27
1.1 Диалог с заказчиком
Диалог с заказчиком происходит в кабинете его предприятия «Computer Master». Время встречи 7 ноября, пятница, 11:00.
Разработчик (Р): Здравствуйте! мне бы увидится с вашим начальником!
Секретарша (С): Здравствуйте! Вам, назначена встреча!?
Р: Да, мы созванивались насчет встречи!
С: Подождите немного, я уведомлю, что вы пришли! Проходите, он вас ждет!
Заказчик (З): доброе утро, меня зовут Виктор Иванович. Пожалуйста, проходите, садитесь.
Р: Здравствуйте меня зовут Иощенко Иван.
З: Очень приятно. Наша проблема состоит в том, что мне бы хотелось автоматизировать учет товаров и денежных средств, получаемых от реализации товаров и услуг в нашем магазине. В данный момент у нас отсутствует система учета. Я считаю, что из-за этого мы работаем не так эффективно, как того бы хотелось.
Р: Понимаю. Это возможно. В данное время существует множество систем автоматизации, и эти системы широко распространены и успешно функционируют на многих предприятиях. Думаю, разберемся, что вам лучше будет использовать.
З: Замечательно. Что вам для этого потребуется?
Р: Обычно процесс изучения предприятия и внедрения информационных систем занимает от 3 до 6 месяцев, в зависимости от структуры и особенностей предприятия. Но я думаю, что в вашем случае система будет готова к полной эксплуатации примерно к середине марта. Для эксплуатации и обслуживания системы Вам понадобятся специалисты. Нужно будет нанят одного - двух что будут заниматься обслуживанием системы.
З: Это приемлемо. Думаю, мы сможем решить этот вопрос. Что вас еще интересует?
Р: Для начала мне нужно хотя бы в общих чертах ознакомится с основной деятельностью вашего предприятия, его структурой, документооборотом, информационными потоками….
З: Наше предприятие занимается продажей, ремонтом и обслуживанием компьютерной техники. Мы имеем достаточно много клиентов, часть из которых постоянные. У нас довольно высокая прибыль каждый месяц и в принципе дела идут неплохо.
Р: По вашему мнению, на сколько эффективна работа вашего магазина?
З: Я считаю, мы на сегодняшний день работаем достаточно эффективно. Но как каждый руководитель я желаю повышения эффективности работы управляемого мной объекта.
Р: Каким образом обслуживаются клиенты в вашем магазине?
З: Клиенты обращаются к продавцу-консультанту, спрашивают у него необходимую информацию относительно того или иного товара, а тот в свою очередь старается представить ее и выдать желаемый товар. Затем происходит оплата за товар, если это товар который не требует установки или комплектации и имеется в наличии. Если же его нет, товар заказывается у поставщиков и предоставляется клиентам через определённое время. При покупке ПК, продавец-консультант составляет конфигурацию, которая удовлетворяет желанию клиента, и если комплектующие есть в магазине, компьютер собирается в течение 1-3 часов, если же нет то они заказываются у поставщиков, затем ПК комплектуются. Клиент расплачивается после получения товара.
Р: Ясно. Сколько человек и техники работает в вашем магазине?
З: В нашем магазине работают два продавца-консультанта, 1 кассир, 3 специалиста, осуществляющих сборку новых ПК на заказ, а так же ремонт оргтехники, заправку картриджей и т.д.; а также я как директор. А также сейчас у нас используются 3 ПК.
Р: Каким образом ваши продавцы-консультанты получают информацию о наличии товара на складе, его характеристики?
З: Каждый наш продавец-консультант владеет определённой информацией о товаре, доступом у нас на складе или у поставщиков. Также они пользуются информацией из журналов, каталогов какие содержатся на их рабочих компьютерах и распечатках.
Р: Как я уже понял, Вы занимаетесь продажей компьютеров, комплектующих, оргтехники и у вас проблемы с организацией учета, документооборота в магазине?
З: Да, это так.
Р: Каким образом у вас осуществляется подбор ассортимента?
