Посадові інструкції для документознавця: загальна характеристика

2

Контрольна робота

з курсу "Вступ до спеціальності:

"Документознавство"

на тему:

"Посадові інструкції для документознавця:

загальна характеристика"

Зміст

• 1. Інструкції. Посадові інструкції працівників 4
• 2. Структура посадової інструкції 6
• 3. Характеристика посад, які можуть обіймати спеціалісти (бакалавр, спеціаліст) з документознавства: документознавець 9
• Висновок 13
• Список використаної літератури 15

Вступ

Документознавство - це наука про документ і документно-комунікаційну діяльність. Це наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення і функціонування документів та розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем і методи їх діяльності. Вивчає специфіку документів як речовинних виробів і зафіксованої на них інформації, досягнення в області класифікації і типологізації документів, а також закономірності, виявлені при дослідженні процесу еволюції документа, формування сучасних документних потоків і масивів. Одним із розділів дисципліни вступ до спеціальності це ознайомлення з професійними вимогами до фахівця з документознавства за кваліфікаційним рівнем, вивчення та складання посадових інструкцій на підприємствах та організаціях, враховуючи специфіку підприємства для відтворення робочих місць.

Посадові інструкції дозволяють реалізувати основний принцип раціональної організації праці - принцип поділу і кооперації праці. Цей організаційний документ є витягом, іноді більш деталізованим, повноважень та обовязків працівника з положень про структурний підрозділ та/чи положень та інструкцій, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Якісно підготовлений комплект посадових інструкцій акумулює всі функції підрозділу, рівномірно розподіляючи навантаження між працівниками з урахуванням рівня їхньої кваліфікації.

Кваліфікаційні характеристики охоплюють основні категорії працівників - керівників, спеціалістів, технічних працівників - і встановлюють коло посадових обовязків, вимоги до кваліфікації та освіти, наявності спеціальних знань і навичок.

1. Інструкції. Посадові інструкції працівників

Посадова інструкція - це організаційно-правовий документ, в якому визначено основні завдання, обовязки, права і відповідальність працівника при виконанні ним роботи на певній посаді. Текст посадової інструкції повинен мати вказівний характер, для чого використовують чіткі формулювання із словами: повинен, слід, потрібно необхідно, забороняється. Не дозволяється використовувати у посадовій інструкції формулювання із словами: "можна", "не можна", "бажано", "не бажано", "рекомендовано" тощо.

Текст посадової інструкції поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами; він складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Завдання та обовязки.

Права.

Відповідальність.

Повинен знати.

Кваліфікаційні вимоги.

Взаємовідносини (звязки) за професією, посадою.

Посадові інструкції розробляються на кожного працівника і забезпечують умови ефективної його роботи. Вони дають змогу обєктивно оцінювати діяльність працівників і є нормативною основою для застосування до працівників заходів адміністративного впливу.

Посадові інструкції дозволяють реалізувати основний принцип раціональної організації праці - принцип поділу і кооперації праці. Цей організаційний документ є витягом, іноді більш деталізованим, повноважень та обовязків працівника з положень про структурний підрозділ та/чи положень та інструкцій, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Якісно підготовлений комплект посадових інструкцій акумулює всі функції підрозділу, рівномірно розподіляючи навантаження між працівниками з урахуванням рівня їхньої кваліфікації.

Кваліфікаційні характеристики охоплюють основні категорії працівників - керівників, спеціалістів, технічних працівників - і встановлюють коло посадових обовязків, вимоги до кваліфікації та освіти, наявності спеціальних знань і навичок.

Посадові інструкції мають бути конкретними і фактично повинні описувати дії, що виконуються працівником на конкретному робочого місця.

Згідно з Класифікатором, як визначено Інструкцією про порядок ведення трудових книжок, здійснюють запис професій у трудову книжку працівника, а отже відповідно до нього формулюють назви посад у штатному розписі. Термін чинності - до заміни новими. Їх переглядають в єдиному порядку відповідно до змін структури та штатного розкладу (зазвичай один раз на пять років під час проведення атестації).

