Состав работ по организации внемашинной информационной базы

Кафедра экономической кибернетики

Контрольная работа

по дисциплине:

«Система обработки экономической информации»

Состав работ по организации внемашинной информационной базы

Содержание контрольной работы

1. Внемашинные информационные базы

2. Технология подготовки внемашинного информационного обеспечения

Список литературы

1. Внемашинные информационные базы

К средствам организации и ведения внемашинной информационной базы можно отнести:

- систему классификации и кодирования технико-экономической информации, содержащейся в документах предметной области;

- унифицированные системы документации, которые содержат типовые формы документов, рекомендованные для использования;

- систему организации и ведения документации.

Структура средств организации и ведения внемашинной информационной базы данных иллюстрируется на рис. 1

Рис.1. Состав средств организации и ведения внемашинной и информационной базы

Система классификации и кодирования технико-экономической информации

Система классификации и кодирования (СКиК) является средством классификации и кодирования множества однотипных объектов. На основе СКиК, как правило, разрабатываются кодовые обозначения объектов. В системе классификации также систематизируются используемые термины и обозначения.

Классификация информации позволяет ее систематизировать и упорядочить, что необходимо для ее автоматизированной обработки. Классификация объектов одного вида позволяет выделять (группировать) подмножества объектов, обладающих одинаковыми признаками, или упорядочивать объекты в соответствии со значениями признаков. Примерами объектов, подлежащих классификации, являются реальные объекты, например подразделения, оборудование, продукция, профессии, работники и т. п. Классификации подлежат также процессы, например технологические операции по изготовлению изделий, операции учета и т. д. Признаком классификации может быть одно из свойств объекта, позволяющее установить сходство или различие отдельных экземпляров объекта.

Классификация используется как основа для кодирования признаков в обозначении объектов. Полученные кодовые обозначения объектов могут использоваться для автоматизированного упорядочения и поиска объектов, обладающих заданными признаками.

Одно из важных назначений кодирования - это обеспечение уникальной идентификации объектов, которая в совокупности с принятой системой классификации четко определяет сущность объекта. Это особенно важно для этапа проектирования базы данных при выделении информационных объектов и структурных связей между ними.

Система классификации - это совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с признаками сходства или различия. Выделяемое по признаку подмножество объектов называется классификационной группировкой. Различают два метода классификации - иерархический и фасетный метод.

Иерархический метод классификации устанавливает между классификационными группировками иерархические отношения подчинения, с последовательной детализацией их свойств: класс, подкласс, группа, подгруппа, вид и так далее. На каждом уровне классификационное множество (подмножество) по некоторому основанию деления (признакам) делится на классификационные подмножества следующего уровня.

Метод фасетной классификации основан на множестве независимых признаков. Набор таких признаков может быть произвольным, что позволяет группировать объекты по любому сочетанию признаков. Фасетный метод классификации является одноуровневым, исходное множество объектов разбивается на подмножества классификационных группировок в соответствии со значениями признаков отдельных фасетов. Фасеты независимы между собой.

Системой кодирования является совокупность правил образования кода. Кодовое обозначение, которое характеризуется используемым набором символов, алфавитом (цифровой, буквенный, смешанный и др.), длиной (числом символов - позиций кода) и структурой обозначения. Структура кода определяется порядком кодируемых признаков. Место символа в коде является разрядом кода. Старший разряд находится слева от младшего. В коде часто предусматривается дополнительный (резервный) разряд для проверки кода - контрольный разряд.

Различают два метода кодирования - классификационный и регистрационный.

Классификационное кодирование построено на основе классификации объектов. Классификационная система кодирования может быть двух типов - последовательная и параллельная. Классификационная последовательная система кодирования основана на иерархической системе классификации, а параллельная - на фасетной классификации. Классификационный код содержит признанную информацию об объекте.

Регистрационная система кодирования не основана на предварительной классификации объектов. Код обеспечивает только идентификацию объектов. Регистрационная система может быть порядковой или серийно-порядковой. В регистрационной порядковой системе кодирования объекты нумеруются с помощью чисел натурального ряда. Порядковая система кодирования используется, когда множество кодируемых объектов невелико и нет необходимости разбиения их на группы. Регистрационная серийно-порядковая система кодирования также предусматривает порядковую нумерацию объектов, но при этом номера разбиваются на серии, каждая из которых закрепляется за выделяемой группой объектов.

