«Система работы ООО «Ваш Бухгалтер»»
Содержание
Введение
. Характеристика ООО «Ваш Бухгалтер»
.1 Общие положения
.2 Виды деятельности Общества
.3 Технологическая схема работы ООО «Ваш Бухгалтер»
. Текущий уровень использования информационных технологий объекта исследования
.1 Обзор технических средств
.2 Техника безопасности при работе с компьютером
. Проектирование базы данных «Учёту трудовых договоров»
Заключение
Библиографический список
Приложение А
Приложение Б
Приложение В
учет трудовой информационный бухгалтер
Введение
Производственная практика - это форма учебных занятий в организациях (предприятиях) разных форм собственности и организационно - правовых форм.
Производственная практика проводится с целью изучения общих принципов функционирования организаций и учреждений по управлению трудом и регулированию социально-трудовых отношений, служб занятости; принципов организации работы служб и подразделений, занимающихся вопросами подбора, расстановки и учета персонала, отделов кадров, труда и заработной платы, отделов управления персоналом; а также анализа документации, обеспечивающей деятельность указанных служб. Она позволяет соединить теоретическую подготовку с практической деятельностью на конкретных рабочих местах.
При написании отчёта по практики были поставлены следующие цели и задачи.
Цели: закрепить полученные знания при прохождении производственно-технологической практики, получить доступ к информации о работе предприятия.
Основными задачами производственной практики являются:
систематизация, закрепление и расширение теоретических и практических знаний по специальности и специализации, применение этих знаний при решении конкретных научных, технических, экономических и производственных задач;
развитие навыков ведения самостоятельной работы и овладение методикой исследования и экспериментирования при решении разрабатываемых проблем и вопросов, технико - экономическое обоснование принимаемых решений;
выработка навыков принятия самостоятельных решений, умения их согласовать, защищать и нести за них ответственность.
Практика проходилась в ООО «Ваш Бухгалтер» г. Ачинска, находящегося по адресу ул. Назарова, дом 28А, оф. 70, с «16» августа по «29» августа 2010 года под руководством коммерческого директора Албычевой Н. В. Продолжительность практики - 2 недели, что составляет 36 часов.
За время практики я ознакомилась с деятельностью Общества, с основными документами по учету, с профессиональными и должностными обязанностями специалистов. Полученные в результате прохождения практики знания и данные представлены в отчете.
1. Характеристика ООО «Ваш Бухгалтер»
1.1 Общие положения
Общество с ограниченной ответственностью «Ваш Бухгалтер» создано в соответствии с действующим законодательством РФ в целях получения прибыли от его предпринимательской деятельности.
Полное фирменное наименование Общества:
Общество с ограниченной ответственностью «Ваш Бухгалтер».
Сокращенное фирменное наименование Общества:
ООО «Ваш Бухгалтер».
Место нахождения Общества:
РФ, Красноярский край, г. Ачинск, ул. Назарова, дом 28А, оф. 70.
Общество обладает правами юридического лица с момента его государственной регистрации в установленном порядке, имеет расчётный и иные счета в учреждениях банков, печать и штамп со своим наименованием и указанием места нахождения Общества, бланки установленного образца, товарный знак и знаки обслуживания.
Общество несёт ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.
Участники Общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества, в пределах стоимости внесённых ими вкладов.
В случае банкротства Общества по вине его участников или по вине других лиц, которые имеют право давать обязательные для Общества указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, на указанных участников или других лиц в случае недостаточности имущества Общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам.
Общество руководствуется в своей деятельности Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 08.02.1998 г. №14 - ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими законодательными актами РФ. Общество руководствуется в своей деятельности Уставом.
.2 Виды деятельности Общества
ООО «Ваш Бухгалтер» является юридическим лицом по законодательству Российской Федерации и приобретает права юридического лица с момента государственной регистрации. 2 ноября 2006 г. Общество получило свидетельство о постановке на учёт в федеральной налоговой службе с присвоением идентификационного номера налогоплательщика (Приложение А), свидетельство о внесении записи с Единый государственный реестр юридических лиц (Приложение Б).
