Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ. Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:/Текст викладати від третьої особи:Комісія ухвалила. . . ;/ Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази. / Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій. / Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з/ Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що. . . ;/ Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи. . . ; Беручи до уваги. . / Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів/ Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після опорного слова; вставні слова *— на початку речення). / Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції/ Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує. . . /Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників. . . / У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую. . . ; Пропоную. . . / Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук. / Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний. . . ////