Система документації

2

Зміст

1. Поняття і призначення «системи документації» і «уніфікованої системи документації»

2. Основні етапи упровадження системи електронного документообігу в організації

3. Проблема вдосконалення документообігу

4. Порядок оформлення особистих справ

Задача

1. Поняття і призначення «системи документації» і «уніфікованої системи документації»

Система документації - сукупність документів взаємозвязаних по ознаках походження, призначення виду сфери діяльності єдиних вимог до оформлення. Документ - зафіксоване на матеріальному носії інформації з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (розрізнити). Створення документів може здійснюватися на природній або штучній мовах з використанням нових носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи. При документуванні на штучних мовах створюються документи на машинних носіях.

Управлінські документи складають ядро управлінської документації.

Саме вони забезпечують керованість обєктів, як в рамках всього держави, так і в окремій організації. Управлінські документи складають обєкт діловодства. Організація роботи з документами - припускає організацію документообігу установи, зберігання документа і їх використовування в поточній діяльності установи. Документообіг установи - це сукупність взаємозвязаних процедур забезпечуючі рух документів до установи з моменту їх створіння виконання або відправки. В меті раціональні організації документа обороту всі документи діляться на документальні потоки (не реєстровані і реєстровані; що входять, витікаючі і внутрішні). Документопоток - сукупність документів виконуючих певне цільове призначення в процесі документообігу.

Система зберігання документів - це сукупність засобів, способів і прийому обліку і систематизації документа з метою їх пошуку і використовування в поточній діяльності установи.

На будь-якому підприємстві у звязку з величезним обємів інформації, виникають наступні проблеми:

· прагнення привести до одноманітності носіїв інформації і порядок розміщення на них інформації;

· прискорення процесів обробки і передачі інформації;

· мінімізація витрат на пошук і зберігання даних.

Перша проблема реалізується шляхом стандартизації і уніфікації носіїв інформації і їх елементів, а друга і третя - шляхом вдосконалення процесів і розвитку засобів обробки і передачі інформації. Звичайно ж, уніфікація і стандартизація носіїв інформації і процедур їх обробки також сприяють прискоренню їх обробки, пошуку, забезпеченню збереження.

Уніфікація документів полягає у встановленні одноманітності складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і задач. Стандартизація документів - форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обовязковості.

Встановлені наступні категорії стандартів:

· державні стандарти (ГОСТ).

· галузеві стандарти (ОСТ);

· республіканські стандарти (РСТ).

Уніфікація документів проводиться в цілях скорочення кількості вживаних документів, типізації їх форм, підвищення якості зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних і суміжним функціям управління, більш ефективного використовування обчислювальної техніки.

Робота по уніфікації включає:

· розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документація;

· упровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД:

· упровадження розроблених ОКТЕІ;

· ведення УСД і ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації і їх подальший розвиток;

· розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі і що не ввійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію;

· розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відображають специфіку галузі.

Організаційне і методичне керівництво уніфікацією і стандартизацією документів, координацію робіт і контроль здійснює головна організація по координації упровадження і ведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу веде головна організація по упровадженню і веденню УСД і ОКТЕІ в галузі.

Уніфікацію і стандартизацію управлінських документів слідує розглядати як один з чинників підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів - це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів одноманітності на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація їх побудови.

Вона застосовується не тільки до управлінських документів, але і до нових системам. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні і залізничні квитки.

Основними принципами уніфікації документів є:

· уніфікація від загального до приватного. Полягає в побудові формуляра-зразка документів для конкретної системи документації і встановленні на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. д.;

· одноманітність форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації і трафаретизаціі документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних скорочень;

· комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всі вимоги до документа на всіх стадіях його створіння, заповнення, обробки і зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів;

· інформативність. Означає включення в документи тільки тих реквізитів які потрібні для вирішення конкретних задач, для пошуку і підтвердження юридичної сили документа;

· скорочення числа видів документів. Досягається за рахунок вдосконалення методів управління, наприклад, у напрямі повсюдного застосування торгтехніки;

· стабільність вимог до документів (встановлені державними і

галузевими стандартами);

· сполучення з діючими системами класифікації і кодування техніко-економічної інформації;

· економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів в систему документації, широкого застосування бланків, раціональної компоновки форм документів, встановлення оптимального обєму реквізитів і т. д.

Існує 3 способи уніфікації текстів: трафарет, анкета і таблиця.

