Роль, значення і перспектива інформаційної технології управління

29

Роль, значення і перспектива інформаційної технології управління

Резюме

Дана курсова робота присвячена інформаційним технологіям управління.

В роботі надано визначення інформаційної технології управління, як процесу, що використовує сукупність засобів і методів збору, оброблення, передачі даних (початкова інформація) для одержання інформації нової якості (інформацйного продукту) про стан обєкта, процесу або явища. Доведено, що інформаційна технологія управління використовується при гіршій структурованості вирішуваних задачі, якщо їх порівнювати із задачами, вирішуваними за допомогою інформаційної технології оброблення даних.

Прийняття будь-якого рішення вимагає оперативної обробки значних масивів інформації за допомогою інформаційних систем менеджменту й систем підтримки прийняття рішень; компетентність керівника вже залежить не стільки від досвіду, отриманого в минулому, скільки від володіння достатньою кількістю актуальної для даної ситуації інформації та вміння зробити корисні висновки за отриманими результатами переробки інформації. Розвязанням цієї проблеми займається відповідний розділ інформаційного менеджменту, а саме: інформаційні технології в управлінні. Розгляду саме цього розділу і присвячена дана курсова робота.

Реферат

Ключові слова: інформаційні технології управління (ІТУ), нова інформаційна технологія, інформаційна система менеджменту (ІСМ), програмне забезпечення ІТ, автоматизація збору та обробки інформації, інформаційна система (ІС).

Обєкт дослідження: інформаційний менеджмент, як історична складова того, що з самого спочатку інформаційний менеджмент сприймався як менеджмент створення систем, повязаних із розробкою, рекламою, торгівлею та експлуатацією компютерних мереж, які обслуговують різноманітні інформаційні потреби сучасних промислових підприємств, банків, комерційних організацій, навчальних закладів тощо.

Методи дослідження: опис й класифікація пойнять й програм інформаційного менеджменту в управлінні роботою менеджерів, опис обробки інформації у інформаційних системах менеджменту у різних державах світу.

Досягнення розробки та їх новина: зроблено опис інформаційного менеджменту, технології й програм інформаційного менеджменту в управлінні роботою менеджерів, запропоновано опис обробки інформації у інформаційних системах менеджменту корпорацій й підприємств різних форм власності. В роботі доведено, що у сучасних умовах соціально-економічного розвитку інформатизації й автоматизації менеджменту у світі, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, яке полягає у зборі й переробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Зміст

