70

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

«ПОСТРОЕНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО НПП «МАРГАНЕЦ» С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ NAUDOC»

Введение

Рыночная экономика позволила многим промышленным предприятиям воспринять передовые методы организации производства и ведения бизнеса.

Совершенствование системы управления предприятия в условиях информационной экономики происходит на основе информационных технологий.

Информационные технологии дают возможность рационально распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия.

Имеющиеся ресурсы предприятия можно использовать различными способами. Поскольку ресурсы всегда ограничены, ключевым фактором успеха является принятие правильного решения о том, где и как следует их сосредоточить для достижения максимально эффекта. Именно предоставляемая информационными технологиями информация позволяет осуществить концентрацию ресурсов в нужное время и в нужном месте для решения главных, приоритетных задач предприятия.

Достижение целей организации осуществляется на основе информированности менеджеров организации о продвижении продукции и услуг на рынок, новых технологиях в условиях изменяющейся рыночной ситуации.

Быстрое изменение параметров современной внешней среды приводит к увеличению объемов и скорости информации, поэтому для успешного ведения бизнеса необходимо сокращать время принятия решения, что неизбежно приводит к увеличению в скорости передачи и переработки информации на базе применения новых информационных технологий. Анализ тенденций и закономерностей развития информационных процессов в сфере бизнеса подтверждает вывод о высоких темпах информатизации, как процессов управления, так и процессов производства товаров и услуг.

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы очень многих людей, качественно другими стали и производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполнения обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять - значит приводить к успеху других. Приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.

Организованные в системы знания повышают профессиональную компетентность сотрудников и позволяют осуществлять деятельность предприятия более рационально, целенаправленно и экономно, а, следовательно, более эффективно.

Современное общество часто называют информационным. Бурлящий океан информации окружает человека 24 часа в сутки. Информация поступает по радио, телевидению, компьютерным сетям и по другим каналам. Индустрия информатизации как таковой, производство средств обработки информации (программного обеспечения) и производство оборудования, на котором будет работать это программное обеспечение.

В федеральной целевой программе (ФЦП) «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, что развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающее значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных и коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота.

Актуальность совершенствования традиционного документооборота обусловливается необходимостью повышения эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоемкости обработки документов.

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Но перемещение бумаг определяют потоки информации, зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также при воздействии этих решений на производственные процессы. В результате, перемещение бумаг задает маршрут и операции всех технологических операций, т.е. организует производственные процессы и определяет выполнение предыдущих решений.

Автоматизация документооборота любой организации заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов.

Созданная на основе перспективных информационных технологий автоматизированная система документооборота NauDoc должна повысить действенность управления за счет образования единого документоориентированного информационного пространства, дающего пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

Цели и задачи дипломного проекта:

Важнейшим фактом повышения эффективности деятельности предприятия в любой отрасли является улучшение управления.

Целью дипломного проекта:

· является совершенствование информационной системы документооборота ООО НПП «Марганец».

Задачи дипломного проекта:

· анализ существующей системы документооборота;

· анализ альтернативных систем документооборота;

· выбор наилучшей системы документооборота;

· построение проекта системы документооборота на основе выбранной системы.

· оценка эффективности внедрения автоматизированной системы документооборота NauDoc.

1. Предпроектное обследование предприятия

1.1 Характеристика ООО НПП «Марганец»

Компания ООО НПП «Марганец» создана в 1992 году. Данная компания располагается по адресу г. Екатеринбург, проспект Ленина 101 корпус 2, офис 305.

Отраслевая принадлежность ООО НПП «Марганец» - наука, промышленность, торговля.

Организационно-правовая форма данного предприятия - общество с ограниченной ответственностью научно-производственное предприятие. Научно - производственное предприятие учреждённое юридическим лицом общество, уставный капитал которого в соответствии с учредительными документами разделён на доли определённых размеров.

К источникам финансирования относятся частные, хозяйственные договора.

Данная компания оказывает услуги по созданию технологий получения ферросплавов из различных видов сырья, а также торговля ферросплавами.

В системе рыночных отношений ООО НПП «Марганец» занимает место посредника соединяющего продавцов сырья и заводы.

Миссией организации ООО НПП «Марганец» является разработка технологий получения ферросплавов для обеспечения общественного благополучия, сбережения природного сырья, и развития металлургической отрасли.

Целью организации в данный момент времени является выживание. Предприятие находится стадии старения жизненного цикла, за которым следует ликвидация или обновление.

За годы существования компания зарекомендовала себя, как ответственного и надёжного партнера.

1.2 Организационно-функциональная структура предприятия

Предприятие ООО НПП «Марганец» имеет линейную структуру, во главе организации находится руководитель, наделённый всеми полномочиями и сосредотачивающий в своих руках все функции управления. Его решения, передаваемые по цепочке сверху вниз, обязательны для выполнения нижестоящими звеньями.

Преимуществами данной структуры являются: единство и чёткость распоряжений, повышенная ответственность руководителя за результаты деятельности предприятия, оперативность в принятии решений, получение исполнителями согласованных между собой подразделений.

Недостатками линейной структуры являются: высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные знания и опыт по всем управленческим функциям и видам деятельности предприятия, а также перегрузка информацией.

Имея определённое представление о себе самом и о своих возможностях, обладая определёнными намерениями в отношении организации, имея определённые намерения в отношении организации и, наконец, исходя из своих целей и текущих возможностей, индивид вступает во взаимодействие с организацией, предполагая занять в ней определённое место, выполнять определённую работу и получать определённое вознаграждение.

В структуре предприятия ООО НПП «Марганец» можно увидеть наличие последовательной взаимозависимости работ. Такая взаимозависимость появляется в организации тогда, когда одно подразделение должно закончить свою часть работы прежде, чем она поступит в другое или другие подразделения.

Поскольку в данном предприятии нет разграничений на подразделения, данная взаимозависимость распространяется на сотрудников предприятия (менеджер-бухгалтер).

Надо сказать, что помимо последовательной взаимозависимости есть ещё и групповая взаимозависимость.

Групповая взаимозависимость является самой сложной из существующих, так как состоит как бы из многих связанных взаимозависимостей. Данная взаимозависимость требуется в тех случаях, когда работа характеризуется высокой степенью неопределённости.

Наличие такой структуры в предприятии «Марганец» создаёт трудности в деятельности предприятии. Это связанно с тем, что всё происходящее в компании целиком зависит от генерального директора, его целей возможностей и способностей. Такое положение приводит к «текучке» кадров, это связанно с тем, что сотрудники не влияют на работу предприятия, решения принимает директор, и весь трудовой процесс и успешность компании зависит только от него. Генеральный директор является собственником компании. Всё это приводит к проблемам во всём коллективе.

Если что-то руководитель не решил сам, то это кроме него не сможет решить никто. Время почти не распланировано, на действительно важные проблемы его не остается. Скапливаются груды непрочитанных бумаг, которые некогда читать. Никто не знает, за что ему браться, пока директор не скажет. Отсутствуют должностные инструкции. Низкая эффективность работы - персонал минимизирует собственные усилия. Всё это привело предприятие к потере конкурентных преимуществ, и конкурентоспособности.

Управленческое решение принимает генеральный директор, так, что и работу компании предопределяет тоже он. От его трудоспособности зависит успех предприятия. А данный момент времени на предприятии не приняты решения по выходу из кризиса, не составлен стратегический план.

Генеральный директор стоит во главе предприятия, решает все управленческие вопросы. В его обязанности входит: заключение договоров с клиентами и поставщиками, разработка технологий получения ферросплавов из различных видов сырья, написание научных статей, публикаций, а также контроль над выполнением трудовых функций бухгалтера и менеджера. Директору необходимо во время предоставить бухгалтеру всю необходимую документацию для отчетов в налоговые органы, пенсионный фонд. Также в обязанности генерального директора входит работа с банковскими счетами, перевод денежных средств. При своей работе генеральный директор использует телефон, факс, персональный компьютер, а также необходимую оргтехнику. Его рабочее место-это удобный стол, оснащенный различными подставками для бумаг, полкой под телефон, а также удобной кресло. Надо сказать, что работа директора сложная, требующая высокой степени ответственности. Также велик и масштаб выполняемых задач. Результатом работы генерального директора считается полученная прибыль предприятия, успешная разработка технологии.

В данной организации у руководителя присутствует демократический стиль руководства. Наличие данного стиля руководства предполагает наличие у руководителя и подчинённого чувства доверия и взаимопонимания. Руководитель ведёт себя как один из членов группы. Каждый сотрудник может, не опасаясь свободно выражать своё мнение. Большинство проблем обсуждается коллективно. Руководитель не перекладывает ответственность за принятые решения на подчинённых. Такой руководитель не считает зазорным идти на компромисс либо отказаться от принятого решения, если подчинённый его переубедит. При осуществлении контроля он обращает особое внимание на конечный результат. Такая обстановка создаёт условия для самовыражения подчинённых, у которых развивается самостоятельность суждений. Это имеет и воспитательный характер, позволяет достигать цели с малыми затратами. Управление осуществляется без грубого нажима, с учётом способностей людей.

