Инструкция по эксплуатации базы данных магазина "Телевизоры" средствами Access 2000

Отчет по учебной практике по информатике.

Инструкция по эксплуатации базы данных магазина «Телевизоры» средствами Access 2000

Инструкция по эксплуатации.

Данная версия базы данных служит для составления списков для магазина «Телевизоры».

Основным назначением СУБД является нахождение и выдача пользователю интересующей его информации.

В состав Базы Данных входят Таблица1, Таблица2 и Таблица3. В Таблице1 имеются поля: Марка, Диагональ, Кинескоп плоский, Частота (Гц), Цена, из них ключевые: Марка, Диагональ, Цена. В Таблице2: Марка, Диагональ, Цена, все они являются ключевыми. В Таблице3: Частота (Гц), которое является ключевым. Между таблицами установлена связь по ключевым полям.

Глава 1.

Ввод и корректировка данных.

Для того, чтобы ввести данные в таблицу, открываем программу “Microsoft Access”.Для того, чтобы попасть в режим «Таблица» для ввода данных в уже существующую таблицу надо в окне базы данных на вкладке «Таблица» позиционироваться на строке , соответствующей названию требуемой таблицы , и нажать кнопку «Открыть».Каждая таблица содержит пустую запись , которая следует за последней существующей записью и предназначена для ввода новых данных(это запись отмечена слева символом «*»)). Позиционироваться на эту запись можно разными способами , например, нажав соответствующую кнопку в инструментальном меню или просто мышью. После чего следует ввести требуемые данные с клавиатуры.

Чтобы удалить данные из таблицы , необходимо выделить требуемую строку и удалить из неё информацию ,например, с помощью «Backspace».

Глава 2.

Ввод и корректировка данных с помощью формы.

Формы являются специальными окнами , которые позволяют обслуживать базу данных более эффективно , чем при табличном представлении информации. В форме Таблица 1 перечислены все таблицы и имеются текстовые поля для ввода значений. В нижней части формы находятся четыре кнопки навигации( как в окне таблицы), с помощью которых вы можете перемещаться по записям таблицы. Для перемещения внутри записи удобно использовать клавиши «стрелки». Эти кнопки позволяют добавить в таблицу новую запись.

С помощью формы введите в таблицу: Таблица1 данные. Для перехода от формы к таблице выполните Вид >Режим таблицы. Чтобы вернуться к форме , следует выполнить Вид> Режим формы.

Глава 3.

Связь между таблицами.

Для того, что воспользоваться связью с другой таблицей , входящей в БД , необходимо выполнить следующие команды: кликнуть на значке «+» , находящемуся слева от данных таблицы. В результате этого плюс изменится на знак «- » и откроется таблица с другими данными, соответствующие выбранному артикулу. Для того, чтобы закрыть связанную таблицу, кликните на значке «-», кликните на значке «-», в

результате чего он превратится в «+» , а связанная таблица закрывается.

Глава 4.

Сортировка и фильтрация

Откройте таблицу: Таблица 1 .Последовательность записей определяется значениями поля Марка. Если эта последовательность вас не устраивает, то вы можете отсортировать таблицу по значениям в других полях.

Допустим, вы хотите упорядочить записи по возрастанию значений в поле Цена. Для этого выполните следующее:

1. 
   

   Установите мигающий курсор на любой записи по возрастанию значений в поле Цена.(кликнув мышкой в центре ячейки).

   
   

До сортировки данных

2. Нажмите кнопку Сортировка по возрастанию на панели инструментов. Записи будут упорядочены нужным образом.

После сортировки данных.

3. 
   

   Для возврата к исходному состоянию таблицы выполните Записи> Удалить Фильтр.

   
   

Создание и выполнение запросов на выборку.

Для выполнения запроса на выборку выполните следующие операции:

1.В окне БД нажмите Запросы

2.Дважды кликните на Создание запроса с помощью мастера.

3.В открывшемся окне первого шага установите имя таблицы(Таблица1).С помощью кнопки > переведите имена полей из левого списка в правый. Нажмите кнопку Далее

4.В окне второго шага выбирается вид результата отбора и нажмите кнопку Далее.

5.В окне третьего шага введите имя запроса - Цена, включите опцию Открыть запрос для просмотра данных и нажмите кнопку Готово.

6. Установите мигающий курсор в строке Сортировка поля Цена , откройте список и установите По возрастанию.

7.Установите курсор в строке Условие отбора поля Цена и введите следующее выражение : >=3000 And <=7000

8.Для осуществления выборки данных выполните Запрос > Запуск или нажмите на ! на панели инструментов.

Глава 5

Создание отчёта.

Чтобы создать отчёт для вывода на печать данных из таблицы Таблица1 сортировкой и группировкой по полю название необходимо:

1. 
   

   В окне bdprest нажмите кнопку Отчёты.

   
   


2. 
   

   Дважды кликните ЛКМ на Создание отчёта спомощью мастера

   
   


3. 
   

   В открывшемся окне первого шага выбираются поля, включаемые в отчёт. Нажмите кнопку Далее.

   
   


4. 
   

   В окне второго шага производится установка порядка группировки. Выделите слово Nazvan слева, кликнув на нём ЛКМ, а затем нажмите кнопку >.Нажмите кнопку Далее.

   
   


5. 
   

   В окне третьего шага производится установка порядка группировки. Установите сортировку записи внутри группы по полю Nazvan, чтобы названия установились в алфавитном порядке. Порядок сортировки оставьте «от А до Я» Нажмите кнопку Далее.

   
   


6. 
   

   В окне четвёртого шага производится выбор макета отчёта. Включите опции Книжная (ориентации), По левому краю 1 и Настроить ширину полей. Нажмите кнопку Далее.

   
   


7. 
   

   В окне пятого шага следует выбрать стиль отчёта. Выделите Деловой и нажмите кнопку Далее.

   
   


8. 
   

   В окне шестого шага задаётся имя отчёта. Введите отчёт 1, включите опцию Просмотреть отчёт и нажмите кнопку Готово.