• Вступ
• Розділ 1. Поняття інформаційної технології управління. Нова інформаційна технологія
• • 1.1 Визначення інформаційної технології управління
  • 1.2 Співвідношення інформаційної технології та інформаційної системи
• Розділ 2. Складові інформаційної технології управління й рівні переробки інформації
• • 2.1 Складові інформаційної технології
  • 2.2 Рівні технологічних процесів переробки інформації
• Розділ 3. Поняття інформаційних технологій для управління офісом й прийняття рішень
• • 3.1 Інформаційні технології автоматизації офісу
  • 3.2 Інформаційні технології підтримки ухвалення рішень
• Висновок
• Література
• Вступ
• Інформаційна технологія управління - процес, що використовує сукупність засобів і методів збору, оброблення, передачі даних (початкова інформація) для одержання інформації нової якості (інформацйного продукту) про стан обєкта, процесу або явища. Інформаційна технологія управління використовується при гіршій структурованості вирішуваних задачі, якщо їх порівнювати із задачами, вирішуваними за допомогою інформаційної технології оброблення даних. Метою інформаційної технології управління є задоволення інформаційних потреб всіх без виключення співробітників фірми, що мають справу з ухваленням рішень. Вона може бути корисний на будь-якому рівні управління. У сучасних умовах світового соціально-економічного розвитку, особливо важливою областю стало інформаційне забезпечення процесу управління, яке полягає у зборі й переробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.
• Огляд літератури по інформаційним технологіям управління:
• У роботі Устинової Г.М. „Информационные системы менеджмента: Основные аналитические технологии в поддержке принятия решений. Изд-во DiaSoft-UP, СПб, 2000” [8] розглянуте світові визначення різних інформаційних систем й технологій, доведено американській й російській підхід до створення й впровадження інформаційних систем менеджменту.
• Автори Матвієнко О.В., Цивін М.Н. у опорному конспекті лекцій „Інформаційний менеджмент”, що виданий Київ: Слово КНУКіМ [12] у схемах і таблицях вводять і розяснюють у логічній послідовності всі базові поняття навчального курсу “Інформаційний менеджмент”. Використання опорного конспекту доцільне для первинного, швидкого ознайомлення з курсом інформаційного менеджменту взагалі. Цей опорний конспект доцільно використовувати для закріплення вивченого матеріалу, для відновлення у памяті необхідних понять при вивченні наступних розділів курсу та інших дисциплін, які спираються на курс “Інформаційний менеджмент”. Опорний конспект доповнено практичними завданнями для більш ефективного опрацювання студентами навчального матеріалу в процесі самостійної роботи. Тестові питання до кожного з розділів курсу дають студенту змогу самоперевірки та контролю засвоєння знань.
• Автори Галіцин В.К., Сидоренко Ю.Т. у своєму навчальному посібнику „Програмні оболонки і пакети”, що виданий К.: КНЕУ [13], доводять, що метою вивчення дисципліни є формування у студентів теоретичних знань та практичних навичок з методології побудови та використання програмних оболонок і пакетів, освоєння розвинутих і перспективних засобів їх конструювання для менеджерів.
• Завжди перед керуючим органом постають завдання отримання інформації, її переробки, а також генерування й передачі нової похідної інформації у вигляді керуючих впливів. Такі впливи здійснюються в оперативному й стратегічному аспектах і ґрунтуються на раніше отриманих даних, від правдивості й повноти яких багато в чому залежить успішне рішення багатьох завдань управління. Прийняття будь-якого рішення в управлінні вимагає оперативної обробки значних масивів інформації; компетентність керівника вже залежить не стільки від досвіду, отриманого в минулому, скільки від володіння достатньою кількістю актуальної для даної ситуації інформації та вміння зробити корисні висновки. Розвязанням цієї проблеми займається відповідний розділ інформаційного менеджменту, а саме: інформаційні технології менеджменту. Розгляду саме цього розділу і присвячена дана курсова робота.
• Розділ 1. Поняття інформаційної технології управління. Нова інформаційна технологія
• 1.1 Визначення інформаційної технології управління
• Інформаційна технологія є найбільш важливою складовою процесу використання інформаційних ресурсів суспільства.
• Вона пройшла кілька еволюційних етапів, зміна яких, головним чином, визначалась:
• розвитком науково-технічного прогресу,
• появою нових технічних засобів переробки інформації.

В сучасному суспільстві основним технічним засобом технології переробки інформації є персональний компютер, який суттєво вплинув як на концепцію побудови і використання технологічних процесів, так і на якість результатної (вихідної) інформації. Впровадження персонального компютера в інформаційну сферу і застосування телекомунікаційних засобів звязку визначили новий етап розвитку інформаційної технології і, як наслідок,- зміну її назви за рахунок приєднання одного з синонімів: "нова", "компютерна" або "сучасна".

Визначення "нова" підкреслює новаторський, а не еволюційний характер цієї технології. Її впровадження є новаторським актом в тому розумінні, що вона суттєво змінює зміст різних видів діяльності в організаціях. В поняття нової інформаційної технології включені також комунікаційні технології, які забезпечують передачу інформації різними засобами..

В табл. 1.1 наведені основні характерні ознаки нової інформаційної технології.

Таблиця 1.1. Основні характерні ознаки нової інформаційної технології

Нова інформаційна технологія -це інформаційна технологія з "дружнім" інтерфейсом роботи користувача, що використовує персональні компютери та телекомунікаційні засоби.

Прикметник "компютерна" підкреслює лише те, що основним технічним засобом її реалізації є компютер.

Три основних принципи (компютерної) інформаційної технології

Можна коротко вказати наступні принципи компютерної технології:

інтерактивний ( діалоговий) режим роботи з компютером;

інтегрованість (взаємозвязок) з іншими інструментарієм і продуктами;

гнучкість процесу як зміни даних, так і постановок задач.

Очевидно, більш точним слід вважати термін нова, а не компютерна інформаційна технологія, бо він відтворює в її структурі не тільки технології, побудовані на використанні компютерів, але і технології, побудовані на інших технічних засобах, особливо на засобах, забезпечуючих телекомунікацію.

Іструментарій інформаційної технології

Реалізація технологічного процесу матеріального виробництва здійснюється за допомогою різноманітних технічних засобів, до яких відносяться: обладнання, станки, інструменти, і т.п.

Аналогічно і для інформаційної технології такими технічними засобами виробництва інформації буде апаратне, програмне і математичне забезпечення. За їхньою допомогою виконується переработка початкової інформації в інформацію нової якості. Виділимо окремо з вказаних засобів програмні продукти і назвемо їх інструментарієм, або більш конкретно - програмним інструментарієм інформаційної технології. Визначимо це поняття.