В обязанности менеджера входит выполнение всех поручений директора, возникающих входе трудового процесса. Работа менеджера масштабна, велико количество выполняемых им задач. Его работа не так сложна, как работа генерального директора, но она требует ответственности, и исполнительности. Менеджер должен: сортировать входящие документы (письма, договора, квитанции и т.д.), отвечать на звонки, информировать клиентов и поставщиков об изменения. Также в его обязанности входит: своевременная отправка бухгалтерских отчётов, формирование накладных, приходных и расходных ордеров, оформление командировочных удостоверений, доверенностей. По необходимости менеджер работает в сети интернет (проверяет электронную почту, занимается поиском: интересующей информации, новых партнёров, поставщиков). Таким образом, менеджер является связующим звеном генерального директора с поставщиками, клиентами, и бухгалтером. Менеджер данного предприятия отзывчивый, исполнительный, ответственный человек, ценящий разнообразие в работе, общение с людьми.

Бухгалтер в данной организации - приходящий работник. По мере необходимости приходит в организацию с целью сбора информации, для дальнейшей обработки и составления отчётов. Во время работы функционирует с менеджером, а также по мере возникновения вопросов с генеральным директором. Работа у бухгалтера сложная и требует ответственного подхода к ней. От работы бухгалтера зависит будущее и настоящее предприятия.

Функционирование в данной организации можно рассмотреть на примере составления договора:

Генеральный директор во время переговоров с заказчиками и поставщиками получает информацию о предстоящей сделке. В неструктурированном виде он передает эту информацию менеджеру, перед которым стоит задача составление и оформление договора. Поскольку менеджер не в полном объёме владеет информацией, то без присутствия генерального директора он не может сформулировать пункты договора. Не смотря на то, что у менеджера имеются заранее составленные шаблоны договоров. Каждый договор составляется индивидуально с учётом интересов всех сторон и изменений условий договора. Таким образом, процесс составления договора может затянуться по причине отсутствия директора. Такого рода задержка при составлении договора затягивает процесс купли-продажи, тем самым наносит экономический ущерб предприятию, а также имиджу предприятия. Существуют также технические условия, не позволяющие вовремя составить договор, таким условием является устаревшее оборудование. Когда договор составлен, менеджеру необходимо предоставить этот договор партнёрам, согласовать с ними все пункты, только после этого ставятся печати и договор считается заключенным. После того, как условия договора выполнены обеими сторонами, менеджер передаёт все необходимые документы бухгалтеру, для составления отчётности. Минусы такого функционирования в том, что процесс согласования затягивается.

В результате анализа работы предприятия были выявлены негативные факторы, влияющие на работу предприятия. Окружение работы не соответствует рабочей обстановке. Помещение, в котором находится предприятие, требует косметического ремонта, это позволило бы в дальнейшем повысить работоспособность коллектива. Также присутствуют факторы, снижающие работоспособность, таким фактором является телевизор и многочисленные компьютерные игры. На первый взгляд эти предметы служат небольшим отдыхом для сотрудников, но в последствии такой отдых надолго затягивает сотрудников, и мешает выполнению основных обязанностей, также формирует определённое впечатление о предприятии в целом.

Коллектив ООО НПП «Марганец» отличается взаимопомощью между работниками, каждый пытается помочь другому. От части это является проблемой, сотрудник откладывает свою работу на потом, помогая другому сотруднику.

В результате изучения структуры предприятия ООО НПП «Марганец» было выявлено то, что в данной структуре присутствуют недостатки. Генеральный директор не делегирует полномочия на сотрудников, загружая себя делами, которые вследствие этого не выполняются. Необходимо усилить взаимосвязь между сотрудниками во время трудового процесса, это позволит увеличить производительность выполняемых работ.

1.3 Информационные потоки предприятия

Предприятие можно рассматривать как информационный узел, в котором сходятся внешние входящие потоки информации и циркулируют внутренние потоки. Предприятия имеют и формируют свою собственную внутреннюю информационную среду, в которой циркулируют потоки информации. Применение современных средств обработки информации (компьютеров и программного обеспечения) позволяет значительно повысить скорость обработки постоянно возрастающих потоков информации. Однако следует указать, что главный экономический эффект применения этих средств заключается в повышении качества управления и качества основных производственных процессов, а не прямой экономии от ускорения обработки данных.

70

Рис. 2. Внешняя деловая среда предприятия

В качестве внешних источников информации предприятия выступают государство, информационные центры и сети, научно-исследовательские организации, поставщики материалов, конкуренты, инфраструктура рынка и т.п.

Внешняя деловая среда-это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношений между ними и предприятием (рис. 2.)

Поступающая из микроокружения предприятия информация образует регулярные входящие информационные потоки, которые предприятие использует в своей ежедневной деятельности.

Внешний поток информации определяется взаимодействием предприятия с экономическими и политическими субъектами, действующими вне его. Сюда относится взаимодействие предприятия с клиентами и конкурентами, как реальными, так и потенциальными.

Внутренний поток включает в себя информацию, описывающую отношения в коллективе сотрудников, а также знания, порождаемые в производстве.

Поступающая из макроокружения предприятия информация также образует входящие информационные потоки, но периодичность их поступления, как правило связана с какими-либо изменениями во внешней деловой среде (например, изменения в действующем законодательстве или изменениями условий поставки ассортимента товаров, предлагаемых поставщиками).

Выходной информационный поток направляется предприятием во внешнюю среду и содержит информацию о своих производственных возможностях, производимом товаре (реклама), материальных, энергетических, кадровых и информационных потребностях и т.д.

Информационная система предприятия фильтрует информационный поток и выделяет информацию, необходимую (релевантную) для жизнедеятельности предприятия, преобразуя ее в удобную для принятия решений форму.

Основными задачами предприятия по формированию информационных потоков являются:

· формирование адекватных информационных ресурсов для системы управления предприятием;

· оптимизация информационных потоков путем исключения дублирования информации;

· ликвидация разрыва между внедрением информационных технологий и техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование и использование).

Развитие информационных технологий и их аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйствующих объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.

Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятия) - потеря эффективности и управления. Поэтому стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

Документопоток - это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду и подразделяются:

· на внешние, входящие в систему;

· внутренние, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;

· исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения их функций управления, или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии создаётся свой документооборот.

Бумажные документы поступают из множества каналов документальной информации и продолжают сохранять свое значение, прежде всего как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений. Нормативная ценность бумажных документов - важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать с бумажными документами, поэтому вряд ли следует ожидать полного вытеснения бумажных сообщений безбумажными. Реально используются все возможные каналы передачи бумажных сообщений и их комбинаций.

Качество организации документационного обеспечения управления (ДОУ) зависит от уровня организации работы с документами обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.

Документооборот - это движение документов с момента их со здания или получения до завершения исполнения, отправки адреса ту или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего 3 вида:

· Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

· Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например: запросы в сторонние организации типа «Прошу предоставить справку по интересующему вопросу … в срок до…»).

· Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Такие, как приказы руководства предприятия, внутренние документы (правила, устав, инструкции, и т.д.), порождающие исходящие.

1.4 Описание существующей информационной системы

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что предполагает наличие технологий преобразования исходных данных в результативную информацию. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы очень многих людей, качественно другими стали производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполняемых обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять - значит приводить к успеху других. Приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.

На данный момент в ООО НПП «Марганец» отсутствует автоматизированная система регистрации документов.

Безусловно, можно работать без развитой системы управления электронными документами (СУЭД). Такой вариант присутствует на ООО НПП «Марганец» и представлен на рис. 3. В качестве среды распространения документов в данном случае используется программа Microsoft Outlook. С её помощью пересылаются файлы с документами, эта же программа используется и для пересылки необходимых образцов документов, получаемых путем сканирования, копирования первичных бумажных оригиналов.

«К сожалению, работа в подобной структуре приводит к появлению ряда проблем, связанных с организацией документооборота.

1. Отсутствие автоматизированных справочников. Ввиду того, что Microsoft Outlook применяется только для пересылки электронных версий документов, отсутствует возможность подключения каких-либо специализированных справочников, действующих в едином поле организации.

2. Регистрация документов проводиться вручную. Все необходимые сведения о документах заносятся в какие-либо таблицы или списки, не обрабатываемые автоматизированными системами.

3. Маршрутизация документов не автоматизирована. Каждый документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем.

Затруднено проведение контроля зав исполнением. Едва ли доступной операцией становиться автоматизированный контроль над своевременным исполнением документа, если речь идет о пересылке документа по произвольному маршруту. Напомнить о документе в данной схеме можно только дополнительным письмом, отправленным также вручную.

Модель существующей информационной системы «Как есть» представлена в приложение А.

70

Рис. 3. Схема работы с документами без применения СУЭД

На ООО НПП «Марганец» документы создаются при помощи следующих программных продуктов:

· Office Microsoft;

· 1С: Предприятие 7.7. Бухгалтерский учёт;

· Бизнес Пак;

· Отчёт 2002.

На предприятии используется операционная система Microsoft Windows 98, в настоящее время эта система устарела, и не совместима с новыми программными продуктами.

Передача документов осуществляется при помощи следующих программных средств:

· Internet Explorer;

· Microsoft Outlook.

Архивация документов производиться при помощи таких программ как:

· Win Zip;

· Win Rar.

Доступ к системе имеют следующие сотрудники: генеральный директор, менеджер. Система не позволяет настраивать маршруты прохождения документов, возможна только регистрация.

1.4.1 Роль и функции участников процессов документооборота

Участники процессов документооборота

Участники процессов документооборота следующие: менеджер и генеральный директор.

