Реєстрація актів громадянського стану

Тема: «Реєстрація актів громадянського стану»:

ПЛАН:

1. Організація діловодства в системі органів РАГСа

2. Принцип своєчасного і належного документального оформления проведеної реєстрації.

3. Зміни та виправлення в документах актів громадянського стану.

Використана література:

1. Організація діловодства в системі органів РАГСа

Результат діяльності залежить від багатьох проміжних відрізків, одним з яких являється діловодство, яке дозволяє забезпечити оперативність та гнучкість в прийнятті рішень. Діловодство координує всі етапи роботи - од проектування до практичної реалізації рішень. Процес управління включає наступні основні типові документуємі операції: збір та обробку документної інформації; підготовку рішень; прийняття та документування рішень; доведення рішень до виконавців; виконання рішень; контроль виконання; збір інформації про виконання; передачу інформації по вертикальним та горизонтальним звґязкам; зберігання та пошук інформації. Для організованої та стандартної роботи з документацією, співробітники органів РАГСу зобовґязані користуватися інструкцією по обліку, зберіганню та витрачанню бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану в Україні. Ця інструкція чітко регламентує всі моменти реєстрації та подальшого обігу цих документів.

Згідно до її положень, при реєстрації актів громадянського стану органами реєстрації актів громадянського стану видаються свідоцтва про народження, смерть, одруження, розірвання шлюбу, встановлення батьківства, переміну прізвища, імені, по батькові на бланках, виготовлених друкарським способом за єдиним для всієї держави зразком, затвердженим Верховною Радою України. Повторні свідоцтва про реєстрацію актів громадянського стану видаються (надсилаються) на таких же бланках. Використання бланків свідоцтв інших зразків забороняється. Бланки свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану є документами суворої звітності і повинні зберігатися в органах реєстрації актів громадянського стану.

Відповідальними за зберігання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану згідно з наказом відповідного управління юстиції є:

а) у відділах реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій (далі - відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції) - заступники начальників управлінь юстиції - керівники відділів реєстрації актів громадянського стану;

б) у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів - керівники відділів; в) у виконавчих комітетах сільських та селищних Рад народних депутатів - посадові особи, на яких покладено цей обовязок

розпорядженням виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів за погодженням з відділом реєстрації актів громадянського стану. На час відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв повинні передаватися за актом іншій посадовій особі, яка тимчасово виконує її обовязки. При зміні посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану, прийом-передача бланків свідоцтв і облікової документації по них в обовязковому порядку провадиться: а) у відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції - у присутності працівника відділу та представника іншого підрозділу управління юстиції відповідної державної адміністрації; б) у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних

депутатів - у присутності представника відповідної державної адміністрації, виконавчого комітету відповідної Ради народних депутатів чи представника відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції; в) у виконавчих комітетах сільських та селищних Рад народних депутатів - у присутності керівника відділу реєстрації актів громадянського стану відповідної державної адміністрації або виконавчого комітету Ради народних депутатів.

По закінченні прийому-передачі бланків присутній представник зобовязаний проінструктувати новопризначену особу про порядок обліку, зберігання, правильного витрачання і звітності по бланках свідоцтв та про відповідальність за їх належне зберігання.

Відділи реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів одержують бланки свідоцтв у відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції. Виконавчі комітети сільських, селищних Рад народних депутатів одержують бланки свідоцтв у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів. Бланки свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану видаються по довіреності під розписку або надсилаються спецзвязком чи цінним листом з відповідним супровідним документом. Відділам реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів бланки свідоцтв видаються (надсилаються) з розрахунку не більше 6-місячної потреби в них, а виконавчим комітетам сільських та селищних Рад народних депутатів - з розрахунку не більше місячної потреби в них. Відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції забезпечуються трирічним запасом бланків свідоцтв.

Про наслідки прийому бланків свідоцтв складається акт у двох примірниках (з зазначенням дати та місця складання), один з яких зберігається в даному відділі реєстрації актів громадянського стану, а другий, завірений печаткою відділу реєстрації актів громадянського стану, не пізніше 5 діб з дня одержання надсилається в Міністерство юстиції.

