Организация выставочных мероприятий в Геленджике

1

Федеральное агентство по образованию

Сочинский государственный университет туризма и курортного дела

Институт туристского бизнеса

Специальность: 100103 «Социально-культурный сервис и туризм»

Контрольная работа

по дисциплине:

Экскурсионно-выставочная работа

Тема:

Организация выставочных мероприятий в Геленджике

Выполнил (а) студент (ка) 5 курса

Группа_________04-ЗСТр6_ДО

Ермакова Элина Андреевна

проверил(а):___________________

______________________________

______________________________

г. Сочи

2008

Содержание

Введение

1. Организация выставочных мероприятий

1.1Оформление выставочного стенда

1.2 Работа персонала туристической фирмы во время выставки

1.3 Международные туристические выставки

1.4 Анализ затрат на оформление выставки

2. Пример проведения выставки в Геленджике

3. Практические расчёты

Заключение

Список литературы

Введение

Выставка - эффективный ресурс для организации и проведения социально - культурных и маркетинговых исследований. Они дают заинтересованным организациям обширную прикладную информацию. Каждая выставка дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать в выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. В плане материальных затрат выставка является емким мероприятием для любой организации. Выставки приносят выгоды не только предприятию - экспоненту, но и потребителям. Одним из основных преимуществ выставок является сосредоточение огромного количества товаров, производимых в разных странах. Это дает возможность покупателю ознакомиться с существующими на рынке предложениями, получить необходимые консультации от специалистов, провести переговоры и подписать контракты.

При покупке товаров широкого потребления большое значение имеет возможность предварительного ознакомления со всем ассортиментом товаров. Эти факторы обеспечивают большую популярность выставок, привлекая огромное количество потребителей. Если предприятие решило участвовать в выставке, четко сформулировало, свои пели и задачи, ему необходимо во всех деталях разработать выставочную деятельность.

1. Организация выставочных мероприятий

Выставочные мероприятия предоставляют туристическому предприятию широкие возможности для распространения информации. Туристическое предприятие обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента посещение выставки во впечатляющее переживание. Значение выставочного мероприятия очень важно.

Выставка - показ, основная цель которой состоит в просвещении публики, путём демонстрации средств, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив^”.

Все выставочные мероприятия квалифицируются по признакам:

цели проведения - торговые, информационно - ознакомительные;

частота проведения - периодические, ежегодные;

характер приложения экспонатов - универсальные, многоотраслевые, отраслевые;

состав участников - региональные, межрегиональные, национальные.

Каждая выставка обладает своей индивидуальностью и характерными чертами. В мире проводится много выставочных мероприятий, связанных с туризмом. Важнейшей среди них является выставка в Брюсселе (1,2 млн. посетителей), Милане и Вене (около 0,5 млн.), Шарлеруа (400 тыс.), " Всемирная неделя туризма и путешествий⁷ в Париже ( около 200 тысяч).

Процесс участия туристической фирмы в работе выставки

Участие туристической фирмы в выставке можно подразделить на ряд этапов. Принятие принципиального решения об участии в выставке, само по себе свидетельствует о достижении туристической фирмой определённого уровня в своей сфере деятельности. Это связано с тем, что выставка является местом демонстрации передового опыта. Участие в выставке требует вложения значительных средств, что может позволить себе не каждое предприятие. Выставочная деятельность имеет перед собой некоторые цели:

* Представление фирмы и её продуктов.

* Изучение рынков сбыта.

* Расширение числа клиентов.

* Внедрение нового продукта на рынок.

* Определение спроса на новый продукт.

* Поиск новых деловых партнёров.

* Изучение предложения конкурентов.

* Позицирование своих продуктов относительно услуг конкурентов.

* Формирование благоприятного имиджа фирмы.

* Непосредственный сбыт продукции и заключение контрактов. Для достижения указанных и других возможных целей

определяющим является выбор конкретной выставки, в которой будет участвовать туристическая фирма.

Поэтому туристическое предприятие должно проанализировать следующие аспекты:

* Время и место проведения выставки.

* Авторитет выставки.

* Численный и качественный состав участников и посети гелей.

* Уровень деловой активности (количество и общий объём заключённых контрактов) на последней выставке.

Необходимо учитывать возможные умышленные и неумышленные искажения публикуемых данных:

* Возможность предоставлять выставочных площадей и услуг.

* Условия участия в выставке.

* Разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

* Участие, в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленной цели.

