Содержание
I. Специальная часть.XE «СПЕЦИАЛЬНАЯ ЧАСТЬ.» Введение 3
Глава 1. Основная часть
1.1.Содержание и требования, предъявляемые к информации 3
1.2.Значение внутрифирменной системы информации 4
1.3.Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации 6
1.4.Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации 7
1.5.Система ведения записей 8
1.6.Формы как носители информации 8
Глава 2. Информационные базы данных
2.1. Реляционныебазы данных 102.1.1.Реляционная модель: одни таблицы 11
2.1.2. Независимость 122.1.3. Языквысокого уровня 142.1.4.Реляционные операции: проектирование, выбор, объединение. 142.1.5.Альтернативный способ просмотра данных 152.1.6. Нули 162.1.7.Безопасность 172.1.8.Целостность 17
2.2.Проектирование баз данных 182.2.1.Подход кпроектированию базы данных 192.2.2.Несколькослов о структуре базы данных. 21I) Что такое«хорошая структура»II) Плохаяструктура базы данных
2.3.Нормализация. 222.3.1. Перваянормальная форма. 232.3.2. Втораянормальная форма 232.3.3. Третьянормальная форма 242.3.4. Четвертая ипятая нормальные формы 24
Глава 3. Общее описание базы данных
3.1.Задачи, выполняемые приложением «Бухгалтерия». 26
3.2.Технические требования, предъявляемые к базе данных. 27
3.3. Выбор системы проектирования и реализации. 27
3.4. Проектирование структуры данных. 29
3.4.1. Описание структуры данных проекта. 31
3.5. Техническая реализация проекта. 39
3.5.1.Общее описание работы с приложением. 39
3.5.2.Формы отчетности (счетов, актов,счетов-фактур, накладных). 41
3.5.3.Сервисные функции. 42
3.5.4. Описание структуры программы. 42
Заключение. Оценка качества программного обеспечения.95
МетрикиБоэма, Брауна и Лайпоу. 96
Метрикипрограммного обеспечения Джилба. 97
Оценкасложности Маккейба. 98
Понимеемость. 99
Выводы. 99
Список литературы к специальной части. 101Приложения. 103
II. Организационно-экономическаячасть. 122
III. Охранатруда и экология. 128
IV. Гражданская оборона 137
V. Эргономика 144
Введение.
Целью данного дипломногопроекта является разработка системы автоматизации документооборота для малогокоммерческого предприятия работающего в сфере информационных услуг. Исходя изсовременных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звенамалого предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецелозависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким,как компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальнымиустройствами.
В этом рядуособое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное сих использованием в качестве инструмента для делопроизводства и рационализациифинансового труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое наподготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов, уменьшитьнепроизводительные затраты при их реализации, исключить возможность появленияошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации,что дает для малого предприятия прямой экономический эффект.
Разумеется,для раскрытия всех потенциальных возможностей, которые несет в себеиспользование баз данных, необходимо применять в работе комплекс программных иаппаратных средств максимально соответствующий поставленным задачам. Поэтому внастоящее время велика потребность малых предприятий в компьютерных программах,поддерживающих и согласующих работу управленческого и финансового звеньевкомпании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегосяу компании компьютерного оборудования.
1.Основная часть.
1.1Содержание и требования, предъявляемые к информации.
В современных условияхважной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе ипереработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческихрешений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высшийуровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимнымиподразделениями фирмы осуществляются на базе современнойэлектронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.
В деятельностикоммерческих структур, представляющих собой комплексы большого числаповседневно связанных и взаимодействующих подразделений, передача информацииявляется первостепенным и непременным фактором нормального функционированияданной структуры. При этом особое значение приобретает обеспечениеоперативности и достоверности информации. Для многих фирм внутрифирменнаясистема информации решает задачи организации технологического процесса и носитпроизводственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспеченияпредприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированныхподразделений по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль впредоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним изфакторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение егоэффективности.
Соответственную роль впринятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научныезнания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также,фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний итехнических решений, практическое и своевременное использование которогообеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основойдля подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки ипринятия соответствующих решений.
Содержание каждойконкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев ивырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенныетребования:
— по объекту и качеству —краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;
— по целенаправленности —удовлетворение конкретных потребностей;
— по точности идостоверности — правильный отбор первичных сведений, оптимальностьсистематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
1.2.Значение внутрифирменной системы информации.
Для современных условийхарактерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации,основанной на использовании новейших технических средств автоматизированнойобработки цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорамиIntel Pentium, объединенных в локальную единуювнутрифирменную вычислительную сеть
Управленческая и финансовая внутрифирменнаяинформационная система представляет собой совокупность информационныхпроцессов, для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятиярешений.
Информационная системасостоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналовпередачи.
