Організаційна структура управління ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот"

36

Зміст

• Вступ
• • 1. Характеристика організаційно-економічної діяльності зат ”сєвєродонецьке обєднання азот”
  • 1.1 Загальна характеристика та напрямки діяльності ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання АЗОТ"
  • 1.2 Аналіз техніко-економічних показників діяльності підприємства
  • 2. Організаційна структура управління зат ”сєвєродонецьке об`єднання азот”
  • 2.1 Організаційна структура підприємства
  • 2.2 Структура та характеристика відділу кадрів
  • 3. Організація кадрового діловодства на підприємстві
  • 3.1 Робочі документи відділу кадрів та обробка інформації в підсистемі АСУ “Кадри”
  • 3.2 АРМ "Кадри"
  • 4. Місце кадрового планування в системі управління роботи з персоналом
  • Висновки
  • Перелік використаної літератури

Вступ

Управління підприємством в умовах ринкової економіки неможливе без ефективного управління персоналом. Управління персоналом підприємства - це надзвичайно складний та специфічний процес. Головним елементом усієї системи управління підприємства є персонал. Здатність персоналу одночасно виступати в ролі обєкта і субєкта управління є головною специфічною особливістю управління персоналом. Головна мета управління персоналом полягає в поєднанні ефективного навчання персоналу, підвищення кваліфікації та трудової мотивації, які спрямовані на розвиток здібностей працівників заради розвязання завдань, що стоять перед підприємством та його підрозділами.

На сучасному підприємстві кожний працівник є управлінцем, якщо за своєю посадою або знаннями він здійснює і відповідає за діяльність, котра впливає на функціонування та результативність підприємства.

Якість управлінської діяльності на підприємстві залежить насамперед від старанності добору і розстановки керівників і організаторів виробництва. Визначення потреби підприємства в робочій силі є складовою кадрового планування. Кадрова політика визначає цілі, які повязані з відношенням підприємства до зовнішнього оточення (ринок праці, взаємовідносини з державними органами і ін) і свого персоналу (участь в управлінні, стиль керівництва, вдосконалення системи професійного навчання, соціальні питання і ін).

У більшості компаній відділи кадрів чи служби управління людськими ресурсами більше звикли займатися плануванням чисельності працівників на підприємствах, їх головна задача - домогтися щоб на підприємстві було стільки працівників, скільки повинно бути у відповідності зі штатними розкладами.

Але сьогодні відділам кадрів важливо вже домагатися не просто своєчасного заповнення вакансій, щоб підтримувати на належному рівні обсяг виробництва. Система роботи з кадрами повинна бути спланована таким чином, щоб постійно домагатися збільшення в складі робочої сили підприємства тих людей, хто має гарні знання, і стежити за тим, щоб таких працівників ставало усе більше в кожному підрозділі.

Бажано проводити аналіз факторів зовнішнього середовища, щоб переконатися в тому, що є пропозиція визначених професій для комплектування особового складу такими що служать, яких ще немає в штаті організації.

У підсумку може бути розроблена погоджена кадрова політика, що включає системи набору; підготовки, удосконалювання й оплати кадрів, а також політика відносин між адміністрацією і працівниками. Цей стратегічний план може бути розбитий на конкретні програми використання трудових ресурсів.

Актуальність теми обумовлена сьогоднішніми реаліями розвитку ринкової економіки: ще не повною мірою розвязується підприємствами ефективне кадрове планування, оскільки воно не повністю інтегроване в загальний процес планування.

Обєктом дослідження обрана система підбору, підготовки та використання кадрів на ЗАТ ”Сєвєродонецьке обєднання Азот”, тобто робота працівників відділу кадрів підприємства.

Предметом дослідження є відносини управління між людьми, управлінська діяльність стосовно планування кадрів на підприємстві.

Основними задачами практики є:

вивчення теоретичних основ кадрового планування;

аналіз господарської діяльності ЗАТ ”Сєвєродонецьке обєднання Азот” і сфери його діяльності;

дослідження кадрового планування на ЗАТ ”Сєвєродонецьке обєднання Азот”;

дослідження можливостей та шляхів вдосконалення кадрового планування на ЗАТ ”Сєвєродонецьке обєднання Азот”.

Інформаційною базою є вітчизняні та закордонні видання, матеріали преси та фактичні дані з діяльності ЗАТ ”Сєвєродонецьке обєднання Азот”.