После того, как сделан выбор в пользу конкретной выставки, начинается подготовительно - организационный период. Туристическая фирма информирует оргкомитет выставки о своём участии с помощью заявки. Параллельно решается ряд организационных вопросов:

* Разработка концепции и объёма участия фирмы в работе выставки. Составление перечня выставочных продуктов.

* Отбор и подготовка персонала (коммерческие, обслуживание, стендистов, переводчиков).

* Разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий.

* Выбор возможного посредника (агента), оказание услуги в обеспечении участия в выставке.

* Определение размеров необходимых выставочных площадей и объёма различных материальных и финансовых ресурсов.

* Подбор и изготовление рекламных и информационных мероприятий.

* Разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда).

Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, заказа оборудования и услуги.

После решения этих вопросов, становится возможной разработка окончательной сметы участия в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставке составляет 1 5-30% всех средств расходуемых на маркетинговые коммуникации.

Структура затрат на участие в выставке.

Статьи затрат Удельный вес в %

Аренда и монтаж экспозиции 55 - 70

Демонтаж экспозиции 5 - 10

Расходы на рекламные и информационные 5 - 10

материалы.

Представительские расходы. 15 - 25

После официального открытия выставки, наступает ответственный этап - работа в ходе её функционирования.

Особая роль в обеспечении успеха в выставке принадлежит стендистам сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы. Необходимо, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристической фирмы. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, нужно, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде. Обычно заранее известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы и телевидения. В такие дни присутствие руководителя на стенде необходимо.

Это может послужить заключением выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе и на телевидении.

Руководитель должен наблюдать за работой выставки и делать правильные выводы: сколько необходимо выставочной площади, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы па выставке.

Руководитель может посетить другие выставочные стенды. Это поможет уловить тенденции в развитии культуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию, позицию фирмы. После завершения выставки, необходимо сделать анализ итогов участия фирмы в выставке.

Итоги делятся на две группы:

- организационные.

- коммерческие.

При подведении организационных итогов помощь может оказать журнал, который вёлся во время подготовки и работы выставки.

Можно проанализировать работу выставки, задав вопросы всем в подготовке и проведении выставки:

-удачно ли подобрано место для стенда?

-была ли удачна планировка стенда?

-соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам?

-какие неудобства вы испытывали во время работы?

Что необходимо было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования?

-без каких услуг и оборудования можно было бы обойтись?

Конечные данные касаются таких показателей, как (количество посетителей, которые осматривали экспозицию, объём заключённых контрактов, количество розданных рекламных и информационных материалов).

1.1 Оформление выставочного стенда

Выставочный стенд - это лицо фирмы. Успех участия туристического предприятия в выставочном мероприятии зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающим.

Первый вопрос, возникающий перед фирмой, после принятия решения об участии в выставке, какого размера необходим стенд.

Следующим вопросом является оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Размер стенда не влияет на работу, важно также и качество предоставляемой информации.

Умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителей - это представляется самым главным.

При организации стендов используются две концепции: одна характерна для стенда фирм из латиноамериканских, азиатских и ближневосточных стран, основана на визуальном аспекте. Обычно такие стенды роскошно оформлены. Для привлечения внимания посетителей используются определённые игровые элементы.

Вторая концепция отдаёт предпочтение информационным аспектам. Такой стенд представляет со вкусом оформленные пункты распространения рекламной продукции и информации. Нет конкретной рекомендации по оформлению стенда, поэтому туристическая фирма должна чётко определить тематический план своей экспозиции. Привлекательность стенда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание издалека. Большое значение при оформлении выставочных стендов имею композиции из зелени и цветов.

Вся выставочная композиция разбивается на несколько зон:

* Публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечивает контакты с посетителями, работают стендисты).

* Рабочая (место для проведения переговоров представителями фирмы с потенциальными партнёрами и клиентами).

* Служебная (вспомогательные помещения и площади для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, одежды, приготовления напитков).

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду, чтобы посетители могли брать их с собой.

Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий. Её цель - оставить у посетителей материалы для последующего более детального ознакомления. Помимо общедоступных материалов на стенде, находятся рекламные и информационные материалы для постоянных и солидных клиентов, руководителей других фирм посещаемых стенд.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

* Надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак).

* Плакатов, для оформления стенда.

Экранов с бегущей строкой или изображением, размещается около выставочного стенда.

* Мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель такой рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их, заставить проявить интерес к дальнейшему знакомству с предполагаемым туристским продуктом. Никогда не следует считать работу по оформлению стенда законченной, после открытия выставки.

