Розробка системи менеджменту у ВАТ "Геотехнічний інститут"

Види контролю та ресурсів

Виявлені у процесі контролю недоліки, відхилення та збої

Прийняття відповідних управлінських рішень в керуючій системі з метою усунення недоліки, відхилення та збоїв

Характеристика впливу регулювання на посадових осіб та підрозділи організації

1

2

3

4

Попередній контроль

Трудові

У процесі попереднього контролю виявлено, що жоден із кандидатів на посаду заступника директора з виробництва не відповідає кваліфікаційним вимогам.

Директор прийняв рішення залучитися підтримкою служби зайнятості.

Забезпечить компетентне прийняття рішень.

Інформаційні

Виявлено, що наявна інформація є недостовірною.

Директор приймає рішення щодо покращення комунікацій із зовнішнім середовищщем.

Запобігає лишнім витратам організації

які виникли б у звязку з неефективним функціо-нуванням через отриману недоречну інформацію.

Фінансові

Виявлено, що фактичні находження не відповідають плановим.

Заступник директора з економіки разом із головним бухгалтером, приймають рішення ще раз перерахувати усі надходження та видатки підприємства, виявити причину їх розбіжностей.

Запобігає перевищенню різним фінансовим непорозумінням.

Матеріальні

У процесі огляду нестачу двох пачок паперу

Директор приймає рішення про вияснення причини нестачі у постачальника.

Забезпечує товариство усім необхідним

Поточний контроль

Трудові

Виявлено, що один із інженерів невпевнено виконує креслення.

Директор видає наказ про відвідування відповідних курсів..

Запобігає поганому виконанню праці.

Інформаційні

Виявлено, що бухгалтер подав головному бухгалтеру неточні фінансові результати.

Заступник директора з головний бухгалтер дає штрафне попередження головному бухгалтеру.

Забезпечує належне ставлення до роботи.

Фінансові

Виявлено неефективне розпорядження коштами

Головний бухгалтер приймає рішення удосконалити бухгалтерського обліку.

Забезпечує нормальний обіг фінансів.

Матеріальні

Невміле користування вимірювальним обладнанням

Директор просить підлеглих детальніше ознайомитися з інструкцією по експлуатації вимірювальних приладів

Забезпечує вміле корис-тування сучасною технікою.

Завершальний контроль

Трудові

Невідповідне нагородження

Директор приймає рішення

Забезпечує покращення

1

2

3

4

роботи активних працівників

про нагородження особливо старанних працівників.

продуктивності праці.

Інформаційні

Неефективна система комунікацій.

Директор приймає рішення про удосконалення комунікацій на підприємстві.

Запобігає непорозумінням та суперечкам.

Фінансові

Виявлено неналежний контроль за грошовими коштами та їх обігом.

Директор приймає рішення про посилення фінансової дисципліни.

Забезпечує раціональне використання фінансових ресурсів.

Матеріальні

Недораховано 5-и пачок олівців.

Заступник директора із виробництва вимагає від підлеглих посиленої пильності за майном підприємства.

Застерігає підприємство від крадіжок.

Групи методів менеджменту

Види методів менеджменту

Приклади застосування конкретних методів менеджменту в організації

Характеристика взаємозвязку функцій і методів менеджменту в організації

Характеристика механізмів взаємодії різних методів менеджменту в організації

1

2

3

4

5

Економічні плани

Економічні плани

Бюджет організації, розробка плану розподілу коштів підприємства.

Взаємодіє із функцією менеджменту планування.

Разом із матеріаль-ними стимулами забезпечить ефек-тивне функціону-вання підприємства на ринку.

Матеріальні стимули

Базується на використанні форм та систем оплати праці.

Тісно повязані з функцією менеджменту мотивування.

У поєднанні з економічними планами та адмініс-тративними, соціально -психологічними методами сприяють досягненню встановлених цілей.

Технолог-гічні

методи

Технологічні документи

Послідовність виконання будівельних робіт .

Повязані з функцією контролювання.

Разом із організаційними методами забезпечують ефективність виконання роботи.

Конструкторські документи

Повязані з функцією менеджменту плануван-ня.