1. Характеристика організаційно-економічної діяльності зат ”сєвєродонецьке обєднання азот”

1.1 Загальна характеристика та напрямки діяльності ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання АЗОТ"

Закрите акціонерне товариство ЗАТ ”Сєвєродонецьке обєднання Азот” організовано в процесі реструктуризації і санації Сєвєродонецького державного виробничого підприємства “Обєднання Азот” сумісно з Фондом державного майна України і американської корпорації Worldwide Chemikal LLC у відповідності до рішення загальних зборів від 24.12. 2004р.60% акцій ЗАТ ”Сєвєродонецьке обєднання Азот” володіє Worldwide Chemikal LLC, 40% - Фонд державного майна України.

Свою історію підприємство розпочало 16 лютого 1951 року. Підприємство було створене на підставі Ухвали Ради Міністрів СРСР № 1496-44с від 9 квітня 1947г., під назвою Лисичанській хімкомбінат, який дав життя м. Сєвєродонецьку, надалі було перейменовано в Сєвєродонецький хімічний комбінат, з 1975 року - Сєвєродонецьке виробниче "Обєднання Азот", а з 1993 року - Сєвєродонецьке державне виробниче підприємство "Обєднання Азот".

Перші цехи по виробництву аміачної селітри і слабкої азотної кислоти, які працювали на привозному аміаку, були введені в експлуатацію в 1951 році. Через два роки був вироблений свій аміак. Комбінат став великим постачальником мінеральних добрив.

Подальший розвиток відбувався інтенсивно: у 50 - ті роки були введені виробництва аміаку, метанолу і формаліну, рідких мінеральних добрив, каталізаторів.

У 60 - ті роки були введені виробництва; капролактаму і адіпінової кислоти, ацетилену, ацетальдегіда, карбаміду (виробництво Голландія), калієвої селітри, вінілацетата і його переробки.

У 70 - ті роки були побудовані і введені в експлуатацію два великотоннажні агрегати аміаку, солі АГ з сировинним цехом по виробництву адіпінової кислоти, виробництво поліетилену.

У першій половині 80 - х років вводилися: оцетова кислота фірми "Луммус", гранульований карбамід, себацинова кислота і в 1993 році був побудований цегляний завод,

На сьогодні ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот" є одним з найбільших в Україні підприємств по випуску мінеральних добрив - аміачної селітри, карбаміду, а також аміаку, оцетової кислоти, адіпінової кислоти, полівінілацетатної дисперсії, формаліну і інших найменувань продукції.

ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот" увійшло до рейтингу "ТОП-100. Найдинамічніші компанії України". У рейтинговому дослідженні показані компанії, що демонструють з року в рік стабільні економічні показники зростання.

Продукція ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот" володіє високими якісними характеристиками, має стабільний попит на світовому ринку. Більше 70% товарів, що випускаються, експортується в країни ближнього і далекого зарубіжжя. За експорт якісної, конкурентоздатної продукції, чітке виконання контрактів, активну інтеграцію в світову економіку Сєвєродонецький "Азот" нагороджений престижними міжнародними призами, зокрема "Gold Globe " і призом " Trade Leader Club ".

ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот" спеціалізується по випуску промислової хімічної продукції і товарів народного споживання:

аміаку (мінеральних добрив, карбаміду, аміачної селітри, калієвої селітри);

органічних спиртів і кислот (оцетової кислоти, адіпінової кислоти, спирту полівінілового, ацетилену, вінілацетата і продуктів його переробки;

товарів побутової хімії, виробів з полімерів і полімерних плівок (побутової хімії ("Адіпінка", "Антістатік", "КРОС-3"), полімерної продукції (бочки, таз, відра, каністри), мішків поліетиленових, цегли керамічної порожнистої);

нової продукції (натріт оцтовокислий 3-водний, вуглекислота, інгібітор, сополімерна дисперсія, пінопласт, шпаклівка).

За конкурентоздатну і високоякісну продукцію, інтеграцію в світову економіку ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот" було нагороджено двома міжнародними призами.

1.2 Аналіз техніко-економічних показників діяльності підприємства

Оцінкою діяльності ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот" є аналіз техніко-економічних показників діяльності підприємства за два роки, використаний при цьому горизонтальний порівняльний метод, приведений в табл.1.1

Таблиця 1.1

Аналіз основних техніко-економічних показників діяльності ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот"

За даними табл.1.1 можна відзначити, що в звітному році в порівнянні з попереднім роком ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот" збільшило обсяг товарної продукції на 288599 тис. грн, або 1,8 рази. Це збільшення виробництва продукції відбулося за рахунок появи нових споживачів, кращого використання виробничих фондів і зростання продуктивності праці. У звітному році планували виробити продукції на 547245 тис. грн, план був виконаний на 115,3 відсотки.