Если были замечены какие-либо ошибки, необходимо это учесть, чтобы не повторить на следующем выставочном мероприятии.

Любая выставка - это и процесс учёбы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнёры. С каждым разом меняется оформление и дизайн.

Тип и размер стенда

Стенд - представляет собой комплекс площади ( в квадратных метрах). Которую устроитель ярмарки предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов конструкции/оформления, с помощью которой последний достигает осуществление своего участия в этом мероприятии.

Стенд - это образ предприятия - экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру. В связи с этим стенд должен:

* Выделять предприятие.

* Привлекать, не будучи вызывающим.

* Пробуждать интерес.

Количество и вид экспонатов, обеспечение желаемого расположения стенда входит в число серьёзных проблем, с которыми сталкивается экспонент. Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

1. Напротив и справа от главного входа.

2. На центральных внутренних проходах.

3. В углах.

4. Вблизи от "активных" экспонентов и специальных помещений для проведения различных мероприятий.

И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

Вдали от выходов и центральных проходов.

1. В задней части зала.

2. Позади больших колонн, лестниц.

3. Лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

Кроме размеров стенда главную роль играет его тип:

А) Стенды, расположенные в закрытом помещении. Линейный стенд: располагается лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространённым типом стендов.

Имеет ряд недостатков, заключающихся в том, что он выходит лицом только на один проход, не даёт возможности контролировать движение по ближайшим проходам, не способствует созданию мощных точек концентрации внимания.

Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности для мелких фирм, гак как легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

Полуостров: открыт с трёх сторон и позволяет экспоненту легко "контролировать" прилежащую территорию. Имеет преимущество в привлечении публики, особенно в случае презентаций и других мероприятии рекламного характера.

Остров: при условии, что проектировщик сумеет воспользоваться его преимуществами. Стенд в форме острова - идеальное решение для крупных предприятий, так как он даёт возможность полностью контролировать окружающую территорию.

Сквозной: лишён поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное "поле зрения" для экспонента.

"Визави" - состоит из двух расположенных друг против друга стендов, обычно линейных. Преимущество этого типа - в наличии двух "фасадов", выходящих в один и тот же проход.

Однако имеются и недостатки:

* Создаёт проблемы внутренней организации стенда.

* Вызывает необходимость в дополнительном персонале.

* Производит впечатление двух отдельных стендов.

Б) Стенды на открытом воздухе.

Подобный тип стендов используется в случае крупногабаритных экспонатов, которые согласно выставочному регламенту, запрещено выставлять во внутренних помещениях.

Также стенды могут быть открытые (хороший внешний обзор и возможность общаться через границы стенда) и закрытые (с прозрачными и непрозрачными стендами), на которых всё общение происходит внутри образовавшегося помещения.

Правильно спроектированный стенд должен:

1. Облегчать зрителю проникновение внутрь помещения таким образом, чтобы уже с первого момента посетителю открывалось "лицо" демонстрируемых товаров.

2. Иметь небольшое количество точек концентрации внимания с тем, чтобы внимание не рассеивалось.

3. Располагать индивидуальностью, поскольку только так экспонент может передать во внешний мир свой личный "сигнал", создать у окружающих ясное представление о своей фирме и её коммерческих предложениях.

4. Иметь своё "лицо" (название фирмы, эмблема, графическое изображение цвета), что помогает дифференцированию фирмы и создаёт предпосылки для её узнавания в будущем.

5. Быть привлекательным.

6. Иметь соответственную планировку, которая позволяет принять ожидаемое количество посетителей.

7. Быть соразмерным с уровнем и составом ожидаемых посетителей.

8. Быть удобным в установке и разборке.

Вопрос выбора стенда относится к числу важнейших вопросов, от которых зависит успех участия на выставке. Выбирая тип стенда, необходимо рассчитывать требуемую площадь стенда. Планирование стенда тесно связано с размером арендуемой площади, её расположением и видом выставляемой продукции. Рассмотрим два типа стендов:

1. Традиционный линейный стенд глубиной 6 метров и шириной 3 метра.

2. Угловой стенд той же площади.