У взаємодії із соціально-психологічними методами допоможе працівникам легше зорієнтуватися в приміщені в перші дні роботи.

Соціаль-но-психоло-гічні методи

Соціальні плани

Створення хороших умов праці та відпочинку.

Формується у результаті реалізації конкретної функції менеджменту „Управління виробничо-господарською діяльністю”, а саме у процесі планування.

Взаємодіє із бюджетом організації, матеріальними стимулами, органі-заційними діями.

Моральні стимули

Виноситься подяка працівникам, котрі сумлінно працюють.

Тісно повязані із загальною функцією менеджменту мотивування.

Взаємодіє з роз-порядчими адмініс-тративними методами шляхом затвердження наказу директор-ром про винесення подяки сумлінним працівникам.

Методи формування колективів та

Формуються групи працівників відповідно стажу роботи, кваліфікації

Взаємодіють з функцією менеджменту організування.

Взаємодіє з організаційними методами та має на

1

2

3

4

5

соціально-психологічного клімату в колек-тиві.

та кількості вакантних робочих місць, їх характеру

меті забезпечити високу продуктивність праці

Адмініс-тративні методи

Організаційні методи

Наказ директора про залучення додаткової кількості працівників

Тісний звязок із функцією планування

Взаємодіє із розпорядчими методами та економічними планами.

Розпорядчі методи

Розпорядження директора про преміювання працівників.

Тісно повязані із функцією мотивування

Взаємодіє із соціальними планами.

Дисциплінарні

Директора попереджує персонал про застосування штрафних санкцій у разі порушення дисципліни.

Повязана із загальною функціями менеджмент-ту організування та мотивування.

Санкції передбачають матеріальні стягнення з порушників.

Характеристика управлінських рішень

Приклади, які відображають характеристики управлінських рішень в організації

1

2

Види управлінських рішень

1. За сферою охоплення:

загальні рішення

Директор приймає рішення про побудову мережі нафтопроводів та житлових будинків

часткові рішення

Заступник директора з економки праці відповідним наказом затверджує положення щодо преміювання окремих працівників працівників.

2. За тривалістю дії:

перспективні рішення

Директор приймає рішення про здійснення ЗЕД .

поточні рішення

Заступник директора з виробничо-господарської діяльності приймає рішення про оновлення вимірювальної техніки.

оперативні рішення

Заступник директора з економіки приймає рішення про негайне здійснення обрахунків усіх фінансових витрат

3. За рівнем прийняття:

рішення на вищому рівні управління

Директор підприємства приймає рішення про розширення видів діяльності.

рішення на середньому рівні управління

Начальник відділу праці та обслуговування видає наказ про підвищення рівня обслуговування.

рішення на нижчому рівні управління

Інженер Романів прийняв рішення звільнитися з роботи

4. За характером вирішуваних організацією завдань:

організаційні запрограмовані рішення

Головний бухгалтер видає наказ бухгалтерам про передачу йому документів про розмір бюджету за місяць.

організаційні незапрограмовані рішення

Заступник директора з економіки приймає рішення про штрафування 3-х працівників.

компромісні рішення

Заступник директора з виробничо-господарської діяльності встановив ціну за виконання робіт 10000грн, а не 8500.

5. За способом обґрунтування:

інтуїтивні рішення

Директор приймає рішення про відкриття відділу ЗЕД.

рішення, які базуються на судженнях

Директор приймає рішення про імпорт товарів.

раціональні рішення

Головний бухгалтер приймає рішення про по частинну оплату заборгованості з транспортних послуг

6. За способом прийняття:

одноособові рішення

Головний бухгалтер приймає рішення про удосконалення бухгалтерського обліку на підприємстві.

колегіальні рішення

Група експертів з санепідемстанції приймає рішення про огляд товариства

колективні рішення

Колектив підприємства на зборах приймає рішення, щодо збору коштів у благодійний фонд.

7. За характером прийняття:

економічні рішення

Заступник директора з економіки приймає рішення про отримання кредиту на оплату заборгованості з транспортних послуг.