Інструментарій інформаційної технології це - один або кілька взаємоповязаних програмних продуктів для певного типу компютера, технологія роботи в якому дозволяє досягти поставленої користувачем мети.

В якості інструментарію можна використовувати наступні поширені види програмних продуктів для персонального компютера:

текстовий процесор ( редактор),

настільні видавничі системи,

електронні таблиці,

системи управління базами даних,

електронні записні книжки,

електронні календарі,

інформаційні системи функціонального призначення (фінансові, з бухгалтерського обліку, для маркетингу і ін.),

експертні системи.

1.2 Співвідношення інформаційної технології та інформаційної системи

Інформаційна технологія тісно звязана з інформаційними системами, які є для інформаційної технології основним середовищем. На перший погляд може здатись, що введенні визначення інформаційної технології і системи схожі. Але це не так. Інформаційна технологія є процесом, складеним із чітко регламентованих правил виконання операцій різного ступеня складності над даними, що зберігаються в компютерах. Основна ціль інформаційної технології - в результаті цілеспрямованих дій по переробці початкової інформації з метою одержати необхідну для користувача інформацію.

Інформаційна система є середовищем, елементами якого є:

компютери,

компютерні мережі,

програмні продукти,

бази даних,

люди,

різного роду технічні і програмні засоби звязку і т.п.

Основна ціль інформаційної системи - організація зберігання і передачі інформації. Інформаційна система являє собою людино-компютерну систему оброблення інформації. Реалізація функцій інформаційної системи неможлива без знання орієнтованої на неї інформаційної технології. Інформаційна технологія може існувати і поза сферою інформаційної системи. Наприклад:

· Інформаційна технологія роботи в середовищі текстового процесора Word 6.0, який не є інформаційною системою.

· Інформаційна технологія мультимедіа, де за допомогою телекомунікаційного звязку здійснюється передача і оброблення на компютері зображення і звуку.

Лише в умілому використанні двох інформаційних технологій - управлінської і компютерної - гарантія успішної роботи інформаційної системи.

Таким чином, інформаційна технологія управління це - сукупність чітко визначених цілеспрямованих дій персоналу по переробці інформації на компютері. Інформаційна система - людино-компютерна система для підтримки прийняття рішень і виробництва інформаційних продуктів, що використовує компютерну інформаційну технологію. Інформаційна технологія управління орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи управління.

Інформаційні системи управління ідеально підходять для задоволення схожих інформаційних потреб працівників різних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів управління фірмою. Інформація, що поставляється ними, містить відомості про минуле підприємства чи фірми, про діяльність фірми чи підприємства у теперішньому часі і вірогідному: майбутньому часі функціонування фірми чи підприємства. Для ухвалення рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути представлена в агрегованому вигляді так, щоб визначались тенденції зміни даних, причини відхилень і можливі рішення. На вказаному етапі розвязуються наступні задачі обробки даних з використанням інформаційної технології управління:

оцінка планованого стану обєкту управління;

оцінка відхилень від планованого стану;

виявлення причин відхилень;

аналіз можливих рішень і дій.

Із переліку задач можна побачити, що інформаційна технологія управління направлена на створення різних видів звітів.

Основні види звітів, що розроблюються з використанням інформаційної технології управління - регулярні та спеціальні звіти:

Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їх створіння, наприклад місячний аналіз продаж компанії.

Спеціальні звіти створюються по запитах управлінців або коли сталося щось незаплановане.

І регулярні звіти, і спеціальні види звітів можуть мати різні форми, рис. 1.1. Вкажемо основні форми звітів, саме:

підсумкові,

порівняльні,

надзвичайні.

У підсумкових звітах, дані зєднані в окремі групи, відсортовані і представлені у вигляді проміжних і загальних підсумків за окремими полями

Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані за різними ознаками і використовуються з метою порівняння.

Надзвичайні звіти містять дані виняткового ( надзвичайного) характеру.

Використання звітів для підтримки управлінських рішень є особливо ефективним при реалізації так званого управління за відхиленням.

Рис. 1.1. Входи та виходи інформаційної системи управління

Управління за відхиленнями припускає, що головним змістом одержуваних менеджером даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів управління по відхиленням до звітів висуваються наступні вимоги:

звіт повинен створюватися тільки тоді, коли відхилення відбулося;

відомості в звіті повинні бути відсортовані за значеннями критичного для даного відхилення показника;

всі відхилення бажано показати разом, щоб менеджер міг проаналізувати існуючий між ними звязок;

в звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми.