В первом случае фронт общения с посетителями составляет 3 метра, во втором 9. Кроме того, на площади углового стенда размещено больше витрин. Нередко расположение стенда серьёзно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда может быть увеличена на 60%. Британская фирма 1ТЕ устанавливает надбавки, связанные с типом стенда (см. рисунок)

А, доступ с одной стороны, без наценки

минимум 9м ²

В, доступ с двух сторон. + 10% к базовой ставке

минимум 18м ²

С, доступ с трех сторон.. + 1 5 % к базовой ставке

минимум 30 м ²

Д, доступ с четырех сторон. + 20% к базовой ставке минимум 60 м ²

Тот факт, что стенд является отображением предприятия в миниатюре. обязывает отнестись с особым вниманием к способу размещения и мегодам представления товаров.

1.2 Работа персонала туристической фирмы во время выставки

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности принадлежит стендистам фирмы. При отборе кандидатов на эту работу необходимо уделить внимание их профессиональной компетенции, психологическим навыкам, знанию одного или двух иностранных языков. Для стендистов важно обаяние: приятная внешность, готовность общаться, не уставая повторять по 500 раз одно и то же, умение видеть и понимать собеседника.

До начала выставки проводят инструктаж будущих стендистов, при этом рассматривают следующие вопросы:

* Тема выставки.

* Цели участия в выставке.

* Перечень услуг, представляемых на выставке.

* Новинки.

* Задачи стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров).

* План стенда.

* Закрепление мест на стенде за каждым стендистом.

* Распорядок работы.

* В какие дни и часы, кто из руководителей фирмы будет находиться на стенде.

* Основные категории посетителей.

* Формы регистрационных изменений, замечания, недостатки на стенде во время работы выставки.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовали специалисты, ответственные за проведение выставки. Тогда все замечания и пожелания можно будет учесть в будущем. Обычно за этим специалистом закрепляется и связь с представителями прессы. До начала выставки каждый стендист получает необходимые для его работы документ» и информацию. Это размещается в одной или двух папках. В первой содержатся сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям (адрес, р/с фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, прайс -листы).

Во второй папке могут быть собраны все рекламные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или те в которых он разбирается меньше. Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился на отведённом ему по расписанию месте.

Основные функции стендиста сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнёров, и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров. Успех работы стендистов во многом зависит их поведения и внешнего вида.

Роль персонала

К подбору персонала следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции.

Технические работники раздают рекламный материал у входа, разнося! их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом.

Специалисты по “public relation”, которые должны легко входить в контакт, останавливать, "завлекать" посетителей на стенд.

Специалисты, глубоко знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции.

На стенде нельзя работать в одиночку. Необходимо два стендиста на два метра, ещё один на каждые последующие три метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади.

Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги

Не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета "заявка на участие в выставке". В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расчётного счёта).

Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади.

Письмо - заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами её проведения.

Это в свою очередь договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течение 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.

После ярмарочная стадия

На этой стадии выполняется следующая работа.

1. Анализ кот актов, осуществляемых за период работы стенда.

2. Проверка результатов участия.

3. Составление отчёта об участии.

Участие в выставке является для предприятия своего рода инвестицией. поэтому возникает необходимость сравнения её стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия, это сравнение между целями и полученными результатами. Проверки того, что сделано, что необходимо было сделать, что нужно ещё сделать. Основными элементами, на сравнение которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия является:

1. Сметные и реальные расходы.

2. Расходы на рекламу.

3. Впечатление, произведённое стендом, отклик па равноценные стенды участвовавшие в выставке.

4. Эффективная работа персонала и соответствующие результаты по другим стендам.

5. Оценка состава посетителей.

6. Заказы, полученные в результате работы стенда, в сравнении с ожидавшимися.

1.3 Международные туристические выставки

Особое значение для продвижения национального туристского продукта имеют международные выставки. Международные выставочные мероприятия отражают развитие туризма, несут биржевую информацию, являются средством прогнозирования конъюнктурных изменений. Международное бюро выставок определяет выставку как показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путём демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности. Выставочные мероприятия можно классифицировать, но ряду признаков:

Цели проведения Торговые.

Информационно - ознакомительные

Частота проведения Периодические.

Ежегодные

Сезонные

Характер предложения Универсальные

экспонатов. Многоотраслевые

Специализированны

Отраслевые

Каждая выставка обладает своей индивидуальностью и характерными чертами. По составу и количеству участников (экспонентов), широте охвата, разнообразия видов и географии предложения международные выставки можно подразделить на межрегиональные и региональные. Международные межрегиональные туристские выставки предполагают наиболее полный количественный и качественный состав участников. Для подобных мероприятий характерно соотношение национальных и международных участников как 1:3. Во время работы таких выставок организуется проведение ряда мероприятий: конференции по проблемам развития туризма, семинаров, круглых столов, презентаций. Это даёт участникам дополнительные возможности изучить состояние дел, передовой опыт и новейшие технологии туристической индустрии.