Менеджер:

· Производит регистрацию входящих документов, предназначенных данному предприятию;

· Доводит до руководителя предприятия входящие документы, требующие наложения резолюции;

· Регистрирует исходящие документы данного предприятия;

· Осуществляет напоминания исполнителям документов (генеральному директору, бухгалтеру), стоящих на контроле, в соответствии со списком, получаемым еженедельно предприятием.

· Производит сканирование и регистрацию входящих документов, поступивших на предприятие;

· Производит регистрацию исходящей корреспонденции за подписью генерального директора;

· Готовит текст исходящего документа во исполнение резолюции;

· Осуществляет маршрутизацию документа во время процедуры согласования и утверждения в соответствии с регламентом данных процедур;

· Осуществляет контроль исполнения резолюций по документам.

· Осуществляет подписание документов (например - главного бухгалтера, руководителей).

Генеральный директор:

· Участвует в процессе согласования исходящих и распорядительных документов;

· Участвует в процессе утверждения исходящих и распорядительных документов.

Документы поступают на предприятие следующими путями:

· Факс;

· Электронная почта;

· Курьеры;

· Почта (простые и заказные письма);

· На электронных носителях (дискета, флеш карта).

Термин «факс» (лат. fax simile - сделай подобное) означает точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи). Факсимильный аппарат посредством факсимильной связи передаёт или принимает документальные факсимильные сообщения.

Полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию и копированию.

Копирование осуществляется в офисах с помощью так называемых ксероксов (от лат. Xerox - сухой, антипод мокрых процессов копирования фотографий) приобрело массовый характер.

Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров.

Таким образом, электронная почта представляет собой службу безбумажных почтовых отношений и фактически является системой подготовки, сбора, обработки, передачи документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных, в которых включены компьютеры.

Прием документов от курьеров и по обычной почте осуществляется менеджером, который передает их генеральному директору для ознакомления.

Затем происходит разделение почты на следующие группы:

· Документы регистрируемые менеджером;

· Документы требующие немедленного ответа;

· Ответы на запросы заказчиков, поставщиков, отчеты.

Процесс приёма поступающих документов (входящие документы):

1. Документы, адресованные в адрес предприятия, при поступлении остаются только на бумажном носителе. Затем полученные документы сортируются и раскладываются по папкам (коммерческие предложения, договора, сертификаты, информация и т.д.). Адресованные генеральному директору документы передаются в его рассмотрение.

2. Если же файл получен в электронном виде, то он сохраняется в папке на рабочей машине сотрудника (менеджера).

3. На этом работа сотрудника (менеджера) завершена.

1.4.2. Функциональные требования

Шаблоны:

1. Система должна автоматизировать регистрацию документов и заданий;

2. Система должна обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3. Система должна обеспечить осуществлять мгновенный поиск информации;

4. Система должна организовать долговременное хранение документов организации;

Доступ к системе электронного документооборота и делопроизводства

1. Каждый работников предприятия при необходимости должен иметь доступ к системе электронного документооборота и делопроизводства в соответствии со своими правами.

Регистрация документов

1. Система должна позволять формировать регистрационный номер автоматически;

2. Должна быть предусмотрена возможность автоматического предупреждения при попытке регистрации одного и того же документа во второй раз. Сравнение ведется по признакам:

· Имя файла электронного образа;

· Размер файла электронного образа;

· Наименование документа;

· Исходящий номер;

· Дата регистрации как исходящего.

Поиск документов

1. Поиск должен осуществляться по всем полям шаблона;

2. Должна быть предусмотрена возможность последовательного наложения фильтров поиска.

3. По умолчанию поиск должен вестись по документам, не находящимся в архиве, однако необходимо предусмотреть возможность поиска как по архивным документам, так и по всем, имеющимся в базе (в соответствии с правами доступа пользователя).

4. Необходимо предусмотреть возможность быстрого поиска документа по регистрационном номеру в списке документов.

Маршруты прохождения документов

1. Необходимо предусмотреть визуализированный редактор настройки маршрутов прохождения документов (workflow).

2. Администратор системы электронного документооборота и делопроизводства должен иметь возможность настраивать маршруты прохождения документов без привлечения разработчика.

Существующие ограничения

1. На данный момент не все работники, участвующие в подготовке документов, имеют доступ к ИС, это объясняется отсутствием необходимости такого доступа в связи с тем, что большинство функций по делопроизводству выполняет один человек на предприятии (менеджер) - ответственный за делопроизводство. Однако создание системы электронного документооборота и делопроизводства подразумевает вовлечение в процесс всех участников. Необходимо создание нормативного документа, регламентирующего автоматизацию документооборота с помощью системы электронного документооборота и делопроизводства.

2. Генеральный директор по причине занятости не всегда сможет работать с документами в рамках системы электронного документооборота и делопроизводства. Однако эта проблема решается введением делегирования полномочий руководителя менеджеру.

2. Анализ систем документооборота

Электронный документооборот сегодня стал обычным инструментом бизнеса, позволяющим упорядочить работу с документами и наладить прохождение документов внутри частных компаний и государственных организаций.

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления должны производить обработку больших и сверх больших объемов документов с осуществлением хранения не только структурированных данных по документам (реквизиты электронной регистрационной карточки), но и самих тел документов, подготовленных в самых разнообразных форматах текстовых процессоров различных фирм производителей.

Основные особенности электронного документооборота:

· оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд; ускорение обмена информацией внутри организации:

· передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;

· надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ;

· снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;

· снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;

· отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует «твердых копий», что значительно снижает затраты на расходные материалы;

· резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия, как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;

· система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая «забывчивость» сотрудников;

· инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;

· накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа.

Следствиями перехода на электронный документооборот являются:

· уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;

· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;

· снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;

· повышение уровня обслуживания клиентов;

· укрепление исполнительской дисциплины;

· сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

2.1 Система ЕВФРАТ-Документооборот v. 12

Система «ЕВФРАТ-Документооборот v. 12» позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках. Система «ЕВФРАТ - Документооборот» помогает в решении следующих задач:

· повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;

· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

· создание единого информационного пространства предприятия;

· обеспечение надежности учета и хранения документов;

· организация эффективной защиты информации.

«ЕВФРАТ - Документооборот» позволяет:

1. автоматизировать регистрацию документов и заданий;

2. обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3. осуществлять мгновенный поиск информации;

4. контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

5. проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

6. организовать долговременное хранение документов организации;

7. обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.

В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.

Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система «ЕВФРАТ - Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле «Ход исполнения», что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

В состав системы входят следующие модули:

· АРМ Пользователя-универсальное рабочее место доступа к системе;

· АРМ Администратора - средство настройки и администрирования системы;

· модуль «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

· модуль «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

· модуль «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

· средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

· модуль «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительно в систему могут входить:

· модуль «НТТР - сервер» - средство доступа к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;

· модуль «Архивариус» - инструмент для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов.

2.2 Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Система «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Сегодня «ДЕЛО» используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

Преимущества:

Для руководителей различных уровней:

· быстрый поиск документов;

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

· сокращение сроков подготовки и согласования документов;

· удобная работа над проектами документов;

· получение сводных отчетов и журналов;

· возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· отслеживание хода исполнения резолюций;

· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

· формирование отчетности.

Достоинства системы «ДЕЛО»:

· Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.

· Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям, как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация-Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»).

· Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

· Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

· Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

· Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

· Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продукт ов.

Система «ДЕЛО» - тиражируемый «коробочный» продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций.

2.3 Автоматизированная система документооборота и бизнес - процессов (workflow) «Инталев: Документооборот 2005»

«Инталев: Документооборот 2005» - автоматизированная система документооборота и бизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой «1С: Предприятие 8.0».

«Инталев: Документооборот 2005» может функционировать как самостоятельно, для решения задач автоматизации документооборота и бизнес-процессов, так и взаимодействуя с учетными системами на платформе «1С: Предприятие 8.0».

Достоинства использования «Инталев: Документооборот 2005» на платформе «1С: Предприятие 8.0»:

· Отсутствие двойного ввода данных (данные из учетной системы могут сразу попадать в контур документооборота).

· Ускорение обработки информации, разделение и упорядочивание функций по вводу и обработке данных в организации.

Функционал программы позволяет:

· Формализовать и оптимизировать бизнес-процессы организации.

· Описать конкретную систему документооборота, настроив необходимые процессы и виды документов. Получить управленческие отчеты по архиву документов.

· Хранить и структурировать информацию, облегчить ее поиск.

· Автоматизировать хранение документов в виде электронного архива. (С версиями, изображениями оригиналов и т.п.)

· Автоматизировать постановку задач и передачу информации между участниками, согласно настроенных бизнес-процессов.

· Контролировать выполнение каждой задачи, процесса. Получать отчет о состоянии задачи, документа или работы.

· Использовать информацию из введенных документов в учетной системе, формировать документы (и другие объекты) в учетной системе.

· Получать оперативную и статистическую отчетность по выполнению задач в компании по различным разрезам: исполнители, функция, сроки выполнения, документы и т.п.

Эти возможности позволяют достичь следующих результатов:

· Повышение производительности труда офисных сотрудников.

· Снижение затрат на обработку данных, на обучение персонала.

· Гарантированное выполнение корпоративных регламентов и правил.

· Быстрое изменение распределения функций и схем информационных потоков в организации, автоматический запуск новых правил в действие.

· Сокращение затрат на приобретение и внедрение множества специализированных программ за счет создания единой информационной среды для любого документооборота.