Для прийому бланків свідоцтву у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів створюється комісія, яка перевіряє відповідність одержаних бланків супровідним документам та в обовязковому порядку переглядає кожний бланк окремо.

Про наслідки прийому бланків свідоцтв складається акт у двох примірниках (з зазначенням дати та місця складання). Один з них зберігається в даному відділі реєстрації актів громадянського стану, а другий, завірений печаткою, надсилається відділу реєстрації актів громадянського стану управління юстиції.

Виконкоми сільських, селищних Рад народних депутатів про одержання бланків свідоцтв надсилають підтвердження відповідному відділу реєстрації актів громадянського стану районної державної адміністрації, виконавчого комітету Рад народних депутатів.

При необхідності передача бланків свідоцтв з однієї області у другу провадиться тільки з письмового дозволу Міністерства юстиції. Після здійснення передачі складається акт в трьох примірниках, в якому вказуються дата, місце складання, кількість переданих бланків, їх серії і номери. Перший примірник акта надсилається Міністерству юстиції, другий та третій - відділам реєстрації актів громадянського стану, які здійснювали передачу. Одержані бланки свідоцтв у той же день на підставі супровідних документів повинні бути оприбутковані посадовою особою, відповідальною за їх зберігання.

Для обліку надходження і витрачання бланків свідоцтв ведуться:

а) у відділах реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції, районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів Рад народних депутатів:

б) у виконкомах сільських та селищних Рад народних депутатів - книги обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв.

Всі книги обліку бланків свідоцтв повинні мати заголовні та титульні листи, бути прошнуровані, їх аркуші пронумеровані. Про загальну кількість аркушів у книзі на внутрішній стороні обкладинки робиться відмітка, яка засвідчується підписом керівника відділу і печаткою.

Книги повинні заповнюватись чорнилом або кульковою ручкою, чітким, розбірливим почерком. Підчистки в них не допускаються. Неправильно зроблений запис закреслюється, а необхідне записується поруч чітким почерком. Кожне виправлення має бути відповідним чином застережено і завірено печаткою. Книги обліку бланків свідоцтв підлягають постійному зберіганню.

Книгами обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв, а також книгами особових рахунків по обліку, видачі і витрачанню бланків свідоцтв, постачаються: відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції - управліннями юстиції відповідних державних адміністрацій;

відділи реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів - відділами реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції; виконавчі комітети сільських та селищних Рад народних депутатів - відділами реєстрації актів громадянського стану відповідних державних адміністрацій або виконавчих комітетів Рад народних депутатів. 16. Відділи реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед Міністерством юстиції один раз на рік не пізніше 1 лютого наступного за звітним року.

Відділи реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед відділами реєстрації актів громадянського стану управлінь юстиції щоквартально не пізніше 15 числа наступного за звітним кварталом місяця. Виконавчі комітети сільських, селищних Рад народних депутатів звітують про витрачання одержаних бланків свідоцтв перед відділами реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів щомісячно не пізніше 5 числа наступного місяця.

Зіпсовані при заповненні та інші свідоцтва, які підлягають знищенню (в тому числі надіслані для знищення з виконавчих комітетів сільських та селищних Рад народних депутатів), у відділах реєстрації актів громадянського стану районних державних адміністрацій та виконавчих комітетів Рад народних депутатів знищуються один раз у півріччя, про що складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається у вищестоящий відділ реєстрації актів громадянського стану.

Знищенню по закінченні року підлягають також повторні свідоцтва, надіслані іншими органами реєстрації актів громадянського стану і не одержані громадянами протягом року.

Зіпсовані при заповненні та інші свідоцтва, які підлягають знищенню, виконавчими комітетами сільських та селищних Рад народних депутатів щоквартально зі звітом про витрачання бланків свідоцтв надсилаються до відділу реєстрації актів громадянського стану відповідної районної державної адміністрації або виконавчого комітету Ради народних депутатів.

