Документальное оформление и организация бухгалтерского учета денежных средств в кассе предприяти

СОДЕРЖАНИЕ

Часть I

Документальное оформление и организация бухгалтерского учета денежных средств в кассе предприятия

Введение

Лимит кассы_______________________________________________________________4

Обязанности кассира________________________________________________________5

Расчеты наличными между предприятиями____________________________________6

Приходные и расходные кассовые ордера______________________________________6

Кассовая книга______________________________________________________________8

Бухгалтерские проводки по учету кассовых операций___________________________9

О контрольно-кассовой технике (ККТ)________________________________________10

Ответственность за нарушения порядка ведения кассовых операций_____________11

Заключение

Использованная литература

Часть II

Практическая работа _______________________________________________________14

Приложение

Введение

Хозяйственные связи — необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции, Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое — их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком

С момента создания предприятия у него появляются денежные средства: вначале — перечисленные на расчетный счет предприятия его учредителями, затем — полученные от клиентов за проданные товары или оказанные услуги.

В соответствии с п.1 ст.140 Гражданского кодекса Российской Федерации законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации является рубль.

Согласно п. 2 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, чековых книжках и т. д.

Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются:

своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;

контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

своевременная сверка расчетов с дебиторами и кредиторами.

Лимит кассы

Если фирма производит расчеты наличными деньгами, она должна иметь кассу. Основным документом, которым при этом нужно руководствоваться, является «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» (Утвержден решением Совета директоров Центрального банка России 22.09.1993 г. №40). Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций на предприятиях осуществляют банки. Они имеют право проверять все кассовые документы фирмы.

Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, на за­купку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения, на командировочные расходы, покупку канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря, оплату срочных ремонтных работ и горюче-смазочных материалов.

Все наличные деньги, поступающие в организацию, должны быть в конце дня сданы в банк. Фирма может иметь ежедневный остаток средств в кассе, но в пределах суммы, согласованной с банком. Банк выдает фирме документ, который называется «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на ____ год». Форма документа утверждена ЦБР от 05.01.98 г. №14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации». Величина кассового лимита законодательством не установлена и определяется, исходя из особенностей работы фирмы: для какой-то организации достаточно иметь 500 рублей, а для какой-то 10000 рублей. Если фирма не имеет такой справки, считается, что на конец дня сумма в кассе должна быть равна нулю, то есть все денежные средства должны быть сданы в банк. Организация может заключить договор и сдавать деньги инкассатору.

Есть только одно исключение из этого правила: фирма может хранить наличность, превышающую кассовый лимит, если эти деньги предназначены для выдачи заработной платы, но такие суммы хранятся не более трех дней, включая день получения денег в банке. Если кто-то из работников не получил зарплату в течение трех дней, она будет возвращена в банк.

Для отражения кассовых операций применяются формы первичных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 г. №88.

Обязанности кассира

Наличие кассы подразумевает наличие в организации должности кассира. Кассир должен быть обязательно старше 18 лет. В небольших фирмах обязанность кассира может исполнять другой сотрудник (главный бухгалтер, бухгалтер и т.д.), но все равно руководитель должен издать приказ, в котором на это лицо возлагаются обязанности кассира. Кассир знакомится с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации» и дает расписку в том, что он ознакомлен с этим документом. Затем заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Расписка может быть написана на самом договоре, а может быть отдельным документом. С этой минуты только данный сотрудник имеет право расписываться на документах в качестве кассира. Ему запрещено передавать выполнение своих обязанностей другому лицу. Во время отпуска или болезни кассира его обязанности приказом руководителя возлагаются на другое лицо, и с этим другим лицом заключается такой же договор о материальной ответственности и берется такая же расписка. В организации может быть несколько кассиров, тогда назначается главный (старший кассир), который отвечает за работу подчиненных ему кассиров. Договоры о материальной ответственности заключаются со всеми кассирами.

При смене кассира в обязательном порядке проводится ревизия кассы. Для этого приказом руководителя назначается специальная комиссия.

Само помещение кассы должно быть изолированным. Денежные средства и ценности должны храниться в кассе, при этом кассир не имеет права хранить в кассе предприятия ценности, не принадлежащие предприятию. Если при проведении налоговой проверки выяснится, что сумма в кассе превышает сумму, показанную в документах организации, фирму ждет штраф. Причем неважно, по какой причине они там оказались. Кассиру могли вернуть в этот день денежный долг, он мог взять деньги на какую-то крупную покупку и до конца рабочего дня положить ее в сейф предприятия, - все равно организация будет наказана.

Двери кассы должны быть прочными, защищены металлическими решетками. Должно быть оборудовано специальное окно для общения с клиентами. Необходимо наличие в кассе сигнализации. Рабочее место кассира должно быть освещено и оборудовано вычислительной техникой.