В мире проводится много выставочных мероприятий связанных с туризмом. Особое место занимают международные туристические биржи. Это выставочные мероприятия, на которых наряду с рекламой туризма проводится активная работа по установлению контактов и заключению сделок между производителями туристских услуг (гостиницы, транспортные предприятия) и их продавцами (туристическими фирмами). Такими биржами обычно открывается или завершается период активной рекламы туров на следующий год.

Крупнейшими международными туристическими выставками и биржами являются:

* Международная туристская биржа в Берлине (International Tourismus Вогse, IТВ).

* Международная туристская выставка - биржа FITUR в Мадриде.

* Всемирная туристская выставка в Лондоне (World Тгаvе1 Магкеt, WTM).

* Международная туристская биржа в Милане.

* Международная выставка "Путешествия и туризм" в Москве (МИТТ).

Наиболее солидными в составе участников и масштабам дополнительных мероприятий являются выставки в Лондоне и Берлине. Время их проведения выбрано удобно: ноябрь - обычной для европейцев время для принятия решений о предстоящем отпуске, а для туроператоров - подведение итогов прошедшего сезона и разработки планов на предстоящий сезон. Осенью осуществляется реализация продуктов "зимнего" ассортимента. Март (1ТВ) - возможность установления прямых контактов между специалистами различных стран, заключение договоров с перевозчиками и предприятиями средств размещения. Особое место занимает выставка -- биржа FITUR, проводимая ежегодно в конце января - начале февраля в Мадриде.

Она определяет ценовые и иные тенденции на рынке туризма в новом сезоне. В Мадриде особенно активно продвигаются предложения латиноамериканских туроператоров. Международная туристская биржа в Милане, проводимая в феврале, по числу экспонентов соперничает с мадридской и лондонской, а по стендовой площади уступает только берлинской. Самая широка экспозиция, посвящена Италии. Крупные стендовые площади занимают Франция, Испания, Германия, Австрия, США. Популярность миланской биржи с каждым годом возрастает.

Стремительно набирает обороты и популярность международной выставки "Путешествия и туризм" Москве (март). Для МИТТ характерна очень высокая активность участников и посетителей. Известны выставки стран Черноморского и Средиземноморского бассейнов, Юго-Восточной Азии, Тихого океана, а также районов Европы: Центрального, Восточного, Северного (Скандинавия).

Международный туристский выставочный бизнес стремительно развивается. Увеличивается число выставок, расширяется их география и круг участников, становится разнообразнее тематика. Большой популярностью пользуется выставка по туризму в Лейпциге, "Всемирная неделя туризма и путешествий" Париже, "Матка" в Хельсинки, 1пе1ех в Санкт - 11етербурге, "Боут - шоу" в Лондоне, водных видов спорта в Париже и Дюссельдорфе. Также проводятся специализированные выставки гостиничного и ресторанного хозяйства, спортивные, экологические, познавательные и делового туризма.

Чтобы сделать участие в выставках более эффективным, необходимо чётко представлять, себе их возможности.

Если туристская администрация страны ставит задачи повышения своего международного престижа, установление контактов на высоком уровне, изучение передового опыта, то более предпочтительно представляются лондонские и берлинские биржи. Участие на уровне делегации целесообразно для того, чтобы получить представление о выставке, установить необходимые контакты.

Организация коллективного стенда позволяет приобрести необходимый практический опыт, наладить деловые отношения, отработать приёмы и методы рекламно - выставочной деятельности, осуществить целенаправленное продвижение национального туристского продую а.

Организация собственного стенда позволяет туристской администрации реализовать в полном объёме свою собственную стратегию продвижения национального туристского продукта и использовать для той цели все возможности.

1.4 Анализ затрат на оформление выставки

Дороговизна участия в выставке, главная причина по которой предприятие может отказаться от этого вида деятельности. Организация участия предприятия в выставке должна оцениваться с денежной позиции. Предприятие может участвовать в выставке как внутри страны, гак и за рубежом в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия. От способа участия в выставке зависят методы организации, бюджет расходов и конечный результат.