За халатне ставлення до зберігання бланків свідоцтв, порушення правил їх зберігання, а також значну кількість зіпсованих бланків свідоцтв відповідальна за це особа несе відповідальність, передбачену ст.147 Кодексу законів про працю України.

У необхідних випадках щодо осіб, винних у втраті бланків свідоцтв, матеріали повинні бути передані у слідчі органи.

2. Принцип своєчасного і належного документального оформления проведеної реєстрації.

Належне, а головне своєчасне оформлення та реєстрація актів громадянського стану є однією з найголовніших необхідностей для громадянина. Неналежне, чи несвоєчасне оформлення цих актів, або не оформлення їх зовсім тягне за собою наслідки, які потім змінити вже досить тяжко. Якщо стане так, що ці факти будуть зґясовані під час суду, стосовно якої небудь громадянської справи, то наслідки вже будуть просто незворотніми.

Отже, принцип своєчасного і належного оформлення актів громадянського стану можна чітко відслідити між рядками інструкції міністерства юстиції "про порядок реєстрації актів громадянського стану". Строки завжди встановлюються стандартні, за виключенням деяких випадків. Відомо, що законний строк є в усіх видах реєстрації. Ось що говорить закон стосовно строків реєстрації шлюбу:

Шлюб укладається в органах реєстрації актів громадянського стану. Укладення шлюбу відбувається по закінченні місячного строку після подання особами, які бажають одружитися, заяви. В окремих випадках цей строк може бути скорочений керівником відділу реєстрації актів громадянського стану.

При обчисленні місячного строку відповідно до чинного законодавства органи РАГСу керуються такими правилами: перебіг місячного строку починається наступного дня після подання заяви до органу реєстрації актів громадянського стану і закінчується відповідного числа наступного місяця. Якщо це число припадає на неробочий день відділу реєстрації актів громадянського стану, днем закінчення строку вважається найближчий за ним робочий день.

Якщо до органу реєстрації актів громадянського стану надійде заява про наявність законних перешкод до укладення шлюбу, реєстрація його відкладається. В цьому разі заявникові пропонується у визначений строк подати відповідні докази. Орган реєстрації актів громадянського стану може на прохання заінтересованих осіб або з своєї ініціативи провести необхідну перевірку. Про відстрочку реєстрації шлюбу повідомляються особи, які подали заяву про вступ у шлюб. За наявності законних перешкод до укладення шлюбу орган реєстрації актів громадянського стану відмовляє в його реєстрації і видає письмове розяснення. Якщо відомості про такі перешкоди не дістануть підтвердження, реєстрація шлюбу провадиться на загальних підставах. Перевірка обставин повинна бути закінчена у місячний строк.

Важливим є те, що визначним моментом в статусі громадянина являється запис органів РАГСу, тільки після якогопочинає "де юро" діяти другий громадянський статус. Наглядно це можна побачити па прикладі реєстрації розірвання шлюбу: шлюб припиняється з часу реєстрації розлучення в книзі записів актів про розірвання шлюбу, тобто датою припинення шлюбу є не дата постановлення рішення суду про розірвання шлюбу, а дата реєстрації розлучення в органі реєстрації актів громадянського стану хоча б одним з подружжя.

Реєстрація розірвання шлюбу може провадитись незалежно від строку, що минув після постановлення судом рішення про розірвання шлюбу.

Але реєстрацію розірвання шлюбу необхідно провести не лише своєчасно, а й належним чином, тобто помилки не повинно бути. І цей момент чітко регламентує закон: при одержанні заяви про реєстрацію розірвання шлюбу орган реєстрації актів громадянського стану зясовує, чи не було зареєстровано розлучення в органі реєстрації актів громадянського стану за заявою другого з подружжя. Якщо такої реєстрації не було або той з подружжя, що подав заяву, про неї не знає, орган реєстрації актів громадянського стану після реєстрації заяви в спеціальному журналі не пізніше тижневого строку надсилає до органу реєстрації актів громадянського стану України за місцем реєстрації шлюбу запит про те, чи немає в запису акта про шлюб відмітки про вже проведену реєстрацію розірвання шлюбу. Тому з подружжя, що подав заяву, розяснюється, що після одержання відповіді розірвання шлюбу буде зареєстровано. Орган реєстрації актів громадянського стану, одержавши повідомлення про відсутність відмітки про розлучення, запрошує заявника для реєстрації розірвання шлюбу і в його присутності реєструє розлучення.