Трафарет - це спосіб фіксації постійної інформації у вигляді звязаного тексту з пропусками для змінної інформації. У формі трафарету створюються ряд наказів, заяв. Анкета - спосіб представлення уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині листа, а змінна вноситься в документ в процесі його складання в праву частину листа. В уніфікованій системі документації на організаціонно - розпорядливі документи анкетним методом змодельовані накази по прийому, перекладу, звільненню; кадрові доповідні і пояснювальні записки. Достоїнства анкет: спрощується підготовка документа, полегшуються машинописні роботи; створюються передумови для копіювання інформації. Таблиця - розірваний текст, розташований за певним принципом: постійна інформація розташована в заголовках граф і боковике, а змінна - на перетині відповідних граф і рядків. Володіє великою інформаційною місткістю, дозволяє строго класифікувати, кодувати інформацію, легко підсумовувати дані. Проте він більш складений в машинописі.

Ефект від уніфікації і стандартизації управлінських документів буває непрямим (підвищення якості управління, ефективності використовування оргтехніки, прискоренні оборотності фінансових коштів) і прямим ( зниження витрат праці (а отже і витрат на заробітну платню) при роботі з документами, витрати матеріалів на їх виготовлення, питомих капвкладень на оргтехніку, витрат на амортизацію і ремонт оргтехніки).

З 1 липня 2003 року введений ГОСТ Р 6.30-2003 - «Уніфіковані системи документації Уніфікована система організаційно-розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів». Вихід стандарту має велике значення, перш за все для уніфікації оформлення документів, що повинне полегшити автоматизований обмін інформацією і документацією. Застосування стандарту не тільки підвищить загальну культуру оформлення документів, але і забезпечить їх юридичну силу, оскільки стандарт називає обовязкові реквізити і визначає порядок їх написання. В новому стандарті уніфікована система організаційно-розпорядливої документації (УСОРД) є системою документації, вживаною в будь-якій організації, установі, підприємстві. Застосування УСОРД регламентується ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організационно - розпорядливої документації. Вимоги до оформлення документів». ГОСТ розповсюджується на організаційно-розпорядливі документи, передбачені УСОРД (далі - документи), - ухвали, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності: Федеральних органів державної влади субєкта Російської Федерації, включаючи субєкти Російської Федерації, що мають разом з російською мовою як державна національну мову, органів місцевого самоврядування; підприємств, організацій і їх обєднань незалежно від організаційно-правової форми виду діяльності.

Справжній стандарт встановлює: склад реквізитів; вимоги до оформлення реквізитів; вимоги до виготовлення, обліку, використовування і зберігання бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів субєктів Російської Федерації. В додатках до вказаного Госту приведені схеми розташування реквізитів організаційно-розпорядливого документа, тобто формуляр-зразок ОРД з різними варіантами розташування реквізитів, зразки бланків документів.

2. Основні етапи упровадження системи електронного документообігу в організації

Електронний документа зявилася в 80_х роках з появою на ринку мікрокомпютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI). Електронний документообіг поступово входить в життя більшості російських компаній і державних відомств і вже сьогодні в деяких областях діяльності електронним способом обробляється до 90% інформації. На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками, статичною формою і обмеженими можливостями перехід до динамічних цифрових електронних документів забезпечує особливі переваги при створенні, сумісному використовуванні, розповсюдженні і зберіганні інформації. Вони можуть збільшити продуктивність безлічі додатків, що використовуються в бізнесі, зменшити вимоги до розмірів накопичувачів, скоротити або повністю розвязати проблему втрат і невірного розміщення документів.

Електронні документи можуть одночасно використовуватися співробітниками в рамках однієї робочої групи, відділу або всього підприємства. Доступ до них здійснюється за декілька секунд, а не хвилин, годинника, днів, а іноді і тижнів, що трапляється при використовуванні документів на паперових носіях. Прискорений доступ до стратегічної інформації разом із значною економією засобів може забезпечити і важливі конкурентні переваги. Крім перерахованого, електронні документи дозволяють перемістити центр тяжкості компютерної технології з традиційних структурованих алфавітно-цифрових даних на потоки даних, доповнені великими обємами неструктурованого тексту, зображень, звуку, відео і графіки. Такі документи зможуть також включати гіпертекстові звязки, перероблені OLE_обєкти, текстові обєкти і реляційні дані. Електронний документ буде обмежений такими параметрами, як його вміст, структура даних, формати і стандарти режиму передачі і, найважливіше, характер його використовування. При зміні будь-якого з цих параметрів відповідно мінятиметься документ. Він буде відкритим, гнучким, адаптується, багатовимірним.

