Инструкция по делопроизводству
в Министерстве юстиции Российской Федерации
I. Общие положения
1.1 Инструкция по делопроизводству в Министерствеюстиции Российской Федерации[1] устанавливает единыетребования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся вдеятельности Минюста России, его территориальных органов документов и порядокдокументооборота (кроме секретного делопроизводства), обязательные для всехфедеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата МинюстаРоссии, его территориальных органов[2] и разработана в целяхсовершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2 Правовой основой Инструкции являются КонституцияРоссийской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ«О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательстваРоссийской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27,ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417), федеральные законы от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Обэлектронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации,2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46, ст. 5554); от 27.12.2002 № 184-ФЗ «Отехническом регулировании» (Собрание законодательства Российской Федерации,2002, № 52, ст. 5140; 2005, № 19, ст. 1752; 2007, № 19, ст. 2293, № 49, ст.6070; 2008, № 30, ст. 3616; 2009, № 29, ст. 3626, № 48, ст. 5711; 2010, № 1,ст. 5, ст. 6, № 40, ст. 4969); от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле вРоссийской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43,ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253); от01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2005, № 23, ст. 2199); от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»(Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448); от 27.07.2006№ 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства РоссийскойФедерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716, № 52, ст. 6439; 2010, №27, ст. 3407, № 31, ст. 4173); от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа кинформации о деятельности государственных органов и органов местногосамоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст.776); Указы Президента Российской Федерации от 23.05.1996 № 763 «О порядкеопубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации,Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральныхорганов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации,1996, № 22, ст. 2663; 1997, № 20, ст. 2242; 1998, № 33, ст. 3967; 2005, № 28,ст. 2865); от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведенийконфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации,1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925); от 13.10.2004 № 1313 «ВопросыМинистерства юстиции Российской Федерации» (Собрание законодательстваРоссийской Федерации, 2004, № 42, ст. 4108; 2005, № 44, ст. 4535, № 52 ст.5690; 2006, № 12, ст. 1284, № 19, ст. 2070, № 23, ст. 2452, № 38, ст. 3975;2007, № 13, ст. 1530, № 20, ст. 239; 2008, № 10, ст. 909, № 29, ст. 3473, № 43,ст. 4921; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300); от 27.12.1995 № 1268 «Обупорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей ибланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»(Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, №24, ст. 2461; 2006, № 52, ст. 5587); от 13.08.1997 № 1009 «Об утвержденииПравил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительнойвласти и их государственной регистрации»[3] (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895, № 50, ст. 5689;1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст.240, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602); от 01.06.2004 № 260«О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об АппаратеПравительства Российской Федерации»[4] (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313; 2006, № 23, ст.2514, № 29, ст. 3251; 2007, № 32, ст. 4150; 2008, № 14, ст. 1413, № 21, ст.2459, № 49, ст. 5833; 2009, № 11, ст. 1302, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, №36, ст. 4358, № 49, ст. 5970, ст. 5971, № 52, ст. 6609; 2010, № 9, ст. 964, №21, ст. 2602); от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействияфедеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательстваРоссийской Федерации, 2005, № 4, ст. 305, № 47, ст. 4933; 2007, № 43, ст. 5202;2008, № 9, ст. 852, № 14, ст.1413; 2009, № 12, ст. 1429, № 25, ст. 3060, № 41,ст. 4790, № 49, ст. 5970; 2010, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072); от 28.07.2005№ 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органовисполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, №31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст.1413, № 46,ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 25, ст. 3060, № 47, ст. 5675,№ 49, ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072); от17.11.2007 № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасностиперсональных данных при их обработке в информационных системах персональныхданных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 48, ст. 6001);от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральныхорганах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации,2009, № 25, ст. 3060); от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системемежведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательстваРоссийской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614); Методические рекомендации поразработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительнойвласти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (не нуждаются вгосударственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК),ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от04.04.2003 № 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003), приказы МинюстаРоссии от 27.01.2010 № 8 «Об утверждении Регламента Министерства юстицииРоссийской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 28.01.2010,регистрационный № 16096), иные нормативные правовые акты, регулирующие вопросыделопроизводства.
1..3 Положения Инструкции распространяются на организацию работы сдокументами независимо от вида носителя, в том числе с электроннымидокументами, включая подготовку, обработку, хранение и использованиедокументов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Системы электронного документооборота (системы автоматизированнойобработки документов)[5], применяемые в МинюстеРоссии и его территориальных органах, должны обеспечивать выполнение требованийИнструкции. Использование СЭД, не обеспечивающих выполнение требованийнастоящей Инструкции, не допускается.
1.4 Положения Инструкции не распространяются наорганизацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственнуютайну.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами,обработка секретной информации в Минюсте России и его территориальных органахосуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 №5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства РоссийскойФедерации, 1997, № 41, стр. 8220-8235, ст. 4673; 2003, № 27, ст. 2700, № 46,ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055, ст.6079; 2009, № 29, ст. 3617) и специальным нормативным правовым актомПравительства Российской Федерации.
1.5 Порядок работы с документами, содержащимиконфиденциальную информацию ограниченного распространения, регламентируетсяпостановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Обутверждении положения о порядке обращения со служебной информациейограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти»(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165) иприказом Минюста России от 07.10.2010 № 250 «Об упорядочении обращения сослужебной информацией ограниченного распространения в Минюсте России и еготерриториальных органах» (зарегистрирован в Минюсте России 01.11.2010,регистрационный № 18870).
1.6 Работа с обращениями граждан производится в соответствии сФедеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращенийграждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации,2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410) и приказом Минюста России от30.06.2009 № 199 «Об утверждении Административного регламента Министерстваюстиции Российской Федерации по организации приема граждан, обеспечениюсвоевременного и в полном объеме рассмотрения их устных и письменных обращенийс уведомлением граждан о принятии решения в установленный законодательствомРоссийской Федерации срок» (зарегистрирован в Минюсте России 26.08.2009,регистрационный № 14615).
1.7 Положения Инструкции применяются к работе сбухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в частиобщих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передачена архивное хранение.
1.8 Организацию и совершенствование делопроизводствана основе единой политики, использование современных информационных технологийв работе с документами, методическое руководство и общий контроль засоблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в МинюстеРоссии и его территориальных органах осуществляет Департамент организации иконтроля.
1.9 Ведение делопроизводства осуществляются:
в Минюсте России — Департаментом организации иконтроля, а также гражданскими служащими, назначенными приказом Минюста Россииответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях МинюстаРоссии и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей сфункциональными обязанностями;
в территориальном органе Минюста России[6] — гражданскими служащими, назначенными приказом территориального органаответственными за ведение делопроизводства в соответствующем территориальноморгане и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей сфункциональными обязанностями[7].
1.10 Руководители структурных подразделений МинюстаРоссии и начальники территориальных органов, лица, исполняющие их обязанности[8],которые обязаны во вверенном им структурном подразделении Минюста России(территориальном органе):
— обеспечивать и контролировать выполнение требований Инструкции, в томчисле осуществлять контроль за работой ответственных за делопроизводство;
— принимать меры по сокращению служебной переписки по вопросам, которыемогут быть разрешены путем личного общения или переговоров с использованиемтехнических средств связи и информационных систем, за исключением случаев,когда нормативными правовыми актами Российской Федерации и (или) Минюста Россиипредусмотрено обязательное составление письменного документа;
— обеспечивать ознакомление с Инструкцией под росписьвновь поступивших на федеральную государственную гражданскую службу гражданскихслужащих.
1.11 Функции, задачи, полномочия Департаментаорганизации и контроля, в том числе по организации и ведению делопроизводства,регламентируются положением о нем, утверждаемым приказом Минюста России, атакже настоящей Инструкцией.
Должностные обязанности гражданских служащихДепартамента организации и контроля и ответственных за делопроизводствоустанавливаются их должностными регламентами и Инструкцией.
Перед утверждением должностные регламентыответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Минюста Россиипредварительно согласовываются Департаментом организации и контроля.
Примерный перечень должностных обязанностейответственных за делопроизводство в территориальном органе, подлежащийвключению в должностной регламент ответственного за делопроизводство втерриториальном органе, разрабатывается Департаментом организации и контроля.
1.12 Гражданские служащие обязаны:
— знать и выполнять требования настоящей Инструкции;
— не разглашать содержание документов, не допускатьих утраты, а также пресекать действия (бездействие) других лиц, могущиепривести к таким последствиям;
— знакомить с содержанием документов другихгражданских служащих только с разрешения своего руководителя (начальника);
— передавать документы, их копии, проекты сторонниморганизациям в Минюсте России только с разрешения Министра юстиции РоссийскойФедерации или лица, исполняющего его обязанности[9], а в территориальноморгане – только с разрешения начальника территориального органа;
— при увольнении или переводе в другое структурное подразделение МинюстаРоссии (территориальный орган) передать все числящиеся за ними документы поакту (приложение № 1) ответственному за делопроизводство;
— при уходе в отпуск, выезде в командировку, на времяболезни (если это позволяет состояние здоровья), в случае отстранения отзамещаемой должности федеральной государственной гражданской службы передать пореестрам установленной формы (приложение № 2) все находящиеся у них документыответственному за делопроизводство или другому гражданскому служащему поуказанию руководителя структурного подразделения Минюста России (начальникатерриториального органа) с внесением сведений о движении врегистрационно-контрольные карточки этих документов в СЭД.
1.13 При переводе или увольнении руководителя структурного подразделенияМинюста России (начальника территориального органа) наличие и состояниедокументов, находящихся в делопроизводстве соответствующего структурногоподразделения (территориального органа), отражается в акте приема-передачи дели должности.
1.14 Об утрате или неисправимом повреждении документа, в случаяхнарушения установленных Инструкцией правил работы с документами, утере ключейот помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся документы, печатей иштампов, а также о фактах обнаружения неучтенных документов гражданскиеслужащие обязаны незамедлительно письменно сообщать:
— в Минюсте России — руководителю структурного подразделения МинюстаРоссии и в Департамент организации и контроля;
— в территориальном органе — начальнику территориального органа.
1.15 Для совместной проработки проектов документов и рассылкиинформационных материалов в Минюсте России и его территориальных органахиспользуется внутренняя электронная почта.
1.16 Текст Инструкции размещается Департаментом организации и контроля наобщедоступном ресурсе сервера информационной сети Минюста России иподдерживается в актуальном состоянии.
1.17 Гражданские служащие несут дисциплинарную и иную установленную законодательствомРоссийской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
II. Основные понятия
документирование — фиксация информации наматериальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающаясоздание официальных документов и организацию работы с ними в федеральныхорганах исполнительной власти;
документ — официальный документ, созданныйгосударственным органом, органом местного самоуправления, юридическим илифизическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный вдокументооборот федерального органа исполнительной власти;
электронный документ — документ, в котором информацияпредставлена в электронно-цифровой форме;
автор документа — физическое или юридическое лицо,создавшее документ;
вид документа — принадлежность документа к определеннойгруппе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа — проставление необходимыхреквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись — реквизит электронногодокумента, предназначенный для защиты данного электронного документа отподделки, полученный в результате криптографического преобразования информациис использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющийидентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установитьотсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа — обязательный элемент оформлениядокумента;
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующихавтора официального письменного документа;
подлинник документа — первый или единственныйэкземпляр документа;
копия документа — документ, полностью воспроизводящийинформацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридическойсилы;
заверенная копия — копия документа, на которой всоответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты,придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина — направленные в государственныйорган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменныепредложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина вгосударственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа — свойство официальногодокумента, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшегоего органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа — совокупностьреквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствиис решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенномпорядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электроннойформе;
документооборот — движение документов с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или)отправки;
объем документооборота — количество документов,поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа — присвоение документурегистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел — систематизированный переченьнаименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, суказанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов — изучение документовна основании критериев их ценности в целях определения сроков хранениядокументов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РоссийскойФедерации;
дело — совокупность документов или отдельныйдокумент, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федеральногооргана исполнительной власти;
формирование дела — группировка исполненныхдокументов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
III. Создание документов в Минюсте России и еготерриториальных органах
3.1 Бланки документов
3.1.1 Документы, создаваемые в Минюсте России и еготерриториальных органах, оформляются на бланках, на стандартных листах бумагиформата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документови должны иметь установленный состав реквизитов.
Размеры служебных полей на документе должны быть неменее: 20 мм — левое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее; 10 мм — правое.
3.1.2 Виды бланков, используемых в Минюсте России иего территориальных органах, состав их реквизитов разрабатываются Департаментоморганизации и контроля и утверждаются приказом Минюста России.
Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4.
3.1.3 В Минюсте России используются следующие виды бланков своспроизведением Государственного герба Российской Федерации[10]:
бланк приказа Минюста России (приложение № 3);
бланк распоряжения Минюста России (приложение № 4);
общий бланк письма Минюста России (приложения № 5);
бланк письма Министра (приложение № 6);
бланк письма первого заместителя Министра (приложение № 7);
бланк письма статс-секретаря – заместителя Министра (приложение № 8);
бланк письма заместителя Министра (приложение № 9);
бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде поправам человека – заместителя Министра (приложение № 10);
бланк письма Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде поправам человека (приложение № 11);
общий бланк Минюста России (приложение № 12);
общий бланк письма структурного подразделения Минюста России (приложение№ 13);
3.1.4 В территориальном органе используются следующие виды бланков:
бланк приказа территориального органа (приложение 14);
бланк распоряжения территориального органа (приложение № 15);
бланк письма территориального органа (приложение № 16);
общий бланк территориального органа (приложение № 17).
3.1.5 Бланки изготовляются полиграфическими предприятиями,имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей дляизготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Организация работы по изготовлению, получению изтипографии и учету бланков возлагается:
в Минюсте России — на Департамент управления делами;
в территориальном органе – структурноеподразделение, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности.
3.1.6 Департамент управления делами (структурноеподразделение территориального органа, осуществляющее обеспечениефинансово-хозяйственной деятельности):
получает от Департамента организации и контроля(ответственного за делопроизводство в территориальном органе) заявки наизготовление бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);
оформляет заказы на изготовление бланков втипографии;
осуществляет получение, учет поступления бланков вжурнале учета бланков документов (приложение № 18) и выдачу изготовленныхбланков документов Департаменту организации и контроля (ответственному за делопроизводствов территориальном органе).
Для ведения учета выдачи бланков они нумеруютсятипографским способом или нумератором в Департаменте организации и контроля(ответственным за делопроизводство в территориальном органе). Порядковый номерпроставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведетсяраздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков документов(приложение № 19).
3.1.7 Использование бланков осуществляется ссоблюдением следующих правил:
бланки выдаются Департаментом организации и контроля(ответственным за делопроизводство) гражданским служащим под роспись в журналеучета выдачи бланков;
бланки используются строго по назначению и хранятся внадежно запираемых шкафах (сейфах);
передача бланков другим организациям и лицам недопускается;
ответственность за обеспечение сохранности бланков иправильность их использования несут ответственные за делопроизводство ируководители структурных подразделений Минюста России (начальникитерриториальных органов Минюста России);
испорченные и невостребованные бланки возвращаютсячерез Департамент организации и контроля (ответственного за делопроизводство) вДепартамент управления делами (структурное подразделение территориальногооргана, осуществляющее обеспечение финансово-хозяйственной деятельности).
3.1.8 Бланки приказа, распоряжения, письмаУполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека,разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов; иныебланки — на основе углового варианта расположения реквизитов.
Реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углулиста при угловом варианте их расположения, а при продольном — по серединелиста вдоль верхнего поля.
3.1.9 Реквизиты бланков, в том числе воспроизведениеГосударственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветномварианте:
на бланках писем Министра и его заместителей, общембланке и общем бланке письма Минюста России — Государственный герб РоссийскойФедерации — красным цветом, остальные реквизиты – черным цветом;
на бланке письма структурного подразделения МинюстаРоссии, бланке письма территориального органа и общем бланке территориальногооргана – все реквизиты, в том числе воспроизведение Государственного гербаРоссийской Федерации, синим цветом;
на иных бланках — все реквизиты, в том числевоспроизведение Государственного герба Российской Федерации, черным цветом.
3.1.10 Для бланков устанавливается следующий составреквизитов:
1) для бланка приказа (распоряжения) Минюста России:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительнойвласти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационногономера приказа (распоряжения);
2) для общего бланка письма Минюста России:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительнойвласти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;
справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес,номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационногономера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящегодокумента адресанта;
3) для бланка письма должностного лица (Министра,заместителей Министра):
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительнойвласти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес,номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационногономера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящегодокумента адресанта;
4) для бланка письма Уполномоченного Российской Федерации при ЕвропейскомСуде по правам человека:
Государственный герб Российской Федерации;
должность лица, подписавшего документ, на русском,английском и французском языках: «Уполномоченный Российской Федерации приЕвропейском Суде по правам человека»; «Representative of the Russian Federation at the European Court of Human Rights»; «Representant de la Federation de Russie aupres de la Cour Europeenne des Droits de I Homme»;
справочные данные о Минюсте России на английскомязыке (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса);
отметки для проставления даты и регистрационногономера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящегодокумента адресанта;
5) для общего бланка Минюста России:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительнойвласти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;
отметки для проставления даты и регистрационногономера;
место составления (издания) документа;
6) для общего бланка письма структурного подразделения Минюста России:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительнойвласти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;
справочные данные о Минюсте России (почтовый адрес,номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационногономера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящегодокумента адресанта.
7) для бланка приказа (распоряжения) территориального органа:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительнойвласти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;
наименование территориального органа;
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационногономера приказа (распоряжения).
8) для бланка письма территориального органа:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительнойвласти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;
наименование территориального органа;
справочные данные о территориальном органе (почтовыйадрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);
отметки для проставления даты и регистрационногономера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящегодокумента адресанта;
9) для общего бланка территориального органа:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительнойвласти: «Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;
наименование территориального органа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационногономера.
3.2 Оформление реквизитов документов
3.2.1 При подготовке документов следует применятьтекстовый редактор Word for Windows версии 6.0 или другой, совместимый с ним, сиспользованием шрифтов Times New Roman № 13-15 (№ 12 для оформления табличныхматериалов) через 1-1,5 межстрочных интервала.
В отдельных случаях размер шрифта и межстрочныеинтервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа,наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание,курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
При оформлении текста документа на двух и болеестраницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страницпроставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова«страница» (стр.) и знаков препинания.
3.2.2 При переписке между структурнымиподразделениями Минюста России и территориальных органов Минюста России бланкине используются.
3.2.3 Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительнойвласти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15июня 2009 г. № 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25,ст. 3060), установлен следующий состав реквизитов документов:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом иназначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовкедокументов и в процессе работы с документами могут использоваться другиереквизиты. Например, отметка о поступлении документа в Минюст России или еготерриториальный орган; отметки «Копия», «Контроль Минюста России», «Ответ сподписью Министра юстиции Российской Федерации», «Срочно», «Оперативно»,«Подлежит возврату» и др.
3.2.4 Правила оформления реквизитов документов
1) Государственный герб Российской Федерации.
Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают набланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»(Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28,ст. 2780; 2003, № 27, ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).
На бланках Государственный герб Российской Федерации изображается водноцветном варианте на геральдическом щите и помещается на верхнем поле бланкадокумента по середине зоны, занятой реквизитом «Наименование федеральногооргана исполнительной власти».
2) Наименование федерального органа исполнительной власти.
Наименование Минюста России, полное и сокращенное, помещаемое на бланкахдокументов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением оМинистерстве юстиции Российской Федерации, утвержденному Указом ПрезидентаРоссийской Федерации от 13 октября 2004 г. № 1313 «Вопросы Министерстваюстиции Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации,2004, № 42, ст. 4108; 2005, № 44, ст. 4535, № 52 ст. 5690; 2006, № 12, ст. 1284,№ 19, ст. 2070, № 23, ст. 2452, № 38, ст. 3975; 2007, № 13, ст. 1530, № 20, ст.239; 2008, № 10, ст. 909, № 29, ст. 3473, № 43, ст. 4921; 2010, № 4, ст. 368, №19, ст. 2300), а именно: полное наименование — Министерство юстиции РоссийскойФедерации, сокращенное наименование — Минюст России.
Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.
Наименование территориального органа указывается всоответствии с приказами Минюста России от 21.05.2009 № 146 «Об утвержденииПоложения о Главном управлении Министерства юстиции Российской Федерации посубъекту (субъектам) Российской Федерации и Перечня главных управленийМинистерства юстиции Российской Федерации по субъектам Российской Федерации»(зарегистрирован в Минюсте России 22.05.2009, регистрационный № 13985) сизменениями, внесенными приказами Минюста России от 01.04.2010 № 76(зарегистрирован в Минюсте России 08.04.2010, регистрационный № 16826); от 15.04.2010№ 91 (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2010, регистрационный № 16948); от27.09.2010 № 237 (зарегистрирован в Минюсте России 19.10.2010, регистрационный№ 18756) и № 147 «Об утверждении Положения об Управлении Министерства юстицииРоссийской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и Перечняуправлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам РоссийскойФедерации» (зарегистрирован в Минюсте России 22.05.2009, регистрационный №13984) с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 01.04.2010 № 76(зарегистрирован в Минюсте России 08.04.2010, регистрационный № 16826); от15.04.2010 № 91 (зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2010, регистрационный №16948); от 27.09.2010 № 237 (зарегистрирован в Минюсте России 19.10.2010,регистрационный № 18756).
Например, для Москвы: «Главное управлениеМинистерства юстиции Российской Федерации по Москве»; для Московской области:«Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Московской области».
3) Наименование должности лица, подписавшего документ.
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается набланках писем Министра и его заместителей, бланке письма УполномоченногоРоссийской Федерации при Европейском Суде по правам человека.
Наименование должности лица указывается под наименованием (полным,сокращенным) Минюста России.
4) Справочные данные о Минюсте России (территориальном органе).
Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя:почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почтыМинюста России (территориального органа).
5) Вид документа.
Наименование вида издаваемого документа (приказ, распоряжение) включаетсяв бланк соответствующего вида документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
6) Место составления (издания) документа.
Место составления или издания документа (например: «Москва»,«Санкт-Петербург», «Екатеринбург») указывается в бланках документов, заисключением бланков писем.
7) Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения,письма, докладные, служебные, аналитические, объяснительные записки, акты идр.), утверждения (план, отчет, номенклатура дел и др.), события,зафиксированного в документе (протоколы).
Дата документа проставляется гражданским служащим, подписывающим илиутверждающим документ, или Департаментом организации и контроля (ответственнымза делопроизводство) при регистрации документа, или непосредственносоставителем при подготовке документа (докладная, служебная, аналитическая,объяснительная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более федеральнымиорганами исполнительной власти, иными органами (организациями), структурнымиподразделениями Минюста России и т.п. является дата более поздней подписи.Совместно изданные приказы (распоряжения) должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами впоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляютдвумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскимицифрами, например: «18.01.2010».
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,например: «18 января 2010 г.».
Место проставления даты на документе зависит от вида бланка и вида документа.
8) Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системойрегистрации, принятой в Минюсте России (территориальном органе).
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания(утверждения).
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера впределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом делапо номенклатуре дел. Индекс дела не проставляется в регистрационных номерахприказов (распоряжений), протоколов, актов.
К регистрационному номеру документа, содержащемуконфиденциальную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка«дсп», например: «1-0000234/10-0-0-дсп».
Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с началакалендарного года.
Место проставления регистрационного номера зависит от вида бланка и видадокумента.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит изразделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных федеральнымиорганами исполнительной власти, иными органами (организациями) – авторамидокумента, и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению ихнаименований в заголовочной части документа.
9) Ссылка на исходящий номер и дату документа.
Ссылка на исходящий номер и дату документа используется только в техвидах документов, которые являются ответами на запрос (письма, докладные ислужебные записки и т.п.), и включает регистрационный номер и дату документа,на который дается ответ.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и датыпоступившего документа в тексте письма, что освобождает текст отвспомогательной справочной информации.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа обязательнопроставляется исполнителем при подготовке письма-ответа на поступившийдокумент.
10) Адресат.
Документы адресуют в органы государственной власти, иные органы(организации), структурным подразделениям органов государственной власти,должностным лицам, гражданам.
При адресовании документа в органы государственной власти, иные органы(организации), структурным подразделениям органов государственной власти (безуказания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.Например:
Правительство
Российской Федерации
Департамент
управления делами
или:
Министерство внутренних дел
Российской Федерации
При адресовании документа руководителю государственного органа, иногооргана (организации) его наименование входит в состав наименования должностиадресата, наименование должности указывается в дательном падеже. Например:
Заместителю руководителя
Федеральной таможенной службы
И.И. Иванову
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименованиегосударственного органа, иного органа (организации) и структурногоподразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия – вдательном. Например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Начальнику отдела
П.П. Петрову
При адресовании документов должностным лицам государственных органов, вкоторых предусмотрена военная или правоохранительная служба после должностиуказывают воинское или специальное звание. Например:
Министерство внутренних дел Российской Федерации
Начальнику Департамента обеспечения правопорядка на транспорте
генерал-майору милиции
С.С. Сидорову
При адресовании документа в несколько однородных организаций или внесколько структурных подразделений одного и того же органа государственнойвласти их указывают обобщенно. Например:
Руководителям
структурных подразделений
Минюста России
Начальникам
территориальных органов Минюста России
В этом случае составляется указатель рассылки (приложение № 20).
Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается четыреэкземпляра (подлинника) документа (каждый экземпляр оформляется на отдельномбланке), слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами неуказывается.
Все экземпляры документа должны быть подписаны.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятыесокращенные наименования органов государственной власти, органов местногосамоуправления, иных органов (организаций).
В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовыйадрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленнойПравилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлениемПравительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в высшиеорганы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти,постоянным корреспондентам, территориальным органам и федеральнымгосударственным учреждениям Минюста России[11], федеральным службам.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование и почтовыйадрес. Например:
Государственное
учреждение Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
ул. Профсоюзная, д.82,
Москва, 117393
При адресовании физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателяи почтовый адрес. Например:
И.П. Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский район,
Тульская область, 301264
Строки реквизита «Адресат» центрируются относительно самой длинной строкиили выравниваются по правому краю.
11) Наименование документа.
Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту)документа – составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющихтекст небольшого объема (до 4 – 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким,точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается снаименованием вида документа.
Например:
приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защитеперсональных данных государственных служащих и работников Минюста России;
письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи;
правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок содержит две основные части: тему(предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено,например: «О подготовке проекта договора».
Заголовок составляется исполнителем, готовящимпроект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитамибланка. Заголовок к тексту может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков встроке, например:
«О результатах рассмотрения
проекта письма в Росархив».
В проектах законодательных, иных нормативныхправовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстомцентрованным способом.
12) Текст документа.
В Минюсте России и его территориальных органахдокументы составляются на русском языке как государственном языке РоссийскойФедерации. Исключение составляют документы, направляемые зарубежным адресатам:они могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент,или на английском языке. Текст документа излагается русским литературным языкомс учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и егоназначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно бытьизложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: «приказываю возложитьконтроль…; прошу рассмотреть вопрос об...»;
3-го лица единственного числа: «… ПравительствоРоссийской Федерации постановляет...;… коллегия решила...; Минюст России несчитает возможным...»;
1-го лица множественного числа: «просим представитьданные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах:слушали...; выступили...; решили (постановили)».
В совместных документах текст излагают от 1-го лицамножественного числа: «приказываем..., решили…».
В текстах законодательных и нормативных правовыхактов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие текступредписывающий характер. Например:
«Виза включает в себя наименование должностиМинистра или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписии дату»
или
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов,которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа, подготовленного на основаниизаконодательных, иных нормативных правовых актов Российской Федерации указываютвид документа, наименование органа, издавшего документ, дату документа, егорегистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.Например:
«В соответствии с постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правилподготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной властии их...»
или
«Согласно Методическим рекомендациям по разработкеинструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,утвержденным приказом Росархива от 23.12.2009 № 76...».
Если текст содержит несколько поручений, решений,выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленныев виде таблицы или анкеты.
Листы документа нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Текст документа несет основное смысловое содержание документа:управленческое действие, решение и т.д.
Текст документа должен содержать аргументированную и достовернуюинформацию.
Содержание текста увязывается с ранее изданными по этому вопросудокументами.
Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы илисоединения этих структур.
Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически илогически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях иприменяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов,распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладныхзаписок, писем, справок и т.д.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой,констатирующей части, указываются причины, цели, основания создания документа.В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранееизданными актами или другими документами по данному вопросу. В текстедокумента, подготовленного на основании или в развитие документов федеральныхорганов исполнительной власти, иных органов (организаций) или ранее изданныхдокументов, указываются их реквизиты: вид документа, наименованиеорганизации-автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок к текстудокумента.
Во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы,предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, тотекст может содержать только заключительную часть. Например: приказы –распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личномусоставу), письма – просьбу без пояснения.
Текст документа, регулирующего деятельность Минюста России, еготерриториальных органов, подведомственных Минюсту России федеральных служб[12],учреждений Минюста России, права и обязанности должностных лиц (положение,должностной регламент и т.д.), состоит из разделов, пунктов и подпунктов.Каждый раздел должен иметь номер и заголовок.
Связный текст допускается разделять на разделы, подразделы, пункты иподпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.
Разделы иподразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописнойбуквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты иподпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов иподпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой или точкой сзапятой.
При подготовке документов по однотипным ситуациям (приказов(распоряжений) по личному составу и т.д.) следует использовать унифицированныетексты.
В тексте документа не допускается использование сокращений без ихразъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.
В тексте документа должны употребляться толькоофициальные наименования федеральных органов исполнительной власти, иныхорганов (организаций), территориальных органов, структурных подразделенийМинюста России, учреждений Минюста России и т.д.
При употреблении сокращенных наименований федеральныхорганов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных исокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти,утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации,Аппарата Правительства Российской Федерации от 16.07.2008 № 943, № 788(Российская газета, 2008, № 163, № 195, № 223; 2009, № 15, № 39, № 40; 2010, № 219).