Велику увагу співробітникам необхідно рпиділяти таким важливим актам, як належна та своєчасна реєстрація смерті та зміні прізвища, імені та по батькові.

Ця увага викликана тим, що ці оменти можуть використовуварися для зкривання злочину, або укриванню від властей розшукованих злочинців. Якщо мислити кримінально, то можна вигадати іще багато спікуляцій, повґязаних з вищевказаними моментами. Тому, в інструкції для РАГСу чітко вказано, як належним чином оформити ці акти.

Заява про реєстрацію смерті повинна бути зроблена не пізніше трьох діб з дня смерті чи виявлення трупа, а в разі неможливості одержання довідки лікувального закладу або висновку судово-медичної експертизи чи прокурора - не пізніше пяти діб.

Реєстрація смерті особи, оголошеної судом померлою, а також реєстрація факту смерті, встановленого в судовому порядку, провадиться відділами реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах Києві та Севастополі держадміністрацій, а також відділами реєстрації актів громадянського стану міських (міст обласного підпорядкування) і районних у містах Рад народних депутатів. Датою смерті особи, оголошеної судом померлою, вважається день набрання законної сили рішенням суду, якщо інше не зазначено в рішенні.

Підставою для реєстрації смерті є: лікарське свідоцтво або фельдшерська довідка про смерть, видані лікувальним закладом, рішення суду про встановлення факту смерті чи оголошення громадянина померлим, а також повідомлення з місць позбавлення волі. Ці документи додаються до другого примірника запису акта про смерть.

Реєстрація смерті військовослужбовців та військових будівельників, які загинули в період проходження військової служби у мирний час, провадиться відділами реєстрації актів громадянського стану з зазначенням у актовому запису та у свідоцтві про смерть про те, що смерть настала в період проходження військової служби, якщо відповідний запис є у графі “Причина смерті” лікарського свідоцтва про смерть, виданого лікувальним закладом.

Паспорти померлих осіб щомісяця передаються за списком до органів внутрішніх справ за місцем реєстрації смерті, а військові квитки - до районних (міських) військкоматів, в яких померлі перебували на обліку.

Нездача паспортів або військових квитків померлих не є перешкодою до реєстрації смерті. Про нездачу паспорта або військового квитка орган реєстрації актів громадянського стану зобовязаний повідомити органи внутрішніх справ або районний (міський) військовий комісаріат.

Реєстрація переміни прізвища, імені та по батькові громадян України провадиться на підставі дозволу, виданого в порядку, передбаченому Положенням про порядок розгляду клопотань про переміну громадянами України прізвищ, імен, по батькові, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 27 березня 1993 р. N 233 ( 233-93-п ). Цей порядок виключає можливість зловживання цим актом.

При задоволенні клопотання заявникові розяснюється, що він повинен у тримісячний строк зареєструвати переміну прізвища, імені, по батькові. У разі порушення цього строку без поважних причин дозвіл на переміну прізвища, імені, по батькові втрачає силу. Повторне клопотання може бути розглянуте лише через рік.

Про проведену реєстрацію переміни прізвища, імені, по батькові призовника і військовозобовязаного відділ реєстрації актів громадянського стану повідомляє районний (міський) військовий комісаріат, в якому призовник чи військовозобовязаний перебуває на обліку, а також відділ внутрішніх справ райміськвиконкому за місцем проживання заявника.

Це тільки невеликі видержки і цитати з упорядоченої системи законів, підзаконних правових актів та інструкцій, які рагламентують працю, та належне оформлення актів РАГСу. Навіть з цих невеликих уривків видно, що як і в любому іншому правовому акті, належність та своєчасність іде через весь текст.

3. Зміни та виправлення в документах актів громадянського стану.

Згідно статті 158 Кодекса про шлюб та сімю України народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, встановлення батьківства, переміна імені, фамілії підлягають реєстрації в органах реєстрації актів громадянського стану.