Собівартість продукції збільшена за цей же період на 254534 тис. грн, або 79,8 відсотки. Витрати на одну гривну товарної продукції знижені на 2,3 копійки, або 2,5 відсотки. Прибуток від виробництва товарної продукції зріс на 34065 тис. грн, або в 2,5 рази. Рентабельність товарної продукції збільшена на 37,2 відсотки. Вартість основних фондів зменшилася на 9090 тис. грн, або на 1,8 відсотки. Чисельність працюючих зменшилася на 1061 чоловік. Продуктивність праці за аналізований період зросла в 2 рази, що свідчить про ефективне використання трудових ресурсів, а середня заробітна платня зросла в 1,6 рази. При цьому ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот" дотримувало випереджаючі темпи зростання продуктивності праці над темпами зростання середньої заробітної платні.

Обсяг реалізації продукції ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот" зріс на 206794 тис. грн, або 57,2процента. Темп її зростання нижчий в порівнянні з темпами зростання товарної продукції, що свідчить про зростання залишків нереалізованої продукції. Собівартість реалізованої продукції збільшена на 120722 тис. грн, а прибуток від реалізації зріс на 86042 тис. грн. Рентабельність витрат реалізованої продукції збільшена в 2,4 рази, а рентабельність продажів - в 2,1 рази.

Проведений аналіз техніко-економічних показників свідчить про стійкий виробничо-господарський стан ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот":

підприємство за два роки збільшило випуск і реалізацію продукції і прибуток;

збільшилася продуктивність праці;

виробничі ресурси використовувалися ефективно.

Таким чином, на підставі аналізу одержаних результатів господарської діяльності ЗАТ ”Сєвєродонецьке обєднання Азот”, витрачених ресурсів і рівня їх використовування можна виділити наступні напрями для забезпечення зростання економічної ефективності виробництва продукції ЗАТ ”Сєвєродонецьке обєднання Азот”:

вдосконалення організаційної структури управління;

вдосконалення кадрового планування;

2. Організаційна структура управління зат ”сєвєродонецьке об`єднання азот”

2.1 Організаційна структура підприємства

Організація - це виконавча функція або структура для здійснення спільної ефективної діяльності й раціонального керування, що сприяє досягненню поставленої мети. для цього всі елементи системи (підприємства) розташовують у певному чіткому порядку їх взаємозвязку.

Структура проведення - логічні взаємини рівнів керування й функціональних зон діяльності, встановлених у такій формі, яка дає можливість досягати намічених цілей (наприклад: виготовлення продукції, надання послуг, виконання наукових досліджень).

Організаційна структура керування (ОСУ) - склад взаємозалежних, взаємозалежних і супідрядних підрозділів апарата керування, які виконують різні функції (планування, дослідження, збут, постачання й уся логістика).

Організаційна структура керування відображає форму й устрій субєктів керування, способи його внутрішньої організації й звязків елементів субєкта між собою.

Головний елемент ОСУ - підрозділи. Підрозділи - структура

горизонтального поділу завдань керування, що вирішують конкретні

специфічні завдання, що й домагаються конкретних результатів.

Відособлені підрозділи в ОСУ називаються департаментами, таким чином основні типи ОСУ будуються на базі принципу департаменталізації. Наступний елемент ОСУ - форми взаємозвязки. Вони діляться:

вертикальні (лінійні звязки - забезпечують рішення завдань, закріплених за різними рівнями керування. Ці взаємозвязки утворюють ланцюг між рівнями керування. За допомогою цих звязків у структурі апарата керування утворюється регулюючі вплив і проявляється вплив "керівник - підлеглий" за допомогою звязку.

горизонтальні (штабні) звязки - забезпечують рішення завдань,

приналежних різним підрозділам. Вони забезпечують звязок: "відділ - відділ”. У структурі апарата керування ці звязки забезпечують обмін інформацією між співробітниками, що працюють у різних відділах.

технічні звязки - призначені для рішення завдань співробітниками,

що перебувають в одному структурному підрозділі. Вони забезпечують звязок: "обмін результатами рішення завдань".