Общество имеет гражданские права и несёт гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещённых федеральными законами.
Стратегия работы Общества направлена на построение долгосрочных отношений с клиентами и партнерами, и базируется на максимальном расширении спектра предоставляемых услуг, а также внедрении передовых стандартов обслуживания клиентов.
Целью деятельности Общества является удовлетворение общественных потребностей юридических и физических лиц в работах, товарах и услугах и получение прибыли.
Общество проводит свою работу с физическими и юридическими лицами по следующим видам деятельности:
бухгалтерские услуги;
аудиторские услуги;
консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления.
.3 Технологическая схема работы ООО «Ваш Бухгалтер»
Директор предприятия действует на принципах единоначалия, представляет его интересы.
Структура организации представлена на рисунке 1, а основные функции специалистов Общества в таблице - 1.
Рисунок 1- Структура ООО «Ваш Бухгалтер»
Руководитель Общества выполняет руководящую функцию и обеспечивает контроль за выполнением всех поставленных задач.
Таблица 1 - Основные функции должностей ООО «Ваш Бухгалтер»
Коммерческий директорАбонентское информационно - консультационное обслуживаниеБухгалтерПостановка бухгалтерского учёта Восстановление бухгалтерского учёта Бухгалтерское обслуживание Бухгалтерское сопровождение Сдача налоговой отчётностиКадровикКадровое сопровождение: Формирование штатного расписания (формирование таблиц, с отражением в них постоянного состава сотрудников учреждения, их числе, должностей, окладов и функций) Проверка правильности заполнения заявлений на прием (соответствие должности и оклада со штатным расписанием, образованием) проверка наличия и правильности последней записи в трудовой книжке Заключение трудовых договоров Формирование личных дел сотрудников (снятие необходимых ксерокопий с документов, группировка всех документов в отдельную папку на каждого сотрудника) Контроль за правильностью заполнения заявлений на прием и увольнение Подсчет дней не использованного отпуска для расчета бухгалтерией компенсации за не использованный отпуск при увольнении Начисление заработной платы
Весь период практики проходила в отделе кадрового сопровождения на должности помощника кадровика. Отдел работает по следующему принципу: Заказчик консультируется по вопросам кадрового обслуживания с коммерческим директором, выяснив причину обращения, директор направляет его уже к узкому специалисту - кадровику.
В отделе необходимо было создать базу данных по учёту трудовых договоров для фирмы - заказчика.
Создавала базу данных на компьютере, со следующей характеристикой:
Процессор - Intel(R) Celeron(R) CPU 2.00GHz, 256 Mb OZU DDR1
Оперативная память 512 Mb DDR
Видеоадаптер - Intel(R) 82915G Expres Chipset Family 128 Mb
Сетевая плата - Realtek RTL8139/810x Family Fast Ethernet NIC CD-RW -Sony CRX320EEдисковод
Жесткий диск - WDC WD1600JS-88MHBO 160Gb
Стандартная клавиатура (101/102 клавиши) или Microsoft Natural
Монитор - LG Flatron L1750SQ -19 дюймов
Программное обеспечение:Microsoft Office 2007
Операционные система: XP Professional версия 2002 Service Pack 2
Процессор - это главная микросхема компьютера, его "мозг". Он разрешает выполнять программный код, находящийся в памяти и руководит работой всех устройств компьютера. Чем выше скорость работы процессора, тем выше быстродействие компьютера. Процессор имеет специальные ячейки, которые называются регистрами. Именно в регистрах помещаются команды, которые выполняются процессором, а также данные, которыми оперируют команды. Работа процессора состоит в выборе из памяти в определенной последовательности команд и данных и их выполнении. На этом и базируется выполнение программ. Располагается процессор на материнской плате компьютера.