Продукт не имеет отраслевой специфики и может применяться в организациях различных направлений деятельности и форм собственности. «Инталев: Документооборот 2005» содержит в себе программные настройки, отражающие организационную структуру предприятия, карту бизнес-процессов организации, распределение функций по исполнителям и схему информационных потоков компании.

Все настройки в программе выполняются визуально, используя единый механизм. Таким образом, внедрением (настройкой) могут заниматься непосредственно предметные специалисты. Как результат:

· Сокращаются сроки и риски внедрения в связи с отсутствием этапов кодирования и отладки кода.

· Снижаются затраты на сопровождение системы, поскольку автоматически можно применить все обновления, выпускаемые разработчиком.

2.4 Система электронного документооборота NauDoc

Назначение системы NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

Система NauDoc отличается от других систем целым рядом преимуществ:

· полноценный web_интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы;

· отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей: в наших ценах указана полная стоимость всего программного обеспечения, включая сервер приложений, базу данных и пр.;

· работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD;

· поставка с полным набором исходных кодов;

· значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.

Рекомендуемая конфигурация клиентского места

· Требования к аппаратной платформе:

o Процессор: Pentium IV 1500 МГц;

o Оперативная память: 128 Мб;

o Жесткий диск: 10 Гб;

· Требования к программному обеспечению (ПО):

o операционная системы Windows 2000/XP

o Интернет-браузер Internet Explorer версии 5.5 или выше;

Преимущества системы NauDoc:

· система является лидером среди российских систем, ориентированных на автоматизацию бизнес-процессов (workflow) (по данным аналитического обзора, проведенного журналом «Компьютера» в октябре 2005 года);

· низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями:

o по данным справочника «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения», изданного Гильдией управляющих документацией (август 2005 г.);

o в аналитическом отчете компании DSS Consulting за 2005 год программный продукт NauDoc назван лидером среди систем документооборота со стоимостью до $100 за рабочее место;

· простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;

· гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;

· веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;

· кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;

· возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;

· возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.

2.5 Выбор автоматизированной системы документооборота

Для успешного создания сложных систем, к которым относятся информационные системы уровня предприятия, недостаточно иметь только современные платформы и средства, а также методологии проектирования таких систем.

Поэтому при выборе поставщика информационной системы необходимо обращать внимание на его опыт в выполнении подобных проектов.

Отечественные разработки ориентированы на российскую систему учета и управления, способны быстро реагировать на постоянно изменяющееся российское законодательство, поэтому специалисты-разработчики могут работать на территории заказчика. Кроме того, стоимость отечественных систем может быть в несколько раз ниже аналогичных западных.

В последние годы все меньше предприятий выбирают путь создания собственной системы ввиду ее сложности, большой длительности, трудоемкости и непредсказуемого результата.

Существующие программные комплексы вполне способны удовлетворить самых взыскательных пользователей. Наличие на рынке широкого спектра программно-аппаратных средств информатизации и большого числа компаний, позволяет предприятию выбрать наиболее удобную для него форму взаимодействия с рынком.

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.

Из рассмотренных вариантов, а также на основании (Таблицы 1) сравнительной характеристики АС документооборота была выбрана система электронного документооборота NauDoc. Функциональные требования, требования к внешним взаимодействиям, а так же требования по безопасности максимально полно могут быть выполнены именно при использовании данной платформы. Таблица 1

Сравнительная характеристика АС документооборота

«+» - соответствует требованиям пользователя

«+/-» - частично соответствует требованиям пользователя

Созданная на основе использованных материалов информационная модель «Как должно быть» представлена в приложение В. Особенностью внедряемого процесса является то, что согласование документов на предприятии происходит одновременно, т.е. реализована процедура параллельного согласования договоров, что позволит значительно сократить временные затраты в процессе согласования.

За счет автоматизации документооборота с помощью системы NauDoc предприятие намерено повысить эффективность работы и значительно сократить операционные издержки, путем повышения оперативности исполнения распоряжений руководства, а также уменьшения сбоев, вызванных человеческим фактором: забывчивость, отсутствие опыта и др. Все это в свою очередь приведет к снижению затрат и эффективности работы предприятия.

3. Построение системы документооборота ООО НПП «Марганец» с использованием системы электронного документооборота NauDoc

Функциональная модель системы NauDoc реализована в трехзвенной архитектуре: клиентское приложение Web_браузер, сервер приложений и источник данных (СУБД). В роли сервера приложений выступает Zope, в роли источника данных-объектная база данных ZODB, в качестве промежуточного звена между клиентом и сервером приложений может выступать web_сервер Apache, представлена в приложение Б.

В роли клиентского приложения системы NauDoc (рабочего места пользователя) выступает Web_браузер, через который осуществляется работа с сервером, на котором установлена система. При входе в систему запрашиваются имя и пароль пользователя, после чего он получает доступ в соответствии с должностными полномочиями. Серверная часть системы NauDoc обеспечивает хранение данных и обработку запросов с клиентских мест.

NauDoc_это:

· Гибкая и функциональная платформа для автоматизации процессов небольшой компании;

· Минимальные финансовые ресурсы для старта проекта;

· Минимальные риски;

· Возможность миграции существующей базы документов на промышленную платформу Naumen DMS.

Система предназначена для комфортной работы до 50 пользователей, которые могут создавать до 5 000 документов в год. Это технологические ограничения программной платформы, на которой разработан продукт.

Использование системы NauDoc качественно улучшит процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Назначение системы NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Хранение документов

· Создание документов по шаблону в любом формате;

· Предоставление доступа к документам и реквизитам в соответствии с павами пользователя;

· Доступность документов 24 часа в сутки;

· Поиск документов;

Контроль исполнения документов и задач

· Постановка задачи: сотрудники, сроки, периодичность, содержание;

· Автоматический контроль исполнения;

· Анализ результативности выполнения задач.

Автоматизация бизнес-процессов

· Описание последовательности работ;

· Предоставление сотрудникам информации и рабочих областей на этапах;

· Контроль и анализ процессов;

· Привязка процессов к другим системам.

Функциональные блоки системы NauDoc - это…

· Электронное хранилище документов (EDM);

· Совместная работа с документами (Collaboration);

· Управление учетными записями (Record Management);

· Управление бизнес-процессами (BPM);

· Архивное хранение (Archiving).

Электронное хранилище документов (EDM)

Представление документа в системе представлено в приложение В.

Шаблоны документов представлены в приложение Г.

· Документы одного типа должны иметь единый набор обязательных элементов оформления (реквизитов), расположенных в определенной последовательности. В делопроизводстве такой набор элементов оформления называется формуляром. В NauDoc для него используется термин «шаблон оформления»;

· Шаблон оформления создается и подключается к тому или иному типу документа и после подключения шаблона в каждом новом документе этой категории будет присутствовать указанный набор элементов оформления;

· К одному типу документа можно подключить несколько шаблонов оформления.

Единое хранилище документов

· Система NauDoc поддерживает единое хранилище документов.
В зависимости от прав, пользователи могут получать доступ к отдельным его папкам.

Работа единого хранилища представлена в приложение Д.

Поиск документов осуществляется следующим образом:

· После помещения документа в систему его можно найти как через иерархию хранения документов, так и через систему поиска;

· NauDoc производит полнотекстовое индексирование всех документов и прилагаемых к документу файлов. Возможен поиск во вложениях следующих форматов: doc, xls, rtf, html, txt, pdf;

· Результаты поиска выводятся пользователю в виде списка со ссылками на найденные документы, поиск производится только по доступным пользователю документам;

· Расширенная форма поиска позволяет задавать сложные условия поиска;

· Результаты поиска можно сохранить для повторного использования (тем самым создать виртуальный каталог документов).

Результат поиска документов представлен в приложение Е.

Совместная работа с документами (Collaboration)

Версии документов:

· Механизм ведения версий документа позволяет хранить историю всех созданных версий, вести одновременную разработку текста документа и сравнивать созданные версии. Результат совместной работы представлен в приложение Ж.

При совместной работе над документами часто возникает необходимость обсудить документ с сотрудниками. Для решения этой задачи в системе NauDoc предусмотрена возможность комментирования документов;

Для возможности провести широкую дискуссию, в системе NauDoc реализованы не только комментарии к документам, но и комментарии к комментариям. Фактически, по каждому документу может быть проведена дискуссия, аналогичная проходящим в веб-форумах. Наглядно это представлено в приложение И.

Контроль исполнительской дисциплины осуществляется следующим образом:

· Контроль исполнения заданий: NauDoc предоставляет подробную информацию о заданиях, выданных пользователям (приложение Р);

· Поддержка различных типов заданий (приложение К);

· Построение иерархии подзаданий;

· Статистика результативности исполнения;

· Доступность необходимой информации о ходе выполнения задания вне зависимости от исполнителей;

· Система уведомлений и напоминаний о событиях и сроках выполнения заданий.

Постановка задания представлена в приложение Л.

Входящее задание представлено в приложение М.

Осуществление постановки подзадания представлено в приложение Н.

Детализация подзадания наглядно представлена в приложение П.

Управление учетными записями (Record Management)

Регистрация документов осуществляется следующим образом (приложение У):

· Ведение журналов регистрации;

· Автоматическая регистрация документов на определенном этапе жизненного цикла;

· Автоматическое присвоение номеров на основе заданных правил.