Перший аркуш посадової інструкції оформляють на бланку підприємства. Документ підписує безпосередній керівник працівника. Перший керівник організації затверджує посадові інструкції на посади, які перебувають в його безпосередньому підпорядкуванні. На інші посади посадові інструкції можуть затверджуватися відповідними заступниками за функціями.

У процесі підготовки посадові інструкції проходять процедуру узгодження з усіма зацікавленими підрозділами й особами, серед яких: керівники зацікавлених підрозділів, юрист, керівник служби персоналу. Для підвищення відповідальності працівників за виконання посадових обовязків у повному обсязі кожен працівник має бути ознайомлений зі своєю посадовою інструкцією або після її затвердження, або при прийманні на роботу, при цьому на першому примірнику посадової інструкції працівник проставляє ознайомлювальну візу за формою: "З інструкцією ознайомлений (підпис, дата)". Відмітку про ознайомлення працівника із встановленими в посадовій інструкції правилами поновлюють щорічно.

Перші примірники посадових інструкцій зберігаються у справі установи (як правило, у відділі кадрів), копії - у керівника служби і на кожному робочому місці.

Посадова інструкція є ефективним засобом управління персоналом, адже цей документ є дієвим важелем.

2. Структура посадової інструкції

Основні вимоги до створення посадових інструкцій. Посадова інструкція повинна містити сукупність усіх основних функцій, що виконує працівник, а його обовязки повинні виходити з основних завдань, що вирішуються підрозділом. Кожна посадова інструкція повинна давати чітке уявлення про те, чим ця робота відрізняється від усіх інших. Основне призначення цього нормативного документа - відповісти на запитання виконавця "Що робити? " перед початком робіт і на питання керівника "Хто винен? " у випадку, коли отриманий результат не збігся із очікуваним.

Текст документа містить такі обовязкові розділи:

1. Загальні положення.

2. Завдання та обовязки (або функції).

3. Обовязки.

4. Права.

5. Відповідальність.

Посадова інструкція може бути доповнена розділами, що відтворюють:

- знання та вміння працівника;

- кваліфікаційні вимоги,

- взаємовідносини (звязки) за посадою.

Розділ "Загальні положення" фіксує назву посади, відділ, підрозділ, порядок призначення та звільнення з посади, підзвітність, тобто підпорядкування, та кількість прямих підлеглих (якщо такі є). Підлеглість працівника подають згідно зі схемою організаційної структури із зазначенням конкретного структурного підрозділу і керівника вищого рівня. Зміст цього розділу цілком визначається традиціями кожної конкретної організації і практично не впливає на якість самого документа, він повинен бути уніфікований у всіх відповідних організаційних документах.

Розділ "Завдання та обовязки" повинен дати точні, стислі й не деталізовані відповіді на такі запитання:

- чому існує ця посада, іншими словами, в чому її мета;

- чому ця посада і ця робота існують в організації;

- яким цілям організації відповідає ця посада;

- що для цього повинен робити працівник.

Посадові обовязки подають у формі переліку, що показує, чого повинен досягти працівник разом із групою підлеглих у кінцевому результаті.

Критеріями добре створеного переліку основних обовязків

є наявність усіх ключових та кінцевих результатів роботи. Правильно сформульовані обовязки говорять про те, "що повинен робити працівник", а не "як".

Перелік основних обовязків для добре структурованої роботи звичайно містить від пяти до десяти визначень.

Основні посадові обовязки можуть бути подані у вигляді карти функціональних обовязків.

Розділ "Права" встановлює перелік повноважень працівника, що забезпечують реалізацію покладених на нього функціональних обовязків.

Повноваження характеризують можливість використання різноманітних ресурсів (трудових, інформаційних, фінансових, матеріальних, технічних, енергетичних). Вихідними даними для їх розробки є: правила внутрішнього розпорядку, стратегія підприємства, положення про структурний підрозділ.

