2

СОДЕРЖАНИЕ

• 1. Структура базы данных системы управления проектами (БД СУП). 3
• 2. Пользовательский интерфейс (виды представлений информации о проекте, панели инструментов). 4
• • 2.1. Виды представлений информации о проекте. 4
  • 2.2. Создание новых представлений. 8
  • 2.3. Создание нового представления на основе существующего. 9
• 3. Настройка интерфейса (таблиц, форм, полей БД). 10
• • 3.1. Настройка таблиц. 10
  • 3.2. Настройка диаграмм. 10
  • 3.3. Настройка форм. 13
  • 3.4. Просмотр и настройка существующих представлений. 15
  • 3.5. Сохранение настроек представлений и их составляющих. 18
  • 3.6. Удаление и перемещение представлений и их составляющих (Организатор). 19
• 4. Состав компонентов, назначение шаблонов проектов Micrisoft Progect. 20
• ЛИТЕРАТУРА. 23
• ПРИЛОЖЕНИЕ 24

1. Структура базы данных системы управления проектами (БД СУП).

База данных, в общем случае, осуществляет интеграцию данных, создавая динамически (в реальном масштабе времени) обновляемую модель предметной области (проекта) в виде единого для всех задач блока данных. Упрощенно говоря, структура БД - это содержавшиеся в БД таблицы и их связи. Структура БД позволяет поддерживать логику каждой конкретной задачи, выполняемой над хранимыми данными и поддерживает возможность организации данных с точки зрения представления пользователя.

Структура БД СУП является ключевым рабочим продуктом, необходимым при работе с проектом. Она представляет собой иерархический перечень рабочих действий, необходимых для создания проекта и работы с ним. Структура образует своего рода каркас, на основе которого проектируется все компоненты проекта.

Таким образом, БД СУП предназначена для создания иерархических связей между элементами проекта и рабочими действиями (элементами процесса) и содержит следующие элементы (типовая структура):

1. Исходные данные, базовые процессы и граничные условия проекта: ресурсы (объекты, которые необходимы в процессной деятельности (персонал, оборудование и др.); назначения (связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. Она позволяет рассчитать объем времени, затраченный назначенным на проект, его стоимость для проекта, производить динамическое перераспределение ресурсов); время, стоимость, объем работ; задачи (работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата, которая должна быть завершена в течение некоторого периода времени); фазы (собрание связанных задач, в процессе выполнения которых реализуется производство определенного продукта. Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. Фазы также служат для удобства контроля работ);

2. Установление связей между данными, ограничений, фильтров и позволяющие структурировать и совместно использовать данные для описания процессов - формирования (планирования) проектов различного масштаба (проектов, мультипроектов, подпроектов). Создание плана проекта заключается в описании его ключевых характеристик (длительность, рабочее время, методика планирования); задач проекта и связей между ними (в MS Project поддерживается 4 типа связей: окончание-начало, начало-начало, окончание-окончание, начало-окончание); доступных ресурсов и определение взаимосвязи между ними с помощью назначений: ограничений (привязывание задач к определенным датам); крайних сроков (предельная дата исполнения задачи); стоимости; суммарной задачи проекта объединяющей все проектные активности).

К типовым наборам свойств задачи проекта относятся: длительность задачи; трудозатраты; назначенные ресурсы; ограничения; крайние сроки; приоритет (важность ее исполнения для проекта).

К типовым наборам свойств ресурсов проекта относятся: стоимость; загрузка; доступность; назначения; приоритет.

Для работы с БД СУП в MS Project используются интерфейс и шаблоны.

2. Пользовательский интерфейс (виды представлений информации о проекте, панели инструментов).

2.1. Виды представлений информации о проекте.

Представление - это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Propject 2003. - СПб., 2006. - С. 48. Micrisoft Progect содержит следующие виды представлений информации о проектах (составляющих представления): таблицы (листы), диаграммы и формы. Файл проекта содержит огромное количество данных, и просматривать их одновременно невозможно. В представлении на экране отображается ограниченный набор нужной информации о проекте, что облегчает ее просмотр и редактирование. Представление имеет гибкую структуру и может состоять как из отдельной таблицы, диаграммы или формы, так и из их комбинации.

Представление может быть одно или как комбинация нескольких представлений (диаграмма Ганта, лист ресурсов и т. д.) и, если применимо, таблицы или фильтра. Представления позволяют работать с информацией в разных форматах.

Менеджмент процесса (понимаемого как последовательность шагов, т.е. ряда действий и операций, направленного на достижение определенной цели) начинается с проектного (организационного) подхода. Внешний интерфейс процесса охватывает всю информацию, которая может использоваться для его определения. Для сложившейся организации при этом обеспечивается представление основ знаний предыдущего проекта, методов измерения продукта и др. параметров. Для новой организации или организации, которая является "новой" в рамках процесса, интерфейс представляет области, которые надо "посетить" с целью сбора информации и данных, необходимых для запуска проекта. Шафер Д.Ф., Фатрелл Р.Т., Шафер Л.И. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат. - М., 2003. - С. 43-44.

