Начальные сведения об Еxcel 7 0

Лабораторная работа
N
1.

НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ
EXCEL 7.0.

MicrosoftExcelдля Windows является мощным программным средством для работы с таблицами данных, позволяющих упорядочивать, анализировать и графически представлять различные виды данных. Сразу же после появления в 1985 году MicrosoftExcel получил признание как наиболее мощная и популярная электронная таблица. Excel 7.0 поддерживает новейшую технологию работы с электронными таблицами.

После запуска Excel на экран выводится пустая книга - это основное рабочее пространство. Облик Excel зависит от типа монитора. Мы будем рассматривать его для 14 - 15 дюймового монитора.

Обычно экран содержит 5 областей:

· окно книги, которое занимает большую часть экрана;

· строку меню;

· две или больше панелей инструментов;

· строку формул;

· строку состояний.

Все вместе эти пять областей называются рабочей областью EXCEL.

Файл MicrosoftEXCEL является рабочей книгой, состоящей из одного или нескольких листов. Листы могут быть пяти типов: рабочие листы, листы диаграмм, модули VisualBASIC, листы диалога, листы макросов MicrosoftEXCEL.

Лист подобен бухгалтерской книге со строками и колонками, которые пересекаясь, образуют ячейки данных.

Данными

могут быть числа или текст, а также формулы, которые могут использовать данные, находящиеся в других ячейках книги.

Видимый на экране рабочий фрагмент листа - это только малая часть ог-ромной таблицы высотой 16384 ряда и шириной 256 столбцов. С помощью ко-манд и инструментов можно выполнять нужные вычисления. Применяя такие функции EXCEL как копирование, перемещение, сортировка, консолидация, составление диаграмм и сводных таблиц, можно сортировать, перегруп-пировывать, анализировать и требуемым образом представлять данные на эк-ране компьютера и в документах. Можно использовать MicrosoftEXCEL и для составления шаблонов деловой документации, таких, например, как счета общих затрат, ведомости торговой прибыли и т. д.

ВВОД ДАННЫХ

Рабочий лист состоит из столбцов и строк. Столбцы идут вертикально и озаглавлены буквами. Строки расположены горизонтально и обозначены цифрами. Ячейки нумеруются согласно позиции в строке и столбце, как в игре «Морской бой». Сочетание позиций определяет адрес ячейки (например, А1, Е7 и т.д.). С помощью мыши или с помощью клавиш управления курсором можно выделить ячейку. В этом случае ячейка становится текущей и в нее можно вводить данные с клавиатуры или редактировать ее содержимое.

Адрес ячейки отражается в Поле имени

строки формул. По рабочему листу можно передвигаться с помощью клавиш управления курсором, полосы прокруток и мыши. Обозначение столбцов задается в стиле ссылок

. Чтобы просмотреть стиль ссылок, выполните следующее действие:

Меню Сервис (TOOLS
) Ü команда Параметры (OPTIONS
) Ü ярлычок вкладки общие (GENERAL
) Ü группа Стиль ссылок (REFERENCE
STYLE
) Ü А1 [ будут буквенные обозначения столбцов]/R1C1[будут цифровые обозначения столбцов].

ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК
.

Можно выделять смежные и несмежные ячейки Shift + Ü или Shift + щелчок мыши - выделяет смежные ячейки.

Ctrl + Ü - выделяет несмежные ячейки.

Упражнение
N
1

1. Щелкните по ячейке В1.

2. Удерживая Shift, щелкните по ячейке D5.

3. Увидите зону выделенных ячеек.

4. Щелкните где-нибудь мышкой - выделение отменится.

5. Удерживая клавишу Ctrl, щелкните мышью по ячейкам А1, В5, С6.

6. Отмените выделение.

В любую ячейку можно вводить текст, числа или формулы. Для этого достаточно активизировать ячейку и набрать с клавиатуры ту информацию, которая нужна. Набрав информацию в ячейку нажимаем клавишу Enter или щелчком мыши, или с помощью клавиш управления курсором переходим к следующим ячейкам.

Упражнение
N
2

1. Введите в ячейки с В1 по Е1 Бюджет на 1996 финансовый год.

2. В ячейки А3, А4 введите

Составил

Дата

3. В ячейки А6, В6 введите

Исходные темпы роста

4. В ячейки В7, В8 введите

Рост объема

Удорожание

5. В ячейки С7 и С8 введите

1,5

0,9

6. В ячейку А10 введите отчет.

Упражнение
N
3

Введите в ячейку последовательность чисел от 1 до 12.

1. Выделите ячейки С12 : D12.

2. Наберите 1 Enter 2.

3. Установите указатель мыши на маркер заполнения в правом нижнем углу ячейки D10 так, чтобы указатель мыши принял форму 9.

4. Перетащите мышью маркер заполнения до тех пор пока в ячейке по строке не появится 12.

Упражнение
N
4

С помощью функции Автозаполнения (AutoFill
) MicrosoftEXCEL «узнает» ряд стандартных последовательностей:

· 1, 2, 3, ...

· название месяцев

· название дней недели и т.д.

Вы можете задать свою последовательность данных, которую Вы предполагаете часто использовать при создании рабочих книг.