За декілька років концепція електронного документа отримала свій розвиток від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронний документ - це форма знайомого вигляду, обробка якої відбувається за допомогою послідовного застосування тісно взаємозвязаних технологій в рамках так званих Систем Управління Електронними Документами (СУД) або Electronic Document Management Systems (EDMS). Могутні системи класу EDMS, що працюють частіше всього на розподіленій архітектурі, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку і розповсюдження електронних документів. Значне підвищення продуктивності при використовуванні технології EDMS відзначено в багатьох галузях: уряд, судочинство, юриспруденція, фармацевтика, страхування, фінансові послуги, охорона здоровя, виробництво і систему вищої освіти.

Можна виділити наступні основні задачі, які покликана вирішувати система управління документами - уміти переводити паперові документи в електронний вигляд і уміти перехоплювати всі створювані електронні документи зі всіх джерел надходження: з додатків, які створюються текстовими процесорами, електронними таблицями, графічними процесорами, пакетами прикладних програм для настільних видань; факсні повідомлення, що прийшли через факс - сервер підприємства; вхідні, витікаючі і внутрішні повідомлення, що поступають з електронної пошти; звіти і інші документи, які готують функціональні інформаційні системи, що йдуть на друк або що відправляються факсом, але їх треба перехопити і відправити в сховищі електронних документів.

Багатофункціональні системи управління документами розвиваються під впливом переходу від обчислювальних середовищ на базі мейнфреймів до систем на базі мікропроцесорів, від монолітних закритих додатків до відкритих і інтегрувалися програмних компонентів.

Змістом третьої концепції є розробка Системи Електронного Документообігу (СЕДО), покликаної для інтеграції всіх інформаційних додатків в єдине інформаційне середовище, що забезпечує оперативну взаємодію всіх користувачів при виконанні ними ділових процедур і функцій управління необхідною інформацією. Система електронного документообігу повинна дозволяти планувати і складати маршрути пересування документів, контролювати це пересування, уміти управляти документообігом і регулювати його. Ця концепція має дві стадії в своєму розвитку від втілення ідеї використовування технології «docflow», повязаної з плануванням і управлінням документопотоками, до технології «workflow», призначеної для управління діловими процесами і процедурами, при виконанні яких використовуються і створюються документи. Системи, засновані на застосуванні технології «workflow», отримали назву Систем Автоматизації Ділових Процесів (САДП) і призначені для моделювання ділових процесів і процедур, виконуваних на підприємстві, контролю їх виконання, оцінки і аналізу ефективності їх виконання, реструктуризації системи управління фірми.

3. Проблема вдосконалення документообігу

Обєм документації, створюваній в установах як всього світу, так і нашої країни, має тенденцію до постійного і все більш швидшаючого зростання. У звязку з науково-технічним прогресом збільшення обємів управлінської документації відбувається пропорційно зміні зростання обємів виробництва продукції і продуктивності праці. Це перша закономірність документообразовання.

Зростання обємів виробництва приводить до стрімкого зростання обємів інформації. В той же час продуктивність праці у виробничій сфері росте набагато швидше продуктивності праці в управлінні. Цей розрив - одна з основних причин зростання апарату управління у всіх розвинутих країнах світу.

Причини зростання обєму документообігу підрозділяють на обєктивні і субєктивні.

Головними обєктивними причинами збільшення обємів документів є вплив науково-технічного прогресу, розвиток економіки, розширення і ускладнення номенклатури продукції, що випускається, освоєння нових районів, будівництво нових обєктів, ускладнення процесів управління. При цьому обєми створюваних документів збільшуються із зростанням кількості документованих дій і кількості адресатів, яким ці дії направлені. Таким чином, зростання або скорочення обємів документів значним чином повязано з процесами документування.

