Документы как источники информации не равноценны. Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций. Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение. Документы «по личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются. По срокам хранения документы подразделяются на три группы: - документы постоянного хранения; - документы длительного (свыше 10 лет) хранения; - документы временного хранения (до 10 лет включительно). В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи: - отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет); - выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов. Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В результате проведения экспертизы ценности: - устанавливается комплекс документов постоянного хранения; - производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения; - определяются уникальные и особо ценные дела; - осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории. Система экспертных органов Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не менее 3-9 человек). Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем - сотрудник службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году. В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений. В состав ЭК и ЦЭК входят: - экономист или работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент в общей массе документов); - работник делопроизводственной службы; - руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив; - специалист по научной, производственной и другим видам документации; - специалист по обеспечению защиты информации. ЭК и ЦЭК - совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере необходимости. Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Основными функциями ЦЭК и ЭК являются: - рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации; - организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению; - рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; - рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив; - рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения. ЦЭК осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций. Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) создается в органах архивного управления при администрации края, а также в федеральных государственных архивах. Основная функция - методическое руководство работой экспертных комиссий осуществляют экспертно-проверочные комиссии (ЭПК). Если ЭК и ЦЭК - первая, то ЭПК - вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение. При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) - это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году. В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся: - экспертиза ценности документов внутри госархива; - рассмотрение разработанных в архиве методических пособий; - работа по комплектованию госархива. Таким образом, система экспертной службы состоит из: - архивных учреждений - ЦЭПК, ЭПК, ЭМК; - прочих учреждений - ЭК, ЦЭК.