В распорядительных документах (приказы, распоряжения), а также во внутреннихдокументах, адресованных Министру (заместителю Министра, начальникутерриториального органа) текст излагается от первого лица единственного числа(«приказываю», «обязываю», «предлагаю», «прошу»).
Особенности составления и оформления приказов (распоряжений), положений,правил, инструкций определены настоящей Инструкцией.
В распорядительных документах коллегиальных органов (протокол, решение ит.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа(«постановляет», «решил»).
В совместных документах (приказах (распоряжениях), решениях и др.)Минюста России и федеральных органов исполнительной власти, иных органов(организаций) текст излагается от первого лица множественного числа(«приказываем», «решили», «предлагаем»).
В протоколах используется форма изложения текста от первого лицамножественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступленийизлагается от третьего лица единственного числа.
В письмах используют следующие формы изложения:
от третьего лица единственного числа («Минюст России не возражает»;«Министерство юстиции Российской Федерации считает возможным»; «УправлениеМинистерства юстиции Российской Федерации по Московской области полагаетцелесообразным…»);
от первого лица множественного числа («просим направить», «в соответствиис запросом направляем» и т.д.);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошунаправить»).
В документах, регулирующих деятельность Минюста России, его структурныхподразделений и территориальных органов, а также содержащих описание, оценкуфактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста оттретьего лица единственного или множественного числа, например: «комиссияустановила», «отдел осуществляет следующие полномочия».
В случае,если в тексте документа требуется охарактеризовать какой-либо объект по рядупризнаков, используется форма анкеты. Она применяется при изложении цифровойили словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др.документах.
При составлении текста в форме анкеты, наименования признаковхарактеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительномпадеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числанастоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» ит.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы снаименованиями признаков.
Таблица –форма представления текста документа, в котором характеризуются несколькообъектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются вотчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных(структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) идр. документах.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны бытьсогласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице,графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаютсятолько номера этих граф.
13) Отметка о наличии приложений.
Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительныхписем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам,договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующимиорганизационно-распорядительными документами;
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемыесопроводительным письмом.
Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги форматаА4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование,заголовок и т.д.).
В сопроводительных письмах отметка о наличииприложений оформляется под текстом письма от границы левого поля. Еслиприложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложений указываетсяколичество листов и количество экземпляров приложения, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке оприложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения,количество листов и количество экземпляров, например:Приложение: 1. Заключение на проект… на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о проделанной работе на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов неуказывается.
Если приложение направляют не во все указанные вдокументе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом,например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письмуявляются документы, содержащие информацию конфиденциального характера,например, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:Приложение: справка о..., для служебного пользования, от 12.05.2010 № 01-03-18/576дсп экз. № 1 на 2 л.
В этом случае сам документ также будет иметь отметку«Для служебного пользования».
При большомколичестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документепосле текста указывается:
Приложение:согласно описи на 5 л.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об ихналичии оформляется следующим образом:Приложение: договор от 30 мая 2008 г. № 24 и приложения к нему, всего на 11 л.
При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается вприложении. Например:Приложение: копия приказа Минюста России от 23.12.2009 № 45 … на 2 л. в 1 экз.
Приложение к письму является самостоятельным документом и имеетсамостоятельную нумерацию.
Наличие приложений в приказе, распоряжении, положении, правилах,инструкции указывается только в тексте.
На приложениях к приказам, распоряжениям, правилам,инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметкао приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.Если приложений несколько, они нумеруются, например: (Приложение № 1,Приложение № 2).
Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке оналичии приложений указывается наименование вида основного документа, его датаи номер, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Минюста России
от 15.03.2009 № 35
Если приложением к документу (например, к приказу)является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент идр.), в верхнем правом углу проставляется отметка о наличии приложений, ниже — гриф утверждения документа. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
УТВЕРЖДЕНА
приказом Минюста России
от 12.11.2009 № 125
Особенности оформления приложений к приказам, положениям, правилам,инструкциям устанавливаются настоящей Инструкцией.
14) Согласование документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценкиобоснованности создания документа, соответствия его нормативным правовым актамРоссийской Федерации, а также в иных случаях предусмотренных Инструкцией.
Согласование проекта документа оформляется грифом согласования (внешнеесогласование) или визой на документе (внутреннее согласование).
а) Гриф согласования.
Согласование проекта документа с другимигосударственными органами власти и иными органами (организациями) оформляютсягрифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственнодолжностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом,например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра финансов
Российской Федерации
Подпись А.А. Кузьмин
Дата
или
СОГЛАСОВАНО
письмо Минкультуры России
от 26.07.2010 № 01-18/115
Гриф согласования оформляется на лицевой сторонеосновного документа под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.
Если документимеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большомколичестве их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами или они могут располагаться на отдельном листе согласования.На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифовсогласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими государственными органами в случаях,предусмотренных законодательством Российской Федерации;
федеральными органами исполнительной власти,интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственныйконтроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными Минюсту России федеральнымислужбами, учреждениями Минюста России (при необходимости);
с общественными организациями (при необходимости).
б) Виза.
Согласование проекта документа с должностными лицамии иными гражданскими служащими Минюста России (территориального органа)оформляется визой.
Представляемый на подпись документ визируется исполнителем документа собязательным указанием фамилии и номера телефона и руководителем структурногоподразделения Минюста России (территориального органа), подготовившим проектдокумента.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровкуподписи (инициалы, фамилия) и дату согласования (арабскими цифрами), например:
Подпись Иванов И.В.
Дата
При необходимости указывается наименование должностилица, визирующего документ, например:
Директор Департамента
управления делами
Подпись Бреймаер И.В.
Дата
На проектах законодательных актов, актов ПрезидентаРоссийской Федерации и Правительства Российской Федерации визы проставляются всоответствии с правилами раздела III Инструкции.
На документах, подлинники которых помещаются в делаМинюста России (территориального органа), визы проставляются на оборотнойстороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на лицевойстороне последнего листа копии документа, помещаемой в дело Минюста России(территориального органа), или на оборотной стороне последнего листаподлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи(электронной почте) без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных,аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой сторонепоследнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Докладная записка (служебная, аналитическая записка, справка и др.),подготовленная за подписью руководителя структурного подразделения МинюстаРоссии (территориального органа) и содержащая поручения другим структурнымподразделениям Минюста России (территориального органа), перед представлениемМинистру (заместителю Министра, начальнику территориального органа) должна бытьзавизирована руководителями указанных структурных подразделений.
Докладная записка (служебная, аналитическая записка, справка и др.),подготовленная за подписью заместителя Министра и содержащая порученияструктурным подразделениям Минюста России, которые курируются другимизаместителями Министра, перед представлением Министру должна быть завизированаэтими заместителями Министра.
Допускается полистное визирование документа и егоприложений.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений кпроекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:
Имеются замечания (согласен с учетом замечаний и др.)
Директор Департамента
управления делами
Подпись Бреймаер И.В.
Дата
Замечания, мнения о проекте документа оформляются наотдельном листе и передаются исполнителю.
15) Подпись должностного лица.
Реквизит «Подпись» располагается под текстомдокумента или отметкой о наличии приложений.
В составреквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ(полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе,оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы,фамилия).
Приоформлении документа на бланке должностного лица Минюста России наименованиедолжности не указывается. В этом случае подпись оформляется следующим образом: Подпись А.А.Смирнов
Не допускается подписывать документы с предлогом«За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Еслидолжностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует,документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы заотсутствующее должностное лицо, или иное должностное лицо, имеющее правоподписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указываетсяфактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия и инициалы.Незначительные исправления в подготовленный документ могут быть внесены от рукилицом, подписывающим документ.
При подписании документа лицом, в соответствии сприказом Минюста России (приказом территориального органа) исполняющимобязанности временно отсутствующего гражданского служащего (отпуск, болезнь,командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. директора Департамента
организации и контроля Подпись В.Н. Медведев
или:
Исполняющий обязанности
руководителя Главного управления
Министерства юстиции
Российской Федерации
по Москве Подпись И.И. Иванов
При подписании документа несколькими должностнымилицами их подписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей иерархии должностей. Например:
Руководитель Управления
Министерства юстиции
Российской Федерации по
Республике Саха (Якутия) Подпись П.П. Петров
Главныйбухгалтер Подпись С.С. Сидоров
При подписании документа несколькими лицами, равнымипо должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одномуровне.
Министр юстиции
Российской Федерации
___________ А.В. Коновалов
(подпись)
«___»_____________20__г.
Министр внутренних дел Российской Федерации
__________ Р.Г. Нургалиев
(подпись)
«___»_____________20__г.
При оформлении документа на стандартных листах бумагиформата А4 (без использования бланков) в реквизите «подпись» указывается полноенаименование должности лица, подписавшего документ, например:
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации Подпись А.Д. Алханов
Документыколлегиальных органов (коллегии, комиссии и т.д.) подписываются председателемданного органа и его секретарем. На документах, составленных комиссией,указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности всоставе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии
Члены комиссии
Секретарь комиссии
Подпись
Подпись
Подпись
Подпись
И.И. Иванов
П.П. Петров
С.С. Сидоров
Р.Р. Рычагов
16) Гриф утверждения.
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углудокумента, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр юстиции
Российской Федерации
Подпись А.В. Коновалов
Дата
При утверждении документа приказом Минюста Россиигриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе свидом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительномпадеже, сокращенного наименования Минюста России, даты и номера документа,например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минюста России
от 15.04.2009 № 65
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписирасполагаются на одном уровне, при большом количестве их размещают, какправило, двумя вертикальными рядами.
17) Оттиск печати.
Оттиск печати является способом подтвержденияподлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится надокументах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативнымиправовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, незахватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватыватьчасть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основеунифицированных форм, оттиск печати ставится в месте, обозначенном отметкой«МП» или иным образом.
На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные срасходованием финансовых средств, подписи Министра (заместителя Министра) игражданских служащих Минюста России (территориального органа), полномочия,которых закреплены в актах Минюста России (территориального органа), заверяютсяпечатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.
Оттискпростых круглых печатей (без изображения Государственного герба РоссийскойФедерации) ставится на копиях документов для удостоверения их соответствияподлинникам и заверения подписей должностных лиц Минюста России (территориальногооргана).
18) Отметка о заверении копии.
Для свидетельствования верности копии (выписки издокумента) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки издокумента), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка озаверении копии»: слово «Верно», наименование должности лица, заверившегокопию; личная подпись, расшифровка подписи, дата заверения; оттиск печати,например:
ВЕРНО
старший специалист 1 разряда
отдела документационного
обеспечения Департамента
организации и контроля подпись З.В. Андреева
Дата Оттиск печати
Листы многостраничных копий (выписок из документа)нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листовкопии (выписки из документа), например: «Всего в копии 12 л.».
Допускается заверять отметкой «Верно» каждый листмногостраничной копии документа.
Копии нормативных правовых актов Минюста Россиизаверяются оттиском круглой печати «Департамент организации и контроля».
19) Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа печатается шрифтомTimes New Roman №10ипроставляетсяв левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Отметка включает слова «Исполнитель» или «Исп.»инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона с указанием кода города,например:
Исп. Д.В. Лобанов
(495) 955-59-25
В документах, имеющих гриф конфиденциальности,отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждогоэкземпляра документа и дополнительно включает в себя: указание количестваотпечатанных экземпляров, дату печатания документа, например:
Исп. П.П. Петров
(495) 111-22-33
Отп. 5 зкз.
11.01.2010
Отметка об исполнителе может дополняться указаниемдолжности исполнителя с указанием структурного подразделения, например:
Исп. А.И. Дроздов
Начальник отдела контроля деятельности
территориальных органов Департамента
организации и контроля Минюста России
(495) 777-23-23
20) Указания по исполнению документа[13].
Поручения по исполнению документа пишутся на бланке резолюции или надокументе соответствующими должностными лицами и содержат принятые ими решения.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалыисполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения,подпись автора поручения и дату, например:
Садовщикову М.А.
Бабкову М.Ю.
Прошу подготовить проект ответа в АппаратПравительства Российской Федерации к 05.12.2009.
Подпись Дата
При наличии нескольких исполнителей ответственным заисполнение является исполнитель, указанный в поручении первым, если не оговореноиное. Например, напротив фамилии исполнителя указано слово «ответственный»,«отв.», «созыв», «свод» и т.п.
Ответственному исполнителю предоставляется правосозыва соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих поручений по исполнению и имеющих типовыесроки исполнения, указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Письменные поручения по исполнению документа могут оформляться наотдельном листе (соответствующем бланке) с указанием регистрационного номера идаты документа, к которому относится поручение, и подшиваются в дело вместе сдокументом (приложение № 21).
Допускается написание поручений по исполнению документа на свободном оттекста месте документа, как правило, в заголовочной части.
21) Отметка о контроле документа.
Отметку о контроле в Минюсте России проставляют надокументах, поставленных на контроль, оттиском красного цвета штампа «МинюстРоссии. Контроль» либо «Ответ с подписью Министра юстиции Российской Федерации»на верхнем поле документа справа.
В территориальном органе могут использоваться иныеотметки, свидетельствующие о постановке документа на контроль.
22) Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его вдело состоит из слов «Исполнено. В дело», указания индекса дела, в котороепомещается документ, подписи Министра (заместителя, помощника, советникаМинистра, руководителя (его заместителя, начальника отдела) структурногоподразделения Минюста России (территориального органа) и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информациейоб особенностях исполнения документа, а также содержать ссылку на дату и номердокумента, свидетельствующего об исполнении поручения, содержащегося врезолюции, или, при отсутствии такого документа, слово «Доложено» и краткиесведения об исполнении.
Отметка об исполнении документа и направлении его вдело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем (егозаместителем) структурного подразделения Минюста России (территориальногооргана), в котором исполнен документ. Например:
Разъяснено по телефону(номер телефона,
фамилия, инициалыабонента, должность (при необходимости).
Письменного ответа нетребуется.
В дело № 02-34.Личная подписьА.А. Иванов
01.03.2010
или:
Издан приказ Минюста России
от 21.11.2009 № 193
«О назначении материально
ответственных лиц...»
В дело № 03-156.Личная подписьА.А. Иванов
23.11.2009
23) Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Минюст России(территориальный орган) содержит очередной порядковый (входящий) номер и датупоступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документапроставлять в виде штампа или наносить на документ в виде штрих-кода.
24) Отметка о конфиденциальности
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах,содержащих информацию, относящуюся к служебной тайне или к иному видуконфиденциальной информации согласно Перечню сведений конфиденциальногохарактера, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 6.03.1997 №188 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст.1127; 2005,№ 39, ст. 3925).
В соответствии с Положением о порядке обращения сослужебной информацией ограниченного распространения в федеральных органахисполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РоссийскойФедерации от 3.11.1994 № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации,2005, № 30 (ч. II), ст. 3165) отметка о конфиденциальности на документах,содержащих информацию, относящуюся к служебной тайне, имеет вид «Для служебногопользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первоголиста документа и должна дополняться указаниемномера экземпляра документа.
Номер экземпляра проставляется ниже отметки оконфиденциальности, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центруетсяпо отношению к ней.
3.3 Подготовка и оформление проектов законодательных и иных нормативныхправовых актов
3.3.1 Порядок подготовки проектов законодательных актов, актов ПрезидентаРоссийской Федерации и Правительства Российской Федерации
1) Минюст России в установленной сфере деятельности разрабатывает проектыфедеральных конституционных законов и федеральных законов, указов ираспоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряженийПравительства Российской Федерации[14] во исполнение актовзаконодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельностиПравительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также винициативном порядке.
2) Организация подготовки проектов актов возлагаетсяна руководителей структурных подразделений Минюста России в соответствии с ихкомпетенцией.
Контроль за указанной деятельностью осуществляетсязаместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделениеМинюста России, и Департаментом организации и контроля.
3) Если проекты актов содержат поручения, в нихдолжен быть указан срок их исполнения.
В случае упоминания в проекте акта какой-либоорганизации (за исключением органов государственной власти и органов местногосамоуправления) в Правительство Российской Федерации вместе с проектом акта ииными документами, предусмотренными Регламентом Правительства РоссийскойФедерации, представляются также заверенные нотариально или федеральным органомисполнительной власти, вносящим проект акта, копии учредительных документовэтой организации.
Проекты актов, подготовленные во исполнение решенияПравительственной комиссии по проведению административной реформы, вносятся вПравительство Российской Федерации в порядке и сроки, которые установленырешением указанной Комиссии.
4) Проекты актов по предметам совместного веденияРоссийской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также по вопросам,касающимся полномочий, осуществляемых органами государственной власти субъектовРоссийской Федерации по предметам ведения Российской Федерации за счетсубвенций из федерального бюджета, подготавливаются в структурныхподразделениях Минюста России, визируются их руководителями и направляютсязаместителями Министра (в соответствии с распределением обязанностей) в органыгосударственной власти субъектов Российской Федерации до их внесения вПравительство Российской Федерации. Поступившие в Минюст России предложенияорганов государственной власти субъектов Российской Федерации по указаннымпроектам направляются на рассмотрение в Правительство Российской Федерациивместе с проектом акта.
5) Проекты актов (за исключениемпроектов распоряжений Правительства Российской Федерации об отмене или оприостановлении действия нормативных правовых актов федеральных органовисполнительной власти) до их внесения в Правительство Российской Федерацииподлежат обязательному согласованию в порядке, установленном РегламентомПравительства Российской Федерации:
с федеральными министрами (их заместителями) — повопросам, отнесенным к сферам деятельности соответствующих министерств и ксферам деятельности находящихся в их ведении иных федеральных органовисполнительной власти;
с руководителями иных федеральных органовисполнительной власти (их заместителями), руководство деятельностью которыхосуществляет Президент Российской Федерации или Правительство, — по вопросам,отнесенным к сферам деятельности этих органов;
при необходимости — с другими государственнымиорганами и иными организациями. Состав органов и организаций, с которымитребуются дополнительные согласования, определяется Министром (заместителемМинистра), а также Председателем Правительства и заместителями ПредседателяПравительства.
Направление проектов актов на обязательноесогласование осуществляется сопроводительным письмом, которое подписываетсяМинистром (заместителем Министра).
Перед направлением проектов актов на обязательноесогласование в органы государственной власти и организации проекты актов должныбыть предварительно завизированы руководителями структурных подразделенийМинюста России, к компетенции которых отнесены вопросы, регулируемые проектомакта.
Проект акта и необходимыематериалы к нему визируются заместителями Министра (в соответствии сраспределением обязанностей) на первых экземплярах, при необходимостируководителями соответствующих структурных подразделений Минюста России, инымидолжностными лицами, определенными Министром (заместителем Министра), на вторыхэкземплярах.
В случае, если после проведения обязательногосогласования в проект акта были внесены существенные изменения, он подлежитповторному визированию руководителями структурных подразделений Минюста России,к компетенции которых отнесены вопросы, регулируемые проектом акта.
Заместители Министра и руководители структурныхподразделений Минюста России обеспечивают согласование проекта акта, в томчисле путем проведения согласительных совещаний.
Подготовленный проект акта проходит антикоррупционнуюэкспертизу в соответствии с утвержденными Правительством Российской Федерацииправилами проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов ипроектов нормативных правовых актов.
6) Проекты актов, оказывающие влияние на доходы или расходы федеральногобюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетовгосударственных внебюджетных фондов, направляются с приложением протоколовсогласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключение вМинистерство финансов Российской Федерации.
Проекты актов, регулирующих отношения субъектов предпринимательскойдеятельности или их отношения с государством, а также оказывающих влияние намакроэкономические показатели развития страны, направляются с приложениемпротоколов согласительных совещаний (при их наличии) и замечаний на заключениев Министерство экономического развития Российской Федерации.
Проекты актов, регулирующих отношения в областиорганизации и осуществления государственного контроля (надзора), в областиустановления, применения и исполнения обязательных требований к продукции илисвязанным с ними процессам проектирования (включая изыскания), производства,строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализациии утилизации, в области оценки соответствия и в области безопасности процессовпроизводства, направляются на заключение об оценке регулирующего воздействия вМинистерство экономического развития Российской Федерации.
Согласование Министерством экономического развитияРоссийской Федерации проектов актов, по которым дано заключение об оценкерегулирующего воздействия, не требуется.
7) Проекты актов вносятся в Правительство РоссийскойФедерации с приложением в зависимости от вида акта следующих документов:
пояснительной записки, а также концепции и проектатехнического задания на проекты федеральных конституционных законов ифедеральных законов[15] (в случаенеобходимости);
финансово-экономического обоснования (представляется при необходимости, атакже в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104Конституции Российской Федерации);
перечня актов федерального законодательства, подлежащих в связи с даннымзаконопроектом признанию утратившими силу, приостановлению, изменению илипринятию, в том числе актов Президента Российской Федерации и ПравительстваРоссийской Федерации, необходимых для обеспечения действия норм законопроекта;
проекта распоряжения Правительства Российской Федерации о внесениизаконопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерациии назначении официального представителя Правительства Российской Федерации прирассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;
протоколов согласительных совещаний и подлинников замечаний, подписанныхсоответствующими руководителями или по указанию руководителей их заместителями,имеющими разногласия; в случае неполучения протокола согласительного совещания,подписанного руководителями (заместителями руководителей) согласующих органов,в 5-дневный срок с даты поступления в согласующий орган указанного протоколапроект акта может быть внесен в Правительство Российской Федерации с протоколомсогласительного совещания без подписей руководителей (заместителейруководителей) согласующих органов;
заключений, предусмотренных пунктом 60 Регламента ПравительстваРоссийской Федерации;
заключений по результатам независимойантикоррупционной экспертизы (при их наличии).
В случае, если законопроектом предусматривается возложение на ПрезидентаРоссийской Федерации или Правительство Российской Федерации регулированияправоотношений, к законопроекту прилагается изложение предполагаемых норм,содержание которых также охватывается указанными заключениями.
Если объем текста законопроекта превышает 5 листов, то текстзаконопроекта, подготовленный в текстовом редакторе WinWord,дополнительно представляется в виде электронной копии на магнитном носителе.
Внесениепроектов актов Правительства Российской Федерации осуществляетсясопроводительным письмом. Сопроводительное письмо подписывается Министром,который также визирует проект акта.
Визы проставляются на первом экземпляре в нижней частилицевой стороны последнего листа проекта акта и приложений к нему. Прилагаемыезаключения и протоколы не визируются.
3.3.2 Порядок оформления законопроектов.
1) Законопроекты, подготавливаемые для внесения вПравительство Российской Федерации, печатаются шрифтом Times New Roman № 15 настандартных листах бумаги формата A4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней иправой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится ПравительствомРоссийской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается полевой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт[16]от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
2) Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от слова «Проект» межстрочныминтервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 22 и можетбыть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизитамежстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяетсяполужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы иотвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса(например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка вконце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений вдействующие законы необходимо называть причины внесения изменений иликонкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократногоизменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно частиона изменяется.
Например:
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административныхправонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса РоссийскойФедерации
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855
Гражданского кодекса Российской Федерации в частиплатежей
в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочнымиинтервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться напреамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта можетподразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописнымибуквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовкане ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенныйримскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописнойбуквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирнымшрифтом.
Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки.Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовокглавы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, послекоторого ставится точка.
Например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковыйномер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишетсяс прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номерапараграфа, после которого ставится точка.
Например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номерстатьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается спрописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописнойбуквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которогоставится точка.
Например:
Статья 33. Сертификация
В исключительных случаях статья может не иметьзаголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирнымшрифтом.
В зависимости от содержания статья можетподразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаютсяарабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрамис закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавитас закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и«Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал.Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, аслово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента РоссийскойФедерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной ДумеФедерального Собрания Российской Федерации.
Визы проставляются на лицевой стороне последнеголиста законопроекта в нижней его части.
4) Оформление пояснительной записки к законопроекту.Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом Times New Roman № 14на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа — печатается прописнымибуквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирнымшрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизитамежстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал,выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в концезаголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное названиезаконопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту Федерального закона «О внесении изменений встатью 1 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятиязаконопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей,основных положений, места в системе действующего законодательства, а такжепрогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Образец приведен в приложении № 22.
3.3.3 Порядок оформления проектовактов Президента Российской Федерации.
1) Подготовка и оформление проектов актов (указов ираспоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется федеральнымиорганами исполнительной власти в соответствии с порядком, установленнымПрезидентом Российской Федерации, Администрацией Президента РоссийскойФедерации, Правительством Российской Федерации.
2) Проекты актов Президента Российской Федерации иприложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 шрифтом Times NewRoman № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта актана двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляетне менее 2,5 см.
3) Проекты актов Президента Российской Федерацииимеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента РоссийскойФедерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см отверхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом.Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и болеестрок, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируютсяотносительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряженияхПрезидента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительныминтервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт[17].
Текст печатается от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться наконстатирующую часть преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерациизавершается словом «постановляю», которое печатается в разрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкойи заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могутнумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглойскобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятыйуказ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению)Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделятьшрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов(распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждениягосударственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званийРоссийской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительныминтервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициалаимени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаютсяв две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаютсяслова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительноэтих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются управой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило,дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается отграницы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа,оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Местоиздания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстовогополя.
Номер проставляется после подписания, печатается отлевой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочныминтервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения ПрезидентаРоссийской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».
Приложения к проектам указов и распоряженийПрезидента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы припечатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстовуказов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни,списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируютсяМинистром.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», тона первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ,ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжениеПрезидента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруютсяотносительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал.При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к Указу Президента
Российской Федерации
от №
Приложения заканчиваются чертой, расположенной поцентру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина чертысоставляет 2 — 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить»(прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самомприложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНсо ссылкой на нормативный акт, его дату, номер, например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
от №
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложенияхсогласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованнымспособом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовкаприложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может бытьнапечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервалмежду первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера актадополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделових заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста).Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделовполужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматическидолжны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице,заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная совторого листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску онаоформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом подчертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В концетекста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трехсносок.
В положениях, программах, уставах и других подобныхдокументах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пунктыи подпункты так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента РоссийскойФедерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы,пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделынумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера разделаи номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта долженсостоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например,2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которыедолжны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например,1.2.2.1).
Визы проставляются на оборотной стороне последнеголиста проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
4) Проекты актов Президента Российской Федерациипредставляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом,в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатсясведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования(с указанием причин).
Образцы оформления проектов актов ПрезидентаРоссийской Федерации (указа и распоряжения) приведены в приложении № 23.
3.3.4.Подготовка и оформление проектов актов Правительства РоссийскойФедерации.
Проект постановления или распоряжения ПравительстваРоссийской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтомTimes New Roman № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
1) наименование вида акта — постановлениеПравительства Российской Федерации или распоряжение Правительства РоссийскойФедерации;
2) дата акта отделяется от наименования вида акта,как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровымспособом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта;
3) номер печатается сразу после даты арабскимицифрами и состоит из знака № и порядкового номера, присваиваемого документупосле его подписания, например, № 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефисдобавляется буква «р», например, № 153-р;
4) место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и«Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом;
5) заголовок печатается на расстоянии не менее 10 смот верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал ивыделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: очем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится;
6) текст отделяется от заголовка межстрочныминтервалом 24 — 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля ивыравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзацаначинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть(преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений ПравительстваРоссийской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерациипостановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемыедействия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектовпостановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило,подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой изаголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению)Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка;
7) подпись отделяется от текста межстрочныминтервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства РоссийскойФедерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства РоссийскойФедерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации»печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «ПредседательПравительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «РоссийскойФедерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени ифамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правойграницы текстового поля;
8) приложения к проектам актов (постановлений ираспоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листахбумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы припечатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстовпостановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления(распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлениюприложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
9) визы проставляются на оборотной стороне последнеголиста первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) внижней его части.
10) если в тексте проекта акта ПравительстваРоссийской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента РоссийскойФедерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка насоответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6)».
Если подготавливаемый акт Правительства РоссийскойФедерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие актыПравительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются впроект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного актаодновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации поорганизации исполнения законодательного акта или акта Президента РоссийскойФедерации должен содержать ссылку на соответствующий законодательный акт илиакт Президента Российской Федерации.
В проектах постановлений Правительства РоссийскойФедерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций,в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.
Документы (программы, положения, регламенты, планы,нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом актаПравительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются кданному проекту акта.
Проекты актов Правительства Российской Федерациипредставляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом,в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатсясведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования(с указанием причин).
3.3.5 Подготовка проектов нормативных правовых актов Минюста России
1) Нормативные правовые акты Минюста России издаются на основе и воисполнение законодательных актов, актов Президента Российской Федерации иПравительства Российской Федерации, а также по инициативе Минюста России впределах установленной компетенции[18].
Нормативные правовые акты издаются Минюстом России ввиде приказов или в ином установленном законодательством Российской Федерациивиде в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актовфедеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
Оформление нормативных правовых актов в виде писем ителеграмм не допускается.
Структурные подразделения Минюста России и еготерриториальные органы не вправе издавать нормативные правовые акты.
2) Решение о необходимости и (или) целесообразностиразработки проекта нормативного правового акта Минюста России принимаетсяМинистром и оформляется либо письменным поручением (в том числе в формерезолюции, протокола проведенного у Министра совещания) либо устным указаниемзаместителям Министра, руководителям структурных подразделений Минюста России.
В случае, если инициатива разработки проектанормативного правового акта исходит от заместителя Министра или руководителяструктурного подразделения Минюста России, указанные должностные лица готовятна имя Министра докладную записку, в которой со ссылкой на статьи, части,пункты, подпункты и т.п. законодательных актов, актов Президента РоссийскойФедерации и Правительства Российской Федерации, актов Минюста Россииобосновывают перед Министром необходимость и (или) целесообразность разработкинормативного правового акта.
