Класифікація документів

2

План

Вступ

1. Визначення призначення і сферу застосування ДКУД

2. Характеристика структури ДКУД

3. Практична робота. Види управлінських документів

Висновок

Список літератури

Додатки

Вступ

Класифікація документів (від лат. Classic - ряд, група) - необхідна умова для проведення робіт з їх уніфікації, яка являється важливою основою документального забезпечення автоматизованих систем управління та для орієнтування в їх множині. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці чи схеми.

Класифікація являється одним із методів пізнання. Без неї не можливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів. Правильне складання, комплексна класифікація, відбиває закономірності розвитку документів, розкриває звязки між ними, допомагає орієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документ них системах, що має важливе значення для теорії документознавства та практичної документально - комунікаційної діяльності.

Для проведення класифікації документів особливо важливо враховувати, як мінімум, наступні положення:

Ш ознака, за якою проводять ділення, називається основою ділення;

Ш основою ділення при класифікації документів, перш за все, виступають ознаки, повязані з їх змістом;

Ш ділення на класи має здійснюватися за однією певною основою ділення і не змінюватися в процесі ділення;

Ш ділення має здійснюватися безперервно, тобто між членами ділення є відношення супідрядності;

Ш члени ділення мають виключати один одного, тобто не може бути в різних місцях однакових класів;

Ш у структурному відношенні класифікація має бути повною, тобто охоплювати увесь обсяг обєктів, що класифікуються. З іншого боку, для всіх без винятку обєктів мають бути оформлені класи, до яких можна було б зарахувати будь-який з обєктів класифікації.

1. Призначення та сфера застосування ДКУД

ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання під час роботи з документами, а саме -при заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію міністерства, товарно-транспортна накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (у даному разі - цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою. ДКУД входить до складу нормативних документів державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні. Обєктами класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомствами - розробниками уніфікованих систем управлінської документації. У ДКУД наведені назви і кодові позначення УФД, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (УСД). Тобто ДКУД є номенклатурним переліком УФД з їх унікальними кодовими позначеннями.

Крім зазначеного вище призначення ДКУД для кодування інформації (надання ідентифікаційних номерів УФД) в автоматизованих інформаційних системах, він використовується також для обліку та систематизації, контролю складу та змісту УФД у кожному класі документації, організації ведення відповідних класів документації у даному класифікаторі.

ДКУД використовується під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами усіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

2. Характеристика структури ДКУД

ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначеннями:

Ш організаційно-розпорядча документація - 02;

Ш первинно-облікова документація - 03;

Ш банківська документація - 04;

Ш фінансова документація - 05;

Ш звітно-статистична документація - 06;

Ш планова документація - 07;

Ш ресурсна документація - 08;

Ш торговельна документація - 09;

Ш зовнішньоторговельна документація - 10;

Ш цінова документація - 13;

Ш документація з праці, соціальних питань і соціального захисту
населення - 15;

Ш документація з побутового обслуговування населення - 17;

Ш бухгалтерсько-облікова документація - 18;

Ш документація з Пенсійного фонду - 20;

Ш словниково-довідкова документація - 21.

В ДКУД використано три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) - підклас УСД (підклас документації) -УФД (вид номіналу документа). На рівні конкретного документа, тобто УФД, виду номіналу, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки - код класу УСД, ще два знаки - код підкласу УСД і три знаки - відповідний реєстраційний номер УФД. Наприклад, реєстраційно-контрольна картка в ДКУД має код 0202053, оскільки реєстраційний номер його форми 008 і вона входить до підкласу "Документація з організації процесів управління", що має код 0202 у класі "Організаційно-розпорядча документація" (код 02).

Наведемо фрагмент ДКУД (у графі "індекс" - абревіатура назви УФД):

3. Види управлінських документів (практичне завдання)

Статут в ДКУД має код 0202013 та входить до підкласу «Документація з організації процесів управління» у класі «Організаційно-розпорядча документація».

Статут -- це правовий акт, що визначає структуру, функції, права, взаємовідносини організації з іншими організаціями.