Після проходження практики на ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання

Азот" і ознайомленням з її організаційною структурою, можна зробити висновок, що на підприємстві зложилася лінійно-функціональна ОСУ, яка передбачає комбінацію адміністративних (повязаних із прийняттям рішень) і функціональних завдань, а також лінійних і функціональних звязків між рівнями керування. Організаційна структура керування ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот" передбачає твердий поділ управлінської діяльності по функціях підрозділів і посадам.

Перевагами даної організаційної структури управління є:

структура забезпечує швидку реалізацію управлінських рішень;

сприяє спеціалізації і підвищенню ефективності роботи функціональних служб;

Недоліком організаційної структури управління ЗАТ ”Сєвєродонецьке обєднання Азот” є:

сповільнення процесу прийняття управлінських рішень;

відсутність інформаційного середовища;

нечітка визначеність відповідальності за функціонування підприємства;

слабка координація між функціональними ланками.

2.2 Структура та характеристика відділу кадрів

Відділ кадрів є структурним підрозділом підприємства, що входять до складу його керування.

Відділ кадрів має круглу печатку й штампи з найменуванням "Відділ кадрів закрите акціонерне товариство Сєвєродонецьке обєднання Азот".

Відділ кадрів у своїй роботі керується:

Чинним законодавством України, Статутом ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот", Положенням "про відділ кадрів", методичними, нормативними й керівними матеріалами по організації роботи з кадрами; оформлення пенсій, допомог і пільг працівникам підприємства, правилами й інструкціями з оформлення приймання й звільнення працівників підприємства, вимогами Законів України: " Про державний реєстр фізичних осіб платників податків і інших обовязкових платежів"; " Про зайнятість населення"; " Про відпустки"; методичними матеріалами по проведенню атестації робочих місць у структурних підрозділах підприємства; вимогами Закону України " Про охорону праці", СТП 093-2005 " Система керування охороною праці"; нормативних актів по охороні праці й пожежної безпеки, що стосуються діяльності відділу; вимогами " Положення про забезпечення захисту відомостей, що становлять комерційну таємницю ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот"; наказами й розпорядженнями по підприємству.

Головною метою кадрового відділу є забезпечення підприємства кадрами відповідних професій і рівнів кваліфікації.

Структура управління відділом кадрів наведена на рисунку 2.1

Функціями відділу є:

1. Забезпечення структурних підрозділів підприємства кадрами робітників, керівників, фахівців і службовців відповідно до затвердженого штатного розкладу.

Рис.2.1 Структура управління відділом кадрів

2. Добір кадрів для структурних підрозділів підприємства з обліком професійних і кваліфікаційних вимог і умов праці.

3. Участь у роботі із прогнозування й визначенню потреби в кадрах для підприємства.

4. Здійснення звязків із Центром зайнятості з питань комплектування підприємства робочою силою.

5. Розробка номенклатури посад, на які працівники призначаються наказом Голови Правління ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот".

6. Підготовка пропозицій по призначенню керівників, фахівців, що й служать дирекції підприємства.

7. Здійснення добору фахівців у резерв для висування на керівні посади. Забезпечення систематичного поповнення резерву кадрів на висування.

8. Вживання заходів по працевлаштуванню робітників, що вивільняються, і службовців.

9. Здійснення звязку з Фондом соціального захисту інвалідів з питань працевлаштування інвалідів у межах установленої квоти.

10. Здійснення звязку з УПФ м. Сєвєродонецька з питань призначення, перерахунку пенсій, персоніфікованого обліку пільгового стажу працівникам підприємства.

11. Розгляд пропозицій, заяв і скарг трудящих, стосуються розміщення й переміщення кадрів. Проведення аналізу причин, що викликає скарги й підготовка пропозицій по їхньому усуненню.

12. Підготовка проектів наказів про призначення, переміщення й звільненні працівників підприємства у встановленому порядку.

13. Організація роботи із проведення атестації на відповідність займаним Посадам керівників, фахівців, що й служать підприємства й здійснення контролю по її проведенню.

14. Підготовка й систематизація матеріалів атестаційної комісії, реалізація разом з відповідними структурними підрозділами підприємства рішень атестаційної комісії.

15. На підставі наявних, на підприємстві документів, забезпечення видачі довідок про трудову діяльність працівникам на їхнє прохання або запитам відповідних органів.