Перед докладом Министру докладная записка визируетсявсеми руководителями структурных подразделений Минюста России, чья компетенциязатрагивается предлагаемым к разработке проектом нормативного правового акта,или курирующими эти структурные подразделения заместителями Министра.
3) Ответственным за подготовку и согласование проектанормативного правового акта является структурное подразделение Минюста России,определенное в качестве головного исполнителя (указанное в поручении первым илиобозначенное словом «созыв» («ответственный»), которое при необходимости вправепривлекать в установленном порядке к подготовке проекта нормативного правовогоакта специалистов научных и иных организаций.
Для исполнения поручения Министра о разработкенормативного правового акта руководителем (его заместителем, начальникомотдела) структурного подразделения Минюста России – головного исполнителяназначается исполнитель поручения из числа гражданских служащих Минюста России.При этом руководитель (его заместитель, начальник отдела) структурногоподразделения Минюста России обязан сформулировать исполнителю четкое иконкретное задание, а также определить срок представления проекта нормативногоправового акта.
Срок подготовки проекта нормативного правового актаМинюста России не должен превышать одного месяца, за исключением случаев, когдазаконодательным актом, актом Президента Российской Федерации или ПравительстваРоссийской Федерации, поручением Министра установлен иной срок.
Для подготовки наиболее сложных проектов нормативныхправовых актов Минюста России могут создаваться рабочие группы из числагражданских служащих Минюста России.
В целях подготовки проектов совместных нормативныхправовых актов по согласованию с заинтересованными федеральными органамиисполнительной власти могут создаваться межведомственные рабочие группы.
4) Проект нормативного правового акта долженсодержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержаниюсоответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам,компетенции Минюста России, состоять из лаконичных предложений-предписаний спрямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательноотредактированным, конкретным и реальным. Содержащиеся в проекте поручениядолжны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов(распоряжений) Минюста России.
К проекту нормативного правового акта должнаприлагаться пояснительная записка, в которой со ссылкой на статьи, части,пункты, подпункты и т.п. законодательных актов, актов Президента РоссийскойФедерации и Правительства Российской Федерации, актов Минюста Россииобосновывается необходимость и (или) целесообразность разработки нормативногоправового акта.
Если при подготовке проекта нормативного правового акта выявилисьнеобходимость внесения существенных изменений в ранее изданные акты или наличиепо одному и тому же вопросу нескольких актов, а также если в нормативныйправовой акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют его чтение иприменение, то в целях упорядочения разрабатывается новый единый документ. Впроект такого нормативного правового акта включаются новые, а такжесодержащиеся в ранее изданных актах предписания.
5) В завершении этапа разработки проект нормативногоправового акта Минюста России подвергается обязательному редактированию вДепартаменте организации и контроля.
Проект нормативного правового акта представляется наредактирование в Департамент организации и контроля только полномочнымобсуждать и вносить поправки в текст исполнителем с его визой. Редакторкарандашом отмечает погрешности в тексте проекта нормативного правового акта ивправе требовать от исполнителя исправления орфографических, пунктуационных истилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов,несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления иделопроизводства.
После устранения всех выявленных недостатков наоборотной стороне каждого листа (в нижнем правом углу) отредактированногопроекта нормативного правового акта (включая приложения) помещаются оттискштампа редактора «Редактор-корректор, фамилия, инициалы» и его подпись.
Не допускается представление на подпись Министрупроектов нормативных правовых актов без штампа и подписи редактора.
6) Отредактированный в Департаменте организации иконтроля проект нормативного правового акта согласовывается следующимидолжностными лицами:
а) руководителем структурного подразделения МинюстаРоссии, ответственного за оформление и согласование проекта нормативногоправового акта;
б) руководителями структурных подразделений МинюстаРоссии, деятельности которых он касается или которым в проекте нормативногоправового акта даются поручения;
в) директором Департамента регистрации ведомственныхнормативных правовых актов;
г) всеми заместителями Министра.
д) директором Департамента организации и контроля.
7) Согласование проекта нормативного правового акта вструктурных подразделениях Минюста России осуществляется в срок до 10 дней содня его поступления и оформляется визами руководителей этих структурныхподразделений.
При этом Министром и (или) его заместителями могутбыть установлены иные сроки согласования проекта нормативного правового акта.
В случае, если проект нормативного правового акта незавизирован руководителем согласующего структурного подразделения МинюстаРоссии в установленный срок и при этом отсутствует письменный ответ этогоструктурного подразделения, в котором разъясняются причины отказа отвизирования, проект нормативного правового акта считается согласованным этимструктурным подразделением Минюста России без замечаний.
Согласование проектов нормативных правовых актовзаместителями Министра также оформляется визами.
8) При внесении на стадии согласования в проектнормативного правового акта изменений принципиального характера он подлежитпереоформлению и повторному согласованию.
9) Заместители Министра (в соответствии сраспределением обязанностей) и руководители структурных подразделений МинюстаРоссии обеспечивают согласование проектов нормативных правовых актов, в томчисле путем проведения согласительных совещаний.
Для рассмотрения неурегулированных разногласий попроекту нормативного правового акта, учета мнений заинтересованных сторон идостижения компромисса структурное подразделение Минюста России, ответственноеза согласование, организует совещание, решение которого оформляется протоколом,прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту нормативного правовогоакта при его представлении на подпись Министру, который принимает окончательноерешение по урегулированию разногласий, подписывает нормативный правовой акт.
10) В случае если проект нормативного правового актасодержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместнуюдеятельность федеральных органов исполнительной власти, он подлежитсогласованию с федеральными органами исполнительной власти, осуществляющиминормативно-правовое регулирование в соответствующей сфере деятельности, либоиздается совместный акт.
11) При наличии неурегулированных разногласий по проектамнормативных правовых актов заместитель Министра (в соответствии сраспределением обязанностей) или руководитель структурного подразделенияМинюста России, ответственного за его подготовку и согласование, докладывает оних Министру и действует в соответствии с его указаниями.
12) К разработке проекта нормативного правового актав сфере деятельности федеральных служб могут привлекаться специалисты этихслужб (по согласованию с директорами федеральных служб).
Разработанный проект нормативного правового актанаправляется в федеральные службы на заключение структурным подразделениемМинюста России, ответственным за подготовку и согласование проекта нормативногоправового акта.
13) Заключения на проекты нормативных правовых актовМинюста России, относящиеся к сферам деятельности федеральных служб,подписывают директора (заместители директоров) федеральных служб и представляютв структурное подразделение Минюста России, ответственное за подготовку исогласование проекта нормативного правового акта, Департамент нормативно-правовогорегулирования, анализа и контроля в сфере исполнения наказаний или Департаментпо вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой, как правило,в 5-дневный срок с даты поступления проектов. По письменной договоренности междусоответствующими руководителями может быть установлен иной срок подготовкизаключений, который для наиболее объемных и сложных проектов не может превышать30 дней.
14) В случае представления федеральной службойзамечаний и отрицательного заключения по проекту нормативного правового актаМинистр или заместитель Министра (в соответствии с распределением обязанностей)проводит совещание с участием директора федеральной службы и принимает решение,которое оформляется протоколом.
15) По итогам анализа поступившего заключения Министрподписывает нормативный правовой акт или дает поручение о его доработке.
16) Проекты нормативных правовых актов,подготовленные федеральными службами, подлежат согласованию с Минюстом России вустановленном порядке.
17) Обязательные реквизиты нормативных правовых актовМинюста России:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительнойвласти;
вид документа;
дата;
регистрационный номер;
место составления (издания) нормативного правового акта;
наименование нормативного правового акта (заголовок ктексту);
подпись должностного лица;
визы.
а) Государственный герб Российской Федерации,наименование федерального органа исполнительной власти (Министерство юстицииРоссийской Федерации (Минюст России), вид документа (приказ).
Совместные нормативные правовые акты Минюста России идругих федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартныхлистах бумаги формата A4.
При оформлении совместного нормативного правовогоакта:
наименования федеральных органов исполнительнойвласти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — приказ — располагаетсяцентрованным образом;
б) дата нормативного правового акта, как правило,совпадает с датой подписания и оформляется Департаментом организации и контроляпри регистрации. Нормативные правовые акты, изданные совместно с другимифедеральными органами исполнительной власти, регистрируются с одной (единой)датой последней регистрации (подписания) нормативного правового акта.
Дата нормативного правового акта оформляетсясловесно-цифровым способом, например: 14 июля 2010 г.
В заголовках, текстах и приложениях нормативныхправовых актов дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: деньмесяца, месяц, год, например: 14.07.2010.
В заголовках, текстах и приложениях нормативныхправовых актов допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
В тексте не допускается разрыв даты при ее переносена другую строку;
в) регистрационный номер нормативного правового актасостоит из знака «№» и его порядкового номера.
В тексте не допускается разрыв регистрационныхномеров при их переносе на другую строку.
Регистрационный номер совместного с другимифедеральными органами исполнительной власти нормативного правового акта состоитиз регистрационных номеров каждого органа, расположенных в порядке ихперечисления последовательно через косую черту;
г) место составления (издания) нормативного правовогоакта Минюста России или с участием Минюста России – город Москва;
д) наименование нормативного правового акта(заголовок к тексту) отвечает на вопросы «о чем?» («о ком?»), включает егократкое содержание и должен строго соответствовать перечню действий,предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.
Шрифт заголовка — полужирный Times New Roman № 14.Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и болеестрок, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по центрутекста, например:
Об утверждении Регламента Министерства юстиции
Российской Федерации
е) в состав реквизита «подпись должностного лица»входят сокращенное наименование должности — Министр, личная подпись и еерасшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левойграницы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается полевому краю.
Расшифровка подписи располагается на уровне последнейстроки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняябуква в расшифровке ограничивается правым полем, например:
Министр Подпись А.В. Коновалов
Если Министр отсутствует, то нормативный правовой актподписывает заместитель Министра, исполняющий его обязанности на основаниисоответствующего приказа Минюста России.
При этом к должности Министра добавляется сокращение«И.о.» (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалыи фамилия заместителя Министра, подписавшего приказ (распоряжение), например:
И.о. Министра Подпись А.В. Федоров
При подписании совместного с другими федеральнымиорганами исполнительной власти нормативного правового акта несколькимиминистрами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой впоследовательности, предусмотренной структурой федеральных органовисполнительной власти, утвержденной указом Президента Российской Федерации, например:
Министр внутренних дел Министр юстиции
Российской Федерации Российской Федерации
Подпись Р.Г. Нургалиев Подпись А.В. Коновалов
Не допускаются подписи с предлогом «за» или косойчертой перед наименованием должности.
Внесение изменений в нормативный правовой акт послеего подписания допускается только путем издания нового нормативного правовогоакта, предусматривающего внесение соответствующих изменений;
ж) виза внутреннего согласования нормативногоправового акта помещается на оборотной стороне последнего листа первогоэкземпляра в верхней части листа и включает личную подпись согласующего,фамилию и инициалы, дату согласования арабскими цифрами. В случае совпадения водном лице гражданского служащего, визирующего нормативный правовой акт, иисполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаютсясогласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой, а равнозначныедолжности – по алфавиту, например:Федоров А.В. Подпись Дата Алханов А.Д. Подпись Дата Костенников Д.В. Подпись Дата Лихачев В.Н. Подпись Дата Смирнов А.А. Подпись Дата Аристов Д.В. Подпись Дата Шутков С.В. Подпись Дата
Замечания, особые мнения и дополнения к проектунормативного правового акта оформляются на отдельном листе. При этом реквизит«виза» дополняется словами «с прилагаемыми замечаниями», помещаемыми передличной подписью визирующего.
Оформление виз совместного с другими федеральнымиорганами исполнительной власти проекта нормативного правового актаосуществляется на отдельном для каждого органа листе согласования.
Виза внешнего согласования (с иными органами)приложения к нормативному правовому акту оформляется грифом «СОГЛАСОВАНО» суказанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименованиеоргана), личной подписью, ее расшифровкой (фамилия, инициалы) и датойсогласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра экономического
развития и торговли Российской Федерации
Подпись Петров П.П.
01.11.2010
Согласование, оформляемое письмом, протоколом илидругим документом, осуществляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания рабочей группы
от 10.01.2007 № 15
Гриф согласования располагается ниже реквизита«подпись» в левом нижнем поле документа;
18) текст нормативного правового акта печатаетсяшрифтом Times New Roman № 14 без помарок и исправлений на бланках установленнойформы и на стандартных листах бумаги формата А4. Качество печати должнообеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведениясредствами копировально-множительной техники.
Текст нормативного правового акта отделяется отзаголовка двумя, тремя межстрочными интервалами, печатается через полтораинтервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Перваястрока абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текста.
Текст, как правило, состоит из двух частей:констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной сприложениями.
В констатирующей части текста излагаются цели,задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившиеоснованием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации иожидаемый результат управленческих решений. Констатирующая часть начинаетсяустойчивыми формулировками: «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «Наосновании», «В целях» и т.п.
Не допускается замена содержательной констатирующейчасти краткими формулами-отписками: «В связи с производственнойнеобходимостью»; «В целях совершенствования деятельности» и т.п.
В констатирующей части нормативного правового акта,издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование вродительном падеже, дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть нормативных правовых актовзавершается распорядительными словами: «приказываю:», которые печатаютсявразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания впунктах приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом«приказываю:» — кому? (дательный падеж). В совместном с другими федеральнымиорганами исполнительной власти нормативном правовом акте распорядительное словоизлагается от первого лица множественного числа: «приказываем:».
При невозможности юридического согласованияраспорядительного слова с предписаниями пунктов нормативного правового актадопускается исключение распорядительного слова из текста. В этом случаеконстатирующая часть нормативного правового акта заканчивается двоеточием, апредписания каждого пункта излагаются от первого лица единственного числа,например, вместо конструкции текста:
«… в соответствии с перечисленными поручениямиприказываю:
1. Утвердить Правила...» (правила не утверждаются, адается поручение кому-то их утвердить)
может использоваться конструкция:
«… в соответствии с перечисленными поручениями:
1. Утверждаю Правила...».
В отдельных нормативных правовых актах констатирующаячасть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании иразъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.
В распорядительной части текста обязательноуказываются адресаты предписаний в дательном или родительном падеже –структурные подразделения, территориальные органы, учреждения Минюста России,федеральные службы, или их руководители (фамилия, инициалы указываются вскобках в именительном падеже или без скобок — в дательном или родительном падеже,когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемоедействие (глагол повелительного наклонения) и могут устанавливаться срокиисполнения. Не допускается разрыв фамилий и инициалов руководителей — адресатовпредписаний при их переносе на другую строку текста.
Распорядительная часть по количеству предписаний (ихадресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой.Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколькопредписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пунктымогут разделяться на абзацы.
Не допускается размещение в распорядительной частитекста нормативного правового акта таблиц, списков комиссий, рабочих групп,других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков,положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений,неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающейимперативным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются втематически разделенные приложения к нормативному правовому акту, юридическисвязанные с распорядительной частью текста.
В последнем пункте как правило, указываютсядолжность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контрольза исполнением приказа (распоряжения), которое должно обладать достаточнымивластными полномочиями в отношении адресатов предписаний нормативного правовогоакта в соответствующей сфере деятельности Минюста России и не может быть однимиз этих адресатов.
В конкретных случаях контроль за исполнениемнормативного правового акта может возлагаться на Министра со следующейформулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением приказа оставляю засобой».
В текст нормативного правового акта не следует включать пункт «Приказдовести до сведения...». Структурные подразделения Минюста России (должностныелица), до сведения которых доводится нормативный правовой акт, перечисляются вуказателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом нормативного правовогоакта.
В нормативном правовом акте, изданном с цельюизменения или отмены действующих нормативных правовых актов, в том числе и ихприложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого илиотменяемого нормативного правового акта, номер и дата государственнойрегистрации нормативного правового акта в Минюсте России и (или) номераотдельных пунктов (абзацев, страниц) распорядительной части текста илиприложения к нормативному правовому акту.
Заголовок нормативного правового акта, изданного сцелью изменения или отмены действующих нормативных правовых актов, включает всебя только номер и дату отменяемого или изменяемого акта, например:
«О внесении изменений в приказ Минюста России от 27января 2010 № 8».
В случае, если отменяемых или изменяемых нормативныхправовых актов несколько, заголовок может быть сформулирован обобщенно:
«О внесении изменений в некоторые приказы МинюстаРоссии»
Отмена нормативного правового акта или отдельныхпунктов распорядительной части текста или приложения к нормативному правовомуакту обозначается формулировкой «Признать утратившим силу...».
Нормативный правовой акт может применяться с егодаты, если в тексте документа не указан другой срок;
и) приложения в нормативном правовом акте допускаютсятолько связанные предписаниями распорядительной части текста. Например:«Утвердить прилагаемый Регламент Министерства юстиции Российской Федерации»;«Внести изменения в приказ Минюста России от 25 мая 2006 г. № 543 «Обутверждении Плана законопроектной деятельности Минюста России» согласноприложению». Несколько приложений нумеруются с указанием знака «№», например:
«1. Утвердить:
категории должностных лиц Минюста России и еготерриториальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разрядуограниченного распространения (приложение № 1);
порядок передачи служебной информации ограниченногораспространения другим органам и организациям (приложение № 2);
порядок снятия пометки «Для служебного пользования» сносителей информации ограниченного распространения (приложение № 3)».
На лицевой части первого листа приложения в правомверхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» сознаком «№» (при наличии нескольких приложений), затем наименованиераспорядительного документа, сокращенное наименование Минюста России, датанормативного правового акта и его регистрационный номер. Указанный текстцентруется относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к приказу Минюста России
от 14.07.2010. № 132
При утверждении нормативным правовым актом толькоодного приложения слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО»(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН, в зависимости от рода и числа, с видомутверждаемого приложения), например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минюста России
от 14.07.2010 № 132
Приложения визирует руководитель структурногоподразделения Минюста России, подготовившего проект нормативного правовогоакта. Виза ставится на обороте последнего листа приложения.
При оформлении приложения к проекту нормативногоправового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницыприложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложенийстраницы в каждом из них нумеруются отдельно;
к) исполнитель указывает свою фамилию, инициалы,номер телефона и ставит личную подпись внизу оборотной стороны последнего листанормативного правового акта;
л) надпись, удостоверяющая копию нормативногоправового акта, осуществляется в следующем виде:
Верно
Старший специалист 1 разряда
отдела документационного
обеспечения Подпись З.В. Андреева
01.11.2010Оттиск печати
19) Для решения вопроса о необходимостигосударственной регистрации нормативного правового акта структурноеподразделение Минюста России, ответственное за его подготовку и согласование,до подписания проекта нормативного правового акта Министром направляет оригинали копию проекта нормативного правового акта на рассмотрение в Департаментрегистрации ведомственных нормативных правовых актов.
Копии проектов нормативных правовыхактов должны быть четкими для прочтения, текст должен располагаться на листебез оборота и без уменьшения масштаба.
В случае если Департамент регистрации ведомственныхнормативных правовых актов по итогам рассмотрения придет к выводу, что актпосле подписания (утверждения) необходимо признать не нуждающимся вгосударственной регистрации в порядке, установленном Правилами подготовкинормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и ихгосударственной регистрации, он в письменной форме информирует о своей позицииструктурное подразделение Минюста России, ответственное за подготовку исогласование проекта нормативного правового акта, и Департамент организации иконтроля.
После визирования проекта нормативного правового актадиректором Департамента регистрации ведомственных нормативных правовых актовкаждый лист проекта (включая приложения) проштамповывается штампом «Подлежитгосрегистрации» (если проект нормативного правового акта нуждается вгосударственной регистрации в Минюсте России) или штампом «Не нуждается вгосрегистрации». На каждый оттиск штампа помещается подпись директораДепартамента регистрации ведомственных нормативных правовых актов и датапостановки штампа.
20) После визирования проекта нормативного правовогоакта в Департаменте регистрации ведомственных нормативных правовых актов, но доначала визирования заместителями Министра, проект нормативного правового актапередается на рассмотрение в Департамент организации и контроля, гдерассматривается правовым отделом.
При отсутствии замечаний каждый лист проекта (включаяприложения) проштамповывается штампом «Департамент организации и контроля». Накаждый оттиск штампа помещается подпись начальника правового отдела Департаментаорганизации и контроля и дата постановки штампа.
После этого проект нормативного правового акта возвращаетсяв структурное подразделение Минюста России, ответственное за его подготовку исогласование, для проведения визирования у заместителей Министра.
21) По окончании визирования проекта нормативногоправового акта заместителями Министра проекты нормативных правовых актовМинюста России, затрагивающих права, свободы и обязанности человека игражданина, устанавливающих правовой статус организаций, имеющихмежведомственный характер передаются в Департамент конституционногозаконодательства для проведения антикоррупционной экспертизы в соответствии сутвержденными Правительством Российской Федерации правилами проведенияантикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативныхправовых актов.
22) Перед представлением проекта нормативногоправового акта на подпись Министру он с приложением заключенияантикоррупционной экспертизы (в случае, если её проведение было обязательным)направляется в Департамент организации и контроля для размещения на официальномсайте Минюста России в целях обеспечения условий для проведения независимойантикоррупционной экспертизы.
В сопроводительном письме указывается срок нахожденияпроекта на сайте и адрес электронной почты структурного подразделения МинюстаРоссии, разработавшего проект нормативного правового акта.
К сопроводительному письму прилагается докладнаязаписка руководителя структурного подразделения Минюста России, разработавшегопроект нормативного правового акта, на имя Министра, с просьбой разрешитьразмещение на официальном сайте Минюста России соответствующий проектнормативного правового акта, содержащая положительную резолюцию Министра.
Электронная версия проекта нормативного правовогоакта, который необходимо разместить на официальном сайте Минюста России,направляется на адрес внутренней электронной почты Департамента организации иконтроля.
23) Подписанные Министром нормативные правовые актыМинюста России, затрагивающие права, свободы и обязанности человека игражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющиемежведомственный характер, подлежат государственной регистрации, опубликованиюв установленном порядке, кроме актов или отдельных их положений, содержащихсведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциальногохарактера.
Представление на государственнуюрегистрацию нормативного правового акта осуществляется Департаментоморганизации и контроля с приложением подписанной директором Департаментаорганизации и контроля справки о сроках размещения его на официальном сайтеМинюста России в целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы, атакже заключения антикоррупционной экспертизы, проведенной Департаментомконституционного законодательства.
Представление на государственнуюрегистрацию межведомственного нормативного правового акта осуществляетсяДепартаментом организации и контроля, если Минюст России указан первым в числеорганов, подписавших (утвердивших) акт.
В случае признания в установленном порядке актаМинюста России не нуждающимся в государственной регистрации Департаментрегистрации ведомственных нормативных правовых актов направляет соответствующеезаключение в Департамент организации и контроля, который обеспечиваетопубликование указанного акта в Бюллетене Министерства юстиции РоссийскойФедерации с одновременным размещением его на официальном сайте Минюста России всети Интернет в специальном разделе «Приказы и распоряжения Минюста России поосновной деятельности, признанные не нуждающимися в государственнойрегистрации».
24) Подвергнутый государственной регистрации нормативный правовой актМинюста России возвращается Департаментом регистрации ведомственных нормативныхправовых актов в Департамент организации и контроля для тиражирования ирассылки.
25) Нормативный правовой акт Минюста России действует до его отмены либоутраты силы в установленном порядке. При необходимости может быть указано, накакой период издается акт.
3.3.6 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
3.3.6.1 Состав документов Минюста России и еготерриториальных органов
В деятельности Минюста России и его территориальныхорганов создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы,положения, правила, инструкции, регламенты, решения коллегии Минюста России,протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов),акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры(контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по нимрешения фиксируются в протоколах коллегии Минюста России, координационных исовещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Минюста России, еготерриториальных органов с их контрагентами и их регулирование оформляются ввиде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.
В зависимости от конкретных задач управления вдеятельности Минюста России и его территориальных органов создаются другие видыдокументов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством РоссийскойФедерации случаях могут издаваться акты совместно с другими органами власти повопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеихсторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ,протокол, положение и др.).
3.3.6.2 Приказ (распоряжение)
1) Решения Минюста России, которые носят нормативный правовой характер,оформляются приказами Минюста России в порядке, установленном настоящейИнструкцией для нормативных правовых актов Минюста России.
Оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы деятельностиМинюста России и его территориальных органов оформляются приказами и распоряжениями.
Приказы (распоряжения) Минюста России (территориального органа), неявляющиеся нормативными правовыми актами могут быть по основной деятельности ипо личному составу.
Не допускается совмещение в одном документе приказа (распоряжения) поосновной деятельности с приказом по личному составу.
2) Приказы (распоряжения) Минюста России, не являющиеся нормативнымиправовыми актами, подготавливаются, оформляются, согласовываются,представляются на подпись, доводятся до исполнителей, в том же порядке, что инормативные правовые акты Минюста России, за исключением следующихособенностей:
а) если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный акт или отдельныеего положения, то один из пунктов распорядительной части текста долженсодержать ссылку на отменяемый акт (пункт акта) с указанием его даты, номера изаголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Отменить….».
б) проекты приказов по личному составу (о приеме, увольнении,перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпускахгражданских служащих и др.) оформляются только Департаментом государственнойслужбы и кадров по представлениям структурных подразделений Минюста России,федеральных служб и согласовываются со следующими должностными лицами:
1) директором Департамента государственной службы икадров;
2) директором Департамента управления делами (проектыприказов (распоряжений), связанные с использованием финансовых иматериально-технических средств);
3) руководителем структурного подразделения МинюстаРоссии, подготовившего представление;
4) с курирующим Департамент государственной службы икадров заместителем Министра (для приказов (распоряжений) с подписью Министра).
Проекты приказов (распоряжений) по личному составупредставляются на подпись Министру (заместителю Министра в соответствии сраспределением обязанностей) директором Департамента государственной службы икадров;
в) проекты приказов Минюста России о командированиигражданских служащих за пределы территории Российской Федерации оформляютсятолько Департаментом международного права и сотрудничества и согласовываются соследующими должностными лицами:
1) директором Департамента международного права исотрудничества;
2) директором Департамента управления делами;
3) директором Департамента организации и контроля;
4) с курирующим Департамент международного права исотрудничества заместителем Министра.
Проекты приказов о командировании гражданскихслужащих за пределы территории Российской Федерации представляются на подписьМинистру директором Департамента международного права и сотрудничества;
г) проекты распоряжений о командировании гражданскихслужащих Минюста России на территории Российской Федерации и командировочныеудостоверения оформляются Департаментом государственной службы и кадров вследующем порядке:
при плановом командировании (в соответствии сутвержденным планом командировок на соответствующий год) – в соответствии срезолюциями Министра (заместителя Министра, курирующего Департаментгосударственной службы и кадров) на основании служебных записок заместителейМинистра (руководителей структурных подразделений Минюста России),завизированных директором Департамента управления делами;
при внеплановом командировании — в соответствии с резолюциямиМинистра на адресованных ему служебных записках заместителей Министра(руководителей структурных подразделений Минюста России), завизированныхдиректором Департамента управления делами.
Проекты распоряжений о командировании представляютсяна подпись Министру (заместителю Министра, курирующему Департаментгосударственной службы и кадров) директором Департамента государственной службыи кадров в зависимости от должностей, замещаемых гражданскими служащими вМинюсте России.
Не допускается приказ (распоряжение) по основнойдеятельности о проведении проверок территориальных органов и учреждений МинюстаРоссии, а также федеральных служб совмещать в одном документе с распоряжениемпо личному составу о командировании гражданских служащих, включенных в составпроверяющей комиссии;
д) проекты распоряжений Минюста России онежелательности пребывания (проживания) в Российской Федерации иностранногогражданина или лица без гражданства, подлежащего освобождению из мест лишениясвободы, перед представлением на подпись заместителю Министра (в соответствии сраспределением обязанностей) визируются руководителем структурногоподразделения Минюста России, подготовившего проект распоряжения, и директоромДепартамента организации и контроля.
Проекты распоряжений представляются на подписьзаместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей руководителемструктурного подразделения Минюста России, подготовившего проекты;
е) проекты распоряжений Минюста России,подготавливаемых по вопросам деятельности некоммерческих организаций (огосударственной регистрации символики, об отказе в государственной регистрациисимволики и т.п.) перед представлением на подпись заместителю Министра (всоответствии с распределением обязанностей) визируются директорами Департаментапо делам некоммерческих организаций и Департамента организации и контроля.
Проекты распоряжений представляются на подписьзаместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей директоромДепартамента по делам некоммерческих организаций;
ж) проекты распоряжений Минюста России обаккредитации в качестве независимых экспертов юридических и физических лицперед представлением на подпись заместителю Министра (в соответствии сраспределением обязанностей) визируются директорами Департамента конституционногозаконодательства и Департамента организации и контроля.
Проекты распоряжений представляются на подписьзаместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей директоромДепартамента конституционного законодательства.
з) проекты приказов Минюста России о предоставлениигражданским служащим единовременной субсидии на приобретение жилого помещенияперед представление на подпись Министру визируются директорами Департаментауправления делами, Департамента организации и контроля, заместителями Министра,курирующими указанные департаменты;
и) предложения (представления) по подготовке проектовприказов (распоряжений) по основной деятельности и личному составу,подготовленные федеральными службами, направляются в Минюст России ссопроводительными письмами с подписями директоров соответствующих федеральныхслужб и приложением текстов предложений (представлений) в электронном виде.Затем с поручением Министра (заместителя Министра) указанные предложенияпередаются на рассмотрение в Департамент нормативно-правового регулирования,анализа и контроля в сфере исполнения наказаний или Департамент по вопросамправовой помощи и взаимодействия с судебной системой в соответствии с ихкомпетенцией. Предложения по приказам (распоряжениям) по личному составунаправляются в Департамент государственной службы и кадров.
Департамент нормативно-правового регулирования,анализа и контроля в сфере исполнения наказаний, Департамент по вопросамправовой помощи и взаимодействия с судебной системой, Департаментгосударственной службы и кадров, с участием специалистов федеральных службрассматривают их предложения, определяют исполнителей проектов приказов(распоряжений), оформляют и осуществляют согласование приказов (распоряжений) впорядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.