Згідно із законодавством України статути після їх затвердження вищою організацією підлягають обовязковій реєстрації в органах Міністерства фінансів. Як і положення, статути можуть бути індиві-дуальні й типові.

Зміст статуту складається з розділів, які мають заголовки та нуме-руються арабськими цифрами. Статут -- це основа для розроблення положення.

Реквізити:

1) назву організації (реквізит № 7);

2) гриф затвердження (реквізит № 17);

3) назва виду документа (реквізит № 10);

4) місце видання (реквізит № 14);

5) дата (реквізит № 11);

6) заголовок до тексту (реквізит № 19);

7) текст (реквізит № 21);

8) підпис (реквізит № 23);

9) відмітку про реєстрацію статуту;

10) печатка (реквізит № 26).

Затверджується статут зборами засновників. Від-мітка про реєстрацію засвідчується печаткою реєстраційного органа (додаток № 1).

Штатний розпис в ДКУД має код 0202022 та входить до підкласу «Документація з організації процесів управління» у класі «Організаційно-розпорядча документація».

Штатний розпис -- документ, що визначає склад пра-цівників підприємства із зазначенням їх посад та посадо-вих окладів. Підприємство самостійно визначає структуру управління, встановлює штати (додаток №2).

Реквізити:

1) назва організації (реквізит № 7);

2) назва виду документа (реквізит № 10);

3) гриф затвердження (реквізит № 17);

4) текст (реквізит № 21);

5) дата (реквізит № 11);

6) підпис (реквізит № 23);

7) печатка (реквізит № 26).

Наказ про прийняття на роботу в ДКУД має код 0203003 та входить до підкласу «Документація з управління кадрами» у класі «Організаційно-розпорядча документація».

Наказ -- це розпорядчий документ, який видається керівником ус-танови і стосується організаційних та кадрових питань. Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення праців-ників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

У наказах про прийняття на роботу обовязково зазна-чають:

а) на яку посаду;

б) до якого структурного під-розділу;

в) з якого числа оформляється на роботу;

г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісницт-вом);

д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем) (додаток № 3).

Реквізити:

1) назва виду документа (реквізит № 10);

2) назва установи, що видає наказ, або назва посади
керівника (реквізит № 7);

3) місце видання (реквізит № 17);

4) дата (реквізит № 11);

5) заголовок (реквізит № 19);

6) текст, що складається з двох частин (реквізит № 19):

- констатуються та аналізуються факти;

- подаються розпорядження, заохочення або стягнення.

7) підпис керівника установи (реквізит № 23);

8) печатка (реквізит № 26).

Заява про переведення на іншу роботу в ДКУД має код 0203004 та входить до підкласу «Документація з управління кадрами» у класі «Організаційно-розпорядча документація».

Заява -- це документ який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів (додаток № 4).

Реквізити:

1) адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на імя яких подається заява) (реквізит № 16);

2) адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

3) назва виду документа (реквізит № 10);

4) текст (реквізит № 21);;

5) підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності;

6) дата (реквізит № 11);

7) підпис (реквізит № 23).

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви е заява-зобовязання (прохання про на-дання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності.

Доповідна записка в ДКУД має код 0204003 та входить до підкласу «Документація з оцінки трудової діяльності» у класі «Організаційно-розпорядча документація».

Доповідна записка -- це документ на імя керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобовязань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки та пропозиції (додаток №. 5).

Реквізити:

1) Назва виду документу (реквізит № 10);

2) заголовок (реквізит № 19);

3) посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається (адресат - реквізит № 16);

4) текст (реквізит № 21);

5) посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку(може розташовуватися після адресата);

6) дата (реквізит № 11);

7) підпис (реквізит № 23).

Пояснювальна записка в ДКУД має код 0204004 та входить до підкласу «Документація з оцінки трудової діяльності» у класі «Організаційно-розпорядча документація».

Пояснювальна записка -- цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність та новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше - порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого (додаток №6).