Вхідна інформація надходить з систем операційного рівня, див Рис. 1.1. Вихідна інформація формується у вигляді управлінських звітів. Вказані звіти повинні бути розроблені в зручному для ухвалення рішення вигляді.

За допомогою відповідного програмного забезпечення вміст бази даних використовується для розробки вихідних документів, які набувають вигляду періодичних і спеціальних звітів, що надходять до фахівців, які приймають участь в ухваленні рішень. Періодичні документи будуються на основі операційної інформації, відповідним чином підготовленої і яка знімає невизначеність, щодо розглядуваного питання осіб,що приймають рішення , відносно фактичного чи бажаного стану справ за відповідний період часу. Як правило періодичні документи формуються як вибірки до бази даних за ключем типу Дата/Время. Використовуючи вбудовані функції можна за полями типу Дата/Время одержувати ключі відбору даних за різні періоди часу, наприклад, дні, декади, місяць, чи кілька місяців, квартал, рік чи кілька кварталів чи місяців відповідно до періодичності звітів, регламентованою фірмою чи підприємством.

База даних, що використовується для отримання вказаної інформації, повинна складатися з двох елементів:

1) даних, накопичуваних на основі операцій, що проводяться фірмою - оперативні дані;

2) планів, стандартів, бюджетів і інших нормативних документів, що визначають планований стан обєкту управління. Ця інформація є довідковою і складає основу інформаційного забезпечення інформаційної системи управління. Обєктами управління в інформаційній системі управління можуть виступати як окремі підрозділи фірми чи підприємства, так фірма чи підприємство в цілому.

Розділ 2. Складові інформаційної технології управління й рівні переробки інформації

2.1 Складові інформаційної технології

Такі технологічні поняття, як норма, норматив, технологічний процес, технологічна операція і т.п., можуть застосовуватись і в інформаційній технології. Перш ніж розбирати ці поняття в технології, в тому числі і в інформаційній, завжди слід починати з визначення цілі.

Потім потрібно:

провести структурування усіх можливих дій, які приводять до цілі,

вибрати програмний інструментарій.

Оброблення інформації є складним процесом. На рис.2.1 технологічний процес переробки інформації представлено у вигляді ієрархічної структури за рівнями:

Рис. 2.1. Представлення інформаційної технології у вигляді ієрархічної структури

2.2 Рівні технологічних процесів переробки інформації

Можна виділити наступні рівні технологічного процесу переробки інформації:

1-й рівень - це рівень, де реалізуються порівняно тривалі технологічні процеси, які складаються з операцій і дій наступних рівнів. Поняття етапу інформаційної технології розглянемо на прикладі.

Наприклад, як слід розуміти етап інформаційної технології? Так, технологія створення шаблона форми документа в середовищі текстового процесора Word ХХ. складається з наступних етапів:

Етап 1 - створення постійної частини форми у вигляді текстів і таблиць;

етап 2 - створення постійної частини форми у вигляді кадру, де розміщують рисунок;

етап 3 - створення змінної частини форми;

етап 4 - захист і збереження форми.

2-й рівень інформаційної технології - це рівень операції , в результаті виконання яких буде створено конкретний обєкт в вибраному на 1-му рівні програмному середовищі. Поняття операції інформаційної технології теж розглянемо на прикладі.

Наприклад: як слід розуміти операцію інформаційної технології?

Розглянемо етап 2 технології створення постійної частини форми документа у вигляді кадру в середовищі текстового процесора Word ХХ.0. Він складається з наступних операцій:

- операція I - створення кадру;

- операція 2 - налагодження кадру;

- операція 3 - впровадження в кадр рисунка.

3-й рівень інформаційної технології - це рівень дії. Його розглядають - як сукупність стандартних для кожного програмного середовища прийомів роботи, які приводять до виконання поставленої у відповідній операції цілі. Кожна дія змінює вигляд екрана. Для більш чіткого уявлення про поняття дії в інформаційній технології, звернемось до прикладу.

Наприклад: як слід розуміти дію інформаційної технології?.

Розглянемо операцію 3 - впровадження в кадр рисунка в середовищі текстового процесора Word ХХ.0. Вказана операція складається з наступних дій:

дія 1 - встановлення курсору в кадрі;

дія 2 - виконання команди Вставка, Рисунок;

дія 3 - встановлення значень параметрів в діалоговому вікні

Нарешті, 4-й рівень інформаційної технології -це рівень елементарних операцій по управлінню мишкою і клавіатурою. Звернемося до прикладу елементарної операції інформаційної технології.

Наприклад: як слід розуміти елементарну операцію інформаційної технології?