16. Здійснення контролю по розподілі й використанню молодих фахівців, випускників професійних училищ у структурних підрозділах підприємства.

17. Проведення роботи із закріплення молодих фахівців і робітників на підприємстві.

18. Надання професійному училищу заявок на приймання учнів для навчання необхідних професій.

19. Оформлення матеріалів по пільговім пенсійнім забезпеченню за роботу в несприятливих умовах праці за результатами атестації робочих місць.

20. Документальне оформлення приймання, переміщення й звільнення працівників підприємства, а також ведення персонального обліку особового складу відповідно до чинних правил і інструкціями.

21. Обробка інформації за допомогою ЕОМ з метою підготовки оперативної інформації й установленої звітності.

22. Ознайомлення знову вступників на підприємство працівників із правилами внутрішнього трудового розпорядку, наказами про зарахування на роботу й про всі наступні переміщення.

23. Напрямок знову прийнятих працівників для проходження попереднього медичного огляду й інструктажу у відповідні структурні підрозділи.

24. Оформлення, облік і зберігання трудових книжок працівників підприємства відповідно до встановлених вимог.

25. Оформлення й облік щорічних відпусток працівників підприємства.

26. Оформлення виїзних справ на працівників, рекомендованих у закордонні відрядження й вистава їх по призначенню.

27. На підставі запису в трудових книжках, забезпечення виставлення обліку загального стажу роботи для оплати аркушів тимчасової непрацездатності у формі П-2.

28. Підготовка документів на працівників підприємства у випадках представлення їх до нагородження.

29. Оформлення документів для призначення пенсій працівникам підприємства в органи соціального забезпечення.

30. Проведення розяснювальної роботи й консультацій працівникам підприємства з питань соціального забезпечення.

31. Забезпечення звітності по затверджених формах і у встановлений термін.

32. Удосконалювання діловодства, скорочення документообігу у відділі.

Відділ кадрів очолює начальник, який підлеглий директорові по кадрах, праці й підготовці кадрів. Начальникові відділу кадрів підлеглий персонал відділу.

На посаду начальника відділу кадрів призначається працівник, що має повне вищу освіту відповідного напрямку підготовки (магістр, фахівець). Стаж роботи в області керування кадрами - не менш 2 років.

Начальник відділу кадрів призначається на посаду й звільняється від неї наказом Голови Правління ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот" за поданням директора по кадрах, праці й підготовці кадрів.

Обовязки начальника відділу кадрів:

1. Забезпечувати виконання завдань і функцій, покладених на відділ справжнім Положенням, СТП 036-2006 "Порядок приймання, звільнення працівників підприємства, обліку й машинної обробки даних".

2. Забезпечувати підприємство трудовими ресурсами необхідної кваліфікації.

3. Брати участь у роботі із прогнозування й визначенню потреби в кадрах на підприємстві.

4. Готовити пропозиції Правлінню підприємства по призначенню керівників, фахівців і службовців у структурних підрозділах підприємства.

5. Готовити проекти наказів про призначення, переміщення й звільненні працівників підприємства.

6. Організовувати роботу із проведення атестації керівників, фахівців, що й служать підприємства.

7. Забезпечувати оформлення всієї документації, повязаної із прийманням і переміщенням кадрів відповідно до встановлених правил і інструкціями.

8. Забезпечувати своєчасне документальне оформлення пенсій, допомог і пільг працівникам підприємства й вистава матеріалів у відповідні органі.

9. Брати участь у розробці правил внутрішнього трудового розпорядку.

10. Забезпечувати вдосконалювання форм і методів обліку й руху кадрів.

11. Забезпечувати розробку й виконання галузевої програми зайнятості, складання затвердженої звітності у встановлений термін.

12. Забезпечувати виконання вимог нормативних, методичних і керівних документів з питань роботи з кадрами.

13. Забезпечувати організацію праці й робочих місць підлеглому персоналу.

14. Розподіляти й перерозподіляти обовязки працівникам відділу із закріпленням їх у посадових інструкціях.

15. Вчасно здійснювати складання й перегляд Положення про відділ, посадових інструкцій працівникам відділу.

16. Вести добір, розміщення й навчання кадрів у відділі.

17. Забезпечувати виконання завдань особисто й підлеглим персоналом.

17.1. Вимог Закону України " Про охорону праці ", СТП 093-2005 " Система керування охороною праці", нормативних актів по охороні праці й правил пожежної безпеки, що входять у їхньому обовязку.