Предприятие, участвовавшее, в выставке принимает на себя все организационные заботы. Участие различных государств, в проведении выставок внутри страны и за рубежом входит в число основных мер по стимулированию продаж (экспорта) и улучшению имиджа страны. Преимуществом участия предприятия в павильоне своей страны является ею низкая стоимость и освобождение предприятия от организационных хлопот.

После составления графика контактов с устроителями выставки, предприятие обязано в установленный срок заполнить и отослать все соответствующие формуляры. Основным является заявка на участие. Параллельно экспонент должен заняться подготовкой экспонатов, от вида и количества которых зависит выбор стенда. После установления целей участия в выставке, предприятие составляет смету необходимых расходов.

Арендная плата составляет (10 - 15%), затраты на изготовление стенда (30-35%).

Цена 1 м ² выставочной площади включает в себя:

1. Стоимость общего электроосвещения закрытой выставочной площади и открытой территории.

2. Стоимость охраны территории.

3. Стоимость пропусков на право входа персонала фирмы - экспонента в пределах квоты, которая устанавливается в зависимости от размера арендной площади.

4. Стоимость одного экземпляра каталога выставки.

5. Стоимость вывоза мусора и строительных расходов в период монтажа и демонтажа выставки.

6. Другие дополнительные услуги.

Статьи расходов включают в себя:

1.Мероприятия, проводимые на стенде.

2.Тип стенда.

3.Оформление стенда.

4.Персонал на стенде.

5.Реклама до выставки.

6.Работа с прессой.

7.Особые формы обращения к посетителям.

8.Угощение на стенде.

9.Транспорт.

10.Монтаж и демонтаж стенда.

Текущие затраты по стенду

Некоторые специалисты считают, что участие в небольших экспозициях не влекут за собой серьёзных затрат. Зло связано с низкой ценой площади (150$) . Участие в более престижной выставке обойдётся дороже (150$)м².

Затраты на участие в международной выставке не обойдутся в 2000$.Участие в международной выставке требует более высокого уровня затрат. Аренда (9м²) выставочной площади стоит в среднем 2000$, монтаж стенда минимум 1000$. Далее затраты возрастают в зависимости от потребностей фирмы - экспонента (10 000 - 30 000 $).

Умеренная выставочная смета составляет в среднем 15-30 тысяч $. При этом нижний предел 3-5 тысяч $, а верхний может достигать до 100%.

Аренда выставочной площадки колеблется в пределах 150-300 $ за 1м². На региональных площадках в несколько раз ниже - 30 $ м². К аренде нужно добавить стоимость установочного стенда (от 50 $ до десятков тысяч за стенд с мультимедийным оборудованием). Плюс декорация, энергоснабжение, обустройство павильона мебелью и профильным оборудованием.

Работа электрика на московской выставке стоит 20$ в час, установка одной розетки 25$, телефона 100--200$ . Многие маленькие компании ограничиваются типовыми павильонами и сами оснащают его всем необходимым.

Другая крупная статья - полиграфия. На печать прайс - листов, каталогов и прочих материалов обычно тратят (30% от затрат па аренду и устройство павильона). На этом не стоит экономить, так как "не будет визиток - выставка проиграна". Нехваткой могут быть также сувениры, образцы продукции, каталоги. Если на стенде работают привлечённые сотрудники, их труд оценивается от 2$ до десятков долларов в день. Следует учесть зарплату уборщикам (1$ за м²) и охранникам (3$ в час).

2. Выставка в Геленджике

Курорту Геленджик в 2000 году исполнилось 100 лег. Его вековая история началась с открытия первого частного санатория доктором М.Ф. Сульжинским.

Геленджик - необыкновенно богат красотами природы, памятниками истории и древними легендами. Лето здесь жаркое, а зима короткая и мягкая. А гостям предлагается не только хорошо отдохнуть на пляжах курорта, но и заняться своим здоровьем, т.к. Геленджик имеет хорошую базу санаторном - курортного лечения.

Именно поэтому, организаторы выбрали курорт Геленджик основной площадкой туристической выставки, посвященной отдыху и SРА (Sanus per Aqua) программам. Именно у Геленджика, сред российских черноморских курортов самый большой потенциал и возможность стать ведущим SРА-курортом России.

В течение последних нескольких лет наблюдается положительная тенденция в динамике роста количества отдыхающих на российских Черноморских курортах. И как следствие, возросший интерес к курортам и объектам размещения, которые могут конкурировать по качеству и уровню сервиса с зарубежными курортами.