З: Мы всегда старались предоставить в своем магазине широкий ассортимент ПК и их комплектующих, новинки рынка информационных технологий. Также у нас широко используется услуга «индивидуального заказа» т.е. клиент может заказать у нас то, что его интересует. Мы тесно работаем с нашими поставщиками.
Р: Пару слов о поставщиках?
З: У нас не так уж много поставщиков, их можно разделить на несколько групп:
- мелкие и крупные,
- постоянные и периодические.
Всего обычно не более 5-6.
Р: как часто у вас в магазине происходят закупки нового товара?
З: Обычно мы закупаем новый товар 1 раз в 2 недели. Перед этим связываемся с поставщиком, заказываем у него определённое количество товара. Учет поставок веду я сам на своем компьютере при помощи Exsel, но меня не устраивает ограниченность его функций для данной деятельности. Мне необходим четко сформированная и надежная система, обеспечивающая быстрый доступ к нужной мне информации, удобные средства для создания отчетов и т.д. Вы понимаете, что я имею ввиду?!
Р: Да, конечно. Это все, что меня интересовало. Я еще более подробно ознакомлюсь с копиями документов, которые Вы мне предоставили, и мы с вами приступим к работе.
З: Хорошо.
Р: Спасибо, Я позвоню вам через 2 дня, мы встретимся и уже детально рассмотрим проект нашей системы.
З: Договорились. До свидания.
Р: До встречи.
В результате встречи можно сделать такие выводы:
1. продавцы-консультанты при обслуживании клиентов иногда не могут быстро представить всю информацию, о каком либо товаре (технические характеристики) и клиента приходится ожидать некоторое время для получения необходимой информации.
2. ввиду того, что прайс-листы на товар обновляются редко, возникают сбои в поставке той или иной продукции, т. к. к тому времени, как мы её заказываем, её просто уже может не быть на складе у поставщиков.
3. руководителю магазина, ввиду наличия в магазине весьма большого ассортимента продукции, приходится тратить много времени для определения необходимых размеров закупок той или иной продукции.
4. в магазине отсутствует автоматизированная система учета продаж продукции.
5. руководителю приходится тратить много времени для анализа продаж, а также составления отчетности.
1.2 Описание объекта
Предприятие «Computer Master» работает в сфере информационных технологий, а в частности, это продажа компьютеров и периферии. Торговая деятельность осуществляется в сфере розничной торговли. Для занятия торговой деятельностью хозяйствующий субъект в сфере розничной торговли имеет магазин, складское помещение, функциональные площади, в которые входят торговые и складские площади закрытых помещений для хранения и продажи товаров. Также имеется помещение, в котором проходит комплектация и обслуживание компьютеров и их комплектующих.
Магазин - стационарный пункт розничной торговли, занимает отдельное помещение и имеет торговый зал для покупателей. В функции склада входят создание необходимого ассортимента для выполнения заказов покупателей. Накопление и сохранение позволяет осуществлять непрерывное возобновление и поставку на базе созданных товарных запасов. Склад используется как промежуточное звено в цепочке производитель-покупатель.
1.3 Документооборот на предприятии
На предприятии существуют следующие виды документов:
1. приходные накладные
2. расходные накладные
3. налоговая накладная
4. договор
5. всевозможные отчетности
6. гарантийные талоны и др.
1.4 Требования заказчика к системе
Были выдвинуты следующие основные требования:
1. система проста в обращении
2. Эффективность ИС
3. система разрешит следующие основные проблемы:
· учет материальных запасов;
· учет денежных средств, полученных от реализации товаров;
· сокращение времени формирования отчетов;
· упорядоченность документооборота;
· экономия времени на обслуживание клиентов.
2.1 Описание выполненных работ
В силу проведенного обследования выяснилось необходимо установить на два уже имеющихся компьютера систему. На одном из компьютеров (главный компьютер) при помощи ИС и будет вестись учет движения товаров и денежных средств, полученных от их реализации. Специалист, которого назначат для работы в магазине, будет заносить данные о приходе товара на склад, о его расходе и перемещениях со склада в торговый зал магазина. В конце каждой недели он должен будет сформировать отчет об остатках товаров на складе и проверить соответствие данных в компьютере с наличием товаров на складе и в торговом зале. Он будет полностью нести ответственность за соответствие данных в компьютере с иными данными на складе. Второй компьютер будет установлен в торговом зале, продавцы-консультанты, могут сами списывать товар с базы, если этот товар находится в торговом зале. А если товара нет в их распоряжении, то они только будут принимать заказ от покупателя, а списывать товар с наличия в базе будет специалист (т.к. он полностью отражает все перемещения товаров в торговый зал).