17.2. Дотримання Правил внутрішнього трудового розпорядку.

17.3. Вимог " Положення про забезпечення захисту відомостей, що становлять комерційну таємницю ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот".

Права начальника відділу кадрів.

1. Ухвалювати працівників підприємства з питань наймання, звільнення, перекладу, правильності використання фахівців і ін.

2. Представляти підприємство в інших організаціях і установах з питань, що входять у компетенції відділу.

3. Вимагати від керівників і фахівців структурних підрозділів підприємства вистави відомостей і матеріалів, необхідні для роботи відділу.

4. Здійснювати звязок з іншими організаціями й установами з питань діяльності відділу, вести відповідну переписку.

5. Готовити проекти наказів і розпоряджень із питань, що входять у його компетенцію.

6. Представляти директорові по кадрах, праці й підготовці кадрів пропозиції про заохочення або про накладення стягнень на підлеглий персонал.

Начальник відділу кадрів відповідає за невиконання завдань і функцій, покладених на відділ справжнім Положенням і своїх посадових обовязків, згідно з діючим законодавством України й Статуту ЗАТ "Сєвєродонецьке обєднання Азот".

3. Організація кадрового діловодства на підприємстві

3.1 Робочі документи відділу кадрів та обробка інформації в підсистемі АСУ “Кадри”

Документаційне забезпечення управління - важлива складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

Документаційна діяльність організації охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу.

Дуже важливим для управлінської діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження прав.

Порядок ведення діловодства на підприємствах визначається спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема постановою Кабінету Міністрів України “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства" від 17 жовтня 1997 р.

№ 1153, де обумовлюється порядок складання документів, ведення справ, створення архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів.

Документаційна діяльність кожної організації ґрунтується на таких засадах:

документи, що становлять правову базу діяльності організації, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, органів влади та керівництва, що стосуються діяльності організації;

організаційно-правова документація - статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції тощо;

розпорядча документація - накази, вказівки, розпорядження керівництва, рішення колегіальних органів тощо;

службові листи, факси, телеграми;

документи, що стосуються особового складу;

документація за минулий діловодний рік.

Для того, щоб документ мав юридичну силу, необхідно у процесі створення враховувати його специфічні особливості. Залежно від функції документа встановлюється набір реквізитів, тобто елементів, розташованих у певній послідовності. Вимоги до оформлення документу відображені в постанові Кабінету Міністрів України “Про затвердження Примірної інструкції з діловодства" від 17 жовтня 1997 р. № 1153. Зазначена Інструкція регламентує не тільки склад реквізитів, а й послідовність їх розміщення у документі.

Незалежно від характеру й типу діяльності організації, ії організаційно-правової форми, компетенції управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Основне призначення розпорядчих документів - регулювання діяльності, що дозволяє органам управління забезпечити реалізацію поставлених перед ними завдань. Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.3 питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є: Конституція (254к/96-ВР) і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрета, постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України, а також проведення виконавчої й розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій.

Правильна організація роботи з документами на підприємствах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

До розпорядчих документів по особовому складу (по кадрах) належать накази. Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведения і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать накази про заохочення, стягнення, присвоєння розрядів і категорій, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253:

№ П-1 (наказ про прийом на роботу);

№ П-5 (наказ про переведення на іншу роботу);

№ П-6 (наказ про надання відпустки);

№ П-7 (список №_ про надання відпустки);

№ П-8 (наказ про припинення трудового договору).

Проект наказу готують працівники відділу кадрів, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) підприємства, установи, організації.

У разі ліквідації підприємства, установи, організації накази по особовому складу мають передаватися на постійне зберігання до державного архіву.

Для того щоб правильно підготувати і видати наказ про прийняття на роботу, слід виконувати вимоги чинного законодавства про працю.

Без відповідних документів, які працівник зобовязаний предявити, неможливо укласти трудовий договір.

Згідно зі статтею 29 КЗпП України до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобовязаний:

розяснити працівнику його права й обовязки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоровя, про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони.

Накази про звільнення працівників готуються на підставі заяви, ініціативи власника або уповноваженого ним органу (причини вказані у ст.40 і 41 КЗпП України) і третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий комітет).