Таблицы - это одно из основных средств представления проектных данных в MS PROJECT.

Типы таблиц MS Project

В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых! держит информацию о задачах, а вторая -- о ресурсах проекта, то есть задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях. Эти две "внутренние" таблицы составляют основу файла проекта и состоят из множества полей, большинство из которых создано "про запас" и обычно не используются. Некоторые из них могут быть задействованы при программировании, в тонких настройках, функциях анализа проекта и т.д., но не нужны при стандартном использовании MS PROJECT. Во время работы над проектом, как правило, требуются вполне определенные срезы информации. Например, данные о стоимости проекта, загруженности или иных ресурсов, сроках окончания работ по текущим задачам и т.п. То есть в каждый конкретный момент времени требуется иметь перед глазами то необходимую информацию. Это позволяет сконцентрироваться на ней и эффективно работать.

Файл проекта состоит из двух больших "внутренних" таблиц с множеством столбцов, из которых только некоторые отображаются в таблицах, включенных в представления. Работа в MS Project, происходит в основном только с маленькими "внешними" таблицами. В MS Project заложен набор предопределенных таблиц, предназначен для работы с небольшим объемом проектной информации (табл. 1 и 2 Приложения) из этих таблиц содержит лишь несколько полей одной из "внутренних" таблиц проектного файла. Соответственно, "внешние" таблицы (как и "внутренние) содержат информацию либо о задачах, либо о ресурсах.

Таким образом, "внутри" MS Project есть таблица ресурсов и таблица задач, а "снаружи", в интерфейсе, есть ряд таблиц, являющихся набором полей либо из одной, либо из другой "внутренней" таблицы.

Диаграммы.

Диаграмма является графическим средством отображения содержащейся в проектном файле информации. Из диаграммы можно получить визуальное представление о последовательности задач, их относительной длительности, о длительности проекта в целом. В MS PROJECT диаграммы являются не только средством просмотра проектной информации, но с их помощью можно вводить новые данные и редактировать существующие.

Диаграмма Ганта представляет собой средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Так, все элементы диаграммы Ганта - основного средства визуализации плана проекта (время - задачи) в программе являются настраиваемыми отрезками, каждый из которых может состоять из 3 элементов: точки начала, точки окончания и промежуточной части (при этом любой из элементов может отсутствовать). При стандартной настройке отрезки, обозначающие фазы, состоят из всех трех элементов. Отрезки, обозначающие задачи, состоят только из промежуточной части, а завершающие задачи - только из начальной точки.

На диаграмме Ганта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация (например, на рисунке рядом с задачами, отображаются названия задействованных в них ресурсов и их загрузка при выполнении задачи). Состав этой информации определяется настройками диаграммы, в MS PROJECT входит несколько заранее настроенных версий диаграммы Ганта, на которых рядом с отрезками отображается различная информация (Табл. 3 Приложения).

MS PROJECT, кроме диаграммы Ганта, содержит 3 сетевых графика (или блок-схемы): собственно Network Digram (сетевой график), Discriptiv Network Digram (сетевой график с описанием), и Relationship Digram (схема данных или диаграмма зависимостей). Отличие сетевого графика с описанием от стандартного сетевого графика заключается только в повышенной информативности блоков В них обоих можно сразу просматривать информацию обо всем плане проекта, а на схеме данных - только об одной задаче этого плана; она предназначается для анализа взаимосвязей между задачами.

Одна из основных диаграмм при работе с MS PROJECT - Calendar (Календарь), с помощью которого представляется план работ в виде традиционного календаря. Диаграмма Календарь отображает информацию о плане проекта в виде таблицы с семью или пятью колонками, соответствующими дням недели, и множеством рядов, соответствующих неделям. Задачи на календаре обозначаются отрезками, которые начинаются в день начала работ над задачей и заканчиваются в день их окончания.

Диаграмма Resourse Graph (График ресурсов) содержит информацию о различных аспектах участия ресурсов в проекте: выполняемой работе, процентной загрузке, возможности выполнять другие задачи помимо тех, на которые они уже выделены, и стоимости. С помощью этой диаграммы можно сравнивать участие в проекте нескольких ресурсов или ресурса и группы ресурсов, что делает ее мощным аналитическим инструментом. Группа ресурсов отбирается путем фильтрации, по умолчанию в качестве группы выступают все ресурсы проекта. Изменив условие фильтрации, можно изменить и состав группы. Данные можно просматривать как для группы в целом, так и для любого отдельного ресурса внутри группы.

Диаграммы использования задач и ресурсов в большей степени, чем остальные, применяются для ввода повременных данных в файл проекта.

Диаграмма Task Usage (Использование задач) предназначена для анализа участия ресурсов в проектных работах. Сама диаграмма представляет собой таблицу, в строках которой размещена информация о фазах, задачах и ресурсах. Внутри строки данные размещены в ячейках в соответствии с датами, к которым они относятся. Таким образом диаграмма позволяет получить разнообразные данные о работе (объем работы, стоимость, загрузка ресурсов и пр.) за произвольный временной период для проекта в целом, любой из его фаз, задач или задействованного в выполнении задач ресурса. Диаграмма Resource Usage (Использование ресурсов) предназначена для анализа за любой период времени как общей загрузки ресурса в проектных работах, так и из каких задач она складывается.