Це може бути введення команди, натискання правої кнопки миші, вибір пункту меню і т.п.

Тут необхідно розуміти, що освоєння інформаційної технології і подальше її використання повинні зводитись до того, що:

Спочатку потрібно оволодіти набором елементарних операцій, кількість яких обмежена..

З цього обмеженого числа операцій в різних комбінаціях складається дія,

З дій, також в різних комбінаціях, складаються операції,

Останні визначають той або інший технологічний етап.

Сукупність технологічних етапів утворює технологічний процес (технологію).

Технологічний процес необовязково повинен складатись з усіх рівнів, вказаних на рис. 2.1, він може починатись з будь-якого рівня і не включати, наприклад, етапи або операції , а складатись тільки з дій. Для реалізації етапів технологічного процесу можуть використовуватись різні програмні середовища.

Інформаційна технологія, як і будь-яка інша, повинна відповідати наступним вимогам:

забезпечувати високий ступінь поділу усього процесу оброблення інформації на етапи ( фази), операції , дії;

включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

мати регулярний характер.

Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані і уніфіковані, що дозволяє більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами.

Розділ 3. Поняття інформаційних технологій для управління офісом й прийняття рішень

3.1 Інформаційні технології автоматизації офісу

Характеристика і призначення

Історично автоматизація почалася на виробництві і потім розповсюдилася на офіс. Спочатку автоматизація офісу мала на меті лише автоматизацію рутинної секретарської роботи. З розвитком засобів комунікацій, автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців і управлінців. Вони побачили можливість підвищити продуктивність своєї праці шляхом впровадження автоматизації офісних технологій..

Автоматизація офісу покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками і наказами), а лише доповнити її. Використовуючись спільно, обидві ці системи дозволяють:

1. забезпечити раціональну автоматизацію управлінської праці;

2. надати якнайкраще забезпечення управлінців інформацією.

Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, фахівцями, секретарями і конторськими службовцями. Причини привабливості автоматизованого офісу для менеджерів усіх рівнів управління можна назвати наступні:

1. Автоматизований офіс привабливий у фірмі тому що підтримує внутрішньофірмовий звязок персоналу;

2. Автоматизований офіс привабливий у фірмі том, що надає персоналу управлінців нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.

Інформаційна технологія автоматизованого офісу включає організацію і підтримку комунікаційних процесів як усередині організації, так і із зовнішнім середовищем на базі компютерних мереж і інших сучасних засобів передачі і роботи з інформацією.

Рис 3.1. Основні компоненти інформаційної системи автоматизації офісу

Офісні автоматизовані технології привабливі для групового вирішення проблем. Офісні автоматизовані технології дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість виконувати зростаючий обєм робіт. Проте ця перевага є другорядною в порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу як інструмент для вирішення фахових проблем. Перш за все, тому, що поліпшення ефективності рішень, що приймаються менеджерами, можуть забезпечити економічне зростання фірми. В даний час відомі декілька десятків програмних компютерних продуктів і некомпютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу, див Рис. 3.1.

Можна назвати наступні найбільш поширені програмні продукти для компютеризації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопошта, компютерні конференції і телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.

В інформаційній технології автоматизації офісу широко використовуються і некомпютерні засоби: аудіо - і відео конференції, звязок факсиміле, ксерокс і інші засоби оргтехніки.

Основні компоненти

База даних. Обовязковим компонентом будь-якої технології є база даних. В автоматизованому офісі база даних концентрує в собі дані про виробничу систему фірми. Інформація в базу даних може також надходити із зовнішнього оточення фірми. Фахівці повинні володіти основними технологічними операціями по роботі в середовищі баз даних. Наприклад: В базі даних фіксуються відомості про щоденні продажі, які подають торгові агенти фірми, а також відомості про щотижневі поставки сировини.

Можуть щодня по електронній пошті надходити з біржі зведення про курс валют або котировки цінних паперів, у тому числі і акцій цієї фірми. Ці дані щодня корегуються у відповідному масиві бази даних.

Інформація з бази даних надходить на вхід компютерних додатків (програм), таких, як текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, компютерні конференції і ін. Будь-який компютерний додаток автоматизованого офісу забезпечує працівникам звязок один з одним та із іншими фірмами. Отримана з бази даних, інформація може бути використана і в некомпютерних технічних засобах для передачі, тиражування, зберігання.

Дамо короткі характеристики основних компютерних засобів автоматизації офісу. Різні види програмного забезпечення призначені для обробки різних видів інформації. Інформаційну технологію автоматизації офісу можна розглядати як сукупність чітко визначених дій персоналу по переробці інформації на компютері.

