Текстовое документирование

Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине 20 столетия не просто оказали влияние на характер и содержание документоведческих исследований, но и привели к встраиванию документоведения в цикл наук о социальной информации. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими научными дисциплинами, как социальная информатика, документалистика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и др. Лишь совместно с этими науками документоведение имеет возможность на современном этапе эффективно решать теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, потреблением, хранением документированной информации.

Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, поскольку документ является материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определёнными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов связаны со средствами документирования и передачи информации, в том числе с использованием сложной современной оргтехники.

Тема моей курсовой работы: текстовое документирование.

Цель работы - рассмотрение этого вопроса в различных аспектах.

1. Начертательный способ закрепления и передачи информации

«Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование -- регламентированный процесс записи инфор-мации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридиче-скую силу. Документирование всегда осуществляется по определен-ным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией» Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.- с. 231

.

Создание документов или документирование может осуществ-ляться на естественном языке или на искусственных языках с ис-пользованием новых носителей информации. При документирова-нии на естественном языке создаются текстовые документы -- доку-менты, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текстовый доку-мент, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются до-кументы на машинных носителях -- документы, созданные с исполь-зованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.

При использовании простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), изобразительные доку-менты (документы, содержащие информацию, выраженную посред-ством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта полу-чено посредством линий, штрихов, светотени).

В обществе документы являются основными носителями управ-ленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы -- носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих перерабо-танную, вторичную информацию.Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает еe сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обра-щаться к информации спустя много времени после ее создания. В социальном плане любой официальный документ полифунк-ционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальны. К общим функциям документа относятся:

информационная: любой документ создается для сохранения информации, ибо необходимость зафиксировать информацию -причина появления любого документа;

социальная: документ является социально значимым объек-том, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями,

культурная: документ - средство закрепления и передачи куль-турных традиций, что лучше всего прослеживается на больших ком-плексах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;

2. Пиктографическое письмо

«Пиктография - это фиксация и передача информации с помощью рисунков. Пиктографическое письмо появилось еще в период расцвет первобытного общества в верхнем палеолите. С помощью последовательного размещения ряда рисунков, изображающих отдельные конкретные предметы, передается определенная информация о хозяйственных, общественных, военных и других ситуациях». Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000.- с.145

Основные направления исторического развития пиктографии следующие: выработка единого способа начертания рисунка, понятного для всех (или большинства) Представителей данного племени (рода, общины); закрепление за каждым рисунком более или менее определенного значения, смысла (иначе говоря, тенденция к общезначимости и однозначности, хотя, конечно, до полной однозназначности было еще далеко); обогащение набора пиктографических рисунков такими знаками, которые позволяют конкретизировать текст, пиктограммы, особенно в том, что касается счета, собственности имен и др.

3. Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки

Основой системы письменности остаётся прежняя многозначная идеограмма, но конкретная привязка знака каждый раз к определённому слову обеспечивается добавлением знаков, выражающих чисто звуковые элементы слова либо в целом, либо его части (особенно грамматических элементов), и знаками -- детерминативами, уточняющими круг понятий, к которому относится данное слово. Например, в древнеегипетском языке рисунок «жука» (х п р) с силлабическими знаками х-, п-, р- (гласные неизвестны) + детерминатив абстрактных понятий означал (х п р) «существование»; в шумерском рисунки «ноги» + «камня» означали «пришедший» (гина), потому что «камень» назывался на, а рисунки «ноги» + «кучи зерна (?)» (ба) означали «стоящий» (губа); знаки «вышка (?)» + «решётка (?)» с детерминативом «божества» (рисунок «звезда») читались «бог Энлиль» (имя бога), а с детерминативом «земли» (рисунок участка, прорезанного каналами) читались «Нибуру» (название города, где почитался этот бог).

«Идеографический знак, прикрепленный к определенному слову, называется логограммой. Для знаков, выражающих последовательности звуков, используются тоже логограммы, но в «ребусном» употреблении [ср. выше на, ба не в смысле «камень» и «куча (?)», а как знаки для последовательностей звуков н + а, б + а]. Такие последовательности -- не обязательно слоги; так, в древнеегипетском письменности. гласные вообще не передавались, в аккадском слог мог дробиться на части. Словесно-слоговым письмом могли передаваться тексты любого содержания, т.к. такое письмо обеспечивало достаточно адекватную фиксацию речи и надёжное воспроизведение текста при чтении. Отсутствие обязательной непосредственной связи первоначальным идеограмм с фонетической стороной речи позволяло использовать одни и те же знаки в качестве логографических элементов для разных диалектов (в Китае) и для разных языков (на древнем Ближнем Востоке)» Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.- с.231

.