Що стосується такого моменту, як зміни та виправлення в документах цих актів, то більш конкретно він регламентується спеціальною інструкцією МІНІСТЕРСТВА ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ, від 03.05.1994 року. В ній чітко вказані правила з питань внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану.

Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану провадиться при наявності достатніх підстав та при відсутності спору між заінтересованими особами відділами реєстрації актів громадянського стану.При наявності спору між заінтересованими особами питання про внесення змін, доповнень і виправлень у записи вирішуються у судовому порядку.

Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану при наявності відповідних документів провадиться: а) при зміні прізвища, імені, по батькові, місця і дати народження в звязку з усиновленням (удочерінням) дитини, а також у разі запису усиновителів батьками усиновленого; б) при зміні прізвища одного з подружжя у звязку з розірванням шлюбу або визнанням шлюбу недійсним; в) при зміні прізвища дитини відповідно до ст.62 Кодексу про шлюб та сімю України ( 2006-07 ); г) при переміні прізвища, імені, по батькові; д) при зміні прізвища та по батькові неповнолітнього у зв`язку з переміною прізвища батьків та імені батька; є) якщо прізвище, ім`я та по батькові зазначені без урахування національних традицій; ж) якщо в запису акта громадянського стану не зазначені прізвища, ім`я та по батькові або національність батьків; з) якщо в запису акта про народження було зазначено неповне ім`я дитини (зменшене, пестливе, скорочене). У тих випадках, коли відділу реєстрації актів громадянського стану неясно, чи є ім`я зменшеним, пестливим або скороченим, зміна імені провадиться у порядку, визначеному Положенням про порядок розгляду клопотань про переміну громадянами України прізвищ, імен, по батькові, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 27.03.1993 р. N 233 ( 233-93-п ); і) якщо при реєстрації народження дитині надано прізвище або ім`я без урахування побажань батьків або одного з них; к) якщо дитина має ім`я, відмінне від того, яке зазначене в запису акта про її народження, і цього вимагають інтереси дитини; л) при необхідності виправлення прізвища, імен, по батькові в зв`язку зі зміною статі; м) при реєстрації встановлення батьківства; н) при надходженні заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, про внесення в запис акта про народження дитини відомостей про батька дитини; о) у випадку скасування рішення суду про встановлення батьківства; п) при скасуванні або визнанні усиновлення (удочеріння) недійсним; р) у зв`язку з рішенням суду про виключення із запису акта про народження відомостей про батька або матір дитини; с) при встановленні в судовому порядку неправильних відомостей у запису акта громадянського стану; т) якщо під час реєстрації акта громадянського стану були допущені помилки (перекручення, пропуск відомостей або окремих слів) або вказані неправильні відомості.

Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану можливе також і в інших випадках, передбачених чинним законодавством України.

Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану провадиться на підставі: а) рішення органу опіки та піклування про усиновлення (удочеріння) та про зміну прізвища неповнолітньої дитини; б) запису акта про встановлення батьківства; в) рішення суду про встановлення неправильних відомостей в запису акта громадянського стану; г) рішення суду про припинення шлюбу, про виключення із запису акта про народження відомостей про батька або матір дитини, про скасування раніше винесеного рішення суду про встановлення батьківства, про скасування або визнання усиновлення (удочеріння) недійсним, а також про визнання шлюбу недійсним; д) запису акта про переміну прізвища, імені, по батькові; є) заяви матері, яка не перебуває в шлюбі, про внесення в книгу реєстрації актів про народження відомостей про батька дитини; ж) висновку відділу реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника. Висновок складається у випадках, передбачених підпунктами «є», «ж», «і», «к», «т» пункту 2 цих Правил. У тих випадках, коли у запису акта про народження вказано ім`я батька (не подвійне), а по батькові дитини відсутнє, за проханням заінтересованої особи при видачі повторного свідоцтва та в інших необхідних випадках відділ реєстрації актів громадянського стану без складання висновку вносить у запис відповідне доповнення.