Реквизитная карточка документа (приложение Ф):

· Карточка представляет собой набор реквизитных полей, в которой содержится служебная информация о документе;

· Список реквизитных полей определяется типом документа, поэтому документы разных типов могут иметь различный список полей.

Управление бизнес-процессами (BPM)

Управление маршрутизацией документов (приложение Ц)

· Жизненный цикл документов любой сложности, контроль версий, система статусов;

· Шаблоны стандартных документов и автоматическое заполнение реквизитов;

· Гибкие/жесткие маршруты движения документов, ограничение прав доступа;

· Мониторинг изменений статусов документов, ведение истории изменений.

Автоматизация процессов

· Маршрут движения определяет последовательность передачи электронного документа между участниками документооборота и условия, при которых происходит передача документа;

· Для того чтобы документ поступил к должностному лицу, например на согласование, в NauDoc по документу должно быть назначено задание, в параметрах которого должностное лицо указано в качестве ответственного пользователя. В зависимости от результата выполнения задания (успешно / неуспешно) документ, в соответствии с маршрутом движения, должен быть передан другому сотруднику или возвращен лицу, отправившему документ на согласование, для доработки. И в том, и в другом случае назначаются задания соответствующим пользователям.

Маршрутизация документов и контроль исполнения:

· сотрудники, участвующие в обработке документа получают задания по документу;

· система уведомлений и напоминаний;

· контроль сроков исполнения заданий;

· документ автоматически передается от одного исполнителя к другому в соответствии с определенными заранее правилами.

Типовые процессы документооборота:

· Обработка входящих документов;

· Подготовка и отправка исходящих документов;

· Приказы, распоряжения;

· Служебные записки;

· Нормативные и справочные документы;

· Контроль исполнения.

Архивное хранение (Archiving)

Архив (приложение Ш)

· В NauDoc существует возможность архивации документов, которые не используются пользователем на протяжении длительного времени.

· Архив позволяет хранить неиспользуемые документы, при необходимости просматривать их, пользоваться поиском, автоматически напоминать владельцу документа о дате пересмотра актуальности документа.

Используя систему NauDoc, компания получает возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволит его сотрудникам в любой момент времени иметь доступ ко всем необходимым им документам и в кратчайшие сроки находить всю нужную им информацию. При этом вся информация доступна вне зависимости от присутствия на рабочем месте владельца данных документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, отслеживая перемещение бумажных копий документов между сотрудниками.

Наличие в системе контроля исполнительской дисциплины позволит сотрудникам назначать задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения. Направлять на согласование документы, а после этого рассылать их для ознакомления другим пользователям системы. При этом возможно создание и настройка жизненного цикла определенной категории документов, что позволит прописать типовые маршруты движения документов, настроить автоматическую маршрутизацию и контроль поручений.
Все эти действия осуществляются через web_интерфейс, что позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создав единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных сотрудников.

Преимущества, которые предоставляет использование системы электронного документооборота NauDoc:

Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе

· Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом.

· Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к карточке может быть присоединена отсканированная копия документа.

Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию

· Система NauDoc предоставляет возможность мгновенно найти все документы по определённому реквизиту (например, регистрационному номеру или краткому описанию).

Упрощение работы с организационно-распорядительными документами

· Пользователь создаёт документ в системе NauDoc, по заранее определённому шаблону. Для создания документа необходимо изменить в его регистрационной карточке значения реквизитов, они будут автоматически проставлены в текст документа. При необходимости, можно разрешить пользователю изменять текст шаблона.

· После того, как документ создан, сотрудник отправляет его в работу определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации.

· Порядок согласования «знает» система: она контролирует регламентные сроки на этапах, уведомляет ответственных лиц, система также высылает уведомления о перемещении документа с этапа на этап.

· Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом. При этом документу присваивается регистрационный номер и устанавливается дата регистрации.

Упрощение работы с входящей и исходящей корреспонденцией

· NauDoc настроенный как почтовый клиент, предоставляет возможность работы с входящей и исходящей документацией, как с обычными документами в системе.

· При обработке входящей корреспонденции, письма принимает секретарь, регистрирует письма в Журнале регистрации Входящей корреспонденции, документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После рассмотрения документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.

· При обработке исходящей корреспонденции, сотрудник создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в Журнале регистрации и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.

Следствиями перехода на электронный документооборот и использование системы NauDoc являются:

· уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;

· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;

· снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;

· укрепление исполнительской дисциплины.

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.

4. Оценка эффективности внедрения системы NauDoc

Результаты внедрения системы электронного документооборота:

· повышение эффективности управления;

· увеличение степени ответственности сотрудников, в том числе из-за известности целей;

· рост производительности труда;

· сотрудники обеспечиваются актуальной информацией;

· повышение качества и уровня предоставляемых услуг;

· снижение рисков;

· обеспечение безопасности хранения коммерческой информации.

Экономическая эффективность внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления - это количественная стоимостная оценка эффекта от проведения мероприятий по автоматизации информационного обеспечения организации. В настоящее время нет единой методики расчета эффективности, поэтому выполним расчеты, объединив предложения автора по этому вопросу и положения, опубликованные в литературе по внедрению автоматизированных систем.

Эффект от внедрения АС ДОУ состоит из поддающейся и не поддающейся количественным подсчетам частей:

· прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией рабочего времени сотрудников и средств на материалы (исчисляемые выгоды);

· эффект, обусловленный теми преимуществами функционирования организации, которые дает автоматизированная система (скорость и качество предоставления услуг, сокращение времени прохождения документов, повышение качества выпускаемых документов и контроля исполнительской дисциплины и т.д. (неисчисляемые выгоды)).

Неисчисляемые выгоды затрагивают три ключевые области - скорость предоставления услуг, себестоимость предоставления услуг и качество услуг.

Скорость предоставления услуг связана со своевременностью и оперативностью принятия решений конечными пользователями в случаях, когда ситуации зависят от информации документа. АС ДОУ снижает количество последовательных действий, требующихся для получения необходимой информации и ее анализа, а также обеспечивает ускоренное автоматизированное возвращение документа на дальнейшее рассмотрение.

Себестоимость предоставления услуг связана со временем, которое затрачивается на поиск, обработку, пересылку и хранение документов. Автоматизированная система документационного обеспечения управления снижает количество задержек и время ожидания, связанное с поиском документов по запросу. Общие затраты снижаются также благодаря сокращению объема ручного труда по обработке данных и уменьшению расходов на доставку документов географически отдаленным пользователям. Использование электронных средств для хранения данных снижает потребности организации в дополнительном пространстве для хранения бумажных документов.

Понятие качества услуг связано с объемом, качеством и распространенностью документов. С внедрением АС ДОУ возрастает процент востребованности документов, так как становится доступной пользователям их более широкая область. Автоматизированная система увеличивает точность поиска благодаря использованию классификаторов и возможностям атрибутивного и контекстного поиска документов. Более высокая точность при доступе к данным, влияющим на принятие решений, как правило, приводит к улучшению работы организации. Кроме того, автоматизированная система документационного обеспечения управления порождает новую культуру работы в группе. И, наконец, автоматизированная система, и мощная компьютерная сеть усиливает потоки информации и устраняет множество ограничений, связанных как с использованием бумаги, так и с географической удаленностью людей.

Выполним расчет исчисляемых выгод, считая, что экономический эффект внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления включает только стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников и стоимость бумаги, сэкономленной при переходе на электронный документооборот.

Сложнее всего оценить стоимость сбереженного рабочего времени, которая складывается из следующих факторов:

· экономия времени за счет повторного использования документов;

· экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;

· ускорение бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации, протоколирования действий и контроля исполнительской дисциплины.

Расчеты выполняются исходя из максимально необходимого подключения пользователей к автоматизированной системе, так как чаще всего осуществляется полномасштабная установка системы. Необходимо подчеркнуть, что они будут носить преимущественно априорный характер усредненных оценок.

Абсолютная эффективность автоматизации определяется как разность между полученными доходами или оценкой этих доходов в будущем и затратами на автоматизацию.

Период окупаемости внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления (Т) рассчитывается по следующей формуле:

Таким образом, АС ДОУ в соответствии с полученным коэффициентом окупится или за годы, или в течение долей года.

Определим общие подходы к вычислению эффективности внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации, предположив, что осуществляем внедрение системы на базе промышленной СУБД.

Расчет расходов

Внедрение АС ДОУ на основе промышленной СУБД содержит следующие статьи расходов:

1. Стоимость закупаемых клиентских лицензий (Рл) к СУБД (Microsoft SQL, Oracle, Sybase и т.д.) на определенное количество рабочих мест.

2. Стоимость однопроцессорного варианта СУБД (Рб) с возможностью подключения неограниченного количества клиентских лицензий.

3. Стоимость работ по запуску системы (Рз) равна следующей величине:

4.

Рз = 2 * 0 + 2 * 0 * 0,03 = 0 руб.

F(N) - функция характеристики размера организации, позволяющей учесть в расходах усложнение задачи за счет величины размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и приблизительно равно следующим значениям: если N=100, то F(N)=0,3; если N=200, то F(N)=0,35, а если N >100, то F(N)=0,4.

5. Стоимость обучения (Ро) пользователей, администраторов системы и персонала, сопровождающего систему.

6. Стоимость годового сопровождения (Рс) компанией системы.