В древнейших видах письма этого типа знаки монументальных надписей долго сохраняли форму рисунков-иероглифов; наряду с ними существовала скоропись (на папирусах, черепках -- в Египте, на глиняных плитках -- в Передней Азии, на бамбуковых палках -- на Дальнем Востоке, и т.п.). Такие системы письма возникали всюду, где впервые складывалось государство, и обычно независимо друг от друга; отдельные случаи сходства знаков объясняются либо общей типологией, либо случайностью. Наиболее известны: древнеегипетские П. (с конца 4-го тыс. до н. э.), шумерское П. (с начала 3-го тыс. до н. э.) и развившиеся из него виды клинописи, эламская иероглифика (3-е тыс. до н. э.), протоиндийское письмо (тогда же), критское письмо (с начала 2-го тыс. до н. э.; ), китайское письмо (со 2-го тыс. до н. э.; ), майя письмо в Центральной Америке.

В течение нескольких тысячелетий пиктографическое письмо по-степенно перерастало в идеографическое письмо, где рисунки заменяют-ся определенными знаками. Идеографическое письмо развивалось в направлении от изображения определенных представлений (обра-зов, понятий) независимо от их звучания в устной речи -- к иерогли-фам. Иероглифы одновременно указывали, и образы (представления, понятия), и те звуки, из которых состоят слова, обозначающие дан-ные образы (представления, понятия). На рубеже IV--III тыс. до н.э. иероглифическое письмо уже широко применялось в Месопотамии, а в 2400 г. до н.э. оно превратилось в упорядоченное словесно-слоговое письмо клинописного типа. Клинописное письмо было достаточ-но сложной системой, состоящей из нескольких сотен и даже тысяч специальных Знаков. Его усвоение требовало значительной специа-лизации и профессионализации. В древневавилонском обществе сформировался целый социальный слой -- слой писцов. В течение III тыс. до н.э. складывается и египетская иероглифика. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в "знак-идею" (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие. Например, круг с расходящимися лучами означает уже не "солнце", а "жару", "тепло", "горячий" или "теплый". Старец, опирающийся на палку, означает старость и т.п.

Разновидностью идеографического является иероглифическое письмо, используемое с конца IV в. до н.э. Иероглиф - условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин "иероглифический" применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II в. до н.э.) и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II-I в. до н.э.) и т.д. Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ - это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку. Однако знаки идеографического письма - идеограммы, иероглифы - не могли служить для графического изображения звуков речи.

Способ обозначения звуков речи с помощью графических знаков впервые был изобретен уже в III в. до н.э. шумерами, создавшими самую древнюю из земных цивилизаций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, находилось на переходной стадии от словесного к слоговому, первый шаг к графическому изображению речи был уже сделан. Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого семитами слогового письма, научились разлагать слова на фонемы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединенных в систему алфавита.

Преимущества словесно-слогового письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письма. (цифры, алгебраические и химические формульные знаки и т.п.). Недостатки: многочисленность знаков в системе (от нескольких сот до многих тысяч), трудность (громоздкость) при освоении чтения.

4. Применение пиктографического и логографического письма в настоящее время

Некоторые виды пиктографии используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере - изображение уборщицы, официанта и т.д. Пиктографическое письмо встречается у народов, не имеющих собственной письменности.

Преимущества словесно-слогового письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письма. (цифры, алгебраические и химические формульные знаки и т.п.). Недостатки: многочисленность знаков в системе (от нескольких сот до многих тысяч), трудность (громоздкость) при освоении чтения.

5. Слоговое письмо. Возникновение фонетического (буквенного) письма

Высшей формой письменности, сложившейся во II тыс. до н.э., было фонетическое письмо, буквенное, в котором знаки обозначают не пред-меты, а слоги, звуки и графически передаются отдельные звуковые обозначе-ния.