Приказы (распоряжения), инициированные федеральнымислужбами согласовываются с их директорами или заместителями, исполняющимиобязанности директоров, затем представляются на подпись:
1) Министру:
приказы (распоряжения) по основной деятельности –заместителями Министра, курирующими Департамент нормативно-правовогорегулирования, анализа и контроля в сфере исполнения наказаний и Департамент повопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой;
приказы (распоряжения) по личному составу — директоромДепартамента государственной службы и кадров;
2) заместителям Министра в соответствии сраспределением обязанностей:
приказы (распоряжения) по основной деятельности –руководителями структурных подразделений Минюста России в соответствии с ихкомпетенцией;
приказы (распоряжения) по личному составу — директором Департамента государственной службы и кадров.
к) подписанный приказ (распоряжение) по основной деятельности, а такжеприказы о командировании гражданских служащих за пределы территории РоссийскойФедерации поступают для регистрации, тиражирования и рассылки исполнителям вДепартамент организации и контроля, а приказ (распоряжение) по личному составу- в Департамент государственной службы и кадров;
л) приказы (распоряжения) по основной деятельности и по личному составунумеруются отдельно. При этом регистрация приказов (распоряжений) по личномусоставу осуществляется с добавлением к регистрационному номеру приказабуквенного индекса, например:
«№ 690-к».
3.3.6.3 Грифом утверждения безиздания приказа (распоряжения) может придаваться юридическая сила следующимдокументам:
1) планы, графики работы, повестки заседанийколлегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов, методическиерекомендации по направлениям деятельности (утверждаются Министром, егозаместителем в соответствии с распределением обязанностей, начальникомтерриториального органа);
2) должностные регламенты гражданских служащих(утверждаются представителем нанимателя (Министром) либо лицом, которое вустановленном порядке наделено полномочиями представителя нанимателя(заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей, начальниктерриториального органа);
3) финансово-хозяйственные документы: сметы, счета,ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачиденежных
средств, зданий, помещений, транспортных средств,оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок,инвентаризации (утверждаются Министром, заместителем Министра, курирующимДепартамент управления делами, в пределах полномочий – начальникомтерриториального органа);
4) архивные документы: описи дел постоянного,долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных делна постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов систекшими сроками хранения и др. (утверждаются заместителем Министра,возглавляющим Центральную экспертную комиссию Минюста России);
5) планы работы структурных подразделений МинюстаРоссии (утверждаются заместителями Министра, курирующими соответствующиеструктурные подразделения); планы работы структурных подразделенийтерриториального органа – начальником территориального органа);
6) положения об отделах в составе структурногоподразделения Минюста России (утверждаются руководителем этого подразделения);положения о структурных подразделениях территориального органа – начальникомтерриториального органа);
7) распределение обязанностей между заместителямируководителя структурного подразделения Минюста России (начальникатерриториального органа) (утверждается руководителем этого подразделения(начальником территориального органа);
8) иные документы, подготовленные по согласованию сДепартаментом организации и контроля (утверждаются Министром, егозаместителями).
Документы, которым юридическая сила придается грифомутверждения без издания приказа, оформляются на общем бланке Минюста России(общем бланке территориального органа) (кроме установленных форм финансовых,кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста).
Гриф утверждения оформляется по правилам,предусмотренным пунктом 16 подраздела 3.2.4 настоящей Инструкции, в правомверхнем углу общего бланка.
Личная подпись должностного лица Минюста России илиего территориального органа в грифе утверждения (при необходимости) заверяетсяв оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного гербаРоссийской Федерации по правилам, установленным в пункте 17 подраздела 3.2.4Инструкции.
При утверждении документа несколькими должностнымилицами их подписи располагаются на одном уровне.
Финансовые, кадровые и архивные документы оформляютсяпо формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.
Первый лист документа с альбомным и инымнестандартным расположением текста оформляется на стандартном листе бумагиформата А4, в верхнем левом углу которого помещается оттиск углового мастичногоштампа Минюста России (территориального органа).
Документы, которым юридическая сила придается безиздания приказа грифом утверждения Министра, редактируются в Департаменте организациии контроля и согласовываются в том же порядке, что и приказы (визы согласованияпомещаются на обороте последнего листа документа), регистрируются всоответствующем структурном подразделении Минюста России (кроменерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивныхдокументов) в отдельном журнале с проставлением в угловом штампе даты ирегистрационного номера.
Зарегистрированные документы, за исключениемметодических рекомендаций по направлениям деятельности, помещаются в соответствующиеноменклатурные дела структурных подразделений Минюста России — исполнителейдокументов. Подлинные экземпляры методических рекомендаций по направлениямдеятельности, передаются на хранение в Департамент организации и контроля.
3.3.6.4 Протокол заседания (совещания)
1) Протоколами оформляются решения, принятые наколлегиях Минюста России, совещаниях у Министра, заместителей Министра,руководителей структурных подразделений Минюста России, начальниковтерриториальных органов, иных совещаниях в Минюсте России и его территориальныхорганах (далее — совещания).
2) Протокол составляется на основании записей,произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов ивыступлений, справок, проектов решений и других материалов.
3) Протоколы могут издаваться в полной или краткойформе, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется толькопринятое по нему решение.
4) Текст полного протокола, как правило, состоит издвух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилиипредседателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседаниии, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Есликоличество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протоколаделается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
«Присутствовали: 25 чел. (список прилагается)».
Если в заседании (совещании) принимают участиепредставители разных органов власти и организаций, указывается место работы идолжность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующихпечатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня,содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке ихзначимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросыповестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левогополя и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов,соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступленийвключается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельныхматериалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текствыступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вноситсяполностью в той формулировке, которая была принята на заседании; принеобходимости приводятся итоги голосования: «За -..., против -..., воздержалось-...».
Содержание особого мнения, высказанного во времяобсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующегопостановления (решения).
5) Текст краткого протокола также состоит из двухчастей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего(председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левогополя, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаютсянаименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии, например:
Присутствовали:
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации Ю.С. Любимов
Заместитель директора Департамента
организации и контроля С.В. Белоусов
Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Список отделяется от основной части протоколасплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопросав соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой иначинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно шрифтом Times NewRoman № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии неболее одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц,выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
6) Протокол совещания оформляет секретарь совещания(ответственный за проведение совещания гражданский служащий (работник)) настандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14 в трехдневныйсрок со дня проведения совещания.
Протоколы печатаются на стандартном листе бумагиформата A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительнойвласти («Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России)»;
наименование территориального органа (если протоколсоставляется в территориальном органе);
вид документа — ПРОТОКОЛ (если протокол оформляетсяна общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописнымибуквами в разрядку, полужирным шрифтом Times New Roman № 17 и выравнивается поцентру);
вид заседания, совещания — отделяется от предыдущегореквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом черезодин интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания — указывается(при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатаетсячерез два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания»,отделяется от него сплошной линией и выравнивается по центру;
дата и номер протокола. Дата оформляетсясловесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала нижепредыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, можетвключать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста тремя межстрочнымиинтервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего назаседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы ифамилия).
Наименование должности печатается от левой границытекстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительносамой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровнепоследней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
7) Протокол подписывается председательствующим назаседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
8) Протоколам присваиваются порядковые номера впределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколызаседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др.органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающиепорядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых назаседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемоговопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могутприбавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой вМинюсте России или его территориальном органе.
9) Копии протоколов при необходимости рассылаютсязаинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателемрассылки, который в установленном порядке подписывает ответственный исполнительструктурного подразделения Минюста России (территориального органа),готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатьюДепартамента организации и контроля (территориального органа).
3.3.6.5 Служебная переписка
1) Служебную переписку составляют различные видыофициальных документов информационно-справочного характера, используемыхМинюстом России (территориальным органом) для обмена информацией о деятельностис другими органами власти, организациями и гражданами.
Информационный обмен с помощью переписки следуетиспользовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способобмена мнениями (телефонный разговор, личная встреча и др.).
В документообороте присутствуют в зависимости отспособов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредствомфельдъегерской почты или электросвязи) следующие виды документов деловойпереписки:
служебное письмо;
телеграмма;
факсограмма (факс);
телефонограмма;
электронное письмо (электронное сообщение).
2) Служебными письмами оформляются:
доклады Президенту Российской Федерации иПравительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;
информация в Администрацию Президента РоссийскойФедерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращенийграждан, направленных данными органами в Минюст России;
отзывы, поправки и экспертные заключения на проектызаконодательных и иных нормативных правовых актов;
ответы на обращения граждан;
ответы на запросы организаций;
инициативные документы по вопросам компетенцииМинюста России, в том числе методические рекомендации и информационныесообщения для территориальных органов и учреждений Минюста России;
другие документы по согласованию с Департаментоморганизации и контроля.
3) Реквизиты служебных писем:
а) Государственный герб Российской Федерации,наименование федерального органа исполнительной власти (Министерство юстицииРоссийской Федерации (Минюст России), наименование территориального органа,должность лица, подписавшего документ, справочные данные о Минюсте России(территориальном органе) используются при оформлении служебных писем на бланкахписьма (первый лист экземпляра, направляемого адресату) и на стандартных листахбумаги формата А4 (второй и последующие листы экземпляра, направляемогоадресату, а также визовый экземпляр). Для этого используется шрифт Times NewRoman № 14 без помарок и исправлений.
Совместное с другими органами государственной власти,организациями служебное письмо оформляется на стандартном листе бумаги форматаА4. В этом случае данные о наименовании федерального органа исполнительнойвласти (Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России), наименованиитерриториального органа, должности лица, подписавшего документ, подготовившихписьмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
б) реквизит адресат служебного письма оформляется впорядке, предусмотренном пунктом 10 подраздела 3.2.4 Инструкции, и печатается впределах от центра текстового поля до его правой границы. Первая строкареквизита печатается на уровне первой строки полного наименования — «Министерство юстиции Российской Федерации», содержащегося в реквизитах бланкаписьма.
Составные части реквизита центруются относительносамой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа иливыравниваются по левому краю. Служебные письма адресуют организациям, ихструктурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, атакже гражданам при ответе на их обращения.
Наименование организации, структурного подразделенияорганизации, а также наименование должности получателя печатаются через одинмежстрочный интервал.
Инициалы и фамилия отделяются от наименованиядолжности полуторным межстрочным интервалом.
Каждому адресату направляется адресованный емуподписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письмаболее чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указательрассылки, который визируется исполнителем документа, подписываетсяруководителем (его заместителем) структурного подразделения Минюста России(территориального органа) и утверждается директором Департамента организации иконтроля (начальником территориального органа);
б) дата служебного письма оформляется при егоподписании адресантом (уполномоченным должностным лицом Минюста России(территориального органа) — автором письма), арабскими цифрами и проставляетсяв определенном месте бланка письма. При представлении исполнителем служебногописьма в Департамент организации и контроля (ответственному заделопроизводство) для отправки без оформления даты должностным лицом,подписавшим его, реквизит «дата» оформляется Департаментом организации иконтроля (ответственным за делопроизводство);
в) регистрационный номер служебного письмаоформляется после его подписания.
Служебные письма в Минюсте России подлежатрегистрации с присвоением исходящего регистрационного номера в единойрегистрационной базе исходящих документов СЭД. Регистрационный исходящий номерслужебного письма формируется автоматически СЭД при завершении заполнения исохранении регистрационной карточки служебного письма ответственным заделопроизводство структурного подразделения Минюста России. Регистрационныйисходящий номер окончательно закрепляется за служебным письмом Департаментоморганизации и контроля после проверки полноты оформления реквизитов письма,представляемого исполнителем (ответственным за делопроизводство в структурномподразделении Минюста России) для отправки адресату.
Регистрационный исходящий номер служебного письма сподписью Министра или его заместителя после его подписания оформляетсяДепартаментом организации и контроля одновременно с датой и состоит из знака«№», индекса структурного подразделения Минюста России, порядкового номерадокумента, первых букв имени и фамилии Министра или его заместителя,подписавшего служебное письмо, например:
№ 01/10568-АК,
где:
01 — индекс структурного подразделения МинюстаРоссии, которым подготовлено служебное письмо;
10568 — порядковый регистрационный номер в СЭД;
АК — первые буквы имени и фамилии Министра,подписавшего служебное письмо.
Регистрационный исходящий номер служебного письма сподписью руководителя структурного подразделения Минюста России (егозаместителя) состоит из двух частей:
индекса структурного подразделения;
порядкового номера.
Например:
13.10.2010 № 05-1067,
где:
05 — индекс департамента;
1067 — порядковый номер, присвоенный служебномуписьму структурным подразделением Минюста России.
Исходящий регистрационный номер ответа на обращенияграждан присваивается структурным подразделением Минюста России.
Например:
№ 06-16-4203/2010,
где:
06-16 — индекс номенклатурного дела в структурномподразделении Минюста России;
4203/2010 — номер, присвоенный обращению прицентрализованной регистрации в СЭД.
При регистрации исходящего документа с подписьюдолжностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номеракаждого из них помещаются после соответствующей подписи.
г) ссылка на дату и регистрационный номер документа, накоторый дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо,включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается исполнителемдокумента в специально отведенном на бланке месте, а также во вводной частитекста письма;
д) наименование документа (заголовок к тесту) вслужебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующейего содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечаетна вопросы «о чем?» («о ком?»). При объеме текста до 4-5 строк заголовок кслужебному письму может не оформляться.
Заголовок помещается на бланке служебного письмадвумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизитов бланка и печатается отлевой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) черезодин межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28-30 печатныхзнаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков). Точка в концезаголовка не ставится, например:
О подготовке празднования
Дня юриста
О рассмотрении жалобы
Борискина
е) текст служебного письма отделяется от заголовкадвумя-тремя межстрочными интервалами.
Исполнители служебных писем обязаны формулироватьтекст в соответствии со следующими критериями: официальность, деловитость,строгое соблюдение субординации; конкретность адресата, однозначность,целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойноетолкование и неоправданное применение; использование общепринятыхсловосочетаний, имеющих определенный смысл; логическое и композиционноеединство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностьюслужебной переписки; эмоционально-нейтральный тон изложения.
Все тексты служебных писем, представляемых на подписьМинистру, заместителям Министра (только служебные письма в вышестоящиегосударственные органы, а также тексты служебных писем, подлежащих массовойрассылке (более одного адресата), подлежат обязательному редактированию вДепартаменте организации и контроля в порядке, предусмотренном пунктом 5подраздела 3.3.5 Инструкции.
Текст служебного письма, как правило, состоит изследующих структурных частей:
официальное обращение к адресату (словосочетание,выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текставосклицательным знаком.
Обращения должны соответствовать обычаям официальногоэтикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее изимени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболеесоответствующего случаю обращения, например:
«Уважаемый Матвей Сергеевич!»;
«Уважаемая Антонина Петровна!»;.
«Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!».
При обращении к нескольким адресатам допустимообращение:
«Уважаемые коллеги!»;
«Уважаемые господа!»;
«Глубокоуважаемые депутаты!».
При отсутствии сведений об имени и отчестве адресатаили по другим
причинам используются следующие формулировкиобращения:
«Уважаемый гражданин Хохлов!»;
«Уважаемая госпожа Михайлова!».
При обращении к должностным лицам возможно обращениес указанием только должности или профессии:
«Уважаемый господин председатель!»;
«Уважаемый господин директор!»;
«Уважаемый господин секретарь!».
В переписке с гражданами допускается нейтральный тонобращения
без прилагательного, выражающего уважение:
«Григорий Иванович!»;
«Гражданин Петров!»;
«Граждане!»;
«Коллеги!»;
«Господа!».
Обращение к адресату располагается на два-тримежстрочных интервала ниже реквизита «заголовок».
В отдельных случаях обращение может быть соединено свступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в концеставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:
«Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...»;
«Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...»;
Служебные письма, имеющие нескольких адресатов,оформляются
без обращений; вступительная фраза (предложение,включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьбслужебного письма), в которой используются фразеологические формулыподтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие,например:
подтверждение:
«Ваше письмо от… №… получено»;
«В Минюсте России рассмотрено Ваше письмо от...№...»;
«В подтверждение (предварительной договоренности,телефонного разговора и др.)»;
обоснование действия:
«В соответствии с положениями Трудового кодексаРоссийской Федерации...»;
«В связи с… (переносом сроков исполнения,проведением совместных мероприятий и др.)...»;
«На основании (подписанного договора, утвержденногопротокола и др.)...»;
«В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...»;
«В целях (совершенствования контроля, использованияполномочий и др.)...»;
благодарность:
«Министерство юстиции Российской Федерации благодаритВас за своевременный ответ на запрос от (дата)...№...»;
«Мы благодарны Вам за содействие в организациипрофессионального обучения работников»;
«Заранее благодарим за возможную помощь»;
«Мы были бы Вам признательны за поддержку нашейинициативы»;
просьба:
«Просим (направить, исключить, оказать содействие идр.)...»;
«Убедительно просим (предоставить возможность...,провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие… и др.)...»;
«Просим (оформить, организовать исполнение, сообщитьсведения и др.)...»;
сопровождение:
«Направляем копию служебного контракта...»;
«Высылаем (методические пособия, инструкцию,техническую документацию, проект приказа и др.)...»;
напоминание:
«Напоминаем, что в соответствии с предварительнойдоговоренностью Вам необходимо представить следующие сведения...»;
«Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольногодокумента истекает 21.02.2008»;
предложение:
«Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И.Сергеева на должность начальника протокольного отдела»;
«Рекомендуем исключить данный абзац из текстапроекта»;
«Мы можем предложить Вам различные варианты решенияназванной проблемы»;
основная часть текста (несколько логически истилистически связанных предложений), в которой формулируется существовопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т. д. При оформлениислужебных писем, подлежащих массовой рассылке в территориальные органы МинюстаРоссии, содержащих поручения о представлении с использованием информационныхсистем общего пользования оперативной информации, не требующейдокументированного подтверждения, в конце текста следует указывать какимструктурным подразделением Минюста России будет обобщаться указаннаяинформация, его электронный адрес, а также, что направление документа набумажном носителе не требуется; заключительная формула вежливости (словосочетание,подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется поусмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Минюста России.
Заключительная формула вежливости предшествуетподписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и можетвыполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Минюста России,например:
«С уважением,...»;
«С неизменным уважением,...»;
«С глубоким уважением,...»;
«С благодарностью и уважением,...»;
«С уважением и пожеланиями успехов в работе,...».
Текст служебного письма, как правило, излагается отимени коллективного адресанта коллективному адресату, например:
«Минюст России рассмотрел», «коллегия решила»,«информируем...», «сообщаем...», «просим направить...», «предлагаемрассмотреть...», «полагаем целесообразным» и т.п.
На бланке Министра текст может излагаться от первоголица единственного числа («прошу...», «направляю...», «полагаю необходимым...»и т.п.);
ж) отметка о наличии приложений отделяется от текстаслужебного письма одним-двумя дополнительными межстрочными интервалами. Слово«Приложение» печатается от границы левого поля, после него ставится двоеточие.Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.
Приложение, названное в тексте служебного письма,оформляется в порядке, установленном пунктом 13 подраздела 3.2.4 Инструкции.
з) визирование служебного письма в структурныхподразделениях Минюста России, к компетенции которых оно относится, икурирующими заместителями Министра (служебных писем с подписью Министра)обеспечивается исполнителем и производится в порядке, установленном подпунктом«б» пункта 14 подраздела 3.2.4 Инструкции.
л) реквизит «подпись» оформляется в порядке,установленном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции, и отделяется от реквизита«отметка о наличии приложений» тремя межстрочными интервалами.
Расшифровки подписей помещаются под наименованиямидолжностей через полтора межстрочных интервала.
Служебные письма, направляемые Президенту РоссийскойФедерации, Правительству Российской Федерации, Администрации ПрезидентаРоссийской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатамГосударственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания РоссийскойФедерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органамгосударственной власти, а также органам государственной власти субъектовРоссийской Федерации, подписывают Министр или его заместители, курирующиесоответствующие направления деятельности.
Служебные письма, подлежащие массовой рассылке втерриториальные органы, подписываются только Министром или его заместителями.
Иные служебные письма, направляемые в территориальныеорганы и учреждения Минюста России, подписывают Министр, его заместители,руководители структурных подразделений Минюста России, начальник отдела поработе с обращениями граждан Департамента организации и контроля (только попервичным обращениям граждан).
Служебные письма на бланке Министра подписываеттолько Министр. Заместители Министра, в том числе при исполнении имиобязанностей Министра, подписывают служебные письма на соответствующих бланкахзаместителей Министра, другие должностные лица Минюста России подписываютслужебные письма на общем бланке письма Минюста России.
к) реквизит «отметка об исполнителе» оформляется впорядке, установленном пунктом 19 подраздела 3.2.4 Инструкции.
Письма финансового характера, а также письма,содержащие обязательства, заверяются печатью с изображением Государственногогерба Российской Федерации, а в письмах, содержащих информацию ограниченногораспространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности» впорядке, предусмотренном в пунктах 17 и 24 подраздела 3.2.4 Инструкциисоответственно.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаютсянормативными правовыми актами или резолюцией Министра (его заместителя,начальника территориального органа), сроки подготовки инициативных писемопределяются руководителями структурных подразделений Минюста России(начальниками территориальных органов). Тексты ответных писем должны точносоответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциямруководства.
4) Телеграмма.
Телеграфные сообщения в Минюсте России используютсядля передачи только срочной текстовой информации.
Телеграмма оформляется на стандартных листах бумагиформата А4 в 2 экземплярах (оригинал и визовая копия) в следующем порядке:
а) категория телеграммы указывается в правом верхнемуглу первого листа, например: «Правительственная» («Срочная»). В случаенаправления простой телеграммы категория не указывается;
б) перед текстом центровано печатается, как правило,полужирным шрифтом Times New Roman № 14 реквизит «наименование документа» — «ТЕЛЕГРАММА»;
в) после наименования через один межстрочный интервалот левой границы текстового поля помещается реквизит «адресат» с обязательнымуказанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица),улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок,город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса.Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляютсяотдельно для каждого адресата;
г) текст телеграммы излагается кратко, без союзов ипредлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания(или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений,печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. Текст отделяетсяот предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Текст телеграммы недолжен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, онаподлежит разделению оператором связи на части, объем которых не превышает 300слов, передаваемые как отдельные телеграммы. В текст телеграммы, направляемой вответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер идату;
д) подпись отделяется от текста телеграммы 3межстрочными интервалами и оформляется с указанием полного наименованиядолжности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму, впорядке, предусмотренном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции.
Телеграммы подписывают Министр или его заместители.Телеграммы категории «правительственная» в соответствии с постановлениемПравительства Российской Федерации от 06.02.2006 № 74 «Об утверждении перечнядолжностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент РоссийскойФедерации», «Председатель правительства Российской Федерации», «высшаяправительственная» и «правительственная» передаются в приоритетном порядке»(Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 7, ст. 785, № 30, ст.3398; 2007, № 42, ст. 5052; 2008, № 14, ст. 1413, № 23, ст. 2715, № 48, ст.5604; 2009, № 20, ст. 2469; 2010, № 2, ст. 233, № 12, ст. 1355, № 26, ст. 3363)подписывает Министр;
ж) дата и регистрационный номер телеграммыоформляются после ее подписания должностным лицом Минюста России (адресантом)двумя межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита. Дата оформляетсясловесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационныйномер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочныхинтервалов также от левой границы текстового поля и включает разделенныедефисом буквенный индекс «НР» (номер), индекс подразделения, подготовившеготелеграмму, порядковый номер телеграммы по единой нумерации с начала года,например:
29 марта 2010 г.
НР-02-23,
где: 02 — индекс Департамента государственной службыи кадров; 23 – порядковый номер телеграммы.
Через 1 дополнительный межстрочный интервал ниженомера телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля доправой. Под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адресМинюста России и дата передачи телеграммы в Департамент организации и контролядля отправления адресату;
з) визы должностных лиц, с которыми в случаенеобходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой частипоследнего листа её визовой копии в порядке, предусмотренном подпунктом «б»пункта 14 подраздела 3.2.4 Инструкции;
и) отметка об исполнителе помещается на лицевойстороне последнего листа обоих экземпляров телеграммы в порядке,предусмотренном «б» пункта 19 подраздела 3.2.4 Инструкции;
к) подпись должностного лица Минюста России(адресанта) в телеграмме заверяется мастичной печатью с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации в порядке, предусмотренном пунктом17 подраздела 3.2.4 Инструкции;
л) оба экземпляра оформленной телеграммы передаютсяответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России вДепартамент организации и контроля для отправки. Первый экземпляр телеграммыгражданским служащим Департамента организации и контроля передается в отделениетелеграфной связи, копия телеграммы с отметкой отделения телеграфной связи оботправке возвращается ответственному за делопроизводство для помещения вноменклатурное дело.
5) Факсограмма
Факсимильные сообщения используются для передачиадресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажномносителе (письменного, графического, изобразительного), не требующейподтверждения ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильнойсвязи служебная информация не может быть использована в качестве официальногодокумента.
Для обмена факсограммами в Минюсте России и еготерриториальных органах используются факсимильные аппараты, установленные вприемных Министра, заместителей Министра, руководителей структурныхподразделений Минюста России (начальников территориальных органов) и вструктурных подразделениях Минюста России (территориальных органов).
Запрещается передача по факсимильной связидокументов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, втом числе с пометками «Для служебного пользования», а также содержащих сведенияо персональных данных граждан, в том числе государственных служащих.
Ответственность за соответствие передаваемого пофаксимильной связи документа оригиналу возлагается на его исполнителя ируководителя соответствующего структурного подразделения Минюста России(территориального органа).
Требования к оформлениюпередаваемого подлинника документа определяются его видом (приказ,распоряжение, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы — подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатанычетким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника не допускаетсяморщин, изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне. Подписанныйдокумент регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). На передаваемомдокументе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или«Факс без досылки».
После этого документ поступает для передачи поканалам факсимильной связи.
Документы, предназначенные для передачи, подлежат обязательному учету вотдельном журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаютсяисполнителю с отметкой о времени отправки. Данная отметка проставляется наоборотной стороне последнего листа подлинника документа, если он остается вделе, или визовом экземпляре документа.
Документы, поступившие на факсимильные аппаратыструктурных подразделений Минюста России, адресованные Министру или егозаместителям, незамедлительно передаются для учета ответственными заделопроизводство в Департамент организации и контроля.
6) Телефонограмма
Телефонограммы в Минюсте России используются, какправило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщенийслужебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.)между структурными подразделениями Минюста России, территориальными органами вслучаях, когда передаваемые сообщения требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объемутексты, как правило, не более 50 слов.
В тексте телефонограмм следует избегатьтруднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
Телефонограммы оформляются на стандартных листахбумаги формата А4 в единственном экземпляре в следующем порядке:
наименование организации от верхней границытекстового поля и выравнивается по левой границе, например:
Главное управление Министерства юстиции
Российской Федерации по Москве
наименование вида документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА» указываетсячерез 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизитапрописными буквами полужирным шрифтом Times New Roman № 14 от левой границытекстового поля;
дата и регистрационный номер телефонограммыуказываются через
1 дополнительный межстрочный интервал ниженаименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку,например:
06.04.2010 № 55.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеровв соответствующем подразделе СЭД после подписи автором;
время передачи-приема телефонограммы указывается поддатой без дополнительных межстрочных интервалов от левой границы текстовогополя после ее передачи, например:
16.30 — соответствует времени 16 часов 30 минут поместному времени;
ссылка на регистрационный номер и дату документауказывается при необходимости через 1 дополнительный межстрочный интервал нижепредыдущего реквизита от левой границы текстового поля;
адресат указывается на уровне наименования документа,в пределах от центра текстового поля до его правой границы в порядке,предусмотренном пунктом 10 подраздела 3.2.4 Инструкции;
текст телефонограммы отделяется от предыдущихреквизитов 2-3 дополнительными межстрочными интервалами;
подпись автора телефонограммы отделяется от текста 3дополнительными межстрочными интервалами и оформляется в порядке,предусмотренном пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции;
отметка об исполнителе проставляется в левом нижнемуглу телефонограммы на лицевой стороне в порядке, предусмотренном пунктом 19подраздела 3.2.4 Инструкции;
должности, фамилии и номера телефонов передавшего ипринявшего телефонограмму указываются в нижней части телефонограммы от левойграницы текстового поля ниже подписи, например:
Передал главный специалист-эксперт отдела
документационного обеспечения Департамента
организации и контроля И.И. Иванов (495) 620 34 35
Принял консультант Сергеева (499) 360 04 03.
Принимаемые телефонограммы записываются настандартных листах бумаги формата А4 и после приема могут быть отпечатаны.Гражданский служащий, передающий телефонограмму, обязан предложить проверитьправильность записи телефонограммы в конце передачи путем ее прочтенияпринимающей стороной.
Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что иисходящая, за исключением личной подписи автора.
После рассмотрения телефонограммы руководством ивынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.
После исполнения телефонограмма с отметкой обисполнении, оформленной по правилам, предусмотренным пунктом 22 подраздела3.2.4 Инструкции, помещается в дело по вопросному принципу в соответствии сноменклатурой дел.
7) Электронное письмо (электронное сообщение)
Электронными сообщениями по каналам информационныхсистем общего пользования и сетей международного информационного обмена могутпередаваться любые по форме представления данные (текстовые сообщения идокументы, графические изображения и др.), за исключением содержащих информациюограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», атакже содержащих персональные данные, в том числе гражданских служащих.Электронные сообщения, в том числе конфиденциального характера, могутпередаваться по мультисервисной телекоммуникационной сети Минюста России (послеее построения) при соблюдении требований законодательных и иных нормативныхправовых актов по защите информации.
Для осуществления обмена электронными сообщениямиструктурным
подразделениям Минюста России (территориальныморганам) и их структурным подразделениям правовым актом Минюста Россииприсваиваются официальные уникальные электронные адреса электронной почты,подготовка и согласование проекта которого возлагается на Департаментуправления делами.