7. Стоимость конвертации (Рк) данных.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению и эксплуатации АС документационного обеспечения управления за год будут равны:

Рд = 0 + 0 + 15 000 + 50 000 + 0 = 75 000 руб.

Расчет доходов

Расчет доходной части осуществляем исходя из того, что экономический эффект состоит только из стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников (Эрв) и стоимости бумаги (Эсб), сэкономленной при переходе на электронный документооборот:

Расчет стоимости сэкономленного рабочего времени сотрудников выполняется на основе экспертных оценок.

Практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего прототип экономит от 20 до 30% времени от трудозатрат на создание документа. Если каждый сотрудник тратит на создание новых документов (Эсд) примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников при наличии прототипов составит около 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа (Эпд) достаточно хорошо измерена и реально находится в диапазоне 5-10%.

Ускорение бизнес-процессов наиболее тяжело поддается априорной оценке. При бумажном документообороте процесс согласования и утверждения документа (Эуд) длителен и невозможен контроль задержки исполнения. При внедрении автоматизированной системы документационного обеспечения управления документы передаются на следующую инстанцию сразу же после исполнения. Таким образом, многостадийное утверждение и согласование может быть сокращено в несколько раз. В этом случае экспертная оценка экономии на одного сотрудника составит 10-30% рабочего времени.

Экономия трудозатрат (Эт), по нашим предположениям, составит величину:

Эт = 7,5 + 5 + 10 = 22,5%

Тогда экономия рабочего времени (Эрв) сотрудников за год составит

Эрв = 0,225* 12 * 3 * 5 000 = 40 500 р./год

В течение года работники ООО НПП «Марганец» распечатали (Эм) страниц текста, а работники архива сделали (Эа) листов копий подлинников документов. Ежегодно организация осуществляет отправку принимаемых актов по полной или обязательной рассылке. Стоимость сэкономленной бумаги (Эсб) (без учета нанесения информации) исходя из того, что одна пачка (500 листов) стоит С, составит

Эсб = (24 000 + 11 500 + 5 400) / 500 * 120 = 9 816 руб./год

Общая экономия равна:

Э = 40 500 + 9 816 = 50 316 руб./год

Расчетный срок окупаемости автоматизированной системы документационного обеспечения управления равен:

Т = 75 000 / 50 316 = 1,49 ? 1 год 6 месяца

Данный расчет показывает, что срок окупаемости автоматизированной системы электронного документооборота NauDoc окупится приблизительно через 1 год 6 месяца.

5. Специфика организации предприятия малого бизнеса на этапе становления

Жизнь человека и коллектива представляет цепь постановки - решения задач. Главная, подавляющая трудность заключается здесь в их величайшей разнородности.

Всякая человеческая деятельность объективно является организующей или дезорганизующей. Это значит: всякую человеческую деятельность - техническую, общественную, познавательную, художественную - можно рассматривать как некоторый материал организационного опыта и исследовать с организационной точки зрения.

В обыденной речи словам «организовать», «организация, «организаторская деятельность» придается смысл более узкий, более специальный. Но если мы захотим дать понятиям научную определенность и точность, то этот обыденный смысл их не может быть удержан как смутный и заключающий в себе непоследовательности. Всего чаще термин «организовать» употребляется тогда, когда дело идет о людях, об их труде, об их усилиях. «Организовать предприятие», «организовать армию» или «кампанию», «защиту», «атаку», «исследование» и т.п. - значит сгруппировать людей для какой-нибудь цели, координировать и регулировать их действия в духе целесообразного единства. Но анализируем ближе один из этих примеров, положим, наиболее типичный - «организовать предприятие», и немедленно обнаружится, что даже тут понятие шире, что оно относится не только к человеческим активностям.

Организатор предприятия объединяет работников, комбинирует их трудовые акты. Многие из этих актов могут быть замещены движениями машин. Когда вводится машина, то перед организатором задача выступает в таком виде: координировать, т.е., целесообразно сорганизовать действия работников с работой машин. Организуемым объектом оказываются и живые, и мертвые активности, взятые вместе.

Мы видим, что человеческая деятельность - от простейших до наиболее сложных ее форм - сводится к организующим процессам. Остается только еще деятельность разрушительная.

Итак, все интересы человечества - организационные. А отсюда следует: не может и не должно быть иной точки зрения на жизнь и мир, кроме организационной.

Термин «организация» может обозначать определённую деятельность по организации, включающую в себя распределение функций, налаживание устойчивых связей, координации и т.д. В этом случае организация выступает как процесс, связанный с целенаправленным воздействием на объект и, значит с присутствием фигуры организатора и контингента организуемых.

Организация создаётся как инструмент решения общественных задач, средством достижения целей, поэтому на первом плане при изучении её стоят такие проблемы, как выяснение целей и функций, эффективности результатов, мотивации и стимулировании персонала. Самый ключевой элемент организации - цель. Именно для неё люди сходятся в организац ии, именно ради её достижения выстраиваются в иерархию и вводят управление.

В настоящее время в ООО НПП «Марганец» используются «цели ориентации: общие интересы участников, реализуемые через организацию, соответствуют свойству организации как человеческой общности; в них проявляются целеустремлённые свойства человеческого фактора.

Именно поэтому согласование всех компонентов целевой структуры организаций - важнейшая задача управления, а их рассогласование-источник дисфункций и патологии в организационных отношениях.

Цели организации изменяются на протяжении всего жизненного цикла организации. В нашем случае, цель организации зависит строго от целей руководителя-собственника, а только потом и от остальных участников бизнес-процесса. Следствием такого формированием целей стали проблемы, возникшие в организации.

Если озвучить цель собственника, то это непременно будет звучать следующим образом: получение прибыли в результате работы предприятия.

Как уже было сказано выше, с течением жизненного цикла организации, цели имеют свойство меняться. Изменения зависят: от условий, в которых находиться организация и от интересов участников бизнес-процесса. Как выяснилось, не у всех участников процесса цель-получение прибыли, для кого-то цель - самореализация.

Нами была составлена схема организационных особенностей становления малого бизнеса на примере ООО НПП «Марганец».

На этапе начальном этапе своего существования деятельность предприятия приносила доход. Предприятие считалось успешным, прибыльным. За годы своего существования сформировало положительную репутацию на рынке.

Но в период 1996-1998 гг. происходит ситуация, назовём её условно «Обман», которая приводит предприятие к банкротству. Для того чтобы не потерять место на рынке, руководитель - собственник расформировывает штат сотрудников, и в одиночку пытается решить проблемы предприятия. Именно в этот период руководитель ставит свои цели, как цели организации. Такие действия приводят к организационным дисфункциям, следствием чего является организационная патология - самоцентризм, к этим понятиям мы обратимся чуть позже.

Организационная дисфункция означает целенедостижение, когда в функционировании организации обнаруживаются устойчивые сбои по каким-то очень важным и трудноискоренимым причинам.

Кризисная ситуация на предприятии длилась с 1997-2003 гг. Постоянно изменяющиеся условия на рынке подталкивали руководителя к изменениям в управлении организации.

Разумеется, центральной осью функционирования трудовых организаций является управление. Объектами управления являются индивид, группа, организация, другие социальные образования и процессы.

Методы управления - это комплекс социальных методов целенаправленного воздействия на работников, группы и коллектива.

Понятие «руководство» близко к понятию «управление» и используется для выделения особого типа организационных отношений, а именно работы руководителя с подчинёнными в непосредственном контакте по решению служебных задач.

В процессе руководства проявляются личные особенности руководителя, поэтому складываются разные стили руководства. Стиль руководства можно обозначить, как систематическое проявление каких-либо личных качеств руководителя в его отношениях с подчинёнными, в способах решений деловых проблем.

В нашем случае руководитель имеет демократический стиль руководства. Наличие данного стиля руководства предполагает наличие у руководителя и подчинённого чувства доверия и взаимопонимания. Руководитель ведёт себя как один из членов группы. Каждый сотрудник может, не опасаясь свободно выражать своё мнение. Большинство проблем обсуждается коллективно.

Такой руководитель не считает зазорным идти на компромисс либо отказаться от принятого решения, если подчинённый его переубедит. При осуществлении контроля он обращает особое внимание на конечный результат. Такая обстановка создаёт условия для самовыражения подчинённых, у которых развивается самостоятельность суждений. Это имеет и воспитательный характер, позволяет достигать цели с малыми затратами. Управление осуществляется без грубого нажима, с учётом способностей людей.

По утверждению Ивана Ильина: существует социологический закон, который подтверждается на протяжении всей человеческой истории: того, кому всё можно, постоянно уверяют в том, что он действительно всё знает, и всё может, и всего достигнет.

В нашем случае генеральный директор ООО НПП «Марганец» является собственником предприятия. С этим связаны некоторые проблемы в управлении предприятием. Дело в том, что всё происходящее в компании целиком зависит от генерального директора (собственника), его целей, возможностей и способностей.

Такая ситуация приводит к тому, что сотрудники не влияют на работу предприятия, все решения принимает директор, и весь трудовой процесс и успешность предприятия зависит только от него и его решений.

Если что-то руководитель не решил сам, то это кроме него не сможет решить никто. Время почти не распланировано, на действительно важные проблемы его не остается. Скапливаются груды непрочитанных бумаг, которые некогда читать. Никто не знает, за что ему браться, пока директор не скажет.