технологічні рішення

Заступник директора з виробництва приймає рішення щодо реалізації нового методу досліджень

соціально-психологічні рішення

Директор приймає рішення про покращення умов праці на підприємстві та забезпечення позитивного психологічного клімату у колективі.

адміністративні рішення

Директор підписує наказ про матеріальні стягнення у випадку прогулів без поважних причин.

Умови прийняття управлінських рішень:

1

2

1. Право прийняття.

Директор може приймати будь-які рішення, а наприклад, начальник виробничого відділу може приймати лише ті рішення, що стосуються його відділу.

2. Повноваження.

Інженер не може приймати рішень, які входять у повноваження головного бухгалтера.

3. Обовязковість.

Рішення про прийняття на роботу додаткової кількості працівників у звязку із розширенням видів діяльності організації.

4. Компетентність.

Заступник директора з ЗЕД повинен бездоганно орієнтуватися у тенденціях закордонних ринків.

5. Відповідальність.

При прийнятті помилкових рішень менеджери, котрі їх прийняли будуть нести матеріальну та адміністративну відповідальність.

Фактори, які впливають на процес прийняття рішень:

1. Особисті якості менеджера.

Менеджер з більшим досвідом роботи буде приймати компетентніші рішення ніж звичайний спеціаліст.

2. Поведінка менеджера.

Менеджер повинен вміти підтримувати дисципліну та хороші стосунки з колективом.

3. Середовище прийняття рішень.

Директор знає про негаразди нашої економічної системи.

4. Інформаційні обмеження.

Директор повинен дбати про наявність великої кількості інформаційних каналів

5. Взаємозалежність рішень.

Оплата заборгованості з транспортних послуг вимагає взаємо узгодженості з обрахунками бухгалтерів.

6. Очікування можливих негативних наслідків.

При будівництві певних споруд можна очікувати їх нищення через різні природні явища.

7. Можливість застосування сучасних технічних засобів.

Сучасне обладнання пришвидшить процес надання послуг.

8. Наявність ефективних комунікацій.

Директор повинен дбати про наявність ефективних комунікацій

9. Відповідність організаційної структури управління цілям і місії організації.

Невідповідність організаційної структури управління її місії та цілям сприяє неефективному процесу прийняття управлінських рішень.

Підходи до оптимізації управлінських рішень:

1. Науковий метод.

У процесі прийняття рішень щодо удосконалення керівництва на першому етапі буде вивчатися система управління організацією, особисті якості керівників, на другому - аналізуватись отримана інформація, на третьому висуватись гіпотеза -відсутність узгодженості стилів керівництва керівників і раціональним буде дати можливість керівникам узгодити свої погляди , на четвертому -психологи пропонують директору переговорити із заступниками, на пятому етапі - директор та заступники сідають за стіл переговорів та розвязують існуючу проблему

2. Системна орієнтація.

Рішення про імпорт базується на популярності та якості закордонної сировини, обладнання.

3. Використання моделей.

За допомогою використання головним бухгалтером такого методу моделювання, як економічний аналіз, можна чітко визначити перспективні економічні умови, за яких загальний дохід зрівняється з підсумковими витратами.

Види комунікацій

Характеристика конкретних видів комунікацій

Приклади використання інформації при різних видах комунікацій

Приклади застосування документів при здійсненні різних видів комунікацій

1

2

3

4

1. За сферою охоплення:

Між організацією та зовнішнім середовищем

Здійснюється обмін інформацією між організацією та споживачами, постачальниками, державою, політичною системою.

Здійснюється шляхом реалізації рекламної кампанії.

Договір про між підпри-ємством та рекламною агенцією.

Організаційні

- від вищих рівнів управління до нижчих (зверху вниз)

Передається інформація про планові завдання, зміни у діяльності організації, нововведення

Директор інформує підлеглих про раціоналізацію видів діяльності.

-.