Процессор Pentium 4 предназначен для создания нового поколения однопроцессорных настольных рабочих станций с повышенной производительностью. Он рассчитан на энтузиастов в области новых информационных технологий и наиболее требовательных пользователей в сфере бизнеса, желающих иметь в своем распоряжении настольный компьютер с максимально высокой скоростью работы и с доступной ценой (примерно до $2000). Процессор Pentium 4 основан на самых передовых технологиях, призванных максимально повысить производительность современных и будущих компьютеров и способных в полной мере открыть перед их покупателями все возможности скоростного Интернета.
Оперативная память - это один из главных элементов компьютера. «Оперативная» память потому, что очень быстро работает и позволяет процессору практически без какого-либо заметного ожидания читать информацию из памяти. Содержащиеся в оперативной памяти данные сохранены и доступны только тогда, когда компьютер включен. При выключении компьютера содержимое стирается из оперативной памяти, поэтому перед выключением ПК все данные нужно сохранить. От объема оперативной памяти (ОЗУ - оперативное запоминающее устройство) зависит количество задач, которые одновременно может выполнять компьютер.
Видеоадаптер - это электронная плата, которая обрабатывает видеоданные (текст и графику) и управляет работой дисплея. Содержит видеопамять, регистры ввода вывода и модуль BIOS. Посылает в дисплей сигналы управления яркостью лучей и сигналы развертки изображения.
Жесткий диск - предназначен для накопления информации, обладает большой емкостью памяти, может быстро считывать и записывать данные и допускает многократную перезапись.
2. Текущий уровень использования информационных технологий объекта исследования
2.1 Обзор технических средств
В ООО «Ваш Бухгалтер» установлено 6 компьютеров, с разными характеристиками, объединенных в локальную сеть.
В Обществе имеются следующие аппаратные средства: компьютеры, принтеры, сканеры, копировальные аппараты, модемы.
Программное обеспечение:
Сервера:Windows 2003Server;
MS Windows NT 4.0 Server;Security and Acceleration Server 2000;
Symantec AntiVirus Corporate Edition 6.0 - обеспечивает межплатформенную защиту от вирусов для рабочих станций и серверов сети в масштабах всего предприятия.
Kaspersky Internet Security- антивирусная программа защиты компьютера от вирусов и другого вредоносного ПО, а также от хакерских атак и спама.
Сетевые рабочие станции пользователей:Windows XP Professional;
Symantec AntiVirus Client;Office XP Professional;
MS Office 2003;Project 2003 - система управления проектами;Firewall Client - предполагает администрирование (запреты/разрешения доступа к тем или иным сайтам, доступ выбранным клиентам и пр.);
Fine Reader 4.0;8.0;3.93;Reader;
БЭСТ - 4 - программный комплекс, который является полнофункциональной и многопользовательской системой оперативного
Запрещается:
трогать разъемы соединительных кабелей;
прикасаться к питающим проводам и устройствам заземления;
прикасаться к экрану и к тыльной стороне монитора, клавиатуры;
включать и отключать аппаратуру без указания преподавателя;
класть диск, книги, тетради на монитор и клавиатуру;
работать во влажной одежде и влажными руками.
Требования безопасности перед началом работы:
Отрегулировать освещение на рабочем месте, убедиться в отсутствии бликов на экране;
Проверить правильность подключения оборудования к электросети;
Проверить исправность проводов питания и отсутствие оголенных участков проводов;
Убедиться в наличии заземления системного блока, монитора и защитного экрана;
Протереть антистатической салфеткой поверхность экрана монитора и защитного экрана;
Проверить правильность установки стола, стула, положение клавиатуры, положение "мыши" на коврике, при необходимости произвести регулировку рабочего стола и кресла, а также расположение элементов компьютера в соответствии с требованиями эргономики и в целях исключения неудобных поз и длительных напряжений тела.