У випадках, перерахованих у пункті 2, зміни, доповнення та виправлення вносяться у такі записи актів громадянського стану: а) при зміні прізвища, імені, по батькові, місця і дати народження в звязку з усиновленням (удочерінням) дитини, а також у разі запису усиновителів батьками усиновленого - у запис акта про народження усиновленого.

Якщо рішенням органу опіки та піклування про усиновлення (удочеріння) змінена дата народження усиновленого, при зміні дати народження у запису акта про народження у необхідних випадках відповідно змінюється дата реєстрації запису акта про народження. Якщо мати дитини перебуває у шлюбі з особою, яка усиновила (удочерила) її дитину, і прийняла прізвище усиновителя, у запису акта про народження дитини провадиться виправлення прізвища матері; б) при зміні прізвища одного з подружжя у зв`язку з розірванням шлюбу або визнанням шлюбу недійсним - у запис акта про народження неповнолітніх дітей (змінюється прізвище батьків або одного з них); в) при зміні прізвища дитини відповідно до ст.62 Кодексу про шлюб та сім`ю України ( 2006-07 ) - у запис акта про народження неповнолітньої дитини (змінюється прізвище дитини, а при необхідності виправляється також прізвище одного з батьків); г) при переміні прізвища, імені, по батькові - у записи, визначені гл.VIII Методичного листа з питань переміни прізвищ, імен, по батькові громадянами України; д) при зміні прізвища та по батькові неповнолітнього у зв`язку з переміною прізвища батьків та імені батька - у запис акта про народження неповнолітнього (змінюється прізвище та по батькові дитини).

Якщо прізвище перемінив один з батьків, питання про зміну прізвища дітей, які не досягли 16-річного віку, вирішується за згодою батьків, а якщо згода відсутня - органами опіки і піклування. При переміні прізвища, імені, по батькові хоч би одним з батьків змінюються відомості про батьків у записах актів про народження неповнолітніх дітей, а також повнолітніх дітей у разі їх прохання про це. Такі зміни вносяться в записи актів про народження усиновлених повнолітніх та неповнолітніх дітей, якщо усиновителі записані батьками усиновленого, а також у запис акта про встановлення батьківства; є) якщо прізвище, ім`я та по батькові зазначені без урахування національних традицій - у запис акта про народження, а у необхідних випадках також в інші записи; ж) якщо в запису акта громадянського стану не зазаначені прізвища, ім`я та по батькові або національність батьків - у запис акта про народження, а у необхідних випадках також у запис акта про встановлення батьківства; з) якщо у запису акта про народження було зазначено неповне ім`я дитини (зменшене, пестливе, скорочене) - у запис акта про народження, а також в інші записи, які містять аналогічне неповне ім`я; і) якщо при реєстрації народження дитині надано прізвище або ім`я без урахування побажань батьків або одного з них - у запис акта про народження, а у необхідних випадках також у запис акта про встановлення батьківства; к) якщо дитина має прізвище або ім`я, відмінне від того, яке зазначено в запису акта про народження, і цього вимагають інтереси дитини - у запис акта про народження, а у необхідних випадках у запис акта про встановлення батьківства; л) при необхідності виправлення прізвища, імені, по батькові в зв`язку зі зміною статі - у запис акта про народження, в необхідних випадках - в інші записи; м) при реєстрації встановлення батьківства - у запис акта про народження (вносяться відомості про батька, змінюється по батькові дитини і за бажанням батьків змінюється її прізвище).

У разі, коли батьки зареєстрували одруження після народження дитини і при реєстрації одруження мати прийняла прізвище чоловіка, у запису акта про народження дитини провадиться виправлення прізвища матері; н) при надходженні заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, про внесення в запис акта про народження дитини відомостей про батька дитини - у запис акта про народження, але лише тоді, коли в запису акта про народження дитини немає відомостей про батька; о) у випадку скасування рішення суду про встановлення батьківства - у запис акта про народження дитини (змінюється прізвище дитини - якщо воно було змінено у звязку з встановленням батьківства - а також по батькові дитини і відомості про батька); п) при скасуванні або визнанні судом усиновлення (удочеріння) недійсним на підставі та у відповідності з рішенням суду, яке набрало законної сили,- у запис акта про народження усиновленого; р) відповідно до рішення суду, яке набрало законної сили, про виключення із запису акта про народження відомостей про батька або матір дитини - у запис акта про народження дитини (виключаються відповідні відомості, а також у необхідних випадках змінюються прізвище та по батькові дитини); с) при встановленні в судовому порядку неправильних відомостей у запису акта громадянського стану - у запис акта громадянського стану, до якого слід внести зміни згідно з рішенням суду, а у необхідних випадках і в інші записи, які містять аналогічні дані; т) якщо під час реєстрації актів громадянського стану були допущені помилки (перекручення, пропуск відомостей або окремих слів) або вказані неправильні відомості - у записи актів громадянського стану, в яких були допущені ці помилки.