- від нижчих рівнів управління до вищих (знизу вгору)

Передається звітна інформація про виконану роботу, недоліки; висуваються прохання, пропозиції, рекомендації

Інженери звітують головному інженеру, а той начальнику виробничого відділу про виконання плану

Доповідна записка

- між різними підрозділами

Передається інформація стосовно конкретних взаємозалежних сфер, параметрів, завдань виробничо-господарської діяльності

Передається інформація від інженерів до геодезистів про завтрашню ревізію

-

- між менеджером і його підлеглими (робочою групою)

Передається інформація про конкретні завдання, котрі стоять перед колективом, зміну технології роботи, очікувані зміни у структурі колективу керівника

Спеціаліст з питань праці планує звільнитись

Заява

Міжособистісні

Передається службова, фінансова, виробничо-господарська, та ін. інформація між окремими працівниками в межах організації

Один геолог повідомляє другого про підвищення зарплати.

-

2. За способом виникнення:

Формальні

Передається офіційна інформація організаційними комунікаційними каналами в межах організаційної структури управління

Головний дослідник дав завдання підлеглим дослідити територію слідую чого проекту

Наказ

Неформальні

Передається між працівниками організації неофіційно, тобто у межах неформальних груп, і може

Головний гідролог повідомляє бухгалтера, що скоро буде премєра нової оперної вистави

-

3. За способом здійснення:

Вербальні

Словесні комунікації, які здійснюються через розмови, усні заяви, повідомлення

Начальник виробничого відділу повідомив підлеглих, що у всіх завтра вихідний за рахунок святкування 9-

го травня

-

1

2

3

4

Невербальні

Несловесні комунікації, які здійснюються з використанням мови жестів (погляду, виразу обличчя, посмішки тощо)

Майстер кивком голови дав ремонтникам згоду на 10-и хвилинну перерву.

-

Характеристика формальних груп

Формальні групи

Склад

Чис.

Вертикальні

Мотиви виникнення

Заходи з підвищення ефективності

Командна група

Директор та заступник директора

5

Спільне вирішення проблем підприємства

Звіт про стан фінансових справ підприємства

Цільова група

Директор, заступники, начальники

6

Вертикальні

Для досягнення цілей

Раціоналізація структури управління

Бюджетний комітет

Директор, головний бухгалтер, бухгалтера.

7

Вертикальні та горизонтальні

Для покращення раціоналізації ресурсів

Інформація про структуру витрат підприємства

Група стимулювання

Начальник відділу праці та зарплати

3

Горизонтальні

Для розроблення ефективних методів стимулювання та мотивування праці

Забезпечення усією трудовою інформацією

Група обслуговування

Спеціалісти з обслуговування

3

Горизонтальні

Для зацікавлення споживачів послугами товариства

Забезпечення усією організаційно інформацією

Інженерна група

Інженери

10

Горизонтальні

Для розроблення ефектних проектів

Забезпечення усіма необхідними креслярськими засобами

Геологічна група

Геологи

10

Горизонтальні

Для досконалішого вивчення будови землі та інтенсивнішого пошуку корисних копалин

Забезпечення усіма необхідними пошуковими приладами

Гідрологічна група

Гідрологи

5

Горизонтальні

Для досконалішого вивчення гідросфери певної місцевості та передбачення усіх негативних явищ

Забезпечення вимірювальною та сейсмологічною технікою

Група розвідки

Розвідники

10

Горизонтальні

Для достеменної розвідки певної місцевості

Забезпечення усією необхідною інформацією

Група економістів

Директор, заступник директора з економіки, головний бухгалтер, бухгалтера.

8

Вертикальні та горизонтальні

Для вирішення економічних проблеми

Удосконалення інформаційних каналів

Командна група*

Директор та його заступники

4

Вертикальні

Для досягнення встановлених цілей та вирішення проблем організації

Налагодження комунікацій

1

2

3

4

5

6

Цільова група*

Заступник директора з ЗЕД, відділ ЗЕД

4

Вертикальні та горизонтальні

Для того, щоб вивести товариство на міжнародний ринок

Встановлення високої зарплати

Група ЗЕД*

Спеціалісти з ЗЕД

2

Горизонтальні

Для повного вивчення іноземних ринків

Удосконалення комунікаційних каналів

Група ринкознавців

Заступник директора з економіки, бухгалтера, заступник з ЗЕД та спеціалісти з ЗЕД

9

Вертикальні та горизонтальні

Для вирішення усіх проблем між ринком та товариством

Удосконалення комунікаційних каналів

Неформальні групи

Характеристика неформальних груп.