До субєктивних причин відносять:

* бюрократизацію апарату управління, з якою повязано збільшення кількості перевіряючих інстанцій, розбухання контролюючих органів, утиск і ігнорування законних прав громадян. Все це приводить до створення документів, не обумовлених діловою необхідністю, для підстраховування, про всяк випадок;

* незнання або недотримання працівниками управлінських структур законодавства, нормативних актів, що встановлюють юридичні вимоги до оформлення документів. В результаті виникає недовіра до документів і їх повторна перевірка, тобто створення нових документів;

* некваліфіковане документування розпорядливої діяльності. Наприклад, наказ, що містить неясні завдання, нереальні терміни виконання, що суперечить виданим раніше наказам, обовязково викличе потік листів або доповідних записок керованих організацій (структурних підрозділів) розяснювального характеру;

* невчасне, неякісне виконання завдань, доручень, договірних зобовязань, зрив термінів їх виконання породжує потоки документів з проханнями перенесення термінів, рекламаціями, поясненнями, претензіями і т.д.;

* відсутність прав у підвідомчих або підлеглих організацій в рішенні що стоять перед ними задач вимушує постійно звертатися до вищестоящих установ за розясненнями або дозволами спірних питань;

* некомпетентність управлінського персоналу в рішенні виробничих, економічних, управлінських задач приводить до вибору недоцільних варіантів їх рішень, що відображається на документуванні самих цих дій, а потім виправленні ухваленого рішення і т. д.;

* відсутність в управлінському апараті регламентації документообразовання приводить до використовування значної кількості різноманітних видів і форм документів, призначених для документування ідентичних функцій і що містять аналогічну інформацію, але відмінних за формою представлення інформації або по складу показників;

* широке розповсюдження копіювальної техніки і її безконтрольне використовування в установах приводить до створення величезної кількості копій документів, які використовуються в незначній мірі;

* використовування в процесах створення і підготовки документів компютерів, з одного боку, значно підвищило швидкість підготовки документів, скоротило трудомісткість цих операцій, але, з другого боку, привело до значного збільшення кількості документів за рахунок створення одного і того ж документа в паперовій і електронній формі.

Таким чином, в числі субєктивних причин, що впливають на збільшення документообігу, ми бачимо як повязані з окремою особою (діяльність керівника, фахівця), так і з порушеннями вимог законодавства, з організацією документування. До субєктивних причин треба віднести і нові технології підготовки документів, які, скоротивши час на створення тексту, його роздрук і копіювання, збільшили їх потоки і видову різноманітність, але не розвязали проблему управління цими потоками. Цей висновок зроблений і вітчизняним документоведами, і зарубіжними фахівцями в області управління документацією.

4. Порядок оформлення особистих справ

Особиста справа працівника формується після видання наказу про його прийом на роботу. Спочатку в особисту справу групуються документи, персональні дані працівника, що містять, в порядку, що відображає процес прийому на роботу: кадрова довідка; заява працівника про прийом на роботу; листок по обліку кадрів; результат медичного обстеження на предмет придатності до здійснення трудових обовязків; розписка працівника про ознайомлення з документами організації, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, а також про його права і обовязки в цій області; розписка працівника про ознайомлення його з локальними нормативними актами організації; доповнення до особистої справи; внутрішній опис. Всі документи особистої справи підшиваються в обкладинку. До кожної особистої справи додається фотографія працівника (без головного убору, розмір 3 x 4 см). На оборотній стороні фотографії указуються прізвище, імя, по батькові працівника. В кожному розділі особистої справи ведеться внутрішній опис, куди заносяться найменування всіх документів, дата їх включення в справу, кількість листів, а також дата вилучення документа із справи з вказівкою особи, що вилучила документ, і причини вилучення. У разі тимчасового вилучення документа замість нього вкладається лист-замінник. Вилучення документів з особистої справи проводиться виключно з дозволу фахівця по кадрах. Внутрішній опис підписується особою, що її склала, з вказівкою дати складання. Всі документи, що поступають в особисту справу, розташовуються в хронологічному порядку. Не допускається включати в особисту справу документи другорядного значення, тимчасові (до 10 років) терміни зберігання, наприклад, довідки з місця проживання і т. п., що мають Листи документів, підшитих в особисту справу, нумеруються. Листок по обліку кадрів є основним документом особистої справи, що є переліком питань про біографічні дані працівника, його освіту, сімейний стан, місце прописки або мешкання, виконувану роботу з початку трудової діяльності і т. п. Листок по обліку кадрів заповнюється працівником самостійно при оформленні на роботу.

При заповненні листка по обліку кадрів працівник повинен заповнювати всі його графи, на всі питання давати повні відповіді, не допускати виправлень або закреслення, прочерків, помарок, в строгій відповідності із записами, які містяться в його особистих документах. Негативні відповіді в графах листка по обліку кадрів записуються без повторення питання. При заповненні графи «Образованіє» слід застосовувати наступні формулювання: «вище», «неповне вище», «середнє спеціальне», «неповне середнє» - залежно від того, який документ є у працівника. В графі «Сімейний стан» перераховуються всі близькі родичі (чоловік, дружина, дочка, син), що проживають спільно з працівником. Указуються прізвище, імя, по батькові і дата народження кожного члена сімї.