Відділ реєстрації актів громадянського стану не вправі відмовити громадянину у прийомі та розгляді заяви про внесення змін, доповнень та виправлень у записи актів громадянського стану.

Відмова відділів реєстрації актів громадянського стану у зміні, доповненні, виправленні записів актів громадянського стану може бути оскаржена в суд за місцем проживання заявника.

Заяви батьків про виправлення прізвища або імені дитини в запису акта про народження в звязку з тим, що при реєстрації народження дитині присвоєно прізвище або імя без урахування побажань батьків або одного з батьків, приймаються відділами реєстрації актів громадянського стану не пізніше одного року, а заяви про виправлення імені дитини в звязку з тим, що вона фактично носить імя, відмінне від того, яке зазначено в запису акта про її народження,- до досягнення нею 16-річного віку.

Заява про внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану можуть подаватися особами, щодо яких були складені ці записи, та по нотаріально посвідченій довіреності. Записи на дітей, які не досягли 18 років, можуть змінюватися, доповнюватися та виправлятися за заявами їх батьків, усиновителів, опікунів та піклувальників, а також інших осіб і установ, на вихованні яких знаходяться неповнолітні. При необхідності в окремих випадках з такими заявами можуть звертатися самі неповнолітні, які досягли 16 років.

Записи актів громадянського стану на осіб, які визнані у встановленому законом порядку недієздатними внаслідок душевної хвороби або недоумства, можуть змінюватися, доповнюватися або виправлятися за заявами їх опікунів.

Зміна, доповнення, виправлення записів актів громадянського стану щодо померлих провадиться згідно з заявами осіб, які входять в коло спадкоємців, у порядку, передбаченому цими Правилами.

До заяви про внесення змін, доповнень та виправлень у запис акта громадянського стану додаються свідоцтво про реєстрацію акта громадянського стану, яке потрібно замінити, та документи, які підтверджують необхідність внесення змін, доповнень та виправлень у запис акта громадянського стану.

Якщо запис акта громадянського стану, в який необхідно внести зміни, доповнення та виправлення, знаходиться в іншому відділі реєстрації актів громадянського стану, то відділ реєстрації актів громадянського стану, який прийняв заяву, витребовує копію цього запису.

У разі відсутності запису у відділі реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій за місцем реєстрації акта громадянського стану внесення змін, виправлень та доповнень у запис можливе тільки після поновлення втраченого запису.

Факти, вказані у заяві, а також записи в документах, що викликають сумніви у їх достовірності, перевіряються відділом реєстрації актів громадянського стану шляхом запитів, які направляються у відповідні установи та організації.

На підставі поданих документів та наслідків перевірки відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника складає висновок про внесення змін, доповнень та виправлень у запис акта громадянського стану у випадках, пердбачених підпунктами «є», «ж», «і», «к», «т» пункту 2, або про відмову в цьому за затвердженою формою. У разі відмови у внесенні змін, доповнень та виправлень до запису у висновку повинні бути вказані причини відмови.