Формы.

Форма -- это средство отображения и редактирования проектных данных в Project, которое может быть включено в состав представления. С помощью форм можно просматривать информацию только об одном объекте (ресурсе или задаче), но при этом можно редактировать почти все его свойства.

В MS PROJECT входят пять форм. С помощью первых двух можно просматривать и редактировать информацию о ресурсах, а трех последующих - о задачах: Resoure Form (Форма ресурсов); Resoure Name Form (Форма названий ресурсов); Task Form (Форма задач); Task Name Form (Форма названий задач); Task Details Form (Форма сведений о задачах).

2.2. Создание новых представлений.

Чтобы создать новое представление, в диалоговом окне со списком представлений нужно щелкнуть по кнопке New (Создать). В открывшемся окне определяется тип создаваемого представления: Single view (Одиночное представление) или Combination view (Комбинированное представление). После выбора типа нового представления открывается диалоговое окно определения его свойств. В зависимости от того, какое представление создается, будет открыто диалоговое окно определения свойств одиночного или комбинированного представления.

В диалоговом окне определения свойств одиночного представления, в поле Name (Имя) указывается название нового представления. Это название затем появится в списке всех представлений и в меню, если установить флажок Show in menu (Показывать в меню). Раскрывающийся список Screen (Экран) позволяет выбрать диаграмму или форму, которая ляжет в основу представления. Перечень доступных вариантов ограничивается рассмотренными диаграммами и формами. От пункта, выбранного в списке Screen (Экран), зависит, какие параметры будет настроить для создаваемого представления. Список Table (Таблица) доступен только в случае, если выбранный экран содержит таблицу. В этом списке можно выбрать таблицу, которая будет отображаться при загрузке представления. Список Group (Группа) также доступен только в том случае, если диаграмма допускает группировку данных. Тогда можно выбрать в списке группу, которая будет использоваться при группировке. Условия фильтрации данных можно определить для любой диаграммы с помощью списка Filter (Фильтр), в котором перечислены существующие фильтры, предназначенные для отбора отображаемых в представлении данных. Для того чтобы использовать фильтрацию в режиме выделения, предназначен флажок Highlight filter (Выделять результаты фильтра). Если этот флажок установлен, любые фильтры, которые в дальнейшем будут применяться к данному представлению, также будут работать только в режиме выделения.

Диалоговое окно определения свойств комбинированного представления, устроено проще аналогичного окна для одиночного представления. В поле Name (Имя) следует ввести название нового представления, а для того, чтобы оно отображалось в меню и на панели представлений, нужно установить флажок Show in menu (Показывать в меню). В раскрывающихся списках Тор (вверху) и Bottom (внизу) выбираются представления, которые будут отображаться в верхней и нижней частях нового представления. При этом список доступных представлений состоит не только из стандартных диаграмм (как в диалоговом окне создания одиночного представления), а из набора существующих одиночных представлений, в том числе и настроенных пользователем.

После того, как создание представления завершено, оно появляется в списке доступных представлений и его можно вызывать либо из списка, либо (если установлен соответствующий флажок) из меню или панели представлений.

2.3. Создание нового представления на основе существующего.

Часто удобнее создавать новое представление не "с нуля", а на базе уже существующего. Для этого щелчком по кнопке Сору (Копировать) в диалоговом окне со списком представлений выполняется копирование выделенного в списке представления. После щелчка по кнопке Сору (Копировать) открывается диалоговое окно, похожее на окно создания представления. В этом окне к названию исходного представления добавляется Copy of (Копия), а на месте раскрывающегося списка Screen (Экран) располагается информационное поле, не дающее возможности сменить диаграмму или форму, являющуюся базовой для скопированного представления. После щелчка по кнопке ОК представление с новым названием сохраняется.

3. Настройка интерфейса (таблиц, форм, полей БД).

3.1. Настройка таблиц.

Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в кото-рых таблицы совмещены с диаграммой, например Gantt Chart (Диаграмма Ган-га), а есть представления, состоящие из од-ной таблицы, например Resource Sheet (Лист ресурсов).

В настройках представления определено, какая таблица открывается по умолчанию при его загрузке. При этом в любой момент можно вывести на экран другую таблицу такого же типа. Например, в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) при открытии отображается таблица Entry (Ввод данных), а в представлении Task Usage (Использование задач) -- таблица Usage (Использование). Однако можно отобразить таблицу Entry (Ввод данных) в представлении Task Usage пользование задач) или таблицу Task Usage (Использование задач) в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).

Таким образом образом, хотя в представлении заложено ограничение на тип отображаемых таблиц (таблицы с данными о задачах или ресурсов), просматривать в нем можно любые таблицы этого типа. Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды View > Table (Вид > Таблица).