Кассир должен во время работы закрывать дверь с внутренней стороны. Лица, не имеющие отношения к работе кассы, не имеют права входить в это помещение. Ключи от сейфа хранятся только у кассира и никому не могут быть переданы. Дубликаты ключей хранятся у руководителя предприятия в опечатанном кассиром пакете.

Расчеты наличными между предприятиями.

Обычно фирмы рассчитываются друг с другом в безналичном порядке, то есть через банк. Но иногда возникает необходимость оплатить поставщику наличными деньгами или принять наличные от покупателя. Здесь действуют следующие правила.

Если наличные деньги поступают от населения (т.е. от физических лиц) сумма платежа может быть любой, никаких ограничений здесь нет. Но если плательщик или получатель – организация, то действует порядок, установленный Указанием ЦБ РФ от 20.06.07 г. №1843-У «О ПРЕДЕЛЬНОМ РАЗМЕРЕ РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЬГАМИ И РАСХОДОВАНИИ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ, ПОСТУПИВШИХ В КАССУ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА ИЛИ КАССУ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ». Максимальная сумма по одной сделке не должна превышать 100 000 рублей. За нарушение такого порядка фирму ждет штраф в размере 400-500 МРОТ, а руководство фирмы – 40-50 МРОТ.

Рассмотрим теперь, что такое одна сделка. В обычной хозяйственной жизни сделки могут оформляться двумя способами. Две фирмы могут заключить договор, например, на поставку 100000 тонн товара на сумму 2000000 рублей. И в соответствии с этим договором все лето поставщик отправляет машины с этим грузом. Поставок может быть сколько угодно, но это одна сделка. И максимальная сумма, которую покупатель может передать наличными деньгами, составляет 100 000 рублей, а остальную сумму он должен перечислить через банк. Но может быть и иная ситуация. Фирмам не обязательно заключать договор. Если каждый раз поставщик выставляет счета на каждую поставку, а покупатель каждый раз эти счета оплачивает, то каждое такое мероприятие - это отдельная сделка. Предположим, было 10 таких поставок по 200 000 рублей. Значит перед нами 10 сделок, и каждый раз организация может рассчитываться наличными в пределах 100 000 рублей, а остальное она перечисляет через банк. По 10 сделкам предел расчета наличными будет составлять уже 1 000 000 рублей.

Приходные и расходные кассовые ордера.

Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (ПКО).

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: собственно ордер и квитанция к нему. Содержимое обеих частей одинаковое. Приходные кассовые ордера заполняются бухгалтерией. Документ должен быть заполнен четко, ясно чернилами, шариковой ручкой или сформирован с применением компьютера. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

В приходных и расходных кассовых ордерах помарки и исправления не допускаются. Если при составлении документа обнаружено, что в нем допущена ошибка, он должен быть аннулирован и выписан новый.

Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером. На приходный ордер ставится печать таким образом, чтобы все содержимое печати находилось на квитанции. Это та часть документа, которая будет передана лицу, вносящему деньги.

Созданный документ до передачи в кассу регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого ПКО передается в кассу.

ПКО запрещено выдавать на руки лицу, которое будет получать по нему деньги.

Получив ордер, кассир обязан проверить:

наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера

правильность оформления документа

наличие перечисленных в документах приложений (чеков, ведомостей и т.д.).

Если ПКО составлен правильно, кассир ставит на нем свою подпись и принимает деньги в кассу.

После получения указанной в ордере суммы кассир по линии отрыва отрывает квитанцию к ПКО и передает лицу, внесшему деньги. Оставшийся на руках кассира ордер погашается штампом или надписью «ОПЛАЧЕНО» с указанием даты.

Полученный ордер должен быть зарегистрирован в кассовой книге.

Оформление расходных кассовых ордеров во многом напоминает оформление приходных кассовых ордеров.

Его форма утверждена тем же документом, что форма приходного ордера.

Расходные кассовые ордера также заполняются бухгалтерией. В отличии от ПКО расходный кассовый ордер подписывается не только главным бухгалтером, но еще и директором. Но если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Печать на РКО не ставится. Документ также до передачи в кассу регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого РКО передается в кассу.

При поступлении РКО в кассу действия кассира такие же, как при поступлении ПКО: он проверяет необходимые реквизиты и подписывает ордер.

Лицо, получающее денежные средства, обязано предъявить удостоверение личности. В расходном ордере это лицо пишет (именно своей рукой, это не заполняется бухгалтерией) сумму, которую он получает, ставит дату и подпись. Дата получения должна совпадать с датой выписки ордера.

Полученный ордер должен быть зарегистрирован в кассовой книге.

Кассовая книга.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Это может быть супермаркет с десятью кассирами в торговом зале, это может быть кинотеатр, это может быть фирма с десятком складов, на которых принимают наличные деньги – все равно кассовая книга для одного предприятия в конкретный момент времени может быть только одна. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. В настоящее время допускается ведение кассовой книги с применением компьютера, в этом случае листы кассовой книги хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителями и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Кассир после получения или выдачи денег записывает данные ордера в кассовую книгу.