Надо сказать, что с самого начала предприятие создавалось, как научно-производственное. У руководителя-собственника, по-мимо опыта работы предпринимателя, имелся также опыт работы в сфере науки. Благодаря опыту работы руководителя в научной среде происходят следующие изменения.

В 2003 году формируется новый штат сотрудников, и создается новое поле деятельности - разработка технологий получения ферросплавов из различных видов сырья.

Такого рода изменения дали новое «рождение» предприятию, что позволило в свою очередь расти и развиваться в новом перспективном и прибыльном направлении, уже с имеющимся опытом, знаниями и навыками.

Вот и пришло то самое время, когда мы можем поговорить об организационных патологиях.

Ортопатологии можно разделить на две группы: в строении организации и в управленческих решениях.

Такая патология в строении организации, как господство структуры над функцией заключается в том, что при возникновении проблемы, руководители создают организацию или подразделение для её решения. Но реальные дела по оргструктурам не разведёшь.

Верный путь предупреждения такой ортопатологии - избегание чисто структурных решений организационных проблем и задач. Стараться там, где только можно вместо подразделения или организации создавать механизм (типа программы, мотивации, новых приоритетов и т.д.). Структуры тем полезнее, чем меньше в них уровней, т.е. их надо строить «плоскими».

Далее мы рассмотрим следующие ортопатологии в строении организации присущие ООО НПП «Марганец» такие как:

Бессубъективность. Возникает тогда, когда от работника ничего не зависит, и он не в состоянии принять своё решение, тем более реализовать его. То есть он-не субъект в своей деятельности, в организации.

Бессубъективность работников оборачивается для фирм слабой инициативностью, неподвижностью, безразличием персонала.

Нередко бывает, что на предпринимательскую по сути должность берет человека с психологией служащего, а на должность служащего хотят усадить явного предпринимателя. Тут серьёзная дилемма: служащий будет лоялен и дисциплинирован, но - малоэффективен. Предприниматель будет весьма эффективен, но однажды он скажет: спасибо за всё, но теперь я начну собственное дело.

Стагнация. Этот вид ортопатологии означает неспособность к проведению изменений, уклонение от назреваемых нововведений или неумение их осуществлять. Ещё точнее: стагнация есть пассивный риск, который возникает от дефицита изменений, в отличие от активного риска, сопровождающего радикальные обновления.

В ходе диагностики социологу нередко приходится констатировать стагнацию у многих клиентов. Иной раз даже введение в их оборот понятия «пассивный риск» само по себе настораживает руководителей и побуждает задуматься над опасностями такой неподвижности. Дело в том, что инноватика видит основную проблему нововведений отнюдь не в отсутствии необходимых новшеств, т.е. проектов желаемых состояний. Проблема - в переходе от исходного состояния к желаемому. А переход этот есть особая технология, о которой мало кто из руководителей имеет представление. И поэтому обычно давят, заставляют. Бывает, получается. Но долго, с перенапряжением сил, конфликтами и увольнениями.

Для организации коллективных действий, направленных на реализацию общих целей, люди не могут избежать иерархического построения.

Иерархия выступает как обобщённая функция совместной деятельности в виде координации, начало общего процесса, интеграции индивидуальных действий в целое. В таком смысле она представляет собой разделение труда не только, по «горизонтали», но и по «вертикали» на более общие и более частные функции, на решение и исполнение. Как и всякое разделение труда, иерархия вводится для эффективности, чтобы использовать выгоды централизации.

При изучении материала об ортопатологиях, мы обратили особое внимание на работы А.А. Богданова.

Тектология Богданова - всеобъемлющая наука об универсальных типах и закономерностях структурного преобразования любых систем, общая теория организации и дезорганизации. Для построения грандиозного здания своей всеобщей организационной науки Богданов использовал материал самых различных наук, как естественных, так и общественных. Богданову удалось заложить основы новой синтетической науки, охватывающей все области человеческого знания. Это было по силам только человеку выдающейся эрудиции и исключительной творческой одаренности.

Мы также знаем, что количественное повышение организованности может идти рядом со структурным ее понижением, и обратно. Практически та или другая сторона перевешивает, и вопрос о «регрессе» или «прогрессе» решается принципиально просто. Для наглядности берем иллюстрацию. Профессор М. Рингельман сделал ряд опытов, чтобы определить реальные изменения организованности в сотрудничестве при увеличении числа участников, - «если несколько человек стремятся совместными усилиями преодолеть препятствие»: к сожалению, не было указано, какое именно,… хотя, несомненно, соотношения в каждом данном случае зависят и от характера работы, и от способов координации сил для нее.

В соответствии с организационной точкой зрения мир рассматривается А.А. Богдановым как находящийся в непрерывном изменении, в нем нет ничего постоянного, все суть изменения, действия и противодействия.

Развитие организационных форм путем системного расхождения дает, в ряду прочих, два специальных случая, особенно важных и по своей распространенности, и по тектологическому значению. Они «универсальны», не в том смысле, как ингрессия и дезингрессия, которые входят в определение всякой организации вообще, а в том, что развертываются до мирового масштаба и захватывают все области нашего опыта. Это два типа, играющие исключительно большую роль в организационном развитии; один всего более концентрирует активности, создает возможности максимального их накопления в одной системе; другой по преимуществу фиксирует активности, закрепляет их в данной форме, обусловливает максимальную прочность системы. Если пользоваться обычными терминами, расширяя, однако, их значение, то первый тип можно было бы назвать «централистическим», второй - «скелетным». Но оба термина слишком тесно связываются для нашего сознания с определенными социальными и биологическими формами, которые, правда, и являются самыми характерными представителями этих типов, однако, далеко не вполне их выражают в их мировом масштабе. Поэтому мы введем два новых обозначения - «эгрессия» и «дегрессия», - точнее соответствующие тектологической идее.

Среди множества организационных форм А.А. Богданов выделяет два универсальных типа систем - централистический (эгрессия) и скелетный (дегрессия). Для систем первого типа (эгрессия - от латинского «выхождение из ряда») характерно наличие центрального, более высокоорганизованного комплекса, по отношению к которому все остальные комплексы играют роль периферии.

В современных нам организациях людей почти всегда имеется эгрессия, если не в форме «власти», то в виде фактического руководства. Есть, однако, много оснований полагать, что в первобытных родовых группах и такой эгрессии не было - систематического руководства общим трудом не существовало: методы борьбы за жизнь были так просты и инстинктивны, что каждый знал и умел столько же, как и другие. Зародыши руководства - акты подражания, призыва к действию - исходили в одном случае от одного, в другом от другого члена группы, еще не создавая устойчивых различий между ними. Но все же однородность группы не могла быть полною: имелась индивидуальная разница «способностей», т.е., психо-физиологический организованности человеческих особей; она выражалась в неодинаковой степени инициативы, быстроты, целесообразности действий среди изменчивых условий коллективной борьбы с природою. Тот член общины, который превосходил в этом других, особенно часто подавал им пример или указание в нужный момент, например, при угрожающей опасности, или просто при общей нерешительности.

Что касается эгрессии, то, как мы видели, ее развитие может идти в одном или в другом направлении, и это зависит от характера среды по отношению к различным частям системы. В сущности, среда никогда и не может быть одинаковой для центра и для периферических комплексов: поскольку они различаются структурно, постольку и различно, так сказать, «воспринимают» ее действия, при прочих равных условиях. Это надо постоянно принимать в расчет при исследовании эгрессивных форм.

Никакой специалист не может жить всецело и исключительно в своей специальности; его знания и опыт неизбежно выходят за ее пределы в силу связей и общения с другими людьми. Например, как потребитель, он должен иметь понятие о самых различных продуктах других отраслей труда; как отец и муж - о потребительском семейном хозяйстве и воспитании детей; как гражданин - о государственной связи, и т.д. Но между тем как в своей специальности он стремится к точному оформлению опыта, к его определенности, полноте и стройности, к его научной организации, во всех других областях он довольствуется минимальными, отрывочными знаниями, неопределенным и смутным «обывательским» или «житейским» опытом. Этот житейский опыт играет огромную роль в жизни и служит прочным цементом для разрозненного, анархичного по своей форме коллектива. И притом этот опыт сравнительно однороден и однообразен у всех, живущих в одной социальной среде. При всей своей ненаучности он отличается огромной широтой и общностью своего содержания. Он относится к самым различным сторонам жизни, к организации вещей, по крайней мере, в домашней обстановке, людей - в семье, в обыденных соседских и иных отношениях, к организации идей - в так называемом «общественном мнении».

В этом житейском опыте, не полном, но разностороннем, не научно-оформленном, но практически-жизненном, продолжает удерживаться наивное единство организационной точки зрения, стихийная, но глубокая тенденция к единству организационных методов.

Системы второго типа (дегрессия - от латинского «схождение вниз»), напротив, образуются за счет организационно низших группировок, выделяемых сложноорганизованными пластичными комплексами.

Типическое происхождение «скелетных» форм в области жизни: они образуются за счет организационно низших группировок, выделяемых, «дезиссимилируемых» пластичными комплексами. Распространение их, однако, гораздо шире - пластичность и прочность свойственны, в разной мере, всем ступеням организации. Поэтому мы заменим очень привычное, но зато и узкое обозначение «скелетных форм» новым термином - «дегрессия», по-латыни - «схождение вниз», не придавая ему, конечно, такого отрицательного смысла, какой вкладывают в родственные слова «деградация» (упадок), «регресс» (движение назад). Дегрессия, напротив, есть организационная форма огромного положительного значения: только она делает возможным высшее развитие пластичных форм, фиксируя, закрепляя их активности, охраняя нежные комбинации от грубой их среды.