В связи с этим, в настоящее время сфера туризма переживает бурное развитие туристических выставок. Календарь выставок на 2008 год пополнился ещё одной туристической выставкой, проходящей в феврале в городе-курорте Геленджик, Краснодарского края. Это туристическая выставка "ГЕЛЕНДЖИК - Город-Курорт 2008".

Цели проведения туристической выставки "Геленджик - город-курорт":

Представление туристических возможностей город Геленджика и Анапы (санатории, пансионаты, дома отдыха, гостиницы курортов Краснодарского Края).

Презентация инвестиционных планов города Геленджик (инвестиции, инвестиции в недвижимость, инвестиции в строительство, инвестиции в Краснодарский край).

Представление Геленджика (объекты развлечения, курортная инфраструктура, недвижимость в Геленджике, недвижимость Краснодарского края, санатории и пансионаты Геленджика, санатории и пансионаты Краснодарского края, курорты Краснодарского края).

Презентация возможностей Геленджика как SРА-курорта. Представление современных технологий и оборудования для SРА (СПА, SРА курорты, SРА-центры)

Основная информация:

Дата: 11-15 февраля 2008 г.

(11.02-застройка стендов - 15.02-демонтаж)

Место проведения : г. Геленджик, пансионат отдыха "Кавказ"

Организаторы: МО по К и Т "КУРОРТЫ КУБАНИ" ЗАО "СОУД-Сочинские выставки" Администрация города-курорта Геленджик

При поддержке: Департамента туризма Министерства экономического развития и торговли РФ

Условия участия: Стандартный стенд с оборудованной выставочной

площадью 3 м2- 4550 руб.

Стенд площадью 6 м2- 9100 руб.

Стенд площадью 12 м2- 12600 руб.

Аккредитация + инфо тур + банкет в отеле

"Надежда" 4* -3000 руб.

В стоимость включены все налоги.

Программа выставки:

Дата Программа

12 февраля Регистрация и размещение участников

выставки

Для участников выставки «Анапа-2008»

Транс сфер г. Анапа - г. Геленджик

13 февраля

10-00 - 16-00 Работа выставки

12-00 Торжественное открытие выставки

12-30 Пресс-конференция с главой города-курорта

14-30-15-30 Обед

14-30- 17-00 Семинар по теме: «Возможности и

перспективы санаторно-курортного лечения и реабилитации на курорте Геленджик» Обзорная экскурсия по городу-курорту Геленджик (объекты размещения санаторно-курортного комплекса, индустрия развлечений)

20-00 Прием главы города-курорта Геленджик

банкет, посвященный Дню Святого Валентина

14 февраля Работа выставки

10-00 - 16-00 Осмотр объектов размещения санаторно - курортного комплекса в с. Дивноморское

13-00-14-00 Обед

14-30 - 18-00 Осмотр объектов размещения санаторно - курортного комплекса в п. Кабардинка

1 5 февраля Отъезд участников выставки

3. Практические расчёты

В работе по экономике я открыла ресторан «НЕПТУН», площадью 150 м². Ресторан рассчитан на 30 посадочных мест. Мой ресторан будет рентабельным, так как точка рентабельности равна 120392 т.р. Точка рентабельности -- это такая выручка от реализации, при которой предприятие уже не имеет убытков, но ещё не имеет и прибылей. Результата от реализации после возмещения переменных затрат (валовая моржа), в точности хватает на покрытие постоянных затрат, а прибыль равна 0. Превысив точку безубыточности (порога рентабельности), ресторанное хозяйство может получать прибыль. Данные для определения порота рентабельности ресторанного хозяйства.

Исходные данные для определения порога рентабельности

Валовая моржа равна - постоянные затраты + прибыль. Отсюда 55862+ 118913-174775. По-другому называется результатом от реализации после возмещения переменных затрат.

Валовую моржу рассчитывают в % отношении к выручке. В нашем случае она будет равна 1 74775* 100/376974= 46,4% или 0,464.

Порог рентабельности рассчитывают отношением постоянных затрат валовой морже. Отсюда 55862 : 0,464 = 120392 т. рублей.

Если я провожу какое-либо выставочное мероприятие, выставляю стенд площадью Зм² стоимостью 4550 рублей. Затраты на стенд я включаю в постоянные затраты. Отсюда постоянные затраты увеличиваются на 4550 рублей и становятся = 60412 (55862+4550). В свою очередь прибыль моего предприятия уменьшается на эту же сумму 1 18913-4550=1 14363. Увеличение постоянных затрат отражается на уменьшении прибыли.