Склад

Чисельність

Звязки

Мотиви виникнення

Заходи з підвищення ефективності

Група любителів футболу

Директор, заступники, будівельники, гідрологи

10

Неформальні звязки

Для обговорення подій у футбольному світі.

Забезпечення квитками на футбольні матчі

Група незадоволених керівництвом

Начальники відділів

10

Через небажання керівників прислухатись до їх ідей

Довести ефективність своїх ідей

Група любителів рибалки

Заступник директора з економіки, бухгалтера, інженери

20

Через спільний азарт до риболовлі.

Подарувати сучасні вудочки.

Група лижників

Геодезисти, гідрологи, розвідники

10

Через спільне захоплення лижним катанням.

Забезпечити квитками на лижні бази.

Група книголюбів

Заступник директора з виробничо-господарської

діяльності, головний бухгалтер,

2

За спільними інтересами до книг.

Книжкові подарунки за старанне виконання роботи

Група любителів оперної музики

Головний гідролог, бухгалтер

2

За спільним захопленням оперною музикою

Забезпечення квитками в оперний театр

Група любителів компютерних ігор

Бухгалтера, спеціалісти з питань праці та зарплати

5

За спільним фанатизмом від компютерних ігор

Забезпечення новими цікавими іграми

Група любителів туризму*

Спеціалісти з ЗЕД, начальник відділу імпорту та головний інженер

4

Для задоволення потреб проведення відпочинку на природі.

Надання путівок для відпочинку

Група прагнучих брати участь в управлінні товариством*

Начальник відділу експорту, головний геодезист

2

За спільними бажаннями поділитися своїми ідеями

Залучення до управління

Підходи до ефективного керівництва

Загальна характеристика

Обґрунтування параметрів керівництва конкретними посадовими особами апарату управління

Директор

Заступник директора економіки

Заступник директора виробничо-господарської діяльності

1

2

3

4

5

Форми влади:

- примусу

Базується на забезпеченні впливу на працівників через примус, їхній страх втратити роботу, захищеність, повагу.

+

Пильніше слідкувати за діяльністю підлеглих

+

- винагороди

Базується на фор - муванні керівником необхідної поведінки підлеглих шляхом застосування системи матеріального та

морального стимулювання

Слід більше звертати увагу на результати виконаних завдань

+

+

- законна

Базується на традиціях, що склалися в організації у сфері взаємопідпоряд-кеування між керівником та підлеглими

+

Необхідно довести працівникам, що саме він керівник

+

- еталонна

Базується на харизмі керівника, тобто силі його особистих якостей, рис, що здатні викликати іні - ціативу у підлеглих

Необхідно частіше показувати свої знання

Необхідно довести підлеглим свою пріоритет-ність

+

- експертна

Базується на володінні керівником спеціальними знаннями , які можуть задовольнити потреби виконавців

Треба шукати більше необхідної інформації

+

+

дисциплінарна

Базується на поведінці підлеглих , яка відобра-жає дтримання установ - лених стандартів, інструкцій, критерій, методик, розпоряджень, наказів. Важливу роль при цьому відіграє якість законодавчої, нормативної,

+

Треба як слід контролювати підлеглих

+

1

2

3

4

5

адміністративної, інструктивної та інших баз

- інформаційна

Базується на використанні широкого спектру інформації, якою володіє менеджер. Ефективність використання цієї форми влади залежить від якості, достовірності та повноти інформації

Треба налагодити комунікації в товаристві

+

+

Стилі керівництва:

- на засадах системи Р. Лайкерта

Запропоновано 4 системи керівництва, які базуються на оцінці поведінки керівника: експлуататорсько - авторитарна, доброзичливо - авторитарна, кон - сультативно - демо - критична, на засадах участі працівників

Доброзичливо-авторитарна

На засадах участі працівників

Консультативно-демократична

- через структуру та повагу до підлеглих

Передбачає звернення уваги не лише на роботу, але і на підлеглих, та формування такої поведінки керівника, яка враховує особливості внутрішньої організації та взаємодії груп підприємства

Треба приділяти більше уваги працівникам

+

+

- на засадах управлінської гратки Р. Блейка і Дж. Моутон

Виділено 5 стилів керівництва від різноманітного поєднання керівником врахування інтересів вирибництва та людей: збіднене управління, влада підпорядкування, організаційне упр авління, управління на засадах міського клубу, групове управління

Знак „+” показує, які фори влади і стилі керівництва використовує керівник.