Отсюда гигантская широта применения дегрессии в технической жизни общества. Сюда относится одежда - дополнительный наружный скелет тела - и жилище, аналогичный скелет высшего порядка; футляры и ящики для сохранения всяких продуктов труда, сосуды для жидкостей, и т.д. Здесь уже, естественно, материал для дегрессии может быть и не «скелетного» происхождения, не из отбросов жизненного обмена со средою, но вообще всякий, какой подходит для технической задачи. Это относится и не только к человеческой технике, а точно так же ко всем ее зародышам в животном царстве.

До сих пор мы разбирали случаи, когда система в целом находится в условиях положительного подбора. При общих условиях отрицательного подбора закономерность та же: пластичная часть больше поддается разрушительным влияниям, скелетная, более устойчивая, и в этом от нее отстает. Например, при постепенном упадке организаций общественного типа формальная их сторона разрушается медленнее, чем их живое содержание.

Таковы системные соотношения развития дегрессии. Мы видим, что противоречия здесь тектологически неизбежны, что они вытекают из существа дегрессии. Но зная их, понимая их значение и закономерность, возможно сводить их к наименьшей величине, растрату активностей ограничивать рамками безусловно необходимого.

Расхождение опыта и методов разных отраслей ведет к сужению кругозора специалистов и подрыву организационного творчества. Располагая, по отдельности, лишь ничтожной частью накопленных в обществе приемов и точек зрения, не имея возможности выбирать из них и комбинировать их наилучшим образом, специалисты не справляются с непрерывно накопляемым материалом, не в силах стройно и целостно организовать его. Получается нагромождение материала во все более сыром виде, нередко подавляющее количеством. Усвоение делается все труднее и вынуждает дальнейшее дробление отраслей на еще более мелкие, с новым сужением кругозора и т.д. Это давно было замечено передовыми учеными и мыслителями, которые и вели борьбу против «цеховой узости», главным образом в области науки.

Любая система «путем дифференциации элементов развивается прогрессивно до известного предела, когда части целого становятся слишком различны в своей организации». На этой стадии дезорганизующий момент-следствие накопившихся системных противоречий - перевешивает силу дополнительных связей между частями и ведет к разрыву этих связей - дезингрессиям, к общему крушению организационной формы целого. «Результатом должно явиться или преобразование структуры, или простой распад».

Перенесение методов вполне объективно и непреложно доказывает возможность их развития к единству, к монизму организационного опыта. Но этот вывод не укладывается в сознании специалиста, как и вообще в обыденном сознании нашей эпохи. Всякий шаг, приближающий к такому единству, встречает сначала ожесточенное сопротивление большинства специалистов, - история науки дает тому массу примеров; и затем, когда объединительная идея одерживает победу, принимается специалистами, то это нисколько не уменьшает их сопротивления следующему шагу. Оно вытекает из самого механизма мысли, порождаемого специализацией; механизм этот таков, что специалист невольно стремится отграничить свое поле работы, знакомое и привычное, от остального опыта, ему чуждого и порождающего в нем чувство неуверенности; там, где границы разрываются, где происходит сближение областей и приемов работы, специалист ощущает это, как вторжение чего-то постороннего, даже враждебного, в его личное хозяйство и усваивать это новое для него несравненно труднее, чем идти по старому, протоптанному пути.

Эти два организационные типа отнюдь не противоположны один другому, как может с первого взгляда показаться. Эгрессивный центр далеко не всегда более пластичен, чем его периферия, - часто он даже гораздо ее консервативнее; закрепление активностей не противоположно их концентрированию, - нередко, напротив, является для него необходимым условием. Соотношение обоих типов лучше всего для нас выяснится на случаях, где они реально соединяются. Из них особенно важный и интересный - «авторитарные» формы социальных комплексов.

«Авторитет» - это не просто эгрессивный центр какой-нибудь организации людей, не просто фактический её руководитель.

К формирующим механизмам относятся конъюгация (соединение комплексов), ингрессия (вхождение элемента одного комплекса в другой) и дегрессия (распад комплекса). Универсальный регулирующий механизм обозначается Богдановым термином «подбор» и распространяется на процессы сохранения и разрушения всех видов систем.

Создавать ингрессии практически человек может только в поле своих коллективно-трудовых мускульных усилий, следовательно, в ограниченных рамках. Но эти рамки постоянно расширяются с прогрессом труда. Притом опыт показывает, что посредством вводных звеньев, целесообразно выбранных, одного или нескольких или многих, возможно установить реальную связь между любыми комплексами, как бы ни были они взаимно удалены в поле труда, или взаимно несовместимы по направлению активностей. Можно координировать усилия работников, находящихся на противоположных сторонах земного шара: надо только ввести между ними достаточное число телеграфных станций и проводов; можно устроить переговоры между ожесточенно бьющимися врагами, - надо только найти подходящих посредников: можно добиться взаимного понимания и точного согласования действий между эскимосом и папуасом, между английским рабочим и русским крестьянином, - нужны только знающие и толковые переводчики; можно соединить огонь и воду для приготовления пищи, нежные клетки мозговых центров и стальное орудие - для производства или разрушения, и т.д.

Разрыв тектологической границы между двумя комплексами есть вообще начало их конъюгации, момент, с которого они перестают быть тем, чем они были, - тектологическими отдельностями, и образуют какую-то новую систему, с дальнейшими преобразованиями, возникновением связок, дезингрессий частичных или полных, - словом, это организационный кризис данных комплексов.

Образование тектологической границы, создавая из данной системы новые отдельности, также делает ее, в организационном смысле, не тем, чем она была; это также ее кризис, только другого типа. Все кризисы, наблюдаемые в жизни и природе, все «перевороты», «революции», «катастрофы» и прочие, принадлежат к этим двум типам.

Обратившись к рисунку 4. Организационные особенности становления малого бизнеса на примере ООО НПП «Марганец» можно увидеть, что с начала 2007 года и по настоящее время на предприятии протекает процесс превращения в скелетную систему.

Именно благодаря этому работа предприятия приносит прибыль, и дальнейшая цель руководителя - собственника - расти и развиваться, разрабатывая новые технологии производства ферросплавов и частично инвестируя их производство, с целью дальнейшей реализации.

Заключение

Проведенное исследование автоматизированных систем документооборота дало возможность предложить основные критерии и характеристики осуществления качественного анализа, определить перечень основных параметров для дальнейшего совершенствования информационной системы ООО НПП «Марганец». При этом были рассмотрены особенности технологического процесса делопроизводства. На основании изученного материала по данной теме предложен способ оценки эффективности внедрения автоматизированной системы электронного документооборота NauDoc.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач, встающих перед подразделениями больших компаний.

NauDoc - программный комплекс, разработанный компанией NAUMEN для автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов. NauDoc позволяет управлять процессами обработки документов, контролем исполнительской дисциплины, получать исчерпывающую информацию о ходе выполнения заданий.

Используя систему NauDoc, компания получает возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволит его сотрудникам в любой момент времени иметь доступ ко всем необходимым им документам и в кратчайшие сроки находить всю нужную им информацию. При этом вся информация доступна вне зависимости от присутствия на рабочем месте владельца данных документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, отслеживая перемещение бумажных копий документов между сотрудниками.

Наличие в системе контроля исполнительской дисциплины позволит сотрудникам назначать задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения. Направлять на согласование документы, а после этого рассылать их для ознакомления другим пользователям системы. При этом возможно создание и настройка жизненного цикла определенной категории документов, что позволит прописать типовые маршруты движения документов, настроить автоматическую маршрутизацию и контроль поручений.
Все эти действия осуществляются через web_интерфейс, что позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создав единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных сотрудников.

Следствиями перехода на электронный документооборот являются:

· уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;

· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;

· снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;

· повышение уровня обслуживания клиентов;

· укрепление исполнительской дисциплины;

· сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.

Список литературы

1. «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)». Постановление правительства Российской Федерации №65 от 28 января 2002.

2. Богданов А.А. Тектология: Всеобщая организационноя наука. В 2-х книгах. М.:Экономика, 1989. - 248 с.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд.-М.: Экономистъ, 2003.-528 с.

4. Ильин И.А. Собрание сочинений: Гитлер и Сталин. - М.: Русская книга, 2004. - 624., 1 л.ил.

5. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы/А.М. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; под ред. А.М. Карминского. - 2-е изд., перераб. и доп.-М.: Финансы и статистика, 2004.-624 с.: ил.

6. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: Учебник/под ред. проф. В.В. Трофимова. - М.: Высшее образование, 2006. - 480 с.

7. Семёнов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента: Учебник. - 3-е издание.-М.: Издательско-торговая компания «Дашков и К», 2006. - 122 с.

8. Социология. Основы общей теории: Учебник для вузов / Отв. ред. академик РАН Г.В. Осипов, действительный член РАЕН Л.Н. Москвичев.-М.: Издательство НОРМА (Издательская группа НОРМА-ИНФРА-М), 2002.-912 с.

9. Фатхутдинов Р.А. Организация производства: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп.-М.: ИНФ-М, 2005. - 89 с.

10. Чернов В.Н. Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения управления: Справочник-М. Изд-во «Мысль», 2005-94 с.