В соответствии с организационной структурой деятельность предприятия условно подразделена на основную и вспомогательную деятельность. Но поскольку пользователями информационной системы будет персонал, выполняющий основную деятельность, то остановимся подробнее на функциях, выполняемых именно этими людьми.
Бухгалтер ведёт учет на предприятии, и составляют финансовые отчетности.
Кассир занимается выдачей заработной платы, прием денежных средств за отгруженную и поставленную продукцию.
Товаровед принимает и формирует заказы на поставку товара, а также занимается непосредственно закупкой товара.
В обязанности кладовщика входит контроль за наличием и состоянием товара на складе.
Таким образом, можно привести схему системы по автоматизации учета товаров и денежных потоков в магазине «Computer Master».
2.2 Обоснование предложенного варианта концепции ИС
В связи с результатами изучения объекта автоматизации, разработчиком предлагается внедрить на предприятии систему 1С.
Предприятие, позволяющее вести учет товаров и денежных потоков и осуществлять контроль за ними.
В качестве обоснования выбора системы 1С: предприятию предлагается следующие аргументы:
1. система легка в использовании
2. имеет дружелюбный пользовательский интерфейс
3. система учитывает особенности Украинского законодательства и особенности ведения бухгалтерского учёта на отечественных предприятиях.
4. система является относительно дешевой из всего множества систем, предлагаемых на Украинском рынке программного обеспечения.
5. не трудно найти квалифицированного специалиста, работающего с системой 1С: Предприятие.
2.3 Предварительный состав, сроки выполнения и стоимость работ по внедрению ИС
Предварительные сроки проведения работ, их состав, а также их приблизительную стоимость можно представить в виде таблицы.
|
Наименование работ |
Сроки выполнения работ |
Приблизительная стоимость работ. грн. |
|
|
Монтаж компьютерной сети |
3-7 дней |
1000-1550 |
|
|
Покупка программного обеспечения «1С» |
2-7 дней |
2500-3000 |
|
|
Найм специалиста по внедрению и конфигурированию системы |
7-15 дней |
980-1200 |
|
|
Настройка конфигурации создание информационной базы (производит специалист) |
40 дней |
1200-1500 |
|
|
Обучение персонала (выполняет специалист с учебного центра) |
35 дней |
300-400 |
|
|
Найм специалиста для сопровождения и обслуживания системы |
5 дней |
500-750 |
|
|
Подготовка к введению системы в експлуатацию |
15 дней |
1000-1800 |
|
|
107-124 |
7480-10200 |
Если, подсчитать, то период от начала работ до внедрения системы составляет 3,5-4 месяца. Приблизительная стоимость создания и внедрения ИС по автоматизации учета товаров и денежных потоков от 7480 до 10200 грн. Что есть приемлемой сумой с учетом тех денежных средств которыми располагает заказчик.
3.1 Общие сведения
Полное наименование АИС: Информационная система по автоматизации учёта товаров и денежных потоков на предприятии «Computer Master».
Условное обозначение: АИС - «Computer Master».
Разработка ведется на основании договора №1 от 09.11.09 между заказчиком (Виктором Ивановичем директор «Computer Master») и разработчиком (Иощенко И.Г.)
Полное наименование предприятие ЧП «Computer Master».
Адрес: Кировоградская обл., г. Александрия, проспект Ленина 45.
Расчетный счет: №53425
Разработчик: Иощенко И.Г.
Адрес: Кировоградская обл., г. Александрия, ул. Садовая 16.
Создание информационной системы ведется на основании договора №1 от 10.01.10 между разработчиком и заказчиком.
Плановые сроки начала работ 9.11.09, окончания работ - 10.03.10.
Финансирование работ по созданию АИС будет осуществляться заказчиком.