Підготовка й видання наказу про звільнення правомірні:

за підстав, викладених у законі;

за додержання певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

У загальній масі документів відділу кадрів є документи, що відображають його основну діяльність (статути, положення, штатні розклади, накази, перспективні й річні плани роботи з кадрами, річні й зведені звіти, протоколи нарад і зборів колективу, переписка з вищими організаціями, матеріали по перевірках виконання постанов, вказівок по роботі з кадрами, усі документи по особовому складу й т.п.). Щоб правильно оцінити їх, необхідно застосовувати критерії цінності документів. До основних критеріям ставляться значимість змісту; час і місце створення; дійсність і копійність; юридична чинність; фізичний стан. Критерій значимості змісту - найважливіший.

При відборі документів на зберігання перевага віддається оригіналам. Однак деякі документи (статистичні звіти, доповідні записки, різні довідки і т.д.) є тільки в копіях, оскільки оригінали направляються в інші інстанції.

Юридичною чинністю мають тільки правильно оформлені документи. У деяких випадках юридичну чинність мають також їхні другі екземпляри (трудових договорів, актів).

При експертизі цінності документів важливим довідковим посібником є різні види переліків документів. На підприємствах, в організаціях розробляються переліки типових документів із вказівкою строків зберігання документів, а також перелік документів зі строками зберігання до пяти років, які підлягають знищенню без твердження архівною установою, і перелік документів, що підлягають прийому до державного архіву.

Первинними документами по облікові кадрів на підприємстві (в організації) є накази (розпорядження) про приймання на роботу, звільненні й переміщенні на іншу роботу, записки про надання відпусток, на підставі яких роблять відповідні записи в облікових документах (особистих картках, трудових книжках і ін). Особисті картки заповнюються відділом кадрів на всіх працівників, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу, на підставі опитування робітника або, що служить і відповідних документів: паспорта, диплома, трудової книжки, посвідчення й ін. Про всі наступні зміни в трудовому шляху працівника в особистих картках робляться відповідні оцінки, після ознайомлення з якими він ставить свій підпис.

На фахівців з вищою освітою крім особистої картки заповнюється також облікова картка. Заповнену облікову картку підписує вступник на роботу й завіряє начальник відділу кадрів.

Особисті картки працівників комплектуються по структурних підрозділах підприємства за абеткою. Вони становлять картотеку особового складу організації. За даними особистих карток ведуть облік чисельності, складу працівників і його змін відповідно до типової й галузевих інструкцій зі статистики чисельності робітників та службовців. На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника заводять допоміжну алфавітну картку. Картотека зазначених карток ведеться по підприємству (організації) у цілому, картки в ній розкладаються за абеткою й містять наступні відомості: прізвище, імя, по батькові, цех, відділ; займана посада; номер особистої справи й табельний номер. Особисті картки працівників після їхнього звільнення зберігаються у відділі кадрів підприємства протягом двох років, а потім в архіві підприємства ще 33 року.

На керівників, фахівців, а також матеріально відповідальних осіб крім особистих і облікових карток у відділі кадрів ведуться особисті справи, які являють собою набір різних документів, що характеризують їхні біографічні, ділові й особистісні якості. Особисті справи систематизуються за абеткою або по структурних підрозділах відповідно до затвердженого штатного розкладу. У них входять такі документи: опис документів, особовий листок по облікові кадрів, доповнення до особового листка по облікові кадрів, автобіографія, копії документів про утвір, заява про приймання на роботу, копії вистав для призначення або твердження на посаді, копії матеріалів за результатами конкурсів фахівців і виборів керівників, характеристики (відкликання), атестаційні аркуші, копії наказів про заохочення й стягнення, інші документи, що характеризують працівника. Кожній особистій справі привласнюють порядковий номер, відповідний до номера в штатно-посадовій книзі, який записують в алфавітну книгу особистих справ підприємства.

Штатно-посадова книга являє собою основний робочий документ відділу кадрів, який відбиває стан укомплектованості апарата підприємства, організації і їх підрозділів керівниками, фахівцями й службовцями. Зазначену книгу становлять працівники по кадрах на основі штатного розкладу за такою формою: номер один по одному, найменування підрозділів і посад, посадовий оклад (ставка); категорія персоналу, прізвище, імя, по батькові, рік народження, утвір і спеціальність, дата й номер наказу про призначення на посаду. Порядкові номери записів працівників у штатно-посадовій книзі з метою оперативного пошуку необхідних даних привласнюють їхнім особистим справам і особистій картці.

