Под структурой службы ДОУ следует понимать оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, отношения между этими подразделениями (подчинение или соподчинение), а также между службой и аппаратом управления. В существующей практике имеет место значительный разнобой в названиях и внутренней организации служб ДОУ. Например, в качестве такой службы может выступать секретариат, общий отдел, служба документации, отдел делопроизводства, канцелярия и т. п. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в Основных положениях ГСДОУ (Государственной системы документационного обеспечения управления) рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы: - в федеральных органах исполнительной власти - управление делами; - на различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия; - в органах местного самоуправления - общий отдел. Такие службы, как канцелярия и общий отдел, могут состоять из участков, секторов, групп, каждый из которых обеспечивает выполнение тех или иных операций (например, группа учета и регистрации, группа контроля и др.). Другим вариантом структуры службы ДОУ является ведение отдельного участка работы конкретным исполнителем. В этом случае служба ДОУ не будет иметь структурных подразделений. Каждая типовая структура службы ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее, структурные подразделения. Управление делами осуществляет контроль и координацию делопроизводства в центральном аппарате и организациях отрасли и имеет следующий типовой состав структурных подразделений: - секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемная и секретариаты заместителей министра. Секретариат осуществляет подготовку документов к докладу и организацию работы с документами, поступающими на имя руководства; - инспекция при министре, осуществляющая контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра; - секретариат коллегии осуществляет подготовку заседаний коллегии, их техническое и документационное обслуживание; - канцелярия, в состав которой входят: - экспедиция, выполняющая прием и обработку поступающих документов, упаковку и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих документов; - бюро правительственной переписки - этот участок работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ; - бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов, осуществляет контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива; - группа контроля (бюро, отдел, инспекция) осуществляет контроль за сроками исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирование руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительской дисциплины; - машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов). Его основная задача - создание документов; - копировально-множительное бюро, выполняющее работы по копированию и тиражированию документов; - телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу; - отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан) ведет все делопроизводство по обращениям граждан; - центральный архив осуществляет хранение и использование архивных документов, участвует в разработке номенклатуры дел, контролирует формирование дел в структурных подразделениях. На практике в составе управления делами создаются и другие отделы. Например, группа приказов или отдел защиты информации и др. В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив. Общий отдел — это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления. В ней создаются те же участки, что и в канцелярии. Отличительными чертами структуры общего отдела является наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Протокольный отдел выполняет следующие функции: - подготовку проектов нормативно-распорядительных документов руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями; - анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним; - прием, регистрацию, организацию хранения и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов; - организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет: - прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан; - подготовку обращений к рассмотрению руководством; - контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях; - извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений; - формирование и хранение дел по обращениям; - анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения; - организацию приема граждан по личным вопросам руководством. В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например инспектор, помощник руководителя или секретарь. Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.