Основные требования к формированию дел

Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по профилю своего отдела.Работа по формированию дел состоит из следующих операций:- распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;- расположение документов внутри дела в определенной последовательности;- оформление обложки дела.Формирование дела начинается с начала года.На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор.На обложке дела в верхней части указывается: наименование организации, над ним (если оно есть) - наименование вышестоящей организации, под наименованием организации - наименование структурного подразделения.В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: «Дело № 01-91». Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок.Дата, указанная на обложке, означает дату заведения дела, тома, части.Внизу обложки указывается срок хранения (из 4 графы номенклатуры дел).Образец обложки дела приведен в примереВ дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.Признаки группировки документов дела:- номинальный - указывает на вид документов, подшиваемых в дело;- авторский - в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам, планам после указания вида документов указывают автора;- предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы?». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу;- корреспондентский - определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы;- хронологический - содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле;- географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона).Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, в которую включают каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела.При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования.1. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон, дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение.3. В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов.5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении. Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался следом за документом-запросом.6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.7. Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или составления подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся.8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической последовательности. Но документы могут размещаться и в алфавитной последовательности, например дела с предложениями, заявлениями, жалобами, ходатайствами и обращениями граждан.