Таблиця 18

Результати оцінювання професійних якостей керівника

Посади керівників і оцінювання їх професійних якостей в балах

З таблиці видно, що рівень професіоналізму у заступника директора з виробничо-господарської діяльності найвищий

8. Оцінка ефективності систем менеджменту

В результаті використання у ВАТ „Геотехнічний інститут” нової раціональної системи менеджменту було одержано високі показники економічної, організаційної та соціальної ефективності системи менеджменту. На засадах розрахунків економічну ефективність раціоналізованої системи менеджменту підприємства у порівнянні з фактичною можна оцінити за такими показниками:

- як зростання асортименту послуг на 20%;

- зростання загального фонду оплати праці на 34,9%;

- зростання загального фонду основної зарплати на 16,7%;

- зростання фонду додаткової зарплати на 21,4%.

В результаті проведення організаційних змін було удосконалено також якість побудови організації, що полягає у значному покращенні системи управління товариством, підвищені оперативності прийняття управлінських рішень, зниженні рівня централізації функцій управління, що безумовно привело до покращення мікроклімату в організації та підвищення якості роботи працівників. Організаційну ефективність кількісно можна відобразити за такими показниками:

- збільшення чисельності працівників організації на 10%;

- збільшення кількості управлінських служб на 33,3%;

- зменшення рівня централізації на 10%.

Оцінюючи соціальну ефективність менеджменту потрібно зазначити, що зміни на краще цієї ефективності є найбільш бажаними для організації, оскільки турбота про працівників, їх умови праці для кожної організації повинні стояти на першому місці. Тому вся проведена раціоналізація наявної системи менеджменту, перш за все, мала на меті вдосконалення умов праці всіх працівників, покращення психологічного мікроклімату в колективі і організації в цілому, створення атмосфери захищеності і причетності до управління. При цьому внаслідок розширення видів діяльності, проведення рекламної кампанії відбулось збільшення груп споживачів, що зумовлюватиме зростання валового доходу.

Отже, на засадах оцінювання раціоналізованої системи менеджменту у порівнянні з фактичною, можна стверджувати, що організаційні зміни принесли позитивні результати та виправдали себе.

Висновок

Отже, ми розглянули фактичну і раціональну систему менеджменту в організації. Ретельно проаналізували вплив факторів зовнішнього та внутрішнього середовища, організували діяльність підрозділів, вдало стимулювали працівників до виконання завдань, проконтролювали та відрегулювали недоліки Завдяки ефективно удосконаленій системі менеджменту вирішилися існуючі проблеми, а також збільшили величину матеріального стимулювання працівників. Заробітна плата в раціональній системі зросла на 200 грн. У процесі раціоналізації системи менеджменту використовувалися методи менеджменту, що допомагало приймати рішення, були вирішені проблеми, які стояли перед підприємством. Підприємство виконує свої обвязки перед персоналом також досягає встановлених цілей, збільшився прибуток, розмір премій, заробітної плати, створені на підприємстві нові робочі місця. Також застосовувалися методи менеджменту та приймалися управлінські рішення. Було удосконалено систему комунікацій, що сприятиме хорошому мікроклімату в колективі та взаємо порозумінням.

У результаті ефективності фактичної та раціональної системи менеджменту можна стверджувати, що організаційні зміни принесли позитивні результати в економічній, організаційній та соціальній сферах

Список використаної літератури

1. О.Є. Кузьмін, “Сучасний менеджмент”, навчально-прикладний посібник, Львів 2003.

2. Господарський кодекс України

3. Цивільний кодекс України