Для обеспечения юридической значимости электронныхсообщений применяется электронная цифровая подпись в порядке, предусмотренномФедеральным законом от 10.01.2001 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
Электронное сообщение состоит из текста сообщения иреквизитов, в состав которых входят:
адрес получателя в формате электронной почты;
адрес, по которому отсылается копия сообщения вформате электронной почты;
заголовок сообщения (Тема), который в лаконичнойформе определяет содержание сообщения;
служебный заголовок электронного сообщения содержитнесколько полей, которые автоматически добавляются программой почтового клиента(отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправления электронногосообщения; имя отправителя и обратный электронный адрес и др.).
Для создания электронного сообщения адресант сиспользованием меню выбранной программы почтового клиента формирует команду насоздание сообщения, по исполнению которой на мониторе компьютера открываетсяокно с заготовкой (шаблоном) электронного письма, содержащей поля, подлежащиезаполнению.
Поля электронного сообщения заполняются в следующемпорядке:
в поле «Кому» указывается электронный адресполучателя информации;
поля «Копия» и «СК (Скрытая копия)» при направлениисообщения в один адрес не заполняются. При передаче сообщения несколькимадресатам в поле «Кому» указывается электронный адрес одного адресата, аэлектронные адреса остальных указываются в полях «Копия» либо «СК (Скрытаякопия)»;
в поле «Тема» дается краткое описание сообщения:указываются фамилия и инициалы получателя, в адрес которого направляетсясообщение, а также заголовок сообщения либо ключевая фраза сообщения, если ононаправляется в ответ на поручение;
после задания адресата и темы сообщения в поле «Телосообщения» набирается текст сообщения, в котором указывается: вид направляемогодокумента и наименование органа (структурного подразделения), которым онсоздан; дата и регистрационный номер документа; вид документа, послужившегооснованием для направления сообщения, и наименование органа (структурногоподразделения), которым он создан, а также его дата и регистрационный номер;заголовок документа; инициалы и фамилия исполнителя документа, его контактныйтелефон. В текст сообщения также могут включаться краткие пояснения илиуказания к передаваемому документу. Общий объем текста сообщения не должен бытьбольшим, также не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопросаили проблемы.
Электронное сообщение помимо собственно текстасообщения может иметь вложения — файлы с произвольным содержанием (тексты вразличных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- ивидеозаписи и др.). Вложение (прикрепление) файлов в электронное сообщениеосуществляется с использованием меню «Вставка» выбранной программы почтовогоклиента. При передаче в электронном сообщении документа прикрепленный файлдолжен содержать электронную версию этого документа либо его электронную копию,полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажномносителе.
Прикрепление файлов к электронному сообщениюосуществляется с соблюдением следующих правил: в текст сообщения обязательновключается информация (краткое описание) прикрепленных файлов; значительные пообъему файлы (более 500 Кбайт) или файлы в количестве более пятикомпрессируются с помощью программ архивирования, а в тексте сообщенияуказывается имя примененной программы компрессии или формат архива (например:ZIP, RAR и т.п.).
3.3.6.6 Записка (служебная, объяснительная,докладная, аналитическая)
1) Для реализации отношений субординации структурныхподразделений Минюста России, территориального органа, гражданских служащих сруководством Минюста России (территориального органа), координации деятельностиструктурных подразделений служит внутренний документ – записка (служебная,объяснительная, докладная, аналитическая).
2) В записках в произвольной форме машинописным илирукописным
способами излагаются сведения, отчеты, пояснения,замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная и управленческаяинформация по вопросам, отнесенным к компетенции Минюста России.
3) Служебная записка
В служебных записках в произвольной форме излагаетсяоперативная, справочная и управленческая информация, связанная с исполнениемполномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованнаяруководству Минюста России (территориального органа), либо руководителюструктурного подразделения – головного исполнителя поручения.
Служебная записка оформляется на стандартных листахбумаги формата А4 шрифтом Times New Roman №14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами служебной записки являются адресат;наименование cтруктурного подразделения, должностьгражданского служащего, подготовившего записку; наименование вида документа,дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись. Реквизиты служебнойзаписки оформляются в следующем порядке:
адресат указывается в правом верхнем углу первоголиста служебной записки в порядке, предусмотренном в пункте 10 подраздела 3.2.4Инструкции;
наименование структурного подразделения указываетсячерез 3-4 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита отлевой границы текстового поля до его середины в одну строку (при необходимостив несколько строк);
наименование вида документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущегореквизита прописными буквами от левой границы текстового поля;
дата и регистрационный номер указываются через 1дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левойграницы текстового поля в одну строку. Датой служебной записки является дата еесоставления и подписания;
заголовок в служебной записке играет роль краткойаннотации текста, строго соответствующей его содержанию. Заголовок помещаетсячерез 2-3 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и печатаетсяот левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.
Объем заголовка не должен превышать 140 печатныхзнаков, а длина строки заголовка – 28-30 печатных знаков;
текст служебной записки состоит из обоснования(изложения причин)
составления и предложения (просьбы, заявки и т.п.).Текст служебной записки составляется с соблюдением правил, предусмотренных впункте 12 подраздела 3.2.4 Инструкции, и начинается с официального обращения кадресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющегося отдругих частей текста восклицательным знаком;
подпись оформляется в соответствии с порядком,предусмотренным пунктом 15 подраздела 3.2.4 Инструкции.
4) Объяснительная записка
В объяснительных записках гражданские служащие впроизвольной форме машинописным или рукописным способами объясняют причиныкакого-либо действия, факта, события, в том числе нарушений служебнойдисциплины, невыполнения поручений и т.п.
Объяснительная записка оформляется на стандартныхлистах бумаги формата А4 шрифтом TimesNew Roman№ 14 либо рукописным способом, подписывается ее составителем и адресуетсяконкретному должностному лицу (Министру, его заместителям, руководителюструктурного подразделения Минюста России, начальнику территориального органа).
Реквизитами объяснительной записки являются адресат,наименование структурного подразделения, наименование вида документа, заголовокк тексту, подпись, дата. Реквизиты объяснительной записки оформляются впорядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки, за исключением:
реквизит дата указывается от левой границы текстовогополя под реквизитом подпись без дополнительного межстрочного интервала. Датойобъяснительной записки является дата ее составления и подписания;
заголовок к тексту может не указываться.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей:первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
5) Докладная записка
В докладных записках в произвольной форме даетсяобстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях свыводами и предложениями составителя в целях информирования руководства МинюстаРоссии (территориального органа Минюста России) о вопросах, требующих принятияуправленческих решений.
Докладная записка оформляется на стандартных листахбумаги формата А4 шрифтом Times New Roman №14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами докладной записки являются адресат,наименование структурного подразделения (должности гражданского служащего), подготовившегозаписку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок ктексту, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке,предусмотренном для служебной записки.
Текст докладной записки может состоять из двух илитрех смысловых частей:
в первой части излагаются причины, факты или события,послужившие поводом для ее написания;
во второй части анализируется сложившаяся ситуация ирассматриваются возможные варианты решения проблемных вопросов;
третья часть содержит выводы и предложения оконкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.В этом случае текст докладной записки содержит обоснование ее составления,выводы и предложения составителя.
6) Аналитическая записка
В аналитических записках на основе официальнойстатистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельноеизложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ееразвития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причинывозникновения проблемы, а также предложения о принятии мер по ее разрешению.
Также, как и докладная записка, аналитическая запискаслужит цели информирования руководства Минюста России (территориального органа)о проблемах, требующих принятия управленческих решений.
Аналитическая записка оформляется на стандартныхлистах бумаги формата А4 шрифтом TimesNew Roman№ 14 и адресуется конкретному должностному лицу.
Реквизитами аналитической записки являются адресат,наименование
структурного подразделения (должность гражданскогослужащего), подготовившего записку, наименование вида документа, дата,регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись. Реквизиты докладной запискиоформляются в порядке, предусмотренном для служебной записки.
Текст аналитической записки состоит из трех смысловыхчастей:
в первой части дается характеристика проблемы;
во второй части приводится краткий анализ существапроблемы с выявлением причин, породивших ее, рассматриваются возможные вариантыразрешения;
третья часть содержит выводы и предложения оконкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
8) Визы должностных лиц, с которыми в случаенеобходимости согласовывается записка, отметка об исполнителе оформляются впорядке, предусмотренном подпунктом «б» пункта 14 и пунктом 19 подраздела 3.2.4Инструкции соответственно.
В случае, если в записке предлагается дать порученияструктурным подразделениям Минюста России (территориального органа), она должнабыть завизирована всеми руководителями структурных подразделений, которымпланируется дать поручения, ли курирующими эти структурные подразделениязаместителями Министра.
3.3.6.7 Договоры (соглашения), контракты
1) Договоры (соглашения), контракты[19]с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти,другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовыедоговоры оформляются в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, поправилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретныхвидов договоров, затем визируются исполнителями, руководителямизаинтересованных структурных подразделений Минюста России (территориальногооргана), заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей,редактируются в Департаменте организации и контроля и представляются на подписьМинистру или его заместителю в соответствии с распределением обязанностейдиректором Департамента управления делами.
Договоры, подготовленные иными федеральными органамиисполнительной власти, передаются на экспертизу в структурные подразделенияМинюста России (территориального органа) в соответствии с их компетенциейфинансово-хозяйственные договоры в Минюсте России передаются в Департаментуправления делами), затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичномпорядке.
2) Финансово-хозяйственные и иныегражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляютсяДепартаментом управления делами (структурным подразделением территориальногооргана, осуществляющим обеспечение финансово-хозяйственной деятельности) вколичестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам,установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров,затем визируются исполнителем, директором Департамента управления делами(руководителем структурного подразделения территориального органа,осуществляющего обеспечение финансово-хозяйственной деятельности) ипредставляются на подпись заместителю Министра, курирующему финансово-хозяйственнуюдеятельность (начальнику территориального органа), или уполномоченномугражданскому служащему.
3) Служебные контракты (трудовые договоры)оформляются Департаментом государственной службы и кадров в двух экземплярах поправилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «Огосударственной гражданской службе Российской Федерации» (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2004, № 31, ст. 3215), Трудовым кодексомРоссийской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1(ч. 1), ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 «Опримерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданскойслужбы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданскойслужбы Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации,2005, № 8, ст. 629) и иными нормативными правовыми актами, затем подписываютсягражданским служащим и представителем нанимателя, после чего заверяются вДепартаменте организации и контроля оттиском мастичной печати своспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Один экземпляр служебного контракта (трудовогодоговора) передается гражданскому служащему (работнику), второй помещается вего личное дело в соответствии с номенклатурой дел Минюста России.
4) Договоры (соглашения) оформляются на стандартныхлистах бумаги формата А4. Обязательные реквизиты договоров (соглашений)оформляются по правилам, предусмотренным подразделом 3.2.4 Инструкции.
3.3.6.8 Стенограмма
Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений назаседаниях коллегии, совещаниях, осуществленная методом стенографии илиаудиозаписи. Стенограмма ведется в том случае, когда на обсуждение заседаний(совещаний) выносятся важные и наиболее сложные вопросы, которые могут вызыватьпрения. В стенограмме должно быть указано время (в часах и минутах) начала иокончания заседания или совещания и время начала и окончания выступлениякаждого, кто принял участие в обсуждении вопросов повестки дня.
Текст стенограммы может состоять из двух частей: вводной и основной.
Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенныхна заседании (совещании) стенографических, звуковых записей и представленныхматериалов (докладов, справок и др.), печатается на стандартных листах бумагиформата А4 с заполнением всех необходимых реквизитов.
Стенограмма может фиксировать решение об утверждении, одобрении ипринятии того или иного документа. В этом случае утвержденный или принятыйдокумент должен прилагаться к стенограмме, иметь ссылку на орган, утвердившийили принявший его, и дату решения.
В стенограмму включаются дословно все доклады, речи, выступления,вопросы.
Инициалы и фамилию докладчика (выступившего) необходимо печатать вименительном падеже с нового абзаца от левой границы текстового поля.
После фамилии ставится тире и печатается дословный текст доклада(выступления).
Каждый выступивший на заседании (совещании) может просмотреть и, если этонеобходимо, исправить, а затем завизировать стенограмму своего выступления.
Расшифрованная стенограмма подписывается председателем и секретаремзаседания (совещания). Дата, проставленная на стенограмме, должнасоответствовать дате проведения заседания (совещания). Стенограмма заседания(совещания) хранится вместе с другими документами заседания (совещания).
Если заседание записывалось на магнитную ленту, расшифровывалось и былсоставлен протокол, то магнитная лента хранится в соответствующем структурномподразделении Минюста России (территориального органа) до минования надобности.
Оформляется стенограмма по правилам, предусмотренным настоящейИнструкцией для оформления протокола.
3.3.6.9 Акт
1) Акт составляется несколькими гражданскими служащими и подтверждаетустановленные факты или события, действия (акты проверок, обследований, ревизийи т.п.).
Основанием для составления акта может быть указание Министра (заместителяМинистра, начальника территориального органа) или руководителей структурныхподразделений Минюста России (территориального органа).
2) Акты составляются коллегиально (не менее двумягражданскими служащими), а также комиссиями, как постоянно действующими, так испециально создаваемыми по указанию Министра (заместителя Министра). Составтаких комиссий утверждается приказами (распоряжениями) Минюста России (территориальногооргана).
3) Актырегистрируются в структурном подразделении Минюста России (территориальногооргана), составившем акт. Актам присваиваются порядковые номера в пределахкалендарного года.
3.3.6.10 Доверенность
Доверенность подтверждает наличие у представителяправ действовать от имени Минюста России, а также определяет условия и границыреализации этих прав. Доверенность оформляется на общем бланке Минюста России.
Оформление доверенностей в Минюсте Россииосуществляется в соответствии со статьями 185 — 187 Гражданского кодексаРоссийской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, №32, ст. 33), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана датаее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.
В тексте доверенности указываются следующие сведения:
полное наименование Минюста России;
фамилия, имя, отчество, номер и серия паспорта, кем икогда выдан паспорт, адрес места жительства, должность доверенного лица;
данные об основаниях, подтверждающих полномочияМинистра;
содержание полномочий доверенного лица;
срок действия доверенности.
Доверенность подписывает Министр или заместительМинистра, исполняющий его обязанности. Она регистрируется и заверяется вДепартаменте организации и контроля оттиском мастичной печати своспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
3.3.6.11 Справка
1) Справки – это документы, содержащие текстовую и(или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, осостоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение фактов исобытий.
2) Справки бывают двух видов: справки, содержащиеинформацию о фактах и событиях служебного характера (информационные), исправки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверенияюридического факта (о подтверждении замещаемой должности, заработной плате).
3) Информационная справка готовится гражданскимслужащим по поручению руководства Минюста России (территориального органа) либов порядке личной инициативы, оформляется на стандартных листахформата А4 и имеет реквизиты: адресат, заголовок, текст,подпись и дату.
Оформление реквизитов производится в соответствии стребованиями, изложенными в подразделе 3.2.4 Инструкции.
IV. Организация документооборота
4.1 Основные принципы организации документооборота вМинюсте России и его территориальных органах
4.1.1 При организации документооборота в МинюстеРоссии (территориальном органе) реализуется принцип централизации операций поприему и отправке документов.
4.1.2 В целях маршрутизации движения корреспонденции(документов) в документообороте выделяются следующие документопотоки:
1) поступающая документация (входящая);
2) отправляемая документация (исходящая);
3) внутренняя документация (переписка междуструктурными подразделениями Минюста России (территориального органа).
С учетом технологических особенностей обработки всоставе основных документопотоков выделяются:
4.1.2.1 В составе входящей и исходящей документации:
поручения Президента Российской Федерации,Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах),поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента РоссийскойФедерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, парламентские идепутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания РоссийскойФедерации, обращения членов Совета Федерации; документы за подписьюруководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральнойпрокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, ВысшегоАрбитражного Суда Российской Федерации; документы из других органовгосударственной власти, органов местного самоуправления; документы изтерриториальных органов Минюста России; документы из правительственных инеправительственных организаций зарубежных стран; сообщения о преступлениях;обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного поправам человека в Российской Федерации;
обращения руководителей субъектов РоссийскойФедерации; обращения граждан и организаций (их представителей), включая жалобына действия (бездействие) должностных лиц Минюста России, его территориальныхорганов, федеральных служб; другие группы документов.
4.1.2.2 В составе внутренних документов:
организационно-распорядительные документы (приказы,распоряжения, планы и др.);
документы коллегиальных, совещательных иконсультативных органов Минюста России и его территориальных органов(протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания ит.п.);
другие документы, используемые в процессе организацииуправления
и принятия управленческих решений (служебные,объяснительные, докладные, аналитические записки и др.).
4.1.3 Согласование проектов документов, создаваемых вМинюсте России (территориальном органе), осуществляется в порядке,предусмотренном в разделе III Инструкции.
4.1.4 В Минюсте России (территориальном органе)доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи,фельдъегерской связи, электросвязи, в исключительных случаях — курьером.
Почтовой связью доставляются (отправляются) письма,посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской связью — срочнаякорреспонденция государственных органов; электросвязью — факсимильныесообщения, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения.
4.2 Прием и первичная обработка поступившихдокументов
4.2.1 Прием корреспонденции, поступающей в МинюстРоссии (территориальный орган) в рабочее время осуществляется отделомдокументационного обеспечения Департамента организации и контроля[20](ответственным за делопроизводство территориального органа), за исключениемобращений граждан, доставленных ими лично или их представителями:
4.2.1.1 Корреспонденция, доставленная почтовойсвязью, принимается с выполнением следующих операций:
1) количество конвертов простой почты сверяется сколичеством, указанным подразделением почтовой связи в накладной;
2) наличие регистрируемых почтовых отправленийпроверяется по записям почтовых реестров;
3) факт приема корреспонденции оформляется записью оприеме, заверяющейся подписью ответственного за делопроизводство и печатью «Длядокументов» в накладной. В случае выявления несоответствия сведений накладной ипочтовых реестров с фактическим наличием корреспонденции в обоих экземплярахнакладной оформляется соответствующая запись.
4.2.1.3 Корреспонденция, доставленная фельдъегеремГосударственной фельдъегерской службы Российской Федерации, принимается поописи корреспонденции, направленной фельдъегерем, под роспись в ней, придоставке единичных пакетов — под роспись в отрывном талоне к пакету. Подпись оприеме заверяется печатью «Для документов».
4.2.1.4 Корреспонденция организации, доставленная еепредставителем, принимается с проверкой полномочий представителя (наличиедоверенности, оформленной установленным порядком, и документа, удостоверяющеголичность представителя).
4.2.2 Корреспонденция, поступившая в вечернее время(после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. — впятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочихдней, в выходные и праздничные нерабочие дни, принимается дежурным в приемнойМинистра (дежурным территориального органа) и в рабочее время (с 09 час. 30мин. до 10 час. 30 мин.) и, по возможности оперативно, передаются им вДепартамент организации и контроля (ответственному за делопроизводствотерриториального органа) для регистрации.
О документах с пометками «Срочно», «Оперативно»,поступивших в нерабочее время, дежурный по средствам связи информируетруководство Минюста России (территориального органа) и в дальнейшем действует всоответствии с полученными указаниями.
4.2.3 Документы, доставленные курьером непосредственно в структурныеподразделения и должностным лицам Минюста России (территориального органа),также в пределах рабочего времени дня получения либо на следующий рабочий день(с 09 час. 30 мин. до 10 час. 30 мин.) передаются ими в Департамент организациии контроля (ответственному за делопроизводство территориального органа) длярегистрации.
4.2.4 Обращение гражданина (физического лица),доставленное им лично, принимается отделом по работе с обращениями гражданДепартамента организации и контроля[21] (ответственным заделопроизводство территориального органа) с проверкой документа,удостоверяющего личность гражданина. Обращение гражданина, доставленное егопредставителем, принимается с проверкой полномочий представителя (наличиедоверенности, оформленной установленным порядком, и документа, удостоверяющеголичность представителя).
4.2.5 При отсутствии документов, подтверждающихполномочия представителя гражданина или организации, ему предлагается опуститьдокументы в предусмотренный на этот случай ящик для корреспонденции,установленный на входе в служебное здание Минюста России (территориальногооргана).
4.2.6 Корреспонденция, поступающая в Минюст России(территориальный орган) в рабочее время проходит первичную обработку ипередается на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время- на следующий рабочий день.
Первичная обработка корреспонденции, поступающей вМинюст России (территориальный орган) осуществляются с выполнением следующихопераций:
4.2.6.1 Перед вскрытием конвертов (упаковки)проверяется отсутствие на них повреждений и повреждений вложений, а такжеправильность доставки и наличие на конвертах (упаковке) грифа ограничениядоступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Заявка научастие в открытом конкурсе, аукционе...(наименование конкурса, аукциона).Конверт не вскрывать до… (… час… мин.)», «Лично» и др.) либо пометки«Срочно» («Оперативно» и др.).
4.2.6.2 Конверты (бандероли, посылки) с грифом«Секретно» у фельдъегеря, либо у дежурного в приемной Министра (дежурноготерриториального органа) ответственным за делопроизводство не принимаются, приобнаружении подобных в числе принятых — без вскрытия немедленно передаются пореестру в отдел по защите государственной тайны Департамента организации иконтроля[22] (ответственному заведение секретного делопроизводства в территориальном органе Минюста России).
4.2.6.3 Конверты с заявками на участие в открытыхконкурсах, аукционах без вскрытия по реестру передаются в Департаментуправления делами (подразделение территориального органа, осуществляющееобеспечение финансово-хозяйственной деятельности).
4.2.6.4 Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия пореестру передаются адресату.
4.2.6.5 Конверты, поступившие из органовгосударственной власти, с пометкой «Срочно» («Оперативно») вскрываютсянемедленно. Документы, вложенные в них, передаются на регистрацию вне очереди ив течение часа после регистрации направляются для доклада Министру (егозаместителям).
4.2.6.6 Ошибочно доставленная почтовой связьюкорреспонденция возвращается подразделению почтовой связи с пометкой «возврат» внакладной на передачу почтовых отправлений или пересылается надлежащемуадресату, если известен его адрес.
Корреспонденция, ошибочно доставленная фельдъегерем,не принимается.
В описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, вэтом случае оформляется соответствующая запись, заверяемая печатью «Длядокументов».
4.2.6.7 После изъятия конвертов с грифом ограничениядоступа и пометками, указанными в подпунктах 4.2.6.2, 4.2.6.3, 4.2.6.4 и4.2.6.5 пункта 4.2.6 Инструкции, а также конвертов с обращениями граждан и ошибочнодоставленной корреспонденции вскрываются все оставшиеся конверты (пакеты,упаковка).
Обращения граждан в Минюсте России передаются пореестру в отдел по работе с обращениями граждан Департамента организации иконтроля без вскрытия конвертов.
4.2.6.8 При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) посведениям, указанным на них или в описи вложения проверяется наличие документовс соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а такжепроизводится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации,выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделенияМинюста России (территориального органа).
Не подлежит регистрации следующая входящаякорреспонденция (фиксируется только дата ее поступления):
копии документов, в том числе полученные сиспользованием электросвязи;
справочная информация, присланная для сведения;
поздравительные письма и телеграммы;
пригласительные билеты;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);
поступившие без сопроводительного письма:бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения,накладные, кассовые чеки и т.п.);
заявления граждан о приеме на работу, заявлениягражданских служащих об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и подругим кадровым вопросам) – передаются по реестру ответственному заделопроизводство в Департаменте государственной службы и кадров (кадровоеподразделение территориального органа);
формы статистической отчетности.
4.2.6.9 При отсутствии в конверте документа либоприложений к нему, несовпадении регистрационных номеров, а также принеисправимом повреждении документов составляется акт:
при отсутствии документа (отдельных листов документа)или при его неисправимом повреждении — в двух экземплярах: первый — с конвертом(с конвертом и неполным документом либо с неисправимо поврежденным документом)приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается всоответствующее номенклатурное дело Департамента организации и контроля(территориального органа), второй — с копией конверта (с копиями конверта инеполного документа либо неисправимо поврежденного документа) направляетсяотправителю документа;
при отсутствии приложения к документу — в трехэкземплярах: первый — с копией документа приобщается к накладной (реестру) напоступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное делоДепартамента организации и контроля (территориального органа), второй — вместес некомплектным документом направляется адресату в порядке информации безрегистрации, третий — с копией некомплектного документа направляетсяотправителю документа.
В акте обязательно указываются должность, фамилия иинициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известныереквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующегоили неисправимо поврежденного документа. В Минюсте России акт утверждаетдиректор Департамента организации и контроля (заместитель директора,исполняющий его обязанности), подписывают начальник отдела документационногообеспечения и гражданский служащий, вскрывший конверт.
4.2.6.10 Конверты входящих документов, как правило,уничтожаются
по истечению недельного срока, за исключениемслучаев, когда только по конверту может быть установлен адрес отправителя идата отправки документа. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаютсяк документам.
4.3 Предварительное рассмотрение документов
4.3.1 В целях выделения из всего массива поступившейкорреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Министром иего заместителями (начальником территориального органа), Департаментоморганизации и контроля (ответственным за делопроизводство территориальногооргана) перед регистрацией документов проводится их предварительноерассмотрение (по обращениям граждан — отделом писем и приема граждан).
4.3.2 Принятие решения в ходе предварительногорассмотрения о направлении поступившего документа на вынесение резолюции(поручения) Министру или его заместителям в соответствии с распределениемобязанностей основывается на содержании документа, а не на адресованиидокумента соответствующему должностному лицу.
4.3.3 Для направления руководству Минюста Россиивыделяются следующие поступившие документы:
4.3.3.1 Министру: поручения Президента РоссийскойФедерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в ихактах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента РоссийскойФедерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, парламентские идепутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания РоссийскойФедерации, обращения членов Совета
Федерации, а также документы за подписьюруководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральнойпрокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, ВысшегоАрбитражного Суда Российской Федерации, обращения членов Общественной палатыРоссийской Федерации, Уполномоченного по правам человека в РоссийскойФедерации, обращения руководителей субъектов Российской Федерации, относящиесяк деятельности Минюста России поступившие в Минюст России федеральныеконституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения ПрезидентаРоссийской Федерации, постановления и распоряжения Правительства РоссийскойФедерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации ФедеральногоСобрания Российской Федерации, а также корреспонденция, содержащая информацию опреступлениях, и жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия(бездействие) заместителей Министра, директоров федеральных служб, начальниковтерриториальных органов и учреждений Минюста России, иные документы, по которымтребуется принятие решения Министром в соответствии с законодательными и иныминормативными правовыми актами.
4.3.3.2 Заместителям Министра: документы,адресованные им лично, документы за подписью заместителей руководителейфедеральных органов исполнительной власти и руководителей их структурныхподразделений, иные документы, адресованные руководству Минюста России, неуказанные в подпункте 4.3.3.1 пункта 4.3.3 Инструкции, а также корреспонденция,содержащая информацию о преступлениях (заместителю Министра, курирующемуДепартамент государственной службы и кадров), и жалобы, поданные в порядкеподчиненности, на действия (бездействие) начальников территориальных органовМинюста России, в соответствии с распределением обязанностей между Министром иего заместителями.
4.3.4 В структурные подразделения Минюста России(территориального органа) направляются поступившие документы по вопросам,отнесенным к их ведению, не подлежащие рассмотрению руководством Минюста России(территориального органа), а также документы, адресованные непосредственно этимструктурным подразделениям.
4.3.5 Предварительное рассмотрение документов,поступивших по электросвязи, осуществляется со следующими особенностями:
поступивших телефонограмм, телеграмм и факсограмм — по их версиям, воспроизведенным на бумаге;
электронных сообщений — как правило, по ихэлектронным образам, воспроизводимым на экране монитора персональногокомпьютера оператора электронной почты, в исключительных случаях — по ихверсиям, воспроизведенным на бумаге.
4.4 Регистрация поступающих документов
4.4.1 Поступившие в Минюст России (территориальныйорган) документы (за исключением по содержанию не относящихся к компетенцииМинюста России, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации,указанных в подпункте 4.2.6.8 пункта 4.2.6 Инструкции), после ихпредварительного рассмотрения независимо от способа доставки передаются нарегистрацию.
4.4.2 Регистрация поступивших документов производитсяв следующие сроки:
документов вышестоящих органов государственной властис отметками «Срочно», «Оперативно», документов со сроками исполнения порученийв текущий или следующий день, а также документов организаций и обращенийграждан, содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях — незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);
обращений граждан, за исключением содержащихинформацию о совершенных или готовящихся преступлениях — в течение трех дней;
жалоб, поданных в порядке подчиненности — не позднееследующего дня с момента поступления;
иных документов: поступивших в рабочее время — в деньпоступления,
поступивших в нерабочее время — на следующий рабочийдень.
4.4.3 Регистрация поступивших документов производитсяв пределах
документопотоков в СЭД путем создания электронныхрегистрационных карточек:
по обращениям граждан — отделом по работе собращениями граждан;
по документам органов государственной власти,документам территориальных органов, документам организаций и др. – отделомдокументационного обеспечения.
4.4.4 Перечень сведений о документе, используемых вцелях учета и поиска документов в СЭД и подлежащих занесению в электроннуюрегистрационную карточку документа включает:
адресант (полное официальное и сокращенноенаименование организации или фамилия, инициалы лица – отправителя документа (наосновании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращениигражданина);
адресат (полное официальное и сокращенноенаименование организации или фамилия, инициалы лица – получателя документа (всоответствии с реквизитом «Адресат» (пункт 10 подраздела 3.2.4 Инструкции);
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшегодокумент (в соответствии с реквизитом «Подпись» (пункт 15 подраздела 3.2.4Инструкции);
вид документа (в соответствии с указанием видадокумента на бланке документа или на основании оценки содержания документа);
дата документа (в соответствии с датой, обозначеннойв документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если вдокументе дата отсутствует);
номер документа (в соответствии с номером,присвоенным документу автором);
дата поступления документа (дата, указанная в отметкео поступлении (входящем штампе);
регистрационный номер входящего документа;
ссылка на исходящий регистрационный номер и датудокумента (в соответствии со сведениями, указанными в соответствующемреквизите);
наименование текста (краткое содержание документа(заголовок к тексту);
индекс дела (индекс дела по номенклатуре дел,указывающий на место хранения документа);
сведения о переадресации документа (на основаниирезолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению»);
количество листов основного документа;
количество приложений;
общее количество листов приложений;
указания по исполнению документа (резолюция илипоручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срокисполнения);
должность, фамилия и инициалы исполнителя;
отметка о конфиденциальности (в соответствии среквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебногопользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.).