Классификаторы. Документ, содержащий описание классификационных группировок, структуру кода и наименования объектов, называется классификатором (кодификатором). Классификаторы могут иметь различную степень локализации в пределах предприятия, отрасли, государства. Примерами классификаторов, используемых на общегосударственном (отраслевом) уровне, являются классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции, классификатор предприятий и организаций, классификатор профессий рабочих, должностей служащих, классификатор управленческой документации и др. В пределах предприятия используются локальные классификаторы структурных подразделений, готовой продукции, материалов и комплектующих, предприятий поставщиков и заказчиков и т. п. На рис.1.2 в качестве примера приведена полная структура кода по общегосударственному классификатору промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП).

Рис.1.2. Полная структура кода продукции по ОКП

В структуре кода используются следующие обозначения: X - для классификационного признака с цифровым алфавитом, В - для классификационного признака с буквенным алфавитом, 0 - для порядкового кода с цифровым алфавитом, + - знак иерархической системы классификации, : - знак фасетной системы классификации.

Пример кодирования высших классификационных группировок (ВКГ) автомобильного бензина приведен на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Пример кодирования ВКГ

Унифицированные системы документации

Для наиболее распространенных видов документов могут использоваться унифицированные формы, включенные в унифицированные системы документации (УСД). Многие УСД используются для задач общегосударственных систем обработки и сопрягаются с единой системой классификации и кодирования (ЕСКК) технико-экономической информации.

Системы документации включают стандартные и технические условия, проектно-конструкторскую и технологическую, плановую, бухгалтерскую, финансовую, отчетно-статистическую документацию, документацию по материально-техническому снабжению и сбыту, по торговле и т. д.

На промышленных предприятиях документация регламентируется по фазам управления. В частности, используется единая система конструкторской документации (ЕСКД), единая система технологической документации (ЕСТД), система плановой документации, система первично-учетной документации, отчетно-статистическая, организационно-распорядительная и др.

Каждая система документации содержит перечень разрешенных для использования форм документов - формуляр-образец, на основе которого определяются формы документов, разрабатываются нормативные и методические материалы.

Нормативные материалы

Методические и инструктивные материалы по ведению документов содержат описание состава используемых документов предметной области и правила их заполнения. Инструкции разрабатываются в соответствии с регламентирующими документами, в том числе УСД и ЕСКК. В них определяются лица, ответственные за ведение документов, правильность их заполнения, достоверность содержащейся в них информации и передачу на обработку.

В состав методических и инструктивных материалов, в частности, входят инструкции по заполнению документов данными; по контролю достоверности информации документов; по подготовке документов к вводу информации во внутримашинную информационную базу, в том числе по использованию кодовых обозначений; по приему и регистрации документов; по подготовке данных для корректировки; по архивированию первичных массивов данных; по хранению документов; по снятию копий документов, уничтожению документов и другие.

2. Технология подготовки внемашинного информационного обеспечения

Внемашинная информационная база служит источником формирования внутримашинной информационной базы. Наиболее важными вопросами подготовки внемашинного информационного обеспечения предметной области являются:

- определение состава документов, содержащих необходимую информацию для решения задач приложения пользователя;

- определение форм документов и структуры информации (выявление структурных единиц информации и их взаимосвязей);

- классификация и кодирование информации, обрабатываемой в задачах;

- разработка инструктивных и методических материалов по ведению документов и подготовка информации для обработки.

Подготовка документов. В процессе подготовки документов необходимо составить описание форм документов и их реквизитов, значения которых должны вводиться с документов в компьютер. Эти реквизиты, как правило, обводятся на форме документа утолщенной линией. Описание реквизитов документов удобно представить в табличном виде. Для каждого реквизита может быть определено сокращенное обозначение - имя реквизита, которое будет использоваться при формализации.

Например, для документа «Номенклатура-ценник готовой продукции» (табл. 1) описание реквизитов представлено в табл. 2.

Для каждого реквизита может быть установлено множество допустимых значений. Для числовых - это диапазон значений, для символьных - перечисление возможных значений.

Таблица 1.

Номенклатура-ценник готовой продукции

Таблица 2.

Описание реквизитов

Подготовка системы классификации и кодирования. Сначала необходимо определить объекты предметной области, подлежащие классификации и кодированию. Для каждого вида объектов должен быть выбран метод классификации и кодирования. В процессе классификации устанавливаются признаки, по которым классифицируются и идентифицируются объекты. При этом необходимо рассмотреть возможность использования существующих классификаторов (ОКП, ЕСКК и т. п.).