Результаты работ по созданию ИС или ее частей оформляются разработчиком в письменном виде и предоставляются в заранее оговоренные сроки.
3.2 Назначение и цели создания АИС
АСУ предназначена для автоматизации управления деятельностью фирмы, а именно:
- Учет материальных запасов
- Учет основных средств и нематериальных активов
- Формирование отчетов
- Учет движения товаров на складе
Целями создания ИС является повышение хозяйственной деятельность объекта. ИС также должна облегчить и ускорить сбор, обработку и хранение информации.
3.3 Характеристика объекта автоматизации
Торговая деятельность осуществляется в сфере розничной торговли, хозяйствующий субъект имеет магазин, складское и офисное помещения.
Магазин - пункт розничной торговли, что занимает отдельное помещение имеет торговый зал для покупателей. Склад используется как промежуточное звено в цепочке производитель-покупатель. Чем меньше запасов тем меньше время их хранения и ниже стоимость складских расходов.
Основная деятельность магазина ведется в нормальных условиях труда.
3.4 Требования к ИС
Требования:
- Система должна быть простой и понятной пользователю.
- Внедрение ИС должно привести к положительному экономическому эффекту.
Основные функции, которые должна выполнять система:
- Ведение учета товаров в магазине
- Планирование затрат, связанных с приобретением и хранением товаров
- Планирование доходов, связанных с реализацией товаров
Требования к видам обеспечения ИС:
- Техническое обеспечение должно составлять комплекс технических средств соединенных в локальную сеть.
- Программное обеспечение должно включать:
1. 1С «Предприятие» и компоненты для работы ИС
2. Антивирусные программы
3. Офисные программы (MS Office или Open Office)
- Математическое обеспечение должно включать все ранее разработанные и применяемые на предприятии методики и алгоритмы расчета основных экономических показателей.
- Информационное обеспечение должно включать данные о товарах, поставщиках, ценах.
- Программное обеспечение представляет собой совокупность правовых норм регламентирующих правоотношения при создании и внедрении системы. Правовое обеспечение на этапе разработки должно включать нормативные акты, с правовым регулированием отношений в ходе этого процесса.
- Даная информационная система будет внедрена в течении 3,5-4 месяцев.
- Для работы с ИС необходимо обучить персонал.
3.5 Состав и содержание работ по созданию системы
Предпроектная стадия включает в себя:
- Определение требований заказчика;
- Разработка проекта АИС в соответствии с требованиями заказчика;
- Разработка технического задания в соответствии с ГОСТ 34.602-89.27.01.08-21.02.08;
Проектная стадия:
- Внедрение ИС;
- Сопровождение системы.
Исполнителями работ являются:
- Разработчик ИС;
- Специалист по созданию ЛВС;
- Специалист по установке, конфигурированию, сопровождению системы.
Ответственный за выполнение всех работ по всем этапам является разработчик ИС.
3.6 Порядок контроля и приема системы
Чтобы заказчик принял систему, необходимо провести пробную эксплуатацию, во время которой ведут журнал где записываются все решения задач и все нарушения. По результатам эксплуатации составляют протокол, в который вносят недостатки, определяют сроки устранения.
Во время приема комиссией должны бить представлены документы:
- Техническое задание на систему
- Технический и рабочий проекты на систему
- Протокол и журнал испытательной эксплуатации
- Штатное расписание подразделений заказчика, которые обслуживают систему.
- Акты передачи всех частей информационной системы заказчику
- Проект программы и методики испытаний
Комиссия по приему может содержать высший управленческий персонал, в лице директора.
3.7 Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу в эксплуатацию
Для подготовки объекта ко вводу в эксплуатацию следует выполнить:
- Подготовка объекта к переходу на работу в новой ИС
- Опробование всех материалов технического и рабочего проектов и внесение изменений по результатам
Для внедрения ИС в эксплуатацию необходимо:
- Оформить акты о выполнении плана мероприятий по подготовке объекта к внедрению.
- Наличие документации по внедрению ИС.
- Наличие персонала, что обеспечивает подготовку внедрения и эксплуатацию.
- Наличие принятых в эксплуатацию технических средств ИС.