В зависимости от вида документа перечень сведений одокументе может изменяться как в сторону его расширения, так и в сторонусокращения путем настройки электронной регистрационной карточки по видамдокументов.
4.4.5 В целях оптимизации процесса регистрациипоступивших в Минюст России документов Департаментом организации и контролясовместно с Департаментом управления делами и с привлечением других структурныхподразделений Минюста России разрабатываются и по мере необходимости корректируютсяклассификаторы (справочники), используемые в СЭД:
видов документов;
структурных подразделений;
должностных лиц;
исполнителей;
корреспондентов;
предметно-тематический (вопросов деятельности);
резолюций (указаний по исполнению);
результатов исполнения документов и др.
4.4.6 При регистрации поступающих документов, внезависимости от способа их доставки, на каждый регистрируемый документ в СЭДсоздается электронная регистрационная карточка, в которой наряду с инымисведениями о документе указывается дата его поступления и формируется входящийрегистрационный номер документа, служащие уникальным идентификатором документав СЭД.
После создания и сохранения электроннойрегистрационной карточки
документ включается в систему электронногодокументооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке сиспользованием технологий СЭД электронного образа документа, поступившего набумажном носителе, или поступившего электронного документа.
4.4.7 Структура регистрационного номера поступившегодокумента включает:
4.4.7.1 При регистрации обращения гражданина — порядковый номер документа в пределах календарного года в соответствии сочередностью поступления документов данного вида и регистрации их в разделе«Обращения граждан» СЭД, который дополняется через косую черту двумя последнимицифрами обозначения текущего года. Если от гражданина в течение года поступаетнесколько обращений по одному и тому же вопросу, но с новыми доводами, то заними сохраняется регистрационный номер первого обращения, дополняемый каждыйраз очередным номером обращения данного гражданина в текущем году, указанным вкруглых скобках, например: 1038/10(2) — для второго обращения. Для выявленияповторности обращений граждан используется классификатор корреспондентовраздела «Обращения граждан» СЭД.
4.4.7.2 При регистрации иных документов, заисключением обращений граждан — порядковый номер документа в пределахкалендарного года в соответствии с очередностью поступления документов ирегистрации их в разделе «Входящие» СЭД, который для отдельных видов документовдополняется через дефис индексом дела по номенклатуре дел (грифом ограничениядоступа к документу, кодом по классификаторам корреспондентов, видов документови др.).
4.4.8 На документах, поступивших на бумажном носителеинформации и подлежащих регистрации, после создания и сохранения электроннойрегистрационной карточки в нижнем правом углу первого листа документапечатается отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящегорегистрационного номера документа, служащих уникальными идентификаторамидокумента, либо проставляется рукописно в оттиске штампа установленногообразца.
4.4.9 Электронный образ документа, поступившего набумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается отделомдокументационного обеспечения, выполнением операции сканирования документа вграфическом формате.
Перед сканированием документа на первом его листе, вправом верхнем углу печатается, либо наносится иным способом уникальныйштрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД дляприсоединения электронного образа документа, поступившего на бумажном носителе,к электронной регистрационной карточке данного документа с использованиемтехнологий СЭД.
Не создается и не присоединяется к электроннойрегистрационной карточке электронный образ документа, содержащего сведенияконфиденциального характера.
4.4.10 Поступивший электронный документ (электронныйобраз документа) присоединяется к его электронной регистрационной карточке сиспользованием технологий СЭД.
При необходимости, пользователем СЭД можетсоздаваться копия электронного документа на бумажном носителе. На первом листесозданной
таким образом копии документа воспроизводятсяпредусмотренные пунктами 4.4.8, 4.4.9 Инструкции, отметка о поступлении иштрих-код, служащие идентификаторами документа.
4.5. Порядок рассмотрения поступивших документовруководством Минюста России и доведения поступивших документов до исполнителей
4.5.1 Поступившие документы передаются нарассмотрение Министру, гражданским служащим только после регистрации. Висключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Министру (егозаместителю) и рассмотрен им до регистрации, документ секретарем Министра(секретарем его заместителя) передается в Департамент организации и контролядля регистрации и организации его движения в соответствии с поручением поисполнению документа.
4.5.2 Зарегистрированные поступившие документыпередаются Департаментом организации и контроля:
секретарю Министра для доклада Министру — в течениедня, но не позднее 15 час. 00 мин. или иного времени, установленного Министром;
референтам заместителей Министра через секретарейзаместителей Министра для доклада заместителям Министра — в течение дня, но непозднее 16 час.00 мин.;
ответственным за делопроизводство в структурныхподразделениях Минюста России для доклада руководителям структурныхподразделений — в течение рабочего времени.
Срочная корреспонденция передается в течение одногочаса с момента поступления.
4.5.3 Время ежедневного доклада документовреферентами заместителей Министра и ответственными за делопроизводство вструктурных подразделениях Минюста России устанавливается соответственнозаместителями Министра и руководителями соответствующих структурныхподразделений Минюста России.
4.5.4 Документы, поступившие на бумажном носителе,передаются гражданскими служащими Департамента организации и контроля секретарюМинистра, секретарям заместителей Министра, а также ответственным заделопроизводство в структурных подразделениях Минюста России по реестрам установленнойформы.
Секретари заместителей Министра в свою очередьпередают документы референтам заместителей Министра по реестрам установленнойформы.
Электронные регистрационные карточки с прикрепленнымиэлектронными образами указанных документов посредством технологий СЭДнаправляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаряМинистра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных заделопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также нарабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурныхподразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранеераспределением.
4.5.5 Документы, поступившие в электронном виде,вместе с их электронными регистрационными карточками посредством технологий СЭДнаправляются Департаментом организации и контроля на рабочие станции секретаряМинистра, секретарей и референтов заместителей Министра, ответственных заделопроизводство в структурных подразделениях Минюста России, а также нарабочие станции Министра, заместителей Министра, руководителей структурныхподразделений Минюста России в соответствии с произведенным ранеераспределением.
При необходимости секретарем Министра, секретарями иреферентами заместителей Министра может создаваться копия электронногодокумента на бумажном носителе, на первом листе которой воспроизводится отметкао поступлении документа в порядке, предусмотренном пунктом 4.4.8 Инструкции.
4.5.6 Изучение поступивших документов и введение всоответствующем диалоговом окне электронной регистрационной карточки документапроектов поручений по исполнению документа производится:
для документов, переданных на доклад Министру — Департаментом организации и контроля;
для документов, переданных на доклад заместителямМинистра — референтами заместителей Министра либо по поручению заместителейМинистра, их секретарями;
для документов, переданных на доклад руководителямструктурных подразделений Минюста России – ответственными за делопроизводство всоответствующих структурных подразделениях.
К документам, поступившим на бумажном носителе,дополнительно прилагаются проекты указаний по исполнению документов,оформленные на отдельных листах бумаги:
для Министра – Департаментом организации и контроля;
для заместителей Министра – референтами (секретарями)заместителей Министра;
для руководителей структурных подразделений МинюстаРоссии – ответственными за делопроизводство в соответствующих структурныхподразделениях.
В проект поручения по исполнению документавключаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения,содержание поручения, а также, при необходимости, срок исполнения поручения.Проект указания по исполнению документа, оформленный на листе бумаги,дополнительно должен содержать регистрационный номер поступившего документа,инициалы и фамилию Министра (заместителя Министра, руководителя структурногоподразделения Минюста России), дату поручения.
4.5.7 После рассмотрения поступивших документовМинистр (заместитель Министра) передает секретарю документы, оформленные набумажном носителе, с подписанными указаниями по их исполнению, а также, принеобходимости, поручает ему внести изменения в электронные регистрационныекарточки документов, как поступивших на бумажном носителе, так и поступивших вэлектронном виде, в части, касающейся уточнения поручения по исполнениюдокумента.
В аналогичном порядке руководители структурныхподразделений Минюста России передают документы после рассмотренияответственным за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях.
Министр, заместители Министра, руководителиструктурных подразделений Минюста России вправе лично внести изменения вэлектронные регистрационные карточки рассмотренных ими документов в части,касающейся уточнения поручений по их исполнению.
4.5.8 Секретарь Министра, секретари заместителейМинистра, а также ответственные за делопроизводство в структурныхподразделениях Минюста России, в соответствии с поручениями Министра,заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Минюста Россиисоответственно вносят, при необходимости, изменения в электронныерегистрационные карточки рассмотренных указанными должностными лицамидокументов и передают документы в соответствии с поручениями по их исполнению:
4.5.8.1 Секретарь Министра, секретари заместителейМинистра документы, исполненные на бумажном носителе, заместителю Министра споручением Министра, а также структурному подразделению Минюста России споручением Министра или заместителя Министра — в Департамент организации иконтроля для дальнейшей передачи головному исполнителю.
4.5.8.2 Ответственные за делопроизводство вструктурных подразделениях Минюста России в соответствии с поручениямируководителей структурных подразделений Минюста России документы, исполненныена бумажном носителе, – гражданским служащим – головным исполнителям.
4.5.8.3 Одновременно головному исполнителю сиспользованием технологий СЭД пересылаются электронные регистрационные карточкипереданных документов с прикрепленными к ним электронными образами документов.
Соисполнителям направляются электронныерегистрационные карточки указанных документов с прикрепленными к нимэлектронными образами документов.
При необходимости соисполнителями можетсамостоятельно создаваться копия электронного документа на бумажном носителе,на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа впорядке, предусмотренном пунктом 4.4.8 Инструкции.
В случае, если электронный образ документа несоздавался, Департамент организации и контроля обеспечивает передачусоисполнителям копии документа на бумажном носителе. В этом случаетиражирование производится с соблюдением требований нормативных правовых актовРоссийской Федерации, регулирующих порядок обращения с документами, содержащимисведения, составляющую государственную тайну, и информацию ограниченногораспространения.
4.5.8.4 Документы, поступившие в электронном виде,направляются головным исполнителям и соисполнителям вместе с электроннымирегистрационными карточками без переноса на бумажный носитель. Если для докладаМинистру (заместителям Министра, руководителю структурного подразделенияМинюста России) электронный документ переносился на бумажный носитель впорядке, предусмотренном пунктом 4.5.5 Инструкции, то копия документа набумажном носителе направляется головному исполнителю в порядке, предусмотренномподпунктами 4.5.8.1 и 4.5.8.2 пункта 4.5.8 Инструкции.
4.5.8.5 Документы, содержащие информацию опреступлениях независимо от способа их доставки, с поручениями Министра, атакже заместителя Министра, курирующего Департамент государственной службы икадров, передаются в Департамент государственной службы и кадров (принеобходимости и в другие структурные подразделения Минюста России) в порядке,предусмотренном подпунктом 4.5.8.1 Инструкции, незамедлительно.
4.5.8.6 Поступившие в Минюст России проекты актов (ихкопии) и иные документы, поступившие в Минюст России на согласование,передаются на рассмотрение и рассматриваются в порядке, установленном пунктами6.6 – 6.9 Регламента Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденногоприказом Минюста России 27.01.2010 № 8 (зарегистрирован в Минюсте России28.01.2010, регистрационный № 16096).
4.5.9 Документ, поступивший для исполнения,передается из одного структурного подразделения Минюста России в другое непозднее одних суток с момента его поступления:
4.5.9.1 Если деятельность структурных подразделенийкурируется разными заместителями Министра — на основании решения Министра,зафиксированного в поручении по исполнению документа, принятого помотивированному устному или письменному докладу заместителя Министра,курирующего структурное подразделение, инициировавшее передачу документа.
4.5.9.2 Если деятельность структурных подразделенийкурирует один заместитель Министра — на основании решения заместителя Министра,зафиксированного в поручении по исполнению документа, принятого помотивированному докладу руководителя структурного подразделения,инициировавшего передачу документа.
4.5.10 Документы, поступившие на бумажном носителе,передаются для исполнения в другое структурное подразделение Минюста России толькочерез Департамент организации и контроля.
4.5.11 Ответственный за делопроизводство вструктурном подразделении, инициировавшем передачу документа на исполнение вдругое структурное подразделение Минюста России, уведомляет о принятом решенииДепартамент организации и контроля в отношении документов, исполнение которыхнаходится на контроле Министра:
по обращениям граждан — отдел по работе с обращениямиграждан;
по остальным документам — отдел документационногообеспечения.
4.5.12 На основании поручения Министра илизаместителя Министра о передаче документа на исполнение в другое структурноеподразделение Минюста России гражданские служащие отдела по работе собращениями граждан или отдела документационного обеспечения вносят вэлектронную регистрационную карту документа сведения об изменении в движениидокумента.
Внесение сведений в электронную регистрационную картудокумента об изменении в движении документа иным гражданским служащимзапрещается.
4.6 Организация работы с отправляемыми документами
4.6.1 За составление и оформление исходящегодокумента в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III Инструкции,своевременное представление проекта документа, при необходимости, вредакторскую группу отдела документационного обеспечения, за внутреннеесогласование проекта документа, а, при необходимости, и внешнее согласование сдругими государственными органами (организациями) отвечает исполнитель, а такжеруководитель структурного подразделения Минюста России — исполнителя документа.
4.6.2 Проекты исходящих документов Минюста Россииготовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющихадресной части, готовятся сопроводительные письма.
4.6.3 Проект исходящего документа визируетсяисполнителем, руководителем структурного подразделения Минюста России — исполнителя документа, при необходимости иными должностными лицами МинюстаРоссии. Визы оформляются в соответствии с правилами, предусмотренными вподпункте «б» пункта 14 подраздела 3.2.4 и пункте 3 подраздела 3.3.6.5Инструкции.
4.6.4 Исполнитель до представления проекта исходящегодокумента на подпись проверяет правильность оформления документа и егоадресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — отметкиредактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержаниеподготовленного документа, указателя рассылки документа.
4.6.5 На подпись уполномоченному должностному лицуМинюста России представляется первый экземпляр исходящего документа,оформленный с использованием бланка, и второй — визовый экземпляр документа,оформленный на стандартных листах бумаги формата А4, с приложением, принеобходимости, поясняющих справочных материалов или документов. В случае, когдадокумент подлежит направлению нескольким адресатам (от двух до четырех включительно)количество экземпляров исходящего документа, оформленных с использованиембланка, должно соответствовать количеству адресатов.
4.6.6 Исполнитель передает проект исходящегодокумента для подписи:
Министром – секретарю Министра;
заместителями Министра – референтам заместителейМинистра через секретарей заместителей Министра.
В указанных случаях передача документовосуществляется исполнителем по реестру установленной формы.
По согласованию с Министром проект исходящегодокумента может быть доложен ему для подписи лично заместителем Министра,курирующим структурное подразделение Минюста России, исполнившее проектдокумента, либо руководителем указанного структурного подразделения.
По согласованию с заместителем Министра проектисходящего документа может быть доложен ему для подписи лично руководителемструктурного подразделения Минюста России, исполнившего проект документа.
4.6.7 Проект исходящего документа представляется дляподписи руководителю структурного подразделения Минюста России (начальникутерриториального органа) через ответственного за делопроизводство в структурномподразделении (территориальном органе) либо в ином порядке, определенномруководителем структурного подразделения Минюста России (начальникомтерриториального органа).
4.6.8 Проект документа, подписанный Министром(заместителем Министра, руководителем структурного подразделения, начальникомтерриториального органа), передается через секретаря (через ответственного заделопроизводство в структурном подразделении (территориальном органе)исполнителю для подготовки к регистрации.
Не подписанный проект документа с замечаниямивозвращается исполнителю в аналогичном порядке для доработки.
4.6.9 Исполнитель проверяет комплектностьподписанного проекта исходящего документа (наличие листов основного текста иуказанных приложений), прилагает к нему входящий документ, послужившийоснованием для его подготовки, а также, при необходимости, указатель рассылкидокумента и передает проект документа ответственному за делопроизводство вструктурном подразделении (территориальном органе), для регистрации.
4.7 Регистрация отправляемых документов
4.7.1 Регистрация отправляемых документов ведется всоответствии с выделенными документопотоками и осуществляется в день ихподписания (утверждения) или на следующий рабочий день не позднее 11 час. 00мин.
4.7.2 Отправляемые документы регистрируются в группе«Исходящие документы» («Исходящие на обращения граждан») единой базы данныхСЭД:
отделом документационного обеспечения – документов,подписанных Министром, заместителями Министра, гражданскими служащимиДепартамента организации и контроля;
ответственными за делопроизводство в структурныхподразделениях Минюста России – гражданскими служащими соответствующихструктурных подразделений Минюста России.
При регистрации отправляемого документа в СЭДсоздается электронная регистрационная карточка документа, в которую заносятся сучетом требований пункта 4.4.4 Инструкции сведения о регистрируемом документе,используемые для учета, поиска, хранения и использования документов.
В случае, если в отправляемом документе дается ответили если отправляемый документ подготовлен на основании другого документа,внесение в электронную регистрационную карту отправляемого документа ссылки надату и регистрационный номер документа, на основании которых подготовленотправляемый документ, является обязательной.
4.7.3 После заполнения и сохранения электроннойрегистрационной карточки отправляемого документа гражданские служащие отделадокументационного обеспечения и ответственные за делопроизводство в структурныхподразделениях Минюста России, проставляют на подлиннике документа,исполненного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на его визовомэкземпляре (для электронного документа — в шаблоне бланка) регистрационный номердокумента и дату регистрации, а также включают зарегистрированный отправляемыйдокумент в систему электронного документооборота путем присоединения кэлектронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭДэлектронного образа отправляемого документа, исполненного на бумажном носителе,или электронного документа в порядке, аналогичном предусмотренному в пункте4.4.9 Инструкции.
При этом электронный образ документа, отправляемогона бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается в Департаментеорганизации и контроля и других структурных подразделениях Минюста Россиивыполнением операции сканирования документа.
Перед сканированием документа на первом его листе, вправом верхнем углу печатается, либо наносится иным способом уникальный штрих-код,позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединенияэлектронного образа документа, поступившего на бумажном носителе, к электроннойрегистрационной карточке данного документа с использованием технологий СЭД:
— документов, подписанных Министром, заместителямиМинистра, гражданскими служащими Департамента организации и контроля – отделомдокументационного обеспечения;
— документов, подписанных гражданскими служащимиструктурных подразделений Минюста России, — ответственными за делопроизводствов соответствующих структурных подразделениях Минюста России.
Не создается и не присоединяется к электроннойрегистрационной карточке электронный образ документа, содержащего сведенияконфиденциального характера.
4.7.4 Структура регистрационного номера отправляемогодокумента определена в подпункте 3 пункта 3.3.6.5 Инструкции. При егоформировании могут быть использованы классификаторы СЭД, указанные в пункте4.4.5 Инструкции.
4.7.5 Доверенности на право совершения действий отимени Минюста России, представления её интересов в государственных,общественных и судебных органах, в организациях, оформленные в соответствии спунктом 3.3.6.10 Инструкции, регистрируются отделом документационногообеспечения в СЭД.
Регистрационный номер доверенности состоит из индексаМинюста России, буквенного литера «Д», индекса структурного подразделенияМинюста России, подготовившего проект доверенности, порядкового номерадоверенности в СЭД в группе документов «Доверенности», буквенного литера,составленного из первых букв имени и фамилии Министра. Составные частирегистрационного номера разделяются косой чертой или дефисом, например,12/Д-08-27-АК, где:
12 — индекс Минюста России;
Д — признак группы документов «Доверенности»;
05 — индекс структурного подразделения МинюстаРоссии, подготовившего проект доверенности (в примере соответствуетДепартаменту организации и контроля);
27 — порядковый номер документа в единой электроннойбазе данных по регистрации доверенностей в СЭД;
АК — буквенный литер, добавленный при регистрациидоверенности, подписанной Министром, составленный из первых букв его имени ифамилии (А. Коновалов).
4.7.6 Зарегистрированные отправляемые документы,оформленные на бумажном носителе, ответственным за делопроизводство вструктурном подразделении Минюста России передаются в отдел документационногообеспечения для проверки правильности оформления и регистрации документа,комплектности документа и соответствия количества экземпляров документауказателю рассылки.
Неправильно оформленные документы возвращаютсяответственному за делопроизводство в структурном подразделении Минюста Россиидля доработки, правильно оформленные документы передаются в группу экспедициидля подготовки к отправке адресатам.
Визовые экземпляры отправляемых документов послепроверки возвращаются ответственным за делопроизводство в структурныхподразделениях Минюста России для помещения в дела в соответствии сноменклатурой дел.
Зарегистрированный оригинал доверенности выдается подроспись представителю (доверенному лицу), а его завизированная копия помещается
в номенклатурное дело в отделе документационногообеспечения.
Зарегистрированные оправляемые документы,подготовленные в электронном виде, направляются в отдел документационногообеспечения для проверки вместе с электронной регистрационной карточкой. Орезультатах проверки гражданские служащие отдела документационного обеспеченияуведомляют ответственного за делопроизводство в структурном подразделенииМинюста России.
4.8 Отправка документов
4.8.1 Отправку исходящих документов производит группаэкспедиции отдела документационного обеспечения[23].
Документы, подлежащие отправке, исполненные набумажном носителе, передаются в экспедицию для отправки ответственным заделопроизводство в структурном подразделении Минюста России по реестрамустановленного образца. Документы, оформленные в электронном виде, – сиспользованием технологий СЭД либо на съемном носителе информации.
4.8.2 Документы подлежат отправке в день ихрегистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляетсяв первую очередь.
4.8.3 Экспедиция производит сортировку документов поспособу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением ибез него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской почтой, международнаяпочта):
4.8.3.1 Документы, подписанные Министром илизаместителями Министра, направляемые в Администрацию Президента РоссийскойФедерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства РоссийскойФедерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального СобранияРоссийской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палатуРоссийской Федерации[24]; в иные федеральныеорганы государственной власти; служебные письма иорганизационно-распорядительные документы, направляемые в территориальныеорганы; документы, имеющие отметку о конфиденциальности «Для служебногопользования» отправляются фельдъегерской связью.
4.8.3.2 Документы, предназначенные для отправкидипломатической почтой, передаются в отдел по защите государственной тайныДепартамента организации и контроля.
4.8.3.3 Документы, не предусмотренные подпунктами4.8.3.1 и 4.8.3.2 пункта 4.8.3 Инструкции, отправляются почтовой и телеграфнойсвязью.
Обработка документов для отправки почтовой связьюосуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовойсвязи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от15.04.2005 № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17,ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью — всоответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденнымипостановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222 (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557).
4.8.3.4 Регистрируемые почтовые отправления, в томчисле с уведомлением о вручении направляются адресату по решению уполномоченныхдолжностных лиц Минюста России.
4.8.4 Документы, отправляемые фельдъегерской илипочтовой связью, проходят упаковку (документы, направляемые в один адреспочтовой (фельдъегерской) связью, выкладываются в один конверт), адресование(при направлении документа более чем в 4 адреса — в соответствии с указателемрассылки документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу наотправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи. При адресовании наконвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.
4.8.5 Простые почтовые отправления передаются в почтовоеотделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов.Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и безнего передаются в почтовое отделение по реестрам установленного образца (форма103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номераотправляемых документов, дата отправки.
Документы, отправляемые фельдъегерской связью,передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором такжеотражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемыхдокументов, дата отправки.
Регистрационные номера отправляемых документов такжеуказываются на конвертах, в которые они вложены.
Накладные и реестры на отправку корреспонденцииоформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденциивозвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи,фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, ихранится в номенклатурном деле Департамента организации и контроля.
4.8.6 Документы, оформленные с нарушением требованийИнструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке непринимаются и возвращаются ответственному за делопроизводство в структурномподразделении Минюста России.
4.8.7 Передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм иэлектронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного иведомственного электронного документооборота, осуществляется с помощью средствэлектросвязи.
4.8.8 Решение о необходимости досылки адресатуподлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа пофаксимильной связи или электронной почте принимается структурным подразделениемМинюста России – исполнителем документа по согласованию с Департаментоморганизации и контроля.
4.9 Регистрация и прохождение внутренних документов
4.9.1 Прохождение внутренних документов на этапах ихподготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемыхдокументов, а на этапе исполнения — поступающих документов. Подготавливаемые вМинюсте России проекты документов до момента полного оформления установленныхдля них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.
4.9.2 После подписания руководителем структурногоподразделения Минюста России внутренний документ, подготовленный на бумажномносителе, или подготовленный в электронном виде по правилам, предусмотреннымподпунктом 7 пункта 3.3.6.5 Инструкции, передается ответственному заделопроизводство в этом структурном подразделении, который производит егорегистрацию в разделе СЭД «Внутренние документы» по видам документов. Прирегистрации в электронную регистрационную карточку вносятся сведения обосновных реквизитах документа (в соответствии с пунктом 4.4.4 раздела 4.4Инструкции), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется его прохождение.
4.9.3 Зарегистрированный внутренний документвключается ответственным за делопроизводство в структурном подразделенииМинюста России в систему электронного документооборота путем присоединения кэлектронной регистрационной карточке с использованием технологий СЭДэлектронного образа внутреннего документа, исполненного на бумажном носителе,или электронного документа в порядке, аналогичном предусмотренному в пунктах4.4.9 и 4.4.10 раздела 4.4 Инструкции.
4.9.4 Регистрация, учет и движение внутреннихдокументов, оформленных в порядке, предусмотренном разделом III Инструкции,осуществляется ответственными за делопроизводство в структурных подразделенияхМинюста России, а также гражданскими служащими отдела документационногообеспечения и отдела по работе с обращениями граждан.
Первый экземпляр внутреннего документа на бумажномносителе помещается в номенклатурное дело структурного подразделения МинюстаРоссии, в котором подготовлен документ.
Направление адресатам Минюста России внутреннихдокументов, за исключением приказов (распоряжений), осуществляется структурнымподразделением — исполнителем документа с использованием технологий СЭД вбезбумажном варианте без дублирования на бумажном носителе.
В случае, если присоединить к электронной регистрационнойкарточке документа, исполненного на бумажном носителе, его электронный образ сиспользованием технологий СЭД не представляется возможным в силу запрета,установленного нормативным правовым актом Российской Федерации (например,документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, илисведения конфиденциального характера) такие документы ответственным заделопроизводство в структурном подразделении Минюста России передаются в другиеструктурные подразделения Минюста России по реестру только через отделдокументационного обеспечения.
4.9.5 Приказы (распоряжения) представляютсяисполнителями для регистрации вместе с оформленными указателями рассылкидокумента:
1) приказы (распоряжения) по основной деятельности, атакже приказы о командировании за пределы территории Российской Федерации и — вотдел документационного обеспечения.
2) приказы (распоряжения) по личному составу, в томчисле распоряжения о командировках гражданских служащих на территорииРоссийской Федерации — в Департамент государственной службы и кадров.
4.9.6 Подлинные экземпляры приказов (распоряжений) поосновной деятельности, а также приказы о командировании за пределы территорииРоссийской Федерации, копии приказов (распоряжений) по личному составупомещаются в номенклатурные дела, хранящиеся в Департаменте организации иконтроля, подлинные экземпляры приказов (распоряжений) по личному составу — вноменклатурные дела Департамента государственной службы и кадров.
4.9.7 Копии приказов (распоряжений) с удостоверяющиминадписями, оформленными в соответствии с разделом III Инструкции, завереннымипечатью Департамента организации и контроля (Департамента государственнойслужбы и кадров), направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с копией приказа(распоряжения).
4.9.8 Договоры (соглашения) об организациивзаимодействия и сотрудничества регистрируются отделом документационногообеспечения. Регистрация договоров (соглашений) об организации взаимодействия исотрудничества осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарногогода. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которыевносятся в электронную регистрационную карточку. Подпись Министра (заместителяМинистра) на договоре (соглашении) заверяется оттиском мастичной печати своспроизведением Государственного герба Российской Федерации Департаментоморганизации и контроля.
4.9.9 Один экземпляр договора (соглашения) помещаетсяв номенклатурное дело Департамента организации и контроля отделомдокументационного обеспечения, остальные экземпляры направляются сторонамдоговора (соглашения).
Копии договора (соглашения) с удостоверяющей надписьюи печатью Департамента организации и контроля направляются адресатам всоответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается вноменклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).
4.9.10 Финансово-хозяйственные, иныегражданско-правовые договоры, после подписания регистрируются и заверяются вДепартаменте управления делами мастичной печатью с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договораДепартаментом управления делами помещается в номенклатурное дело, остальныеэкземпляры через отдел документационного обеспечения направляются сторонамдоговора.
4.9.11 Постановления коллегиальных органов, протоколысовещательных и консультативных органов Минюста России оформляются секретарямиуказанных органов и после подписи председательствующим регистрируются в СЭД.
Постановления коллегиальных органов Минюста Россииобъявляются приказом Минюста России, протоколы совещательных и консультативныхорганов Минюста России доводятся исполнителям через единую информационную сетьМинюста России.
4.9.12 Методические рекомендации регистрируются в СЭДуполномоченным гражданским служащим отдела документационного обеспечения ипосле регистрации сканируются. Полученный электронный образ прикрепляется кэлектронной регистрационной карточке, первый экземпляр методическихрекомендаций остается на хранении в отделе документационного обеспечения, авторой и последующие рассылаются в соответствии с указателем рассылки сиспользованием СЭД.
4.9.13 Служебные письма (поручения), подписанныеМинистром либо его заместителем, записки (служебные, объяснительные, докладные,аналитические), адресованные Министру либо его заместителю регистрируютсяотделом документационного обеспечения в разделе СЭД «Внутренние документы»(рубрика «Служебная записка»).