Досягненню мети допомагає розподіл програмного забезпечення по функціональному призначенню, уніфікація елементарних операцій, стандартизація елементів (команд, кнопок…), типізація операцій, дій, етапів.

Найпершим кроком у технологічному ланцюжку вирішення конкретної задачі є правильний вибір необхідного програмного забезпечення, див. Табл.3.1.

Розподіл типових задач та видів програмного забезпечення до певної міри є умовним, але являється підґрунтям для вибору інструментарію вирішення задачі.

Таблиця 3.1 Типові задачі та види програмного забезпечення

Текстовий процесор. Цей вид прикладного програмного забезпечення призначений для створення і обробки текстових документів. Він дозволяє додавати або вилучати слова, переміщувати речення і абзаци, встановлювати формат, маніпулювати елементами тексту і режимами і т.д. Підготований документ, працівник записує у зовнішню память, роздруковує і (при необхідності) передає по компютерній мережі. Таким чином, у розпорядженні менеджера є ефективний вид письмової комунікації. Регулярне отримання, підготовлених за допомогою текстового процесора, листів і докладів, дає можливість менеджеру постійно оцінювати ситуацію на фірмі.

Комплексна технологія Word “Злиття” дозволяє швидко і ефективно використовувати дані із бази даних для підготовки документів, що мають одинаків зміст, але відрізняються конкретними даними.

Електронна пошта. Електронна пошта (E-mail), ґрунтується на використанні компютерів в мережі і дає можливість користувачу одержувати, зберігати і надсилати повідомлення своїм партнерам у мережі.

Зазначимо, що звязок в електронній пошті- тільки однонаправлений. Це обмеження, на думку багатьох дослідників, не є дуже важливим. Для забезпечення двостороннього звязку доведеться багато разів надсилати і приймати повідомлення по електронній пошті або скористатися іншим способом комунікації.

Електронна пошта може надавати користувачеві різні можливості залежно від програмного забезпечення, що використовується. Наприклад, повідомлення можна надіслати одночасно усім членам певної групи користувачів. Щоб надіслане повідомлення стало доступним певній категорії користувачів електронної пошти, його варто розмістити на компютерній дошці оголошень. При бажанні можна вказати, що це приватна кореспонденція. Ви також можете отримати підтвердження про отримання повідомлення адресатом.

Є дві можливості впровадження електронної пошти.

Перша - купити власне технічне і програмне забезпечення і створити власну локальну мережу компютерів, реалізовуючи функцію електронної пошти.

Друга можливість повязана з придбанням послуги використання електронної пошти, яка надається спеціалізованими організаціями звязку за періодичну платню.

Аудіопошта. Це пошта для передачі повідомлень голосом. Вона нагадує електронну пошту, за винятком того, що замість набору повідомлення, ви передаєте його через телефон. Надіслані Вам повідомлення Ви одержуєте також по телефону Система включає спеціальний пристрій для перетворення аудіо сигналів в цифровий код і зворотно, а також підключається компютер для зберігання аудіо повідомлень в цифровій формі. Аудіопошта також реалізується в мережі.

Пошта для передачі аудіоповідомлень може успішно використовуватися для групового вирішення проблем. Для цього відправник повідомлення повинен додатково вказати список осіб, для яких дане повідомлення призначено. Система періодично продзвонюватиме усіх вказаних співробітників для передачі їм повідомлення.

Головною перевагою аудіопошти (в порівнянні з електронною) є те, що вона більш проста. При її використовуванні не потрібно вводити дані з клавіатури.

Табличний процесор. Табличний процесор так само, як і текстовий процесор, є базою інформаційної культури співробітника офісу. Функції сучасних програмних середовищ табличних процесорів дозволяють виконувати численні операції над даними, представленими в табличній формі. Обєднуючи ці операції по загальних ознаках, можна виділити найчисленніші і вживані групи технологічних операцій:

введення даних - як з клавіатури, так і з баз даних (наприклад із таблиць, наприклад із таблиць Access;

обробка даних (сортування, автоматичне формування підсумків, копіювання і перенесення даних, різні групи операцій по обчисленнях, агрегація даних і т.д.);

надання результуючої інформації в роздрукованому вигляді, у вигляді файлів, що імпортуються, в інші системи, або безпосередньо в базу даних;

зручне оформлення табличних форм представлення даних;

багатопланове і якісне оформлення даних у вигляді діаграм і графіків;

проведення інженерних, фінансових, статистичних розрахунків;

проведення математичного моделювання і ряд інших допоміжних операцій.

Будь-яке сучасне середовище табличного процесора має засоби пересилання даних по мережі.