При настройке таблиц можно добавить (Insert > Column (Вставить > Столбец), удалить и форматировать колонки таблицы, если набор столбцов по умолчанию включенных в таблицы не подходит к задаче. В раскрывающемся списке Field name (Имя поля) перечислены поля, которые можно добавить в таблицу (поля из "внутренней" таблицы того же типа, что и настраиваемая).

3.2. Настройка диаграмм.

Для настройки диаграмм используются средства форматирования. Они позволяют: 1) изменять форму и цвет составляющих диаграмму отрезков; 2) определять, какая проектная информация отображается на диаграмме рядом с отрезками; 3) отображать дополнительную графическую информацию (отклонение от базового плана и пр.); 4) форматировать шкалу времени (тем самым уменьшая или увеличивая масштаб отображения проекта.

Настройка происходит с помощью диалогового окна форматирования (Format > Format Bar).

В том случае, когда требуется форматировать внешний вид сразу всех задач плана или задач определенного типа (например, завершающих), используется групповое форматирование элементов диаграммы (Format > Bar Styles (Формат > Стили отрезков). Оно позволяет полностью настраивать вид диаграммы, определяя, какая именно информация из проектного файла и каким образом отображается на диаграмме. Для этого в диалоговом окне определяются типы (или стили) отрезков. Каждый стиль соотносится с определенным типом задач и имеет свои параметры представления на диаграмме. Отбор задач происходит на основании полей типа Flag (Флаг) с использованием списка.

Для одного и того же типа задач на диаграмме может отображаться несколько отрезков, например, Task (Задача) и Progress (Ход выполнения) относятся к типу задач Normal (обычная) и потому наслаиваются друг на друга (один отрезок поверх другого). Для того, чтобы отображались друг под другом, следует воспользоваться столбцом Row (Строка) в окне форматирования.

Начальные и конечные точки отрезков выбираются из дат, хранящихся во внутренней таблице. Чтобы задачи отображались на диаграмме в удобном масштабе, в диалоговом окне форматирования шкалы времени (в диалоговом окне - шкала Format >Timescale (Шкала времени)).

Шкала времени в диаграмме Ганта состоит из 3 уровней (показывают порядок отображения на диаграмме - вверху, посередине, внизу) - верхнего, среднего и нижнего; обязателен только средний. Каждый уровень содержит единицы измерения, при этом единицы уровня, расположенного ниже, должны быть не больше единиц более высокого уровня. Например, если верхний уровень разделен на кварталы, то нижний может содержать месяцы, (недели, дни и т.д.), но не на года.

В некоторых случаях при планировании проекта нужно относить затраты к финансовому, а не календарному году. Для перехода к нему в MS Project следует установит флажок Use Fiscal Year (использовать финансовый год)

Для настройки диаграмм также используются переключатель Drow (Показывать) - определение способа отображения нерабочих промежутков на диаграмме, при стандартной настройке оно скрыто за отрезками диаграммы; диалоговое окно Zoom (Масштаб) - форматирование шкалы времени, изменение единиц измерения диаграммы в зависимости от того, сколько дней из плана проекта должны разместиться в окне MS PROJECT и др. Для удобства просмотра больших диаграмм используются вспомогательные линии (Gantt Rows - Горизонтальные линии на диаграмме, соответствующие линиям между названиями задач в сопутствующей диаграмме таблице; Current date - Вертикальная линия, соответствующая текущей дате; Top Tier - Вертикальные линии, соответствующие границам между единицами измерения на верхнем уровне шкалы времени и др.), позволяющие соотносить отрезок со шкалой времени. Их настройка производится с помощью диалогового окна Gridlines (Сетка) (в меню Format (Формат)).

Настройка параметров диаграммы не ограничивается определением параметров отображения на ней. Диалоговое окно Layout (Макет) меню Format (Формат) позволяет определить ее дополнительные свойства, общие для всех размещенных на ней отрезков. В разделе Link (Связи) диалогового окна определяется, как на диаграмме должны отображаться связи между задачами или отменяется отображение связей.

В MS Project есть возможность отображать сводную информацию о задачах, включенных в фазу на самом отрезке фазы. В этом режиме все отрезки задач совмещаются в единый отрезок фазы (установка флажка Always roll Gant bars (Всегда выполнять сведение диаграммы Ганта)). Просматривать сводную информацию обо всех задачах фазы удобно, когда на диаграмме отображаются только отрезки фаз, а отрезки задач скрыты. Когда же на диаграмме видны задачи, составляющие фазу, то потребность в сводной информации отпадает и ее можно убрать с помощью флажка Hide rollup bars when summery expended (Скрывать сведенные отрезки при развертывании суммарных задач). При небольших единицах измерения по шкале времени отрезки (например, 1,5 дня) округляются до ближайшего целого с помощью флажка Round bars to whole days (Округлять отрезки до целых дней). При этом реальная длительность задачи не меняется, удлиняется только отрезок на диаграмме). Вид показа на диаграмме задач с прерыванием определяется при помощи флажка Show bar sptits (Показывать прерывание отрезков).