По результатам классификации объектов информации должны быть подготовлены соответствующие локальные классификаторы. Каждый классификатор должен содержать указание на выбранный метод классификации, названия классификационных группировок множества объектов каждого вида и соответствующих им признаков.

В процессе разработки системы кодирования должны быть выбраны и описаны способы формирования кодовых обозначений объектов, описана структура кодов. Далее необходимо присвоить значения кодов объектам. Структура кода должна быть минимально необходимой и достаточной с учетом возможных расширений множества объектов кодирования. Должен быть предусмотрен контроль правильности кода; обеспечена информационная совместимость с системами кодирования в других информационных системах.

Примерами простейших кодов (из классификатора обозначений и измерений), которые могут быть использованы, являются серийно-порядковые коды единиц измерения: 001-049 (единицы длины), 050-109 (единицы площади), 110-159 (единицы объема) и т. д., серийно-порядковое кодирование структурных подразделений, табельных номеров служащих, профессий работающих.

На рис.1.4 приведены примеры структуры кодов на базе классификационных систем.

Подготовка инструктивных и методических материалов. При разработке инструктивных и методических материалов ИО предметной области необходимо регламентировать порядок поступления документов на обработку и их регистрации. Должны быть созданы инструкции по подготовке документов для ввода данных как при первоначальной загрузке во внутримашинную сферу, так и при последующих корректировках нормативно-справочной информации. При разработке технологии ввода и первичной обработки данных надо выделить документы, необходимые для первоначальной загрузки внутримашинной информационной базы (нормативно-справочная и другая условно-постоянная информация) и документы для ввода оперативной (учетной) информации (извещения об изменении НСИ и т. д.).

В инструкциях по внесению изменении определяются соответствующие формы извещений на изменение, порядок их подготовки, периодичность поступления на обработку для поддержания ИБ в актуальном состоянии. Аналогичный регламентирующий материал должен быть отражен в инструкциях по подготовке и вводу оперативной информации.

Рис. 1.4. Примеры структур кодирования

В инструкциях определяются методы контроля корректности данных, которые позволяют избежать случайных ошибок при вводе данных и повышают достоверность информации во внутримашинной сфере. При этом устанавливаются формы протоколов по результатам ввода для последующего анализа и возможных корректировок.

В необходимых случаях разрабатываются технологические схемы обработки содержащейся в документах информации при ее вводе в компьютер и формировании первичных массивов (рис. 1.5)

Рис.1.5. Типовая технологическая схема формирования массивов информации на машинном носителе

Список литературы

1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст] : підручник / О. М. Ананьєв, В. М. Білик, Я. А. Гончарук. - Львів : Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.

2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст] : навчальний посібник / В. М. Антонов, Г. К. Яловий ; ред. В. М. Антонов ; Мін-во освіти і науки України, КНУ ім.Т.Г.Шевченка. - К. : ЦНЛ, 2005. - 432 с.

3. Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст] : навчальний посібник / В. М. Гужва ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К. : КНЕУ, 2001. - 400 с.

4. Гуржій, А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст] : підручник / А. М. Гуржій, Н. І. Поворознюк, В. В. Самсонов. - Х. : Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.

5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн. 6 [Текст] : учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т ; ред. Ю. Г. Лысенко. - Донецк : Юго-Восток, 2004. - 377 с.

6. Інформаційні системи в менеджменті [Text] : підручник / В. О. Новак, Ю. Г. Симоненко, В. П. Бондар, В. В. Матвєєв. - К. : Каравела : Піча Ю.В., 2008. - 616 с.

7. Писаревська, Т.А. Інформаційні системи в управлінні персоналом та економіки праці [Текст] : навчально-методичний посібник для самост. вивч.дисц. / Т. А. Писаревська, О. В. Городній ; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічний ун-т ім.Вадима Гетьмана. - К. : КНЕУ, 2006. - 284 с.

8. Пономаренко, Л.А. Електронна комерція [Текст] : підручник / Л. А. Пономаренко, В. О. Філатов ; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. торговельно-економ. ун-т. - К. : Київський нац. торг.- економ. ун-т, 2002. - 443 с.

9. Татарчук, М.І. Корпоративні інформаційні системи [Текст] : навчальний посібник / М. І. Татарчук ; Мін-во освіти і науки України, Київський нац. економічний ун-т. - К. : КНЕУ, 2005. - 291 с.