В связи с частой необходимостью передачи имен появился каче-ственно новый и перспективный прием -- изображение имен людей некоторыми предметами, сходными по звучанию, но имеющими, ра-зумеется, совсем иную природу.

Так постепенно зарождаются зачат-ки фонетического письма. Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи. Развитие фонетического письма делится на два этапа. Первый - это буквенно-слоговое письмо - клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н.э. Второй - алфавитное письмо (II в. до н.э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук). Буква - графический знак или литера. Совокупность букв, принятых в данной письменности и расположенных в определенном порядке, называют азбукой (по первым славянским буквам - аз и буки).Возникшее на базе греческого, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма. В XII-XIII вв. славяне также заимствовали греческое письмо.

С конца IX в. существовало два письма - глаголица и кириллица, отличающиеся формой букв. Затем в X-XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу. В XVIII в. появляется скоропись, а в XIX-начале XX в. - гражданское письмо, или гражданский шрифт, т.е. современное письмо. Шрифт - гражданская форма знаков определенной системы письма.

В зависимости от техники исполнения различают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт. Алфавитное письмо часто называют словесным или вербальным.

Письменное документирование является высшей формой развития коммуникационной системы "язык". Именно письменный документ стал основой для формирования такого сложного и многогранного документа как книга.

6. Развитие графики русского письма. Стенография

Славянское письмо (кириллица) было разработано на основе добавления к 24 буквам византийского греческого П. ещё 19 букв для специфических славянских фонем (буквы ц, ш были взяты из еврейского квадратного письма, а остальные изобретены специально).

«Кириллица употреблялась православными славянами, а также (до 19 в.) румынами; на Руси была введена в 10--11 вв. в связи с христианизацией. Однако какое-то П., возможно, применялось славянами уже и раньше. До сих пор не решен вопрос о происхождении другого славянского письма-- глаголицы и её соотношении с кириллицей. Почти полностью совпадая по составу, порядку и значению букв, азбуки эти резко различались по форме букв: простой, чёткой и близкой к греческому уставному письму. 9 в. у кириллицы и замысловатой, очень своеобразной у глаголицы, которая применялась главным образом у юго-западных славян-католиков со славянским богослужением и вымерла в позднем средневековье.

Графика кириллицы претерпевала изменения с 10 по 18 вв. (устав, полуустав, вязь). Современные славянские системы П.: русская, украинская, болгарская, сербская (с добавлением букв љ, њ, ћ,

19

, џ и др.) развились на основе кириллицы. Русское письмо из 33 букв (называется гражданским шрифтом, в отличие от церковного -- собственно кириллицы, сохранённой для религиозной литературы при реформе, проведённой Петром I) является упрощением кириллицы с приближением форм букв к образцам антиквы. Оно пережило ряд алфавитно-орфографических реформ (1708--10, 1735, 1758, 1918), в результате которых были исключены все буквы, ненужные для передачи фонем современной русской речи; были введены 2 новые буквы: й и (факультативно) ё». Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000 - с.118

Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов.

Стенография (от греч. stenos -- узкий, тесный и ...графия), скоростное письмо, основанное на применении специальных систем знаков и сокращений слов и словосочетаний, позволяющее вести синхронную запись устной речи и рационализировать технику письма. Скорость стенографического письма превосходит скорость обычного в 4--7 раз. Стенография была известна в глубокой древности. Один из первых достоверных памятников тенографии -- надпись стенографическими знаками на найденной в Акрополе в Афинах мраморной плите, относящейся к 350 до н. э. В школах Древнего Рима наряду с обычным письмом (abecedaria) преподавалось скоростное письмо (notaria, от nota -- знак). Римская стенография, применявшаяся до 11 в., называлась «тироновы ноты» (по имени её создателя Тирона, 1 в. до н. э.).

Термин «Стенография» введён в 1602 в Англии Дж. Уиллисом. Начиная с 17 в. во всём мире было предложено около 3 тыс. различных систем стенографии. и их переработок, в настоящее время (1976) их применяется несколько десятков при постоянной тенденции к сокращению количества систем; для социалистических стран характерен переход на единые государственные системы.