Для быстрой настройки многочисленных параметров диаграммы в MS PROJECT имеется специальный компонент - мастер диаграмм Ганта (GanttChartWizard - Мастер диаграмм Ганта в меню Format (Форматирование)). Работа мастера выполняется за несколько шагов, на которых надо последовательно определить основные параметры настраиваемой диаграммы.

Диаграмма Ганта дает возможность не только просматривать проектную информацию в удобном формате, но и редактировать ее (с помощью мыши): изменения дат начала и окончания задач; задать процент выполнения задачи; произвести связывание задач; прервать задачу (например, при болезни исполнителя).

3.3. Настройка форм.

Формы вызываются с помощью окна со списком представлений, в котором представлены все доступные формы. Отличить их можно по названию, которое всегда содержит слово Form (Форма), например Resource Form (Форма ресурсов). Кроме того, при разбиении окна командой Window " Split (Окно > Разделить) до именно форма загружается в нижнюю часть комбинированного представления.

Из-за удобства редактирования и неудобства просмотра общей проектной информации формы обычно включаются в нижнюю часть комбинированного представления. В таком случае в верхнем представлении можно анализировать план проекта и выбирать нужную задачу, а в нижней части представления редактировать ее свойства в форме.

Все формы имеют одинаковую структуру: в верхней части располагается заголовок, под ним - информационный блок. Заголовок содержит элементы редактирования свойств задачи или ресурса. Число элементов зависит от типа формы, например, в заголовке формы названий ресурсов присутствует только поле Name (Название).

Рядом с элементами редактирования свойств располагаются кнопки Previous (Предыдущий/Предыдущая - в зависимости от того, к ресурсу или задаче относится форма) и Next (Следующий/Следующая), которые служат для перемещения по списку задач или ресурсов. Если данные в форме были отредактированы, эти кнопки меняют названия на ОК и Cancel (Отмена) для принятия отмены сделанных изменений.

В информационном блоке отображается дополнительная информация о ресурсе или задаче, например список задействованных ресурсов, стоимость работ каждого из них, связанные объекты, заметки и пр. Например, форма может содержать список задействованных в задаче ресурсов и список предшествующих задач.

Для выбора типа отображаемой информации можно воспользоваться командами подменю Details (Подробности) контекстного меню формы или меню Format (Формат). Состав команд для форм с информацией о ресурсах и для форм с информацией о задачах различается, но в обоих случаях в нем имеются команды Notes (Заметки) и Objects (Объекты), предназначенные для просмотра и редактирования связанных с задачей или ресурсом объектов (например, файлов) и заметок.

На форме ресурсов можно просматривать и редактировать данные о календарном плане (Shedule), затратах (Cost) и трудозатратах (Work) ресурса. При выборе этих команд в информационном блоке отобразится таблица со списком задач, в которых используется этот ресурс, и данные, соответствующие выбранной команде меню: даты участия в задаче и ее длительность, стоимость участия ресурса в работах или трудозатраты ресурса в рамках выполнения задач. В заголовке формы названий можно редактировать лишь название ресурса.

Формы с информацией о задаче с помощью команд подменю Details (Подробности) меню Format (Формат) можно просматривать и редактировать информацию как о задействованных в задаче ресурсах, так и о связях задачи с другими задачами проекта.

Команда Resources & Predecessors (Ресурсы и предшественники) отобразит две таблицы, в одной из которых будет содержаться информация о задействованных в задаче ресурсах, а в другой перечислены задачи, предшествующие выбранной. Команда Resources & Successors (Ресурсы и последователи) действует аналогично, отображая во второй таблице информацию не о предшествующих, а о последующих задачах. А команда Predecessors & Succesors (Предшественники и последователи) объединит таблицы с данными о предшествующих и последующих задачах в информационном блоке формы.

На форме описания задачи можно также просматривать данные об участии ресурсов в выбранной задаче, основываясь на календарном плане ресурсов (Resourse Shedule), затратах на ресурсы (Resource Cost) и трудозатратах ресурса (Resource Work). При выборе любой из этих команд в информационном блоке отображается таблица со списком участвующих в задаче ресурсов, а также данные, соответствующие выбранной команде.

Если диаграммы предназначены в первую очередь для просмотра, то формы - для их ввода и редактирования, поэтому формы и диаграммы удобно применять вместе. Если подвести мышь к нижней стрелке вертикальной полосы прокрутки окна открытой диаграммы и потащить полоску, расположенную под ней, то на экране появиться форма, сочетающаяся с открытой диаграммой.

3.4. Просмотр и настройка существующих представлений.

Представление (View) - это основное средство отображения проектных данных и редактирования, которое может сочетать в себе таблицы, диаграммы и формы. Представление имеет гибкую структуру, что позволяет изменять его в зависимости от потребностей пользователя.

Просмотр информации с помощью представлений и создание комбинированного представления.

