Використання Microsoft Access для створення інформаційно-облікової системи на підприємстві АТВТ Продукт-Сервіс

2

Кафедра економічної кібернетики

Контрольна робота

З дисципліни:

“Інформаційні системи в менеджменті"

Тема: Використання Microsoft Access для створення інформаційно-облікової системи на підприємстві АТВТ “ Продукт-Сервіс

Зміст

• 1. Загальна характеристика підприємства
• 2. Характеристика автоматизованої системи обробки економічної інформації, яка використовується на підприємстві
• 3. Технологічний процес обробки інформації конкретної задачі в системі
• Висновок
• Список використаної літератури

Вступ

Інформаційна система є комунікаційною системою по збору, передачі, переробці інформації про обєкт, забезпечуючи працівників різного рангу інформацією для реалізації функції управління. Інформаційна система створюється для конкретного обєкту.

СУБД (система управління базами даних) є універсальним програмним засобом, призначеним для створення і ведення (обслуговування) баз даних на зовнішніх пристроях, що запамятовують, а також доступу до даних і їх обробки. СУБД підтримує один з можливих типів моделей даних - мереживу, ієрархічну або реляційну, які є однією з найважливіших ознак класифікації СУБД. СУБД забезпечують багатоцільовий характер використовування бази даних, захист і відновлення даних. Наявність розвинених діалогових засобів і мови запитів високого рівня робить СУБД зручним засобом для кінцевого користувача. Основними засобами СУБД є:

засоби завдання (описи) структури бази даних;

засоби конструювання електронних форм, призначених для введення даних, перегляду і їх обробки в діалоговому режимі;

засоби створення запитів для вибірки даних за заданих умов, а також виконання операцій по їх обробці;

засоби створення звітів з баз даних для висновку на друк результатів обробки в зручному для користувача вигляді;

мовні засоби - макроси, вбудована алгоритмічна мова (Dbase, Visual Basic або інші), мова запитів (SQL) і т.п., які користуються для реалізації нестандартних алгоритмів обробки даних, а також процедур обробки подій в задачах користувача;

засоби створення додатків користувача (генератори додатків, засобу створення меню і панелей управління додатками), дозволяючи обєднати різні операції роботи з базою даних в єдиний технологічний процес.

База даних - це сукупність даних, організованих на машинному носії засобами СУБД. У базі даних забезпечується інтеграція логічно звязаних даних при мінімальному дублюванні даних, що зберігаються. База даних включає дані, що відображають деяку логічну модель взаємозвязаних інформаційних обєктів, що представляють конкретну наочну область. База даних організовується відповідно до моделі і структур даних, які підтримуються в СУБД.

СУБД в розрахованих на багато користувачів системах. База даних, як правило, містить дані, необхідні багатьом користувачам. Отримання одночасного доступу декількох користувачів до загальної бази даних можливе при установці СУБД в локальній мережі персональних компютерів і створенні розрахованої на багато користувачів бази даних. До основних властивостей СУБД і бази даних можна віднести:

відсутність дублювання даних в різних обєктах моделі, забезпечуючи одноразове введення даних і простоту їх коректування;

несуперечність даних;

цілісність бази даних;

всілякі вибірки даних і їх використовування різними задачами і додатками користувача;

захист даних від несанкціонованого доступу засобами розмежування доступу для різних користувачів,

можливість модифікації структури бази даних без повторного завантаження даних;

наявність мови запитів високого рівня, орієнтованого на кінцевого користувача, який забезпечує висновок інформації з бази даних по будь-якому запиту і представлення її у вигляді відповідних звітних форм, зручних для користувача.

1. Загальна характеристика підприємства

Практична робота виконана на матеріалах підприємства акціонерного товариства відкритого типу “Продукт-Сервіс", що утворене на підставі рішення зборів акціонерів шляхом перетворення Сумської овочевої бази у акціонерне товариство відкритого типу, відповідно до Закону України “Про господарські товариства” та чинного законодавства.

АТВТ “ Продукт-Сервіс ” включено до Єдиного Державного реєстру підприємства організацій України.

Форма власності - колективна.

Товариство є юридичною особою з дня його державної реєстрації.

Статутний фонд на момент утворення підприємства згідно установчих документів склав 201700 крб. Статутний фонд поділено на 20170 простих іменних акцій номінальною вартістю 10 грн. кожна.

Здійснює свою діяльність на підставі Статуту, в якому зазначено що головною метою утворення товариства є отримання прибутку та задоволення потреб населення.

Для досягнення мети підприємство здійснює наступні види діяльності:

оптова торгівля продуктами харчування;

роздрібна торгівля продуктами харчування;

посередницькі послуги при купівлі-продажу товарів народного споживання;

посередницькі послуги в галузі громадського харчування

Фактично основним видом діяльності підприємства є торгівельна діяльність щодо реалізації продуктів харчування.

З метою удосконалення і реалізації функції управління на підприємстві АТВТ “Продукт-Сервіс” розроблена і введена в дію своя облікова інформаційна система (Microsoft Access).

2. Характеристика автоматизованої системи обробки економічної інформації, яка використовується на підприємстві

На підприємстві АТВТ “ Продукт-Сервіс” створена своя облікова система (використан Microsoft Access).

Теоретичні аспекти. Позамашинне інформаційне забезпечення включає позамашинну інформаційну базу і засоби її ведення. Інформаційна база обєднує власне інформацію поза машинну сфери наочної області, а засоби її організації і ведення призначені для забезпечення роботи в ній. Позамашинную інформаційну базу утворюють дані, що містяться в документах.

Позамашинна інформаційна база включає нормативно-довідкову, планову (тобто умовно-постійну) інформацію (облікову) інформацію деякої наочної області.

Рішення по інформаційній базі припускають визначення складу інформації, необхідної для вирішення задач користувача. Крім того, повинна бути виявлена логічна структура інформації, що дозволяє перейти до етапу формалізації і моделювання даних, необхідного для автоматизованої обробки. Структуризація інформації позамашинной сфери знаходить віддзеркалення в її уявленні окремими структурними одиницями, їх угрупуванням в документах, впорядкуванні по класифікаційних ознаках.

Документи позамашинної сфери. Документи є основним носієм інформації у позамашинній сфері. Документи відповідно до функцій управління підрозділяються на нормативно-довідкові, планові і інші документи умовно-постійної інформації, мало змінної в часі, і документи оперативної, первинної облікової інформації, що фіксує протікання тих або інших процесів.

У нашому прикладі позамашинною інформацією є заява о прийнятті на роботу працівника, накладні о прийомі продуктів до бази.

Інформаційна база задачі. Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення включає інформаційну базу на машинному носії і засоби її ведення. До внутрішньо машинної інформаційної бази відноситься база даних, структура якої відображає модель логічно взаємозвязаних даних конкретної наочної області, а також окремі не взаємозвязані масиви вхідних, вихідних і проміжних даних, що зберігаються на машинному носії. У базі даних, підтримуваній засобами СУБД, зберігається нормативно-довідкова, планова, тобто умовно-постійна, інформація, і оперативна, облікова інформація.

Найважливішою задачею розробки внутрішньо машинної інформаційної бази є ефективна організація даних, що зберігаються на машинних носіях. Внутрішньомашинна інформаційна база включає дані, які поступають з позамашинної сфери - з документів, планових і оперативних документів і т.д. Частина даних внутрішньо машинної інформаційної бази може формуватися в процесі рішення задач або поступати по каналах звязку з інших систем.

Внутрішньомашинна інформаційна база характеризується складом і структурою масивів, способами організації і доступу до даних на машинних носіях. Залежно від використовуваних програмних засобів організація масивів може мати свої особливості. Інформаційні масиви можуть бути організовані у вигляді окремих незалежних файлів (файлова організація) або бути у складі бази даних, що є інтегрованою сукупністю взаємозвязаних масивів.

Укрупнений алгоритм рішення комплексу задач зводиться до вказівки послідовності звернення до таблиць бази даних для вибірки необхідної інформації і застосуванням операцій реляційної алгебри.

Алгоритм рішення задачі комплексу представляється у вигляді набору реляційних процедур. Так, для формування вихідного документа звіт „Продаж по місяцях" реляційна операція зєднання сполучає відносини (таблиці) по загальних ключах звязку.

Алгоритм рішення задачі - це система точно сформульованих правил, що визначають процес перетворення вхідної інформації у вихідну за кінцеве число кроків.

3. Технологічний процес обробки інформації конкретної задачі в системі

Розглянемо на прикладі овочевого складу підприємства АТВТ “Продукт-Сервіс" роботу СУБД „АССЕSS".

База даних. Створення таблиці бази даних складається з двох етапів. На першому етапі визначається її структура: склад полів, їх імена, послідовність розміщення в таблиці, тип даних, розмір, ключові поля і інші властивості полів. На другому етапі виробляється створення запису таблиці і заповнення їх даними.

Вибираємо спосіб створення таблиці: режим таблиці, Конструктора або Майстра таблиць. Режим конструктора визначається основний спосіб, при якому структура задається повністю користувачем.

База даних створюється в таблицях на підставах накладних:

Наприклад: створимо таблицю „Фрукти”:

В таблиці ми вкажемо назву фруктів, опиши його вид, позначимо категорію, вартість, код фрукта. Отримаємо таблицю:

Також створимо таблицю „Описання наборів".

За допомогою створених таблиць ми можемо створити форми, за допомогою яких нам легше найти необхідну інформацію по продуктам.

Структура форми відображається в режимі конструктора форм. У цьому режимі може вироблятися настройка областей і елементів форми користувачем. Як форма в цілому, так і кожний з її елементів володіє властивостями, які можна переглядати і коректувати. Властивості елементу дозволяють визначити його зовнішній вигляд, розмір, місцеположення у формі, режим введення виводу, привязати до елементу вираз, макрос або програму. Властивості виражаються в діалоговому вікні, де для кожної властивості і його значення відводиться рядок.

Приклад форми:

Запит дозволяє вибрати необхідні дані з однієї або декількох взаємозвязаних таблиць, виробити обчислення і одержати результат у вигляді таблиці. Через запит можна виробляти оновлення даних в таблицях, додавання і видалення записів. Запит виробляється на основі однієї або декількох таблиць бази даних.

Засобами запиту можна:

вибрати записи, що задовольняють умову відбору;

включити в результуючу таблицю запиту потрібне поле;

виробити обчислення в кожному з одержаних записів;

згрупувати записи з однаковими значеннями в одному або декільком полях і виконати над ними групові функції:

виробити оновлення полів у вибраній підмножині полів;

створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць;

видалити вибрану підмножину записів з таблиці бази даних;

додати вибрану підмножину записів в іншу таблицю.

Наприклад:

Засоби Ассеss по розробці звітів призначені для створення звіту, по якому може бути здійснений висновок даних таблиць у вигляді вихідного друкарського документа. Ці засоби дозволяють конструювати звіт складної структури, забезпечуючи висновок взаємозвязаних даних з багатьох таблиць. Перед початком конструювання звіту користувач повинен виробити підготовчу роботу, в результаті якої потрібно визначити необхідний макет звіту.

В процесі конструювання визначається склад і зміст розділів звіту, а також розміщення в ньому значень, що виводяться, з полів таблиць бази даних. Крім того, оформляються заголовки, підписи реквізитів звіту, визначається розміщення зачислюваних реквізитів.

Засоби конструювання звіту дозволяють групувати дані по декількох рівнях. Для кожного рівня можуть вироблятися обчислення підсумків, визначатися заголовки і примітки по кожному угрупуванню. При формуванні звіту можуть вироблятися різноманітні обчислення.

Фрукты, по категориям:

Категория Название фрукта Опиcание фрукта Cтоимоcть

Cвежие

манго Из Азии 1,74

вишни Cвежие вишни из Cеверной Калифорнии 2,85

перcик Cвежие перcики c запада CША 2,10

cлива Cливы "золотая капля" c легко 1,95

отделяющйcя коcточкой

яблоки Антоновка, Оcеннее Полоcатое либо 1,95

Белый налив - в завиcимоcти от поcтавок

киви Киви из Орегона 2,85

груша "Хруcтящий плод" 1,95

апельcин Калифорния 2,40

поcтные фрукты C юга CША 4,80

абрикоc Канадcкие абрикоcы из Харглоу 2,10

черимойа Черимойа из Перу 1,50

рубиновый банан Краcные бананы из Эквадора 5,25

анжуйcкая груша Краcные анжуйcкие груши 2,85

черешня Желто-краcная черешня 2,85

Cушеные

черноcлив Итальянcкий черноcлив без коcточек 1,80

ананаc Медовые, ломтиками, Гавайи 3,75

клюква Cушеная 1,35

папайа Cушеная ломтиками 4,20

инжир Орегон, cушеные 1,50

вишня Cушеные, без коcточек, из Вашингтона 1,20

финик Cушеные 1,20

груша Cушеные ломтиками 3,75

киви Cушеные ломтиками 3,90

яблоко Cушные ломтиками 3,30

абрикоc Cушеные без коcточек 2,85

В шоколаде

вишня Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде 15,00

черника Cушеная, в темном шоколаде 4,50

абрикоc Без коcточек, cушеные, в темном шоколаде 15,00

Заcахаренные

грейпфрут Заcахаренные ломтиками, из Флориды 6,00

Висновок

СУБД Access - це відсутність дублювання даних в різних обєктах моделі, забезпечуючи одноразове введення даних і простоту їх коректування; несуперечність даних; цілісність БД; можливість багато аспектного доступу; всілякі вибірки даних і їх використовування різними задачами і додатками користувача; захист і відновлення даних при аварійних ситуаціях, апаратних і програмних збоях, помилках користувача; захист даних від несанкціонованого доступу засобами розмежування доступу для різних користувачів; забезпечення незалежності програм від даних, що дозволяють зберегти програми при модифікації структури бази даних.

СУБД Ассеss простий і зручний програмний додаток, з яким зручно працювати. Його легко освоїти самостійно і це буде варто. У магазинах, базах овочевих, промислових чи господарських облікова база ведеться в ручну. Це займає дуже багато часу на пошуки кожного ящика чи контейнера з товаром. При цьому дуже багато часу входить на біготню по складу, комірник не може одразу дати відповідь по кожному виду товару:

скільки залишилося товару на якусь окрему дату;

скільки продали товару;

коли закінчується термін реалізації;

вартість окремого товару і багато іншого.

СУБД Ассеss дозволить скоротити час обробки даних по товару. Допоможе власникові бази чи складу відповісти майже одразу покупцеві який товар у нього є, в якій кількості, з яким терміном зберігання, в якій тарі зберігається товар і т. і.

При роботі з СУБД Ассеss майже ми не маємо помилок, а тільки економимо час, кількість працюючих та багато іншого.

Список використаної літератури

Ананьєв О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст]: підручник / О.М. Ананьєв, В.М. Білик, Я.А. Гончарук. - Львів: Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.