Влияние изменения цены на объём продаж, выручку и прибыль

Стоимость одного накрытия в моём ресторане составляла в среднем 418,86 рублей с наценкой. Делаем скидку 100 рублей. Отсюда находим % скидки.

3 18,86/41 8,86-1 * 100%=|- 0,24 * 100%=24%. Скидка 24%.

Если в моём ресторане ежедневно питалось 30 человек, то при скидке 24% с одного накрытия будет ежедневно питаться 216 человек. Таким образом прирост составит 186 человек (30*24%=7,2 чел). 30*7,2=216.

Рассчитываем расход продуктов на 186 человек. Себестоимость одного накрытия =139,62. Отсюда 139,62*30*186 =779080 т.р. Стоимость одного накрытия с наценкой=418,86. Вычитаем 100 р. Получаем 318,86.

3 1 8,86*30* 1 86= 1 779239 т.р. Затраты моего предприятия 132403+779080=91 1483 т.р. Прибыль 1779239-91 1483=867756 т.р.

Исходные данные для определения порога рентабельности

Результат от реализации после возмещения переменных затрат (валовая моржа) рассчитывается как разница между выручкой и переменными издержками. Отсюда 1779239-855621=923618. В% отношении к выручке она составит 923618* 100/1 779239=5 1,9% или 0,5 19.

Порог рентабельности находится, как отношение постоянных затрат, к валовой морже (в относительном выражении к выручке). Порог рентабельности в этом случае будет равен 55862:0.519=107634 т.р.

В результате проведённых расчётов мы видим, что снижение цены на продукцию приводит к росту выручки, прибыли и увеличению объёма продаж.

Выручка выросла с 376974 тр. до 1 779239 т. р. (разница 1402265).

Прибыль с 11 891 З. тр. до 867756 тр. (разница 748843).

Количество продаж увеличилось на 186. Переменные издержки в свою очередь увеличились с 202199 тр. до 855621 (разница 653422)

Заключение

Основные цели компаний участвовавших в выставке - поддержание имиджа, поиск новых партнеров и маркетинговая разведка. Лучше всего, если компания уделит внимание всем трем целям. Некоторые фирмы участвуют в выставках ради имиджа, но это не самый верный путь. Экспозиция - это сообщение о том, что компания может дать, то есть предложить работу с клиентами.

Кроме того, выставки дают уникальные возможности провести быструю маркетинговую разведку рынка, позволяют узнать мнение потребителей о новой продукции компании. Наконец выставки - отличное место для наблюдения за конкурентами и рыночными тенденциями.

Чтобы выставка прошла эффективно, компания должна выделиться среди конкурентов и привлечь внимание целевой аудитории. Завлекают, прежде всего, новинками.

Участие в выставке - универсальный инструмент маркетинга, соединяющий в себе рекламу, организацию сбыта и исследование рынка. Проведение выставки дорогостоящее мероприятие. Большие затраты расходуются на аренду площади и организацию стенда. Также необходимо подготовить и обучить персонал. Чтобы выставка прошла успешно, необходимы затраты финансовых и трудовых и трудовых ресурсов.

Ценность проведения выставок:

* Позволяют достичь углубленного понимания рыночной ситуации

* Позволяют отслеживать динамику различных показателей.

* Позволяют определить новые тенденции в развитии рынка.

* Позволяют сосредоточить внимание на изучении тех сегментов, которые представляются самыми перспективными.

* Участники выставки образуют конкретное сообщество, обладают огромным объемом разнообразной маркетинговой информацией.

Список литературы

1 .Н.А. Восколович «Маркетинг туристических услуг». Москва. 1еис 2001

2. А.П. Дурович, А.С. Копанев « Маркетинг в туризме». Минск «Эконом пресс» 1998.

3. Семенцова. «Современные технологии выставочного маркетинга. Вопросы экономики 2001 №3.

4. Критскотакис «Торговые ярмарки и выставки». Техника участия и коммуникации. Москва 1997.

5. Н.А. Зайцева. « Менеджмент в социально - культурном сервисе и туризме». Москва. 2003.

6. Чудновский А.Д., Жукова М.А. «Менеджмент туризма». Москва «Финансы и статистика» 2003.

7. Интернет.

8. Л.Г. Дурович., 11.И.Кабушкин, Т.М. Сергеева. «Организация туризма». Новое издание 2003.

9. Н.И. Кабушкин, Г.А. Бондаренко «Менеджмент гостиниц и ресторанов». «Новое издание» 2002.