Естественно, что различные виды планов соответствуют различным уровням руководства. В любой разрабатывающей организации должно быть создано специальное подразделение, единственной обязанностью которого является планирование и управление организацией в целом. Оно необходимо потому, что кто-то должен гарантировать существование планов для всех подразделений, обеспечивать их совместимость и взаимную увязку. Для этого необходимо глубокое понимание структуры организации и ее деятельности. Люди, выполняющие эти функции, не должны одновременно иметь никаких других обязанностей. Планы подобны законам. Они должны выполняться неукоснительно. То есть люди, осуществляющие планирование и контроль, должны обладать соответствующими полномочиями. Управление планом должно быть организовано так же четко, как и само планирование.
Должностные лица, руководящие выполнением планов, называются администраторами планирования. Однако надо помнить, что слишком большое число людей в группах планирования порождает бюрократию, поэтому группа планирования должна быть организована по принципу предметно-производственной специализации. В должностных инструкциях должна быть четко определена одна-единственная точка соприкосновения, где каждая функциональная группа взаимодействует с группой планирования (рис. 8.4).
Рис. 8.4 — Схема взаимодействия группы планирования и функциональных подразделений
В большинстве организаций роль администратора планирования выполняет руководитель целевой программы.
Планирование должно опираться на гарантии правильного применения принципов конфигурационного управления. Для этой цели вводятся функции контроля документации, включая процедуры хранения и распространения проектной документации.
Вместе с тем планирование невозможно только по иерархии сверху. Поэтому каждая функциональная группа должна иметь собственный персонал тактического планирования. Их взаимодействие должно строиться по схеме:
- подразделение планирования отвечает за целевое и стратегическое планирование, управление бюджетом и планами для всей организации;
- функциональная группа отвечает за тактическое планирование.