При регистрации в электронную регистрационнуюкарточку вносятся сведения об основных реквизитах документа (в соответствии спунктом 4.4.4 Инструкции), формируется его регистрационный номер, а такжефиксируется прохождение документа. Регистрационный номер состоит из двух группцифр и буквенного литера «вн», разделенных дефисом: в первой группе цифруказывается индекс структурного подразделения Минюста России, подготовившегопроект внутреннего документа, вторая группа цифр является порядковым номеромдокумента, формируемым при его регистрации в СЭД единым счетчиком документов рубрики«Служебная записка».
После регистрации документ и приложения к немусканируются. Полученный электронный образ прикрепляется к электроннойрегистрационной карточке, первый экземпляр документа остается на хранении вотделе документационного обеспечения и помещается в номенклатурное дело, авторой и последующие рассылаются в соответствии с указателем рассылки сиспользованием СЭД в структурные подразделения Минюста России в электронномвиде без дублирования на бумажном носителе.
4.9.14 Завершенные в делопроизводстве внутренниедокументы, исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные деластруктурных подразделений Минюста России, исполненные в электронном виде — вэлектронный архив.
4.9.15 Регистрация и прохождение внутреннихдокументов в территориальном органе осуществляется аналогично порядкурегистрации и прохождения внутренних документов в Минюсте России.
4.10 Порядок обработки и учета иностраннойкорреспонденции
4.10.1 Корреспонденция, поступающая в рамках оказаниямеждународной правовой помощи, а также в сфере международного сотрудничества повопросам передачи осужденных при предварительном рассмотрении отделомдокументационного обеспечения выделяется в группу документов, передаваемых нарассмотрение в Департамент международного права и сотрудничества.
Иная иностранная корреспонденция при предварительномрассмотрении Департаментом организации и контроля выделяется в группудокументов, представляемых на доклад Министру.
Организация подготовки перевода и аннотации напоступившие документы осуществляется Департаментом международного права исотрудничества. Перевод и аннотация документа регистрируется за тем же номером,что и поступивший документ.
При необходимости привлечения для подготовки переводаспециализированных организаций оформление заказа и оплату выполненной работыосуществляет в установленном порядке Департамент управления делами.
4.10.2 Поступающая иностранная корреспонденциярегистрируются:
представляемая на доклад Министру – отделомдокументационного обеспечения в порядке, предусмотренном подразделом 4.4Инструкции;
передаваемая на рассмотрение в Департаментмеждународного права и сотрудничества – ответственными за делопроизводство вДепартаменте международного права и сотрудничества с соблюдением требований,предусмотренных пунктами 4.4.2, 4.4.4, 4.4.6, подпунктом 4.4.7.2 пункта 4.4.7,пунктов 4.4.8, 4.4.9, 4.4.10 подразделе 4.4 Инструкции.
Иностранная корреспонденция, передаваемая нарегистрацию и последующее рассмотрение в Департамент международного права исотрудничества вручается отделом документационного обеспечения ответственномуза делопроизводство в Департаменте международного права и сотрудничества пореестру.
4.10.3 После рассмотрения Министром поступающаяиностранная корреспонденция с его поручением передается в структурныеподразделения Минюста России — головные исполнители для рассмотрения иподготовки, при необходимости, проекта ответа.
4.10.4 Ответы, направляемые адресатам, находящимся встранах Содружества Независимых Государств, оформляются на русском языке, виных государствах – как правило, на английском (визовый экземпляр ответаоформляется на двух языках: русском и английском).
4.10.5 Документы, направляемые зарубежнымкорреспондентам, подготавливаются, представляются в установленном порядке надоклад Министру или его заместителям, регистрируются, а затем передаются дляорганизации отправки в порядке, установленном для исходящих документов(подраздел 4.7 Инструкции).
4.10.6 Отправка международной корреспонденцииосуществляется в следующем порядке:
доставка служебных отправлений до адресатов, расположенныхв столицах государств – участников Содружества Независимых Государств,осуществляется Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации подействующим маршрутам Межправительственной фельдъегерской связи;
доставка международной корреспонденции в иныеиностранные государства осуществляется Департаментом дипломатическо-курьерскойсвязи Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее – ДДКС) согласноежемесячному графику приема и отправки дипломатической почты.
При этом подготовленная к отправке международная корреспонденциядолжна соответствовать следующим требованиям ДДКС:
дипломатическая почта отправляется в двойныхконвертах;
адрес получателя и отправителя корреспонденции (печатаетсяна русском и английском языках), номер документа, гриф секретности (заверяется печатьюподразделения и подписью конвертовавшего с расшифровкой фамилии), номер бланка отправкиДДКС МИД России (по предварительному согласованию с Департаментом организации иконтроля) печатаются на листе бумаги, который приклеивается на конверт, либопечатаются на конверте.
4.10.7 Решение о направлении документов с пометкой«Для служебного пользования» в рамках международной переписки принимаетсяМинистром или заместителем Министра, курирующим Департамент международногоправа и сотрудничества.
4.10.8 Документы, относящиеся к переписке МинюстаРоссии с зарубежными корреспондентами, формируются в соответствующееноменклатурное дело и хранятся в Департаменте международного права исотрудничества.
4.11 Особенности работы с электронными документами
4.11.1 Электронные документы, за исключением,содержащих конфиденциальную информацию, создаются, обрабатываются и хранятся вСЭД Минюста России (территориального органа). Электронные документы, содержащиеконфиденциальную информацию, могут обрабатываться и храниться в СЭД только взашифрованной форме.
4.11.2 Документы, поступающие в Минюст России(территориальный орган) и создаваемые в Минюсте России (территориальном органе)на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота послесканирования и создания электронных образов документов. Включение электронногообраза документа в СЭД возможно только после его верификации[25].
Процедура включения электронного образа документа вСЭД осуществляется в три этапа:
4.11.2.1 На первом этапе после завершения регистрациидокумента и сохранения соответствующей ему электронной регистрационной карточкина этикетке, изготовленной из термочувствительной бумаги, печатается сиспользованием принтера штрих-кодов уникальный идентификационный штрих-кодзарегистрированного документа. Этикетка с напечатанным на ней штрих-кодомнаклеивается на первый лист документа.
4.11.2.2 На втором этапе осуществляется подготовкадокумента к сканированию и сканирование документа. Документ помещается в лотокподачи бумаги сканирующего устройства так, чтобы первый лист документа
с присоединенным штрих-кодом поступал в сканирующееустройство первым.
В пачке подготовленных для сканирования документов ихлисты располагаются в аналогичном порядке.
После этого включается программа сканирования. Впроцессе сканирования создается электронный образ документа, распознается ианализируется штрих-код документа, в соответствии с указанной в нем информациейполученные электронные образы документов автоматически прикрепляются ксоответствующим электронным регистрационным карточкам документов, хранящимся вбазе данных СЭД.
4.11.2.3 На третьем этапе производится процедураверификации. Проверка соответствия электронного образа подлиннику документа,исполненного на бумажном носителе, гражданским служащим отделадокументационного обеспечения (по обращениям граждан и ответам на обращенияграждан — отдела по работе с обращениями граждан). При наличии у гражданскогослужащего, осуществляющего процедуру верификации, электронной цифровой подписиэлектронный образ документа заверяется с ее использованием.
4.11.3 Прием электронных документов из органовгосударственной власти и организаций, а также отправка в их адрес электронныхдокументов
осуществляются отделом документационного обеспеченияпосредством электронных систем общего доступа, а также системымежведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО).
Прием обращений граждан, поступивших по электронныминформационным системам общего доступа, а также направление им ответов вэлектронном виде осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.
Прием электронных документов от некоммерческихорганизаций, а также отправка в их адрес электронных документов осуществляетсяДепартаментом по делам некоммерческих организаций.
4.11.4 Электронные сообщения, поступающие по системеМЭДО, проходят регистрацию в СЭД, в порядке, предусмотренном подразделом 4.4Инструкции.
СЭД должна предусматривать возможность регистрации ивключения в электронный документооборот электронных сообщений, отправляемых ипоступающих по системе МЭДО.
При загрузке электронного сообщения в СЭД реквизиты,содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могутиспользоваться для заполнения полей электронной регистрационной карточкипоступившего документа в электронной форме.
4.11.5 Составление, оформление и согласованиепроектов электронных документов осуществляется по общим правиламделопроизводства, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов,оформляемых на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты,установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключениемоттиска печати.
4.11.6 Для подтверждения подлинности электронныхдокументов используются сертифицированные ФСБ России средства электроннойцифровой подписи.
При получении электронных документов от другихорганов власти или организаций проверку подлинности электронной цифровойподписи осуществляет Департамент организации и контроля, а при полученииэлектронных документов от некоммерческих организаций – Департамент по деламнекоммерческих организаций.
4.11.7 При рассмотрении и согласовании электронных документов,а также при подписании внутренних информационно-справочных документов(докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых вэлектронной форме, в СЭД электронная цифровая подпись для подтверждениядействий с электронными документами может не использоваться.
4.11.8 Движение поступивших электронных документов,зарегистрированных в СЭД, от Департамента организации и контроля руководствуМинюста России, от руководства Минюста России руководителям структурныхподразделений, от руководителей структурных подразделений исполнителям, а такжеподготовленных в Минюсте России электронных документов, зарегистрированных вСЭД, от исполнителя в обратном порядке осуществляется путем направления вэлектронные кабинеты гражданских служащих электронных регистрационных карточекдокументов с прикрепленными к ним электронными образами документов.
4.11.9 Для рассмотрения электронных документовруководством Минюста России и руководителями структурных подразделенийсекретарем Министра или его заместителя (референтом заместителя Министра) либоответственным за делопроизводство в структурном подразделении Минюста России,может создаваться с использованием электронного образа документа его копия набумажном носителе.
4.11.10 После того как Министром (заместителемМинистра) дано поручение по исполнению документа, его секретарь (секретарьзаместителя Министра) осуществляет процедуру верификации подписанного Министромпоручения, прилагаемого к документу на бумажном носителе, и проекта поручения,внесенного отделом документационного обеспечения (секретарем, референтомзаместителя Министра) в электронную регистрационную карточку документа.
4.11.11 Документы, по которым в поручениях Министраустановлен срок исполнения, вместе с электронными регистрационными карточкаминаправляются в отдел контроля Департамента организации и контроля[26]для постановки на контроль.
Иные документы ставятся на контроль отделом контроляпо поручению директора Департамента организации и контроля.
4.11.12 Электронная регистрационная карточкадокумента, предназначенного для рассмотрения и исполнения в структурномподразделении Минюста России, направляется в персональный кабинетсоответствующего структурного подразделения Минюста России в СЭД.
Ответственный за делопроизводство в структурномподразделении Минюста России докладывает о поступлении документов руководителюсоответствующего структурного подразделения.
Руководитель структурного подразделения МинюстаРоссии имеет возможность ознакомиться с электронным образом поступившегодокумента в СЭД и лично внести соответствующее поручение по исполнениюдокумента в его электронную регистрационную карточку.
Ввод в электронную регистрационную карточку порученияпо исполнению документа, вынесенного руководителем структурного подразделения,может поручаться ответственному за делопроизводство в структурном подразделенииМинюста России.
4.11.13 При направлении электронного документа длярассмотрения нескольким структурным подразделениям Минюста России в электроннойрегистрационной карточке головной исполнитель дополнительно выделяетсяустановленным в СЭД символом (жирным шрифтом). В этом случае в журнале учетадвижения документа СЭД отмечается, что головному исполнителю направлен оригиналдокумента, а соисполнителям — копии.
4.11.14 В отделах, входящих в состав структурныхподразделений Минюста России, устанавливаются не менее двух рабочих станций сдоступом к СЭД (станции начальника, заместителя начальника отдела).
Электронные регистрационные карточки документов сприсоединенными электронными образами документов, предназначенные дляисполнения в соответствующем отделе, ответственным за делопроизводство вструктурном подразделении Минюста России, направляются в персональный кабинетотдела в СЭД и в период исполнения хранятся в нем.
4.11.15 Подготовленный структурным подразделениемМинюста России документ (за исключением документов, подписанных Министром илиего заместителями), предназначенный для отправки внешнему или внутреннемуадресату, регистрируется ответственным за делопроизводство в СЭД (заисключением нерегистрируемых документов). После завершения процедурырегистрации внутреннего (исходящего) документа и сохранения соответствующей емуэлектронной регистрационной карточки ответственным за делопроизводство вструктурном подразделении Минюста России для документов, исполненных набумажном носителе, печатается с использованием принтера штрих-кодов наэтикетке, изготовленной из термочувствительной бумаги, уникальныйидентификационный штрих-код зарегистрированного документа.
Этикетка с напечатанным на ней штрих-кодомнаклеивается:
на внутреннем документе — на свободное место напервом листе в его верхней правой части;
на исходящем документе — на свободное место на первомлисте в его верхней правой части первого и визового экземпляров документа.
4.11.16 Электронная регистрационная карточказарегистрированного исходящего документа, подготовленного во исполнениевходящего документа, присоединяется в СЭД в виде связки к электроннойрегистрационной карточке входящего документа, послужившего основанием дляподготовки ответа (исходящего документа).
После этого электронная регистрационная карточкаисходящего документа направляется в электронный кабинет отделадокументационного обеспечения в СЭД для отправки (электронная регистрационнаякарточка ответов на обращения граждан — в электронный кабинет отдела по работес обращениями граждан).
Одновременно с направлением электронныхрегистрационных карточек на исходящие документы ответственным заделопроизводство в структурном подразделении Минюста России передаются в отделдокументационного обеспечения по реестру соответствующие исходящие документы,оформленные на бумажном носителе.
4.11.17 После отправки электронного документа,заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылкиадресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, заисключением ответов на обращения граждан, поступивших поинформационно-телекоммуникационным каналам, на которые заявителю даетсяписьменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
4.11.18 Единицей учета электронного документаявляется электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ,имеющий приложения, регистрируется как один документ.
4.11.19 Исполненные электронные документы систематизируютсяв дела в соответствии с номенклатурой дел Минюста России.
При составлении номенклатуры дел в заголовок делавключается указание «Электронные документы», например:
Переписка об административно- хозяйственномобслуживании. Электронные документы.
Сроки хранения электронных документов соответствуютсрокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативнымиправовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнямидля аналогичных документов на бумажном носителе.
4.11.20 Место хранения электронных документов до ихпередачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы ихпостоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующихв Минюсте России программно-технических средств и нормативных и методическихдокументов Росархива.
4.11.21 Экспертиза ценности электронных документовосуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов набумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронныхдел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению,утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти,указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
4.11.22 Из структурных подразделений Минюста России вархив электронные документы передаются по описям с оформлением актаприема-передачи электронных документов на хранение.
4.11.23 Работа с электронными документами втерриториальном органе осуществляется в порядке, аналогичном описанному вподразделе 4.11 настоящей Инструкции.
4.12 Обработка документов в структурныхподразделениях
4.12.1 Функция обработки документов в структурныхподразделениях Минюста России закрепляется положениями об этих структурныхподразделениях, а также должностными регламентами гражданских служащих.
4.12.2 Организация работы с документами в структурныхподразделениях Минюста России производится по правилам, установленным в пунктах4.1 – 4.8 Регламента Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденного приказомМинюста России от 27.01.2010 № 8 (зарегистрирован в Минюсте России 28.01.2010,регистрационный № 16096).
4.12.3 Документы, поступившие в структурноеподразделение Минюста России передаются исполнителям только после ихрассмотрения руководителем структурного подразделения.
4.12.4 При обработке документов в структурныхподразделениях Минюста России ответственными за делопроизводство осуществляютсяследующие процедуры:
4.12.4.1 С периодичностью не реже 1 раза в течениечаса рабочего времени проверяется поступление в электронный кабинетструктурного подразделения Минюста России электронных регистрационных карточекдокументов и получаются в отделе документационного обеспечения под роспись вреестре входящие, организационно-распорядительные и иные внутренние документы,адресованные в структурное подразделение, и оформленные на бумажном носителе.
4.12.4.2 Поступившие документы посредством СЭД или набумажном носителе после предварительного рассмотрения с проектами резолюцийпредставляются ответственным за делопроизводство в структурном подразделенииМинюста России руководителю данного структурного подразделения.
4.12.4.3 Документы с поручениями руководителяструктурного подразделения Минюста России по их исполнению своевременно по СЭДдоводятся до сведения гражданских служащих — исполнителей.
4.12.4.4 Ведется учет в СЭД движения документов вструктурном подразделении Минюста России в соответствии с резолюцией(поручением) руководителя структурного подразделения Минюста России.
4.12.4.5 Контролируется исполнение документов ипоручений руководителя структурного подразделения Минюста России.
4.12.4.6. В установленном Инструкцией порядкеотправляются посредством СЭД адресатам документы, исполненные в структурномподразделении Минюста России, в том числе документы, исполненные на бумажномносителе – через отдел документационного обеспечения.
4.12.4.7 Составляется и ведется раздел структурногоподразделения Минюста России в сводной номенклатуре дел Минюста России.
4.12.4.8 Оформляются номенклатурные дела, завершенныев делопроизводстве.
4.12.5 Обработка документов в структурныхподразделениях территориального органа осуществляется в порядке, аналогичномпорядку обработки документов в структурных подразделениях Минюста России.
4.13 Работа исполнителя с документами
4.13.1 Гражданские служащие структурных подразделенийМинюста России в процессе исполнения документа осуществляют:
— сбор и обработку необходимой информации;
— подготовку проекта документа и всех необходимыхприложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящейИнструкцией;
— согласование проекта с заинтересованнымидолжностными лицами;
— подготовку сводки отзывов (с комментарием«Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующимпояснением);
— представление в случаях и в порядке,предусмотренном Инструкцией, проекта документа в редакторскую группу отделадокументационного обеспечения;
— доработку проекта документа по замечаниям,полученным в ходе согласования (в случае внесения в проект документа измененийпринципиального характера проводится его переоформление и повторноесогласование);
— подготовку указателя рассылки документа (принеобходимости);
— представление проекта документа на подпись(утверждение) руководству Минюста России (руководителю структурногоподразделения Минюста России);
— определение места хранения документа (визовогоэкземпляра документа) с проставлением в электронной регистрационной карточкедокумента, а также на первом листе визового экземпляра документа отметки суказанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещендокумент (визовый экземпляр документа).
4.13.2 Если исполнение документа поручено несколькимгражданским служащим, то из их числа руководителем структурного подразделенияМинюста России определяется головной исполнитель с предоставлением ему правасозывать соисполнителей для выработки совместного решения и возложением на негоответственности за организацию подготовки проекта документа.
В электронной регистрационной карточке головнойисполнитель в структурном подразделении Минюста России выделяется установленнымв СЭД символом (жирным шрифтом).
Если для исполнения проекта документа привлекаютсягражданские служащие нескольких структурных подразделений Минюста России, тодля работы над ним решением Министра или его заместителя может создаватьсярабочая группа. Состав рабочей группы, сроки ее работы могут определяться актомМинюста России.
4.13.3 Гражданские служащие структурных подразделенийМинюста России, являющиеся соисполнителями поручения в течение первой половинысрока, отведенного на исполнение поручения, представляет головному исполнителюсвои предложения и отвечают за качество проработки и своевременностьпредставления предложений. В случае несвоевременного представления предложенийсоисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителяструктурного подразделения Минюста России, давшего поручение.
4.13.4 Допускается внесение исполнителем руководствуобоснованных предложений по порядку организации и срокам исполнения документа.Если отсутствуют реальные условия выполнения задания в установленные сроки,исполнитель может делать пометки на полях документа о времени его поступления,о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате ирезультате окончательного исполнения.
4.13.5 Не допускается разглашение исполнителемсодержания поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебныхдокументов, содержащих информацию ограниченного распространения. С указаннымидокументами (проектами документов) могут быть в установленном порядкеознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
4.13.6 Проекты документов, направляемых за подписьюМинистра, передаются для доклада Министру не позднее чем за три дня доистечения срока исполнения поручения, а направляемых за подписью заместителейМинистра – не позднее чем за один день до истечения срока исполнения поручения.
4.13.7 Работа исполнителей с документами втерриториальном органе осуществляется в порядке, аналогичном установленномунастоящей Инструкцией для гражданских служащих Минюста России.
4.14 Учет и анализ объемов документооборота
4.14.1 Под объемом документооборота понимаетсяколичество документов, поступивших в Минюст России и созданных им заопределенный период времени (месяц, год).
Учет объемов документооборота ведется в целяхсовершенствования организации работы с документами и расчета оптимальнойчисленности гражданских служащих, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структурыдокументопотоков и содержания документов, поступающих в Минюст России исоздаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков,повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемыхрешений.
4.14.2 Учет количества документов проводится порегистрационным данным в СЭД отделом документационного обеспечения:
4.14.2.1 За единицу учета количества документовпринимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственныйэкземпляр документа).
4.14.2.2 При учете исходящих документовсопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как одиндокумент.
4.14.2.3 Экземпляры документа, получаемые врезультате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборотане учитываются.
4.14.3 Учет копируемых и тиражируемых документовведется отдельно по учетным данным отдела документационного обеспечения дляопределения загрузки технических средств, расчета потребности в новомоборудовании, нормирования труда государственных служащих, выполняющихкопировально-множительные работы, и определения их оптимальной численности.
4.14.4 Департамент организации иконтроля ежемесячно до 10-го числа следующего месяца и ежегодно до 15-го январяна основании данных СЭД подсчитывает объем документооборота структурныхподразделений Минюста России и в целом за Минюст России и представляет справкуо документообороте заместителю Министра, курирующему Департамент организации иконтроля, а также направляет её для сведения руководителям структурныхподразделений Минюста России.
В территориальном органе подсчетобъёма документооборота структурных подразделений и в целом за территориальныйорган производится ответственным за делопроизводство до 10-го числа следующегомесяца и ежегодно до 15-го января.
V.Контроль исполнения документов
5.1 Контроль исполнения документов[27]состоит из осуществляемых Департаментом организации и контроля и другимиструктурными подразделениями Минюста России процедур по учету, анализу сроков икачества исполнения резолюций (поручений) по входящим и внутренним документам сцелью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективностидеятельности Минюста России.
5.2 К указанным процедурам относятся:
1) постановка документа на контроль;
2) предварительный контроль;
3) предупредительный контроль;
4) снятие документа с централизованногоавтоматизированного контроля;
5) аналитический контроль.
5.3 Централизованному автоматизированному контролю,осуществляемому Департаментом организации и контроля, подлежит исполнение:
1) поручений Минюсту России, содержащихся в федеральныхконституционных законах и федеральных законах, указах и распоряженияхПрезидента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях ПравительстваРоссийской Федерации;
2) письменных поручений Президента РоссийскойФедерации, поручений, содержащихся протоколах заседаний ПравительстваРоссийской Федерации, координационных и совещательных органов ПравительстваРоссийской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства РоссийскойФедерации, заместителями Председателя Правительства Российской Федерации, атакже поручений Председателя Правительства Российской Федерации и заместителейПредседателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколахпроведенных ими совещаний и резолюциях;
3) парламентских и депутатских запросов членов СоветаФедерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РоссийскойФедерации;
4) запросов, писем и обращений, по которым данопоручение Министра (по документам с конкретными сроками исполнения идокументам, об исполнении которых необходимо проинформировать корреспондента);
5) документов, по которым установлены срокиисполнения поручениями Министра;
6) иных документов по поручению директораДепартамента организации и контроля.
Контроль исполнения документов в соответствии споручениями руководителей структурных подразделений Минюста России осуществляютответственные за делопроизводство в этих структурных подразделениях.
Ответственные за делопроизводство в структурныхподразделениях Минюста России осуществляют контроль за исполнением документов всоответствии с их компетенцией и во взаимодействии с Департаментом организациии контроля.
5.4 Постановку документов на централизованныйавтоматизированный контроль осуществляет отдел документационного обеспечения(по обращениям граждан — отдел по работе с обращениями граждан) после ихпредварительного рассмотрения, при заполнении электронных регистрационныхкарточек на поступившие документы, подлежащие контролю, указанием в нихконтрольного срока исполнения документа и введением признака контрольного документа«К».
Постановка документов на централизованныйавтоматизированный контроль также может осуществляться отделом контроля попоручению директора Департамента организации и контроля.
На документе, поступившем на бумажном носителе, вправом верхнем углу его первого листа красным цветом проставляется штамп«Минюст России. Контроль» (на обращениях граждан – «Особый контроль»).
5.5 После рассмотрения Министром и верификации егопоручения по исполнению документа электронная регистрационная карточкаконтрольного документа направляется в электронные кабинеты в СЭД отделаконтроля и головного исполнителя поручения (структурного подразделения МинюстаРоссии — исполнителя).
Если документ до вынесения Министром решения по егоисполнению не был поставлен на контроль, то процедуру постановки его нацентрализованный автоматизированный контроль осуществляет отдел контроля (пообращениям граждан — отдел по работе с обращениями граждан) в порядке,предусмотренном в пункте 5.4 Инструкции.
Контрольные документы, поступившие на бумажномносителе, передаются ответственному за делопроизводство в структурномподразделении Минюста России – головном исполнителе по реестру через отделдокументационного обеспечения.
5.6 Отдел контроля по документам, подлежащимцентрализованному автоматизированному контролю исполнения, систематизируетэлектронные регистрационные карточки по группам документов, по исполнителям, посрокам исполнения и осуществляет по указанной группе документовпредварительный, предупредительный, аналитический контроль и снятие документовс централизованного автоматизированного контроля:
5.6.1 Предварительный контроль состоит в проверкеотделом контроля своевременности доведения поручения до исполнителя (головногоисполнителя) путем просмотра в СЭД движения электронной регистрационнойкарточки документа в соответствии с поручением по его исполнению.
Информация о доведении поручения исполнителю, принеобходимости, уточняется с ответственными за делопроизводство в структурныхподразделениях Минюста России по телефону.
5.6.2 Предупредительный контроль состоит вформировании гражданскими служащими отдела контроля в СЭД перечня контрольныхдокументов, срок исполнения которых истекает в течение заданного периода, инаправлении его не реже одного раза в неделю в электронном виде структурнымподразделениям Минюста России – головным исполнителям и курирующим ихзаместителям Министра.
Перечень контрольных документов содержит сведения оконтрольных документах (исходящие дата и номер; входящий регистрационный номери дата регистрации; наименование структурного подразделения Минюста России –головного исполнителя; краткое содержание документа; установленный срокисполнения; краткая информация о ходе исполнения контрольного документа).
В соответствии с указанным перечнем отдел контроля потелефону получает от ответственного за делопроизводство в структурномподразделении Минюста России информацию об исполнителе контрольного документа(фамилия, имя, отчество, телефон), текущем состоянии исполнения поручения,продлении срока исполнения документа по решению Министра (его заместителей), атакже напоминает о дате истечения срока исполнения.
5.6.3 Снятие документов с централизованногоавтоматизированного контроля осуществляется отделом контроля в СЭД на основанииофициальной информации структурного подразделения Минюста России – головногоисполнителя, указанной им при заполнении отчета об исполнении документа ипроставлении даты фактического исполнения поручения в электроннойрегистрационной карточке документа с учетом требований пунктов 4.24 и 4.25Регламента Министерства юстиции Российской Федерации, утвержденного приказомМинюста России от 27.01.2010 № 8 (зарегистрирован в Минюсте России 28.01.2010,регистрационный № 16096).
5.6.4 Аналитический контроль состоит в еженедельноманализе состояния работы с контрольными документами в структурныхподразделениях Минюста России отделом контроля.
Аналитическая информация об исполнении контрольныхдокументов оформляется в виде справки.
В аналитическую справку включается табличная форма,формируемая СЭД, содержащая информацию:
— об общем количестве контрольных документов,поступивших в Минюст России с начала года (нарастающим итогом), в том числе:
исполненных в срок;
исполненных с нарушением срока;
неисполненных;
срок исполнения которых не наступил;
— количестве контрольных документов в каждом изструктурных подразделений Минюста России (нарастающим итогом), в том числе:
исполненных в срок;
исполненных с нарушением срока;
неисполненных;
срок исполнения которых не наступил;
— перечне контрольных документов, исполненных снарушением установленного срока исполнения и (или) не исполненных вустановленный срок (исходящие дата и номер; входящий регистрационный номер идата регистрации; наименование структурного подразделения Минюста России –головного исполнителя; краткое содержание документа; установленный срокисполнения; краткая информация о ходе исполнения контрольного документа ипричинах несвоевременного исполнения (неисполнения); фамилия, инициалы,должности гражданских служащих, являвшихся исполнителями контрольныхдокументов, их начальников отделов и курирующих заместителей руководителейструктурных подразделений Минюста России).
Аналитическая справка подписывается директоромДепартамента организации и контроля и представляется Министру еженедельно попятницам (или в последний рабочий день недели) к 15 часам.
Копии справки направляются по внутренней электроннойпочте заместителям Министра и руководителям структурных подразделений МинюстаРоссии – головным исполнителям.
5.7 Ответственность за неисполнение, несвоевременноеили ненадлежащее исполнение контрольных документов несут гражданские служащие — заместители Министра, руководители структурных подразделений, иные должностныелица — исполнители), которым адресовано поручение.
5.8 В порядке, аналогичном изложенному в пунктах 5.4- 5.7 Инструкции, ответственные за делопроизводство в структурныхподразделениях Минюста России, осуществляют контроль за исполнением документов,поставленных на контроль руководителями структурных подразделений Минюста России,не подлежащих централизованному автоматизированному контролю.
Снятие с контроля исполнения указанных документовосуществляется ответственными за делопроизводство в структурных подразделенияхМинюста России в СЭД на основании информации исполнителя поручения, указаннойим при заполнении отчета об исполнении документа и проставлении датыфактического исполнения поручения не позднее чем за один день до окончаниясрока исполнения.
5.9 Приостанавливать исполнение документов,поставленных на централизованный автоматизированный контроль, продлевать сроких исполнения, а также отменять поручения об исполнении имеет право толькоМинистр (по всем поручениям) и заместители Министра (по поручениям, которыеданы заместителями Министра).
5.10 Обо всех случаях санкционированного изменениясроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан незамедлительноинформировать отдел контроля, который вносит необходимые изменения вэлектронные регистрационные карточки.