В графі «Виконувана робота з початку трудової діяльності» відображаються відомості про роботу в строгій відповідності із записами в трудовій книжці.

Всі записи проводяться в хронологічному порядку.

При заповненні листка по обліку кадрів використовуються наступні документи:

· паспорт;

· трудова книжка;

· військовий квиток;

· документи про освіту;

· документи про привласнення вченого ступеня, вченого звання.

Листок по обліку кадрів підписується особою, що приймається на роботу, і фахівцем по кадрах після звірки відомостей, занесених в анкету, з відповідними документами і завіряється друком відділу кадрів.

Копії всіх документів завіряються особистим підписом фахівця по кадрах після звірки їх з оригіналами документів.

Доповнення до особистої справи - документ, в якому фіксуються відомості про переміщення працівника по роботі (дата вступу до посади і дата відходу з неї) з вказівкою причини переміщення («Призначений з пониженням в атестаційному порядку»). Доповнення до особистої справи складається фахівцем по кадрах і не потребує завіренні підписом або друком.

Особиста картка форми N Т_2 складається фахівцем по кадрах по уніфікованій формі, містить в собі відомості про персональні дані працівника в повній відповідності з представленими документами. У разі оновлення стара особиста картка вилучається з розділу особистої справи «Анкетно-біографічні і характеризуючі матеріали», залучається до «Додаткових матеріалів» і замінюється новій. Особиста картка підписується фахівцем по кадрах.

Надалі особиста справа поповнюється документами, що виникають в процесі трудової діяльності працівника, до яких відносяться:

· атестаційні листи;

· копії документів про твердження на посаді;

· інші характеризуючі і доповнюючі матеріали.

Особиста справа ведеться протягом всієї трудової діяльності працівника. Зміни, що вносяться в особисту справу, повинні бути підтверджений відповідними документами.

Фахівець по кадрах одержує від що приймається на роботу працівника документи, перевіряє повноту їх заповнення і правильність указуваних відомостей відповідно до предявлених документів.

Задача

Знайдіть помилки в оформленні наказу:

ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ СУСПІЛЬСТВО «КОНТІНЕНТАЛЬ»

ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123

ІНН/КПП 1234567890/123456789

НАКАЗ

21.07.2005 №45

Ульяновськ

Про внесення змін в штатний розклад

У звязку з наказом директора від 21.07.2005 №44 «Про реорганізацію служби діловодства»

НАКАЗУЮ:

1. Внести в штатний розклад апарату організації наступні зміни:

1.1 Добавить до складу служби діловодства посада секретаря-референта у складі 1 штатної одиниці з посадовим окладом 8500 рублів 00 коп. без персональних і інших надбавок;

1.2 Увеличить місячна фундація заробітної платні на 8500 рублів 00 коп.

1.3 Контроль за виконанням наказу покласти на заст. директора Козлова А.М.

Директор ЗАТ «Контіненталь» С.М. Прыгунов

Помилка №1- в шапці не потрібно указувати реквізити організації.

Помилка №2 - номер і назва наказу пишуться відразу після наказу.

Помилка №3 - число пишеться з правої сторони.

Помилка №4 - назва міста пишеться з лівого боку.

Помилка №5 - не вистачає строчки, що Козлов А.М. ознайомлений з даним наказом, оскільки в пункті 1.3 вказаний, що він несе контроль за виконанням даного наказу.

ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ СУСПІЛЬСТВО «КОНТІНЕНТАЛЬ»

НАКАЗ №45

«Про внесення змін в штатний розклад».

р. Ульяновськ 21.07.2005

У звязку з наказом директора від 21.07.2005 №44 «Про реорганізацію служби діловодства»

НАКАЗУЮ:

1. Внести в штатний розклад апарату організації наступні зміни:

1.1 Добавить до складу служби діловодства посада секретаря-референта у складі 1 штатної одиниці з посадовим окладом 8500 рублів 00 коп. без персональних і інших надбавок;

1.2 Увеличить місячна фундація заробітної платні на 8500 рублів 00 коп.

1.3 Контроль за виконанням наказу покласти на заст. директора Козлова А.М.

Директор ЗАТ «Контіненталь» С.М. Прыгунов

Ознайомлений А.М. Козлов