодистема

клавиатура 105 клавиш

манипулятор мышь.

.3. Так же компьютер, на который будет установлена ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ», может иметь привод для чтения оптических дисков и быть подключенным к вычислительной сети, в т.ч. с выходом в глобальные сети.

.4. Работу с ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» будут осуществлять квалифицированные специалисты, обладающие достаточным уровнем ИТ-компетенции.

4. Требования к системе

4.1. Требования к системе в целом

4.1.1. Требования к структуре и функционированию системы

4.1.1.1. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» должна включать в себя:

базу данных для хранения информации;

интерфейс пользователя для манипулирования данными;

систему отчетов для подготовки и распечатки документов.

.1.1.2. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» разрабатывается как web-система.

.1.1.3. Связи со смежными информационными системами не предусматривается.

.1.1.4. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» будет эксплуатироваться в режиме web-портала, одновременно доступ к которому смогут получить несколько пользователей.

4.1.2. Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы

4.1.2.1. Работу с ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» будет осуществлять 1 пользователь;

.1.2.2. Пользователь ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» должен обладать достаточным уровнем ИТ-компетенции;

.1.2.3. Освоение навыков работы с ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» осуществляется пользователем самостоятельно;

4.1.3. Требования к эргономике и технической эстетике

4.1.3.1. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» должна обладать графическим интуитивно-понятным интерфейсом пользователя

4.1.4 Требования к защите информации от несанкционированного доступа

4.1.4.1. Специальных требований по защите информации от несанкционированного доступа не предъявляется.

4.2. Требование к функциям (задачам)

4.2.1. ИС «ДОКУМЕНТООБОРОТ» должна включать в себя следующие модули:

модуль ввода исходных документов;

модуль поиска документов;

модуль генерации приказов и договоров;

модуль формирования планов и отчетов;

модуль утверждения документов;

модуль архивирования.

.2.2. Требования к функциям модуля приведены в таблице:


№НазваниеСодержаниеУчастники1Модуль ввода исходных документовСистема должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицамВнешние источники, Сотрудники школы2Модуль поиска документовСистема должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицамВсе акторы3Модуль генерации приказов и договоровСистема должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документовСекретарь4Модуль формирования планов и отчетовСистема должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документовСотрудники школы5Модуль утверждения документовСистема должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердитьАдминистрация6Модуль архивированияВ системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документовСекретарь

4.3. Требования к видам обеспечения

4.3.1. Состав, структура и способ организации данных в системе

4.3.1.1. Хранение данных должно быть организовано в виде реляционной базы данных.

.3.1.2. Каждый объект предметной области должен быть организован в виде реляционной таблицы. Аналогичным образом представляются связи между объектами предметной области.

4.3.2. Применение систем управления базами данных

4.3.2.1. Хранение и обработка информации будет организована под управлением СУБД MySQL

4.3.3. Структура процесса сбора, обработки, передачи данных в системе и представление данных

4.3.3.1. Первичная информация для ввода в систему предоставляется сотрудниками школы и внешними источниками

.3.3.2. Первичная информация вводится заинтересованными пользователями посредством web-форм

.3.3.3. При вводе информации осуществляется контроль целостности и непротиворечивости данных

.3.3.4. Данные должны представляться пользователю системы в виде экранных web-форм

.3.3.5. Система должна позволять осуществлять распечатку требуемых документов в соответствии с установленными формами.

4.3.4. Защита данных от разрушений при авариях и сбоях в электропитании системы

4.3.4.1. Не предусматривается специальных средств защиты данных от разрушений при авариях и сбоях в электропитании системы.

4.3.5. Требования к контролю, хранению, обновлению и восстановлению данных

4.3.5.1. Для предотвращения потери данных в результате подобных ситуаций должно производится резервное копирование баз данных

.3.5.2. В случае потери актуальных данных в результате подобных ситуаций, данные должны быть восстановлены из самой актуальной резервной копии.


Выводы и предложения


В ходе практики была проанализирована система документооборота МОУ «Енапаевская средняя школа». В ходе анализа были выявлены следующие недостатки:

.сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;


.трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;


.длительность сроков подготовки и согласования документов;


.медленный поиск документов;


.сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;


.трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;


.в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.


.большая загруженность некоторых сотрудников (например, секретаря) процессом обработки документации;


.сложность организации хранения.


В результате был принято решение о разработке системы электронного документооборота на основе web-технологий, которая бы устраняла указанные недостатки и удовлетворяла бы следующим требованиям:

.Система должна позволять вводить первичные документы непосредственным авторам, без участия дополнительных акторов. Эти документы должны сразу быть доступны заинтересованным лицам


.Система должна позволять осуществлять поиск хранимых в ней документов заинтересованным лицам


.Система должна позволять на основании введенных исходных документов автоматически формировать проекты документов. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов


.Система должна позволять автоматически формировать проекты планов и отчетов на их основании. При этом система должна давать пользователям возможность редактировать сгенерированный текст документов


.Система должна позволять выставлять отметки об утверждении на различных документов, после чего документы должны отображаться в поиске для заинтересованных лиц. В системе должна быть реализована функция напоминания о том, какие документы необходимо утвердить


.В системе должна быть реализована функция автоматической архивации устаревших документов


Разработку планируется провести в процессе создания дипломного проекта.



Список литературы


1.ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799 - «Информационные технологии. Практические правила управления информационной безопасностью».


.ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001 - «Информационные технологии. Методы безопасности. Система управления безопасностью информации. Требования».


.ГОСТ Р ИСО/МЭК 13335-1-2006 "Информационная технология. МЕТОДЫ И СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ" Часть 1 "Концепция и модели менеджмента безопасности информационных и телекоммуникационных технологий"


.ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13335-3-2007 "Информационная технология. МЕТОДЫ И СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ" Часть 3 "Методы менеджмента безопасности информационных технологий"


.ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13335-4-2007 "Информационная технология. МЕТОДЫ И СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ" Часть 4 "Выбор защитных мер"


.Гражданский кодекс РФ


.Конституция РФ от 12.12.1993


.Петренко С. А., Курбатов В. А. Политики информационной безопасности. -М.: ДМК Пресс, 2006. - 400 с.


.Богданов В. Управление проектами в Microsoft Office Project 2007. Автоматизированный менеджмент проектов. Учебный курс. - СПб., Питер, 2008


.Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 352 с.: ил.


.Виханский О.С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. М., Гардарика, 1996


.Калянов, Г.Н. CASE - технологии. Консалтинг в автоматизации бизнес-процессов.


.Маклаков, С.В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. - М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2003. - 432 с.


.Смирнова Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем. Учебник/ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов: под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 512 с.: ил.


.Технологии разработки программного обеспечения/ С.Орлов. СПб.: Питер, 2002. - 464 с.