Розділ "Відповідальність" визначає персональну відповідальність працівника за своєчасне і якісне виконання функціональних обовязків з урахуванням чинного трудового законодавства.

Оцінювання своєчасності і якості виконання функціональних обовязків здійснюється керівником працівника із застосуванням у разі потреби:

- заходів адміністративного впливу, що починаються адміністрацією організації відповідно до Цивільного кодексу і типових правил внутрішнього розпорядку;

- заходів матеріального впливу, основною формою яких є зміна посадового окладу і депреміювання, тобто повне або часткове позбавлення премії відповідно до чинного положення про оплату праці.

Розділ "Необхідні знання і досвід" містить перелік таких, які необхідні працівнику для виконання роботи, а не власні знання і досвід.

Розділ "Кваліфікаційні вимоги" охоплює вимоги до теоретичних знань (закінчення університету або інституту, інші форми підвищення кваліфікації, курси бухгалтера або знання компютера) та досвіду роботи на відповідній посаді.

Розділ "Додатковий спеціальний досвід" визначає час, витрачений на конкретну функцію або діяльність, наприклад: старший інспектор із кадрів: вища освіта (молодший спеціаліст), підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше одного року або професійно-технічна освіта, підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією інспектора з кадрів не менше двох років.

Розділ "Взаємовідносини (звязки) за посадою" містить перелік функціональних звязків, що визначаються згідно з положенням про підрозділ, схемою організаційної структури управління і штатним розписом (за недостатності перелічених джерел можна доповнити зібрану інформацію за допомогою експертного опитування спеціалістів).

3. Характеристика посад, які можуть обіймати спеціалісти (бакалавр, спеціаліст) з документознавства: документознавець

Завдання та обовязки

Розроблює та впроваджує технологічні процеси роботи з документами і документною інформацією на підставі використання організаційної і обчислювальної техніки: з обліку, контролю виконання, оперативного збереження, довідкової роботи.

Бере участь у плануванні, організації і вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління.

Здійснює контроль за станом діловодства у структурних підрозділах.

Готує пропозиції із забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління.

Розроблює уніфіковані системи документації і табелі документів різного призначення і рівня управління, класифікатори документної інформації.

Організує впровадження, ведення (в тому числі автоматизоване) і розвиток системи документації, яка включає також документи на машинних носіях і класифікатори документної інформації.

Вживає заходів до упорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості оптимізації документопотоків.

Бере участь у відбиранні документів, які передаються на державне зберігання, організації поточного збереження і експертизі наукової та практичної цінності документів.

Бере участь у постановці задач, проектуванні, експлуатації і удосконаленні (в частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем і систем управління, а також нових інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), які базуються на застосуванні обчислювальної і мікропроцесорної техніки, проектуванні і актуалізації баз банків даних.

Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні матеріали з документаційного забезпечення.

Бере участь у роботі з підбору, розстановки і підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.

Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

Права.

Документознавець має право:

Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.

Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, повязаної з обовязками, що передбачені цією інструкцією.

В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників) та вносити пропозиції щодо їх усунення.

Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обовязків.

Залучати фахівців усіх структурних підрозділів до виконання покладених на нього завдань.

Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника сприяння виконанні обовязків, передбачених цією посадовою інструкцією.

Відповідальність.

Документознавець несе відповідальність:

За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обовязків, що передбачені цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.

За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.

Документознавець повинен знати:

Постанови, розпорядження, накази, методичні та інші керівні матеріали, нормативні документи з документаційного забезпечення управління.

Порядок планування, проектування і технологію роботи на базі організаційної обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління, методи розроблення їх оптимальних структур.

Методи дослідження, аналізу, проектування і розвитку документаційних систем, стандарти на уніфіковані системи документації.

Порядок оформлення, класифікації, збереження, експертизи цінності документів.

Організацію архівної справи.

Нормативні і методичні документи з проектування і експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління.

Основи програмування, методи проектування і актуалізації баз і банків даних.

Основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології, трудового законодавства.

Документоутворення.

Організацію державних установ і громадських організацій, економічні і правові аспекти їх діяльності.

Вітчизняний і світовий досвід у сфері документаційного забезпечення управління.

Правила та норми охорони праці.

Кваліфікаційні вимоги.

Провідний документознавець: повна вища освіта відповідного напряму підготовки(магістр, спеціаліст) та підвищення кваліфікації. Стаж роботи за професією документознавця І категорії не менше 2 років.

Документознавець І категорії: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст або бакалавр) та підвищення кваліфікації; для магістра - без вимог до стажу роботи, спеціаліста - стаж роботи за професією документознавця II категорії не менше 2 років, для бакалавра-не менше 3 років.

Документознавець II категорії: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) та підвищення кваліфікації: для спеціаліста - без вимог до стажу роботи, для бакалавра - стаж роботи за професією документознавця не менше 2 років.

Документознавець: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) без вимог до стажу роботи.

Взаємовідносини (звязки) за посадою

За відсутності документознавця його обовязки виконує особа, призначена у встановленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обовязків.

Керівник структурного підрозділу Підпис Ініціал(и) Прізвище

Візи:

Керівник служби персоналу Підпис Ініціал(и) Прізвище

Дата

Начальник юридичного відділу Підпис Ініціал(и) Прізвище

Дата

З інструкцією ознайомлений Підпис Ініціал(и) Прізвище

Дата

Висновок

Посадова інструкція є ефективним засобом управління персоналом, адже цей документ є дієвим важелем:

самого працівника: вона дає знання того, яких дій від нього очікують і за якими критеріями будуть оцінюватися результати праці;

при оцінюванні результатів трудової діяльності працівника, ухваленні рішення про його подальше внутрішнє просування і перепідготовку (підвищення, переміщення, звільнення, зарахування в резерв керівних кадрів, відправлення на додаткове навчання і т.п.);

для напрацювання критеріїв проведення обґрунтованого відбору робітників при найманні, визначенні рівня відповідності кандидатів на вакантні посади;

при ранжуванні робіт/ посад і наступному розробленні систем оплати праці;

для вдосконалення організаційної структури, планування заходів щодо підвищення продуктивності праці.

Посади, які можуть обіймати бакалаври з документознавства: відповідальний секретар редакції, інспектор з контролю за виконанням доручень, керуючий справами виконавчого комітету, референт, секретар адміністративний, секретар колегії.

Посад, які можуть обіймати спеціалісти з документознавства - документознавець:

Провідний документознавець: повна вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) та підвищення кваліфікації. Стаж роботи за професією документознавця І категорії не менше 2 років.

Документознавець І категорії: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст або бакалавр) та підвищення кваліфікації; для магістра - без вимог до стажу роботи, спеціаліста - стаж роботи за професією документознавця II категорії не менше 2 років, для бакалавра-не менше 3 років.

Документознавець II категорії: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) та підвищення кваліфікації: для спеціаліста - без вимог до стажу роботи, для бакалавра - стаж роботи за професією документознавця не менше 2 років.

Документознавець: повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) без вимог до стажу роботи.

Список використаної літератури

1. Про інформацію: Закон України [Текст] // [із змінами] " від 02.10 1992 № 2658-XII // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 48. - Ст.650

2. Беспянська, Г.В. Діловодство [Текст]: Навч. посіб. для дистанційного навчання: У 2 ч. / За науковою редакцією В.Г. Бездрабко. - К.: Університет "Україна", 2005. - Ч.2. - 418 с.

3. Діденко, А.Н. Сучасне діловодство [Текст]: Навч. посібник. - 2-ге вид., перероб., доп. - К.: Либідь, 2000. - 384 с.

4. Палеха, Ю.І. Документаційне забезпечення управління [Текст]: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.

5. Посадові інструкції (професіонали). З можливістю копіювання [Текст]. - Вид.2-е, допов. - К.: КНТ, 2003. - 96с