Управленческиеинформационные системы последовательно реализуют принципы единстваинформационного процесса, информации и организации путем применения техническихсредств сбора, накопления, обработки и передачи информации.
В производственно-хозяйственномподразделении предприятия обеспечивается обобщение информации “снизу вверх”, атакже, конкретизация информации “сверху вниз”.
Информационный процесс,направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной ианалитической информации, в информационных системах унифицирован и базируетсяна электронно-вычислительной технике.
Повышение эффективностииспользования информационных систем достигается путем сквозного построения исовместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование иобеспечить многократное использование информации, установить определенныеинтеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объеминформационных потоков, повысить степень использования информации. Информационноеобеспечение предполагает: распространение информации, т.е. предоставлениепользователям информации, необходимой для решения научно-производственныхзадач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации,т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских ипроизводственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.
Информация, и, особенно,ее автоматизированная обработка, является важным фактором повышенияэффективности производства.
Важную роль в исполненииинформации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи;систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме;производство новой числовой, графической и иной информации.
В современных условиях вкрупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы,обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающиеследующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализацияинтеллектуальной деятельности.
Для определенияэффективности внутрифирменной системы управления на многих предприятиях в учетеи отчетности стал использоваться показатель — отношение получаемой прибыли кзатратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменнойсистемы информации.
1.3.Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации.
Основными принципами ицелями внутрифирменных систем информации являются:
1.Определение требованийк содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;
2.Выработка системыхранения, использования и предоставления информации в централизованном идецентрализованном управлении;
3.Определениепотребностей в технических средствах (в том числе, в компьютерной технике) напредприятии в целом;
4.Разработка программногообеспечения, создание и использование банков данных;
5.Автоматизированнаяобработка и выдача текстовой информации;
6.Автоматизацияадминистративно-управленческого труда на основе использования компьютернойтехники.
Важными задачами внутрифирменнойсистемы управления являются:
— координациядеятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровнеуправления и в производственных отделениях в целях повышения качества исвоевременности поступления финансовой информации по предприятию в целом;
— определение основныхнаправлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
— определение основныхнаправлений развития технологии обработки информации.
Определение потребностейкаждого руководителя в необходимой ему конкретной информации — чрезвычайносложная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также,от его полномочий в принятии управленческих решений.
Оснащение электроннойтехникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, значительноповышает эффективность проектно-конструкторских работ, обеспечивает эффективноевнутрифирменное планирование.
Для современных условийнаиболее характерно использование электронной техники в двух основныхнаправлениях:
— в конторском деле — длязамены секретарей-машинисток и делопроизводителей;
— в бухгалтерском деле —для составления письменных финансовых документов, осуществления без кассовыхсвязей с банками и финансовыми учреждениями.
1.4.Технические средства, используемые во внутрифирменной системе информации
Во внутрифирменнойсистеме информации используются, прежде всего, такие виды вычислительнойтехники, как компьютеры, оснащенные необходимым набором периферии, электронныепишущие машинки, терминальные устройства со встроенной микро-ЭВМ, средствателекоммуникаций, средства автоматизированной обработки текстовой информации и,прежде всего ЭВМ — как крупногабаритные, так и персональные.
ЭВМ используются, преждевсего, для обработки данных и решения расчетных задач. В современных условиях ЭВМстали все чаще применять для обработки нечисловой информации (текстовой,графической) и термин “вычислительная техника” перестал соответствоватьхарактеру задач, решаемых с помощью компьютера.
Современные ЭВМ способныодновременно обрабатывать цифровую, текстовую и графическую информацию.
В процессе автоматизацииуправления мини-ЭВМ используются, преимущественно, для:
— разработки оперативныхпланов производства и контроля за их выполнением;
— контроля движениязапасов материалов, необходимых для процесса производства;
— расчета заработнойплаты;
— контроля надпоступлением заказов;
— анализа данных о сбытепродукции;
— регистрации поступленияплатежей;
— ведения учета иотчетности.
Развитие системтелекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей,позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовойинформации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболееэффективной системой информации считается система, основанная на одновременномиспользовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработкитекстовой информации, объединенных в одну систему.
1.5.Система ведения записей.
На основе специальныхпрограмм, направленных на облегчение доступа и использования требуемойинформации разрабатываются системы введения записей. К важнейшим видам записейотносятся:
— данные учета ифинансовой отчетности, финансовая документация;
— расчеты заработнойплаты рабочих и служащих;
— тексты контрактов исопроводительная документация;
— тексты годовых отчетови протоколы собраний акционеров;
— данные для разработкипланов и показатели самих планов.
Обычно записи первичныхданных делят на две группы:
1.Статистические(финансовые) отчетные показатели, а также, текстовая информация — доклады,сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности фирмы и перспективахразвития;
2.Составленные на основеинформации первой группы предложения и рекомендации по вопросамсовершенствования управления предприятием в целом и по отдельнымподразделениям.