Для одержання різних довідок про працюючих, переведених, що вибули, про загальний і безперервний стаж роботи для оцінки в бюлетенях соціального страхування у відділі кадрів ведеться алфавітна книга. Вона складається на всіх робітників та службовців по підрозділах або категоріях персоналу залежно від структури підприємства, організації й чисельності працюючих. В алфавітну книгу, як і в штатно-посадову, запис вносять одночасно з оформленням наказів про приймання, переклад, звільнення працівників.

При організації обліку кадрів за допомогою підсистеми АСУ “Кадри” міністерства й відомства забезпечують свої підприємства й організації спеціальними інструкціями, програмами й положеннями по складанню й обробці кадрової інформації.

Обробка інформації в підсистемі АСУ “Кадри” здійснюється у двох основних режимах:

1) за графіком з видачею даних по табельному облікові й даних для складання звітності;

2) у відповідний-відповіднім-запитально-відповідному режимі за заявками керівників структурних підрозділів.

Видача персональних даних можлива в таких режимах:

розділи особового листка по облікові кадрів (режим перечитування);

дані з особового листка по стандартних запитах (режим стандартного запиту);

дані по довільному набору кадрових показників (режим нестандартного запиту);

аналітичні таблиці, що включають результати розрахунків по заданому алгоритму (режим обчислення);

3.2 АРМ "Кадри"

За допомогою компютерів можна вирішувати також завдання АРМ “Кадри” (такі як підготовка різних довідок для керівництва підприємства, обєднання, галузі, державної статистичної звітності, облік і аналіз руху кадрів, добір кандидатур для висування, напрямку на навчання, нагородження і т.д.).

Подальший розвиток автоматизованих інформаційно-довідкових систем по керуванню кадрами на виробництві впритул підводить до створення електронної служби відділу кадрів, яка дозволить організаторові кадрової роботи одержувати в режимі діалогу з компютером будь-які необхідні відомості, що втримуються в інформаційній базі.

Впровадження в практику кадрової роботи сучасних засобів і методів керування, оснащення кадрових служб необхідною компютерною технікою, а також підвищення ролі відділів кадрів в активізації людського фактора розвитку виробництва передбачають також раціональну організацію робочих місць і створення кращих умов праці для працівників кадрової служби. На думку фахівців, робочі приміщення служби кадрів залежно від характеру виконуваних у них робіт слід розділити на зони:

керування (робочі приміщення заступника керівника підприємства (організації) по кадрах, начальників відділів кадрів, підготовки кадрів і інших керівників кадрової служби);

очікування (тут відвідувачі очікують приймання співробітниками кадрової служби й одночасно одержують первинну інформацію про підприємство, при необхідності заповнюють бланки кадрових документів);

роботи з відвідувачами (включає зону робочих місць інспекторів з кадрів і зону відвідувачів, обладнану необхідними меблями);

роботи з документами (тут перебувають робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, обробки, зберігання й видачі документів і матеріалів);

контакту, або конфіденційного спілкування з відвідувачами (являє собою ізольоване приміщення з інтерєром, що розташовують до довірчої бесіди);

кодування документів (призначена для кодування різної кадрової інформації в умовах застосування ЕОМ);

зберігання документів (тут перебувають картотеки, особисті справи й трудові книжки працівників, звіти про кадрову роботу й інша документація по кадрах).

Робоче місце кожного працівника відділу кадрів повинне бути організоване належним чином, щоб розумові й фізичні зусилля фахівця били направлені на виконання трудових функцій, а не на подолання незручностей у роботі.

Під сприятливими умовами праці розуміють сукупність факторів виробничого середовища, що позитивно впливають на здоровя й працездатність людини в процесі праці. Такими факторами є санітарно-гігієнічні умови (правильне висвітлення, максимальна тиша, оптимальна температура, вологість); належний комплект меблів і засобів оргтехніки для робочих місць (письмові столи, конторські шафи, столи-приставки для компютерів, стільці підйомно-поворотні, стелажі для зберігання картотек, настільна картотека, набір канцелярських приналежностей, телефонні апарати, лотки для кореспонденції й ін).

Робочі місця співробітників кадрової служби повинні оснащуватися відповідно до посадових категорій і інструкціями. При плануванні й устаткуванні робочих місць співробітників відділу кадрів рекомендується враховувати наступні вимоги:

установлювати меблі, устаткування, стелажі для сортування документів так, щоб ними було зручно користуватися;

розміщати предмети й засобу праці з урахуванням виконуваних операцій;