Последовательность включения компьютера:
. Включить блок питания.
. Включить периферийные устройства.
. Включить системный блок.
Требования безопасности во время работы:
Работнику при работе на ПК запрещается:
прикасаться к задней панели системного блока (процессора) при включенном питании;
переключать разъемы интерфейсных кабелей периферийных устройств при включенном питании;
допускать попадание влаги на поверхность системного блока, монитора, рабочую поверхность клавиатуры, дисководов, принтеров и других устройств;
производить самостоятельное вскрытие и ремонт оборудования;
отключать оборудование от электросети и выдергивать электровилку, держась за шнур.
3. Проектирование базы данных «Учёт трудовых договоров»
База данных, которую было необходимо сделать для отдела кадрового сопровождения, я выполняла в Microsoft Office Access 2003г.
База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, в современных базах данных хранятся отнюдь не только данные, но и информация.
Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания и в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.
База данных должна предусматривать добавление, редактирование, удаление записей каждой категории данных (например, справочника сотрудников) с помощью входных форм, осуществлять поиск по критериям отбора, а также содержать возможность просмотра или печати необходимой информации в удобном виде при помощи выходных отчетов.
Для того чтобы создать базу данных, необходимо разработать концептуальную модель (рисунок 2).
Рисунок 2 - Концептуальная модель базы данных
В целях защиты информации вход в базу осуществляется при помощи ввода пароля (рисунок 3). В том случае, если с базой работает не один человек, а доступ к ней имеют несколько пользователей, то для каждого пользователя ставится личный пароль, и ставятся определенные ограничения на удаление, изменение данных базы.
Рисунок 3 - Ввод пароля к базе данных
При вводе правильного пароля (5555) к базе данных открывается «Главная форма» (рисунок 4).
Рисунок 4 - Главная форма
Свойства кнопок «Главной формы»:
Кнопка «Сводная таблица «Сотрудники»» - содержит в себе достаточную информацию о сотруднике фирмы, чтобы иметь о нём полное представление, имеет возможность редактирования данных (Рисунок 5).
Рисунок 5 - Сводная таблица «Сотрудники»
Для открытия таблицы был создан макрос «Выборка» (Рисунок 6).
Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.
Рисунок 6 - Создание макроса «Выборка»
В строке «Макрокоманда» необходимо указать команду «ОткрытьЗапрос», в строке имя запроса выбираем «Выборка». Затем в режиме Конструктора «Главной формы» создаём кнопку «Сводная таблица «Сотрудники»» и в её свойствах прописываем ссылку на макрос «Выборка».
Кнопка «Редактировать информацию о сотрудниках» - форма позволяет вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи (Рисунок 7). В качестве источника данных - таблица «Сотрудники».
Рисунок 7 - Форма «Редактировать информацию о сотрудниках»
Кнопка поиска по «Табельному номеру сотрудника» - поиск данных нужного сотрудника в общей таблице «Сотрудники». При нажатии по кнопке, срабатывает макрос «Отбор по табельному номеру» и на экране всплывает окно ввода значения параметра отбора (Рисунок 8).
Рисунок 8 - Окно ввода значения параметра отбора
Макрос сформирован на основе запроса «Поиск по табельному номеру». В результате чего, например, введя в значение параметра цифру - 2, на экран выводится таблица со всеми данными на сотрудника под табельным номером - 2 (Рисунок 9).
Рисунок 9 - Поиск по «Табельному номеру сотрудника»
Кнопка «Оформление трудового договора» - форма служит для заполнения трудовых договоров на новых сотрудников, возможен переход по записям (следующая, предыдущая), а также поиск «По номеру трудового договора» (Рисунок 10).
Рисунок 10 - Форма «Оформление трудового договора»
Здесь же с формы автоматически можно сформировать выходной документ - трудовой договор и вывести его на печать. Он создан при помощи объекта отчёты «Трудовой договор». Вид отчёта в режиме Конструктор (Рисунок 11).