1.6.Формы как носители информации.
Обычно необходимаяинформация заносится на определенные формы-носители информации. Формы могутсодержать информацию по предприятию в целом и по каждому подразделению в отдельности. Каждая форма имеет свой переченьстатистических данных и фактологический информации, позволяющих произвестиоптимально детальный экономический анализ состояния и развития хозяйственнойдеятельности предприятия, разработать и принять необходимые управленческиерешения. Так, например, существуют формы, в которые заносятся данные, о выпускеи продаже продукции за установленный период времени; оматериально-производственных ресурсах (запасах); о численности персонала иналичии свободных рабочих мест.
Различают следующие видыбланков форм: формы для хранения информации, формы регистрации данных, формыстатистической (финансовой) отчетности, формы обследований.
Заполненные формыхранятся в памяти ЭВМ и при необходимости могут быть выведены на экран дисплеяили получены путем распечатки на принтере. В случае необходимости размножениязаполненной и хранящейся в ЭВМ формы это делается с помощью копирующегоустройства той же ЭВМ.
Поскольку потребности вполучаемой информации и ее содержание у управленческого персонала фирмыпостоянно меняются в зависимости от изменяющихся внутренних условий, возникаетнеобходимость в постоянном уточнении и переработке форм, содержащих первичныеданные.
2.Информационные базы данных.
Информационные базыданных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственнуюдеятельность предприятия в целом, а также, фактологический материалотносительно всех факторов, оказывающих влияние на состояние и тенденцииразвития предприятия. Обычно, при формировании базы данных, решается вопрос и осистеме хранения и обновления данных, а также, обоснованная увязка данных, ихвзаимная согласованность, возможность проведения сравнений и сопоставленияоценок, хранимых в банке данных. Данный вопрос имеет существенное значение приобъединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своимиреквизитами. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематическойоснове с учетом требований менеджеров, бухгалтеров — основных пользователейбазой данных.
Во многих организациях ипредприятиях созданы базы данных, в которых хранится информация о состояниифинансового положения предприятия, о состоянии товарооборота на складе, окадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная,систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делаетсяс выводом на печатающее устройство отчетов, что позволяет следить за балансомпредприятия, перемещением финансовых средств, делать прогнозы о будущемразвитии.
Пользование банкамиданных, введенных в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения информации из кругаисточников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного иточного метода исследований для решения современных научных и техническихпроблем.
Комплекснаяавтоматизированная обработка информации предполагает объединение в единыйкомплекс всех технических средств обработки информации с использованиемновейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.
Создание комплекснойавтоматизированной системы предполагает использование всего комплексатехнических средств обработки информации, переход к единой системе обработкивсех видов информации.
В последние годыустройства автоматизированной обработки текстовой информации стали широкоиспользоваться руководителями всех уровней, которые на выведенном на экран документеделают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования ихдействий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.
Всей внутрифирменнойсистемой информации управляет, как правило, специализированный аппаратуправления. В общем случае он включает в себя:
1. Вычислительный центрдля обслуживания фирмы в целом;
2. Центральную службуинформации;
3. Информационную системув производственных подразделениях, включающую отделы: обработки и анализаинформации, обработки входящей и выходящей документации, хранения и выдачиинформационных материалов, вычислительной техники.
В случае малогопредприятия данный аппарат управления, как правило, состоит из двух отделов:
1. Отдел автоматизации(отдел программирования);
2. Технический отдел (отделсетевых разработок).
Могут создаваться, также,и центры хранения записей, где информация хранится на оптических носителях иможет быть в кратчайший срок выдана по запросу через локальную вычислительнуюсеть.
Внедрение ЭВМ винформационно — управленческую деятельность фирм повлекло за собойвозникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных собслуживанием ЭВМ, а именно программистов, операторов, обработчиков информации.
2.1. Реляционныебазы данных
Все системы управления базами данных предназначены для хранения иобработки информации. Реляционный подход к управлению базами данных основан наматематической модели, использующей методы реляционной алгебры и реляционногоисчисления. Тем не менее большинство действительно необходимых определений изобласти управления базами данных скорее относятся к практической, чем ктеоретической стороне этого вопроса.
С. Дейт дает следующее неформальное определение системе управленияреляционными базами данных (СУБД).
· Вся информация в базе данныхпредставлена в виде таблиц.
· Она поддерживает три реляционныхоператора—выбора, проектирования и объединения, с помощью которых вы получаетенеобходимые вам данные (и можете выполнять эти операции, не требуя от системыфизической записи получаемых с их помощью данных в каком-то определенном виде).