Записи ведутся в двух экземплярах. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй (отрывной) лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Таким образом, первый экземпляр листов остается в кассовой книге, а второй ежедневно отрывается и сдается в бухгалтерию. Эта вторая отрывная часть кассовой книги называется отчетом кассира.

В отличии от кассовых ордеров, в кассовой книге исправления делать можно, но они заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

(руб.)

Бухгалтерские проводки по учету кассовых операций.

Для отражения движения денежных средств в Плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Поскольку наличные денежные средства – это имущество организации, счет 50 активный. Приход денежных средств отражается по дебету счета, расход – по кредиту счета. В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Проверка проводится комиссией, назначен­ной по приказу. По результатам проверки комиссия составляет акт. Выявленная недостача денег взыскивается с кассира, излишки — приходуются в кассу с зачислением их в доход организации.

Основные проводки, отражающие кассовые операции и операции с денежными документами:

О контрольно-кассовой технике (ККТ)

В соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» организация при реализации товаров, работ, услуг за наличный расчет обязана выдавать кассовый чек. Но именно при реализации, а не тогда, когда в кассу поступил заем или неизрасходованные подотчетные суммы. Лица, работающие с ККТ, должны пройти соответствующее обучение и дать расписку в том, что они ознакомлены с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (Письмо Минфина РФ от 30.08.93 г. №104). Контрольно-кассовые аппараты должны быть разрешены к применению и зарегистрированы в налоговых органах в установленном порядке. На кассовых аппаратах должны быть специальные голограммы – знак визуального контроля. На каждый аппарат открывается Журнал кассира-операциониста, который тоже регистрируется в налоговой инспекции. Список аппаратов, которые можно применять, устанавливается налоговыми органами. Ежедневно кассир снимает так называемый Z-отчет и Х-отчет. Это лента контрольно-кассовой машины, показатель поступления денежных средств за день. Они должны храниться не менее 5 лет. На основании этих отчетов и данных Журнала кассира-операциониста в бухгалтерию представляется Отчет кассира-операциониста. На сумму поступления денежных средств бухгалтерия выписывает приходный кассовый ордер, которым выручка приходуется в кассу.

Ответственность за нарушения порядка ведения кассовых операций

За нарушения порядка ведения кассовых операций предприятие несет административную ответственность в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях.

В соответствии со статьей 15.1 КоАП нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

В соответствии со статьей 14.5 КоАП продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных федеральным законом случаях контрольно-кассовых машин, а также отказ в выдаче по требованию покупателя (клиента) в случае, предусмотренном федеральным законом, документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), -

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей; на должностных лиц - от трех тысяч до четырех тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей.

Заключение

Итак, для учета денежных средств в кассе организации бухгалтер должен знать:

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утвержден решением Совета директоров Центрального банка России 22.09.1993 г. №40).

Федеральный закон от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Указание ЦБ РФ от 20.06.07 г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».

Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Положение ЦБ РФ от 05.01.1998 г. №14 «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».

Перечень документов, которые должны быть у бухгалтера:

Приказ о назначении кассира.

Договор с кассиром о полной индивидуальной материальной ответственности.

Расписка кассира в том, что он ознакомлен с «Порядком ведения кассовых операций в РФ»

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Кассовая книга.

Отчет кассира.

Приходные и расходные кассовые ордера.

При наличии контрольно-кассовой машины:

Договор с центром технического обслуживания.

Журнал кассира-операциониста.

Справки-отчеты кассира-операциониста.

Х-отчеты и Z-отчеты.

Использованная литература

«Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации»

Указание ЦБ РФ от 20.06.07 г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»

План счетов бухгалтерского учета. Утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000. №94н.

Барышников Н.П. Бухгалтерский учет, отчетность и налогообложение. Том 2 – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2000

Букина О.А. Азбука бухгалтера: от аванса до баланса. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007

Вещунова Н. Л., Фомина Л. Ф. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статис­тика, 2000

Практическая работа

Сальдо по счетам синтетического учета предприятия на 1 июня 2009г.

Сальдо по счетам аналитического учета к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на 1 июня 2009г.

Журнал регистрации хозяйственных операций за июнь 2009г.

Сальдо и обороты за июнь месяц 2009 года по синтетическим счетам

Д 01 К

Д 02 К

Д 10 К

Д 19 К

Д 50 К

Д 51 К

Д 60 К

Д 70 К

Д 71 К

Д 62 К

Д 43 К

Д 75 К

Д 08 К

Д 76 К

Д 68 К

Д 69 К

Д 66 К

Д 80 К

Д 20 К

Д 90 К

Д 99 К

Сальдо и обороты за июнь месяц 2009 года по аналитическим счетам

Д Фомина Р.Д К

Д Иванченко П.С. К

Д Сурков И.Г. К

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета за июнь 2009 года

Оборотная ведомость по счетам аналитического учета за июнь 2009 года

23