В современной стенографии различают системы курсивные и геометральные. Знаки для согласных в курсивных системах взяты из элементов обычного письма, сочетаемых при помощи соединительной линии. Знаки геометральных систем состоят из геометрических фигур (круг и его части, прямые различного наклона) и сочетаются без соединительных линий. Оба типа стенографии изобретены в Англии: геометральная -- Дж. Уиллисом (1602), курсивная -- С. Бордли (1789). Геометральные системы приняты для языков с относительно короткими словами (англ., франц., исп.), курсивные -- для языков с длинными словами (слав., сканд., нем.). Различают орфографичексие и фонетические системы стенографии. Первые придерживаются орфографии обычного письма, фонетические системы строят сокращения на выбрасывании букв, соответствующих неслышимым звукам. Русские системы М. А. Терне (1874), З. И. и А. И. Сапонько (1913) строились на т. н. ударном принципе -- из срединных гласных слова выписывалась только та, на которую падает ударение.

В большинстве систем согласные и гласные имеют различное обозначение. Для обозначения согласных в курсивных системах берутся элементы обычного письма, гласные обозначаются при помощи т. н. приёмов вокализации -- изменения по длине и направлению соединительной волосной линии между знаками согласных, изменения формы этих знаков, в частности их утолщение (нажим), изменения позиции знаков (повышение и понижение относительно линии письма и относительно друг друга). Состав стенографических знаков для согласных является внеязыковым, что облегчает адаптацию системы стенографии к разным языкам.

В дореволюционной России стенография использовалась мало, применялись главным образом переработки курсивных немецких систем.

Первой оригинальной и примененной на практике стенографической системой для русского языка была система М. И. Иванина, опубликованная в 1858 в его книге «О стенографии, или искусстве скорописи, и применении её к русскому языку». В 1860 впервые в России стенография (по системе Иванина) была использована в Петербургском университете для записи диспута о происхождении Руси между академиком М. П. Погодиным и профессором Н. И. Костомаровым.

После Октябрьской революции 1917 появились новые системы стенографии -- М. И. Лапекина (1920), Н. И. Фадеева (1922), Н. Н. Соколова (1924) и др. В 20-е гг. Стенография преподавалась по разным системам, что тормозило развитие стенографического образования. На основе теоретического и практического сравнения 7 лучших систем стенографии, произведенного Наркомпросом РСФСР в 1933, ВЦИК РСФСР принял постановление о введении в РСФСР Государственной единой системы С. (ГЕСС), в основу которой положена система Соколова.

Принятая в-- курсивная система, основана на изучении биомеханических закономерностей письма, на учёте частотности букв и морфем в обычном письме и частотности знаков в стенографическом письме. Одним из принципов ГЕСС является стандартность начертаний (слово выписывается одним единообразным способом). Вокализация основана на изменении позиции знаков относительно друг друга. Самыми «удобными» стенографическими знаками (т. с. наименее деформируемыми элементами обычного письма) обозначаются наиболее частотные единицы языка. ГЕСС адаптирована к украинскому, узбекскому, грузинскому, польскому, и др. языкам. ГЕСС постепенно совершенствуется и упрощается с целью достижения максимальной психологической простоты записи и облегчения обучения стенографии. Основные направления: 1) ещё большее приближение стенографических знаков к элементам букв обычного (рукописного) письма; 2) устранение из системы знаков, мешающих унификации соединений согласных и вокализации; 3) уменьшение количества слитных знаков (т. е. знаков сочетаний согласных).

В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко цениться Стенография используется на различным международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д.

7. Применение текстового документирования

В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

«Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности, Так, документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ему системы. Документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование дея-тельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимо-связанных учреждений и лица постоянно меняющихся социально-экономических условиях» Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003. -с.441

.

Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения.

Заключение

Исходя из всего вышенаписанного, можно сделать следующие выводы:

В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование). Текстовое документирование - способ регистрации информации посредством письменности.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с

реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование - запись информации на различных носителях по

установленным правилам.

Документирование регламентированный процесс записи информации на

бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Создание документов может осуществляться на естественном или

искусственном языках с использованием новых носителей информации.

При документировании на естественном языке создаются текстовые документы.

Средства документирования - орудие используемые человеком для

создания документов:

- простые средства (ручки, карандаши)

- механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны,

кино и видео техника)

- средства автоматизации (компьютерная техника).

Список использованной информации:

Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000

Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003

Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003

Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти :Управленческое документоведение. - Екатеринбург.: УрАГС, 2002

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996

Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003