5.11 Контроль исполнения документов в территориальном органе организуетсяи осуществляется в порядке, аналогичном установленному настоящей Инструкциейдля контроля исполнения документов структурными подразделениями Минюста России.
VI. Документальный фондМинюста России (территориального органа)
6.1 Разработка и ведение номенклатуры дел
6.1.1 Номенклатура дел — систематизированный переченьзаголовков (наименований) дел, заводимых в Минюсте России (территориальноморгане), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
6.1.2 Номенклатура дел используется для группировкиисполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения срокових хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой длясоставления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, атакже для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формированиядокументального фонда Минюста России (территориального органа).
6.1.3 Документальный фонд Минюста России(территориального органа) — совокупность документов, образующихся в процессеего деятельности.
6.1.4 Ответственность за составление номенклатурыдел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности,организация передачи дел в архив Минюста России возлагается на отделдокументационного обеспечения и ответственных за делопроизводство в структурныхподразделениях Минюста России.
В территориальном органе указанная работаосуществляется ответственными за делопроизводство в территориальном органе впорядке, аналогичном установленному Инструкцией для Минюста России.
6.1.5 Номенклатура дел структурного подразделенияМинюста России.
6.1.5.1 Номенклатура дел структурного подразделенияна предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Номенклатура дел структурного подразделениясоставляется ответственным за делопроизводство структурного подразделения наоснове изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельностиструктурного подразделения, положения о структурном подразделении и положенийоб отделах, номенклатуры дел структурного подразделения за прошлый год, описейдел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
6.1.5.2 Номенклатура дел структурного подразделенияподписывается руководителем этого структурного подразделения и направляется вДепартамент организации и контроля для формирования сводной номенклатуры делМинюста России.
Форма номенклатуры дел структурного подразделенияпредставлена в приложении № 24.
6.1.5.3 После утверждения сводной номенклатуры дел МинюстаРоссии приказом Минюста России структурные подразделения получают выпискисоответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.5.4 Вновь созданное структурное подразделениеМинюста России в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет еев Департамент организации и контроля.
6.1.5.5 Графы номенклатуры дел заполняются следующимобразом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексыкаждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленногов Минюсте России цифрового обозначения структурного подразделения и порядковогономера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурногоподразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-01-03,где 02 — индекс структурного подразделения, 01- индекс отдела, 03 — порядковыйномер заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел(томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов иподразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов,составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащихорганизационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел,содержащих нормативные правовые акты Российской Федерации, располагаются передзаголовками дел с нормативных правовых актов Минюста России. Далеерасполагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и покорреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географическихназваний или корреспондентов.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной формеотражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке деланеконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), атакже вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессеформирования и оформления дел.
Состав элементов заголовка дела, располагаемых впринятой последовательности, определяется характером документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одномувопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве видадела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.
Пример: «Документы о проведении научных конференций исимпозиумов (планы, списки, доклады)».
Термин «документы» применяется также в заголовкахдел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.
Пример: «Документы к протоколам заседаний коллегииМинюста России».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течениеодного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организацииследующего года с тем же индексом.
Если дело будет состоять из нескольких томов иличастей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимостисоставляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовкадела.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количествотомов, частей. Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номерастатей по типовым перечням или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру дел заголовков,документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственнымперечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочнойкомиссией (далее – ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлениюархива и центральной экспертной комиссии Минюста России (далее – ЦЭК МинюстаРоссии).
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действияноменклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, овыделении дел к уничтожению, о передаче дел в другое структурное подразделениеМинюста России для продолжения и др.
В случае, если отдельные номенклатурные дела ведутсягражданскими служащими отделов структурного подразделения Минюста России, вграфе «Примечания» напротив соответствующего дела делается запись обответственном за его ведение с подписью этого ответственного.
В случае, если в результате организационно-штатныхмероприятий дела были приняты в течение года из другого структурногоподразделения Минюста России, в графе «Примечания» делается запись о приемеданных дел с указанием номера и даты акта приема-передачи.
6.1.5.6 По окончании делопроизводственного года вграфе 3 номенклатуры дел структурного подразделения Минюста Россиипроставляется количество томов (частей) дел, в графе 5 делаются отметки онезаведенных в течение года делах, о переходящих на будущий год делах. В конценоменклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел(томов) (приложение № 24), отдельно постоянного и временного хранения.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатурыдел структурных подразделений Минюста России, в обязательном порядке письменносообщаются в Департамент организации и контроля, о чем в номенклатуре делпроставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, ирасшифровки его подписи.
6.1.6 Сводная номенклатура дел Минюста России.
6.1.6.1 Сводная номенклатура дел Минюста Россиисоставляется Департаментом организации и контроля по установленной форме (приложение№ 25) на основании номенклатур дел структурных подразделений Минюста России.
6.1.6.2 В сводной номенклатуре дел предусматриваютсязаголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемыеучастки и вопросы деятельности Минюста России.
В сводную номенклатуру дел Минюста России могутвключаться дела временно действующих органов, документы которых служат правовымоснованием для подтверждения полномочий Минюста России или прекращения егодеятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются вноменклатуру дел ликвидируемой организации).
6.1.6.3 Основой для определения структуры своднойноменклатуры дел является структура Минюста России. Разделами, подразделамисводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений МинюстаРоссии и входящих в их структуру отделов.
6.1.6.4 Графы сводной номенклатуры дел заполняютсяаналогично требованиям подпункте 6.1.5.5 пункта 6.1.5 Инструкции.
В графе 5 в сводной номенклатуре дел Минюста Россииделаются записи об особенностях сроков хранения документов дела, оместонахождении подлинников (индекс дела, в котором хранятся подлинники), опереходящих делах; вносятся сведения о приеме- передаче дел структурныхподразделений с указанием номера и даты соответствующего акта, об уничтожениидел, о внесении сведений о делах в описи постоянного и временного хранения, обакте ответственного хранения дел с постоянным сроком хранения в структурных подразделенияхМинюста России.
6.1.6.5 Сводная номенклатура дел Минюста Россииготовится в трех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срокахранения помещается в дело Департамента организации и контроля, 2-йиспользуется в отделе документационного обеспечения как рабочий экземпляр, 3-йпередается в Государственный архив Российской Федерации (далее – ГАРФ), скоторым она согласовывалась.
Сводная номенклатура дел может вестись Департаментоморганизации и контроля в электронном виде.
6.1.6.6 Сводная номенклатура дел Минюста Россиивизируется начальником отдела документационного обеспечения, подписываетсядиректором Департамента организации и контроля и после одобрения ЦЭК МинюстаРоссии направляется на согласование с ЭПК ГАРФ, после чего утверждаетсяприказом Минюста России.
Сводная номенклатура дел согласовывается с ГАРФ нереже одного раза в 5 лет.
6.1.6.7 Согласованная с ГАРФ и утвержденная приказомМинюста России сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 январяследующего календарного года.
6.1.6.8 В случае изменения функций и структурыМинюста России сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию сЭПК ГАРФ.
6.1.6.9 По окончании делопроизводственного года наоснове данных номенклатур дел структурных подразделений Минюста России сзаполненной графой 3 и итоговых записей к ним проставляются данные в графе 3сводной номенклатуры Минюста России (проставляется количество томов (частей)дел), а в графу 5 переносятся отметки о не заведенных в течение года делах, опереходящих на будущий год делах. В конце сводной номенклатуры дел заполняетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение № 25), отдельнона дела постоянного и временного хранения.
6.2 Формирование дел и их текущее хранение
6.2.1 Формирование дел — группировка исполненныхдокументов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизациядокументов внутри дела.
6.2.2 В дело помещаются документы, которые по своемусодержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в делачерновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), атакже документы, подлежащие возврату.
6.2.3 Дела формируются структурными подразделениямиМинюста России.
Формирование дел ведется под методическимруководством Департамента организации и контроля, а при необходимости –дополнительно ГАРФ.
6.2.4 При формировании дел необходимо соблюдатьследующие основные требования:
— документы постоянного и временного хранениянеобходимо группировать в отдельные дела;
— включать в дело по одному экземпляру каждогодокумента;
— группировать в дело документы одного календарногогода;
— исключение составляют: переходящие дела; делафинансовых расследований; личные дела, которые формируются в течение всегопериода службы гражданского служащего в Минюсте России. Дело должно содержатьне более 250 листов при толщине дела не более 4 см.
6.2.5 Внутри дела документы должны быть расположенытак, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенныевопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторови корреспондентов (в документах по личному составу).
Приложения к документам, независимо от даты ихутверждения или составления, присоединяются к документам, к которым ониотносятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляютотдельный том, о чем в документе делается отметка.
6.2.6 Распорядительные документы группируются в делапо видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительнымидокументами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указаннымидокументами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, тоих группируют в отдельные дела.
Приказы (распоряжения) по основной деятельностигруппируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу.
Приказы (распоряжения) по личному составугруппируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения(формируются приказы о приеме на работу, увольнении и перемещении отдельно отприказов по командированию, наложению взысканий и т.д.). Целесообразно прибольших объемах документов приказы (распоряжения) по личному составу,касающиеся различных сторон деятельности Минюста России (прием на работу, увольнениеи перемещение; присвоение классных чинов и т.д.), группировать в отдельныедела.
Поручения вышестоящих органов и документы по ихисполнению группируются в дела Минюста России (при необходимости понаправлениям деятельности).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульныесписки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются вхронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета гражданских служащих и работниковМинюста России по заработной плате группируются в отдельные дела ирасполагаются в них по алфавиту фамилий.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросамдеятельности Минюста России и все документы по их рассмотрению и исполнениюгруппируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за календарныйгод и систематизируется в хронологической последовательности (по датедокумента-запроса), документ-ответ помещается за документом-запросом. Привозобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущегогода.
В зависимости от сроков хранения проводится полноеили частичное оформление дел. Дела временного (до 10 лет включительно) храненияподлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизациюдокументов в деле, листы дела не нумеровать. В случаях, когда в делосформированы документы, содержащие информацию ограниченного распространения,листы нумеруются, составляются внутренняя опись (приложение № 26), изаверительная запись в листе – заверителе (приложение № 27) и на титульномлисте закрытого тома (части) дела (приложение № 28) указывается количестволистов дела.
С момента заведения и до передачи в архив МинюстаРоссии дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделенияхМинюста России.
Руководители структурных подразделений МинюстаРоссии и ответственные за делопроизводство в указанных структурныхподразделениях обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документовдела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу в соответствии сноменклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуредел, год(ы) формирования дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается навнутренней стороне шкафа.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования и не ранее чем через годи не позднее чем через 3 года передаются в архив Минюста России.
6.2.7 Дела документального фонда Минюста России,находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило,перед передачей в архив Минюста России, проводится проверка наличия и состояниядокументов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствияих количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и делпроводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителяструктурного подразделения Минюста России, ответственного за делопроизводство вструктурном подразделении Минюста России, при реорганизации и ликвидацииМинюста России или его структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статейноменклатуры дел с описанием дел на обложке, а фактическое состояние делопределяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостаткификсируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение № 29).
В случае утраты документов и дел в установленномпорядке проводится служебная проверка.
При проведении организационно-штатных мероприятийреорганизующиеся структурные подразделения Минюста России оформляют и закрываютноменклатурные дела, передают их по акту приема-передачи во вновь созданныеструктурные подразделения Минюста России в соответствии с их полномочиями.
Упраздненные структурные подразделения МинюстаРоссии оформляют и закрывают дела, передают их по описи дел временного храненияв архив Минюста России. В архиве дела хранятся до окончания срока хранения,после чего документы подлежат экспертизе ценности в установленном порядке.
6.2.8 Выдача дел другим структурным подразделениямМинюста России производится:
хранящихся в архиве Минюста России — с разрешениядиректора Департамента организации и контроля;
хранящихся в структурных подразделениях Минюста России– с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.
Выдача дел и копий документов из архива МинюстаРоссии структурным подразделениям Минюста России производится по заявкам(требованиям).
Выдача дел временного хранения из архива МинюстаРоссии гражданским служащим структурных подразделений Минюста России для работыосуществляется под расписку в журнале выдачи дел (приложение № 30). Навыданное дело заводится карта-заместитель (приложение № 31). В ней указываетсяструктурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, датаего возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приемедела.
Дела выдаются во временное пользование гражданскимслужащим структурных подразделений на срок не более одного месяца. Послеистечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Изъятие документов из дел постоянного хранениядопускается в исключительных случаях и производится с разрешения Министра составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачиподлинника.
Выдача документов из дел структурных подразделенийМинюста России осуществляется на основании служебных записок на имяруководителя структурного подразделения, где хранится данный документ. На местовыданного документа вкладывается лист-заместитель (приложение № 32). Вовнутренней описи дела в графе «Примечании» делается отметка об изъятиидокумента.
6.3 Подготовка документов и дел к передаче наархивное хранение
6.3.1 Оформление дел проводится ответственными за делопроизводствов структурных подразделениях Минюста России в обязанности которых входитзаведение и формирование дел, при методической помощи Департамента организациии контроля.
6.3.2 Полному оформлению подлежат дела постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
— подшивку или переплет дела;
— нумерацию листов дела;
— составление листа-заверителя;
— составление внутренней описи документов;
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложкидела (уточнение названия структурного подразделения Минюста России,регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
6.3.3 Документы, составляющие дела, подшиваются на 4прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможностисвободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний по исполнениюдокументов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления(булавки, скрепки) из документов удаляются.
6.3.4 Дела постоянного хранения, состоящие из особоценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердыхпапках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
6.3.5 При наличии в деле невостребованных личныхдокументов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документывкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большогоколичества таких документов последние изымаются из дел и на них составляетсяотдельная опись.
6.3.6 В конце каждого дела подшивается чистый бланклиста-заверителя (приложение № 27), а в начале дела — бланк внутренней описидокументов дела (приложение № 26).
6.3.7 В целях обеспечения сохранности и закрепленияпорядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кромелиста-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовойнумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
6.3.8 Листы дел, состоящих из нескольких томов иличастей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
6.3.9 Фотографии, схемы, диаграммы и другиеиллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле,нумеруются на оборотной стороне, на верхнем поле листа.
6.3.10 Сложенный лист (формата А3, А2) разворачиваетсяи нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата,подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый засередину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
6.3.11 Лист с наклеенными документами (фотографиями,вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документуподклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки ит.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
6.3.12 Подшитые в дело конверты с вложенияминумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номеромкаждое вложение в конверте.
6.3.13 Подшитые в дело документы с собственнойнумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядкеили сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядкурасположения листов в деле.
6.3.14 В случаях обнаружения большого числа ошибок внумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листовстарые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце деласоставляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверительзачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов вделах при подготовке их архивом Минюста России к передаче на государственноехранение допускается по согласованию с ГАРФ употребление литерных номеровлистов.
6.3.15 Лист-заверитель составляется в деле наотдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего листа, в картотеках- на отдельном листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленнойформе (приложение № 27), в которой указываются цифрами и прописью количествопронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваютсяособенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенныхномеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатныхлистов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а такжеуказывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листовв них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем.Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, заменаподлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой насоответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку делаили чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетенобез бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа навнутренней стороне обложки дела.
6.3.16 Внутренняя опись документов дела составляетсядля учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, для дел,содержащих документы ограниченного распространения, а также для учета делвременного (до 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов,заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе поустановленной форме (приложение № 26), в которой содержатся сведения опорядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерахлистов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которойуказываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов иколичество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Еслидело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, тосоставленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней сторонелицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включениядокументов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» соссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговаязапись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
6.3.17 Обложка дела постоянного, временного (свыше 10лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленнойформе (приложение № 28), в которой указываются полное наименование МинюстаРоссии, его структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номердела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматриваетсяместо для наименования государственного архива (ГАРФ), обозначения кодовгосударственного архива и Минюста России.
При изменении наименования Минюста России (егоструктурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела,или при передаче дела в другой федеральный орган исполнительной власти (вдругое структурное подразделение Минюста России) на обложке дела указываетсяновое наименование этого органа (структурного подразделения Минюста России), апрежнее наименование органа (структурного подразделения Минюста России)заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится изноменклатуры дел Минюста России, согласованной ЭПК ГАРФ. В необходимых случаяхв заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов(частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела изаголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов,указывается их копийность. Например: «Приказы Минюста России, относящиеся….Копии.». Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайниедаты дела — год(ы) начала и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.),даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчкиделается об этом запись: «в деле имеются документы за… год(ы)». Даты деламогут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так какони отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащихорганизационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы,стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важноезначение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляютсякрайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самогораннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов ит.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей вжурнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколызаседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) илисоставления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписанияприказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являютсяколичество листов в деле, которое проставляется на основании заверительнойнадписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется:«Хранить постоянно»).
6.3.18 Экспертиза ценности документов
6.3.18.1 Экспертиза ценности документов — изучениедокументов на основании критериев их ценности в целях определения сроковхранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фондаРоссийской Федерации.
6.3.18.2 Экспертиза ценности документов в МинюстеРоссии на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел;в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов кделам; при подготовки дел к передаче в архив Минюста России.
6.3.18.3 Для организации и проведения экспертизыценности документов в Минюсте России создается постоянно действующаяцентральная экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии(далее именуется — ЭК) в структурных подразделениях.
6.3.18.4 Функции, права состав ЦЭК Минюста России(ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаютсяприказами Минюста России. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежитсогласованию с Росархивом.
6.3.18.5 Экспертиза ценности документов постоянногои временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделенияхинюста России ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК),под непосредственным методическим руководством архивно-учетного отдела.
6.3.18.6 При проведении экспертизы ценностидокументов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)хранения для передачи в архив Минюста России; отбор дел с временными срокамихранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшемухранению в структурных подразделениях Минюста России; выделение к уничтожениюдел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
6.3.18.7 Отбор документов для постоянного храненияпроводится на основании типовых перечней документов с указанием сроков иххранения и сводной номенклатуры дел Минюста России путем полистного просмотрадел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземплярыдокументов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся квопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение порезультатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Минюста России.
6.3.18.8 Документы Минюста России являютсяфедеральной собственностью, и после проведения экспертизы ценности в порядке,установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передачена хранение в ГАРФ, как часть Архивного фонда Российской Федерации.
6.3.19 Составление описей
6.3.19.1 Для обеспечения комплектования архиваМинюста России на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного,временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизуценности, составляются архивные описи.
6.3.19.2 Архивная опись (далее — опись) — этоархивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц храненияархивного фонда Минюста России, предназначенный для их учета и раскрытиясодержания.
Описи составляются отдельно: на дела постоянногохранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составуМинюста России и др.
6.3.19.3 Описи структурных подразделений.
По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Отдельная опись представляет собой перечень дел ссамостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на дела постоянногохранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; надела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
В Минюсте России в каждом структурном подразделенииописи на дела постоянного хранения составляются ежегодно ответственными за делопроизводствов этих структурных подразделениях Минюста России. По данным описям документысдаются в архив Минюста России.
Описи дел структурных подразделений Минюста Россиисоставляются по установленной форме (приложение № 33) и представляются в Департаменторганизации и контроля не позднее чем через три года после завершения дел вделопроизводстве.
При составлении описи дел структурного подразделенияМинюста России соблюдаются следующие требования:
— описательная статья описи дел структурногоподразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) поописи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела(тома, части); количество листов в деле (томе, части);
— срок хранения дела;
— заголовки дел вносятся в опись в соответствии спринятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
— каждое дело вносится в опись под самостоятельнымпорядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждыйтом или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
— порядок нумерации дел в описи — валовый занесколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделенийМинюста России устанавливается по согласованию с архивом Минюста России;
— графы описи заполняются в точном соответствии с темисведениями, которые вынесены на обложку дела;
— при внесении в опись подряд дел с одинаковымизаголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальныеоднородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делахвносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовоквоспроизводится полностью);
— графа описи «Примечания» используется для отметок оприеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другимструктурным подразделениям Минюста России со ссылкой на необходимый акт, оналичии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьейзаполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью)количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваютсяособенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения Минюста Россииподписывается составителем с указанием его должности, согласовывается сначальником отдела документационного обеспечения и утверждается руководителемструктурного подразделения Минюста России.
По требованию отдела документационного обеспечения кописи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
Описи дел, подготовленные структурнымиподразделениями Минюста России, служат основой для подготовки сводной описи делМинюста России, которую готовит отдел документационного обеспечения и покоторой он передает дела на государственное хранение в ГАРФ.
Опись дел структурного подразделения Минюста Россиисоставляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами вархив Минюста России, а второй остается в качестве контрольного экземпляра вструктурном подразделении.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются вархив Минюст России гражданскими служащими структурных подразделений сослужебной запиской, в которой указывается количество дел и описей, передаваемыхв архив. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачуих в архив несет структурное подразделение Минюста России, передающеедокументы.
6.3.20 Отбор документов за соответствующий период куничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 34) производится после составлениясводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и актырассматриваются на заседании ЦЭК Минюста России одновременно. Согласованные ЦЭКМинюста России акты утверждаются Министром только после утверждения ЭПК ГАРФ,описей дел постоянного хранения; после этого Минюст России имеет правоуничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленнымпорядком.
6.3.21 Акты о выделении документов к уничтожениюсоставляются аналогично описям в структурном подразделении Минюста России, а наих основе составляется сводный акт на дела Минюста России. Если в акте указаныдела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурногоподразделения Минюста России указывается перед группой заголовков дел этогоподразделения.
6.4 Передача дел на архивное хранение
6.4.1 В архив Минюста России передаются дела сисполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу. Их передача производится только по описям дел.
6.4.2 Дела с исполненными документами постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Минюста России не позднеечем через три года после их завершения в делопроизводстве.
6.4.3 Дела временного (до 10 лет включительно)хранения передаче в архив Минюста России, как правило, не подлежат. Онихранятся в структурных подразделениях Минюста России и по истечении сроковхранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
6.4.4 Передача дел в архив Минюста Россииосуществляется по графику, подготовленному Департаментом организации иконтроля, и утвержденному актом Минюста России.
6.4.5 В период подготовки дел структурнымподразделением Минюста России к передаче в архив Минюста России гражданскимислужащими отдела документационного обеспечения предварительно проверяетсяправильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенныхв опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел МинюстаРоссии. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении делгражданские служащие структурного подразделения Минюста России обязаныустранить.
6.4.6 Прием каждого дела в архив Минюста Россиипроизводится в присутствии ответственного за делопроизводство в этомструктурном подразделении. При этом на обоих экземплярах описи на противкаждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В концекаждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактическипринятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписиначальника отдела документационного обеспечения и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Минюста России передаютсярегистрационные картотеки на документы и (или) программные средства, а также базыданных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемыхдокументов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
6.4.7 В случае ликвидации или реорганизацииструктурного подразделения Минюста России ответственный за делопроизводстводанного структурного подразделения, в период проведения ликвидационныхмероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет и передает их вархив Минюста России, независимо от сроков хранения. Передача делосуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
VII. Изготовление, учет,использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов
7.1 Учет печатей и штампов
7.1.1 Печать — устройство, содержащее клише печатидля нанесения оттисков на бумагу.
Штамп — устройство прямоугольной формы дляпроставления отметок справочного характера о получении, регистрации,прохождении, исполнении документов и др.
7.1.2 Минюст России (территориальный орган) всоответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательстваРоссийской Федерации, 2000, № 52, ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27,ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417) применяет печати с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать).
Изготовление, использование, хранение и уничтожениепечатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерацииопределено постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтоженияпечатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РоссийскойФедерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123;2001, № 24, ст. 2461, 2006, № 52, ст. 5587).
Форма,размеры и технические требования к гербовым печатям регламентируются ГОСТ Р51511-2001. Изготовление гербовых печатей осуществляется только штемпельно-гравернымипредприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности исертификат наличия технических возможностей для качественного изготовленияданного вида продукции.
Заявкана изготовление гербовой печати и ее эскиз оформляются структурнымиподразделениями Минюста России (территориальными органами) – инициаторами,визируется директором Департамента организации и контроля и передается вДепартамент управления делами, который размещает заказ на полиграфическомпредприятии.
ВМинюсте России используются две одинаковые гербовые печати, однаиз которых закрепляется за Департаментом организации и контроля; другая — заДепартаментом управления делами.
ЗаДепартаментом государственной службы и кадров закрепляется малая гербоваявыжимная металлическая печать, используемая для служебных удостоверений испециальных пропусков.
Втерриториальном органе используется одна гербовая печать, которая храниться уначальника территориального органа.
В Минюсте России (территориальном органе) гербовойпечатью заверяются подписи Министра, заместителей Министра, руководителейструктурных подразделений, начальников территориальных органов, а также другихгражданских служащих, которым доверенностью или актом Минюста Россиипредоставлены соответствующие полномочия.
Гербовой мастичной печатью удостоверяются:
— все виды договоров и соглашений, заключаемыхМинюстом России (территориальным органом) с другими организациями в пределахкомпетенции;
— финансовые документы и отчеты, представляемые вМинфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы,фонды;
— документы по кассовым и кредитным операциям,расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработнойплате;
— документы по материально-техническому обеспечению иснабжению Минюста России (территориального органа);
— акты о выполненных работах и предоставленныхуслугах;
— акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций,приема-передачи товарно-материальных ценностей;
— гарантийные письма;
— доверенности;
— характеристики гражданских служащих (работников);
— представления к наградам, поощрениям, класснымчинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверениянаград;
— свидетельства, справки о прохождениигосударственной службы, архивные, льготные и другие;
— другие документы и их копии, требующие специальногоудостоверения их подлинности.
7.1.3Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации вМинюсте России (территориальном органе) используются печати структурныхподразделений («Департамент государственной службы и кадров», «Департаменторганизации и контроля» и др.), печати для отдельных категорий документов («Длякопий», «Для справок» и др.). Для опечатывания пакетов,бандеролей изготавливаются круглые мастичные печати «Для пакетов» и т.д. В зависимостиот потребностей они могут быть номерными.
Печати изготавливаются в строго ограниченномколичестве и исключительно в служебных целях.
Заявка на изготовление печати без изображенияГосударственного герба Российской Федерации и ее эскиз оформляются всоответствующих структурных подразделениях Минюста России (его территориальногооргана), согласовывается с Департаментом организации и контроля (ответственнымза делопроизводство территориального органа) и передается в Департаментуправления делами (структурное подразделение территориального органа,осуществление финансовое и материально-техническое обеспечение), которое вустановленном порядке размещает заказ на полиграфическом предприятии.
7.1.4 Учет имеющихся в Минюсте России (территориальноморгане) печатей и штампов ведется Департаментом организации и контроля(ответственным за делопроизводство территориального органа) в журнале(приложение № 35) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей иштампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).
7.1.5 Выдача печатей и штампов должностным лицам,ответственным за их использование и хранение, осуществляется Департаментоморганизации и контроля (ответственным за делопроизводство территориальногооргана) под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы должныхраниться в надежно запираемых шкафах. Передача печатей посторонним лицам ивынос их помещений, занимаемых Минюстом России (территориальным органом), недопускается.
Вструктурных подразделениях Минюста России печати и штампы учитываются в своемжурнале учета печатей и штампов и выдаются под роспись гражданскому служащему,отвечающему за их использование и хранение.
7.1.6 Ответственность за законность использования инадежность хранения печатей с изображением Государственного герба РоссийскойФедерации в Минюсте России возлагается на Министра, в территориальном органе –на начальника территориального органа.
Ответственность за надежность хранения, законностьиспользования других печатей возлагается на руководителей соответствующихструктурных подразделений Минюста России (его территориального органа).
7.1.7 Печати и штампы, пришедшие в негодность иутратившие значение, подлежат возврату Департамент управления делами(структурное подразделение территориального органа, осуществление финансовое иматериально-техническое обеспечение), где они уничтожаются по акту ссоответствующей отметкой в журнале учета.
7.1.8 Порядок хранения печатей и штампов,правильность их использования в структурных подразделениях Минюста России проверяетсяДепартаментом организации и контроля (ответственным за делопроизводствотерриториального органа).
VIII. Централизованноетиражирование документов
8.1 Централизованное тиражирование документов,относящихся к деятельности Минюста России, производится отделомдокументационного обеспечения.
8.2 Копировально-множительные работы выполняютсятолько при предъявлении исполнителем бланка-заказа установленной формы,подписанного руководителем структурного подразделения Минюста России, а такжедиректором Департамента организации и контроля (его заместителем, курирующимотдел документационного обеспечения), которые имеют право сократить тираж вслучае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказатьв тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.
Ответственность за обоснование размера тиража, ихсоответствие расчетам рассылки документов несут руководители структурныхподразделений Минюста России.
8.3 Тиражирование документов в зависимости от объемаи сложности работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней впорядке поступления документов и в соответствии с графиком работы отделадокументационного обеспечения.
Срочно (в присутствии заказчика) тиражируютсядокументы, поступающие от Министра и его заместителей. Срочность определяетсяпометкой «срочно» на бланке-заказе директора Департамента организации иконтроля (его заместителя, курирующего отдел документационного обеспечения).
8.4 Документы объемом более пяти листовинформационного, справочного и методического характера копируются, как правило,на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр недолжен превышать 45 — 50 страниц формата А4).
8.5 Качество печати поступающих на размножениедокументов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размерформата бумаги не более А4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скреплениядокументов удаляются исполнителем, представившим бланк-заказ.
Не производится тиражирование книг, справочников,кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, атакже рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, струдночитаемым текстом и мелким шрифтом.
Не подлежат тиражированию бланки Минюста России.
Документы, направленные на тиражирование с нарушениемуказанных требований, копированию не подлежат и возвращаются без исполнения.
8.6 Отдел документационного обеспечения ведет учетвыполненных работ по тиражированию документов, использования расходныхматериалов и комплектующих к оргтехнике.
Заказы на выполнение копировальных работрегистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналомдокумента выдаются исполнителю, представившему бланк-заказ под роспись вжурнале.
Бланки-заказы на произведенные работы хранятся вотделе документационного обеспечения в течение года.