Реквізити:

1) назва виду документу (реквізит № 10);

2) прізвище (адреса) адресата (реквізит № 16);

3) заголовок (реквізит № 19);

4) текст (реквізит № 21);

5) дата (реквізит № 11);

6) підпис (реквізит № 23);

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Розрахунково - платіжна відомість в ДКУД має код 0502009 та входить до підкласу «Первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій» у класі «Фінансова документація».

Відомість -- це різновид документа, який найчастіше використовується у бухгалтерській справі, банківській си-стемі тощо. Відомості бувають платіжні, накопичувальні, на виплату пенсій, заробітної плати та інші). Зразок пла-тіжної відомості наведено в додатку № 7. Реквізити: 1) назва організації (реквізит № 7); 2) назва виду документа (реквізит № 10); 3) текст (реквізит № 21); 4) підпис (реквізит № 23); 5) печатка (реквізит № 26). Картка-довідка з заробітної плати в ДКУД має код 0502011 та входить до підкласу «Первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій» у класі «Фінансова документація». Це документ, який засвідчує факти біографії або діяль-ності особи, надасться на їх вимогу до іншої ус-танови.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому). Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, в них від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості (додаток № 8).

Реквізити:

1) назва виду документа (реквізит № 10);

2) назва організації, що видає довідку (реквізит № 7);

3) дата видачі (реквізит № 11);

4) номер;

5) Прізвище, імя, по батькові особи, якій видається довідка.

6) текст (реквізит № 21);

7) призначення (куди подається довідка);

8) підпис (реквізит № 23);

9) печатка (реквізит № 26).

Квитанція в ДКУД має код 0408014 та входить до підкласу «Документація з валютних операцій» у класі «Банківська документація».

Квитанція -- документ, що видається і одержується в разі сплати за певні грошові суми, цінності, матеріали, устаткування або за виконану роботу; в разі пересилки грошей приватною особою і т. п (додаток № 9).

Реквізити:

1) найменування організації, що видала документ (реквізит № 7);

2) назва виду документа, номер і дата ордеру (реквізит № 10);

3) назву установи, приватної особи, від кого прийнято документ;

4) дата прийняття суми (реквізит № 11);

5) печатка (реквізит № 26);

1) підпис касира (реквізит № 23),

а також зазначається : за що прийнято, величину суми, на підставі чого видано документ.

.

Висновки

Класифікація - диференціація документів за однією найбільш істотною ознакою Виділена за певною ознакою сукупність документів групується у вид.

Обєктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосування засобів компютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класові документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

Перелік класів УСД в ДКУД - це не тільки види управлінської документації (чи їхні сукупності видів номіналів), які створюються і функціонують в кожній установі, а й специфічні види документації, що розглядаються як управлінська у загальнодержавному масштабі і створюються у профільних установах (наприклад, система зовнішньоторговельної документації). Крім того, слід також нагадати, лю ДКУД містить тільки затверджені і зареєстровані УФД, тому не всі види номіналів управлінських документів зафіксовані у ньому. Через це доповненням ДКУД можуть бути галузеві класифікатори документації, що на відміну від нього затверджуються не Держстандартом України, а відповідними міністерствами, державними комітетами, іншими уповноваженими відомствами.

Список літератури:

· Глущик С.В. та інші.Сучасні ділові папери: Навч. Посіб. Для вищ. Та серед. Спец. Навч. Закладів/С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. - з-є вид., переробл. І допов. - К.: А.С.К., 2000.- 69-169 с.

· Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98.-К.: Держстандарт України, 1999.-50с.

· Козоріз В.П., Лаписька Н.І.Загальне і кадрове діловодство: Навч. Посіб.-К.: МАУП, 2002 - 25-28 с.

· Кулешів С.Г. Управлінське документознавство:Навч. Посіб.- К.: ДАКККіМ, 2003. - 25-29 с.

· Кушнаренко Н.М., Удало ва В.К. Наукова обробка документів: Підручник. - К.: Вікар, 2003. - 106-108 с.

· Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби(кадри підприємства).-К.: КНТ, 2004.- 5-6 с.