3.8 Требования к документации
- Документация оформляется согласно стандартам ЕСКД, ЕСПД и ГОСТ.
В процессе разработки ИС могут бить использованы:
- ГОСТ 19.001. - 77. ЕСПД. «Общие положения»;
- ГОСТ 19.006. - 82. ЕСПД. «общие требования к программным документам, выполненным печатным способом»;
- ГОСТ 19.201. - 82. ЕСПД. «техническое задание на разработку программы».
Кроме того, оформляются и согласовываются разработчиком и заказчиком, различного рода договора на проведение работ, акты о выполнении этапов создания ИС, графики выполнения работ по этапам и документы, составленные после выполнения каждого этапа.
3.9 Источники разработки
Техническое задание на создание системы
Техническое задание на автоматизированные системы управления
Также используется информация, полученная от управленческого и рабочего персонала, а также на основании требований заказчика.
4.1 Общая системная документация
4.2 Документация функциональной части
4.3 Документация организационного обеспечения ИС
Схема организационной структуры объекта приведена в приложении к отчету о предпроектной стадии внедрения ИС.
Описание организационной структуры ИС
Учет товаров ведется с помощью 2_х компьютеров, которые соединены в одну систему. С помощью складского компьютера, ведется учет прихода и расхода товаров, а обработанные данные передаются остальным участникам сети. Также будет вестись учет товара в магазине. В конце каждой недели достаточно будет выводить остатки и проверять наличие товара в магазине и на складе с данными, которые выдает компьютер. Продавцы должны заносить данные о приходе по товару который находится в магазине, заносить расход и выводить остатки, также пользоваться данной системой при обслуживании покупателей.
4.4 Документация информационного обеспечения
Информационное обеспечение (ИО) АИС состоит из нормативно - справочной информации, представленной в виде констант в системе «1С: Предприятие» и которые может изменять специалист по сопровождению АИС. Информационное обеспечение также включает также базы данных формата DBF (структура некоторых из них представлена в приложении 4), которые ранее не применялись на предприятии для учета товаров и были составлены в процессе внесения начальной информации.
Информационное обеспечение АИС «Computer Master» включает данные о товарах (серийный номер, наименование товара, наименование поставщика, количество товара, дата прихода на склад, закупочная цена, дата списания со склада, и т.д.). Эта информация вносится в базы данных рабочей (формата DBF) станции и извлекаться оттуда по мере необходимости. Базы данных содержащие информацию о товарах и денежных потоках за предшествующие годы должны архивироваться и сохранятся (в архивах) на жестких дисках рабочей станции. Также в базе хранятся данные о поставщиках и покупателях.
Каждый месяц конфигурация системы сохраняется и хранится в виде архивов на главном компьютере. По мере надобности каждый из пользователей может воспользоваться нужной ему информацией, загрузив её из главного компьютера.
4.5 Документация технического обеспечения
Надежность комплекса технических средств оценивается строками использования существующего и нового оборудования, а также режимом функционирования ИС. Поскольку все ПК и оргтехника, входящие в состав ИС были приобретены, то их состояние оценивается на 90% соответствия надежности системы.
В состав технического обеспечения ИС входят: два компьютера одинаковой конфигурации, которые были в наличии. Компьютеры соединяются в локальную сеть с помощью кабеля типа «витая пара» и топологии «логическая кольцевая сеть» что позволяет передавать информацию, со скоростью 10-100 Мбит/сек.
Техническое обеспечение также включает печатающее устройство - принтер.
4.6 Документация математического обеспечения
Математическое обеспечение включает все ранее разработанные на предприятии методики и алгоритмы расчета основных экономических показателей, касающихся управления, учета и контроля за товарами и денежными потоками на предприятии. Также здесь приводятся алгоритмы функционирования системы в целом и её отдельных задач.
4.7 Документация программного обеспечения
Программное обеспечение АИС «Computer Master» включает:
- операционную систему MS Windows, установленную непосредственно на рабочие станции,
- программу 1С: Предприятие 7.7, включая все её компоненты для непосредственной работы ИС,
- антивирусное программное обеспечение,
- архиватор
- Файловый менеджер
- другое программное обеспечение Microsoft Office 2003.