При создании файла проекта для просмотра данных открывается представление, заданное по умолчанию, а при открытии файла -- представление, в котором просматривали проектную информацию перед закрытием файла. Переключаться между представлениями можно с помощью панели View Bar (панели преставлений) или меню View (Вид). На панели и в меню перечислены не представления - полный список представлений, (файл 1.mрр), вызывается с помощью команды View > More Views (Вид > Другие представления). При загрузке этого диалогового окна открытое представление оказывается в списке выделенным. Чтобы открыть другое представление, нужно выделить звание в списке и щелкнуть по кнопке Apply (Применить).

По умолчанию список состоит только из одиночных представлений (single view), т.е. представлений, содержащих одну диаграмму или таблицу. Но часто бывает удобно просматривать информацию о ресурсах или задачах на двух диаграммах одновременно, то есть в комбинированном представлении (combir view). Например, просматривать одновременно диаграмму Ганта для анализа плана проекта и диаграмму использования задач для анализа участия ресурсов в выполнении выбранной задачи.

Комбинированное представление создается с помощью команды Window (Окно > Разделить), разделяющей окно с текущим представлением на два окна. После этого, установив курсор в нужную часть окна, можно выбрать соответствующее представление с помощью панели представлений. Для возврата к одиночному виду нужно воспользоваться командой Window > Remove Split (Окно > Снять разделение). Одиночное представление, открытое в нижней части комбинированного, связано с представлением, открытым в верхней части. Так, если оба представления содержат шкалу времени, то она синхронизируется, и прокрутка вдоль шкалы одной части окна приводит к автоматической прокрутке другой. Например, при одновременном просмотре диаграммы Ганта и диаграммы использования задач, благодаря этой особенности комбинированных представлений данные о работе отображаются на диаграмме использования задач точно под отрезком, соответствующим этой задаче на диаграмме Ганта данные отражаемые в нижнем представлении, также связаны с данными верхнего представления. В рассматриваемом примере, в нижнем представлении отображается информация только о задаче, выбранной в верхнем представлении, а не все данные, которые обычно отображаются на диаграмме использования задач. И если выделить две задачи на диаграмме Ганта, то в нижнем представлении появится об обеих задачах, а не об одной. Благодаря такой связи составляющих комбинированного представления с его помощью можно просматривать данные в разнообразных срезах. Например, диаграмма Ганта может быть совмещена с графиком ресурсов. На графике ресурсов можно просматривать информацию о работе любого из ресурсов, задействованных в выделенных на диаграмме Ганта задачах, причем работа над выделенными задачами отображается особым цветом. Светлые столбцы обозначают работу ресурса над выделенной задачей, темные - работу над всеми остальными. При этом столбцы графика ресурсов расположены под соответствующими отрезками диаграммы Ганта

Для того чтобы сохранить удачно подобранные настройки, стоит создать представление и сконфигурировать его в соответствии с ними. Это гарантирует, что настройки можно будет использовать в дальнейшем при просмотре информации как текущего проекта, так и других.

Использование окон.

MS Project позволяет открывать несколько окон с разными представлениями проектного файла. Т.е. можно открыть новое окно и просматривать в нем другое представление уже открытого файла. Переключение между открытыми в разных окнах представлениями происходит либо с помощью меню Window (Окно), либо с помощью панели задач, если включен режим отображения окон представлений на этой панели.

Переключение между представлениями с помощью панели представлений не очень удобно при редактировании данных, поскольку при переходе в новое представление курсор оказывается в тол же строке таблицы, в которой он был в предыдущем и его надо перемещать в нужную строку. Если же представления открыты в разных окнах, то при переключениях между ними сохраняются прежние положение курсора в таблице, выделения и пр.

Кроме того, в нижней части комбинированного представления отображаются только связанные с верхним представлением данные. Но часто нужно просматривать в нижней части комбинированного представления проектные данные в формате другого представления. И в этом случае работа с окнами удобнее: открыв два или больше представлений в разных окнах, можно совместить их в одном окне MS Project и работать с ними. Кроме того, в каждом из окон может быть отображено комбинированное представление.

Чтобы открыть новое окно с данными текущего проекта, нужно выбрать в меню команду Window > New Window (Окно > Новое окно). В списке Projects (Проекты) открывшегося диалогового окна выбирается название проекта, a в раскрывающемся списке Vtew (Представление) -- название представления. После щелчка по кнопке OK MS Project откроет новое окно с указанным проектом. Первое окно с открытым проектом будет переименовано: к его заголовку добавиться номер. Например, если до открытия нового окна оно имело заголовок (Проект1), то после открытия его заголовок будет переименован в (Проект1:1), а у нового окна будет заголовок Projectl:2 (Проект1:2). Совместить окна с открытыми представлениями можно с помощью кс упорядочивания окон Window > Arrange All (Окно > Упорядочить все). Окна упорядочиваются по горизонтали или по вертикали. Если окон становится слишком много, их можно убрать с экрана, не закрывая открытый файл проекта (Window > Hide ( Окно > Скрыть)), и потом вновь отобразить (Window > Unhide (Окно > Отобразить)) с появлением на экране диалогового окна со списком всех скрытых окон, в котором следует выделить и щелкнуть по кнопке ОК.