Електронний календар. Він надає ще одну можливість використовувати мережевий варіант компютера для зберігання і маніпулювання робочим розкладом управлінців і інших працівників організації. Менеджер (або його секретар) встановлює дату і час зустрічі (чи іншого заходу), проглядає одержаний розклад, вносить зміни за допомогою клавіатури. Технічне і програмне забезпечення електронного календаря повністю відповідає аналогічним компонентам електронної пошти. Більш того, програмне забезпечення календаря часто є складовою частиною програмного забезпечення електронної пошти.

Система додатково дає можливість отримати доступ також і до календарів інших менеджерів. Вона може автоматично погоджувати час зустрічі з їх власними розкладами. Використання електронного календаря виявляється особливо ефективним для менеджерів вищих рівнів управління, робочі дні яких розписані надовго вперед.

Компютерні конференції і телеконференції. Компютерні конференції використовують компютерні мережі для обміну інформацією між членами групи, що вирішують певну проблему. Кількість учасників компютерної конференції може бути у багато разів більше, ніж аудіо - і відео конференцій.

В літературі часто можна зустріти термін телеконференція. Телеконференція включає три типи конференцій: аудіо, відео і компютерну.

Відеотекст. Він заснований на використовуванні компютера для отримання відображення текстових і графічних даних на екрані монітора. Для осіб, що ухвалюють рішення, є три можливості отримання інформації у формі відеотексту:

створити файли відеотексту на своїх власних компютерах;

укласти договір із спеціалізованою компанією на отримання доступу до розробленим нею файлів відеотексту. Такі файли, спеціально призначені для продажу. Вони можуть або зберігатися на серверах компанії, що здійснює подібні послуги, або поставлятися клієнту на магнітних або оптичних дисках;

укласти договори з іншими компаніями на отримання доступу до їхніх файлів відео тексту.

Обмін каталогами і цінниками ( прайс-листами) своєї продукції між компаніями у формі відеотексту набуває зараз все більшу популярність.

Що ж до компаній, що спеціалізуються на продажу відеотексту, то їх послуги починають конкурувати з такою друкарською продукцією, як газети і журнали. Так, в багатьох країнах зараз можна замовити газету або журнал у формі відеотексту, не говорячи вже про поточні зведення біржової інформації.

Зберігання зображень. В будь-якій фірмі необхідно тривалий час зберігати велику кількість документів. Їх число може бути таким великим, що зберігання навіть у формі файлів викликає серйозні проблеми. Тому виникла ідея зберігати не сам документ, а його образ (зображення), причому зберігати в цифровій формі.

Зберігання зображень (imaging) є перспективною офісною технологією і ґрунтується на використовуванні спеціального пристрою - оптичного розпізнавача образів, який дозволяє перетворювати зображення документа або фільму в цифровий вигляд для подальшого зберігання в зовнішній памяті компютера. Збережене у цифровому форматі зображення може бути у будь-який момент виведене в його реальному вигляді на екран або принтер.

Для зберігання зображень використовуються оптичні диски, що мають величезні обсяги памяті. Так, на пятидюймовий оптичний диск можна записати близько 200 тис. сторінок.

Слід нагадати, що ідея зберігання зображень не нова і реалізовувалася раніше на основі мікрофільмів і мікрофіш. Створенню даної технології сприяла поява нового технічного рішення - оптичного диска в комбінації з цифровим записом зображення.

Аудіоконференції. Вони використовують аудіозвязок для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми. Найпростішим технічним засобом реалізації аудіоконференцій є телефонний звязок, оснащений додатковими пристроями, що дають можливість участі в розмові більш ніж двом особам. Створення аудіоконференцій не вимагає наявності компютера, а лише припускає використання двостороннього аудіозвязку між її учасниками.

Використання аудіоконференцій полегшує ухвалення рішень, воно дешеве і зручно. Ефективність аудіоконференцій підвищується при виконанні наступних умов:

працівник, що організовує аудіоконференцію, повинен заздалегідь забезпечити можливість участі в ній всіх зацікавлених осіб;

кількість учасників конференції не повинна бути дуже великою (звичайно не більше шести), щоб утримати дискусію в рамках обговорюваної проблеми;

програма конференції повинна бути повідомлена її учасникам завчасно, наприклад, з використанням звязку факсиміле;

перш ніж почати говорити, кожен учасник повинен представлятися;

потрібно організувати запис конференції зберігання;

запис конференції має бути роздрукований і відправлений всім її учасникам.