По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.
Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.
Рисунок 11 - Отчёт «Трудовой договор» в режиме Конструктор
Кнопки отбора по договору:
действующие - в таблице выводятся те сотрудники, у кого с даты начала работы не прошло 90 дней, т.е. их количество находится в диапазоне до 90 (Рисунок 12).
Рисунок 12 - Отбор по «Действующим договорам»
Таблица данных формируется включением макроса «Действующие договора», созданного по запросу «Действующие договора». Вид запроса в режиме Конструктор (Рисунок 13).
Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.
Рисунок 13 - Запрос «Действующие договора» в режиме Конструктор
договора с истёкшим сроком - в таблице выводятся те сотрудники, у кого с даты начала работы прошло 90 дней, т. е. их количество > 90 (Рисунок 14).
Рисунок 14 - Отбор по «Договорам с истёкшим сроком»
Таблица данных формируется включением макроса «Договора с истёкшим сроком», созданного по запросу «С истёкшим сроком».
Кнопка поиска по «Номеру трудового договора» - поиск данных нужного сотрудника в общей таблице «Сотрудники». При нажатии по кнопке, срабатывает макрос «Отбор по номеру договора» и на экране всплывает окно ввода значения параметра отбора (Рисунок 15).
Рисунок 15 - Окно ввода значения параметра отбора
Макрос сформирован на основе запроса «Отбор по номеру трудового договора». В результате чего, например, введя в значение параметра цифру - 2, на экран выводится таблица со всеми данными на сотрудника с номером договора - 2 (Рисунок 16).
Рисунок 16 - Поиск по «Номеру трудового договора»
Кнопка «Печатать шаблон трудового договора» - шаблон пустого, готового к заполнению от руки, выходного документа - трудового договора. В режиме Конструктор был создан отчёт «Печатать шаблон к трудовому договору», далее на «Главной форме» в свойствах кнопки во вкладке Макет в адресе гиперссылки выбрала необходимый отчёт. Выходной документ «Шаблон трудового договора» представлен в Приложении В.
Заключение
База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:
таблицы для сохранения данных;
запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.
Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.
Разработанная в данном отчёте по практике база данных для решения задач учета трудовых договоров, позволяет автоматизировать весь документооборот при кадровом сопровождении по трудоустройству сотрудников для фирмы - заказчика ООО «Ваш Бухгалтер», что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.
Описанная в отчёте база данных должна быть полезна при работе в данной области.
В ходе проделанной работы были созданы:
таблицы;
запросов;
формы;
отчета;
макросов. Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows и полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся средства разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.
С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них). Access имеет множество областей применения: на малом предприятии; корпорации и даже в сфере домашнего применения.
Практика помогла мне применить практические (Microsoft Office Access 2003) и теоретические знания, полученные за время обучения в Аграрном университете.
В период прохождения производственно - технологической практики в ООО «Ваш Бухгалтер» (с 16 августа по 29 августа 2010 г.) я вела дневник производственной практики, в который ежедневно вносила записи о проделанной работе, свои наблюдения и результаты изучения технологического процесса, выводы и предложения.
Библиографический список
Астахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебник для вузов [Текст]. Изд. 7-е, перераб., доп. Библиотека журнала "Справочник руководителя образовательного учреждения". - МЦФЭРГ 2006. - 214с;
Беликова Т. В. Бухгалтерский и налоговый учёт и отчётность. Самоучитель [Текст]. - СПб.: Наука, 2010. - 326с;
Бондарева Г.А., Сахарова Е.В., Королькова Л.Н., Информатика. Методические указания [Текст]. Ставрополь, СТИС, 2006. - 167с;
Бухгалтерские услуги и бухучёт.
Свидетельство о постановке на учет юридического лица в налоговом органе (обязательное)
Приложение Б
Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц (обязательное)
Приложение В
Шаблон трудового договора