Настройка существующего представления.

Настройка одиночного представления может осуществляться прямо во время его просмотра. Например, если в представлении сменить отображаемую таблицу, то она автоматически станет отображаемой по умолчанию для данного представления. То же касается параметров группировки и фильтрации.

Некоторые параметры одиночного представления (название, возможность отображения в меню) нельзя изменить в процессе его просмотра. Кроме того, при просмотре нельзя изменять параметры комбинированного представления.

Полностью настроить представление можно с помощью соответствующего диалогового окна, вызываемого щелчком по кнопке Edit (Изменить) в диалоговом окне со списком представлений.

Диалоговые окна редактирования полностью аналогичны диалоговым окнам создания представлений (будут рассмотрены в п. 2.3.), за исключением того, что у одиночного представления в процессе редактирования вместо раскрывающегося списка Screen (Экран) имеется информационное поле, не позволяющее сменить диаграмму или форму, на основании которой создано представление.

Представления можно перемещать между проектными файлами.

3.5. Сохранение настроек представлений и их составляющих.

MS Project по-разному сохраняет данные о настройках разных объектов интерфейса.

Диаграммы "находятся" внутри представлений, и их настройки сохраняются "внутри" него. Например, если диаграмма Ганта включена в 2 представления и в каждом настроена по-разному, то при открытии каждого из представлений она будет появляться с разными настройками.

Настройки таблиц относятся к конкретным таблицам, а не к использующим их представлениям. Например, если в таблицу Enter (Ввод) добавить столбец, то он будет отображаться во всех представлениях, использующих эту таблицу. Настройки таблиц не переносятся вместе с представлениями в другие файлы, таблицы нужно копировать отдельно.

MS PROJECT автоматически сохраняет настройки представлений, запоминая, какая таблица открыта в представлении, какой фильтр и группировка применены. Эти сохраненные параметры переносятся вместе с представлениями в другой файл при копировании, причем это касается как одиночного, так и комбинированного представления.

При разделении окна во время работы с одиночными представлениями MS PROJECT не сохраняет настройки созданного комбинированного представления. Это связано с тем, что программа умеет автоматически сохранять настройки существующих объектов, но не может создавать новые объекты. А поскольку в подобных случаях создается новое комбинированное представление, то оно не сохраняется.

3.6. Удаление и перемещение представлений и их составляющих

(Организатор).

Для удаления представлений и их составляющих предназначен специальный Организатор (Organizer), который можно вызвать с помощью одноименной кнопки из диалогового окна со списком представлений, таблиц, фильтров и групп или с помощью команды Tools > Organizer (Сервис > Организатор). Следует отметить, что в начале работы MS Project всегда загружает глобальный шаблон GlobaLMPT, на основе которого создаются новые проекты. Если в MS Project открыт толь-ко один файл, то с помощью Организатора можно обмениваться объектами с глобальным шаблоном. С помощью Организатора можно работать не только с представлениями и их составляющими, но и с другими объектами MS PROJECT, например с макросами. Принцип работы организатора не зависит от объекта.

Окно организатора состоит из вкладок, соответствующих типам объектов в MSР. С помощью каждой вкладки осуществляются операции над объектами определенного типа в соответствии с ее названием. Например, с помощью вкладки Views (Представления) можно копировать, удалять и переименовывать представления, а с ForMS (Формы) - осуществлять аналогичные действия с формами. Все вкладки имеют одинаковую структуру, поэтому на примере одной из них можно понять как работают все остальные. Рассмотрим работу с представлениями и их составляющими на примере вкладки Views (Представления).

На вкладке находятся два списка, в которых перечислены названия объектов соответствующего типа, размещенные в файлах, открытых в данный момент в MS PROJECT. Имя файла можно выбрать в раскрывающемся списке, расположенном под списком файлов. С помощью находящейся между списками кнопки Copy (Копировать) можно копировать элементы одного списка в другой. Кнопка Rename (Переименовать) позволяет изменить название элемента (кроме некоторых стандартных, например, нельзя переименовать диаграмму Ганта). Кнопка Delete (Удалить) удаляет объект, а кнопка Close (Закрыть) закрывает диалоговое окно.

Если в процессе работы было создано удобное представление (его элемент), то для того, чтобы воспользоваться им в дальнейшем, его нужно скопировать в файл Global.MPT. После этого оно станет доступным для всех вновь создаваемых проектов. Чтобы перенести представление или другой элемент интерфейса MS PROJECT в существующий файл, нужно открыть его одновременно с тем файлом, где храниться копируемый объект, и скопировать, используя кнопку Copy (Копировать).

Часто работа с планом проекта возможна лишь при определенных настройках интерфейса. Например, в некоторых случаях отрезки диаграммы Ганта должны быть отформатированы особым образом, а рядом с ними должно отображаться содержимое определенных полей.

4. Состав компонентов, назначение шаблонов проектов Micrisoft Progect.

Шаблоны предназначены для стандартизации файлов проектов. В MS Project есть 2 типа шаблонов: глобальный шаблон (файл Global.mpt) и шаблоны проектов. В файле глобального шаблона хранятся основные параметры, применяемые ко всем его новым проектам. Шаблоны проектов - это типовые проекты, сохраняемые для дальнейшего использования в целях стандартизации.

Глобальный шаблон.

Глобальный шаблон - набор используемых по умолчанию параметров настройки представлений, таблиц (набор столбцов, содержащих конкретные сведения о задачах, ресурсах и назначениях в представлении листа.) и полей (расположение в листе, форме или диаграмме, содержащее определенную информацию о задаче, ресурсе или назначении. Например, в листе полем является каждый столбец. В форме поле может выводиться как отдельный объект или же представлять место в столбце), которые применяются ко всем проектам в организации. Эти параметры настройки находятся в специальном проекте на сервере Microsoft Office Project Server 2003 и используются во всех проектах организации. Глобальный корпоративный шаблон обеспечивает соответствие всех проектов организации общим стандартам, поддерживающим совместное использование представлений, таблиц и полей. Стандартизация является обязательным требованием при работе с проектами на уровне организации. Она облегчает обмен информацией между руководителями проектов. Такая стандартизация обеспечивается использованием представлений, календарей, а также полей проекта, ресурсов и задач из глобального корпоративного шаблона.

Глобальный шаблон нельзя открыть для редактирования как обычный проект - изменения в него вносятся посредством Организатора (Organizer). Изменения и параметры глобального шаблона вносятся после щелчка на кнопке Set as Default (По умолчанию) диалогового окна Options (Опции). На диске хранятся 2 копии файла глобального шаблона - один в установочной папке MS Progect (установочный файл шаблона), а второй - в рабочей папке пользователя (копия, включающая все сделанные во время работы с программой настройки). Последний файл и использует при работе программа. Если удалить файл глобального шаблона из рабочей папки пользователя, то при запуске MS Project автоматически поместит в нее файл из установочной папки. Поэтому для возвращении глобального шаблона к начальным установкам можно просто удалить файл шаблона из рабочей папки.

Создание шаблона проекта.

Шаблоны проектов создаются пользователем путем сохранения планов проектов в формате MPT. В шаблоне может быть сохранена любая информация: данные о задачах, ресурсах и назначениях, параметры представлений, макросы и т.д. В то же время при сохранении шаблона в него может попасть и ненужная информация из текущего плана (например, данные о фактических трудозатратах, которые точно не понадобятся при создании новых проектов). Поэтому при сохранении файла в формате шаблона появляется диалоговое окно (Save as Template), в котором указывается, какие данные из текущего плана не должны попасть в шаблон. Оно содержит флажки, устанавливая которые, мы определяем типы данных, не включаемые в шаблон. Флажок Values of all baseline (Значения всех базовых планов) удалит из будущего шаблона данные о базовых планах проекта. Установив флажок Actual Values (Фактические значения), мы удалим из шаблона текущие фактические значения из сохраняемого плана. Флажок Resource Rates (Ставки ресурсов) определяет, будут ли сохранены в шаблоне данные о ставках ресурсов. Данные о фиксированной стоимости задач можно удалить, установив флажок Fixed Costs (Фиксированные затраты), а установив флажок Whether tasks have been published to Microsoft Project Server (Данные о публикации задач на сервере Microsoft Project Server) приведет к исключению из шаблона данных о публикации задач на сервере. Обычно в шаблон включаются данные о ставках ресурсов (ResourceRates), если в проектах, которые будут планироваться по шаблону, будут использоваться те же ресурсы. Кроме того, иногда полезно переносить данные о фиксированных затратах на выполнение задач, поскольку часто фиксированные затраты на одни и те же задачи в однотипных проектах совпадают.

Создание файла на основе шаблона.

Для создания файла на основе шаблона нужно воспользоваться командой File > New (Файл > Создать), а затем в области задач на панели New Progect (Создание проекта) в разделе New from template (Создание с помощью шаблона) выбрать шаблон, на основании которого будет создаваться план проекта. Кроме того, в списке шаблонов есть пункт General Templates (Общие шаблоны), выбрав который, попадаем в диалоговое окно с полным списком шаблонов, доступных для использования при создании нового файла. Диалоговое окно со писком шаблонов разделено на две вкладки. На вкладке General (Общие) содержится список шаблонов, созданного пользователем, а также пустого проекта. На вкладке Progect Templates (Шаблоны проекта) представлены шаблоны, входящие в комплект поставки MS PROJECT. Дважды щелкнув на значке любого из них, можно создать новый проект на его основе.

ЛИТЕРАТУРА.

1. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Propject 2003: Учебн. курс (+ CD). - СПб.: Питер, 2006. - 604 с.

2. Шафер Д.Ф., Фатрелл Р.Т., Шафер Л.И. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат.: Пер. с англ. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2003. - 1136 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Таблица 1.

Предопределенные таблицы с информацией о задачах