Відеоконференції. Вони призначені для тієї ж мети, що і аудіоконференції.Для організації відеоконференцій застосовується відеоапаратура. Їх проведення також не вимагає компютера. В процесі відеоконференції її учасники, віддалені один від одного на значну відстань, вони можуть бачити на телевізійному екрані себе і інших учасників. Одночасно з телевізійним зображенням передається звуковий супровід.

Хоча відеоконференції дозволяють скоротити транспортні і командировочні витрати, більшість фірм застосовує їх не тільки з цієї причини. Ці фірми бачать в них можливість привернути до рішення проблем максимальну кількість менеджерів і інших працівників, територіально видалених від головного офісу.

Побудувати телеконференції можна по-різному. Найбільш популярні три конфігурації побудови відеоконференцій:

односторонній видео- і аудіозвязок. Тут видео- і аудіо сигнали йдуть тільки в одному напрямі, наприклад від керівника проекту до виконавців;

односторонній видео- і двосторонній аудіозвязок. Такий аудіозвязок дає можливість учасникам конференції, що приймають відеозображення, обмінюватися аудіоінформацією з передаючим відеосигнал учасником;

двосторонній видео- і аудіозвязок. В цій найдорожчій конфігурації використовуються двосторонній видео - і аудіозвязок між всіма учасниками конференції, які звичайно мають один і той же статус.

Звязок факсиміле. Цей звязок заснований на використовуванні факс-апарату, здатного читати документ на одному кінці комунікаційного каналу і відтворювати його зображення на іншому.

Звязок факсиміле вносить свій внесок в ухвалення рішень за рахунок швидкої і легкої розсилки документів учасникам групи, що вирішує певну проблему, незалежно від географічного положення кожного із учасників групи.

3.2 Інформаційні технології підтримки ухвалення рішень

Системи підтримки ухвалення рішень і, відповідна їм, інформаційна технологія зявилися зусиллями в основному американських учених в кінці 70-х - початку 80-х рр.. Цьому сприяли:

1. широке розповсюдження персональних компютерів та стандартних пакетів прикладних програм,

2. успіхи у створенні систем штучного інтелекту.

Головною особливістю інформаційної технології підтримки ухвалення рішень є якісно новий метод організації взаємодії людини і компютера. Вироблення рішення, що є основною метою цієї технології, відбувається в результаті ітераційного процесу в якому беруть участь:

система підтримки ухвалення рішень в ролі обчислювальної ланки і обєкту управління;

людина як управляюча ланка - вона задає вхідні дані і оцінює результат, отриманих на компютері, обчислень.

Закінчення ітераційного процесу відбувається по рішенню людини. В цьому випадку можна говорити про здатність інформаційної системи спільно з користувачем створювати нову інформацію для ухвалення рішень, див. Рис. 3.1.

Рис. 3.1. Рішень в системах підтримки ухвалення рішень

Додатково ( до цієї особливості інформаційної технології підтримки ухвалення рішень можна вказати ) ще ряд характеристик:

орієнтація на рішення слабо структурованих ( неформалізованих) задач;

поєднання традиційних методів доступу і обробки компютерних даних з можливостями математичних моделей і методами вирішення задач на основі математичних моделей;

спрямованість на непрофесійного користувача компютера;

висока адаптивна можливість пристосовуватися до особливостей наявного технічного і програмного забезпечення, а також до вимог користувача.

Інформаційна технологія підтримки ухвалення рішень може використовуватися на будь-якому рівні управління.

Крім того, рішення, що приймаються на різних рівнях управління, часто повинні координуватися.

Тому важливою функцією як систем підтримки прийняття рішень, так і технологій є забезпечення координації дій осіб, що ухвалюють рішення, як на різних рівнях управління, так і на одному рівні.

Основні компоненти

Розглянемо структуру системи підтримки ухвалення рішень, а також функції її блоків, які визначають основні технологічні операції, див. Рис.3.2, що наведено нижче.

До складу системи підтримки ухвалення рішень входять такі головні компоненти:

база даних,

база моделей,

програмна підсистема, яка складається з систем управління базою даних (СУБД), системи управління базою моделей ( СУБМ) і системи управління інтерфейсом між користувачем і компютером.

База даних. База даних відіграє в інформаційній технології підтримки ухвалення рішень важливу роль. Дані із баз даних можуть використовуватися безпосередньо користувачем для розрахунків, що здійснюються за допомогою математичних моделей.

Розглянемо джерела даних і їх особливості.

1. Частина даних надходить у базу даних від інформаційної системи операційного рівня. Щоб ефективно використовувати вказані дані, останні повинні бути заздалегідь оброблені. Для цього є дві можливості: