Автоматизация рабочего места в финансовом отделе

Министерство образования и науки Украины

Донбасская государственная машиностроительная академия

Кафедра «Кит»

Практическая работа

По дисциплине: «ТСК»

На тему: «Автоматизация рабочего места в финансовом отделе»

Выполнила:

Студентка группы Ф-00-3

Проверила:

Краматорск

2003

Аннотация

Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных со всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера.

В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.

Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.

Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.

Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

Теперь рассмотрим более подробно состояние и перспективы развития АРМ на базе персональных ЭВМ, а затем затронем некоторые вопросы технического и программного обеспечения АРМ.

Развитие электроники привело к появлению нового класса вычислительных машин - персональных ЭВМ (ПЭВМ). Главное достоинство ПЭВМ - сравнительно низкая стоимость и в то же время высокая производительность.

Содержание

Введение

1.Технико-экономическое обоснование

2. Перечень, описание и обоснование выбора программного обеспечения

3. Перечень, описание и обоснование выбора технических средств.

Приложение А.

Приложение Б.

Заключение

Введение

Финансы - это совокупность денежных отношений, организованных государством в процессе которых осуществляется формирование и использование общегосударственных фондов денежных средств для осуществления экономических, социальных и политических задач.

На разработку стратегии функционирования предприятия решающее значение оказывают результаты его финансовой деятельности, задачами которой являются:

1. Стимулирование роста производства и повышение его эффективности:

2. Концентрация финансовых ресурсов на наиболее важнейших направлениях экономического и социального развития;

3. Установление обоснованных пропорций путем индикативного планирования;

4. Осуществление эффективного контроля за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Для того, чтобы обеспечить эффективное выполнение задач, поставленных финансовым отделом, необходимо его обеспечить локальной сетью мощных, современных компьютеров и высококачественной периферией.

В целях автоматизации финансового отдела, в котором работают 4 человека, предприятием выделена сумма в 28 000 грн.

1 Технико-экономическое обоснование

Принятие управленческих решений базируется на результатах работы финансового отдела. В основе деятельности этого структурною подразделения лежит накопление, систематизация, обработка и анализ больших, периодически поступающих потоков информации.

Чем быстрее и качественнее финансовый отдел будет обрабатывать поступающие данные, тем оперативнее будут приниматься управленческие решения, в том числе и решения об инвестировании средств, что в конечном итоге снизит потери и увеличит получаемую предприятием прибыль. В связи с этим необходимо создание автоматизированных рабочих мест в данном подразделении.

Поскольку работа финансового отдела связана с выполнением нескольких комплексных задач одновременно, то следует установить 4 мощных компьютера оснащенных соответствующим программным обеспечением. Для непрерывного обмена информацией между служащими, компьютеры должны быть объединены в локальную сеть.

Тогда распределение функций по рабочим местам будет следующее:

- первое рабочее место (центральный самый мощный компьютер) управление финансами, т. е. реализация и контроль за финансовой деятельностью в целом, как на данном предприятии, так и на финансовом рынке;

- второе рабочее место - анализ внутренней и внешней среды, в которой работает предприятие;

- третье рабочее место - комплексное изучение рынка ценных бумаг на фондовых биржах;

- четвертое рабочее место изучение изменений на инвестиционном рынке, т. е. комплексное изучение и анализ предлагаемых инвестиционных проектов.

Так как этот отдел осуществляет свою деятельность, взаимодействуя и с другими подразделениями предприятия, а также общественными организациями, следовательно, ему необходимы современные средства связи и периферия, а именно факс-модем, телефон, принтер и сканер.

Для обеспечения доступа к большому числу источников информации следует подключить устройство для воспроизведения данных с лазерных дисков.

Естественно, что для обеспечения выполнения оперативной работы необходимо обеспечить данный отдел и офисной мебелью. Сюда следует отнести следующее:

- четыре стола необходимых для установления на них компьютеров и в то же время удобных для обеспечения выполнения функциональных обязанностей сотрудников и один стол для сканера;

- соответствующее освещение (4 галогенных лампочки, расположенные над каждым рабочим местом);

- четыре рабочих кресла;

- два кресла и журнальный столик, необходимых для мотивации труда;

- четыре настольных пенала, расположенных на столах у сотрудников.

2 Перечень, описание и обоснование выбора программного обеспечения

В основе работы финансового отдела лежит обработка и анализ финансового рынка и экономической информации, поступающей из внешней среды.

Системное ПО организует процесс обработки и обеспечивает нормальную работу среды для прикладных программ.

Прикладное ПО предназначено для решения конкретных задач пользователя.

В состав системного ПО входят:

- операционные системы (ОС);

- сервисные программы;

- трансляторы языков программирования;

- программы технического обслуживания.

ОС загружает нужную программу в память и следит за ходом ее выполнения. Исходя из выполняемых функций. ОС можно разбить на три группы:

-однозадачные;

-многозадачные;

-сетевые.

Назначение однозадачных ОС: работа одного пользователя в каждый конкретный момент времени с одной задачей. Типичным представителем такой ОС является MS-DOS.

Многозадачные ОС обеспечивают коллективное использование ЭВМ в мультипрограммном режиме разделения времени. Типичными представителями являются ОС UNIX, OS/2, корпорации IBM, Microsoft Windows 95, Microsoft Windows NT и некоторые другие.

Сетевые операционные системы связаны с появлением локальных и глобальных сетей и предназначены для обеспечения доступа пользователям ко всем ресурсам вычислительной сети. Типичными представителями сетевых ОС являются Novell NetWare, Microsoft Windows NT, Banyan Vines, IBM LAN, UNIX, Solaris. Linux и др.

Сервисное программное обеспечение - это совокупность программных продуктов, предоставляющие пользователю дополнительные услуги в работе с компьютером и расширяющие возможности операционных систем. По функциональным возможностям сервисные программы можно подразделить на:

- улучшающие пользовательский интерфейс;

- защищающие данные от разрушения и несанкционированного доступа:

- восстанавливающие данные;

- архивации-разархивации;

- антивирусные средства.

По способу организации и реализации сервисные средства могут быть представлены оболочками, утилитами и автономными программами.

Исходя из всего выше сказанного в качестве программного обеспечения для финансового отдела, мы выберем мощнейшую базу данных Data Ease- так как данный отдел будет, накапливать, обрабатывать и анализировать большое количество экономической информации. Стоимость *этой программы составляет 620 грн.(120$).

Статистическая система Stadia поможет сделать выводы из накопленных данных. Стоимость ее 265 грн.(50$).

Операционная русифицированная оболочка Microsoft Windows"98 позволяет проще обращаться к приложениям с помощью новых возможностей для запуска программ. Стоимость ее 2120 грн (учитывая стоимость MS Office) (420$).

Сетевой драйвер (Netware lite)- программа, обеспечивающая обмен информацией по локальной сети.

3 Перечень, описание и обоснование выбора технических средств

В зависимости от задач, для решения которых мы приобретаем компьютер, нам может потребоваться разная мощность процессора, и соответственно различный объем памяти. Все основные характеристики компьютера непосредственно влияют на его стоимость, поэтому для того, чтобы избежать ненужных расходов, мы, прежде всего, должны определить круг решаемых задач. Например, мы собираемся использовать компьютер только для подготовки деловых писем или оформления контрактов, требования к компьютеру будут значительно ниже.

Центральный процессор (ЦП) выполняет практически всю обработку данных, поэтому от его характеристик зависит общая производительность компьютера. В настоящее время используются процессоры Intel, Pentium.

Основной параметр ЦП, влияющий на его производительность, тактовая частота.

Выбор основной платы (Motherboard), на которой установлен ЦП и оперативная память (ОЗУ), может оказать влияние на стоимость и производительность компьютера. Материнская плата имеет несколько стандартов в зависимости от конфигурации системной шины, по которой осуществляется обмен сигналами между ОЗУ, ЦП, различными контроллерами. Основные стандарты - ISA,EISA,VL-BUS. Платы в стандарте VL-BUS часто называют платами в стандарте VESA.

Объем ОЗУ сильно влияет на производительность ПО. Обычно в основную плату можно установить восемь блоков памяти. Блоки памяти выпускают объемом в 256 Мбайт, 124 Мбайт и 64 Мбайт.

Внешняя память предназначена для долговременного хранения больших объемов информации и реализуется в виде устройств внешней памяти, к которым в первую очередь относятся накопители на гибких магнитных дисках (НГМД) и накопители на жестких магнитных дисках (НМД). Обычно каждый компьютер оборудован НГМД для работы с дискетами диаметром 3,5" и 5,25", а также одним или двумя НМД.

При выборе НМД, или, как его еще называют: винчестера, необходимо выбрать емкость и среднее время доступа к информации. Чем больше емкость имеет диск, тем дешевле стоит хранение на нем одного мегабайта информации.

Быстродействие диска обычно оценивают по параметру, который называется средним временем доступа. Это время, которое диск затрачивает в среднем на поиск нужной дорожки. Быстрее будет работать то программное обеспечение, которое хранится на НМД со временем доступа менее 14-16 мсек.

В последнее время широкое распространение получили накопители на компакт-дисках (CD-ROM). Bы можете приобрести такое устройство отдельно или в комплекте со звуковой платой, звуковыми колонками и микрофоном.

Основные характеристики накопителя CD-ROM - емкость диска, время доступа к данным и скорость передачи данных. Обычно емкость диска составляет 630 Мбайт при среднем времени доступа 350 мс и скорости передачи данных 175 Кбайт в секунду.

От правильного выбора монитора зависит качество изображения. Изображение на экране монитора состоит из отдельных точек. 640 точек по горизонтали и 480 точек по вертикали соответствует стандарту VGA. Режим с более высоким разрешением 800x600 соответствует стандарту SVGA.

Видеомонитор подключается к компьютеру через видеоконтроллер, который вставляется в разъем основной платы. Видеоконтроллер хранит в собственной памяти изображение, которое выводится на экран видеомонитора. Эта память называется видеопамятью. От объема памяти зависит максимально достижимое разрешение и максимальное количество цветов, отображаемых одновременно на экране видеомонитора. Объем памяти может быть от 256 Кбайт до 128 Мбайт.

Монитор SVGA-имеющий 256 Кбайт видеопамяти позволит работать с изображением, состоящим максимально из 800x600 точек при количестве цветов, равном 16.

Существует несколько конструктивных вариантов системного блока компьютера. Если нет необходимости оснащать компьютер большим количеством внешних устройств, имеет смысл приобрести малогабаритный корпус, иначе - большой корпус типа Tower, который удобно разместить под столом.

Среди устройств ввода часто используется манипулятор типа "мышь". Мышь может подключаться через стандартный последовательный порт компьютера (Microsoft Serial Mouse) либо через специальный контроллер, вставляемый в основную плату (Microsoft Inport Mouse).

Клавиатуры могут быть выполнены по пленочной технологии или с использованием магнитных переключателей. Первые более дешевые, но менее удобные.

Мы можем встретить в продаже принтеры трех типов: матричные, струйные и лазерные.

Матричные принтеры печатают с помощью специальной печатающей головки, в которой находится 9-24 иголки. Стоимость матричного принтера невысока, но быстродействие и качество печати оставляют желать лучшего. Кроме того, они шумят при работе.

Не намного дороже матричных принтеров струйные. К достоинствам струйных принтеров можно отнести бесшумность в работе, отличное качество печати, высокая скорость. Однако кассеты для цветной печати стоят дорого.

Лазерные принтеры печатают быстро и бесшумно, обеспечивая высокое качество печати. Лазерные принтеры хорошего качества производятся фирмами Hewlett Packard. Epson. Cannon. Xerox.

Mы можем приобрести специальную звуковую плату или звуковой адаптер. Они относятся к оборудованию системы мультимедиа, позволяющей «оживлять компьютер», придавая ему способность воспроизводить и записывать звук.

Сканер предназначен для ввода в компьютер графических изображений, таких, как черно-белые и цветные фотографии. С помощью сканера можно ввести в компьютер графическое изображение страницы книги с текстом. Компьютер может прочитать это изображение и преобразовать его в обычный текст.

С помощью специального устройства - модема вы можете подключить компьютер к телефонной линии. Если ваш партнер сделает то же самое, вы сможете обмениваться любой информацией, которую можно ввести в компьютер.

Если мы подключим к компьютеру не обычный модем, а факс-модем, мы сможем посылать и принимать факсы.

В качестве нестандартных устройств мы можем подсоединить к компьютеру устройства для считывания штрих-кодов и т.д.

Следовательно, для обеспечения нормального функционирования финансового отдела нам понадобится:

Компьютер: Intel Pentium-IV 2.53 GHz DIMM DDR 256 Мб HDD60.0GK 17", GeForce2 MX400 PCI S3 Trio64V2 Socket478 ASUS p4PE- 4000 грн.

Компьютер: Intel Pentium-IV .7 GHz DIMM DDR 128 Мб HDD40.0GK 17", GeForce2 MX400 PCI S3 Trio64V2 Socket478 ASUS p4PE- = ( 3 шт.) 9000 грн.

Мультимедиа: (CD-ROM 50x BTC. SB Creative Vibral6 PnP ISA, Speaker activeSPK316)=530rpн.

Сетевое оборудование: (Compex RL100TX UTP PCI; BNC терминатор 500m;

BNC Т-коннектор; Кабель коаксиальный RG-58CU) (на четыре машины) = 660 грн.

Лазерный принтер OKI B4200 (А4) - 1385 грн.

Сканер Scanner HP ScanJet 3500C = 490 грн.

Факс-модем Fax/modem ZyXelO mni 56K Plus = 621 грн.

Дискеты FDD 3.5" 1.44Mb Alps- 22 грн

Телефон Panasonic 3175 (Зшт.) - 750 грн.

Стол письменный (4 шт.) = 2248

Кресло (4 шт.) = 1224 грн.

Лампы (6 шт.) = 570 грн.

Приложение А

Гарантийное письмо № 1

15.05.2003г. № 5566

Директору фирмы

«МКС»

г. Краматорск

т. 3-33-33

Просим Вас выслать в наш адрес счет на приобретение оргтехники по прилагаемой спецификации (Приложение Б). Предоплату в течение трех банковских дней по получении счета гарантируем.

Получение оргтехники гарантируем в течение пяти рабочих дней со дня оплаты с Вашего склада самовывозом.

Директор

Главный бухгалтер

Приложение Б

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Общая сумма всех затрат на приобретение технического и программного обеспечения составила 23434 грн. хотя в целях автоматизации рабочего места финансового отдела было выделено 28000 грн.

Таким образом, мы видим, что у нас еще остаются неиспользованные денежные средства.

Я считаю, что автоматизировав рабочее место вышеперечисленной оргтехникой и соответствующим программным обеспечением, мы добьемся увеличения производительности труда данного финансового отдела, а следовательно и увеличим качество обработки поступающей информации. Это позволит нашему предприятию избежать убытков из-за неправильного исследования конъюнктуры финансового рынка.

Поэтому, автоматизация рабочих мест финансового отдела является не только производственной потребностью, но и производственной необходимостью.