Висновок відділу реєстрації актів громадянського стану про внесення змін, доповнень та виправлень у запис акта громадянського стану складається у двох примірниках. Перший примірник, а у випадках, передбачених підпунктами «а», «в», «г», «є» пункту 3 даних Правил, відповідні рішення органу опіки та піклування, суду або заяви матері дитини разом з усіма зібраними матеріалами надсилаються для виконання у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження відповідного запису. Другий примірник висновку залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану за місцем його складання. У випадках, коли запис акта громадянського стану, в який необхідно внести зміни, доповнення або виправлення, знаходиться у даному відділі реєстрації актів громадянського стану, висновок складається в одному примірнику. Висновок про відмову у внесенні змін, доповнень та виправлень у записи актів громадянського стану складається удвох примірниках. Перший примірник разом з усіма матеріалами залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану, який склав висновок про відмову, а другий вручається (надсилається) заявнику. При цьому заявнику роз`яснюється порядок оскарження відмови про внесення змін, доповнень та виправлень у запис акта громадянського стану і за його проханням предявлені ним документи, крім заяви, повертаються. У випадках, передбачених підпунктами «б» та «д» пункту З, надсилається повідомлення відділу реєстрації актів громадянського стану, який зареєстрував відповідний акт. При необхідності внесення змін, доповнень та виправлень у декілька записів, які знаходяться у різних відділах реєстрації актів громадянського стану, перший примірник висновку разом з усіма матеріалами (у випадках, передбачених підпунктами «а», «в», «г» пункту 3 даних Правил, відповідні рішення виконавчого комітету або суду) надсилається у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження одного із записів, а в інші відділи реєстрації актів громадянського стану направляються копії висновку (рішення виконавчого комітету або суду) з відміткою керівника відділу реєстрації актів громадянського стану, куди надісланий перший примірник. Копія висновку (рішення виконавчого комітету або суду) повинна бути засвідчена підписом керівника відділу реєстрації актів громадянського стану та печаткою.

Внесення змін, доповнень та виправлень у записи актів громадянського стану провадиться відділом реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження первинного (поновленого) запису. При цьому виписується нове свідоцтво про реєстрацію акту громадянського стану, яке видається заявнику або надсилається у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника для вручення йому. Про зміни, доповнення та виправлення, внесені у записи актів громадянського стану, повідомляється відділам реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, які роблять відповідну відмітку у другому примірнику запису акта громадянського стану. Про переміну прізвища, імені, по батькові, місця і дати народження військовослужбовця та призовника повідомляється військовий комісаріат за місцем їх військового обліку.

Висновок відділу реєстрації актів громадянського стану про зміну, доповнення та виправлення записів актів громадянського стану належить обовязковому виконанню відділом реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження відповідного первинного (поновленого) запису. Внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану провадиться в загальному порядку відділом реєстрації актів громадянського стану за місцем, де знаходиться (знаходився) запис, за клопотанням дипломатичних представництв або консульських установ України за кордоном.

У тих випадках, коли акт громадянського стану зареєстровано в компетентних іноземних органах, зміна запису акта громадянського стану може провадитись тільки згідно з законодавством держави, на території якої складено запис.

Внесення змін, доповнень та виправлень у записи актів громадянського стану іноземців та осіб без громадянства, які проживають на території України та зареєстрували акти громадянського стану у відділах реєстрації актів громадянського стану України, провадиться на загальних підставах.

Розгляд питань про внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану має бути закінчено не пізніш як у двомісячний строк з дня надходження заяви. Якщо виникла необхідність поновлення втраченого запису акта громадянського стану, припиняється перебіг вказаного строку.

Внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану та видача свідоцтв по матеріалах, які надійшли з інших відділів реєстрації актів громадянського стану, повинно бути проведено у 10-денний строк.

Реєстрація заяв про внесення змін, доповнень, виправлень у записи провадиться у спеціальному журналі обліку заяв про внесення змін, доповнень та виправлень у записи актів громадянського стану за затвердженою формою.

Зміни, доповнення та виправлення записів провадяться шляхом закреслення даних у цих відомостях та внесення нових або додаткових відомостей у відповідні графи записів.

Закреслення відомостей провадиться таким чином, щоб можна було прочитати закреслені слова.

Використана література:

1. Конституція України.

2. Кодекс законів про працю України.

3. Кодекс законів про шлюб та сімґю України

4. Збірник положень та інструкцій для органів РАГСу. Київ. 1997.