Др. И.Ф. Кодд, автор реляционной модели, разработал целый списоккритериев, которым должна удовлетворять реляционная модель. Описание этогосписка, часто называемого «правилами Кодда», требует введения сложнойтерминологии и теоретических выкладок, что выходит за рамки данного дипломногопроекта. Тем не менее, опишем состоящий из 12 правил тест Кодда для реляционныхсистем, и будем использовать его совместно с общим определением Дейта.
Чтобы считаться реляционной, система управления базами данных должна:
· представлять всю информацию ввиде таблиц,
· поддерживать логическую структуру данных, независимо от их физическогопредставления,
· использовать язык высокого уровня для структурирования, выполнениязапросов и изменения информации в базах данных (теоретически это может бытьлюбой язык баз данных, практически для этого используется язык SQL),
· поддерживать основные реляционные операции (выбор, проектирование иобъединение), а также теоретико-множественные операции, такие как объединение,пересечение и дополнение,
· поддерживать виртуальные таблицы, обеспечивая пользователямальтернативный способ просмотра данных в таблицах,
· различать в таблицах неизвестные значения (nulls), нулевыезначения и пропуски в данных,
· обеспечивать механизмы дляподдержки целостности, авторизации, транзакций и восстановления данных.
Далее проведеманалитический обзор этих пунктов, ко многим из них будем обращаться вдальнейшем. 2.1.1. Реляционная модель: одни таблицы
Первое правило Кодда гласит, что вся информация в реляционных базахданных представляется значениями в таблицах (tables). Вреляционных системах таблицы состоят из горизонтальных строк (row) и вертикальных столбцов (column). Все данные представляются втабличном формате—другого способа просмотреть информацию в базе данных не существует. Несколько замечаний по терминологии.Поскольку такие понятия как таблица, строка и столбец являются общепринятыми вкоммерческих системах управления реляционными базами данных, будем старатьсяиспользовать их в этом дипломном проекте. Однако иногда можно встретиться и с такими понятиями, как отношение (relations), кортеж (tuple) и атрибут (attributes). Это соответственно синонимы понятий таблица, строка и столбец, так же,как и файл (file), запись (record) и поле (field). Первые три считаются академическими терминами, последние—взяты изобщего лексикона, используемого в области обработки данных. Набор связанных таблиц образует базу данных (database). Таблицы в реляционной базе разделены, но полностью равноправны. Междуними не существует никакой иерархии и, вообще говоря, они не обязательно дажефизически связаны друг с другом.
Каждая таблица состоит из строк и столбцов. Каждая строка описываетотдельный объект или сущность (entity) человека, компанию, торговую сделку или что-нибудь другое. Каждыйстолбец описывает одну характеристику объекта—имя человека или его адрес,телефонный номер компании или ее президента, лоты распродажи или дату. Каждый элемент данных, или значение (value), определяется пересечением строки и столбца таблицы. Чтобы найтитребуемый элемент данных, необходимо знать имя содержащей его таблицы, столбеци значение его первичного ключа (primary key), или уникального идентификатора(каждая строка должна единственным образом идентифицироваться по одному изсвоих значений.)
В реляционных базах данных существует два типа таблиц—пользовательские таблицы (user tables) и системные таблицы (system tables). Пользовательские таблицысодержат информацию, для поддержки которой собственно и создавались системыреляционных баз данных—данные по сделкам, заказам, персоналу и т.д. Системныетаблицы, известные также под названием системные каталоги (system catalog), содержат описание базы данных. Системные таблицы обычно поддерживаютсясамой СУБД, однако доступ к ним можно получить так же, как и к любым другимтаблицам. Возможность получения доступа к системным таблицам, по аналогии слюбыми другими таблицами, составляет основу другого правила Кодда дляреляционных систем.2.1.2. Независимость
Независимость данных — критический аспект при управлении любой системойбаз данных. Она позволяет изменять приложения, не изменяя для этого структурубазы данных, и изменять конструкцию базы данных, не оказывая при этом влиянияна работу приложений. Система управления базами данных не должна вынуждатьвыносить окончательные решения о том, какие данные должны сохраняться, какполучать к ним доступ и что будет нужно пользователям. Система не должнастановиться бесполезной при изменении потребностей.
Реляционная модель обеспечивает независимость данных на двух уровнях— физическом и логическом.Физическая независимость данных (physical data independents) означает сточки зрения пользователя, что представление данных абсолютно не зависит отспособа их физического хранения. Как следствие этого, физическое перемещениеданных никоим образом не может повлиять на логическую структуру базы данных иваше восприятие данных. Такие измененияобычно становятся просто необходимыми, особенно в больших многопользовательскихсистемах. Например, при недостатке места для хранения информации можетпотребоваться установка дополнительных физических носителей. Когда устройствовыходит из строя,—увы, его приходится быстро заменять. Иногда можетпотребоваться увеличить производительность системы или упростить ее