Основным программным обеспечением для работы АИС «Computer Master» является программа 1С: Предприятие 7.7 которая проинсталлирована на всех ПК, входящих в состав технического обеспечения ИС. Документация на эту программу принята в состав документации на ИС в целом.
Все выше указанные программы установлены на все компьютеры, которые входят в состав сети.
Система имеет компонентную структуру. Всего три основных компоненты: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет». Каждая компонента расширяет возможности системы своим механизмом обработки информации.
| ! | Как писать курсовую работу Практические советы по написанию семестровых и курсовых работ. |
| ! | Схема написания курсовой Из каких частей состоит курсовик. С чего начать и как правильно закончить работу. |
| ! | Формулировка проблемы Описываем цель курсовой, что анализируем, разрабатываем, какого результата хотим добиться. |
| ! | План курсовой работы Нумерованным списком описывается порядок и структура будующей работы. |
| ! | Введение курсовой работы Что пишется в введении, какой объем вводной части? |
| ! | Задачи курсовой работы Правильно начинать любую работу с постановки задач, описания того что необходимо сделать. |
| ! | Источники информации Какими источниками следует пользоваться. Почему не стоит доверять бесплатно скачанным работа. |
| ! | Заключение курсовой работы Подведение итогов проведенных мероприятий, достигнута ли цель, решена ли проблема. |
| ! | Оригинальность текстов Каким образом можно повысить оригинальность текстов чтобы пройти проверку антиплагиатом. |
| ! | Оформление курсовика Требования и методические рекомендации по оформлению работы по ГОСТ. |
| → | Разновидности курсовых Какие курсовые бывают в чем их особенности и принципиальные отличия. |
| → | Отличие курсового проекта от работы Чем принципиально отличается по структуре и подходу разработка курсового проекта. |
| → | Типичные недостатки На что чаще всего обращают внимание преподаватели и какие ошибки допускают студенты. |
| → | Защита курсовой работы Как подготовиться к защите курсовой работы и как ее провести. |
| → | Доклад на защиту Как подготовить доклад чтобы он был не скучным, интересным и информативным для преподавателя. |
| → | Оценка курсовой работы Каким образом преподаватели оценивают качества подготовленного курсовика. |
| Курсовая работа | Деятельность Движения Харе Кришна в свете трансформационных процессов современности |
| Курсовая работа | Маркетинговая деятельность предприятия (на примере ООО СФ "Контакт Плюс") |
| Курсовая работа | Политический маркетинг |
| Курсовая работа | Создание и внедрение мембранного аппарата |
| Курсовая работа | Социальные услуги |
| Курсовая работа | Педагогические условия нравственного воспитания младших школьников |
| Курсовая работа | Деятельность социального педагога по решению проблемы злоупотребления алкоголем среди школьников |
| Курсовая работа | Карибский кризис |
| Курсовая работа | Сахарный диабет |
| Курсовая работа | Разработка оптимизированных систем аспирации процессов переработки и дробления руд в цехе среднего и мелкого дробления Стойленского ГОКа |
| Курсовая работа | Доказывание в гражданском процессе |
| Курсовая работа | Microsoft Excel, его функции и возможности |
| Курсовая работа | Инновационная деятельность предприятия |
| Курсовая работа | Стимулирование труда персонала |
| Курсовая работа | Методы исследования сенсорных систем |
| Курсовая работа | Поведение фирмы в условиях совершенной конкуренции |
| Курсовая работа | Суд присяжных: особенности судопроизводства |
| Курсовая работа | Исследование самооценки и уровня притязаний современной молодежи |
| Курсовая работа | Организация процесса управления кредитным риском в коммерческом банке |
| Курсовая работа | Дидактические игры как средство развития познавательного интереса на уроках обучения грамоте |
| Курсовая работа | Формирование спроса на предприятиях общественного питания |
| Курсовая работа | Организационная культура |
| Курсовая работа | Разработка бизнес-плана на примере ООО "Макин и компания" |
| Курсовая работа | Злоупотребление должностными полномочиями |
| Курсовая работа | Планирование себестоимости продукции |