1. Выберите команду Параметры (Options
) в меню Сервис (Tools
).

2. Откроется диалоговое окно Параметры (Options
).

3. Щелкните по вкладке Списки (Custom
Lists
).

4. Убедитесь, что в окне Списки (Custom
Lists
) выделена строка Новый Список (New
Lists
).

5. В окне Замена Списка (List
Enter
) наберите Приход (Enter), Затраты на товары (Enter), Полная Выручка (Enter), Статьи Расходов (Enter), Реклама (Enter), Аренда Помещений (Enter), Налоги и выплаты (Enter), Проценты по кредитам (Enter), Расходы Всего (Enter), Прибыль (Enter).

6. Щелкните по кнопке Добавить (Add
). Ваш новый список включен в списки (Custom
Lists
).

7. Щелкните по кнопке ОК.

Упражнение
N
6

С помощью функции Автозаполнения введите на Листе 1, начиная с ячейки D13, созданную в упражнении № 5 последовательность. Если Вы забыли как это делать, вернитесь к упражнению № 4.

Упражнение
N
7

Импортирование данных в список
.

Если где-то в рабочей книге уже есть некоторый список, то этот список можно загрузить в диалоговое окно Списки (Custom
Lists
).

1. Пусть у Вас в строке ячеек D15:J15 имеется Список:

DEFGJ

ФИО Ô Дни Ô Начислено Ô Удержано Ô Выдано

2. Выделите этот блок ячеек.

3. В меню Сервис (Tools
) выберите команду параметры (Options
).

4. Появится диалоговое окно.

5. Щелкните по вкладке Списки (Custom
Lists
). Адрес выделенного диапозона ячеек появится в поле окна Импорт Списка из ячеек (Import
from
Cells
).

6. Щелкните по кнопке Импорт (Import
), а затем по ОК.

Упражнение
N
8

1.
Щелкните по ярлыку Лист 2. Этим самым Вы перейдете на Лист 2 Книги.

2.
В любой ячейке наберите ФИО (Enter).

3.
Снова выделите эту ячейку.

4.
Потащите маркер заполнения. Список готов.

Упражнение
N
9

Удаление информации из ячеек (из группы ячеек)

1. Выделите любую ячейку с информацией.

2. Нажмите клавишу Delили Backspace.

3. Вместо удаленной информации наберите любую другую информа-цию.

РАБОТА С РАБОЧИМИ КНИГАМИ

Как было сказано выше, книга состоит из рабочих листов. MicrosoftEXCEL позволяет быстро переходить от одного рабочего листа к другому, вводить данные сразу в несколько рабочих листов и присваивать им имена. MicrosoftEXCEL открывает доступ одновременно ко всем рабочим листам. При сохранении файла сохраняется сразу вся книга.

Выбирать различные рабочие листы из рабочей книги можно, щелкая на соответствующих ярлычках в нижней части листов. Используя кнопки прокрутки, можно также перемещаться по рабочим листам. Можно выделять сразу несколько ячеек. Сочетание Shiftи щелчка мыши выделяет смежные ячейки. Сочетание Ctrl и щелчка мыши выделяет ячейки в любом порядке.

Каждая новая рабочая книга имеет 16 чистых рабочих листов. Это количество можно изменять, добавляя или удаляя их. Можно менять названия листов.

Удаление листа
.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист 2 (Sheet
2
).

2. В контекстном меню выберите команду Удалить (Delete
). Откроется диалоговое окно, предупреждающее, что отменить невозможно.

3. Щелкните по кнопке ОК. Диалоговое окно закроется, а Лист 2 удалится.

Вставка листа

1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист 3 (Sheet
3
).

2. В контекстном меню выберите команду Вставить (Insert
).

3. Откроется диалоговое окно вставки.

4. Убедитесь в том, что значок Лист (Worksheet) выделен и щелкните по кнопке ОК. Новый лист будет вставлен слева от текущего листа.

5. Щелкните по кнопке Переход к последнему листу (Last
Tab
Scroll
). На экране появятся ярлычки остальных листов.

Переименование листов

1. Щелкните два раза на ярлычке Лист 1 (Sheet
1
).

2. Откроется диалог Переименование листа (Rename
Sheet
).

3. В поле Имя листа (Name
Sheet
) наберите Бюджет 1996.

4. Нажмите клавишу Enter. Рабочему листу Лист 1 (Sheet
1
) присвоено имя Бюджет 1996.

1. Для изменения количества листов, создаваемых по умолчанию в новой рабочей книге выберите в меню Сервис (Tools
) команду Параметры (Options
). Выберите вкладку Общие (General
) и измените число листов в новой книге
(Sheet
in
New
Workbook
).

2. Длина имени листа не должна превышать 31 символа с учетом пробелов.

Перетаскивание листов

1.
Щелкните по ярлычку листа и протащите в нужное место.

2.
Удерживайте клавишу CTRL и протащите мышкой ярлычок листа. Лист скопируется.

Сохранение файла

1. В меню файл (File
) выберите команду Сохранить как... (Save as...
).

2. Выберите свою директорию.

3. В поле имя файла (
File
Name
) наберите имя файла.

4. Щелкните по кнопке Сохранить или нажмите клавишу Enter.